CONTRATACION DE PERSONAL

Se han definido procedimientos de seleccin del personal.

5Se han realizado consultas jurdicas que garanticen la contratacin y pago de acuerdo a lo establecido en la

norma
4

Cada empleado cuenta con una carpeta en donde se archiva su hoja de vida, el contrato de trabajo, las
3afiliaciones de ley, cartas de aumento, cartas de llamados de atencin, evaluaciones.
2

Se han definido perfiles para cada uno de los cargos de la compaa.

Se tiene polticas de contratacin

0

si

no

PREPARACION DE LA NOMINA

La nmina final es revisada y autorizada por un nivel adecuado.

8

Los descuentos extraordinarios deben ser autorizados por el empleado

7

Se tiene establecidos procesos de validacin de los descuentos aplicados y los pagos realizados por cada
funcionario
6

Se tienen controles, tanto fsicos como en el sistema, para identificar los adelantos de nmina y pagos en
efectivo, al momento de liquidar la nmina

Los porcentajes de descuento, por aportes legales, estn parame trizados en el sistema de acuerdo a lo
4 establecido por la norma

Con base en el registro de tiempo laborado se procede a la elaboracin de la nmina.

Las horas extras deben ser autorizadas por la persona a cargo de los empleados.

Las tarjetas de asistencia se comparan contra la lista activa de empleados y se investigan las diferencias.
1

El personal de planta debe diligenciar o timbrar una tarjeta de asistencia en el que indica la hora de inicio y
finalizacin del trabajo (Ejemplo: Tarjeta de tiempo o lectores de identificacin de tarjetas )
SI

NO

PAGO DE LA NOMINA
Se realiza el pago puntal y exacto de nmina
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Todos los pagos especiales como bonificaciones y primas entre otros, tienen un nivel de aprobacin
autorizacin, as como cuentan con un adecuado soportes
10
Se tiene asignado un funcionario responsable que supervise el adecuado pago de las obligaciones legales y
su registro contable

Para aquellos pagos de nmina realizados con cheques, se cuentan con controles de custodia de cheques,
8
autorizacin
para elaborar el cheque, firmas autorizadas para los cheques, soporte de recibido del cheque.

Se genera un recibo de pago de nmina por empleado en el que se discrimina lo devengado y lo descontado
6
Se verifica que el valor autorizado a cada empleado, sea el mismo registrado por el banco

Se verifica que los pagos de nmina correspondan con los empleados activos
4
Todos los empleados tienen su cuenta de nmina en el mismo banco.

Se
2 tiene establecido dentro de las polticas la realizacin de pagos, por transferencia bancaria y para aquellas
excepciones, se cuenta con niveles de autorizacin y soporte del pago.

Existe una cuenta de nmina rotatoria, es decir, una cuenta exclusiva para los traslados de la nmina y retiro
a las cuentas de los empleados. En esta cuenta normalmente se mantiene un pequeo saldo fijo.
0
SI
NO

REGISTRO CONTABLE DE LA NOMINA

8

M ensualmente se provisionan los aportes de nmina y las prestaciones legales y extralegales de los empleados

7 Los cambios por retiro de empleados o terminacin de contrato son informados y actualizados de forma
oportuna
6
El acceso al sistema restringe el ingreso de personal no autorizado, a la informacin de los funcionarios
5
Se vlida que la informacin registra en el sistema, es igual a la informacin registrada en la carpeta de cada
4 empleado

Se deja registro impreso de los cambios realizados en el sistema, antes y despus del cambio

2
Se cuenta con documentacin soporte de los cambios solicitados para los empleados
1
Los cambios en la informacin salarial de los funcionarios, requiere autorizacin por escrito
0

SI

NO

MANTENIMIENTO
4.5Se informa a los funcionarios anualmente, el valor de retenciones realizadas
4
3.5

Se efecta regularmente un anlisis que compara el presupuesto con los resultados reales y se
efecta un seguimiento oportuno de las variaciones y las partidas extraordinarias.

3
2.5

2Los estados bancarios (relacionados con la actividad de la nmina) se concilian mensualmente con

el mayor general. La conciliacin de los estados y la solucin de las partidas extraordinarias se

hacen oportunamente.
1.5
1
0.5La informacin del sistema de nmina se concilia con lo registrado en contabilidad.
0

SI

NO