GESTION DOCUMENTAL

CUESTIONARIO
1. DEFINA JERARQUIA DOCUMENTAL
Establece los niveles de importancia de cada uno de los documentos definidos en el Sistema de
Gestin Integral de la Polica Nacional. Los documentos que se encuentran en la parte superior de la
pirmide son de mayor importancia por su impacto en la Institucin. As mismo, estos prevalecen
sobre los tipos
2. CUALES SON LOS PASOS PARA CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Para la Codificacin de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestin Integral de la Polica
Nacional se deben realizar los siguientes pasos:
Identificar el proceso y escribir el cdigo de acuerdo con la columna de codificacin del proceso.
Identificar el tipo de documento y escribir el cdigo de acuerdo con la columna de codificacin del
tipo de documento,
Indicar el nmero consecutivo (cuatro dgitos) de acuerdo con la cantidad de Documentos
generados por el Sistema de Gestin Integral y relacionado con el proceso y el tipo documental, es
generado automticamente por la Suite Visin Empresarial.
La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral estar a cargo del Administrador
Funcional de la Suite Visin Empresarial3. CUALES SON LOS TIPOS DOCUMENTALESA.- RESOLUCION
B.- REGLAMENTO
C.- MANUALD. DIRECTIVAS. Que pueden ser de dos tipos: OPERATIVAS y ADMINISTRATIVAS. Y estas a su
vez pueden ser de dos clases: PERMANENTES Y TRANSITORIAS.
F.- CIRCULAR
G.- INSTRUCTIVO
H.- MAPA DE PROCESOS
I.- CARACTERIZACION DE PROCESOSJ.- DOCUMENTACION DE LA DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
K.- GUIA
L.- ORDEN DE SERVICICOS
LL.- MEMORIA LOCAL Y TIPOGRAFICA
N.- ESTUDIO DE PLANEACION
M.- CONCEPTOS
.- COMUNICACIN OFICIAL
O.- POLIGRAMASP.- MEMEORANDO.
Q. CONFIDENCIAL.
R.- ACTAS.
S.- REGISTROS
T.- FORMATOS.-

4. COMO SE COMUNICAN LAS RESOLUCIONES?

Comunquese y cmplase: Es el modo de comunicar, colectivamente, la existencia del acto
administrativo, lo que constituye un requisito fundamental para la seguridad jurdica y una condicin
legal de la que depende la eficacia del acto administrativo.
Publquese y cmplase: Trata temas generales, se utiliza cuando es necesario enterar a la
colectividad de su contenido.
Notifquese y cmplase: Comunica la existencia de un acto administrativo cuyo contenido es de
carcter particular y concreto. Permite el ejercicio del derecho de defensa, condicin legal de la que
depende su eficacia
DEFINA QUE ES REGLAMENTO
Seala las normas en todos los aspectos relativos al servicio, instruccin administracin y disciplina;
es de carcter permanente y sus principios son de obligatoria observancia por el personal de la
Polica Nacional.
QUE CONTIENEN LOS DOCUMENTOS:
Resolucin.
Ttulos.
Captulos.
Artculos.
Pargrafos.
5. DEFINA QUE ES UN MANUAL
Documento que determina la forma de ejecutar un conjunto de actividades o tareas definidas en un
proceso. Estos documentos incluyen criterios para la toma de decisiones; consolidan lineamientos,
polticas, normas o disposiciones internas que se convierten en instrumento gua de la accin
individual y colectiva del personal de la Polica Nacional.
Contenido bsico:
6. QUE ASPECTOS ESTRUCTURALES SE DEBE TENER PARA DISEAR Y ADOPTAR UN
MANUAL
Introduccin.
Tabla de contenido.
Desarrollo del cuerpo del manual en captulos.
Glosario.
Anexos.
7. DEFINA QUE ES UN DIRECTIVAActo administrativo emitido por la Direccin o Subdireccin General para fijar pautas, directrices,
lineamientos u objetivos de carcter operativo o administrativo, mediante la asignacin precisa de
responsabilidades y recursos, facilita el cumplimiento del plan estratgico institucional y dems
normas del orden constitucional, legal o reglamentario.

8. CUALES SON LOS TIPOS DE DIRECTIVAS

Pueden ser operativas y administrativas, dependiendo de su propsitoDirectiva operativa: Comunicacin escrita, de carcter estratgico o tctico, que refleja el
pensamiento del mando, para desarrollar y controlar acciones especficas del servicio de polica.
Directiva administrativa: Comunicacin escrita que se emite para dar cumplimento a
procedimientos de carcter administrativo, establece las condiciones en que los factores de personal,
sanidad, bienestar, docencia y logstica deben ser colocados como apoyo
de las operaciones policiales. Contempla todas las previsiones e instrucciones necesarias para
respaldar el cumplimiento de la misin.
9. CUALES SON LAS CLASES DE DIRECTIVAS
Directiva permanente: Su vigencia comprende un perodo de tiempo indefinido que se determina a
partir de la correspondiente fecha de expedicin o de cualquier otra que se seale como iniciacin de
su vigencia.
Las directivas permanentes deben ser modificadas o derogadas por el Director General de la Polica
Nacional de acuerdo con la evaluacin de los resultados obtenidos de su aplicacin.
Directiva transitoria: Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas.
Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carcter Temporal; comprende
directrices para conducir actividades antes, durante y despus del hecho que la origin. Estas
sern firmadas por el Director General o Subdirector General de la Polica Nacional, siempre y
cuando este ltimo no se encuentre comprometido con alguna responsabilidad.
10. QUE ES UNA CIRCULAR
Comunicacin oficial de carcter general informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer
actividades internas, normas generales, polticas y asuntos de inters comn de la Institucin; ser
firmada por el Director General de la Polica Nacional.
11. QUE ES UN INSTRUCTIVO
Documentos de cobertura general, de un tema concreto y especfico, de vigencia indeterminada; est
orientado a reiterar, aclarar o adicionar aspectos del servicio sealados en las disposiciones
anteriores.
Deben ser proyectados por las direcciones y oficinas asesoras para la aprobacin del Director o
Subdirector General de la Polica Nacional, previa revisin de la Oficina de Planeacin.
Se autoriza la elaboracin y firma de instructivos de autoriza la elaboracin y firma de instructivos de
carcter interno a los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de regin, policas
metropolitanas, departamentos de Polica y escuelas de formacin, siempre y cuando estn
alineados con las instrucciones emitidas por el mando y dems normas y reglamentos de carcter
institucional-

12. QUE ES UN MAPA DE PROCESOS

Es la representacin grfica que permite observar de manera global el conjunto de procesos que
realiza la Institucin para el cumplimiento de su misin.
13. QUE ES LA CARACTERIZACIN DE UN PROCESOS
Documento que describe todas las actividades que integran un proceso, es presentado en forma
sistmica mediante el ciclo de gestin (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Permite identificar las
entradas, actividades, puntos crticos de control, responsables y salidas de los resultados (productos
y servicios).Es aplicable a los procesos identificados en el
Modelo de Operacin por Procesos (Gerenciales, misionales, soporte, evaluacin y Mejora).
14. CUALES SON LOS COMPONENTES BSICOS DE LA CARACTERIZACIN DE
UN PROCESO
Nombre del proceso.
Dueo del proceso.
Objetivo del proceso.
Alcance del proceso.
Procesos Proveedores.
Entradas.
Actividades.
Salidas.
Procesos Clientes.
Documentos asociados.
Fundamento legal.
Requisitos aplicables.
Interaccin de los procesos.
Instrumentos de seguimiento y evaluacin.
Recursos.
Elaborado por.
Documentacin de la descripcin de los procedimientos
Es la forma especfica de visualizar un conjunto de acciones que se requiere para cumplir las
actividades crticas de un proceso; permite ampliar la capacidad de anlisis y Comprensin15. DEFINA QUE ES UNA GUIA
Documento que establece las pautas o lineamientos que se deben seguir para diligenciamiento de un
formato o el desarrollo de una actividad especfica.
16. CUALES SON LOS COMPONENTES MNIMOS DE LA GUA:
Desarrollo del tema o contenido de la actividad.
Glosario.
Anexos.
17. QUE ES UNA ORDEN DE SERVICIOS

Documento de carcter obligatorio para operacionalizar la planeacin del servicio, impartir

instrucciones internas de cada unidad o desplegar las generales establecidas por las directivas u
rdenes relacionadas con el servicio de Polica.
18. QUE ES UNA MEMORIA LOCAL Y TOPOGRFICA.
Documento que sirve de insumo para la planeacin y organizacin del servicio de Polica. Contiene
informacin amplia y detallada de todos los aspectos geogrficos, polticos, sociales, econmicos,
delincuenciales y contravencionales de la jurisdiccin19. DEFINA QUE ES UN ESTUDIO DE PLANEACIN
Documento que comprende el anlisis conciso y exacto de una situacin determinada y plantea
alternativas de solucin. Dentro de las condiciones que debe reunir estan su brevedad, debiendo
hacerse, si es necesario, la sustentacin correspondiente en anexos.
20. CUALES SON LOS LOS COMPONENTES MNIMOS DEL ESTUDIO DE PLANEACIN :
Identificar el problema.
Asignar la responsabilidad de su desarrollo.
Establecer fechas para la revisin del trabajo y entrega del mismo.
Expresar el problema en forma clara y concisa, explicando las razones y antecedentes, limitando el
campo de estudio.
21. QUE ES UN CONCEPTOEs la opinin que emite un rgano competente sobre un tema determinado, dando aplicacin a lo
establecido en la Constitucin Poltica, las Leyes y Decretos, sobre el alcance de la interpretacin.
CLASES DE CONCEPTOS.
JURIDICOS
PLANEACION.
22. QUE ES UNA COMUNICACIN OFICIAL
Documento escrito de carcter general o particular, preciso y breve, mediante el cual se establece
comunicacin con entes externos e internos. Es utilizado para hacer nfasis sobre un tema concreto
y especfico.
23. CUALES SON LOS COMPONENTES MNIMOS DE LA COMUNICACIN OFICIAL :
Membrete.
Nmero y siglas de quien elabora y aprueba.
Lugar y fecha.
Destinatario.
Asunto.
Cuerpo de la comunicacin.
Firma y pos firma del remitente.
Anexos.
Copia.
Elabor

24. QUE ES UN POLIGRAMA

Documento de circulacin interna que describe en forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden
operativo o administrativo relacionadas con el servicio de Polica. Debe ser Transmitido a travs de
los medios de comunicacin existentes en la Polica Nacional.
25. MEMORANDO
Documento de carcter interno cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato
trmite entre las dependencias de una misma unidad.
26. Que ES UNA ACTA
Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que
sucede, se debate, o se acuerda en este.
27. CUALES SON LOS COMPONENTES MNIMOS DEL ACTA
:
Membrete.
Lugar y Fecha.
Nmero de acta.
Agenda.
Desarrollo de la agenda.
Compromisos.
Asistentes.
Ausentes.
28. QUE ES UN REGISTRO
Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas, puede ser fsico, impreso o magntico. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo,
para documentar la trazabilidad y proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas. En general, los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de
revisin29. QUE ES UN FORMATO
Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y contenido)
previamente definida y asociada a un tipo documental descrito en esta gua-