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Unidade 2: Pagamento Automtico

1) Rodada de pagamento Viso geral


Processo de pagamento
Entrada de faturas
Faturas pendentes so analisadas para verificao do vencimento
As faturas a serem pagas so preparadas para verificao
Os pagamentos so aprovados e/ou modificados
Pagamento de faturas
Toda empresa necessita de uma forma para pagar seus fornecedores. O programa de pagamento automtico
uma ferramenta que ajuda os usurios a administrar as contas a pagar.
O sistema possibilita a execuo automtica das seguintes aes:
seleo de partidas em aberto que devem ser pagas ou cobradas;
lanamento de documentos de pagamento;
impresso de meios de pagamento, uso de intercmbio de dados por suporte magntico (DME) ou
gerao de intercmbio de dados eletrnico (EDI).
O programa de pagamento foi desenvolvido para operaes de pagamento nacionais e internacionais, com
fornecedores e clientes, e administra tanto pagamentos a efetuar quanto entradas de pagamentos.
O programa flexvel o bastante para permitir a definio das diferentes caractersticas de pagamento que
variam em cada pas, tais como formas de pagamento, formulrios de pagamento ou especificaes do
suporte de dados.
Viso geral do programa de pagamento
Status:
Atualizao dos parmetros
o Parmetros entrados
Programar proposta
o Proposta de pagamento criada
Processar proposta
o Proposta de pagamento processada
Programar pagamentos
o Lanamento de ordens: x geradas, x completadas. Execuo da rodada de pagamento
Programar impresso
H 4 etapas no processo de pagamento:
1. Configurando parmetros: Nesta etapa, so levantadas e respondidas as seguintes questes:
Quem vai ser pago?
Que formas de pagamento sero usadas?
Quando ser feito o pagamento?
Quais empresas sero consideradas?
Como ser feito o pagamento?
Obs.: Parmetros so filtros pra indicar como o pagamento feito.
2. Gerando uma proposta: Depois de definidos os parmetros, a execuo da proposta programada e
produz uma lista de parceiros de negcios e faturas pendentes que devem ser pago. As faturas podem ter seu
pagamento bloqueado ou desbloqueado.
3. Agendando (scheduling) a rodada de pagamento: Depois de verificada a lista de pagamentos,
programada a execuo do programa de pagamentos. criado um documento de pagamento e as contas do
Razo e do livro auxiliar so atualizadas.
4. Impresso: As funes contbeis so concludas e um programa de impresso separado agendado para
gerar os meios de pagamento.

2) Configurao do programa de pagamento


Configurao da estrutura do programa de pagamento
A maioria das configuraes de programa de pagamento pode ser acessada diretamente pelo usurio da
aplicao. As configuraes dividem-se nas seguintes categorias:
Todas as empresas
Empresas pagadoras
Formas de pagamento no pas (so as formas de pagamento como: cheque, boleto, DOC, etc)
Formas de pagamento por empresa (so as formas de pagamento definidas para a empresa)
Seleo de bancos
Todas as empresas
Definir para todas as empresas:
Relaes de pagamento interempresarial
As empresas que processam pagamentos
Descontos
Dias de tolerncia para pagamentos
As transaes de cliente e fornecedor que tm que ser processadas
Obs.: Pode existir mais de uma empresa, mas uma ser responsvel pelo pagamento.
Se a empresa A fizer pagamentos em nome de outra empresa, B, ento B seria a empresa emissora. Se no
for indicada uma empresa, o sistema automaticamente faz referncia empresa emissora como sendo a
empresa pagadora.
A empresa pagadora aquela que ser responsvel pelo processamento dos pagamentos a efetuar. Esta a
empresa que registrar os lanamentos bancrios (A). A empresa emissora registrar os lanamentos do livro
auxiliar (B). As duas empresas ficaro equilibradas pelos lanamentos interempresariais gerados
automaticamente.
Sabendo-se que os fornecedores costumam oferecer dias de tolerncia, possvel entrar dias de tolerncia
de contas a pagar para cada empresa. Desse modo, possvel prorrogar o pagamento de partidas vencidas
at a prxima execuo de programa de pagamento e ainda assim receber os devidos descontos.
As transaes do Razo (fornecedor/cliente) a serem pagas indicam quais transaes do Razo especial
podem ser processadas com o programa de pagamentos.
Se ativado, os Suplementos da forma de pagamento fornecem a capacidade de imprimir e ordenar
pagamentos. O usurio cria um suplemento da forma de pagamento com 2 caracteres, que pode ser atribudo
a registros mestre do parceiro de negcios, proposto para a partida individual durante a entrada do
documento. Tais suplementos tambm podem ser digitados ou sobregravados na partida individual durante a
entrada do documento. Os pagamentos so ordenados e podem ser impressos pelo suplemento.
Empresas pagadoras
Definir para cada empresa:
Montantes mnimos de entradas e sadas de pagamentos
Formulrios de aviso de pagamento e EDI
Parmetros de letra de cmbio
Obs.: Mnimo - valor mnimo par entrada de pagamento.
Mximo valor mnimo para cobrana

So valores mnimos que compensam (retirando as despesas de cobrana) a entrada pagamento ou cobrana.
Os usurios definem os montantes mnimos de pagamento e os formulrios que sero usados para cada
empresa pagadora.
Os usurios definem quantas letras de cmbio so criadas para cada conta, durante a execuo do programa
de pagamentos, para a forma de pagamento de letras de cmbio.
Os usurios controlam quais partidas em aberto para a forma de pagamento de letra de cmbio devem ser
consideradas, durante a execuo do programa de pagamentos, com a utilizao de especificaes de
vencimento.
Na tela "remetente", os usurios podem definir qualquer texto padro dependentes da empresa para os
formulrios de pagamento.
Formas de pagamento no pas
Definir para cada pas:
Formas de pagamento: cheque, transferncias bancria etc.
Depois, definir as necessidades e especificaes bsicas para cada forma de pagamento:
Criar cheque, transferncia bancria, letra de cmbio, etc.
Requisitos de registro mestre, ou seja, endereo obrigatrio
Tipos de documentos para lanamentos
Programas de impresso
Moedas permitidas
As formas de pagamento tm 2 componentes:
configuraes especficas de pas e
configuraes especficas de empresa.
Esta seo detalha as necessidades e especificaes bsicas de formas de pagamento para cada pas.
Se uma determinada forma de pagamento necessitou de requisitos de registro mestre, ou seja, endereo
obrigatrio, as faturas no sero pagas por essa forma de pagamento a menos que os requisitos sejam
cumpridos.
Especificar, nesta rea, os tipos de documentos que sero usados para lanamento e compensao de
documentos.
O nome do programa de impresso e os dados de impresso configurados para esta forma de pagamento
tambm so definidos.
As formas de pagamento podem ser restritas a moedas especficas. Na tela moedas permitidas, entrar
qualquer moeda qual a forma de pagamento esteja limitada. Se no houver entradas nesta tela, a forma de
pagamento vlida para todas as moedas.
Formas de pagamento por empresa
Definir para cada forma de pagamento e empresa:
Os montantes de pagamento mnimo e mximo
Se os pagamentos no exterior e moedas estrangeiras so permitidos
Opes de agrupamento
Otimizao bancria
Especificaes de letra de cmbio
Formulrios de meios de pagamento
Esta rea define as formas de pagamento possveis para a empresa. E define, tambm, as seguintes
especificaes para cada forma de pagamento, que podem ser diferentes nas empresas:
os montantes de cheque mnimo e mximo que devem ser processados. Montantes maiores/menores
que esse sero excludos da execuo do programa de pagamentos.

se for permitido o pagamento a clientes/fornecedores no exterior. Quando selecionado, esse cdigo


permite o processamento de clientes e fornecedores estrangeiros com esta forma de pagamento.
se for permitido o pagamento por meio de banco de clientes/fornecedores no exterior. Quando
selecionados, esses cdigos permitem os pagamentos de bancos de cliente e fornecedor no exterior.
se for permitida moeda estrangeira. Quando selecionado, esse cdigo permite o uso de moeda
estrangeira com esta forma de pagamento.
se for usada otimizao bancria. Quando selecionado, o programa de pagamentos tenta pagar de
um banco dentro do mesmo sistema de cmara de compensao (ACH).
se for usada otimizao de cdigo postal. Na configurao, os bancos podem ser designados para
reas postais determinadas. Quando selecionado, o programa de pagamentos procura fazer
pagamentos pelo banco situado na cidade de localizao do cliente/fornecedor.

Na rea dados do formulrio, preciso indicar o nome do formulrio SAPScript para meios de pagamento.
Seleo de bancos
Esses componentes precisam ser considerados na seleo do banco da empresa pagadora:
Ordem de classificao
Montantes
Contas
Encargos
Data valor
Cdigo postal
Na tela da configurao principal, os botes so localizados em cada uma das sees: ordem de classificao,
montantes, contas, encargos e data valor.
Seleo de bancos: ordem de classificao/hierrquica
Exemplo:
Forma Pgto
C
C
C
B

Moeda
BRL
BRL
BRL
BRL

Seq.Hierrquica
1
2
3
1

Banco Empresa Banco Empresa p/ L/C Conta p/ L/C


001-1
341-1
453-1
001-1

Definir o seguinte para cada forma de pagamento:


Qual banco da empresa deve ser considerado para pagamento em primeiro lugar, segundo, terceiro,
etc.
Moeda
Conta de letra de cmbio
Na tela ordem de classificao, entrar os bancos da empresa na ordem em que o programa de pagamentos
possa consider-los para pagamento por forma de pagamento.
Se no existir uma combinao banco/forma de pagamento, preciso criar uma nova combinao com a
definio de...
Forma de pagamento;
Moeda: deixar este campo em branco, se a forma de pagamento para esse banco for vlida para todas
as moedas; caso contrrio, ser limitado moeda indicada;
Ordem de classificao; o programa de pagamentos vai considerar a ordem de classificao quando
determinar de qual banco pagar;
Identificador do banco da empresa que deve ser usado com esta forma de pagamento.
Seleo de bancos: contas e montantes

Exemplo:
Banco Empresa
001-1
001-1

Forma Pgto Moeda Conta SubConta


C
BRL 05250 1110130156
B
BRL 05250 1110130156

Definir o seguinte para cada combinao de banco empresa e forma de pagamento:


Conta de compensao para o lanamento do livro auxiliar
Contas de compensao para letras de cmbio
O montante alocado de recursos em cada banco
A tela montantes relaciona os bancos da empresa e o montante de recursos disponvel em cada banco.
Para adicionar um novo banco da empresa, definir o seguinte:
banco e conta bancria;
dias at a data valor, quando usar letras de cmbio. Isto usado para que os pagamentos possam ser
lanados antes do vencimento. Em todos os outros casos, entrar 999. Depois, as datas valor no sero
consideradas;
moeda: deixar este campo em branco, se a forma de pagamento para este banco for vlida para todas
as moedas; caso contrrio, ser limitado moeda indicada;
montante disponvel para pagamento a efetuar: entrar o montante dos recursos disponveis no banco
da empresa. preciso notar que o campo montante no se atualiza a cada execuo do
programa de pagamentos.
A tela contas lista, por banco da empresa e forma de pagamento, as contas de contrapartida em que o
programa de pagamentos far lanamentos.
Nota para cheques: De acordo com as necessidades do usurio, a subconta bancria pode ser uma conta de
fundos lqidos ou de compensao de fundos lqidos. Se uma conta de compensao for usada em conjunto
com o programa de confirmao do banco de cheques descontados, esse programa debitar a subconta e
creditar a conta de fundos lqidos depois da compensao do cheque no banco.
Essas subcontas representam partidas em aberto administradas de forma que os usurios possam administrar
o status dos pagamentos.
Seleo de bancos: data valor
A data, combinao de banco da empresa e forma de pagamento, ...
Usada com administrao de tesouraria e previso
A quantidade de dias at a data valor mais a data de lanamento
A data valor usada em conjunto com administrao de caixa para rastrear a sada de dinheiro.
Por exemplo, pagamentos feitos por transferncia so deduzidos do banco no dia seguinte,
independentemente do montante. Isto significa que o dinheiro deve estar disponvel no dia seguinte para
pagamentos feitos desta maneira. Nesta forma de pagamento, entrar 1 no campo "Dias at data valor".
Data valor = data de lanamento da execuo do programa de pagamentos + dias at data valor. Os dias
entrados correspondem definio do dia dos "montantes disponveis".
Seleo de bancos: encargos
Calcular outros encargos bancrios para entrada e sada de pagamentos
Utilizado com letras de cmbio
Configurao adicional de lanamento automtico
As funes de entrada e sada de pagamentos tm um campo, encargos bancrios, em que os usurios
podem dar entrada em qualquer encargo bancrio que faa parte do pagamento feito ou recebido. Em entrada
de pagamentos, os encargos bancrios so subtrados do montante de compensao, ao passo que em sada de
pagamento tais encargos so adicionados ao montante de compensao.

O sistema tambm lana os encargos em uma conta de despesas. Para tanto, precisa de uma chave de
lanamento e uma classificao contbil, ambas j definidas no sistema standard. Se os usurios no
estiverem usando os planos de contas fornecidos com o sistema standard, tero que entrar sua prpria
definio de conta para lanar encargos bancrios.
Deve-se definir o cdigo Relevante para o fluxo de caixa nos registros mestre de contas que registram
encargos bancrios.
3) Execuo do programa de pagamentos etapas individuais
Parmetros
Depois de concluda a configurao bsica, o processo de pagamento pode ter incio. Definir, na primeira
etapa do processo de pagamento, o seguinte...
Quem vai ser pago?
Que formas de pagamento sero usadas?
Quando ser feito o pagamento?
Quais empresas sero consideradas?
Como ser feito o pagamento?
Para comear, cada execuo do programa de pagamento identificada por dois campos:
data de execuo
identificao
recomendvel que a data de execuo seja aquela em que o programa executado. Entretanto, o propsito
principal auxiliar na identificao da execuo do programa de pagamento.
O campo identificao usado para diferenciar execues de programas com a mesma data de execuo.
Seleo de partidas em aberto
Os documentos entrados at a data Documentos introduzidos at entram na execuo de programa de
pagamento.
A data de lanamento a data de atualizao do Razo com os lanamentos. Esta data proposta pela data
de execuo da tela anterior.
Se vrias empresas estiverem relacionadas, estas devem estar separadas por vrgulas. Em uma lista de
empresas, a primeira e a ltima devem ser colocadas entre parnteses.
Nota: no deixar espaos aps a vrgula.
As empresas envolvidas em uma execuo de programa de pagamento devem ser do mesmo pas.
O sistema possui definies de formas de pagamento para cada pas, que podem ser utilizadas dentro de um
pas especfico. Alm de tais formas de pagamento, pode-se selecionar aquelas que sero usadas na execuo
do programa de pagamento em curso.
Ao usar mais de uma forma de pagamento em uma execuo de programa de pagamento, importante
observar a ordem de entrada. A primeira forma listada tem a primeira prioridade, a seguinte tem a segunda
prioridade etc... O sistema faz o pagamento pela prioridade mais alta.
Execuo de proposta
Na tela principal do programa de pagamentos, depois de entrar os parmetros, preciso programar a
proposta de pagamento que deve ser criada.
A execuo de proposta busca documentos e contas vencidas, que devem ser pagas, com base em critrios
estabelecidos na atualizao de parmetros. Em seguida, o sistema agrupa tais partidas aos pagamentos e
determina as formas de pagamento e as conexes bancrias que sero usadas. Se no for encontrada forma de
pagamento ou dados bancrios vlidos ou, ainda, se houver uma partida bloqueada para pagamento, tais
partidas sero colocadas na lista de excludos.

Depois de concluda a execuo de proposta, o sistema gera 2 relatrios:


a lista de propostas e a
lista de excludos,
que podem ser visualizadas on-line ou impressas.
Lista de propostas

Uma lista de todas as faturas que devem ser pagas ou recebidas pelo parceiro de negcios.
Gerada com base nos parmetros definidos
As condies de pagamento e descontos so consideradas

A lista de propostas detalha os parceiros de negcios e os montantes que devem ser pagos ou recebidos.
Conforme a estrutura de linhas que os usurios selecionam para a tela, podem ser exibidos os nmeros dos
documentos associados e os descontos.
Qualquer exceo tambm ser listada. Os usurios podem pesquisar vrias vezes para visualizar e modificar
os detalhes das partidas com pagamento individual.
Lista de excludos (exceo)

As partidas que no podem ser pagas so detalhadas na lista de excludos.


Motivos possveis:
o A fatura est bloqueada
o Dados invlidos no registro mestre
o Forma de pagamento invlida
o Banco da empresa invlido
o O montante de pagamento menor que o montante mnimo definido para pagamento
o Dinheiro insuficiente no banco da empresa por configurao
o Saldo devedor

Se houver faturas nos parmetros de pagamento estabelecidos que, por algum motivo, no podem ser pagas,
elas sero listadas na lista de excludos.
Se os usurios selecionarem o registro adicional, a lista detalhar o porqu o pagamento da fatura no
devido.
Bloqueio de pagamentos
Algumas faturas podem ter bloqueio de pagamento.
Os itens de pagamento podem ser bloqueados temporariamente na proposta pela atribuio manual de um
bloqueio de pagamento.
H vrias maneiras de configurar um bloqueio de pagamento:
Se houver um problema durante o processo de reviso da fatura, geralmente essa fatura ser bloqueada para
pagamento. Este tipo de bloqueio pode ser configurado de maneira que o bloqueio seja removido somente
no processo de reviso da fatura.
Se houver motivo para o no pagamento de um fornecedor, pode ser criado um bloqueio de pagamento de
registro mestre. Este bloqueio seria entrado no registro mestre e evitaria que qualquer fatura fosse paga.
Poderia ser configurado de tal forma que o bloqueio tivesse que ser removido manualmente do registro
mestre para processar qualquer pagamento.
Durante a entrada de fatura AP, pode-se bloquear o pagamento de uma fatura. De acordo com o tipo de
bloqueio de pagamento, esse bloqueio pode ser removido durante a proposta de pagamento.
Podem ser definidos, no sistema, outros bloqueios de pagamento e os usurios podem definir se o bloqueio
de pagamento pode ser removido durante o processamento do pagamento.
Editando a proposta de pagamento (processamento de proposta)

Status:
Atualizao dos parmetros
o Parmetros entrados
Programar proposta
o Proposta de pagamento criada
Processar proposta
o Proposta de pagamento processada
Para analisar melhor a lista de propostas, os usurios podem processar a lista para visualizar os detalhes de
um determinado pagamento, modificar as condies do pagamento ou incluir um bloqueio de pagamento.
Aps criar a execuo do programa de pagamento, esta pode ser processada pelos responsveis. possvel,
ainda, atribuir um responsvel a um cliente/fornecedor com a entrada do cdigo do responsvel nos dados
mestre do cliente/fornecedor. Para processar a proposta de pagamento, o cdigo pode ser digitado para
mostrar apenas os pagamentos das contas atribudas ao responsvel.
Editando pagamentos (Processo de pagamentos)
Na primeira tela do processamento de transao, o responsvel obtm uma sntese de todos os pagamentos
propostos pelo programa.
Ao pesquisar um pagamento, obtida uma lista de todas as partidas em aberto devidas com o pagamento.
Em tais partidas individuais, pode-se alterar o bloqueio de pagamento e o desconto. Alm disso, possvel
realocar a partida para outro pagamento existente, ou criar um novo pagamento com a seleo de uma forma
de pagamento e um banco da empresa.
Execuo do programa de pagamento (1)
Status:
Atualizao dos parmetros
o Parmetros entrados
Programar proposta
o Proposta de pagamento criada
Processar proposta
o Proposta de pagamento processada
Programar pagamentos
o Lanamento de ordens: x geradas, x concludas
o A execuo do programa de pagamento foi realizada
Depois de processada (editada) e gravada a proposta de pagamento, a execuo de programa de pagamento
utiliza as modificaes como base para os pagamentos reais.
At este momento, nenhum lanamento ocorreu. Os documentos includos nesta execuo do programa de
pagamento foram "bloqueados" para evitar qualquer outro lanamento, ou seja, o pagamento (manual ou em
outra execuo do programa de pagamento) de uma fatura devida bloqueado na execuo do programa de
pagamento automtico atual.
Nesta etapa, so criados documentos de pagamento, partidas em aberto so liquidadas e o Razo e livros
auxiliares recebem os respectivos lanamentos.
Execuo do programa de pagamento (2)
A execuo do programa de pagamento utiliza os dados da proposta de pagamento para:
Lanar documentos de pagamento no Razo e liquidar partidas em aberto pagas.
Lanar respectivos lanamentos para efeitos de impostos, descontos e diferenas de cmbio.
Marcar os pagamentos que podem ser feitos por meio de EDI.

Fornecer os dados necessrios aos programas de impresso.

O programa de pagamento lana, automaticamente, pagamentos e respectivos lanamentos tais como


impostos, ajustes de impostos, diferenas de cmbio ou descontos.
Alguns pases exigem que os documentos de pagamento no sejam lanados antes da liquidao real, ou seja,
antes de o pagamento constar no extrato de conta bancria. Nas definies de forma de pagamento de tais
pases, pode-se estabelecer a opo "Gerar somente ordens de pagamento". Desta maneira, o programa de
pagamento no lana um documento de pagamento. Em vez disso, gerada uma ordem de pagamento com
os dados das partidas. Quando o pagamento aparecer no extrato de conta bancria, ser gerado um
documento de pagamento com a entrada da ordem de pagamento. At este ponto, as partidas pagas ficam
bloqueadas para outras operaes de compensao.
Subcontas bancrias
aconselhvel usar subcontas bancrias para o lanamento de entrada e sada de pagamentos, por exemplo,
contas de cheques e transferncias emitidas, e contas de cheques e transferncias recebidas.
O uso de subcontas oferece algumas vantagens: possvel conciliar, a qualquer momento, o saldo de uma
conta bancria com a respectiva conta do Razo. As subcontas contm todas as entradas e sadas de
pagamentos at que o dinheiro seja efetivamente debitado/creditado na conta bancria (data valor). Em
seguida, o lanamento transferido da subconta para a conta bancria. Para demonstrar os lanamentos no
banco no livro Razo, normalmente utiliza-se a funcionalidade do extrato de conta bancria eletrnica ou
manual.
As subcontas bancrias devem ser atribudas s formas de pagamento na configurao da seo de seleo
de banco. Tais subcontas podem ser diferenciadas pelo banco da empresa e pela moeda. Geralmente so
administradas com base em partidas em aberto e com a exibio de partidas individuais.
Documento de pagamento
O tipo de documento para os documentos de pagamentos consta nas especificaes de forma de
pagamento de cada pas. Para os pagamentos interempresariais, pode ser entrado um outro tipo de
documento, usado para lanamentos de compensao. Os dois tipos de documentos devem ser definidos
por meio da atribuio de numerao interna.
Os documentos da execuo de programa de pagamento contm no campo texto do cabealho a data e o
nmero de identificao da execuo (por exemplo: 19940301-ID).
A data valor do documento de compensao calculada pela adio dos dias at a data valor data de
lanamento. Os dias at a data valor dependem da forma de pagamento, do banco, da conta, da moeda e do
limite da conta. Se nenhuma entrada for feita, o sistema adotar a data de lanamento como a data valor. Para
calcular a data valor de pagamentos em cheque, pode-se entrar, nos registros mestre, o tempo de
confirmao de cheques cobrados. Este clculo tem prioridade sobre os dias at a data valor dos cheques.
Se os pagamentos forem efetuados por diviso, o lanamento bancrio ser feito para a diviso das partidas
pagas. Se os pagamentos no forem efetuados por diviso, pode-se definir a diviso para os lanamentos
bancrios. Para todos os outros casos, os lanamentos para subcontas bancrias so realizados sem
mencionar as divises.
Impresso dos meios de pagamento
Status
Atualizao dos parmetros
o Parmetros entrados
Programar proposta
o Proposta de pagamento criada
Processar proposta
o Proposta de pagamento processada
Programar pagamentos
o Lanamento de ordens: x geradas, x concludas

o
o

A execuo do programa de pagamento foi realizada


Programar impresso

A execuo de impresso inicia os programas de impresso que


colocam os meios de pagamento, os avisos e a lista de pagamentos na administrao de
impresso;
colocam os dados de pagamento DME (intercmbio de dados por suporte magntico) na
administrao DME;
transformam os pagamentos marcados em documentos intermedirios SAP, que podem
ser encaminhados ao subsistema EDI.
Variantes de programas de impresso
Na configurao, atribudo um programa de impresso para cada forma de pagamento de cada pas.
Para executar os programas de impresso, o sistema precisa de pelo menos uma variante por programa de
impresso para cada forma de pagamento usada e permitida.
Se diversas variantes forem alocadas em um programa de impresso, cada uma estar associada a uma
execuo do programa.
As variantes contm uma srie de critrios de seleo, usados para separar os dados no set de dados de
impresso. Na administrao de impresso, para cada variante obtida a partir do programa de impresso de
suporte de dados, so criadas tarefas de impresso separadas. Pode-se obter as tarefas de impresso
individualmente para impresso. Alm disso, as variantes contm especificaes de impresso.
Os campos Data de execuo de programa e Caracterstica de identificao podem ficar sem variantes.
Esses campos so preenchidos, dinamicamente, na execuo do programa.
Formulrios de meios de pagamento

Formulrio para aviso de pagamento e aviso de saldo zero


Formulrio de nota de acompanhamento de EDI
Formulrio de meios de transferncia de pagamento
Formulrio seguinte, por exemplo, nota de acompanhamento de DMA

Na configurao do programa de pagamento, diversos formulrios de meios de pagamento devem ser


atribudos empresa pagadora ou forma de pagamento/empresa.
O sistema SAP oferece formulrios standard, que podem ser alterados de acordo com as necessidades do
usurio. Detalhes sobre os formulrios de pagamento e formatos de arquivo de cada pas podem ser
encontrados na documentao do programa especfico de pas.
EDI e avisos de pagamento
O primeiro programa de impresso executado pelo programa de pagamento o programa de impresso
RFFOEDI1. Este relatrio seleciona todos os pagamentos marcados para EDI, transforma-os em documentos
intermedirios SAP e os encaminha ao subsistema EDI. Em seguida, este subsistema transforma o
documento intermedirio em dados EDI que, por sua vez, so enviados ao banco.
Avisos de pagamento podem ser enviados por correio ou por EDI, conforme a capacidade de o
cliente/fornecedor receber mensagens via EDI.
???? Pg. 68 RFFOEDI1
DME (Data Media Exchange) Intercmbio de dados por suporte magntico
Atravs do Intercmbio de dados por suporte magntico (Data Media Exchange) cria-se um arquivo que
contm toda a informao de pagamento relativa s regras bancrias do pas em questo. O arquivo DME
arquivado na administrao de dados por suporte magntico, a partir da pode-se fazer o download em um
suporte de dados e a nota de acompanhamento do DME pode ser impressa. Em seguida, o suporte de dados e
a nota de acompanhamento de DME so entregues ao banco.

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Em geral, o DME pode ser utilizado para todas as formas de pagamento em que o meio seja entregue ao
banco para processamento posterior, como transferncia bancria, dbito direto etc... No pode ser usado
com meios de pagamento enviados ao cliente/fornecedor, por exemplo, cheque.
O uso do DME para uma forma de pagamento especial exige apenas que se marque a variante no campo
Intercmbio de dados por suporte magntico. Para gerar arquivos DME separados para cada banco de
empresa, deve-se entrar uma variante para cada banco da empresa.
O arquivo DME pode ser armazenado no SAP-TemSe (TEMporary SEquential file) dentro do sistema ou em
um sistema de arquivo. No SAP-TemSe, o arquivo no pode ser acessado por usurios externos no
autorizados. O nome do arquivo a ser criado durante o download pode ser determinado ao se executar o
programa de meio de pagamento: o contedo do parmetro do nome do arquivo armazenado nos dados de
administrao e proposto na execuo do download.
Cheques
O programa para impresso de cheques o RFFOxx_y, onde "xx" , em geral, o identificador do pas e "y"
define melhor o formulrio. Os seguintes programas so standard:
RFFOAT_L: Meio de pagamento da ustria - cheques/transferncias internacionais/DME nacional +
internacional
RFFOD__S: Meio de pagamento internacional - Cheques (sem administrao de cheques)
RFFOD__T: Meio de pagamento internacional - Cheque/procedimento de letra de cmbio
RFFOES_T: Meio de pagamento da Espanha - Transferncias DME, cheques bancrios
RFFOUS__C: Meio de pagamento internacional - Cheques (com administrao de cheques)
Identificar a execuo de programa de pagamento, o banco da empresa e onde so impressos os cheques e
qualquer documento de acompanhamento. Os cheques podem ser impressos com nmeros de cheque
predeterminados (com administrao de cheques) ou o nmero do documento pode ser utilizado como o
nmero do cheque (com administrao de cheques).
Na tela de configurao da Forma de pagamento do pas, necessrio definir o programa de impresso por
forma de pagamento. Na seo Dados do formulrio, definir o formulrio SAPScript a ser usado.
O programa de impresso:
atribuies de nmeros de cheque para documentos de pagamento;
atualizaes dos documentos de pagamento e documentos da fatura original com as informaes de
cheque;
impresso de cheques e documentos de acompanhamento.
?? Pg 70 RFFOxx_y, onde "xx" , em geral, o identificador do pas e "y"
Intervalo de nmeros de cheque

Os nmeros de cheques so definidos por banco de empresa


Adapta os cheques pr-numerados
Os lotes tm um intervalo de numerao definido
O status de nmero atualizado por lote.

Se a administrao de cheques for utilizada, necessrio definir os intervalos de no. de cheque para imprimir
cheques.
Os cheques so administrados em lotes, ou intervalos. Se for utilizado o estoque de cheques pr-numerados
do banco, entrar os intervalos de numerao de cheques em lotes. Caso contrrio, iniciar a numerao de
cheques a partir de 1.
Os intervalos de no. de cheques so usados para pagamentos manuais e automticos. Para fins de controle, os
usurios podem querer ter um lote separado para cada tipo de pagamento.

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4) Payment Medium Workbench PMW


O Payment Medium Workbench - PMW
Previamente, formatos de meios de pagamento foram programados em aproximadamente 60 programas de
meios de pagamento standard RFFO*. No PMW, entretanto, esses formatos so definidos fora do programa
de meios de pagamento.
Uniformidade
Formatos podem ser facilmente alterados sem fazer modificaes
Novos formatos podem ser criados (nenhuma experincia de programao necessria se usar o
DME Engine)
At agora, avisos de pagamento tambm foram criados usando os programas RFFO*. No PMW, avisos de
pagamento so criados com o novo programa FRFOAVIS_FPAYM.
Uniformidade
Todas as sadas de aviso em um arquivo
Melhores opes de ordenao por avisos.
A nota de pagamento pode ser livremente definida em customizing.
A nota de pagamento pode ser associada de acordo com a origem e forma de pagamento em customizing.
??? Pg. 85 FRFOAVIS_FPAYM
Converso de uma forma de pagamento para PMW
possvel converter individualmente cada forma de pagamento para o formato de meios de pagamento
PMW. Isso significa que possvel usar os programas de meios de pagamento RFFO* e o novo formato de
meios de pagamento PMW no mesmo sistema, e ainda na mesma rodada de pagamento.
Etapas de converso para uma forma de pagamento:
1) Altere para PMW (radio button) na definio/pas da forma de pagamento.
2) Entre um formato existente PMW na definio/pas da forma de pagamento.
3) Atribui notas para pagamento (geral e/ou especfica) para a definio/pas da forma de pagamento.
4) Atribui um formulrio PMW para acompanhando folhas.
5) Remova o formato para documento base de pagamento mdio.
6) Crie e atribui variante selecionada para cada grupo de pagamento.
Antigos e novos programas de pagamento mdio
Um dos programas de pagamento standard iniciado como sempre.
Aps criao da meios de pagamento ter sido disparada, as formas de pagamento individual so processadas
e os seguintes programas so lanados:
Com uma das formas de pagamento standard, o programa atribudo RFFO* iniciado com as
variantes definidas na rodada de pagamento. O programa ento gera meios de pagamento e os avisos.
Com um mtodo de pagamento PMW, os novos programas PMW so lanados.
Etapas no processo PMW
Quando os meios de pagamento so criados para um pagamento com uma forma de pagamento PMW, o
programa SAPFPAYM_SCHEDULE lanado.
Primeiro carrega um pr-servio. O pr-servio processa a data fornecida pela rodada de pagamento
novamente especificada pelo PMW:
Os pagamentos so ordenados adequadamente para formato PMW e outros campos de formato
especfico.

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Grupos de pagamento so criados baseados no nvel de granularidade (um arquivo de pagamento


mdio frequentemente criado posteriormente para cada grupo)
O aviso para pagamento formatado.

O programa de pagamento RFFOAVIS_FPAYM e programa de aviso RFFOAVIS_FPAYM so lanados


baseados na data gerada pelo programa de pagamento.
O programa RFFOAVIS_FPAYM gera todos os necessrios avisos e a nota de saldo zero.
O programa SAPFPAYM iniciado com todas as variantes que so definidas para o relevante grupo
de pagamento em customizing. Esse programa gera meios de pagamento para as formas de
pagamento PMW, o acordado balano para o meio de pagamento, no log de erro, e resumo do
pagamento.
A granularidade especificada na definio do formato mdio de pagamento e determina como o meio de
pagamento sado separadamente nos grupos de pagamento. Um grupo de pagamento frequentemente
corresponde a um arquivo de pagamento.
Exemplo: Se a empresa e o banco empresa so selecionados como o nvel de detalhe, um grupo de
pagamento criado para cada combinao de empresa e banco empresa.
Pelo menos uma variante de seleo necessita ser definida no programa de pagamento mdio genrico
SAPFPAYM para cada possvel grupo de pagamento. O programa de pagamento mdio executado com
todas as variantes definidas.
A granularidade pode ser refinada, mas no reduzida, para os formatos PMW transportados com o sistema.
Isso se deve porque a granularidade transportada pelo SAP baseada nas necessidades formatadas
(frequentemente especificada pelos bancos).
***************************************************************************
Copiado do help do SAP
Payment Medium Workbench (PMW)
O que o PMW?
PMW utilizado para a criao de meios de pagamento.
Ao usurio apresentado um programa do meio de pagamento para todos os formatos do meio de
pagamento cujas variantes estejam gravadas no customizing. O usurio tem a possibilidade de estruturar o
respectivo motivo de utilizao e por origem (fornecedores, clientes, pessoal, custos de viajens, tesouraria,
pagamentos online, etc.) selecionar os diferentes motivos de operao.
O Desenvolvedor, consultor e administrador do sistema tm ferramentas simples para modificar os formatos
livremente ou instalar novos formatos. Neste caso, as ferramentas de desenvolvimento conhecidas (ABAP
Dictionary, Function Builder,...) tal como os novos DME so integrados, os que fazem do PMW um
workbench.
Quais so as vantagens do PMW?
A possibilidade de adaptar os formatos fornecidos ao cliente ou banco de forma simples sem
modificaes, inclusive parmetros de seleo no programa de meio de pagamentos.
Ferramentas simples para criao de novos formatos (conhecimentos de programao no so
necessrios para usar o DME Engine)
Customizing para estruturao do motivo da operao
Criao uniforme dos avisos de pagamento com o novo programa RFFOAVIS_FPAYM.
Performance melhorada, em especial para grandes ciclos de pagamento
Como ativar PMW?
Uma forma de pagamento definida em 4 etapas em uma forma de pagamento PMW:

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1. Primeiro, atribuido forma de pagamento o Formato do meio de pagamento, depois de se


definir que se pretende utilizar PMW. Eventualmente, tambm suposto entrar um suplemento de
formato.
2. Depois atribudo forma de pagamento por origem um Motivo de operao. Assim, possvel
utilizar os exemplos fornecidos pela SAP, por exemplo, para FI-AP e FI-AR o motivo de operao
SAMPLE 02 e para todos os outros (deixar o campo origem vazio) SAMPLE 00.
3. Em Forma de pagamento por empresa deve-se gravar o formulrio fornecido pela SAP como
nota de acompanhamento (como outro formulrio).
4. E finalmente, Criar e atribuir variantes de seleo.
*****************************************************************************

5) Validao de saldo negativo


Pagamento sobre saldo negativo
Em muitos casos, a execuo do pagamento pode resultar em pagamentos sendo feito mesmo que a conta
tenha um saldo negativo.
At agora, a fim de bloquear os pagamentos s empresas as quais devemos dinheiro, a proposta de
pagamento teve ser processada manualmente. Isto significava que os pagamentos no poderiam ser tratados
automaticamente.
Validao de saldo negativo aps proposta de pagamento
A validao de saldo negativo pode ser feita aps uma proposta de pagamento ter sido criada. A validao
compensa todas as partidas de dbitos vencidas sem uma entrada de forma de pagamento contra os
pagamentos propostos. Se o resultado do saldo positivo ou saldo negativo for menor que o montante de
pagamento mnimo, os pagamentos so adicionados para a lista de exceo e a conta limpa na lista de
contas bloqueadas.
As contas relevantes permanecem bloqueadas mesmo se a proposta de pagamento for deletada.
Isso significa que os pagamentos para as contas bloqueadas no so feitos na execuo seguinte com o
mesmo cdigo da execuo de pagamento.
Contas bloqueadas podem ser manualmente liberadas.
??? Pg. 105 RFF110SSP
6) Processo de pagamento automtico
Execuo de pagamento automtico
Programa RFF110S usado para agendar (schedule) o programa de pagamento SAPF110S em background.
A tela de seleo para este programa essencialmente apresenta os mesmos parmetros da transao F110.
Isso significa que possvel salvar esses parmetros na variante e schedule o programa RF110S para
executar periodicamente com essa variante.

Deve-se usar variveis de seleo para automaticamente adaptar a data de tempo para a data de
execuo peridica.
O programa RFF110S pode executar automaticamente 4 programa adicionais consecutivamente.
o Para impedir pagamentos de vencimento de saldo negativo, o programa RFF110S deve
primeiro ser scheduled como uma execuo de proposta. Em seguida, o programa
RFF110SSP deve ser chamado automaticamente para fazer a validao de saldo negativo.

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Aps a validao de saldo negativo, o programa RFF110S novamente chamado


automaticamente. Desta vez, porm, como uma execuo de atualizao com possvel
gerao de meios de pagamento.

O programa pode ser scheduled para executar periodicamente usando gerenciamento de job ou Schedule
Manager.
O status da execuo do pagamento visualizado on-line na transao F110 desde o momento em que os
parmetros so criados pelo relatrio RFF110S.
Pode-se iniciar o Schedule Manager com a transao SCMA ou pelo menu Contabilidade.
A lista de tarefas o elemento chave no Schedule Manager. Ela representa a coleo de atividades a ser
carregada sobre um perodo de tempo. O sistema gera um array de instrues (o qual pode ser visto ou
ocultado) para ajudar a criar suas tarefas.
possvel definir 4 diferentes tipos de tarefas no plano de tarefas:
Programa com variante
Notas
Transao
Definio de processos
possvel usar o Schedule Manager e programa de funes scheduling para 4 processos de pagamento.
??? Pg. 118 SAPPF110S e RFF110S
Unidade 3: Cobrana Automtica
1) Execuo Cobrana Viso geral
Cobrana Viso geral
Com o programa de cobranas pode-se:
Selecionar partidas em aberto j vencidas
Cobrar clientes/fornecedores com o envio de carta de cobrana
Status:
Atualizar parmetros
o Parmetros foram inseridos
Programar emisso de cobrana
o Emisso de cobrana concluda
Modificar cobranas
o Dados da cobrana modificados
Programar impresso de cobrana
o Impresso de cobranas concluda
A entrada de parmetros no programa de cobrana fornece informaes sobre como ele deve funcionar. Os
parmetros de uma emisso de cobranas anterior podem ser usados como referncia e as datas podem ser
ajustadas.
A emisso de cobrana seleciona as contas e as analisa em busca de partidas em atraso, verifica se essas tm
de ser cobradas e atribui a elas nveis de cobrana. Todos os dados de cobrana so arquivados em uma
proposta de cobrana.
A proposta de cobrana pode ser processada, eliminada e recriada tantas vezes quanto necessrio, at que o
responsvel pela cobrana esteja satisfeito com o resultado.

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Opcionalmente, esta etapa pode ser ignorada e a emisso de cobrana pode seguir diretamente para a
impresso de cobranas.
Em uma nica etapa, as cobranas so impressas e os dados de cobrana so atualizados nos registros mestre
e documentos associados.
Obs.: Em momento algum gerado contabilizao.
2) Configurao do Programa de Cobrana
Procedimento de cobrana
A maior parte das opes do programa de cobrana definida no procedimento de cobrana. Tais opes
podem ser diretamente acessadas pelo usurio da aplicao.
O procedimento de cobrana controla o modo de execuo do sistema de cobrana. Cada conta que faz
parte do processo de cobrana automtica precisa ter um procedimento de cobrana.
Contas-CD tambm tm um procedimento de cobrana vlido para todos os clientes-CD.
possvel definir, se necessrio, inmeros e diferentes procedimentos de cobrana. O sistema SAP standard
j contm alguns procedimentos de cobrana predefinidos, que podem servir de modelo para outros
procedimentos.
O procedimento de cobrana pode processar operaes standard e/ou especiais do Razo.
Estrutura de configurao do programa de cobrana
As opes do programa de cobrana esto divididas nas seguintes categorias:
Procedimento de cobrana
Nveis de cobrana
Taxas
Montantes mnimos
Textos da cobrana
Ambiente
O menu principal de configurao do programa de pagamento de dvidas vencidas tem botes para diferentes
reas. Para garantir que a configurao esteja completa, preciso iniciar o trabalho na sntese do
procedimento de cobrana. Posteriormente, se trabalhar da esquerda para a direita,em cada um dos botes.
As diferentes reas necessitaro de modificaes mnimas de configurao se o usurio copiar um
procedimento de cobrana existente e adaptar apenas a configurao especfica da empresa. O sistema
standard contm alguns procedimentos comuns de cobrana e seus respectivos formulrios.
Procedimento de cobrana: Viso geral
Para todos os procedimentos de cobrana, definir:
a chave do procedimento de cobrana a ser usada
uma descrio do procedimento de cobrana
intervalo de cobrana, em dias
mnimo de dias em atraso (conta), aps os quais ser enviada uma cobrana
prazos de prorrogao por partida individual
cdigo de clculo de juros para clculo de juros de mora
O usurio precisa decidir, no procedimento de cobrana, os intervalos para a cobrana das contas. Durante a
emisso de cobranas, o sistema verifica se a data de execuo est dentro do perodo de dias, desde a data
da ltima emisso de cobrana. Se no for este o caso, uma nova cobrana no pode ser criada, mesmo que
itens novos estejam atrasados nessa conta ou existam itens que deveriam ter seus nveis de cobrana
modificados.

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O nmero dos nveis de cobrana representa o mais alto nvel possvel neste procedimento.
O mnimo de dias em atraso (conta) so os dias que devem pertencer a pelo menos um item nesta conta -caso contrrio, a conta no ser cobrada, no ser criada uma cobrana.
Um item, cuja quantidade de dias em atraso seja menor ou igual ao perodo de carncia, no reconhecido
como vencido para aquela cobrana.
Se o usurio quiser clculo de juros de mora, ele ter de inserir um cdigo de clculo de juros.
Nveis de cobrana
Para cada procedimento de cobrana, definir:
mnimo de dias a remunerar, referentes data de vencimento do pagamento lqido, para atingir um
determinado nvel de cobrana
se juros devem ser calculados
parmetros de impresso
se desejado obter uma cobrana embora nenhum outro movimento tenha ocorrido
A quantidade de dias em atraso padronizada pelo sistema: sugerido o perodo de carncia da partida
individual do primeiro nvel de cobrana e, em seguida, o intervalo de cobrana, em dias, includo nos
dias em atraso do nvel de cobrana anterior.
Pode-se determinar, para cada nvel de cobrana, que os juros devem ser calculados.
Se o usurio definir o cdigo "cobrar sempre", uma cobrana ser sempre impressa, ainda que nenhuma
modificao (nenhum item tenha atingido outro nvel de cobrana e nenhum novo item tenha sido includo)
tenha sido feita na proposta de cobrana desde a ltima emisso de cobrana.
Os itens podem ser impressos para dar ao cliente/fornecedor uma sntese de todo o saldo da conta.
Pode-se entrar o nmero de dias a remunerar caso seja preciso inserir a data de pagamento dos atrasados na
cobrana. O nmero adicionado data de emisso da cobrana e, assim, proporciona a data de pagamento.
possvel imprimir a cobrana em um processo judicial de intimao, ainda que nenhum outro movimento
tenha ocorrido.
Taxas
Para cada procedimento de cobrana, definir:
Taxas de cobrana, dependendo do nvel de cobrana
o taxas de cobrana podem ser um montante fixo ou uma porcentagem do montante cobrado
o pode ser definido um montante mnimo para as taxas de cobrana
A taxa de cobrana, na moeda de cobrana, depende do nvel da cobrana. Ela pode ser impressa nos
formulrios de cobrana por meio de processamento de texto.
As taxas de cobrana podem ser um montante fixo ou uma porcentagem do montante cobrado. Se a taxa de
cobrana tiver sido definida em termos percentuais, isto impede a entrada simultnea de taxas de cobrana
fixas.
Em cada nvel de cobrana, possvel definir um montante mnimo para as taxas de cobrana.
Montantes mnimos
Definir para cada procedimento de cobrana:
montante mnimo ou percentual dos atrasados para atingir um nvel de cobrana
montante mnimo a ser atingido, para calcular os juros de cada nvel de cobrana.
Se o montante mnimo dos atrasados no for atingido em um nvel de cobrana, ento os itens nesse nvel
sero atribudos ao nvel mais baixo seguinte, e o sistema verificar se a cobrana pode ser criada nesse
nvel.
Se a taxa percentual mnima tiver sido definida, o montante limiar tambm deve ter sido igualado ou
excedido.

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Textos da cobrana
Para cada procedimento de cobrana, atualizar:
a denominao do formulrio que ser usado em cada nvel de cobrana
O layout do formulrio definido na ferramenta de processamento de texto SAPscript, e utiliza a chave ali
definida.
O programa de cobrana pode gerar avisos de cobrana, cobrana e formulrios de pagamento.
Ambiente
Dados da empresa
Campos de seleo
Detalhes do emissor
reas de cobrana
Chaves de cobrana
Motivos para bloqueio de cobranas
Juros
Agrupamento de cobranas
Na tela "Controle de cobrana da empresa", pode-se determinar se as cobranas devem ser criadas
separadamente por rea de cobrana, em vez de ser por conta de empresa. Caso a opo tenha sido escolhida,
os dados de cobrana no registro mestre do parceiro de negcios podem ser atualizados de acordo com as
reas de cobrana. A rea de cobrana representa uma entidade organizacional, uma sub-estrutura de
empresas, que pode ser responsvel pela cobrana.
Diferente do sistema de cobrana standard, em que todos os itens, em todos os nveis de cobrana, so
cobrados com uma nica cobrana, possvel selecionar se quer uma cobrana em separado, criada dentro de
uma conta, para cada nvel de cobrana, estabelecida com um texto de acompanhamento diferente.
Se quiser que suas cobranas e itens sejam ordenados de acordo com os critrios de ordenao, necessrio
atualizar as variantes de ordenao.
Textos standard tm de ser atribudos a uma empresa e a uma rea de cobrana (opcional). Um texto standard
contm o cabealho da carta, que inclui, por exemplo, o logotipo da empresa e o nmero de telefone.
Uma chave de cobrana determina se a partida individual pode apenas ser cobrada com restries ou se deve
ser exibida separadamente na cobrana.
O bloqueio de cobrana evita que contas e itens sejam cobrados.
Atualizar a taxa de juros que deve ser usada no clculo de juros dos saldos devedores.
3) Parmetros para execuo de cobrana
Atualizar parmetros
Status:
Atualizar parmetros
o Parmetros foram inseridos
Toda execuo do programa de cobrana identificada pelos dois campos abaixo:
data de execuo
identificao
A data de execuo no precisa ser necessariamente a data em que o programa executado, mas
recomendvel que o seja. Sua principal finalidade identificar a execuo do programa.

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A identificao usada para diferenciar execues de programas que possuem a mesma data de execuo.
Os parmetros fornecem ao programa de cobrana as informaes sobre como execut-lo. Estes parmetros
podem ser copiados de uma emisso de cobrana existente.
possvel ativar um log adicional, o qual permite validar aps a emisso da cobrana para ver se a execuo
teve sucesso. Este arquivo pode ser usado para fins exclusivos de formao e experimentao, uma vez que
impe uma pesada carga no sistema de recursos.
4) A Emisso de Cobrana
Emisso de cobrana
Status:
Atualizar parmetros
o Parmetros foram inseridos
Programar emisso de cobrana
o Emisso de cobrana concluda
A emisso de cobrana cria uma proposta de cobrana que pode ser processada, eliminada e recriada tantas
vezes quantas forem necessrias.
Se necessrio, possvel imprimir os avisos de cobrana automaticamente logo aps a emisso da cobrana.
Neste caso, a etapa de processamento da proposta de cobrana ignorada.
Etapas da emisso de cobrana
Seleo de contas
Quais contas sero consideradas na emisso de cobrana?
Partidas individuais de cobrana
Quais so os itens em atraso?
Devem ser cobrados em que nvel de cobrana?
A conta deve ser cobrada?
Como?
A emisso de cobrana pode ser dividida nas trs etapas abaixo:
Primeira etapa: seleo de contas. Nesta etapa, o programa verifica, de acordo com os parmetros
e a configurao, quais as contas a serem consideradas na emisso de cobrana.
Segunda etapa: partidas individuais de cobrana. Nesta etapa, o sistema verifica se h itens em
atraso nas contas selecionadas e em que nvel de cobrana devem ser cobrados.
Terceira etapa: contas de cobrana. Nesta etapa, o sistema verifica se necessrio cobrar a conta
e, em caso positivo, em que nvel de cobrana.
Seleo de contas
A primeira etapa da emisso de cobrana a seleo de contas.
O programa verifica todas as contas entradas nos parmetros como critrios. Se as contas atenderem aos
critrios so consideradas na emisso de cobrana; se no atenderem, so ignoradas.
Os critrios so:
um procedimento de cobrana deve ser entrado nos dados mestre;
a data da ltima emisso de cobrana entrada na conta deve ser anterior data do intervalo do
procedimento de cobrana.

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Datas de vencimento de contas a receber e notas de crdito


Contas a receber vencem na data do vencimento lquido.
Geralmente, as condies de pagamento de uma nota de crdito no se aplicam. Em vez disso, existem as
seguintes regras:
se um crdito estiver relacionado a uma fatura, esse ter a mesma data de vencimento da fatura;
todos os outros crditos tm vencimento na data base do documento.
Se as condies de pagamento de uma nota de crdito forem aplicveis, necessrio inserir um "V" no
campo "fatura relacionada".
Compensando com notas de crdito e partidas de fornecedores
Na conta, as partidas vencidas lqidas so compensadas com as partidas vencidas lqidas no credor. Os
itens de crdito so atribudos ao nvel de cobrana mais alto das partidas em dbito, e so compensados
primeiro com esses itens.
Caso se escolha a compensao entre cliente e fornecedor, os itens de crdito lqidos no vencimento, na
conta do fornecedor, tambm sero compensados com os itens do nvel de cobrana mais alto. necessrio
que cliente e fornecedor tenham o mesmo procedimento de cobrana.
Depois de a compensao de todas as partidas em dbito serem cobradas nos itens de crdito lqidos no
vencimento, para que a conta seja cobrada, necessrio que o resultado seja um saldo devedor.
Na cobrana, so listados todos os itens que fizeram parte da compensao.
Data de cobrana
A diferena entre a data de vencimento e a data de cobrana a seguinte:
Data de vencimento: dia que sucede aquele em que as obrigaes deveriam ter sido pagas.
Data de cobrana: dia em que as partidas em atraso so cobradas.
Toda partida cobrada deve estar em atraso, mas nem todas as partidas em atraso so cobradas.
De maneira geral, todas as partidas em atraso na data de emisso devem ser cobradas.
Se os perodos de carncia da partida individual so entrados no procedimento de cobrana, somente as
partidas em atraso que excederam o perodo de carncia devem ser cobradas.
Bloqueio de cobrana em itens e em contas
Se as partidas estiverem em atraso, mas houver um bloqueio de cobrana na partida, o sistema as colocar
na lista de partidas bloqueadas.
Se contas tiverem de ser cobradas, mas houver bloqueio de cobrana na conta, o sistema as colocar na
lista de contas bloqueadas.
Mtodo de cobrana de pagamento em item ou conta
Se as partidas estiverem em atraso, mas tiverem mtodo de cobrana de pagamento, o sistema geralmente
no as cobrar, pois a cobrana ser efetuada pelo programa de pagamento. Esses itens s sero cobrados se
apresentarem um bloqueio de pagamento.
Se as contas tiverem de ser cobradas, mas tiverem um mtodo de cobrana de pagamento nos dados
mestre, o sistema geralmente no faz a cobrana pois supe-se que o programa de pagamento est
encarregado da cobrana. Essas contas s so cobradas se tiverem um bloqueio de pagamento.
Nveis de cobrana para partidas individuais
Cada procedimento de cobrana tem at nove nveis de cobrana.
A redao da cobrana , em geral, influenciada pelo nvel de cobrana. Quanto mais alto o nvel de
cobrana, mais insistente o texto da cobrana.
Cada partida a ser cobrada tem um nvel de cobrana compatvel com os dias em atraso. Para notas de
crdito relacionadas com faturas, o nvel de cobrana extrado da fatura. De uma emisso de cobrana para

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outra, o nvel de cobrana s pode subir para o nvel seguinte, ou seja, nenhum nvel de cobrana pode ser
ignorado.
Ao preparar um procedimento de cobrana, o sistema prope o nmero de dias em atraso na tela de nveis de
cobrana. Para o primeiro nvel de cobrana, o sistema sugere o perodo de carncia da partida individual;
para todos os outros nveis, o sistema inclui o intervalo de cobrana, em dias, aos dias em atraso do nvel de
cobrana anterior.
Nota: Estes valores propostos podem ser sobregravados, mas isto no recomendvel.
Os procedimentos de cobrana com apenas um nvel de cobrana so denominados, no sistema, como
lembrete de pagamento. Os procedimentos de cobrana de nvel nico so utilizados para clientes muito
importantes e empresas pblicas, assegurando, desta forma, que s um lembrete de pagamento ser enviado.
Chaves de cobrana
A atribuio de chaves de cobrana a certas partidas evita que essas ultrapassem um determinado nvel de
cobrana.
Montantes mnimos por nvel de cobrana
O total de todas as partidas em um determinado nvel de cobrana deve ser maior que o montante mnimo
definido, e sua relao com todas as partidas em aberto deve ser maior que a porcentagem mnima.
Se no for este o caso, as partidas so definidas em um nvel de cobrana mais baixo.
Nota: em geral, os montantes e as porcentagens mnimas, em um nvel de cobrana mais alto, so maiores.
Mnimo de dias em atraso (conta)
necessrio que pelo menos um item tenha atingido o mnimo de dias em atraso por conta, ou a conta no
ser cobrada.
Nvel de cobrana em conta
A conta atinge o nvel de cobrana mais alto de todas as partidas a serem cobradas. Se todos os itens forem
cobrados com uma nica cobrana, o texto da cobrana ser definido de acordo com o nvel de cobrana da
conta.
importante observar que os nveis de cobrana ainda no foram entrados nos itens ou nas contas. Isto
ocorrer posteriormente, quando as reclamaes forem impressas. Neste ponto, no entanto, os nveis de
cobrana j esto estabelecidos.
Necessidade de cobrana
Uma vez determinados os dados de cobrana, o sistema verifica se realmente necessria a cobrana. Em
geral, se no houver modificaes nos dados de cobrana desde a ltima emisso de cobrana, no ser
necessrio enviar uma cobrana. Portanto, uma conta s cobrada se uma das seguintes condies for
cumprida:
se existirem modificaes nos dados de cobrana desde a ltima emisso de cobrana, ou
se a caixa cobrar sempre estiver marcada para o nvel de cobrana. Esta opo geralmente fica
marcada, para o ltimo nvel de cobrana, como um lembrete, ou se for um procedimento de
cobrana de nvel nico (lembrete de pagamento).
Uma regra especial se aplica a contas que esto em processo judicial de intimao. Se a data de incio do
processo judicial de intimao for entrada nos dados mestre da conta, a conta sempre ser cobrada:
se houver algum lanamento desde a ltima emisso de cobrana, ou
se a caixa cobrar sempre em processo judicial estiver marcada.

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Nota: o sistema no envia cobranas a clientes com processo judicial de intimao, mesmo que existam
modificaes nos dados de cobrana. Simplesmente no faz sentido enviar uma carta de cobrana a um
cliente que, obviamente, no respondeu s cobranas anteriores. Se uma conta em cobrana judicial for
cobrada de acordo com um dos critrios acima descritos, uma nota interna ser impressa em formulrio
especial e enviada ao departamento jurdico. Para evitar o esquecimento de partidas em aberto, lanadas
antes do incio do processo judicial de intimao, necessrio assinalar cobrar sempre em processo judicial.
5) Editando a proposta de cobrana
Editar a proposta de cobrana
Status:
Atualizar parmetros
o Parmetros foram inseridos
Programar emisso de cobrana
o Emisso de cobrana concluda
Modificar cobranas
o Dados da cobrana modificados
Depois de criada a proposta de cobrana pela emisso de cobrana, a proposta pode ser editada pelo
responsvel.
Para auxiliar no trabalho do responsvel, as seguintes listas podem ser impressas:
estatsticas de cobrana;
lista de cobranas;
contas bloqueadas;
partidas individuais bloqueadas;
histrico de cobranas.
Pode-se imprimir ou exibir na tela uma impresso de amostra.
As modificaes na proposta de cobrana so salvas.
Importante: se uma proposta de cobrana no for utilizada para a impresso de cobrana, ela tem de ser
eliminada. Caso contrrio, ela bloquear os itens selecionados, impedindo que sejam processados por outras
emisses de cobrana.
Editar os dados de cobrana
O responsvel pode:
bloquear uma conta na proposta de cobrana atual ou remover o bloqueio de cobrana;
bloquear uma partida individual na proposta de cobrana atual ou remover o bloqueio de cobrana;
rebaixar o nvel de cobrana de um item na proposta de cobrana atual;
modificar o sistema de cobrana e os dados de correspondncia de uma conta no registro-mestre.
Esta modificao no vlida para a emisso de cobrana atual;
modificar um documento.
Esta modificao no vlida para a emisso de cobrana atual.
Nota: somente as modificaes na proposta de cobrana so vlidas para a emisso de cobrana atual.
Nos dados mestre e documentos, o nvel de cobrana pode ser elevado ou rebaixado conforme desejado.
6) Imprimindo Notas de Cobrana

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Programando (scheduling) impresso


Status:
Atualizar parmetros
o Parmetros foram inseridos
Programar emisso de cobrana
o Emisso de cobrana concluda
Modificar cobranas
o Dados da cobrana modificados
Programar impresso de cobrana
o Impresso de cobranas concluda
O programa de impresso do procedimento de cobrana:
agrupa itens a serem cobrados em conjunto, de acordo com as regras de
agrupamento,
gera uma cobrana para cada grupo,
entra a data e o nvel de cobrana nos itens e contas cobrados.
Se clientes on-time forem cobrados, os dados de cobrana s sero atualizados nos itens.
As cobranas so impressas em uma seqncia definida por critrios de ordenao.
Agrupamento de cobranas
Itens a serem cobrados so agrupados em uma cobrana desde que tenham:
a mesma empresa;
a mesma rea de cobrana (caso sejam utilizadas reas de cobrana);
a mesma conta.
Itens em uma conta one-time, com o mesmo endereo, so agrupados numa cobrana nica.
Em uma cobrana, os itens so ordenados de acordo com os critrios de ordenao.
Agrupamento especial (I)

Cartas de cobranas separadas por nvel de cobrana


Chave de agrupamento
Processamento local

possvel agrupar itens de acordo com os seguintes critrios. Exemplos:


Cobranas por nvel de cobrana
Nas especificaes de uma determinada empresa do programa de cobrana pode-se selecionar se
uma cobrana separada ser impressa por nvel de cobrana. Se esse for o caso, o texto da cobrana
no ser selecionado pelo nvel de cobrana da conta, mas pelos nveis de cobrana dos itens
agrupados.
Chave de agrupamento
possvel inserir uma chave de agrupamento na conta do cliente/fornecedor para que os itens sejam
agrupados em cobranas, contanto que todos tenham o mesmo contedo nos campos atribudos
chave de agrupamento. Podem ser utilizados os campos das tabelas de ndices para partidas em
aberto BSID (clientes) e BSIK (fornecedores).
Processamento local (descentralizado)
Na relao sede/filial, os itens so lanados na conta da sede; assim, a sede normalmente recebe uma
cobrana referente a todas as partidas em atraso de suas filiais. Se estiver marcado processamento
local nas contas das filiais, a cobrana ser processada localmente, isto , as notificaes sero
enviadas s filiais.
Agrupamento especial (II)

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Pode-se usar o sistema de cobrana interempresarial para combinar partidas em atraso de diferentes empresas
em uma nica emisso de cobranas. As partidas em atraso de um cliente, existentes em diferentes empresas,
so cobradas em uma nica cobrana. As partidas so agrupadas de acordo com regras predefinidas, por
exemplo, por nveis, reas, e agrupamento de cobranas, e atribudas a uma ou mais cobranas. Esta
possibilidade elimina a necessidade de enviar a um cliente, uma cobrana separada para cada empresa.
Para cobrar diferentes empresas de uma s vez, preciso atribuir s empresas relevantes a uma empresa de
cobrana conjunta. Utiliza-se o procedimento de cobrana atribudo conta, na empresa de cobrana. A
freqncia e os bloqueios de cobrana so individualmente verificados, no apenas na empresa de cobrana.
Se uma data tiver sido definida para uma conta na empresa de cobrana, que marca essa conta para incluso
no processo judicial de intimao, isto tambm afetar as empresas dependentes.
Controle de texto de cobrana
Textos em itlico podem ser influenciados pelas variveis usadas nas frmulas do sistema de cobrana.
Os textos standard so usados para preencher um formulrio independente da empresa com o cdigo da
empresa ou os dados especficos da rea de cobrana. No exemplo acima, os textos standard so
denominados ADRS_HEADER, ADRS_SENDER, ADRS_SIGNATURE e ADRS_FOOTER. Eles devem
ser atribudos a uma empresa e a uma rea de cobrana (opcional).
O destinatrio da cobrana pode ter um endereo diferente da conta cobrada.
Se nos dados mestre no existir um especfico responsvel por cobranas, ser exibido o responsvel pela
contabilidade.
Dados no elemento de texto da cobrana: os juros de mora dependem do nvel da cobrana e so calculados
de acordo com um cdigo de juros. Podem ser utilizados montantes mnimos para juros. Para evitar que a
data de pagamento caia em um feriado, uma ID de calendrio de feriados atribuda ao procedimento de
cobrana. O total de todas as partidas vencidas de um determinado nvel de cobrana calculado e pode
ser usado no texto da cobrana.
Todos os itens so geralmente impressos nos nveis de cobrana mais altos, a fim de dar ao
cliente/fornecedor uma sntese de todo o saldo da conta. Itens com bloqueio de cobrana ou mtodo de
cobrana no so exibidos. No possvel imprimir todos os itens caso sejam selecionadas cobranas por
nvel de cobrana. Itens com chaves de cobrana especiais podem ser impressos em separado.
As taxas de cobrana dependem do nvel de cobrana e podem ter um montante fixo ou uma porcentagem
do montante cobrado. possvel definir um montante mnimo para as taxas de cobrana.
Pagamento anexado Formulrio, pagamento Aviso
As cobranas podem ser impressas com um formulrio de pagamento anexado para transferncia bancria
(Alemanha) ou pagamentos ESR (Sua). O cliente pode usar este formulrio de pagamento para pagar o
montante cobrado.
O formulrio de pagamento pode ser anexado notificao principal (ver acima) ou ser impresso em pgina
separada. Portanto, necessrio modificar o formulrio de notificao de cobrana, de modo a criar uma
janela para o formulrio de pagamento, ou ento, criar um formulrio separado para a pgina adicional.
A cobrana deve conter somente itens na moeda da empresa.
O programa de cobrana pode criar um aviso de pagamento com os itens da cobrana. Quando o cliente
pagar o montante cobrado, este aviso pode ser usado para atribuir a entrada de pagamento aos itens.

24

O nmero do aviso de pagamento tem 10 dgitos e comea com 08. O tipo de aviso de pagamento 08 deve
ser definido na configurao.
O nmero do aviso de pagamento pode ser impresso na cobrana e no formulrio de pagamento (por
exemplo, no campo de referncia).
Unidade 4: Correspondncia
1) Correspondncia - Viso geral
Correspondncia - Viso geral
Obs.: Correspondncia so avisos, notas geradas on-line e existentes em certas partes do SAP. Pode ser uma
correspondncia interna ou externa.
H muitas oportunidades para gerar correspondncia manual ...
Criao de documento
Visualizao/alterao de partida em aberto
Visualizao de saldo
Processamento de partida individual
Pagamento
... e para gerar automaticamente:
Procedimento perodo de conta bancria
Confirmao saldo
H vrios tipos de correspondncia no sistema:
Correspondncia peridica disparada pela especificao feita no dado mestre, tal como faturas e
procedimento de contas. O intervalo (semanal, mensal, etc) especificado no dado mestre do
cliente/fornecedor.
Em customizing, possvel configurar apropriada correspondncia para certos lanamentos, tal como
diferenas de pagamento.
O processo de criao de correspondncia compreende os seguintes passos:
1) Solicita a correspondncia necessitada. Aqui, o sistema inicialmente apenas avisa internamente qual
tipo de correspondncia pode ser criado.

2) Os tipos de correspondncia necessitados so impressos. Normalmente, correspondncias so criadas


automaticamente com uma freqncia particular, por exemplo, cartas de cobrana, declaraes de
conta, etc. Em certos casos, possvel imprimir certos tipos de correspondncia individualmente ou
sobre demanda.
A impresso necessitada enviada para o sistema de spool.
2) Tipos de correspondncia
O que um tipo de correspondncia?
Um tipo de correspondncia:
Representa um tipo de formulrio de carta no SAP
Necessita ser criado para cada tipo de correspondncia desejada
Os tipos de correspondncias standard:
Advertncia de pagamento: SAP01

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Demonstrao de conta: SAP06


Correspondncia individual: SAP10
Lista de partidas em aberto: SAP14
Definida pelo usurio

O tipo de correspondncia pode ser selecionado pelo usurio quando processa a transao de negcio ou so
usadas automaticamente de acordo com regras definidas pelo usurio ou sistema.
Componentes de tipos de correspondncia
Pode-se definir as seguintes informaes para os tipos de correspondncia:
Informao exigida
o Nmero de conta
o Nmero do documento
Se um texto adicional pode ser includo no formulrio
Se a correspondncia pode ser usada em data empresa
o Estabelecer relao interempresas com a correspondncia da empresa
O nmero de dados de campos obrigatrios

Os seguintes dados so necessrios para os diferentes tipos de correspondncias:


Correspondncia
Dado obrigatrio
Advertncia de pagamento
Nmero documento
Declarao bancria
Nmero de conta e data
Declarao de encargos de letra de cmbio
Nmero de documento
Documentos internos
Nmero de documento
Carta individual
Nmero de conta
Extratos de documento
Nmero de documento
Esses dados so entrados manualmente pelo usurio ou determinado automaticamente pelo sistema aps o
usurio ter selecionado o tipo de correspondncia relevante.
Dados de diferente empresas podem ser combinados em uma carta.
Selecione o Cross Company checkbox no tipo de correspondncia e atribui a empresa para
correspondncia de empresa no IMG. Pode-se usar os seguintes tipos de correspondncia cross company:
Advertncia de pagamento
Demonstrao de conta
Declarao de encargos de letra de cmbio
Documentos internos
Carta individual
Extratos de documento
Imprimindo correspondncia

Cada tipo de correspondncia tem um programa de impresso de correspondncia


Cada programa de impresso tem uma variante de seleo:
o Contm parmetros para gerar a correspondncia desejada
o Utilizado para a criao de correspondncia automaticamente

Correspondncia
Advertncia de pagamento
Declarao bancria
Declarao de encargos de letra de cmbio
Documentos internos

Programa de impresso
RFKORD00
RFKORD10
RFKORD20
RFKORD30

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Carta individual
Extratos de documento
Declarao de clientes

RFKORD40
RFKORD50
RFKORD11

Em mais um passo, ser definido o formulrio SAPScript que usado pelo programa para criar a
correspondncia. Um tipo de correspondncia pode ter diferentes formulrios de carta. O cdigo do
formulrio atribudo para a variante de seleo para se certificar que a carta correta ser impressa.
Atribuindo transao para tipos de correspondncias
Pode-se especificar quais tipos de correspondncia podem ser usadas em conjunto com vrias funes online. Sendo assim ir influenciando a escolha no formulrio durante o processamento on-line.
Por exemplo, advertncia de pagamento somente pode ser selecionada para transao de pagamento,
declarao de conta pode ser selecionada em entrada de documento, etc.
Faa a especificao dependente da empresa. Se nenhuma entrada existe para uma empresa, os tipos de
correspondncias especificados sem empresa sero oferecidos.
Atribuindo tipos de correspondncias e razes/motivos
Para os diferentes grupos de tolerncia para seus parceiros de negcios, especificado o tipo de
correspondncia default em casos de diferenas de pagamento.
Se voc quiser sempre emitir o mesmo tipo de correspondncia, entre o tipo de correspondncia no campo
Message Requirement. Se voc quer escolher o tipo de mensagem durante o pagamento, deixe o campo em
branco.
Se voc esta usando diferentes tipos de correspondncia dependendo do cdigo de motivo, selecione o
checkbox According to Reason Code. Na tela de motivo, voc ento define o tipo de correspondncia para
cada motivo.
O aviso de pagamento somente criado de acordo com o motivo, desde que todos os motivos possuem o
mesmo tipo de correspondncia. Se o motivo ocorre com diferentes tipos de aviso de pagamento, o tipo de
aviso de pagamento definido para o mesmo grupo de tolerncia enviado. Desta forma, voc deve abranger
todos os tipos de motivos.
Se motivos ocorrer sem aviso de pagamento determinado, o sistema novamente usa o grupo de tolerncia
para determinar o tipo de aviso de pagamento.
Unidade 5: Clculo de Juros
1) Fundamentos de Clculo de Juros
Tipos de clculo de juros
Clculo de juros no sistema SAP
Clculo de juros sobre saldo
Razo, Clts., Frns.
Moedas

Tipo clc. Juros


Conta normal
Base de clculo

Juros de mora
Contas a receber e a pagar
Clculo de juros sobre partidas

O sistema SAP tem dois tipos de clculo de juros:


Clculo de juros sobre saldo - aplicado sobre todo o saldo de uma conta do Razo ou de cliente,
aplicando-se uma determinada taxa de juros em um determinado perodo de tempo.

27

Juros de mora - so aplicados sobre partidas individuais em contas a receber ou contas a pagar.
Uma determinada taxa de juros aplicada a partidas que ainda esto em aberto ou no esto pagas
em uma determinada data.

2) Configurando Clculo de Juros


Configurando clculo de juros

Cdigo de clculo de juros


Condies gerais
Condies temporais
Taxas de juros
Determinao de contas

Configurar os programas de juros significa trabalhar com cinco importantes reas:


Os tipos de clculo de juros definem parmetros bsicos utilizados no clculo. Para calcular os juros de uma
conta (Razo, cliente, fornecedor), os dados mestre da conta em questo devem conter o cdigo de clculo de
juros apropriado.
As condies gerais indicam outros parmetros de funcionamento de cada cdigo de clculo de juros.
As condies temporais definem as datas de validade e as relaes com as taxas de juros.
Determinao de contas estabelece em que contas os resultados de um clculo de juros sero lanados (se
necessrio).
Cdigo de clculo de juros
ID juros
01
02
03
04
05

Descrio
Clc.juros s/part.standard
Clc.juros s/saldo standard
Cond.3 clc.juros saldo
Cond.2 clc.juros s/part.
Cond.3 clc.juros saldo

Tipo clc. Juros


P
S
S
P
S

Descrio
Clc.juros s/part.
Clc.juros s/saldo
Clc.juros s/saldo
Clc.juros s/part.
Clc.juros s/saldo

Cdigos de clculo de juros estabelecem parmetros bsicos a serem usados pelo sistema SAP no clculo de
juros. preciso lembrar que a cada ID de juros deve-se atribuir um tipo de clculo de juros, indicando se
para clculo de juros sobre saldos ou sobre partidas.
Todas as contas, para as quais o SAP calcular juros, devem ter um cdigo de juros em seu registro mestre.
O SAP exige um cdigo de clculo de juros separado para cada combinao de variveis de juros, como
periodicidade de clculo, tipo de calendrio, moeda, taxa de juros etc.
Condies gerais
Define os principais parmetros do clculo de juros
Cdigo clculo juros
02
Indica um determinado conjunto de condies de juros
Periodicidade clc.juros
3
Determina a periodicidade do clculo de juros
Dia da liquidao
1
Define o dia do ms em que os juros so calculados
Tipo de calendrio
G
Indica a base de clculo dos juros: 30/360, 30/365, real/360,
real/365
Outras opes
Condies gerais definem os parmetros financeiros de cada cdigo de clculo de juros.
Por exemplo, cada cdigo usa um tipo especfico de calendrio, que controla a base e o perodo usado para
clculo dos juros.
Outras condies gerais controlam os limites mximo / mnimo de lanamentos de juros, bloqueios de sada
de pagamentos, definio de condies de pagamento e controle de formulrios.

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Condies de juros temporais


As condies de juros temporais diferem das condies gerais pelo fato de terem datas de validade.
Elas definem, por exemplo, os juros de referncia aos quais um clculo associado e o gio (ou margem de
cmbio) aplicado aos juros de referncia em questo. Se a taxa LIBOR de 3 meses (taxa do London
Interbank) for lanada como a taxa de juros de referncia e for lanado um gio de 3%, quando a taxa
LIBOR for 3,75%, a taxa para o clculo dos juros ser de 6,75%. Se no forem lanados juros de referncia
(como acima), usa-se no clculo s a taxa de gio (3%).
O campo "montante a partir de" indica que a(s) taxa(s) s se aplica(m) a saldos acima de um determinado
montante em dlares. Juntamente com os nmeros seqenciais, o usurio do SAP pode usar este recurso para
criar taxas de juros "escalonados', onde os juros sobre saldos at um determinado montante so calculados
com uma determinada taxa, e os juros sobre saldos acima daquele montante so calculados com uma taxa
diferente.
Juros de referncia
O sistema SAP permite ao usurio preparar juros de referncia. Alm de um ID de taxa de juros, o usurio
pode fornecer textos descritivos e textos breves, uma data efetiva, uma moeda e um centro financeiro.

Valores de juros de referncia


Para cada juro de referncia so registrados periodicamente um valor e uma data de validade. Todos os
montantes dirios permanecem em vigor at ser registrada uma nova data de validade relativa aos mesmos
juros de referncia.
Determinao de contas
A determinao de contas no SAP comea com transaes contbeis predefinidas, acessadas quando o
usurio executa os programas de clculo de juros.
Quando a operao combinada com modificadores opcionais, como a empresa e o cdigo de juros, o SAP
determina as chaves de lanamento e os smbolos de contas.
Os smbolos de contas, quando combinados com modificadores como o plano de contas e a moeda, indicam
as contas do Razo (ou fornecedor ou cliente) onde as operaes de juros so lanadas. O uso de smbolos de
contas permite s sociedades com diferentes planos de contas e moedas usar as mesmas transaes contbeis.
Execuo do clculo de juros
H diferentes caminhos para calcular juros:
Item clculo juros (calcular juros de mora)
o Calcular juros somente em partidas compensadas e lanar os juros
o Calcular juros em partidas em aberto e compensadas e lanar os juros
o Calcular juros em partidas em aberto e/ou compensadas sem lanar os juros
Saldo da conta do clculo de juros
Limitar a quantidade de contas includas no clculo de juros atravs da entrada de intervalos ou valores
individuais relativos ao plano, nmero da conta, empresa, cdigo de juros e diviso. Geralmente, s so
includas contas com um cdigo de juros no registro mestre e que so administradas com exibio de partidas
individuais.
Pode-se tambm entrar o perodo de clculo dos juros, data do ltimo clculo e outras opes.

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A sada do programa exibe uma escala de juros para cada conta. Deve-se selecionar os nveis de
compactao para determinar o nvel de detalhamento da escala de juros.
Para monitorar a execuo do programa de clculo de juros (ou talvez descobrir por que ele no funcionou
como previsto), pode-se fazer com que o sistema registre a execuo. Limitar o registro a um pequeno
nmero de contas do Razo, pois a impresso pode ser demorada.
Executar o programa como um job em background. Configurar o cdigo "Lanar juros" de modo que os
lanamentos sejam feitos automaticamente.
Unidade 6: Especfico Pas
1) Administrao de cheques
Administrao de cheques

Processamento de cheques
Invalidao de cheques

Existem 3 "documentos" envolvidos no processo de pagamento...


Faturas de fornecedor
o entradas diretamente em AP ou geradas por meio do ciclo PO.
Documentos de pagamento
o registram o pagamento da fatura e liqidam a fatura pendente.
Cheques
o estoque de cheques previamente impressos
o nmero de cheque gerado no sistema SAP
Para imprimir um cheque no sistema SAP, uma responsabilidade, ou seja, uma fatura tem de existir no
sistema.
O processo de pagamento cria um documento que registra o pagamento da responsabilidade e liqida a fatura
pendente.
A criao do cheque uma etapa separada da criao do documento de pagamento. Quando o cheque
criado, o documento de pagamento e a fatura pendente so atualizados com o nmero do cheque, as
informaes bancrias, bem como com o destinatrio do cheque.
Se ocorrerem erros, os usurios tero de decidir se o cheque precisa ser reimpresso ou invalidado, ou se o
cheque e o documento de pagamento precisam ser respectivamente, invalidados e revertidos.
Documentos de pagamentos e cheques
H vrios mtodos para criao de documentos de pagamento e informaes de cheque...
Documento de pagamento:
o Criado manualmente
o Programa de pagamento automtico

Informaes de cheques
o Criadas manualmente
o Criadas manualmente e junto com o documento de pagamento
o Programa de pagamento automtico; programa de impresso de cheques

Existem trs maneiras de se pagar uma fatura no sistema SAP:


o programa de pagamento automtico cria, automaticamente e em conjunto, documentos de
pagamento e cheques. Utiliza-se este procedimento para pagar vrios fornecedores de uma s vez.

30

"lanamento e impresso de formulrios": cria documentos de pagamento e cheques individuais. O


usurio seleciona, manualmente, as faturas a serem pagas. Utiliza-se este procedimento para pagar
um fornecedor ou uma determinada fatura.
Exemplo: O fornecedor em pessoa que est solicitando um cheque.
"lanamento": cria documentos de pagamento individuais depois que o usurio, manualmente,
selecionar as faturas a serem pagas. Como antes, este procedimento utilizado para pagar um
fornecedor ou uma determinada fatura por meio do uso de cheques previamente impressos,
manualmente preenchidos ou datilografados, por exemplo, a impressora de cheques est desativada e
o chefe precisa de um cheque. Neste caso, preencher o cheque na mquina de escrever.
Posteriormente, retornar ao sistema SAP para criar o documento de pagamento e, em seguida,
atribuir a ele um nmero de cheque, visto que o cheque no tinha sido produzido pelo sistema SAP.

Informaes de cheques

Dados bancrios
o Banco da empresa e chave do banco
o ID e n de conta
o Nome e cidade do banco
Destinatrio do cheque
o Nome
o Cidade
o Pas
o Regio
Informaes de cheques
o Nmero do cheque
o Data de pagamento
o Moeda e montante pago
o Montante do desconto
o Data de resgate do cheque

Estas so as informaes obtidas no documento de pagamento e na fatura, quando o cheque for criado.
Invalidao de cheques e cancelamento de pagamentos
Motivo
Somente cheques!
Invalidar um cheque emitido
Invalidar um cheque no-usado

Cenrio empresarial

Invalidar e reimprimir cheques

Cheque rasurado durante a impresso

Invalidar informaes da execuo de


programa de pagamento
Renumerar cheques

Sada de cheques do estoque

Cheques e documentos de pagamentos!


Invalidar cheque e cancelar pagamento

Fazer pagamento em dinheiro


Roubado, acidentalmente danificado

Impresso incorreta no cheque


doc. Fatura ou fornecedor pagos incorretamente

Os cheques podem ser invalidados antes da impresso em funo de serem:


acidentalmente danificados;
roubados;
destrudos.
Os cheques podem ser invalidados aps a impresso em funo de serem:

31

desnecessrios devido a pagamento vista;


danificados durante a impresso;
usados para impresso de teste.
Em qualquer caso, preciso determinar se o documento de pagamento tem de ser tambm revertido. No
sistema, existe a opo de:
estornar o cheque;
estornar o cheque, depois, estornar, em separado, o documento de pagamento;
estornar, simultaneamente, o cheque e o documento de pagamento.
Motivo da invalidade do cheque

Um motivo da diferena pode ser definido para cada tipo de invalidao


Os cdigos gerados pelo sistema so usados pelo programa de impresso

Para invalidar um cheque necessrio um motivo da invalidade. O sistema SAP fornece motivos standard de
invalidade; contudo, de acordo com a necessidade, os usurios podem definir motivos adicionais da
invalidade. Para isto, se determina se o motivo da invalidade usado ou no pelo programa de impresso.
Na invalidao de um cheque, o documento de pagamento, a fatura original e o registro de cheques so
atualizados. Durante a reverso do documento de pagamento, um novo documento de estorno criado.
Registro de cheques
O programa de registro de cheques, RFCHKN00, fornecido junto com o programa ABAP standard.
um relatrio dinmico que fornece as seguintes informaes:
todos os cheques;
cheques pendentes;
cheques pagos;
cheques invalidados.
O relatrio tambm pode ser executado por meio de:
execuo de programa de pagamento;
datas de emisso/criao/desconto de cheques.
Cheques descontados on-line

Os cheques so marcados como "descontados" no registro de cheques.


Um documento de compensao criado.
O documento de pagamento e a fatura original so atualizados com a data de "resgate".
Os dados do cheque compensado podem ser manualmente inseridos, ou automaticamente carregados
por meio do programa RFEBCK00.

O programa de confirmao do banco de cheques descontados usado para registrar os cheques


descontados pelo banco, manualmente. Este processo pode ser feito automaticamente com os dados
fornecidos pelos bancos usurios por meio do programa RFEBCK00.
Uma vez recebida a notificao de que o cheque foi descontado, este programa move o montante do cheque
da conta transitria de cheques para a conta de cheque descontado.
Este procedimento atualiza o documento de pagamento, a fatura original e o registro de cheques com a data
de resgate do cheque -- a data de desconto do cheque.

32

A conta transitria de cheques configurada no programa de pagamento e a conta de cheque descontado


configurada no banco da empresa. A conta transitria de cheques deve ser administrada por partida em
aberto.
???Pg. 248 RFEBCK00
2) Lockbox
Viso geral.
O lockbox um servio que os bancos oferecem para facilitar a ordely collection e o processamento de
pagamento. Ao invs de enviar seus pagamentos para seu escritrio, clientes enviam seus pagamentos e
cobranas diretamente para o banco local, normalmente uma caixa postal.
Despendendo do servio oferecido pelo banco, o arquivo de lockbox conter as seguintes informaes:
Nome do cliente
Cdigo do cliente no SAP
Nmero MICR do cliente (Nmero de encaminhamento (routing) do banco e nmero da conta)
Validao de montante
Nmero da fatura
Data pagamento
Montantes pagos/descontos por fatura
Razes dos descontos
As vantagens de usar o lockbox incluem reduo no tempo de processamento no departamento de
contabilidade, aumento do fluxo de caixa, e diminuio no custo do processo.
Fluxo de Capitais
Clientes enviam suas validaes e cobranas de pagamento para seu lockbox.
O banco processa as validaes, credita os montantes na sua conta de banco, e envia a voc um detalhado
arquivo de dados, juntamente com um total dirio.
O programa de importao do lockbox lana uma entrada de conta razo para atualizar a tesouraria da
empresa e criar um arquivo de cobrana da entrada do banco. A cobrana comparada com as partidas em
aberto de clientes nas contas a receber. Correspondentes partidas so compensadas. Qualquer validao que
no for totalmente processada pelo processo de importao do lockbox ento processada manualmente no
processo de lanamento.
EDI/ANSI Fluxo de dados do Lockbox
Clientes enviam seus pagamentos para um lockbox. O banco recolhe os dados e envia uma mensagem ANSI
823 para o usurio SAP do servidor EDI. O servidor traduz a mensagem usando uma interface EDI standard
no Idoc (Intermdio documento) e a envia para o servidor SAP.
Uma vez que a mensagem seja recebida pelo servidor SAP, os dados so armazenados na tabela Lockbox
FINSTA01.
Ao mesmo tempo, lanado um programa para executar as seguintes tarefas:
Salvar a validao das informaes no extrato bancrio
Criar cobrana contendo os detalhes de validao, tal como o montante de pagamento, nmero da
fatura, e nmero do cliente
O programa lockbox executado e o pagamento da cobrana compensado contra partidas em aberto de
clientes.

33

Formatos de arquivo Lockbox


Os arquivos de dados de banco normalmente seguem o formato standard no setor bancrio: BAI ou BAI2.
O formato BAI fornece dados bsicos, como validao de nmero, validao de montante, nmero do banco,
e nmero da fatura.
O formato BAI2 fornece mais detalhes, como montante de pagamento e desconto por fatura, e a razo para o
desconto.
Nota: Os dois formatos podem variar um pouco de banco para banco.
Nmeros MICR so nmeros standard usados pelos bancos. Nmeros MICR so listados na parte inferior do
cheque e consistem em duas partes:
O nmero de encaminhamento (routing) (nmero de trnsito), ou seja, um nmero que identifica um
banco nico, e o nmero da conta bancria do cliente.
Manter informao de clientes MICR manualmente ou automaticamente permite receber pagamentos
a serem atribudos mais facilmente. Essa informao includa no dado mestre do cliente sujeito a
detalhes bancrios.
No SAP, esses formatos so armazenados no dicionrio ABAP como estrutura de tabelas:
Formato BAI: FLB01 FLB09
Formato BAI2: FLB24 FLB26
Entrada de Lanamento Lockbox
O programa de importao lockbox mais freqentemente configurado para lanar entradas em fundos
lqidos e em conta de entrada em caixa no-aplicada. Quando as informaes do aviso de pagamento so
liqidadas nas partidas em aberto do cliente, a partida em aberto e o lanamento na conta de entrada em
caixa no-aplicada so liqidados.
Todos os cheques no-aplicados permanecem na conta de entrada em caixa no-aplicada, e precisam ser
processados manualmente na operao de ps-processamento.
Processamento de Aviso de Pagamento
O aviso de pagamento contm informaes detalhadas sobre uma entrada de pagamento. A quantidade de
detalhes em um aviso depende das informaes fornecidas pelo banco. Informaes bancrias mais
detalhadas levam a uma taxa maior de compensao automtica.
Um aviso de pagamento pode incluir as seguintes informaes: nmero MICR do cliente (cdigo bancrio e
nmero de conta), montante do cheque, nmero das faturas, data de pagamento, montantes de
pagamento/dedues por fatura e motivos do pagamento a menos.
O programa de importao lockbox utiliza informaes detalhadas do aviso de pagamento para,
automaticamente, pesquisar e comparar partidas em aberto do cliente. O nmero de documento no aviso de
pagamento comparado com o nmero de documento do file da partida em aberto do cliente. Portanto, so
necessrios dados precisos de aviso de pagamento para que ocorra a compensao automtica.
Se o cheque tiver sido aplicado ou parcialmente aplicado, o aviso eliminado do sistema aps o
processamento. Se o cheque no tiver sido processado ou colocado na conta do cliente, o aviso mantido no
file para processamento posterior.
Ps-processamento: status do cheque
A funo de ps-processamento requer a reviso do status dos cheques aplicados por meio da funo
lockbox. preciso liqidar manualmente todos os cheques que estiverem na conta do cliente ou no-

34

aplicados nas contas de clientes. Cheques tm quatro status: aplicado, parcialmente aplicado, em conta ou
no-processado.
A tela de sntese lockbox detalha o volume de cheques em cada categoria. De acordo com o status do cheque,
o usurio determina o que precisa ocorrer para aplicar o cheque.
Por exemplo, se o banco indexou o nmero de fatura incorreto, o programa de importao lockbox lana o
pagamento em conta. Na etapa de ps-processamento, a empresa acessa o aviso de pagamento e corrige o
nmero de documento. Ao gravar as modificaes, a funo ps-processamento liqida as partidas em
aberto, elimina o aviso de pagamento e define o status do cheque como aplicado.
Cheques parcialmente aplicados talvez necessitem de ps-processamento. Por exemplo, um cheque pode
ter pago cinco faturas, mas uma estava incorretamente indexada. As primeiras quatro faturas so liqidadas.
O montante do pagamento referente quinta fatura ser colocado na conta e ter de ser processado
posteriormente para liqidao.
Qualquer pagamento que no puder ser identificado pelo nmero MICR do cliente, ou pelo nmero de
documento, permanecer como no-processado. Depois que o pagamento for pesquisado, e o cliente e a
fatura forem identificados, tal pagamento ser aplicado durante o ps-processamento.
Parmetros de Controle
A tela de parmetro de controle lockbox determina o formato de importao, BAI, BAI2 e ANSI/IDoc (para
clientes da verso 4.0) e os tipos de lanamentos gerados pelo programa lockbox. Esses parmetros de
controle so necessrios importao do file lockbox enviado pelo banco.
O file de dados lockbox engloba os registros de dados. Os principais registros lockbox so o tipo 6 e o tipo 4:
Registros tipo 6 identificam o cdigo bancrio MICR, nmero do cheque, montante e nmeros de
fatura no final do registro.
Registros tipo 4 atuam como registro de estouro das faturas adicionais pagas pelo mesmo cheque.
Formato de registro BAI: determina o comprimento dos nmeros de documento (10 no sistema SAP
standard) e a quantidade de nmeros de documento em registros tipos 6 e 4 do file BAI. necessrio
que o banco concorde com esta informao de formato.
Formato de registro BAI2: desnecessrio especificar o comprimento do documento ou a quantidade de
nmeros de documento nos registros tipos 6 e 4. Isto porque o file BAI2 projetado para que cada nmero
de documento esteja em um registro tipo 4 diferente, com seu pagamento correspondente e montantes de
deduo. necessrio que o banco concorde com esta informao de formato.
Dados ANSI enviados para a interface IDoc apiam segmentos de dados de lockbox, cheque e informaes
de remessa. Esses so acessados pelo tipo de IDoc FINSTA01 com o tipo mensagem lgica LOCKBX.
Dados de Lanamento
Na tela de dados de lanamento, devem ser configuradas as informaes sobre os proprietrios do lockbox e
os tipos de lanamentos gerados.
Devem ser determinados os dados bancrios lockbox; a empresa proprietria do lockbox; o banco e a conta
de origem dos dados; e as contas do Razo usadas para contabilizar os lanamentos.
preciso definir os parmetros de lanamento adicionais: os tipos de documento utilizados para criar os
documentos de lanamento e as chaves de lanamento.
Programa de importao lockbox

35

A tela de importao lockbox onde o usurio informa ao sistema R/3 a origem dos dados e de que forma
deseja que eles sejam processados. Devem ser determinados o nome do file de dados, o formato do file e a
forma como os montantes de pagamento sero liqidados nas partidas em aberto.
Nmeros de fatura: possvel definir nmeros de fatura como sendo o nmero de documento ou o nmero
de referncia. Dependendo da definio do nmero de fatura da empresa, possvel selecionar a forma
como o sistema deve comparar partidas em aberto; por nmero de documento, por nmero de referncia,
primeiro pelo nmero de referncia, depois pelo nmero de documento ou vice-versa.
Verificao ampliada de fatura: quando selecionado, este recurso verifica se todos os nmeros de fatura
pertencem ao mesmo cliente ou a grupos de clientes vinculados uns aos outros.
Classificao contbil adicional: se necessrio, e se o usurio quiser atribuir tais valores a todas as partidas
individuais de contas bancrias e subcontas, possvel adicionar, para cada cheque no file lockbox, uma data
efetiva, diviso e/ou centro de lucro.
Nota: na execuo do programa lockbox, so verificadas as tolerncias do cliente estabelecidas em FI para
determinar se a "diferena muito grande para compensao". Portanto, essas tolerncias representam um
fator determinante para o sistema liqidar a partida em aberto ou coloc-la "em conta".
Nota: para formatos BAI2 e EDI, se o pagamento tiver um motivo da diferena que reflita uma baixa em
conta, o item liqidado e a diferena associada com esse motivo da diferena lanada em uma conta de
baixa.
Unidade 7: Relatrio Standard na Contabilidade do Razo Geral, Contabilidade de Contas a Receber
e Contabilidade de Contas a Pagar
1) Sistemas de informao
Onde esto os relatrios?
Pode-se encontrar os relatrios desejados em vrios lugares do sistema:
Sistema de informao de cada rea
Relatrios esto includos no menu baseado no usurio (Favoritos)
Em Sistema > Servios > Relatrios. Informe o nome do relatrio ou use F4 help para procurar o
nome do relatrio.
Nomes de relatrio
Relatrios: RFK* (fornecedores)
RFD* (clientes)
RFS* (contas do razo)
RFB* (para documentos de relatrios)
Existem 2 tipos de relatrios:
Relatrios de anlises das demonstraes financeiras baseiam se nas estruturas hierrquicas das
contas contbeis, denominadas Verses do Balano, as quais esto gravadas na contabilidade
financeira. O sistema fornece a opo de executar, a qualquer momento, anlises de diferena
baseadas nos dados de perodos anteriores (comparaes anuais, semestrais, trimestrais e mensais).
Relatrios de pesquisa Os itens da estrutura do balano L/P so inseridos nos relatrios de pesquisa
conforme necessrio. possvel, por exemplo, de acordo com os saldos das demonstraes
financeiras, determinar o ndice de liquidez ou os ndices da estrutura do balano L/P.
Sistema de Informao de Contas a Pagar: Relatrios para Contabilidade de Contas a Pagar
O sistema de informao de contas a pagar dividido em relatrios para:

36

Saldo de fornecedor
Partidas de fornecedor
Dados mestre
Transaes de pagamento

2) Variantes e variveis
Salvar variantes:
Ir para > Variantes > Salvar variantes
Propriedades:
Campo Somente para processamento em background permite que a variante seja usada somente
em background.
Campo Variante protegida permite que somente o criador possa alter-la.
Variantes de sistema somente so visualizadas no catlogo e no no F4 help se for selecionado o cdigo
relevante.
Variantes de relatrio: Seleo de variveis
Normalmente, os seguintes 2 tipos de variveis de seleo so suportados (mas no para cada critrio de
seleo):
Tabela de variveis TVARV
Clculo de dados dinmicos
Tabela de variveis
Tabela de variveis de TVARV: usa-se essas variveis quando armazenado informaes estatsticas que
podem ser usadas em diferentes relatrios.

Clculo de dados dinmicos


O pr-requisito para usar essas variveis que o critrio de seleo correspondente no programa seja do tipo
D (data). Se alterar a varivel de seleo do tipo T para tipo D, o campo nome das variveis no pode ter
novas entradas. Voc s pode definir valores de entrada usando help.
Unidade 8: List Viewer (Relatrios ALV)
1) Design SAP List Viewer
SAP List Viewer: Item lista
O SAP List Viewer uma ferramenta de visualizao genrica que cria uma lista ergonmica standard dos
dados pr-definidos, provendo uma interface uniforme e lista preparao de funes.
Pode ser usado para visualizar listas seqenciais simples ou hierrquica.
Possui um nmero de funes interativas como ordenao, sumarizao, filtros, etc.
SAP List Viewer: Visualiza/altera documentos
Fornece as seguintes funes para visualizar e alterar documentos:
Seleo de detalhe: selecione o item e ento selecione o cone culos (ou duplo clique) para
visualizar o documento individual. Para alterar selecione o cone lpis.

37

Seleo de itens: marcando do lado esquerdo. Para selecionar mltiplos, selecione um item e depois
Ctrl e selecione outro item.

SAP List Viewer: Funes Genricas


Segue algumas das funes genricas
Seleo de colunas
Sumarizao
SAP List Viewer: Visualizao de variantes e campos
Possibilita a visualizao e criao de variantes prprias.
Lista Clssica e Controle de Grid no item lista
Na visualizao da lista, pode escolher entre a lista clssica ALV e o controle grid ALV (design de grid).
Como algumas listas, no possvel alternar entre os dois layouts; esta uma caracterstica especial do item
lista.
A lista clssica ALV visualizada quando nenhuma configurao especfica foi feita.
O design do controle grid tem proporcionado texto e especialmente til quando voc exibir contas
individuais online para servios internet oferecidos pelos programas SAP.
Parmetros de usurio para a lista
Pode-se visualizar ou alterar configuraes usando a transao FB00 ou SU3.

2) Seleo
Item lista
Pode-se usar especfico critrio de seleo para escolher itens que quer avaliar.
Em adicional, pode-se escolher tambm, para lista de sada, os seguintes:
Layout
Mximo de nmero de itens
Seleo de Contas do Razo, Fornecedor e Cliente
.
.
Seleo usando Search Help
.
.
Seleo de item
.
.
Sede/Filial
.
.
Seleo pela Data Devida
.
.

38

Tecla de cones
.
.
A atribuio de campos como campo de ordenao
.
.
3) Alterando o layout da tela
Layout
.
.
Layout Standard: Default e Layout Inicial
.
.
Layout especfico de usurio
.
.
Unidade 9: Relatrio Drilldown em FI
1) Arquitetura do Relatrio Drilldown
Relatrio de Pesquisa (Relatrio Drilldown)
.
.
Usando o Report Painter
.
.
Tipos de formulrio: Relatrio de Pesquisa (Relatrio Drilldown) em FI
.
.
Arquitetura do Relatrio de Pesquisa (Drilldown)
Nas definies de relatrio podem ser includas caractersticas, ndices e formulrios. Um relatrio um
nmero de interativo, controlveis relatrios de listas e grficos que podem ser exibidos na tela.
O relatrio de pesquisa contm funes usuais para navegao pelo conjunto de dados. Por exemplo,
prxima etapa, prximo objeto de uma etapa, ocultar uma etapa, lista detalhada, lista expandida. Contm
tambm vrias funes adicionais para processamento de relatrio interativos, por exemplo, dados de
ordenao, condies de definio ou listas ranking. O programa tambm permite enviar listas de relatrio
(por fax, por exemplo), coloc-las na Internet ou transferi-las como um file para o Word ou Excel.
Alm das funes de dilogo para exibio de relatrio, existem muitas funes para impresso de relatrios
de pesquisa que permitem ao usurio estruturar o layout de impresso dos relatrios para adapt-los s
necessidades do momento. Por exemplo, podem ser inseridas quebras de pgina, cabealhos e rodaps, ou
texto sublinhado.
Um formulrio define o contedo bsico e o desenho tcnico das listagens de relatrio. Pode ser visto como
um componente semi-acabado de um relatrio, que ser completado mais tarde, com caractersticas e ndices,
quando o relatrio estiver definido. As caractersticas fazem parte do formulrio e do prprio relatrio. Os
ndices podem ser marcados no formulrio ou no relatrio.
2) Campos e ndices
Campos e Valores dos Campos
.
.

39

ndices
.
.
Lista Drilldown (lista expandida) / Lista detalhe
.
.
3) Tipos de Formulrios
Diferentes Tipos de Formulrios
Os seguintes tipos de formulrios:
Formulrio com apenas uma coordenada e sem ndices:
Se usar um formulrios com uma coordenada sem ndices, pode-se definir cada formulrio de
colunas ou linhas como campos. Quando acessa a tela inicial, o sistema visualiza uma lista vazia,
contendo apenas colunas.
Formulrio com apenas uma coordenada, com ndices:
Se usar formulrios de uma coordenada com ndices, definir cada formulrio de colunas ou linhas
como ndices e campos. Quando acessa a tela inicial, o sistema visualiza uma lista vazia, contendo
apenas linhas.
Formulrio com duas coordenadas, com ndices:
Se usar formulrios com duas coordenadas, com ndices, pode-se definir o formulrio de colunas ou
linhas como ndices e campos. Quando acessa a tela inicial, o sistema visualiza uma lista vazia
contento linhas e colunas. O usurio decide se os ndices sero exibidos em colunas e as
caractersticas em linhas, ou vice-versa. Isso depende do que ser apresentado no relatrio.
Uma coordenada sem ndice
Ao criar um formulrio, o usurio determina o nome e tipo respectivos.
Em um formulrio com uma coordenada e sem ndices, as colunas so definidas somente com caractersticas.
Os campos que so selecionados no formulrio definem o contedo da coluna.
Pode-se tambm executar clculos com a ajuda de uma frmula (por exemplo, desvio, como a diferena
entre o ano atual e o exerccio anterior).
A seleo de ndices e das caractersticas de pesquisa (que so os campos com valores usados para navegao
pelo relatrio) feita na definio do relatrio (por exemplo, os campos de diviso, nmero de conta).
A lista expandida (lista drilldown) contm duas linhas de cabealho da coluna. Os ndices esto na primeira
linha e os campos que voc seleciona no formulrio esto listados abaixo. Os valores para os campos
drilldown esto na linha.
Na lista de detalhe, os campos escolhidos no formulrio esto contidos na coluna, e os ndices esto contidos
nas linhas. A lista de detalhe visualiza os resultados de um valor do campo selecionado (por exemplo, ativos
em construo por diviso).
Uma coordenada com ndice
Em um formulrio com uma coordenada com ndice, o ndice integrado com campos nas linhas do
formulrio.
Na definio do relatrio, somente os campos drilldown so escolhidos.
Na lista expandida (lista drilldown), os ndices integrados com os campos so as colunas do formulrio, e os
valores dos formulrios dos campos drilldown as linhas.
A lista de detalhe tem uma coluna e contm o valor do campo selecionado para o relatrio desejado, e os
ndices so as linhas.

40

Nota: Quando usado um formulrio com uma coordenada com ndice, pode-se definir para cada formulrio
as linhas e colunas. Na tela inicial o sistema visualiza uma lista contendo linhas, mas no contedo.
Entretanto, pode-se usar a funo de visualizao de coluna para o ttulo do formulrio. Isso significa que
livre para decidir se quer definir linhas ou colunas para esse tipo de formulrio.
Define-se a lista de detalhe quando define o formulrio. Isto significa que a posio dos elementos que voc
define no formulrio correspondente para a posio na lista de detalhe. Entretanto, para formulrio com uma
coordenada com ndice, os ndices so definidos nas linhas por default.
Duas coordenadas (matrix)
No formulrio com 2 coordenas, ambos as linhas e colunas so definidas usando ndices e campos. Os
ndices tm de estar em cada linha ou coluna do formulrio, mas pode-se entrar os campos nas linhas e
colunas.
Quando voc define o relatrio, ento voc escolhe somente os campos drilldown (por exemplo, diviso,
empresa, nmero de conta, etc).
Na lista de detalhe, os campos escolhidos no formulrio aparecem nas colunas, e o ndice escolhido no
formulrio aparece nas linhas. A lista de detalhe um relatrio sobre os valores de campos escolhidos.
Nota: Em todos os tipos de formulrios, pode-se usar vrias funes para alterar o layout e configurao
como desejar.
4) Navegao em Relatrios
Navegao em Relatrios Clssicos Drilldown (1, 2 e 3)
.
.
5) Definio de Formulrios e Relatrios
Definio de Formulrio(1, 2 e 3): Exemplo de anlise de saldo
.
.
Definio de Relatrio (1, 2 e 3): Exemplo de anlise de saldo
.
.
6) Relatrio: Interface de Relatrio e Atribuio de Relatrio
Interface de Relatrio
.
.
Atribuio de Relatrio
.
.
Unidade 10: Viso Geral das Atividades de Encerramento
1) Processos de Encerramento do Ms (perodo) e do Ano (exerccio)
Processo de encerramento do ms (perodo)
Viso do processo de encerramento do ms.
- Pr-encerramento
As atividade de pr-encerramento, que se iniciam no ms anterior, incluem:
Tcnica - Abertura do novo perodo contbil (FI)
FI - Entrar com delimitaes, processar as entradas recorrentes e a despesa com crditos no
cobrveis no AR, lanar a depreciao e a despesa de juros na Contabilidade do imobilizado

41

MM - atualizar a conta de compensao GR/IR, lanar as reavaliaes de material


HR - Lanar as despesas da folha de pagamentos
SD - Registrar os bens enviados para entrega e faturamento aos clientes
Tcnico - encerrar o ms anterior no MM, encerrar os livros auxiliares (FI), encerramento preliminar
do razo (FI)

As atividades de pr-encerramento asseguram que todas as entradas necessrias foram lanadas no razo,
inclusive entradas dos sistemas alimentadores (externos) e/ou razes auxiliares, provisionamentos e
lanamentos recorrentes efetuados diretamente no razo.
- Encerramento Gerencial
As atividades de encerramento gerencial incluem as alocaes e transferncias CO, bloqueio no CO do
perodo anterior de contabilizao e reabertura do razo para lanamentos de ajuste posterior
As atividades de encerramento gerencial envolvem apropriaes dos gastos em toda a organizao,
utilizando as vrias funcionalidades de alocao e apropriao de custos fornecida no componente
Controladoria (CO).
Tais atividades atendem a necessidades legais de clculo de custo, reavaliao de estoques de produtos
acabados assim como necessidades gerenciais (internas) de demonstrao de resultados em CO e em FI.
- Encerramento Financeiro
As atividades de encerramento financeiro incluem:
CO - lanamentos de reconciliao no FI (para lanamentos CO que abrangem vrias unidades
organizacionais (cross-organizational))
FI - reavaliaes de moeda estrangeira e ajustes situao financeira
Tcnico - Encerramento final do perodo anterior
FI/CO - criao de relatrios gerenciais e financeiros
As atividades de encerramento financeiro incluem os ajustes finais s avaliaes e saldos anteriores ao
encerramento e preparao de relatrios das demonstraes financeiras, principalmente de aspecto legal, tais
como Balano Patrimonial, Demonstrao de Resultado, Livros Fiscais, entre outras.
Processo de encerramento do ano (exerccio)
Viso geral do processo de encerramento do exerccio. Estas atividades so executadas adicionalmente ao
processo regular de encerramento do ms para o perodo final do exerccio.
- Pr-encerramento
As atividade de pr-encerramento, que se iniciam no ms anterior, incluem:
Tcnico - abertura do primeiro perodo contbil do novo exerccio (FI),
MM - efetuar contagem do inventrio fsico (pode ser executada em base mensal)
PP/CO - atualizar os custos estimados de produtos (pode ser executada com mais freqncia)
MM - Determinao do valor mais baixo, e avaliao LIFO/ FIFO
AA - Reavaliao de ativos e subveno ao investimento
FI - confirmao de saldos para contas a receber/ a pagar
Tcnico - mudana de exerccio (AA) e transporte de saldos (FI)
- Encerramento Financeiro
As atividades de encerramento financeiro incluem:
FI - anlise da conta de compensao GR/IR, reclassificao de contas a receber/a pagar,
reconciliao do ano anterior com o atual e outros lanamentos de ajuste
Tcnico - Encerramento final do perodo anterior (AR/AP e Razo)
FI/CO - criao de relatrios gerenciais e financeiros

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Etapas adicionais de fechamento financeiro para o novo exerccio incluem a anlise e reagrupamento das
informaes contbeis para uma apresentao mais clara dos demonstrativos financeiros, lanamentos de
ajuste de balano, encerramento do exerccio anterior e o transporte de saldo para o novo exerccio fiscal. Os
relatrios de final de ano podem incluir relaes adicionais, como a escriturao de contas acumuladas para
fornecer detalhes de suporte para as demonstraes financeiras.
Encerramento do Perodo
Como parte do encerramento do perodo contbil (geralmente mensal) pode-se realizar as atividades a seguir:
Comunicar os prazos de fechamento s reas responsveis
Abertura do novo perodo contbil
Encerramento dos razes auxiliares
Encerramento dos sistemas alimentadores
Reconciliar contas de materiais EM/EF
Efetuar lanamentos de ajuste de valor
Lanar provises e deferimentos
Reavaliar partidas/saldos em moeda estrangeira
Reclassificar Contas a Pagar/Contas a Receber
Reorganizar e arquivar documentos
Reconciliar CO/FI (Novo GL)
Relatrios e demonstraes financeiras
A lista de tarefas apresentada no uma obrigatoriedade, mas sim etapas geralmente necessrias para o
fechamento contbil. Cada empresa se adaptar conforme necessrio.
Preparativos para o encerramento do perodo
Antes de executar os preparativos para o encerramento na Contabilidade Geral, necessrio executar os
preparativos para o encerramento na contabilidade dos razes auxiliares e sistemas alimentadores (sistemas
externos):
Contabilidade de clientes (Contas a Receber)
Contabilidade de fornecedores (Contas a Pagar)
Contabilidade de Ativo Fixo
Administrao de Materiais
Folha de Pagamento
Sistemas externos (interfaces)
Abertura e Encerramento de Perodos Contbeis
Para que os lanamentos contbeis possam ocorrer na Contabilidade Financeira mandatrio que o perodo
contbil esteja aberto, ou seja, autorizado para lanamentos.
Durante o fechamento contbil ocorrem situaes diversas:
1) No ltimo dia do perodo a encerrar, ou no primeiro dia do novo perodo, o mesmo deve ser aberto
para que os lanamentos contbeis relativos s transaes comerciais possam ser registradas.
2) medida que as reas afins confirmam as atividades de encerramento, pode-se encerrar o perodo
antigo seletivamente. Por exemplo: se os departamentos responsveis por Contas a Pagar e Ativos
Fixos encerram suas atividades, pode-se encerrar o perodo somente para estas reas. Neste caso,
dois perodos estaro abertos ao mesmo tempo:
a. O perodo anterior aberto para as reas a encerrar
b. O perodo novo para todas as reas
3) Aps concludas todas as atividades de fechamento contbil, o perodo antigo encerrado para todas
as reas, inclusive a Contabilidade Financeira. Lanamentos posteriores no sero permitidos, a no
ser que se abra novamente um perodo encerrado.
Opes de abertura e encerramento de perodos contbeis:

43

Variante de Perodo Contbil: agrupa empresas de forma que um responsvel possa efetuar a
abertura e encerramento de perodos contbeis para vrias empresas ao mesmo tempo.
Tipo de Conta: possvel abrir ou fechar perodos contbeis seletivamente por tipo de conta. Ou
seja, para um perodo contbil especfico, os lanamentos podem ser permitidos nas contas de
imobilizados, mas no nas contas de fornecedores.
Intervalo de Contas: possvel abrir ou fechar perodos contbeis especificamente para algumas
contas contbeis. Ou seja, para um perodo contbil, algumas contas (provises, deferimentos)
podem ser permitidas enquanto para as demais contas, os lanamentos estaro bloqueados.

Reconciliar conta de materiais EM/EF


A conta de compensao de EM/EF atualizada em MM. Quando as mercadorias so recebidas e as faturas
correspondentes so registradas no sistema, o saldo da conta EM/EF igual a zero.
Conta Estoque/Consumo 1000 Dbito (1)
Conta Fonecedor 1000 Crdito (2)
Conta EM/EF (transitria) 1000 D (2) e 1000 C (1)
1) Verificar se faltam documentos a serem registrados pela rea de MM (entradas de materiais ou
faturas) e, como conseqncia, solicitar as correes necessrias, ou
2) Executar um programa de encerramento que reclassifica o saldo da conta EM/EF (devedor ou
credor) para outras contas contbeis previamente configuradas. O lanamento de reclassificao da
conta EM/EF sempre estornado no incio do prximo perodo contbil ao encerramento.
Efetuar lanamentos de ajuste de valor
Se algum crdito for incerto ou se a respectiva recuperao for improvvel, pode-se criar uma reserva para
dvidas no cobrveis ou liquid-la (proviso para devedores duvidosos PDD) com base em um percentual
do valor dos ttulos e tempo de atraso dos mesmos.
Lanar Proviso e Deferimento
comum nos encerramentos contbeis que se faam lanamentos de ajuste de saldos relativos a provises ou
diferimentos. Tais lanamentos so caracterizados por faturas recebidas relacionadas a gastos que sero
realizados por vrios perodos ou mesmo diferentes exerccios fiscais ou gastos j realizados sem o
recebimento das faturas ou desembolsos.
Para esta finalidade o sistema fornece uma ferramenta que possibilita o planejamento, simulao,
gerenciamento e controle central de todos os documentos de proviso / diferimento tal ferramenta
denominada Accrual Engine.
Existem 3 modalidades de documentos disponveis:
Provises para empregados Os documentos so criados automaticamente em FI por meio de
integrao com o componente HR. So relativos a participao de lucros baseada em quotas, por
exemplo, aes.
Provises manuais Os documentos so criados manualmente em FI, por exemplo, gastos com
alugueis ou seguros.
Provises de Leasing O componente SD cria os documentos automaticamente em FI baseado nas
vendas efetuadas a clientes relacionadas a operaes de Leasing.
Reavaliao de partidas/saldos em Moeda Estrangeira
Para a correta emisso dos saldos de resultado (P&L) no encerramento contbil necessrio efetuar um
ajuste de balano baseado no clculo de ganhos ou perdas relativo aos saldos contbeis que representam
direitos ou obrigaes em moeda estrangeira.
Essa avaliao pode ser calculada automaticamente pelo sistema assim como o lanamento de ajustes nas
contas contbeis pertinentes.

44

A avaliao em moeda estrangeira pode abranger as seguintes contas e itens:


Contas patrimoniais em moeda estrangeira, ou seja, as contas do Razo que representam posse de
capitais em moeda estrangeira e/ou,
Partidas de clientes e fornecedores em aberto lanadas em moeda estrangeira, por exemplo,
importao de bens ou servios. Neste caso, as partidas individuais sem moeda estrangeira so
avaliadas.
Reclassificao Contas a Pagar/Contas a Receber
As partidas lanadas para as contas de razo auxiliar, clientes e fornecedores, so automaticamente
reconciliadas com a Razo Geral, ou seja, quando lanadas as partidas, estas so lanadas obrigatoriamente
em FI.
Isso ocorre devido conta contbil de reconciliao (ativo ou passivo) armazenada diretamente no cadastro
mestre do fornecedor ou do cliente.
Nota: Para o encerramento contbil e emisso das demonstraes financeiras, as reclassificaes das contas
de reconciliao so necessrias para fins legais e/ou gerenciais.
Essas reclassificaes geram lanamentos contbeis de ajuste de saldos no Balano Patrimonial e criam
automaticamente lanamentos de estorno para o primeiro dia do perodo contbil subseqente ao perodo que
est sendo encerrado.
A seguir os 3 tipos de Reclassificao:
Reclassificao de Contas a Pagar/Receber pelo prazo de vencimento os saldos das contas
patrimoniais so reclassificadas de acordo com o prazo de vencimento dos ttulos.
Por exemplo: menor que 1 ano, entre 1 e 5 anos, maior que 5 anos. Para isto cada partida em aberto
de clientes e fornecedores reavaliada.
Reclassificao de Contas a Pagar/Receber com saldo invertido os saldos so reclassificados de
acordo com a natureza do saldo restante, ou seja, caso um fornecedor tenha um saldo devedor ou
cliente tenha um saldo credor ao final do perodo contbil, este saldo poder ser reclassificado para
contas previamente definidas.
??? Reclassificao de Contas a Pagar/Receber com saldo invertido os saldos so reclassificados
caso o cliente e fornecedor relacionado:
o representem uma nica empresa legal com a qual se realizam transaes comerciais ou,
o representem empresas afiliadas (subsidirias) ao seu grupo empresarial.
Reorganizar e arquivar documentos
Geralmente, a legislao exige que seja possvel justificar os saldos contbeis a qualquer momento atravs de
relatrios ou arquivos com dados detalhados (partidas individuais) relativos aos saldos apresentados. Esta
exigncia inclui, no raro, a necessidade de apresentao dos dados relativos a vrios exerccios fiscais j
encerrados.
A Escriturao de Contas Acumuladas uma atividade que deve ser executada antes do arquivamento de
dados contbeis, principalmente se este arquivamento for efetuado durante o exerccio fiscal, ou seja, ir
arquivar dados do exerccio corrente.
Quando executada, a Escriturao de Contas Acumuladas gera um conjunto de dados resumidos necessrios
s demonstraes fiscais ou de auditoria. Este conjunto de dados criado poder ser gerado para os perodos
determinados como parmetros na tela de execuo e conter dados relativos aos saldos contbeis, partidas
individuais e dados mestres relacionados s contas contbeis e contas de razo auxiliar tais como
fornecedores, clientes, etc.
Reconciliao CO/FI Razo (ledger) de Reconciliao
Os lanamentos no controlling que afetam diferentes empresas, divises ou reas funcionais so utilizadas
para gerar lanamentos de reconciliao na contabilidade financeira por meio do razo (ledger) de
reconciliao.

45

Para se executar um lanamento de reconciliao, deve-se seguir os seguintes pr-requisitos:


Devem existir na contabilidade financeira contas de ajuste e de compensao.
As contas de ajuste devem ser atribudas a transaes comerciais ou tipos de objeto, ou a uma
combinao deles.
Esto disponveis funes utilitrias quando da criao de lanamentos de reconciliao. Elas
incluem as funes Lista detalhada e Simulao.
Encerramento do Exerccio
Um exerccio fiscal divide-se em perodos contbeis, definidos por uma data de incio e trmino. O exerccio
fiscal pode ter exatamente 12 perodos mensais, perodos que agrupam ou subdividem os meses (quinzenas).
Perodo contbil a menor unidade temporal para a qual o sistema armazena os saldos contbeis.
Atividades a serem realizadas para encerramento do exerccio fiscal:
Abertura do novo exerccio fiscal
Confirmao da execuo do fechamento do ltimo perodo fiscal
Emisso de cartas de confirmao de saldos (tambm periodicamente)
Execuo de transporte de saldos de abertura de exerccio
Relatrios e demonstraes financeiras do exerccio fiscal
Com exceo do item Execuo de transporte de saldos de abertura de exerccio a execuo destas
atividades semelhante sua execuo no encerramento regular dos perodos contbeis.
No processo anual podem-se agregar a elas, por exemplo, rotinas com periodicidade anual, fiscal ou civil,
como, por exemplo, execuo do inventrio fsico efetuado pela rea de Suprimentos, que tm como
conseqncias de ajustes nas contas patrimoniais relativas a estoques de materiais.
Execuo de transporte de saldos patrimoniais
A execuo do transporte de saldos patrimoniais a ltima tarefa a ser executada no encerramento do
exerccio fiscal aps serem emitidos: o Balano Patrimonial, a Demonstrao de Resultados (P&L) e
relatrios anexos.
As caractersticas da execuo do transporte de saldos so:
Saldos das contas patrimoniais do exerccio fiscal anterior so transportados como saldo de abertura
do novo exerccio fiscal;
As classificaes contbeis adicionais, tais como saldos por diviso ou reas funcional, so
transferidos;
O saldo de abertura do novo exerccio das contas de resultado (lucros e perdas) definido como
zero;
O saldo do clculo de lucros e perdas do exerccio anterior transportado como saldo de abertura
para a conta de resultado transportado.
Para as contas de resultado, as classificaes contbeis adicionais no so transferidas.
Unidade 11: A Estrutura de Balano
1) Verses da Estrutura de Balano
Viso Geral da Estrutura de Balano

46

O Sistema fornece um relatrio standard (RFBILA00) para criao de estrutura de balano. Podem ser
produzidas diferentes sadas deste programa de relatrios pela especificao de diferentes vises da
estrutura de balano.
As estruturas do balano so tambm utilizadas como relatrios de pesquisa, planejamento e transferncia de
dados para as consolidaes.
Podem ser definidas quantas estruturas de balano forem necessrias, segundo diversos critrios, por
exemplo, para autoridades legais, para outros usurios externos e para usurios internos.
A estrutura de balano permite configurar o formato do relatrio, inclusive:
Quais os itens sero includos, a sequncia e hierarquia desses itens
Texto descritivo dos itens
Quais os planos de contas e contas individuais relevantes para o relatrio
Totais a serem apresentados nas demonstraes
Os parmetros de seleo do programa RFBILA00 permitem efetuar especificaes adicionais, como a
emisso de relatrios em nvel de diviso, empresa, etc.
O sistema standard entregue com modelos de estrutura de balano. Estas podem ser copiadas e modificadas
para a criao de estruturas prprias.
Verses da Estrutura de Balano
Uma estrutura de balano definida em duas etapas:
Lanamento no diretrio de estruturas de balano
Definio de nveis hierrquicos e atribuio de contas
Cada estrutura deve conter os seguintes "itens especiais":
Ativo
Passivo
Lucro
Perda
Resultado dos lucros e perdas
Contas no atribudas
Avisos para estrutura de balano.
O lucro lquido ou perda lquida e o resultado de lucro e perda so calculados usando o mesmo relatrio que
voc usa para criar a estrutura de balano. Alm disso, o relatrio lista as contas que no esto atribudas para
um item em uma estrutura de balano sob o item de conta no atribuda.
Um item fixo para simular os itens de ativos e passivos agora criado para o aviso do item da estrutura de
balano quando voc define a verso da estrutura de balano. Pela reinstalao das correspondentes contas
para este item pode-se assegurar que estas contas j no esto includas no resultado de ganhos e perdas
quando voc executar o relatrio da estrutura de balano.
O lucro lquido ou perda lquida somente so determinados pelas contas que so associadas aos itens de
ativos e passivos. Contas pertencentes aos itens de aviso da estrutura de balano ou no atribudas no devem
ser consideradas em conta quando voc determina o lucro lquido ou perda lquida, nem so includos no
resultado de ganhos e perdas. O resultado de ganhos e perdas derivado do saldo de todas as outras contas.
A seo do Balano de uma verso de Estrutura de Balano
Uma estrutura de balano consiste de no mximo 20 nveis hierrquicos.

47

a. Os itens so atribudos a cada nvel. O sistema gera um total/subtotal para cada item que ser ento
exibido quando o programa for executado.
b. Atribuir textos a cada item.
c. Atribuir contas cujos saldos e ttulo de conta devem ser listados nos nveis inferiores dos itens.
Textos
Podem ser escritos textos adicionais para cada item em uma demonstrao financeira. Podem ser adicionadas
at quatro linhas de texto no incio e/ou no final de um item.
Um subtotal registrado juntamente com o processamento de nveis de grupo. Ele pode ser chamado de
qualquer ponto da estrutura do balano. A sada da parte de lucros e perdas da estrutura no sistema standard
gerada com a funcionalidade de subtotal.
O programa RFBILA00 pode imprimir a estrutura de balano em um formulrio SAPSCRIPT.
Atribuio de grupo de contas de acordo com o saldo
Usar a atribuio de grupo de contas para determinar em que casos o saldo desse grupo de contas deve
aparecer neste item da estrutura financeira.
Exemplo: Contas bancrias
Primeiro exemplo:

D
C
X
X se o saldo conjunto de todas as contas listadas neste item for um saldo devedor.
Segundo exemplo:

C
X
X se o saldo conjunto de todas as contas listadas neste item for um saldo credor.
O exemplo a seguir aplica-se para mais contas:
Outro exemplo:
D
C
X
X
O saldo sempre aparecer aqui independente se o saldo da conta dbito ou crdito.
Exemplo: contas a receber.
A seo de lucros e perdas de uma verso de estrutura de balano
Voc mantm a estrutura hierrquica de ganhos e perdas da mesma forma que mantm ativos e passivos no
balano.
Na rea de estrutura de ganhos e perdas, pode-se usar a funo de sub-totalizao para visualizar o resultado
das transaes de negcios (resultado do total de operaes e resultado financeiro) como um total, por
exemplo.

Relatrio de Drilldown (Relatrio de Pesquisa)


O relatrio de pesquisa uma ferramenta que permite analisar a movimentao no perodo da conta do
Razo e das estruturas do balano. Tambm pode ser efetuada a anlise de desvios como comparaes
planejado/real, comparaes por exerccio, etc.
Relatrios drilldown faz a navegao...

48

??????????????????????????????
.
.
Relatrio de Lista Drilldown e Lista de Detalhe
.
.
Unidade 12: Recebimentos e Pagamentos
1) Confirmao de Saldo
Viso Geral: Atividade de Encerramento de Conta de Cliente
No incio do exerccio, o programa de transporte de saldo executado, levando os saldos das contas de
clientes para o prximo exerccio. Os perodos contbeis do exerccio antigo so bloqueados e os perodos
especiais de lanamento de encerramento so abertos. Uma reconciliao tcnica garante que os documentos
de lanamento esto tecnicamente isentos de problemas
Os saldos so ento confirmados, os documentos de moeda estrangeira validados, os valores ajustados, e os
recebimentos reagrupados.
Uma vez completo, os perodos especiais podem ser fechados.
As confirmaes de saldo so geradas, moeda estrangeira validadas, e recebimentos reagrupados da mesma
forma que a contabilidade de contas a pagar.
Nota: O processo de encerramento pode variar de pas para pas.
Confirmaes de Saldo
O programa de criao de confirmaes de saldo automaticamente cria confirmaes de saldos (incluindo
reply slips) para um livre nmero de clientes e fornecedores, assim como uma lista de reconciliao e uma
tabela de resultados. A confirmao de saldo e reply slips so enviados para os clientes ou fornecedores e as
listas enviadas a um centro de controle. Em IDES, este centro de controle o departamento de auditoria
interna.
Os clientes ou fornecedores verificam a informao de saldo recebido e envia sua resposta para o centro de
controle. Aqui, as respostas so comparadas com a lista de reconciliao e os resultados entrados na tabela de
resultado.
Customizao I: Confirmaes de Saldo
Relatrios SAPF130D e SAPF130K criam correspondncias de e para seus clientes e fornecedores que lhe
permite validar o saldo de recebimento e pagamento.
Pode-se escolher entre os seguintes processos:
Confirmao de saldo
Notificao de saldo
Solicitao de saldo
Para cada empresa, o relatrio emite um checklist e uma lista de erro. Usa-se para checar o recibo de
confirmao de saldo. Na lista de erro, o relatrio registra os erros que ocorreram durante a avaliao.
Pode-se tambm criar lista de resultados para avaliar os retornos. Por exemplo, pode-se incluir o nmero da
resposta recebida e o total do montante contido nas respostas de recebimento.

49

O sistema pode imprimir uma seleo coversheet para cada execuo do relatrio.
Alternativamente podem-se usar os relatrios para imprimir lembretes de confirmaes de saldo em atraso e
investigados.
Customizao II: Confirmaes de Saldo
necessrio especificar pelo menos um endereo para que a confirmao de saldo possa ser enviada.
2) Avaliao de Moeda Estrangeira
Avaliao de Moeda Estrangeira (SAPF100)
feito a avaliao da moeda estrangeira antes de criar a estrutura financeira. A avaliao inclui as seguintes
contas e itens:
Contas de balano de moeda estrangeira, que so, contas do razo que so gerenciadas em moeda
estrangeira (os saldos das contas do razo em moeda estrangeira so validados)
Partidas em aberto (clientes, fornecedores, contas do razo) lanadas em moeda estrangeira (os itens
so validados)
Relatrios SAPF100 validam partidas em aberto em moeda estrangeira assim como as contas de balano em
moeda estrangeira.
Para fazer a avaliao da moeda estrangeira, devem-se fazer certas configuraes em customizing:
Checar sua configurao de moeda (por exemplo, necessrio ter definido as taxas de cmbio.
Definir seus mtodos de avaliao (por exemplo, para o princpio do valor mnimo)
Definir contas de despesa e receita para diferenas de taxas de cmbio da avaliao. necessrio
tambm especificar contas de ajustes de balano para contas de recebimentos e pagamentos.
Avaliao de Moeda Estrangeira
necessria uma avaliao de moeda estrangeira se contas de fornecedor contiver partidas em aberto em
uma moeda estrangeira. Os montantes dessas partidas em aberto foram convertidos em moeda local no
momento em que elas foram entradas usando a atual taxa de cmbio (por exemplo, USD 500 para EUR 600
moeda local)
A taxa de cmbio ser, provavelmente, diferente no momento de encerramento e, partidas em aberto
necessitaro ser novamente validadas. Um programa valida as partidas em aberto usando a nova taxa de
cmbio e entra a diferena de avaliao na linha de item avaliado. Ele tambm cria o lanamento de
avaliao.
Despesa de avaliao de moeda para contas de ajustes em moeda estrangeira
Uma avaliao no pode ser feita por lanamento em contas a pagar, j que contas de reconciliao no
podem ser diretamente lanadas. Por esta razo, o montante lanado para uma conta de ajuste, o qual
aparece na mesma linha do balano como conta de reconciliao.
Um mtodo de avaliao determina como partidas em aberto individuais so validadas. Ele tem que ser
configurado em conjunto com as regras de avaliao especficas de pas. Ela define, por exemplo, o princpio
do valor mnimo, princpio rgido do valor mais baixo, ou um princpio geral (tambm com receita de
avaliao) que ser utilizado para avaliao.
Avaliao de Partidas em Aberto sem Atualizao (SAPF100)

50

No perodo que a avaliao executada (definido pela data chave/fixada), um lanamento feito para ajustar
o saldo de recebimento global para alterao de taxas de cmbio. Este lanamento estornado no prximo
perodo, para trazer de volta o saldo do lanamento original. Uma avaliao subseqente ou o pagamento de
compensao ento baseado no lanamento original.
O lanamento de ajuste feito normalmente na data chave/fixada, e ento estornado no dia seguinte. O
usurio pode, entretanto, definir outra data de lanamento.
Avaliao de Partidas em Aberto com Atualizao (SAPF100)
A opo Avaliao de preparao de balano no programa SAPF100 determina se partidas em aberto
podero ou no ser atualizadas/modificadas.
Se voc valora uma partida em aberto, o SAP armazena a diferena de avaliao na partida em aberto. O
sistema ento usa esta avaliao durante a compensao de pagamento ou para avaliaes subseqentes.
Diferenas de taxas de cmbio que no so realizadas como avaliao de diferenas durante compensao de
pagamento lanada como uma converso de taxa de cmbio. Voc especifica como a converso de taxa de
cmbio lanada para cada empresa.
Isso relevante somente em certos pases.
Customizao: Mtodos de Avaliao
Podem-se definir diferentes mtodos de avaliao para avaliar moeda estrangeira.
Para cada mtodo de avaliao, deve-se definir o seguinte:
Parmetros para o processo de avaliao
Parmetros para determinao de taxa de cmbio
No SAP, o princpio rgido do valor mais baixo significa que write-ups no so permitidos.
Podem-se usar diferentes tipos de taxa para determinao de taxa de cmbio.
Boto Avaliao saldo:
Somente relevante quando usado o princpio de avaliao rgido ou mnimo.
Exemplo: Avaliao das partidas em aberto de contas de clientes. Se voc quer avaliar itens de crdito,
necessrio marcar essa opo. Seno somente itens de dbito so avaliados.
Mnimo de diferena: Diferenas de taxas de cmbio podem tambm surgir para taxas de cmbio fixadas ou
limitadas como um resultado de arredondamento. Se for especificado um montante absoluto, diferenas de
taxa de cmbio acima para este montante pode ser suprimido. A especificao sempre se refere para a menor
unidade de moeda.
Determinao de Contas: Diferenas de Taxas de Cmbio (Partidas em aberto)
Para fazer avaliao de moeda estrangeira em contas gerenciadas em uma partida em aberto base, preciso
definir entrada de contas para: Avaliao de taxa de cmbio de ganhos e perdas para cada conta de
reconciliao nas contas do razo auxiliar.
O sistema lana as entradas em conta para as diferenas de taxa de cmbio realizadas em moeda estrangeira
durante compensao de partidas em aberto.
Diferenas de taxa de cmbio que no so realizadas como diferenas de avaliao durante compensao de
pagamento so lanadas como uma converso de taxa de cmbio. Para cada empresa, definido se a
converso pode ser lanada.
Isso relevante somente em certos pases.
Avaliao de Contas de Balano de Moeda Estrangeira (SAPF100)

51

Pode-se fazer uma avaliao de contas de balano de moeda estrangeira usando o relatrio SAPF100.
Dependendo do mtodo de avaliao usado e o saldo de conta de balano de moeda estrangeira, voc pode
desvalorizar ou reavaliar as suas contas. Pode-se executar a avaliao com o mesmo critrio de seleo
quantas vezes forem necessrias.
Se nova transao for lanada para a conta desde a ltima execuo de avaliao, ele validado durante a
execuo corrente.
Determinao de Contas: Diferenas de Taxas de Cmbio (Contas de Balano em Moeda Estrangeira)
Contas de moeda estrangeira so avaliadas pelo saldo.
Diferenas de moeda estrangeira em contas de balano de moeda estrangeira so lanadas para vrias contas
de ganhos e perdas baseado na Chave para diferena de taxa de cmbio que voc entra no registro mestre
de conta do razo.
Podem-se definir essas chaves em Cutomizing.
3) Ajustes de Valor
Ajustes de Valor
As seguintes opes so disponveis para criao de ajustes de valor para recebimento:
1. Voc entra um ajuste de valor individual (IVA) como uma transao do razo especial. E.
2. Voc usa o programa SAPF107 Validao adicional para fazer uma taxa fixa individual de ajuste
de valor.
3. Depois de ter determinado o montante do ajuste de valor, voc ajusta o valor de taxa fixa fazendo um
lanamento manual de conta do razo. O registro de lanamento o seguinte: Despesa de ajuste de
valor de taxa-fixa para ajuste de valor.
Ajustes de Valor individual para Crditos Duvidosos
Crditos duvidosos so amortizados como um ajuste de valor individual (IVA) durante o encerramento anual.
O mtodo do auxiliar do razo especial adequado para esse processo desde que a movimentao seja
entrada na conta de cliente e seja tambm lanada para uma conta do razo especial, Ajustes de Valor
Individual para Recebimentos.
Use um cdigo de imposto que represente uma taxa de imposto com zero percentual para lanamento.
Aps voc ter apurado que o dbito incobrvel ou que o recebimento foi pago, o ajuste de valor individual
estornado. Se o dbito incobrvel, o recebimento compensado da conta de cliente e o montante
lanado para a conta de depreciao de recebveis. O imposto de venda ajustado no lanamento.
Taxa fixa individual de ajuste de crditos atrasados
Na configurao do Contas a Receber, definido a porcentagem de taxa de dbito (porcentagem de despesa
de dbito no pago) para uma chave de ajuste de valor e um perodo de vencimento em dias. necessrio
tambm marcar o apropriado ajuste e contas de despesas de dbito no pago para crditos duvidosos na
tabela de determinao de conta.
atribuda a chave de ajuste de avaliao para o registro mestre de qualquer conta de cliente que voc quer
incluir no lanamento de ajuste de valor individual de taxa fixa.
Periodicamente, feito uma execuo da avaliao para calcular lanamentos de despesa de dbito no pago
para itens vendidos. A execuo da avaliao processa uma proposta de avaliao que pode ser alterada
manualmente, se desejado. Se concordar com a proposta, pode-se transferir a avaliao para o razo geral

52

para gerar os lanamentos. O sistema ento faz os lanamentos de ajuste para a data chave/fixada relevante e
o lanamento de estorno para o dia aps a data chave/fixada.
4) Reagrupamento
Reagrupando Pagamentos
Pagamentos e recebimentos so listados separadamente no balano. Uma vez que possvel para alguns
fornecedores ter um saldo devedor, estes saldos necessitam ser alterados para customer-like vendor accounts
antes de criar a estrutura financeira.
Em alguns pases, tambm um requisito que pagamentos sejam agrupados no balano de acordo com sua
vida til remanescente.
Ambos os reagrupamentos so feitos usando um programa especial. No mesmo momento, estes
reagrupamentos so removidos para o primeiro dia do prximo perodo, desde que reagrupamentos no
sejam necessrios no tratamento dirio.
Nota: A avaliao da moeda estrangeira assim como o reagrupamento pode ser completada em diferentes
caminhos para encontrar vrios requisitos legais. Os resultados so ento lanados para vrias contas que so
usadas pelas diferentes verses de declarao financeira.
Nota: Este programa tambm usado se a conta de reconciliao para um fornecedor alterada durante o
ano.
Reagrupando Recebimentos e Pagamentos (SAPF101)
Antes de criar a estrutura financeira, devem-se agrupar os recebimentos e pagamentos conforme a vida til
remanescente para que eles sejam exibidos corretamente na estrutura financeira. Para fazer isso, devem-se
fazer lanamentos de ajuste.
Pode-se usar o relatrio SAPF101 para reagrupar e ordenar os recebimentos e pagamentos; ele tem as
seguintes funes:
Ele ordena recebimentos e pagamentos conforme vida til remanescente e faz a transferncia de
lanamentos necessrios.
Ele faz os lanamentos de ajustes necessrios (por exemplo, para contas de reconciliao alterada).
Pode-se usar o relatrio SAPF101 para determinar onde lanamentos de transferncia so
necessrios. Quando definido o mtodo de ordenao em Customizing, pode-se selecionar os
casos em que recebimentos e pagamentos podem ser reagrupados.
Reagrupando clientes com saldos de crdito ou fornecedores com saldos de dbito (SAP101)
O saldo de uma conta determina se o sistema visualiza como um recebimento ou pagamento.
Recebimentos e pagamentos so visualizados separadamente conforme vida til remanescente.
A fim de ter o sistema gerando lanamentos de transferncia em que iniciado o relatrio SAPF101, deve-se
fazer a seleo relevante para o mtodo de ordenao usado em Customizing.
Alterao Conta de Reconciliao (SAPF101)
Pode-se alterar a conta de reconciliao no registro mestre de cliente ou fornecedor durante um exerccio.
O relatrio para realizar essa mudana exibe todos os crditos na data chave/fixada do balano usando a nova
conta de reconciliao.

53

Unidade 13: Lucros e Perdas


1) Contabilidade do custo de vendas
Perodo Contbil
A estrutura de ganhos e perdas pode ser criada usando 2 tipos de contabilidade:
Contabilidade de perodos
Contabilidade do custo de vendas
O resultado operacional o mesmo, independentemente do tipo de contabilidade utilizado. O procedimento
que pode ser usado tanto
Legalmente prescritos ou
Pode ser escolhido pela empresa, onde alternativas legais so oferecidas. Neste caso, a empresa
considera critrios empresariais (tal como comparabilidade internacional) ao decidir que tipo de
contabilidade usar.
Em contabilidade de perodo, o resultado total para um perodo e os custos totais deste perodo sumarizado.
O resultado total para um perodo a receita de vendas menos uma reduo no nvel de inventrio
ou acrescido de um aumento no nvel de inventrio.
Os custos totais do perodo so agrupados pelo tipo de despesa, ou seja, pode-se apenas sumarizar
os saldos de contas de despesa similar (tal como diferentes contas para despesas pessoais). Este
agrupamento mostra como os custos so distribudos para vrios fatores de produo.
Contabilidade do custo de vendas
Em contabilidade do custo de vendas, as receitas de vendas para um perodo e os custos de vendas no
perodo so sumarizadas:
A receita de vendas para o perodo determinado da mesma forma como em contabilidade de
perodo. Alteraes de balano no so consideradas.
Os custos de vendas no perodo representam as despesas relacionadas com as vendas. As despesas
no so agrupadas por tipo de despesa como na contabilidade de perodo. Em vez disso, eles so
agrupados pela funo (tal como produo, vendas, administrao, pesquisa e desenvolvimento).
O custo de mercadorias fabricadas determinado quando as mercadorias so emitidas. Na contabilidade de
perodo, o lanamento conta compensao GR/IR para mudana de balano. Na contabilidade do custo
de vendas, o lanamento conta compensao GR/IR para custo de mercadorias fabricadas.
Para atribuir os restantes custos da sua origem, o SAP necessita de uma caracterstica adicional: a rea
funcional. Tipicamente reas funcionais so vendas, produo, marketing, administrao, pesquisa &
desenvolvimento.
Contabilidade do custo de vendas e reas funcionais
O programa standard para criao de estruturas financeira (RFBILA00) contm a estrutura de ganhos e
perdas usando a contabilidade de perodo. Esta viso fcil de conseguir no sistema, uma vez que constitui
uma simples exibio de uma conta do razo ou grupo de contas para uma fila de relatrio.
Contabilidade de custo de vendas necessita do uso de unidade organizacional chamada reas funcionais para
dividir custos lanados para a mesma conta de despesa para separar itens de relatrio.
Como se pode ver no slide, pode-se apresentar o mesmo tipo de despesa nas diferentes sees da sua anlise
de rentabilidade. Pelo agrupamento de despesas por funo (produo, vendas, administrao), contabilidade
do custo de vendas tambm define a movimentao empresarial que cada despesa individual resulta na
empresa.
Novidade para 4.6:

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reas funcionais podem ser atribudas diretamente nos registros de dados mestre, tal como centro de
custo, ordem interna, ou contas do razo.
Para objetos onde nenhuma rea funcional pode ser entrada no dado mestre, pode-se derivar/produzir
a rea funcional via uma regra de substituio.

Derivando a rea funcional


Na contabilidade do custo de vendas, a codificao bloco (isto , a lista de objetos atribudos s contas)
estendida para incluir um campo para a rea funcional. Este campo preenchido como:
Entradas manuais
Entrando automaticamente a rea funcional usando substituio de regras
Copiando automaticamente uma rea funcional do dado mestre do objeto CO
Entradas manuais tm a maior prioridade. O sistema pode ser configurado, entretanto, de modo que entrada
manual no seja normalmente necessria e a rea funcional seja derivada de determinado objeto CO, a conta
P&L, ou usando substituio de regras.
O custo de vendas do razo
Para criar o balano na contabilidade do custo de vendas, o SAP necessita movimentaes para cada rea
funcional. No razo geral standard, entretanto, movimentaes so mantidas apenas para as unidades
organizacionais empresa e diviso. Neste caso, um custo de vendas do razo necessita ser usado, em o qual
movimentaes so tambm mantidas para cada rea funcional.
Um relatrio especial do balano pode ser usado para acessar essas movimentaes, e uma estrutura de
ganho e perda pode ser criada na contabilidade do custo de vendas.
Se movimentaes adicionais esto sendo mantidas usando campos associado em contas j existentes ou
novas, o componente Razo Especial necessita ser usado para:
Estender a codificao bloco
Manter as movimentaes adicionais em um razo separado. Esses podem ento ser avaliados
usando o Report Painter, Report Writer ou ferramentas Drilldown Reporting.
Obs.: A rea funcional no associada empresa. Ela preenchida nos dados mestres de centro de custo e
centro de lucro.
2) Controladoria
Reconciliao do razo
Em alguns casos o razo pode ser atualizado pelos lanamentos descritos nas pginas anteriores como
"internas ao CO". Isto obrigatrio quando o custo CO flui atravs de unidades organizacionais FI
(empresas, divises e reas funcionais).
O razo (ledger) de reconciliao armazena em um formulrio sumarizado todos os fluxos de custo dentro do
controlling. O razo (ledger) de reconciliao representa a contabilidade de classes de custo no sistema R/3.
O razo (ledger) de reconciliao compara a viso CO dos dados com a viso FI e permite que controlling e
contabilidade financeira sejam imediatamente reconciliadas.
Obs.: Ordem interna utilizada quando tem o incio e o fim do projeto. Tem um planejamento com intervalo
definido.
3) Lanamentos de Proviso/Diferimento
Lanamentos de Proviso/Diferimento

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Para assegurar que despesas so lanadas para o perodo correto, pode-se entrar documentos de
proviso/diferimento, e ento estorn-los no passo posterior (processamento coletivo). A data de estorno
(indicador) em que o documento ento considerado como uma data de lanamento do documento de
estorno. Se for necessrio entrar proviso/diferimento freqentemente, pode-se usar o repetido programa de
entrada.
Obs.: Proviso faz o lanamento de uma previso de gastos e posteriormente faz os gastos.
Diferimento faz os gastos. Tem o pagamento e posteriormente faz os lanamentos dos gastos.
Lanamento de Proviso: Aluguel de armazenamento
Ver desenho pgina 492.
O aluguel mensal 500:
Pr-pagamento de aluguel em 12/01
Lanamento: Ocupao de custos bancrios 1500
Lanamento de proviso/diferimento em 12/31
Rendimentos acumulados com os custos de ocupao 1000
Lanamento de estorno em 01/01
Ocupao de custos acumulados renda para 1000
Quando voc entra o documento de proviso/diferimento, voc tem que entrar um motivo de estorno. O
motivo informado no documento que estornado. Pode-se ento neste campo por que um determinado
documento foi estornado.
O motivo de estorno tambm define se:
O documento de estorno pode ter uma data de lanamento diferente.
O documento de estorno pode ser compreendido de lanamentos negativos.
Proviso/diferimento de Despesas e Receitas
Despesas e receitas lanadas em um perodo pode freqentemente originar em outros perodos. Por este
motivo, despesas e receitas tm de ser provisionado/diferido, ou seja, eles so distribudos para perodos a
partir do qual resultou.
Uma distino feita entre:
Proviso
Economicamente, despesas/receitas pertencem ao perodo corrente e so somente lanadas para um
perodo subseqente uma vez que uma fatura tem sido recebida ou emitida.
Diferimento
Despesas /receitas quando lanadas para o perodo corrente sobre recepo/emisso de uma factura,
mas economicamente eles pertencem, pelo menos parcialmente, em um perodo futuro.
Provises e diferimentos podem ser gerenciadas diferentemente em FI.
O diagrama mostra um exemplo de uma fatura que recebida no 7 perodo e que tambm lanada nele.
Uma vez que esta fatura foi criada para mercadorias que so usadas durante o ano, as despesas de 120 tm
que ser distribuda igualmente atravs de todos os perodos. Para os primeiros 6 perodos 6 provises para o
montante de 10 foram criados. Um montante de 50 tem ser distribudo para os ltimos 5 meses aps
recebimento da fatura.
Proviso
Devem-se criar provises quando uma despesa ou receita ser recebida no futuro, mas incorrido ou
adquirido parcialmente ou completamente no perodo corrente. O repetido programa de entrada adequado
para lanamento de proviso, uma vez que a mesma quantidade exata (10) lanada para as mesmas contas
em cada perodo.

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Em cada perodo, o relatrio de lanamento Despesa para Outros Pagamentos (ou Provises).
Ele lanado para a conta:
Outros pagamentos: Se esto certos sobre o motivo e montante da proviso
Provises: Se no esto certos sobre o motivo e/ou montante da proviso e pode somente estim-la.
Em cada perodo em o qual feito provises, o saldo de crdito na conta Outros Pagamentos (ou
Provises) aumenta.
Obs.: Proviso ser estornado no final.
Deferimento os lanamentos podero ser lanamentos peridicos.
4) O Programa de Proviso
Componentes de Aplicao do Programa de Proviso
O programa de proviso uma ferramenta genrica para calcular e criar lanamentos de proviso.
Como entrada que recebe os dados bsicos que descreve o assunto a ser provisionado, por exemplo, dados
para um acordo de rentabilidade. O programa de proviso usa esses dados para calcular a proviso e criar os
lanamentos peridicos relacionados.
Tal como o motor de uma mquina, o programa de proviso no visvel para o usurio final. Em vez de, o
usurio trabalha com os componentes de aplicao do programa de proviso. Os assuntos para serem
provisionados so entrados nele e so transferidos para o programa de proviso.
SAP desenvolve e fornece os componentes de aplicao do programa de proviso. Ele no pode ser
desenvolvido pelos clientes. O componente de aplicao sempre faz referncia para um cenrio de proviso
especial e fornece uma otimizada interface de usurio para esse cenrio.
O programa de proviso usado, entre outras coisas, para:
Proviso manual em Contabilidade Financeira
Provises para Prmios
Contabilidade de aluguel
Gerenciamento de Propriedade Intelectual
Interao com o programa de proviso
O programa de proviso armazena 2 tipos de dados:
Dados bsicos: Os dados bsicos consistem de uma descrio do assunto a ser provisionado (objeto
de proviso) e todas outras informaes necessrias para fazer a proviso. Dado bsico dependente
do tempo.
Documentos do programa de pagamento e registros totais: Todos os documentos de lanamentos de
proviso criados no programa de proviso (documentos do programa de proviso) e atualiza o total
de registro do ano fiscal especfico. Os documentos do programa de proviso automaticamente criam
documentos correspondentes em FI. Vrios nveis de sumarizao so possveis. Se ocorrer erros
durante a atualizao FI, pode-se disparar desta vez manualmente.
Normalmente, dois processos principais so disparados do componente de aplicao:
Criar/alterar dado bsico: Dependendo da configurao no Customizing, um lanamento de
abertura pode ser feito imediatamente.
Peridico incio da execuo da proviso ou estorno de uma execuo de proviso

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Um Info system d direto acesso para registros totais e documentos no programa de proviso. Pode-se
tambm fazer simulao de provises.
Programa de Proviso
Automtico clculo de proviso
Automticos lanamentos peridicos
Simulao
Suporta relatrios paralelos
Abrangente sistema de informao
Componentes de aplicao so fornecidos pelo SAP e no pode ser criado pelo cliente
Vantagens do programa de proviso
Em comparao com os mtodos standard que fazem proviso, o programa de proviso tem vrias
vantagens:
O programa de proviso calcula o montante de proviso automaticamente. No necessita calcular os
montantes manualmente e entrar como valores fixos no repetido documentos de entrada.
Pode-se fazer lanamentos de proviso peridicos automaticamente com performance otimizada de
processamento de dados em massa usando uma rodada de proviso. O montante delta da proviso
cumulativa menos a proviso j feita lanada. Se alterar o montante a ser provisionado, os
montantes de proviso so ajustados automaticamente.
Pode-se simular a planejada proviso futura. Dependendo de como o componente de aplicao
configurado pode-se tambm fazer completo simulao de cenrios.
O programa de proviso suporta contabilidade paralela com outras diferentes reas de conta ou razo
paralelo.
Um abrangente sistema de informao fornece informao sobre provises planejada e provises que
j foram feitas.
Ativar o componente de aplicao
Para ativar um componente de aplicao do programa de proviso tem feito as seguintes atividades de
Customizing:
O componente de aplicao necessita ser atribudo para a empresa que iro us-lo
O necessrio princpio contbil necessita ser definido caso este j no tenha sido feito
O componente de aplicao necessita ser atribudo para a necessria combinao do princpio
contbil e empresa.
O exerccio corrente necessita ser aberto para componente de aplicao.
Atividades de encerramento do programa de proviso
O programa de proviso necessita somente um pequeno nmero de atividades de encerramento de natureza
puramente tcnica.
Reconciliao: Programa de proviso/Razo Geral
Documentos do programa de proviso e documentos do razo geral so reconciliados um com o
outro para validar se a transferncia para o razo geral foi completada e sem erros.
Saldo transportado
No fim do exerccio deve-se fazer o transporte dos saldos dos objetos de proviso para o prximo
exerccio. Este no tem qualquer relao com o saldo transportado no razo geral.
Obs.: Transporta os saldos de provisionamento de um exerccio para outro quando a proviso est em mais
de um exerccio contbil.
5) Proviso Manual

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Provises manuais com o programa de proviso


No componente de aplicao Provises manuais so criados os dados bsicos manualmente via uma
simples interface de usurio.
O dado bsico normalmente significativo para ser provisionado baseado em diferentes contratos, tal como
acordo de rentabilidade, contratos de seguro, etc.
Nota: H tambm 2 mdulos funcionais que se pode usar para importar objetos de proviso de uma tabela de
dados via um job batch. H:
ACAC_OBJECT_CREATE_EXT para criar um objeto de proviso
ACAC_OBJECT_CMODIFY_EXT para modificar um objeto de proviso. Se ele no existe, ele
criado.
Um relatrio necessita ser escrito para selecionar um dado, export-lo, e ajust-lo para a estrutura dos
mdulos funcionais. Os mdulos funcionais podem ento ser chamados para carregar o dado no programa de
proviso. Pode-se tambm transferir dados legais dessa forma.
Diferimento
Deve-se criar diferimentos quando uma despesa ou receita lanada no perodo corrente, mas incorrido ou
adquirido parcialmente ou completamente no futuro.
O slide mostra um exemplo de um diferimento onde uma fatura de despesa de 120 recebida no incio do
ano e lanada no 1 perodo. Entretanto, a fatura acoberta um contrato de servio que usado completamente
o ano inteiro (por exemplo, seguro). A despesa necessita deve ser distribuda por todos os perodos do
exerccio igualmente.
Lanamento de diferimento
Seguindo o exemplo do slide anterior, o lanamento para os diferimentos so como os seguintes:
A fatura de 120 entra e lanada no Contas a Pagar no 1 perodo. O registro de lanamento :
Despesa para Fornecedor
Usando um lanamento aberto, o montante entrado transferido da conta de despesa para uma conta de
fatura de itens de diferimento (ARAP). O registro de lanamento :
Pr-pagamentos e Rendimentos Acumulados para Despesas
Se o contrato terminado prematuramente, o montante residual lanado para um conta de despesa.
Registro de lanamento:
Despesa de Pr-pagamento e Rendimentos Acumulados
Provises
Deve-se criar provises quando uma despesa ou receita ser recebida no futuro, mas incorrido ou adquirido
parcialmente ou completamente no perodo corrente.
O slide mostra um exemplo de uma proviso onde uma fatura de despesa de 120 recebida no fim do ano e
lanada no ltimo perodo. Entretanto, a fatura refere-se a um servio que usado durante o ano inteiro. A
despesa necessita ser distribuda por todos os perodos do exerccio igualmente.
Lanamento de Provises
Em cada perodo, o relatrio de lanamento Despesa para Outros Pagamentos (ou Provises).
Ele lanado para a conta:
Outros pagamentos: Se esto certos sobre o motivo e montante da proviso

59

Provises: Se no esto certos sobre o motivo e/ou montante da proviso e pode somente estim-la.

Em cada perodo em o qual feito provises, o saldo de crdito na conta Outros Pagamentos (ou
Provises) aumenta.
Quando a fatura finalmente recebida, ela lanada como Outros Pagamentos (ou Provises) para
Fornecedor. Os outros pagamentos so ento convertidos em pagamentos reais.
Definio do objeto a ser provisionado
O assunto a ser provisionado definido como um objeto de proviso. Deve-se fazer esta definio
manualmente no componente de aplicao Provises manuais. Objetos de proviso neste componente de
aplicao so identificados unicamente para cada empresa usando um nmero de objeto de proviso de um
definido intervalo de numerao.
Os objetos de proviso so agrupados em categorias de objetos de proviso para provises manuais. Este
sumariza os objetos de proviso similar. Por exemplo, contratos de seguro (objetos de proviso) podem ser
atribudos para a categoria de objetos de proviso Seguros.
Pode-se usar categorias de objetos de proviso:
Como um nvel de navegao para encontrar objetos de proviso mais facilmente
Para atribuir parmetros definidos de clientes especiais que descreve o objeto de proviso em mais
detalhes.
Cada objeto de proviso pode ter vrios itens de proviso. Itens de proviso descrevem como um relacionado
tipo de proviso (normalmente custos e receitas) provisionado usando um especfico princpio contbil.
Clculo da proviso
A proviso calculada para cada item de proviso, para cada combinao de tipo de proviso e especfico
princpio contbil. Alm do montante a ser provisionado e possivelmente tambm da quantidade a ser
provisionado, o item de proviso contm um mtodo de proviso.
Um mdulo de funo definido para o mtodo de proviso, e este calcula as provises. Para a rea de
Provises manuais, muitos mdulos de funes so entregues. Entretanto, pode-se tambm desenvolver
seu prprio mdulo de funo para as provises.
Os mdulos de funes entregues que se pode tambm ser usado para provises manuais comea com
ACE_DS_*.
Pode-se tambm definir derivados tipos de provises. Estes montantes de provises so calculados dos
montantes de proviso de outros tipos de proviso e no diretamente. Entretanto, derivados tipos de proviso
no so particularmente relevante para provises manuais e so mais importante para outros componentes de
aplicao.
6) Controle de Lanamento e Determinao de Conta
Controle de Lanamento
O controle de lanamento definido para cada:
Empresa
Princpio contbil
Tipo de proviso
Define-se:

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Como freqentemente provises so feitas (para cada perodo contbil, diariamente, mensalmente,
trimestralmente, semestralmente e anualmente).
O nvel de sumarizao para lanamentos antes da atualizao para FI pode-se fazer as seguintes
configuraes:
o Nenhuma sumarizao: Uma linha de item separada criada para cada item de proviso.
o Sumarizao no nvel de objeto de proviso: Uma linha de item criada para cada objeto de
proviso.
o Mxima sumarizao: Os lanamentos so sumarizados para o nvel de diferentes tarefas de
contas adicionais.

Tarefa de determinao de conta


O objetivo da determinao de conta :
Determinar o tipo de documento
Determinar a conta de dbito (conta alvo)
Determinar a conta de crdito (conta incio)
Para cada tipo de proviso definido em Customizing quais lanamentos podem ser feitos automaticamente
e, portanto, para quais lanamentos de determinao de conta necessrio.

Nenhum (as provises so calculadas no programa de proviso, mas no lanada)


Somente lanamento em aberto
Somente lanamentos peridicos (til, por exemplo, para provises)
Todos (lanamentos em aberto, provises peridicas, e se o objeto de proviso terminado
prematuramente um lanamento de encerramento)

Para contas paralelas, necessrio configurar a determinao de conta do programa de proviso


conseqentemente, que a necessidade das contas serem encontradas em funo do princpio contbil.
Para a soluo do razo paralelo, deve-se atribuir um razo especial para o princpio contbil em
Customizing para contabilidade paralela.
Regras de Derivao
Contas so determinadas usando regras de derivao. Essas regras consistem de:
Condies sob o qual a regra de derivao executada (opcional)
Determinao de campos usado na regra de derivao definida:
o Campos origem (entrada de regra de derivao): todos os campos do programa de proviso.
o Campos alvo (sada de regra de derivao): todos os campos que necessitam serem
preenchidos para determinao de conta bem sucedida, ou parmetros especficos de usurio
que pode ser usado para regras de derivao seqencial.
As entradas de regras prprias que derivam a entrada para campos alvo do contedo de campos
origem.
No caso de provises manuais (componentes de aplicao ACAC):
definido parmetros conforme necessrio na estrutura Data Dictionary ACAC_PARAMETERS. No
sistema standard, essa tabela contm somente um parmetro com o nome EXAMPLE. Pode-se criar
parmetros adicionais pelo preenchimento dos campos correspondentes na estrutura DDIC. Em vez de
utilizarem essa estrutura diretamente, entretanto, feito uma entrada na estrutura INCLUDE
CI_ACAC_PARAMETERS. Os novos campos necessitam serem campos customer-defined e iniciado com Y
ou Z. Uma vez ativado o alterao da estrutura INCLUDE, pode-se atribuir o novo parmetro para um ou
mais categorias de objetos de proviso e mant-lo no objeto de proviso correspondente.
Regras de determinao de conta

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As regras de derivao so sumarizadas em um set de regras. Dependendo de como as regras de derivao


so definidas, eles so processados em paralelo ou seqencialmente.
Regras de derivao paralela so processadas seqencialmente e determina resultados independentes.
Regras de derivao seqencial necessitam ser criadas na ordem correta, porque seus resultados so
acumulativos.
Regras de derivao paralela
A ordem no qual regras de derivao paralela so criadas e processadas so irrelevantes, desde que seus
resultados sejam independentes um do outro. Exemplos so:
Regras de derivao para diferentes objetos de proviso que pode ser diferenciado pelos recursos dos
parmetros definidos de usurio. Nesta condio, o sistema busca o contedo dos parmetros
definidos de usurio (por exemplo, Parmetro = Rents?) e a regra de derivao somente
executada se a condio for cumprida.
Regras de derivao para diferentes elementos do documento de contabilidade, ou seja, uma regra
para o tipo de documento, outra regra para as contas.
Regras de derivao seqencial
A ordem em o qual as regras de derivao so criadas e processadas importante. Exemplos so:
Regras de derivao para determinao de contas com diferentes nveis de detalhe. A primeira regra
de derivao oferece uma bsica determinao de contas, a segunda um maior detalhe de
determinao de conta para certas movimentaes, e a terceira uma detalhada determinao de conta
para outras movimentaes.
Uso de determinao de contas estendida. Usando a determinao de conta estendida voc pode
sumarizar combinaes de campo origem com uma regra de derivao para caractersticas
combinaes. Em uma terceira regra de derivao, as contas so derivadas de smbolos de conta.
Unidade 14: Passos Tcnicos, Organizacionais, e Documentao
1) Passos Tcnicos
Viso Geral: Operaes de encerramento do razo geral
No incio do exerccio fiscal, o programa de transporte de saldo executado, fazendo transporte de saldos
das contas do razo geral para o prximo exerccio.
Os perodos contbeis do exerccio anterior so bloqueados e os perodos especiais de lanamentos de
encerramento so abertos. Uma reconciliao tcnica entre movimentaes e documentos garante que o os
documentos de lanamento esto tecnicamente isentos de problemas.
Documentos de moeda estrangeira so tambm validados, provises so feitas, e as contas de compensao
GR/IR so analisadas, incluindo reagrupamento do saldo.
Se balanos da diviso so necessrios, as divises devem ser ajustadas. Esso subseqentemente envolve
garantias que o saldo da diviso seja zero.
Uma vez completo, os perodos especiais podem ser fechados.
Para propsitos de documentao, o saldo de pista de auditoria ento feito e a estrutura financeira criada.
Finalmente, mensagens so criadas para relatrios estatutrios.
Nota: O processo de encerramento pode variar de pas para pas.

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Transporte de Saldos
O sistema calcula o transporte do saldo inicial para o novo exerccio para cada conta de balano.
O saldo da conta de lucros e perdas transferido para a conta de transporte de saldo. Pode-se visualizar os
saldos de contas individuais de ganhos e perdas que so transportadas para uma especfica conta de ganhos
retidos. Isso permite voc compreender como o saldo total da conta de ganhos retidos feito.
Apenas contas de lucros e perdas:
Existem contas que contm moedas diferentes e possvel convert-las para moeda interna com a
ativao do campo: "Apenas saldos em moedas internas" no registro-mestre da conta de transporte
de saldo inicial.
Os programas podem ser executados com a freqncia desejada.
Este programa pode at mesmo ser executado no exerccio anterior, porque realizado um transporte
automtico para o exerccio seguinte durante todos os lanamentos. Se pretender executar o transporte de
saldo inicial durante o exerccio real, a SAP recomenda execut-lo o mais tarde possvel.
Os transportes de saldo inicial devem ser feitos para clientes e fornecedores (SAPF010).
Se estiverem sendo utilizados razes (ledger) adicionais como FI-SL e/ou moedas paralelas, dever ser
executado o transporte com o programa SAPFGVTR.
Definio de perodos contbeis
O sistema usa a data de lanamento que especificada na entrada do documento para determinar o perodo
contbil no qual o documento registrado.
O perodo contbil de sua sociedade definido pela variante de exerccio.
Com a variante de exerccio possvel efetuar as seguintes opes de sistema:
Incio e encerramento do exerccio
Nmero de perodos contbeis "normais" (01-16)
Nmero de perodos especiais (perodos remanescentes at 16 aps a seleo dos perodos
"normais")
Durao do perodo contbil:
Controle do perodo contbil
A tabela de perodos contbeis utilizada para abrir e encerrar perodos contbeis. possvel ter em aberto
tantos perodos quanto desejado.
A primeira coluna ilustrada contm a variante de exerccio. Este cdigo atribudo s empresas para
permitir abrir e encerrar simultaneamente os perodos contbeis de diversas empresas.
A coluna a seguir contm o tipo de conta. Os tipos de conta incluem "+" para todas as contas, "A" para
ativos, "D" para contas de cliente, "K" para contas de fornecedor e "S" para contas do razo. Isto permite que
os perodos contbeis em aberto sejam controlados pelo tipo de conta.
As contas so abertas para os perodos especificados na tabela e encerrados para os perodos no
especificados.
A linha que contm a caracterstica "+" para tipo da conta determina o intervalo mximo de perodos
disponveis para estarem abertos para qualquer tipo de conta.
Por exemplo, na segunda tabela ilustrada, qualquer conta pode ser aberta para os perodos 13 a 16 de 1999 e
perodos 1 e 2 de 2000.

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Linhas adicionais contendo tipos individuais de contas (A, D e assim por diante) restringem os perodos em
aberto para as contas especificadas.
Na segunda tabela isso significa que os livros auxiliares de Contabilidade do imobilizado e Contas a receber
foram encerrados para o primeiro perodo de 2000.
Outra coluna na tabela (no exibida) permite atribuir um grupo de autorizao para os perodos abertos no
intervalo "Perodo 1". O grupo de autorizao no afeta os perodos abertos no intervalo "Perodo 2". Isto
permite restringir lanamentos no "Perodo 1" para um determinado grupo (Contabilidade, por exemplo),
enquanto todos os usurios ainda podem lanar no "Perodo 2".
Reconciliao Tcnica
Os relatrios fazem uma reconciliao estendida na Contabilidade Financeira. Como parte do encerramento
mensal do razo geral, as seguintes validaes so executadas:
1) Movimentaes de dbitos e crditos para contas de clientes, de fornecedores e contas do razo geral
(tabela GLT0) com totais de dbito e crdito dos documentos lanados (tabela BSEG) (funes
prvias do relatrio SAP F070).
2) Movimentaes de dbitos e crditos para contas de clientes, de fornecedores e contas do razo geral
(tabela GLT0) com totais de dbito e crdito dos ndices de aplicao (tabelas de ndice secundrio
BSIS/BSAD, BSIK/BSAK, BSIS/BSAK).
Os ndices de aplicao so usados no sistema pra contas com gerenciamento de partidas em aberto
ou visualizao de partidas em aberto.
Todos os resultados de reconciliao so adicionados para gerenciamento histrico.
Isso permite estruturas serem feitas sobre a execuo e a exatido das atividades de reconciliao com base
no tempo.
2) Passos Organizacionais
Ajustes para estruturas financeiras
O ajuste de estrutura financeira paralisa os recebimentos, pagamentos, e impostos nas tarefas de contas
adicionais Diviso e Centro de Lucro, que so armazenados nos itens de contas do razo geral. Se um
erro correr, pode-se fazer um estorno.
O lanamento de estorno feito se o item de ajuste lanado compensado na data chave da nova execuo.
O ajuste de estrutura de ganhos e perdas paralisa o desconto e diferenas de taxa de cmbio que acumula
quando faturas de cliente e fornecedor so pagas de acordo com as seguintes tarefas de contas adicionais dos
documentos compensados das contas do razo geral:
Diviso
rea de parceiro de negcio (consolidao)
Centro de lucro
Centro de lucro de parceiro
Alguns dos objetos CO
Todos os campos definidos na codificao do bloco
3) Passos de Documentao
Saldo de pista de auditoria

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Geralmente legislao determina que deve haver a possibilidade de se explicar contas de saldo a qualquer
momento por mais de um exerccio usando relevante itens de documento. Isso possvel quando os
documentos relevantes esto ainda armazenados no sistema.
Documentos antigos, entretanto, normalmente devem ser arquivados e apagados da base para reduzir a carga
sobre o sistema. Se voc quer explicar um saldo de conta, deve-se iniciar o saldo de pista de auditoria antes
de arquivar qualquer documento. Isso gera o caixa compacto (compacto journal) para um perodo sob a
forma de uma lista. O saldo de pista de auditoria visualiza o incio de um perodo e as mudanas na conta
para o perodo final.
Alternativamente, pode-se periodicamente gerar um extrato para acumulado saldo de pista de auditoria
periodicamente e extrair o saldo da lista. Uma vez por ano, o contedo cumulativo deste saldo de pista de
auditoria pode opcionalmente ser arquivado ou impresso.
Tipos de saldo de pista de auditoria
Tipos de saldo de pista de auditoria so distinguidos de acordo com a forma como o dado de lanamento
exibido:

Histrico saldo de pista de auditoria movimentaes so dispostas de acordo com perodo


contbil e data de lanamento.
O histrico saldo de pista de auditoria processado.

Partidas em aberto de saldo de pista de auditoria partidas em aberto modificado (turnover)


emitido para cada conta de reconciliao.
Itens so divididos em partidas em aberto/compensado para cada indicador de razo geral especial.
A partida em aberto de saldo de pista de auditoria processada.

Acumulado saldo de pista de auditoria


Com o acumulado saldo de pista de auditoria, um conjunto de dados extrado ou atualizado a partir das
tabelas de operaes FI para criar as contas detalhes. Os dados so escritos nas tabelas do banco de dados:
Cria Saldo os necessrios documentos e movimentaes so lidos e escritos nas tabelas da base de
dados. Os dados existentes so substitudos
Deleta Saldo quando o saldo deletado, os registros de dados necessrios so removidos do saldo.
Isso pode consumir muito tempo. Deve-se, portanto, considerar a alternativa de redefinir o saldo
(parmetro: reset tables) aps tomar as listas necessrias.
Emisso - Exigncia de tabelas de dados espaciais. Uma entrada de aproximadamente 250 bytes
escrito por linha de documento.
Entretanto, teste valor depende do sistema de banco de dados.
Pode-se usar o parmetro do nmero de conta alternativa para transferir a informao do nmero de
conta alternativa para o saldo.

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