ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN

OBAT PADA POLIKLINIK BAPPENAS DENGAN METODOLOGI

BERORIENTASI OBYEK

Akbar Firdiansyah
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
Telp. (021) 5853753 ext. 303, Fax. 5853489
E-mail : akbar.firdiansyah@gmail.com

ABSTRAK
Saat ini teknologi informasi telah menjadi bagian penting dari kehidupan manusia. Dengan
memanfaatkan teknologi informasi manusia dapat melakukan berbagai kegiatan yang sebelumnya mustahil
untuk dilakukan seperti bertukar informasi dalam hitungan menit bahkan detik. Teknologi informasi telah
memungkinkan pekerjaan administrasi perkantoran dilakukan lebih cepat. Hal ini tentunya akan memberikan
banyak keuntungan, diantaranya adalah meningkatnya produktifitas organisasi, efisiensi pekerjaan dan
penghematan biaya.
Dalam proses bisnisnya, Poliklinik Bappenas sudah menggunakan komputer dalam kegiatan
operasional seperti pembuatan dokumen permintaan obat, pengelolaan stok obat dan pencatatan data berobat
pasien. Meski sudah menggunakan komputer, masih terdapat masalah dalam pengelolaan data persediaan obat.
Banyaknya jumlah obat yang dikelola serta banyaknya jumlah pasien yang memanfaatkan layanan poliklinik
Bappenas mengakibatkan proses perhitungan persediaan obat menjadi relatif lama.
Berdasarkan masalah tersebut, penulis melakukan penelitian dan memberikan solusi berupa rancangan
sistem informasi persediaan obat berorientasi obyek. Diharapkan sistem informasi persediaan obat berorientasi
obyek dapat membantu merekam semua data obat yang masuk dan keluar sehingga masalah di atas tidak terjadi
lagi.
Kata Kunci : Sistem Persediaan Obat, Poliklinik, Bappenas

1. PENDAHULUAN
Poliklinik Bappenas adalah unit layanan
kesehatan yang memberikan layanan kesehatan
bagi para pegawai di Kementerian Perencanaan
Pembangunan
Nasional.
Pegawai dapat
memperoleh layanan kesehatan berobat jalan
secara cuma-cuma.
Persediaan obat yang sesuai dengan
kebutuhan
poliklinik
Bappenas
dapat
memungkinkan poliklinik Bappenas untuk
memberikan pelayanan terbaik kepada setiap
pasien. Agar persediaan obat di poliklinik
Bappenas selalu dapat dipenuhi, perlu dilakukan
kontrol persediaan obat secara teratur.
Meski upaya kontrol persediaan obat telah
dilakukan masih terdapat masalah dalam
pengelolaan obat. Dengan jumlah persediaan
obat yang mencap ai ribuan membutuhkan
waktu yang relatif lama untuk mendapatkan
informasi persediaan obat terkini ketika
dibutuhkan juga saat pembuatan laporan
persediaan obat.
Untuk menyelesaikan masalah tersebut,
pemanfaatan sistem informasi terkomputerisasi
dapat dijadikan solusi yang tepat. Dengan
adanya sistem informasi terkomputerisasi,
persediaan obat akan tercatat dengan jelas
sehingga lebih akurat dan dapat dipertanggung
jawabkan. Selain itu manfaat lainnya yang akan
didapat adalah laporan persediaan dapat di
hasilkan lebih cepat.

2. LANDASAN TEORI
2.1. PENGERTIAN SISTEM
Rudy Tantra (2012:1) mengatakan sistem
adalah entitas atau satuan yang terdiri dari dua
atau lebih komponen atau subsistem (sistem
yang lebih kecil) yang saling terhubung dan
terkait untuk mencapai suatu tujuan [7].

2.2. PENGERTIAN INFORMASI

Informasi dapat dipahami sebagai
pemrosesan input yang terorganisir, memiliki
arti, dan berguna bagi orang yang
menerimanya. Data berbeda dengan informasi.
Data dapat didefinisikan sebagai fakta-fakta
yang masih mentah atau acak yang menjadi
input untuk proses yang menghasilkan
informasi [7].

2.3. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah cara yang
terorganisir
untuk
mengumpulkan,
memasukkan, dan memroses data dan
menyimpannya, mengelola, mengontrol dan
melaporkannya sehingga dapat mendukung
perusahaan atau organisasi untuk mencapai
tujuan [7].

2.4. KONSEP DASAR ANALISA SISTEM

Mulyanto (2009:125) menjelaskan bahwa
Analisa sistem adalah : Teori sistem umum
yang sebagai sebuah landasan konseptual yang
mempunyai tujuan untuk memperbaiki
berbagai fungsi didalam sistem yang sedang
berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah
sasaran sistem yang sedang berjalan,
merancang atau mengganti output yang sedang
digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama
dengan seperangkat input yang lain (bisa jadi
lebih sederhana dan lebih interaktif) atau
melakukan beberapa perbaikan serupa [5].

2.5. VISUAL BASIC

Sugi Mulyono (2008) menjelaskan bahwa
Visual Basic adalah sebuah software untuk
membuat sebuah program aplikasi lain dengan
bahasa pemograman yang dapat bekerja pada
sistem Windows. Membuat program dengan
Visual Basic sangat mudah, karena software ini
telah mengaplikasikan IDE (Integrated
Development Environment) atau suatu bidang
kerja yang dapat menghasilkan program
aplikasi [6].

2.6. DATABASE
Windu Gata (2013:19) mengungkapkan
bahwa database merupakan kumpulan data
yang saling berhubungan. Hubungan antar data
dapat ditunjukkan dengan adanya field kunci
dari setiap table yang ada. Dalam satu file atau
table terdapat record-record yang sejenis, sama
besar, sama bentuk, yang merupakan satu
kumpulan entitas yang seragam [3].

2.7. MYSQL
Muhammad Irsyad (2012) menjelaskan
bahwa MySQL adalah Relational Database
Management
System
(RDBMS)
yang
didistribusikan secara gratis di bawah lisensi
GPL (General Public License). Setiap orang

bebas untuk menggunakan MySQL, namun

tidak boleh dijadikan produk turunan yang
bersifat closed source atau komersial [2].

a.

Pengumpulan data melalui studi lapangan

ke Poliklinik Bappenas, mengamati aktivitas
yang berjalan.

2.8. TEORI PERSEDIAAN

Melakukan
wawancara
dengan
memberikan pertanyaan yang berkaitan dengan
permasalahan yang diteliti kepada penanggung
jawab poliklinik dan menganalisa dokumendokumen
yang
berhubungan
dengan
permasalahan yang diteliti.

Menurut Eddy Herjanto (2011:237),

persediaan adalah bahan atau barang yang
disimpan yang digunakan untuk memenuhi
tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan
dalam proses produksi atau perakitan, untuk
dijual kembali, atau untuk suku cadang dari
suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat
berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang
dalam proses, barangjadi, ataupun suku
cadang.
Beberapa fungsi penting yang dikandung
oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan
perusahaan, sebagai berikut.

Selain itu, penulis juga melakukan

penelitian
kepustakaan
dengan
cara
mempelajari literatur-literatur, buku-buku,
bahan kuliah, sumber bacaan lainnya yang
merupakan landasan teori yang erat
hubungannya dengan masalah yang diteliti.
b.

Menghilangkan risiko keterlambatan

pengiriman bahan baku atau barang yang
dibutuhkan perusahaan
Menghilangkan risiko terhadap kenaikan
harga barang atau inflasi
Memberikan pelayanan kepada pelanggan
dengan
tersedianya
barang
yang
diperlukan [4].

(1) Activity Diagram

Activity Diagram adalah alat untuk
memodelkan alur kerja atau workflow
sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas
didalam suatu proses.
(2) Use Case Diagram
Use Case Diagram adalah alat untuk
mendeskripsikan fungsi dari sebuah
sistem dari perspektif pengguna.

Bagaskara (2012) menjelaskan bahwa

poliklinik adalah salah satu unit pelayanan
masyarakat yang bergerak pada bidang
kesehatan. Sebuah poliklinik yang menawarkan
fasilitas perawatan kesehatan yang di
khususkan untuk perawatan pasien rawat jalan.

3. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam melakukan penelitian ini, penulis
menggunakan beberapa metode penelitian yang
dilakukan secara bertahap yang secara garis
besar adalah sebagai berikut:

Analisa Sistem
Merupakan kegiatan mempelajari dan
mengetahui apa yang dikerjakan sistem yang
ada.
Setelahnya, menspesifikasikan sistem
yaitu dengan menspesifikasikan masukan
yang digunakan, database yang ada, proses
yang dilakukan dan keluaran yang
dihasilkan.
Adapun tahapan tahapan pada analisa
sistem antara lain pembuatan :

2.9. POLIKLINIK

Tujuan utama dari poliklinik adalah

melayani para pasien yang akan berobat dan
merupakan kegiatan utama, untuk itu
penyediaan informasi yang dapat mendukung
dan meningkatkan sistem sangatlah di
butuhkan [1].

Pengumpulan Data

(3) Use Case Description

Use Case Description adalah alat untuk
mendeskripsikan secara rinci mengenai
use case.
c.

Rancangan Sistem
Tahap perancangan sistem adalah
merancang sistem secara rinci berdasarkan
hasil analisa sistem yang ada, sehingga
menghasilkan model sistem baru yang akan
diusulkan, dengan disertai rancangan
database dan spesifikasi program.

Adapun tahapan pada rancangan sistem

antara lain pembuatan :
a)
b)
c)
d)
e)
f)

ERD (Entity Relationship Diagram)

Logical Record Structure
Normalisasi
Spesifikasi basis data
Sequence Diagram
Class Diagram

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. ULASAN SINGKAT ORGANISASI
Poliklinik Bappenas adalah unit layanan
kesehatan di Kementerian Perencanaan
Pembangunan Nasional (Kemen PPN).
Poliklinik Bappenas memberikan pelayanan
kesehatan seperti pemeriksaan, konsultasi dan
pengobatan rawat jalan secara cuma-cuma
kepada para pegawai di lingkungan Bappenas
dan beroperasi setiap hari kerja dari pukul
07.30 16.00.

4.2. PROSES BISNIS SISTEM BERJALAN

a. Proses Permintaan Obat
Petugas
membuat
memorandum
permintaan pengadaan obat yang berisi
daftar obat yang diminta beserta rincian
jumlah berikut harganya, setelahnya
dikirimkan kepada kepala poliklinik
(Kepala Biro Sumber Daya Manusia) untuk
mendapatkan persetujuan dan selanjutnya
diteruskan kepada Kepala Biro Umum
untuk dibelikan obat yang diminta.
b.

Proses Penerimaan Obat

Setelah surat permintaan pengadaan
obat diterima dan persediaan obat yang
diminta dibeli.
Petugas poliklinik
menerima pengiriman obat dari supplier
beserta surat pengiriman obat.
Petugas
melakukan
pemeriksaan
kesesuaian obat yang diminta dan obat yang
diterima, jika tidak sesuai petugas
mengembalikan
obat
beserta
surat
pengiriman obat untuk diganti, jika obat
yang dikirim sudah sesuai petugas
menandatangani surat penerimaan obat dan
memberikan salinannya kepada pengirim.

c. Proses Registrasi Berobat

Pegawai yang ingin mendapatkan
pelayanan kesehatan di polikinik Bappenas
melakukan registrasi berobat terlebih
dahulu. Petugas mencatat data registrasi
pasien pada dokumen registrasi berobat dan
pasien menunggu giliran berobat.

d. Proses Pencatatan Hasil Pemeriksaan

Pasien mendapat giliran berobat, lalu
dokter memeriksa pasien dan memberikan
therapic. Setelahnya dokter akan mencatat
hasil pemeriksaan pasien yang isinya
berupa diagnosa penyakit, dan therapic
yang diberikan kepada pasien pada
selembar kartu hasil pemeriksaan atau
dikenal juga dengan nama kartu rekam
medis atau kartu riwayat berobat.
e. Proses Penukaran Resep
Setiap kali pasien berobat, dokter
akan membuatkan resep obat apabila
dibutuhkan oleh pasien. Kemudian pasien
dapat menukarkan resep obat yang
diperoleh dari dokter di poliklinik Bappenas
dengan obat yang tersedia pada poliklinik
Bappenas.
Petugas
akan
mencatat
pengeluaran
obat
pada
dokumen
pengeluaran obat
f. Proses Pembuatan Laporan Registrasi
Berobat
Setiap bulan, petugas poliklinik
membuat laporan kunjungan pasien yang
dibuat berdasarkan dokumen registrasi
berobat pasien dan diberikan kepada kepala
poliklinik.
g. Proses Pembuatan Laporan Persediaan Obat
Setiap bulan, petugas poliklinik
membuat
laporan
persediaan
obat
bulananyang berisi informasi obat yang
keluar dari poliklinik dibuat berdasarkan
dokumen penukaran resep obat beserta stok
terbaru dari obat yang ada di poliklinik
untuk kemudian diserahkan kepada kepala
poliklinik

4.3. ANALISA SISTEM SUSULAN

a. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
Dari hasil analisa sistem berjalan,
penulis menemukan bahwa Poliklinik
Bappenas membutuhkan sebuah sistem
informasi persediaan obat yang memiliki
fitur untuk dapat memasukan dan
menyimpan data supplier, data obat, data
pasien, data dokter, cetak memorandum
permintaan obat, penerimaan obat,
registrasi berobat, hasil pemeriksaan,
penukaran resep, serta pencetakan laporan
data transaksional.

b. FISHBONE DIAGRAM
Metode

4.4. MODEL DATA

a. CLASS DIAGRAM

Data
terima
-spesifikasi
-jumlah
+getterima()
+simpan()

Jumlah data yang

dicatat banyak

Metode pencatatan transaksi

tidak tepat
Metode pembuatan laporan
tidak tepat

Jumlah obat yang dikelola

cukup banyak

Kesulitan mengelola
data obat dan
Pembuatan laporan
persediaan obat
butuh waktu relatif lama

penerimaanobat
-*kdpenerimaan
-nosuratpengiriman
-tglpengiriman
-nmpenerima
+getkdpenerimaan()
+getpenerimaan()
+simpan()

1..*
1

Kurang teliti
mencatat data obat

Obat

1..*

minta
1

supplier
-*kdsupplier
-nmsupplier
-alamat
-telepon
-fax
+getkdsupplier()
+getsupplier()
+simpan()
+hapus()

Petugas

Gambar 1: Fishbone Diagram

c. USE CASE DIAGRAM

1..*

-jumlahminta
-hargasatuan
-subtotal
+getminta()
+simpan()

1
permintaanobat
-*kdpermintaan
-nomemorandum
-tglmemorandum
+getkdpermintaan()
+getpermintaan()
+simpan()

obat

1..*

1..*

Entry Supplier

-*kdobat
-nmobat
-jenis
-satuan
-tglstokawal
-stokawal
+getkdobat()
+getobat()
+simpan()
+hapus()
1..*

mendapat

dokter

Entry Dokter

-*kddokter
-nmdokter
-spesialisasi
+getkddokter()
+getdokter()
+simpan()
+hapus()

Entry Obat

-jumlah
+getmendapat()
+simpan()
1..*

1
registrasi
1..*

Petugas
pasien

Entry Pasien

-*kdpasien
-nmpasien
-tgllahir
-alamat
+getkdpasien()
+getpasien()
+simpan()
+hapus()

Gambar 2: Use Case Master

Cetak Permintaan Obat

1..*

resepobat

-*kdregistrasi
-tglregistrasi
-keluhan
+getkdregistrasi()
+getregistrasi()
+simpan()

-*kdresepobat
-tglpenukaran
+getkdresep()
+getresepobat()
+simpan()

1
1

hasilpemeriksaan
*kdregistrasi
-tglperiksa
-diagnosa
-therapic
+getpemeriksaan()
+simpan()

Gambar 5: Class Diagram

Entry Penerimaan Obat

b. LOGICAL RECORD STRUCTURE

Entry Registrasi Berobat

penerimaanobat

supplier

Petugas

Entry Hasil Pemeriksaan

*kdsupplier
nmsupplier
alamat
telepon
fax

kdsupplier

terima

*kdpenerimaan
*kdpermintaan
*kdsupplier
nosuratpengiriman
tglpengiriman
nmpenerima

kdobat

kdpermintaan

Entry Penukaran Resep

permintaanobat
*kdpermintaan
nomemorandum
tglmemorandum
subtotal
pajak
grandtotal

Gambar 3: Use Case Transaksi

Cetak Laporan
Permintaan Obat

pasien
*kdpasien
nmpasien
tgllahir
jeniskelamin
alamat

Cetak Laporan
Rekap Registrasi Berobat

obat

minta
kdpermintaan

*kdpermintaan
*kdobat
jumlahminta
hargasatuan
subtotal

kdobat

kddokter

kdpasien

registrasi
*kdregistrasi
*kddokter
*kdpasien
tglregistrasi
keluhan

kdregistrasi

resepobat

kdresep

*kdresep
*kdregistrasi
tglpenukaran

kdregistrasi

hasilpemeriksaan
*kdregistrasi
tglperiksa
diagnosa
therapic

Cetak Laporan
Hasil Pemeriksaan

Gambar 6: Logical Record Structure

Kepala Poliklinik

Petugas
Cetak Laporan
Penukaran Resep

Cetak Laporan
Rekap Persediaan Obat

Gambar 4: Use Case Laporan

*kdobat
nmobat
jenis
satuan
stokawal
tglstokawal

kdobat

dokter
*kddokter
nmdokter
spesialisasi

Cetak Laporan
Penerimaan Obat

*kdpenerimaan
*kdobat
spesifikasi
jumlah

kdpenerimaan

mendapat
*kdresep
*kdobat
jumlah

4.5. DESIGN GUI

a. STRUKTUR MENU
Sistem Informasi
Persediaan Obat
Poliklinik Bappenas

Master

Transaksi

Laporan

Entry Dokter

Cetak Permintaan
Obat

Cetak Laporan
Permintaan Obat

Entry Supplier

Entry Penerimaan
Obat

Cetak Laporan
Penerimaan Obat

Entry Obat

Entry Registrasi
Berobat

Cetak Laporan
Rekap Registrasi
Berobat

Entry Pasien

Entry Hasil Berobat

Cetak Laporan Hasil

Berobat

Entry Penukaran
Resep

Cetak Laporan
Penukaran Resep

Gambar 11: Rancangan Entry Obat

Cetak Laporan
Rekap Persediaan
Obat

Gambar 7: Struktur Menu

b. RANCANGAN FORM

Gambar 8: Rancangan Halaman Utama

Gambar 9: Rancangan Entry Supplier

Gambar 12: Rancangan Entry Pasien

Gambar 13: Rancangan Cetak Permintaan Obat

Gambar 14: Rancangan Entry Penerimaan Obat

Gambar 10: Rancangan Entry Dokter

Gambar 15: Rancangan Entry Registrasi Berobat

Gambar 16: Rancangan Entry Hasil Pemeriksaan

Gambar 21: Rancangan Cetak Laporan Penukaran

Resep

Gambar 17: Rancangan Entry Penukaran Resep

Gambar 22: Rancangan Cetak Laporan Hasil

Pemeriksaan

Gambar 18: Rancangan Cetak Laporan Permintaan

Obat

Gambar 19: Rancangan Cetak Laporan Penerimaan

Obat

Gambar 20: Rancangan Cetak Laporan Rekap

Registrasi Berobat

Gambar 23: Rancangan Cetak Laporan Rekap

Persediaan Obat

5. PENUTUP
5.1. KESIMPULAN
Setelah mempelajari pemasalahan dan
melakukan analisa sitem berjalan pada
Poliklinik Bappenas, dapat diambil kesimpulan
bahwa pengembangan sistem informasi
persediaan obat sangat diperlukan.
Sehingga setiap persediaan obat yang
masuk dan keluar dapat tercatat dengan jelas
dan akurat, dan kontrol terhadap persediaan
obat dapat berjalan lebih baik.

5.2. SARAN
Untuk mendapatkan manfaat dan hasil
yang diharapkan penulis juga menyarankan hal
berikut:
a.

b.

c.
d.

Menyediakan fasilitas hardware dan

software yang sesuai kebutuhan untuk
menerapkan rancangan sistem informasi
persediaan obat ini.
Melakukan back-up data yang ada secara
rutin untuk menghindari kerusakan data
atau kehilangan data.
Melakukan pemeliharaan perangkat lunak
dan perangkat keras.
Melakukan evaluasi penggunaan sistem
informasi persediaan obat secara berkala.

6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Bagaskara, R. Edith Inder, Wahyul Amien
Syafei, and R. Rizal Isnanto. Perancangan
Sistem Informasi Poliklinik. TRANSIENT,
2012
[2] Irsyad, Muhammad, Cepy Slamet, Ate
Susanto. Perancangan Website Sekolah
Pada SubSystem User Interface. Sekolah
Tinggi Teknologi Garut, 2012
[3] Gata, Grace, Windu Gata. Sukses
Membangun Aplikasi Penjualan dengan
Java. Jakarta : Elex Media Komputindo,
2013
[4] Herjanto, Eddy. Manajemen Operasi Edisi
3. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama,
2011
[5] Mulyanto, Agus. Sistem Informasi Konsep
dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka
Pelajar, 2009
[6] Mulyono, Sugi dan Sartono Agus.
Kumpulan Software Pilihan Paling Dicari.
MediaKita:Jakarta, 2008
[7] Tantra, Rudy.Manajemen Proyek Sistem
Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi,
2012