Sistema de Control para el rea de Recursos Humanos

Introduccin
El trabajo propone un sistema de control de recursos humanos que permita garantizar
la efectividad de las actividades llevadas a cabo por el departamento.
Para ello ahonda en los mecanismos y los indicadores que participan en el ciclo
completo de RR. HH
Contexto de la Propuesta
La Fundacin Mares Azules1 ha implementado una serie de procesos en relacin al
ciclo de los recursos humanos. A partir de all se ha considerado adecuado promover
un sistema de control que garantice que las actividades llevadas a cabo (de seleccin
de personal, capacitacin, etc.) se han realizado satisfactoriamente, produciendo los
resultados esperados.
Si al poner en prctica este sistema de control de gestin, se identifican errores en la
estrategia de recursos humanos utilizada, contaremos con informacin adecuada, para
ir mejorando el sistema.

Sistema de Control de gestin

Objetivo general del programa de RR.HH
Desarrollar las competencias del personal (rentado y voluntario) para alcanzar un
desempeo cada da ms eficaz y eficiente en sus puestos de trabajo.
Este sistema de control de recursos humanos, persigue los siguientes objetivos:

Identificar errores y aciertos en el cumplimiento de los objetivos especficos de

cada proceso del ciclo de RR.HH
Mejorar los procesos del sistema de RR.HH
Analizar la pertinencia de la estrategia de RR.HH utilizada

Nombre ficticio

Este trabajo fue escrito en el 2001 por Mara Zwanck en el marco del curso Control de Gestin de Recursos Humanos dictado por el Posgrado en Organizaciones sin
Fines de Lucro (CEDES, UdeSA, UTDT). El trabajo ha sido editado en el ao 2005 para el sitio www.gestionsocial.org. Los casos incluidos en www.gestionsocial.org se
proponen difundir descripciones y anlisis de los desafos de gestin que enfrentan entidades sin fines de lucro. Su publicacin no constituye un respaldo a personas u
organizaciones por parte del sitio, no ilustran el manejo efectivo o inefectivo de una situacin administrativa, ni debe considerarse fuentes primarias de informacin.
Los casos del sitio Gestin Social pueden ser reproducidos libremente sin alterar, en todo o en parte, su formato original, citando autor y www.gestionsocial.org como sitio
de publicacin.

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Evaluar los costos y beneficios de nuestro sistema de RR.HH

Descripcin de actividades y mecanismos para llevar a cabo un control de

gestin eficaz y eficiente del ciclo completo de RRHH
1. Seleccin y Reclutamiento
Mecanismo: Seleccin peridica de las personas incorporadas recientemente
por medio de entrevistas, a ellos y a sus jefes. La satisfaccin de ambas partes
resultar un indicador sencillo y til de cmo funciona el sistema de seleccin y
reclutamiento.
Indicadores2:
Cantidad: ndice de permanencia3
Calidad: Evaluacin de desempeo trimestral
Costo: Horas valorizadas del personal encargado de la seleccin/Costo de las
publicaciones
Tiempo: Tiempo de bsqueda
2. Capacitacin
Mecanismo: Entrevistas con el personal que ha participado de capacitaciones
con el fin de indagar en qu medida el participante siente que esa capacitacin
podr aplicarse en su puesto de trabajo; y con los jefes inmediatos, para indagar
los resultados/cambios observables luego de la capacitacin.
De ese modo detectaremos donde estuvieron los errores y aciertos en este
proceso (en la evaluacin de necesidades, en los profesionales a cargo, en el
tiempo de capacitacin, etc.)
Indicadores:
Calidad: Evaluacin de desempeo a las tres semanas de finalizadas las
capacitaciones
Costo: de la actividad por cada persona capacitada
Tiempo: Horas anuales invertidas en capacitacin/horas anuales prdidas de
trabajo

Algunos de los indicadores que se mencionan debern ser operacionalizados oportunamente

Si bien la Fundacin cuenta con relativo poco personal, ser un indicador vlido para nosotros
identificar el tiempo de permanencia de nuestros voluntarios.
3

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3. Sistemas de Evaluacin de Desempeo

Mecanismo: Habilitar un buzn de sugerencias y quejas. Entrevistas a los jefes
inmediatos de los evaluados para comparar los resultados de la evaluacin con
las observaciones de ellos, de este modo obtendremos informacin a cerca de la
calidad y adecuacin de los resultados de dichas evaluaciones.
Indicadores:
Calidad: De quejas efectuadas en relacin a los resultados de la evaluacin.
Costo: Horas valorizadas de los evaluadores y evaluados
Tiempo: Horas hombre destinadas a realizar todas las actividades que requieren
las evaluaciones de desempeo (del evaluador y del evaluado)
4. Promocin
Mecanismo: Entrevistas y/o reuniones con el personal que ha sido
promocionado y sus jefes, en sesiones diferentes.
Indicadores:
Cantidad: de quejas y/o reclamos por parte del personal o sus jefes con respecto
al nuevo puesto de trabajo/ ndice de permanencia en el nuevo puesto.
Calidad: Grado de satisfaccin del personal en su nuevo puesto/de los nuevos
jefes.
5. Desvinculacin
Mecanismo: Entrevistas de salida para obtener informacin a cerca de la
percepcin del empleado/voluntario de su desvinculacin.
Indicadores:
Cantidad: de demandas legales/cantidad de advertencias verbales efectuadas
Costo: Promedio de las indemnizaciones
Tiempo: Promedio de tiempo entre que se toma la decisin del despido y que se
efectiviza
6. Involucramiento de la comunidad
Mecanismo: Anlisis de las evaluaciones por parte de los donatarios (aquellos
que recibieron apoyo de la fundacin) a cerca de la calidad del servicio recibido
como as tambin de los voluntarios que han pasado por la fundacin.

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Indicadores:
Cantidad: de voluntarios que se han ofrecido a trabajar en la fundacin/cantidad
de personal de la empresa que se ha ofrecido a prestar ayuda a la fundacin
Calidad: Grado de satisfaccin de los donatarios y de los voluntarios de la
Fundacin.
7. Formacin y gestin de equipos de trabajo (rentado y voluntario)
Mecanismo: a) Comparacin de las evaluaciones de desempeo individual con
las evaluaciones de desempeo grupal, b) Participacin en algunas reuniones
con los grupos de trabajo para observar el desenvolvimiento de las mismas, c)
Lectura de los rdenes del da y minutas de las reuniones para observar la
coherencia entre preparacin y los resultados de las reuniones de trabajo
Indicadores:
Nivel de asistencia
Grado de participacin
Puntualidad
Grado de responsabilidad (cumplimiento de las tareas asignadas durante la
reunin)

Agenda de reunin del Consejo de Administracin

Tipo de reunin: de poltica ya que su objetivo es establecer nuevas polticas

(en este caso en torno a los RR.HH) pero que no se convoca para resolver un
problema especfico; y de decisin, ya que se decidir la aprobacin o rechazo
de dos propuestas
Participacin limitada: Participarn los miembros del Consejo de
Administracin, el Director Ejecutivo y la Asistente de proyectos.
Limite de tiempo: Dos horas
Control: La conduccin de la reunin estar a cargo del Director Ejecutivo
Alternativas: Se enviar con una semana de anticipacin un orden del da,
adjuntando el habitual informe de gestin, el documento para discutir el
sistema de control de la gestin de RR.HH y los informes de los dos proyectos
a resolver con sus respectivas recomendaciones.
Seguimiento: El Director Ejecutivo ser el encargado de definir, con el acuerdo
de los participantes de la reunin, las tareas que surjan como producto de la
reunin y los dead line para llevarlos a cabo.

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Objetivo general de la reunin

Discutir y resolver (aprobar o rechazar) la implementacin de un sistema de

control de gestin de RR.HH en la fundacin y los dos proyectos presentados

Objetivos especficos

Presentar al Consejo de Administracin un nuevo sistema de control de gestin

de recursos humanos.
Discutir la pertinencia del mismo en base a las necesidades de la fundacin
Resolver su implementacin y asignar responsabilidades para su puesta en
prctica
Presentacin de los dos proyectos presentados
Discutir los dos proyectos presentados
Resolver (aprobar o rechazar) los dos proyectos

Actividades para alcanzarlos

Pre-tarea: Saludo/Rpida lectura del informe de gestin de la fundacin (para

poner en tema y en sintona) a todos los miembros en la fundacin). 10
minutos
Tarea 1: (a) Presentacin con transparencias del sistema de control de gestin
de RR.HH 10 minutos, (b) Discusin/Debate 20 minutos, (c) Conclusiones y
asignacin de responsabilidades y plazos 15 minutos.
Tarea 2: (a) Presentacin del informe del Hospital Posadas, 10 minutos, (b)
Discusin y voto. 15 minutos. (c) Presentacin del informe de la red de
Jardines Maternales, 10 minutos, (d) Discusin y voto, 15 minutos.
Cierre: Recordatorio de fechas y eventos importantes. Despedida. 10 minutos.

Indicadores para evaluarla

Resolucin (favorable y/o desfavorable) del sistema presentado

Resolucin (favorable o desfavorable) de los dos proyectos presentados
Grado de participacin
Puntualidad
Seguimiento de la agenda
Asignacin de responsabilidades

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Fundacin
Mares Azules
REUNION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
11 de septiembre del 2001
10 a 12 horas
Orden del da
Temas a considerar
1. Informe de gestin (ver adjunto informe de gestin.doc)
2. Para resolver:
2.1. Procedimiento
2.1.1. Sistema de control de la gestin de RR.HH (ver adjunto, sistema
RR.HH.doc)
2.2. Proyectos (ver adjunto Hospital Posadas. Doc; Red Jardines.doc)
2.2.1.
Solicitud n
Regin:
Solicitante:
Propsito:
Monto solicitado:

173
Oeste
Hospital Posadas
Remodelacin de la Residencia para madres
$82.000

2.2.2.
Solicitud n
Regin:
Solicitante:
Propsito:
Monto solicitado:

185
Sur
Red de Jardines Maternales de Lomas de Zamora
Capacitacin para educadoras comunitarias
$22.000

Prxima Reunin del Consejo de Administracin:

10 de Octubre de 10 a12 horas

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