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oa Briefing Paper DD — A ISSN 1021-2310 ‘Servicio Intemacional para la kwestigacién Agicola Nacior2] me — Febrero 1995, ESTUDIO DE CASOS GERENCIALES EXITOSOS SELECCION Y RECLUTAMIENTO DE GERENTES: UN EJEMPLO EXITOSO-ARGENTINA por Huntington Hobbs, Rene Mario Longobardi y Hebe Cecilia Julian En 1990, el Instituto Nacional de Tecnologéa Agropecuaria (INTA) de la Argentina, respont- di6 al Namado de su gobierno a incrementar su efectividad y eficiencia, de mayor transparen- cia hacia los usuarios y de mayor orientacién hacia una econoriia abierta poniendo en marcha un proceso de descentralizacién, reduccién de personal y fortalecimiento de sus vfn- culos con el sector privado, Estas medidas incrementaron la denuenda del INTA por un cuer- po directivo més fuerte y lev a la organizacién a establecer un proceso formal profesional y competitivo para la seleccién y contratacién de sus gerentes EI proceso del INTA, adaptado en parte de métodos de seleccién ya usados en el sector priva- do y en las universidades en la Argentina, hace uso de cuatro procedimientos principales: (1) evaluacién y seleccién de candidatos por concurso, mediante el cual los cundidatos som eva- Iuados y calificados por una Junta Evaluadora, (2) apertura de concursos para candidatos ex- ternos con el fin de expandir el acervo del talento gerencial disponible, (3) ofrecimiento de un nombramiento a plazo fijo solamente para cargos gerenciales y (4) evaluncién de desemiperio ‘anual de todos los gerentes. La ejecuctén de estas préctioas gerenciales ha ayudado al INTA a renovar la calidad de su cuerpo directivo. Séto los gerentes exitosos son reteniitos, la transparencia en el proceso de seleccién ha ayudado al instituto a evitar los nombramientos politicos y el aumento en la contratacion de gerentes externos ha fortalecido los vinculos del INTA con otras entidades del sector agropecuario, Por estas razones, el ISNAR ha escogido los procedimientos del INTA para la seleccién y contratacién de gerentes como ejemplo de una “préctica gerencial exitosa” para organizaciones de investigacién agropecuaria. Un ejemplo de préctica gerencial exitosa es dacumentado y usado como modelo para otras or- _ganizaciones. Este Briefing Paper, el primero de lo que el ISNAR espera seri una serie de précticas gerenciales exitosas de organizaciones de investigacién agropecuaria en pases ent desarrollo, describe los procedimientos de seleccién y contratacién del INTA. E! propésito de estas pricticas gerenciales exilosas es inspirar a otras organizaciones de investigacién a co- piar y adaptar aspectos de las précticas gerenciales descritas Introduccion Instituto Nacional de Tecnologia Agrope- | E son evaluados y calificados por una Junta ‘cuaria (INTA) en Argentina ha implemen- Evaluadora; tado con é&ito un método de seleccién y | m contratacién de gerentes. El método se base fen cuatro procedimientos: im evaluacién y seleccién de candidatos por | m eoncurso, mediante el cual los candidatos oportunidad de postularse como candi- dato a un cargo gerencial a personas de adentro y afuera de la institucién; ofrecimiento de un nombramiento de ple- 20 fijo, de tres a cinco afios segiin el cargo, Lo Bring Pacers del ISNAR exarrinan los tomae do administracén y politcas que afectan ala ivestigacion ‘agricla on le paises en casarrollo,Estan basados rormalmerta an reciortes iwestigacones o serios de- sarolledos 0 en procese de desatollo del ISNAR, Los loctores son ejecutives Ue Investigacion, responsable ‘e potleas, la comun lad de donantas la comunidad académica: Toco comentario sea bien reciido ydeberd ef digo a autor(es). Los Reportes pueden ser clados con a reconocinionio de! !SNAR como referencia. Una practica gerencial exitosa es un ejemplo de un proced= rmianto de gestién y manejo pariicularmente exitosa de una organizacién que es documentada y usada como un modelo para otras organizaciones, Practicas gerenciales extoses son usadas como una herremienta por gerentes, que les per- miten comparar aspeotos de sus organizacion con aquellos de otras organizaciones. El uso de précticas gerenciales oxitosas (lamadas “bench marks" en inglés) es cada vez mds comun entre oF ganizaciones det sector privado en los paises Industrializa- dos. Sin embargo, la experiencia con précticas gerenciales exitosas es aun muy limitada en organizaciones de invest- gacién agropecuaria en los pa'ses en desarrollo El propdsito del estudio de esta préctica gerencial exto- sa por el ISNAR es: 1 difundir el conocimiento de ejemplos especificos de ‘buena gestion y manejo en organizaciones de investi- para los candidatos ganadores, dependiendo del puesto gerencial; i conduciendo una evaluacién de desempefo anual de todos los gerentes. Lo mis atractivo del método usado en esta prictica .gerencial exitosa es que los procedimientos son muy co- munes y simples. En efecto, muchas organizaciones de investigacion egropecuaria en paises en desarrollo ya usan dos 0 tres de estos procedimientos. Aplicando los cuatro simulténeamente, el INTA ha mejorado significa- tivamente la calidad ce sus gerentes, a ejecucién de estos procedimientos ha ayudado al INTA a renovar su cuerpo directive. Cerca del 50 por ciento de los gerentes existentes no logran ganar un se- gundo puesto gerencial; por tanto, s6lo los gerentes con Gxito son retenidos. Los gerentes con rendimientos bajos son reasignados a trabajos més apropiados a sus eapaci- dades, y 50 les da la oportunidad a otros miembros del personal de probar sus habilidades gerenciales. La eva- Juacién rutinaria de los gerentes y el remplazo de geren- tes ineficientes ha transmitido él mensaje bien claro a todos los miembros del INTA que un buen desempeiio es apreciado y que los gerenies son hechos responsables por Sus acciones, Cerea del 10 por ciento de los nuevos sgerentes elegidos por el INTA provienen de organizacio- nies externas. Esta medida ayuda al INTA a fortalecer sus vvineulos con otras entidades en el sector agropecuario, Aun cuando la calidad del cuerpo directivo ha mejo- ado a todo lo largo del INTA, las mejoras mas notables han ocurrido en las localidades menos atractivas. Ahora, sgacién agropecuaria en pafses en desarrollo, describ los pasos claves que son; 1m necesatios para implemientar estos ejemplos de buena gestion y manejo; 1m proporcionar sufcionte informacion en un formato con- 180, de manera que otros puedan considerar como es- tos ejemplos pueden ser adeptados para ser usados fen sus organizaciones. Er ISNAR ectimula a sus lectores a damos retroailmen- tacién sobre la utlidad de este estudio de préctica gerencial exitosa, incluyendo comentarios sobre su claridad, formato y factibdad, Asimismo les solicitamas nos ayuden a identi- ficar otras practicas gerenciales exitosas, es decir, précticas de gestién y mansjo exitosas en organizaciones de investi- ‘gacién agropecuaria que deban ser documentadas y leva- das a la atencién de los gerentes de investigacin ‘agropecuaria en pafses en desarrollo, las localidactes menos atractivas estén atrayendo cand datos jovenes, dindmicos y deseosos de probar sus habi- lidades gerenciales. La prdctica también ha ayudado al INTA a protegerse de nombramientos ad hoc hechos por oficiales de alto rango del gobierno. os costos de la implementacién han sido muy mo- destos, ELINTA dirige todo el proceso con dos miembros de personal (uno profesional y otro de apoyo). ‘Al adoptar la prictica, el INTA ha hecho na distin- cin fundamental entre ser miembro del personal del INTA y el ocupar un cargo especifico dentro de la onga- nizacidn. EIINTA puede nombrar 0 remplazar gerentes sin ninguna repercusion legal. Los gerentes con bajos rendimientos son destituidos de sus cargos gerenciales, pero pueden permanecen en ef INTA desempefando otras funciones. Para incentivar que buenos candidatos se postulen a los coneurs0s, el INTA ofrece un “plus” salarial por cada cargo gerencial. Fl “plus” puede representar un aumento dde mas del 50 por ciento en sus emolumentos. El NTA también oftece a los miembros de personal que son des- tituidos de sus cargos gerenciales un 60 por ciento del sueldo que recibian como gerentes, por un periodo de dos afios. La politica institucional del INTA es que, tan pronto como sea posible, todos los cargos dentro de La institu- cin, desde el més bajo hasta el mas alto, sean llenados siguiendo esta practica Historia de la Implementacion La mueva prictica de seleceién y contratacién del INTA fue aplicada a cada uno de sus siete puestos gerenciales de més alto rango, empezando en 1991. Desde 1992, la préctica gerencial fue aplicada a 60 puestos de gerentes de rango medio. En 1994, el proceso ha sido tan bien aceptado como una préetica profesional y apolitica que Jos gerentes de alto rango afirman que seria “inconcebi- ble” seleccionar gerentes de otra manera. TSNAR ES Los Retos para Fortalecer el Cuerpo Directivo del INTA EL INTA es una organizacién autérquica, creada por el Gobierno de la Argentina, con el mandato de llevar a cabo investigacién y extension agropecuaria. Este man dato es especialmente importante en la Argentina, don- de tradicionalmente la riqueza proviene del agro, particularmente de la exportacién de carnes. En 1993, la, ‘Argentina report6 exportaciones agropecuarias de cerca de USS6,7 biliones, 0 el 51 por ciento de todas las expor- taciones. Cerca del 10 por ciento del total del érea de 276 zillones de hectareas en la Argentina est4 permanente mente produciendo cultivos y el §0 por ciento son pas- tos. El diez por ciento de la pablacién de 33 millones esta ocupada en la agricultura Desde 1990, una serie de fuertes presiones externas € internas han llevado al INTA.a mejorar sus procedimien- {os para selecionar y contratar gerentes. Presiones externas Externamente, el INTA enfrenta una situacién de cam- bios politicos y econdmicos acelerados. El gobiemo de- manda a todas las entidades puiblicas ‘una mayor eficiencia y eficacia a través de la descentralizacion y ra- cionalizacién de los organismos estatales, y una apertura institucional orientada a una economia abierta. Estas presiones demandan mayor rendimiento y transparencia en los procedimientos aciministrativos de la institution. En respuesta, el INTA llev6 a cabo una descentr cin masiva. Actualmente cuenta con 15 centros regiona- les, cada-uno con su propio presupuesto y su Consejo de Centro Regional. Los centros regionales reciben cerca del 60 por ciento del total del financiamiento para la organi- zaci6n. El otro 40 por ciento esta dirigido a actividades a nivel nacional, que incluyen 15 programas nacionales (dos cuales asisten en la coordlinacién a nivel nacional de los trabajos en t6picos y cultivos especificos), tres centros de investigacién para investigacién bésica, y una sede principal pequefia ELINTA también llev6 a cabo una racionalizaci6n del 30 por ciento, mediante la cual su personal fue reducido de cerca de 6000 a 4275, Su personal actual incluye cerca de 1400 profesionales. En 1993, el presupuesto de la or- ganizaci6n era de unos 120 millones de délares america- nos, Ja mayoria del cual provenia de una tasa gubernamental del 1% sobre las importaciones de ciertos alimentos. ELINTA también inicié un programa para obtener contratos de investigacion del sector privado. En 1992 este programa gener6 jas de 2 millones de dolares americans. Ademés, el INTA esté fortaleciendo sus vin- culos con las organizaciones de agricultores a lo largo del pats y esté buscando activamente nuevas fuentes de fi- nanciamiento, Presiones internas Internamente, con el pasar de los aftos y cierta erosién de criterios, la institucién habia parcialmente desvirtuado el proceso interno de evaluacién de desempefto. Fl escala- {6n profesional estaba recargado de personas que habian alcanzado el més alto nivel, usualmente por antigtiedad. Mas aun, las précticas administrativas existentes dificul- aban la evaltacién de desempefio y transparencia en la seleccién de gerentes. Al mismo tiempo, la descentraliza- ci6n, la racionalizacién y los vinculos fortalecidos con el sector privado y las organizaciones de agricultores au- mentaron la demanda por un cuerpo directivo més fuerte en el INTA. La modemizacién de los procesos de selec- cid y reclutamiento en el INTA empe7s en 1986, En 1989 hubo un reconocimiento de la necesidad de acelerar este proceso cle modemnizacién, si el INTA habria de respon- der a estos nuevos retos, Eso de concursos y Juntas Evaluadoras en la selec- ci6n y contratacién fue adoptado por el INTA como una garantia de transparencia. Los concursos fueron abiertos @ candidatos externos en un esfuerzo para expandir el acervo de talentos gerenciales disponibles en la organiza- cin. Mas aun, en un ambiente cada vez més democrati- co, el INTA necesitaba atraer gerentes con contactos en varios grupos sociales y afiliaciones politicias. El estable- cimiento de contratos a plazo fijo y de una evaluacién de desempeio anual fueron inspirados en précticas en el sector privado y adoptados para lograr una mayor efi- ciencia y efectividad en el cuerpo directivo del INTA. Al director nacional, el cargo gerencial més alto, se le ofrece ‘un contrato fijo de cinco aos. A la mayoria de los otros cargos gerenciales se les otorgan contratos a plazo fijo de ‘res aos. od Implementacién de una Practica Gerencial Exitosa BI INTA ha identificado algunas caracteristicas claves en el establecimiento y la implementacién de su nuevo pro- ceso de seleccisn y contratacién, Definicién de reglas y procedimientos Un manual escrito de reglas y procedimientos, aprobado por el Consejo Directivo del INTA, sirve de guia en el proceso ce seleccién y contratacién. (En el cuadro de la pégina?? se presenta un extracto de las reglas y procedi- mientos,) Esto asegura que el proceso de selecci6n sea conducido de una manera clara, profesional y transpa- rente, Al formalizar las reglas y procedimienfos por es- crito, la organizacién seve forzada a examinar y clarificar la manera en que identifica y escoge a sus ge- rentes. Las roglas y Jos procedimisneos son revisados y discutides para elimninar inconsistencias u omisiones, an- tes que sean formalmente aprobadas y puestas en précti- «a oficialmente. Cualquier excepcisn 0 cambio al proceso debe ser aprobado por el Consejo Directivo. Convocntoria a concurso abierto La disponibilidad de un cargo directivo en el INTA se anuncia por medio de avisos en lascarteleras y circulares internas del INTA, y externamente por mediio de la pren- sa, El concurso también es anunciado enviando una carta convocatoria a las universidades, institutos de investiga- ciGn y organizaciones agropecuatrias en el pafs. Los car- gos deben anunciarse con una antelacién minima de 30 man Extractos de las normas y regulaciones del INTA concernientes a la seleccién de gerentes Juntas Evaluadoras a) Cuando el cargo a ser llenado es ol de director nacional, la Junta estaré compuesta de cinco miembros de el Consejo Directivo. ). Cuando ol cargo a ser llenado es de Jefe de una Unidad de extension, la Junta estard compuesta por un miemoro del Consejo de Centro Regional apropiada, ol Director Regional, y el Director de Ja Estacion de Investigacion. Razones para Retiro de Candidatura 0 Dimisin Los miembros de las Juntas Evaluadoras deben ser relirados 0 pueden renunciar cuando a) ellos son candidatos;, ») ellos estan relacionados a un candidato por vincu- los familiares hasta cuarto grado; ©) hay otras consideraciones que pueden interferir ‘con la imparcialidad requerida. Publicidad El llamado a concurso ablerto debe ser anunciado minimo 30 dias calendario antes de la fecha de cie- re del concurso. ‘Candidatura por Correo Postulaciones de candidatos enviadas por correo se- ran aceptadas si 4) la fecha y hora del sello de correo en fa solicitud ‘98 anterior a la fecha de cierte de concurso. dias, y los avisos deben indicar claramente las fechas de apertura y de cierre para la postulacién de candidatos. A pesar que no hay un tope para la cuota de gerentes selec- Gonados de organizaciones fuera del INTA, en la actua- lidad por lo menos el 10 por ciento de los cargos son Ienados por candidatos externos. Postulacién ecudnime de los candidatos ‘Todos los candicatos deben de presentar su candidatura mediante un fornuulario especial, Esto facilita la compa- racién entre candidatos, y asegura que todos incluyan la informacién que se considera necesaria para la evalua- ‘in. Las postulaciones son gratuitas. De acuerdo a la ex- perienca del INTA, la tendencia es que tres 0 cuatro candidates calificados se postulan a cargos gerenciales de alto nivel, Para los puestos de mando medio, la ten- dencia es que alrededor de cinco a siete candidatos calif cados se postulan. Los concursos para puestos de directores de estaciones experimentales en localidades bastante populares han atraido cerca de ocho a doce can- didatos calificacos. FI ntimero de postulantes para cada tno de estos puestos es consiclerablemente mas alto que estas cifras; sin embargo, s6lo los candidatos que reunen los eriterios basicos ameritan una consideracién seria Identificaci6n explicit de responsabitidades y requisitos Antes de empezar con el proceso de seleccién, el INTA hace una identifieacion clara y explicta de los cargos ge- ») la solicitud llega a la direccién del concurso a mas tardar 10 dias después de la fecha de cierre de cconcurso. Opcion Los candidatos pueden postularse al concurso abier- to para uno 0 més cargos simulténeamente si han presentado Una solictud para cada cargo. Si son se- lecelonados para mds de un cargo, tienen un maximo de cinco dias laborales para decidir cual de los car- (90s van a aceptar. Notificacién Los resultados de los concursos deben ser comuni- ‘cados a todos los candidates individualmente y por escrito dentro de los 20 dias subsiguiontes a la deci- si6n. Apelacion Los candidates pueden apelar la decisién dentro de los 10 dias subsiguientes de haber sido notificados, a las autoridades decisorias. Dichas apelaciones de- ben ser contestacas por las autoridades decisorias dentro de los 30 dias calendario después de recibir la apslacién. Dentro de los cinco dias laborales adi- cionales, los candidatos pueden hacer una apelacién superior a la mas alta auloridad involucrada en el proceso de seleccién, cuya decisién es final renciales que necesita, Estos cargos pueden ser ya exis- tentes 0 pueden ser creados como el resultado de un pro- ceso de planificacién estratégica y de restructuracién. Se requiere hacer una identificacién clara y explicita del rol y las funciones del cargo. Después, se necesita definir el Perfil y los requisitos minimos de quienes ocuparian el puesto. Fsta informacién forma parte del anuncio de la vacante. Las cualidacies y los requisites que se buscan en los candidatos son priorizados y ponderados para cacia car- go. Estos critetios son definidos por la cipula directiva Ge_la institucidn, con el apoyo de una unidad especializa- da, Las juntas Evaluadoras utilizan estos exiterios bisi- ‘cos para evaluar a cada candidato. Delegacién de responsabilidad a una unidad especializada para guiar el proceso de seleccién de gerentes En el INTA, se ha creado una “unidad de concursos” dentro de la Direccién de Recursos Humanos, Dicha uni- dad se encarga de anunciar los concursos, preparar los formularios correspondientes, asegurar que se cumplan Jas fechas estipuladas para el proceso, revisar las candi- daturas para eliminar aquéllas que no ameritan conside- raci6n seria, y dar seguimiento y apoyo a través de todo <1 proceso. La unidad también asegura que los candida- tos extemos reciban suficiente informacion para familia- rizarse con él INTA. En la actualidad, la unidad de INA concursos est compuesta por una profesional, quien ha seguido estudios legales, y una secretaria. ELINTA leen- trog6 cl liderazgo de la unidad a una profesional con es- tudios Jegales’ para asegurar que los procesos de seleccién se apliquen de acuerdo a las leyes laborales ar- gentinas. Utilizacién de Juntas Evaluadoras Estas Juntas’generalmente estén formadas por cinco ‘miembros, con voz.y volo. Estas personas se pueden ne- gar a servir en una Junta si estiman que hay considera- iones que pueden ‘influir su imparcialidad al evaluar candidatos especificos. Las Juntas Evaluadoras son apo- yaclas por tna persona de la unidad de coneursos, quien Sirve a la Junta en las funciones secretariales y de aseso- ria, La composicién de Ia Junta Evaluadora es definida por las regias y los procedimientos del INTA segzin el cargo en concurso. Por ejemplo, en el caso de un eoncur- so para llenar el cargo de director de estacion experimen- tal agropecuaria, la Junta Evaluadora estatia compuesta de tres miembros del Consejo de Centro Regional de la regidn en la cual se encuentra localizada la estacién expe- rimental agropecuaria, el director regional y un director adjunto nacional Algunos miembros del personal del INTA pertenecen a sindicatos. Los candidatos que pertenecen a un sindica- to pueden solicitar que un representante de su sindicato los acompatie como observador ante la Junta Evaluado- 1a, El representante del sindicato no tiene ni voz ni voto en los procedimientos, pero posteriormente puede pre- sentar Sus observaciones a los miembros del sindicato, La Junta Evaluadora entrevista al candidato. Des- puss, a puerta corrada, efectia sus deliberaciones. Si aca: 50 no llega a un consenso, puede volver a llamar a los candidatos a otra entrevista, cosa que ha ocurrido varias veces. Cuando se ha llegado a un consenso, la Junta Eva luadora debe presentar sus recomendaciones por escrito. La Junta Evaluadora tiene la responsabilidad central de recomendar un niimero reducido de los mejores candi datos (generalmente tres), usualmente listados en orden de preferencia, para la consideracién final de la cipula directiva apropiada. La unidad de concursos organiza y guia a las Juntas Evaluadoras tanto a nivel nacional Como regional Decisién final de la Ciipula Directioa Las decisiones finales para cargos con responsabi a nivel nacional son hechas por el Consejo Directivo del INTA. Las decisiones finales para cargos con responsabi- lidades regionales son hechas por los Consejo de Centros Regionales, Estos Consejos generalmente se reunen cada {res semanas y constituyen wna fuerte representacidn de las organizaciones de agricultores y universidades. Los Consejos son guiados por las recomendaciones de las Junta Evaluadoras, pero se reservan el derecho de seguir sus propios criterios. Mas aun, ellos pueden entrevistar y evaluar candidatos personalmente, lo que ha sucedido en ciertas ocasiones. Enfoque de las entrevistas La herramienta de evaluacién principal de las Juntas Evaluadoras ha sido la entrevista personal, El candidato se presenta ante un panel compuesto por los cinco miem- bros de la Junta Bvaluadora. Se le solicta al candidato que prepare, presente y defienda un plan de cinco afios para la unidad que el candidato desea liderar. Los miem- ‘bros de la Junta Evaluadora se turnan para hacer una se- rie de preguntas, las cuales generaimente han sido preparadas de antemano. En estas sesiones se ha puesto mucho énfasis en la técnica de simulaci6n, es decir, {Qué haria usted silo siguiente sucediera....2” Evaluacién de desempeito El proceso de seleccidn sélo ofrece algunas indicaciones sobre las potenciales habilidades gerenciales del candida- to. Fl fortalecimiento de la capacidad gerencial de la ins- fitucién sequiere de una evaluacién de desempeso actual. En el INTA, esto se efecttia anualmente. General- ‘mente, Ia evaluacién de desempefio se hace por el super- visor inmediato. Cada gerente es evaluado en tres

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