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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TABLA DE CONTENIDO
Introduccin
Objetivos
Marco legal
11
Marco conceptual
Naturaleza jurdica, funcin social y actividades que
desarrolla la Empresa de vivienda de Antioquia - VIVA
14
3.2.1
Naturaleza jurdica
15
3.2.2
Marco legal
15
3.2.3
Objeto social
15
16
3.3.1
Gestin continuada
16
3.3.2
Registro
17
3.3.3
Devengo o causacin
17
3.3.4
Asociacin
17
3.3.5
Medicin
17
3.3.6
Prudencia
18
3.3.7
Periodo contable
18
3.3.8
Revelacin
18
3.3.9
No compensaciones
18
19
19
Confiabilidad
19
Razonabilidad
19
1
2
3
3.1
3.2
3.3
3.3.10
3.4
3.4.1
3.4.1.1
12
13
15
3.4.1.1.1
19
3.4.1.1.2
20
3.4.1.1.3
20
3.4.1.1.4
Objetividad
20
3.4.1.1.5
Verificabilidad
20
Relevancia
20
3.4.2.1
Oportunidad
20
3.4.2.2
Materialidad
21
3.4.2.3
Universalidad
21
3.4.2.4
Comprensibilidad
21
3.4.2.5
Racionalidad
21
3.4.2.6
Consistencia
21
Proceso contable
21
3.4.2
3.5
22
3.5.1.1
Identificacin
22
3.5.1.2
Clasificacin
22
3.5.1.3
Registros y ajustes
22
3.5.1.4
3.5.1
3.5.1.5
3.6
3.6.1
dems informes
22
23
23
Balance general
23
23
3.6.2
24
3.6.3
24
3.6.4
24
3.6.5
25
25
3.6.1.1
3.6.5.1
3.6.5.2
25
Polticas contables
26
3.7.1
26
3.7.2
3.7
27
3.7.2.1
28
3.7.2.2
Deudores
29
3.7.2.2.1
29
3.7.2.2.2
Amortizacin anticipo
33
3.7.2.2.3
Otros deudores
34
3.7.2.2.4
34
3.7.2.3
Inventarios
34
3.7.2.4
35
3.7.2.4.1
Depreciacin acumulada
36
3.7.2.4.1.1
36
Actualizacin
36
3.7.2.4.2.1
36
3.7.2.4.2.2
3.7.2.4.2
Excepciones a la actualizacin
36
3.7.2.4.3
Valorizaciones
37
3.7.2.4.4
37
3.7.2.4.5
Valor residual
38
3.7.2.4.6
38
Otros activos
38
3.7.2.5.1
38
3.7.2.5.2
Cargos diferidos
39
3.7.2.5.3
39
3.7.2.5.4
39
3.7.2.5.5
Activos intangibles
40
Pasivos
40
3.7.2.5
3.7.2.6
3.7.2.6.1
40
3.7.2.6.2
40
3.7.2.6.3
Acreedores
40
3.7.2.6.4
41
3.7.2.6.5
41
3.7.2.7
41
3.7.2.8
Pasivos estimados
41
3.7.2.8.1
41
3.7.2.8.2
Provisiones diversas
42
Otros pasivos
42
3.7.2.9
42
3.7.3
Gastos
43
3.7.4
Costos
43
3.7.5
Ingresos
43
3.7.6
43
3.7.2.9.1
Practicas contables
44
3.8.1
44
3.8.2
3.8
Conciliaciones
45
3.8.2.1
Bancarias
45
3.8.2.2
Recprocas
45
3.8.2.3
Presupuestales
45
3.8.2.4
Cartera de clientes
45
Presentacin de informes
46
3.8.3
Entidades de control
46
3.8.3.1.1
46
3.8.3.1.2
47
3.8.3.1.3
3.8.3.1
Alta Direccin
47
3.8.3.2
47
3.8.3.3
48
3.8.3.4
48
48
3.8.3.4.1.1
Libro Diario
48
3.8.3.4.1.2
Libro Mayor
48
3.8.3.4.1
Libros auxiliares
48
3.8.4
48
3.8.5
Copia de seguridad
49
3.8.6
49
3.8.3.4.2
Procedimientos contables
50
3.9.1
Activos
50
3.9.1.1
Efectivo
50
Caja
50
3.9
3.9.1.1.1
Caja menor
51
3.9.2
52
3.9.3
3.9.1.1.1.1
53
3.9.3.1
Rendimientos
54
3.9.3.2
Liquidacin de intereses
54
3.9.3.3
No renovacin
55
3.9.3.4
Renovacin
55
3.9.3.5
55
55
3.9.3.5.1
Deudores
56
3.9.4.1
Prestacin de servicios
56
3.9.4.2
57
3.9.4.3
58
3.9.4.4
59
3.9.4.5
Otros deudores
60
3.9.4.6
61
Inventarios
62
Mercancas en existencias
62
3.9.4
3.9.5
3.9.5.1
63
3.9.6.1
Construcciones en curso
63
3.9.6.2
Edificaciones
64
3.9.6.3
66
3.9.6.4
68
3.9.6.5
70
3.9.6.6
3.9.6
Depreciacin
72
3.9.6.6.1
Actualizacin
74
3.9.6.6.2
Retiros
74
3.9.6.6.3
Reclasificacin
76
Otros activos
76
3.9.7.1
76
3.9.7.2
3.9.7
Cargos diferidos
77
3.9.7.2.1
Estudios y proyectos
78
3.9.7.2.2
78
3.9.7.3
79
3.9.7.4
80
3.9.7.5
Valorizaciones
81
Pasivo
82
3.9.8
82
3.9.8.1.1
82
3.9.8.1.2
83
3.9.8.1.3
Acreedores
84
3.9.8.1.4
85
3.9.8.1.5
87
3.9.8.1.6
87
3.9.8.1.7
88
3.9.8.1
3.9.8.1.8
89
3.9.8.1.9
90
91
3.9.8.1.10
Pasivos estimados
92
3.9.8.2.1
92
3.9.8.2.2
93
3.9.8.2.3
94
3.9.8.2
Otros pasivos
95
3.9.8.3.1
95
3.9.8.3.2
96
Patrimonio
97
3.9.8.3
3.9.9
Patrimonio institucional
97
3.9.9.1.1
Capital fiscal
97
3.9.9.1.2
98
3.9.9.1.3
99
3.9.9.1
3.9.10
3.9.10.1
3.9.10.1.1
3.9.10.2
3.9.10.2.1
3.9.10.3
3.9.10.3.1
3.9.11
3.9.11.1
100
Derechos contingentes
100
100
Deudoras de control
101
Activos retirados
101
102
102
103
Responsabilidades contingentes
103
103
3.9.11.2
104
3.9.11.3
104
3.9.11.1.1
1. Introduccin
La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA es una Empresa Industrial y Comercial del
Estado del orden departamental est sujeto a la aplicacin de los principios, normas
tcnicas y procedimientos fijados en el Rgimen de la Contabilidad Pblica y al control
de los diferentes rganos de vigilancia y fiscalizacin y a la rendicin de cuentas por el
manejo y uso de sus recursos. Conforme a lo anterior la informacin financiera debe
presentar caractersticas cualitativas, al igual que ser oportuna, razonable, confiable,
relevante y comprensible, con el fin de servir de instrumento para la toma de decisiones
por parte de los usuarios internos y externos; relacionadas con el control y optimizacin
de los recursos pblicos.
Las caractersticas cualitativas de la informacin financiera, buscan la representacin
razonable de la realidad econmica de la entidad, en la medida que incluye todas las
transacciones, hechos y operaciones financieras.
Para lograr el objetivo es importante contar con instrumentos normativos que guen a
los ejecutores de las actividades que participan en el proceso de registro, preparacin
y consolidacin de informes financieros; dotarlos con el Manual de Polticas y
Procedimientos contables con el objetivo de proporcionar a la entidad, los elementos
necesarios que le permitan contabilizar sus operaciones con criterio unificado.
Este manual se considera una herramienta que facilita la consistencia en la preparacin
y presentacin de la informacin financiera, as como su interpretacin y comparacin
para efectos de control y toma de decisiones, en cuanto contiene las polticas y prcticas
contables adoptadas por la entidad tales como, las fechas de cierre o corte para la
preparacin de informacin definitiva, mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles
aplicables, periodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin,
tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin
contable, perodos de actualizacin de valores, forma de conservar los libros y dems
soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma
de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentacin de informacin a
los entes de control y criterios de identificacin, clasificacin de las operaciones.
Para el desarrollo del Manual de Polticas y Procedimientos contables se tom como
base el Rgimen de Contabilidad Pblica y aplicacin y desarrollo de la Resolucin 357
del 23 Julio de 2008, de la Contadura General de la Nacin.
11
2. Objetivos
Objetivo general
Elaborar el Manual de polticas y procedimientos de las actividades contables de la
Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, as como la correspondiente asignacin
de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que intervienen en el
proceso contable.
Objetivos especficos
Establecer procedimientos de Control Interno Contable para el registro y control
de las operaciones.
Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras
realizadas por VIVA sean vinculadas al proceso contable.
Mantener actualizados los registros de los bienes, derechos y obligaciones a
cargo de la VIVA.
Garantizar que la informacin financiera, econmica, social y ambiental de VIVA
se registre y revele con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales
del Rgimen de Contabilidad Pblica.
Lograr que los estados financieros, informes y reportes contables que se
produzcan, sean de utilidad y satisfagan las necesidades de informacin de
todos los usuarios tanto internos como externos.
Servir de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia y
permitir ejercer el control interno y externo y el seguimiento a la gestin de la
entidad.
ALCANCE: Aplica para el desarrollo del proceso contable en las cuentas de
12
3.
Marco legal
13
Marco conceptual
14
Somos una empresa industrial y comercial del Estado, con personera jurdica,
patrimonio propio, autonoma administrativa y financiera, patrimonio independiente,
vinculada al Despacho del Gobernador, y cuyo principal objetivo es: gestar,
15
Los principios de la contabilidad pblica constituyen las pautas bsicas o macroreglas del proceso para la generacin de informacin en funcin de los propsitos
del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica y de los objetivos de la informacin
contable pblica, sustentando el desarrollo de las normas tcnicas, el Manual de
Procedimientos y la doctrina contable.
Los principios de la Contabilidad Pblica son: Gestin continuada, Registro, Devengo
o Causacin, Asociacin, Medicin, Prudencia, Periodo Contable, Revelacin, No
Compensacin y hechos posteriores al cierre.
3.3.1. Gestin continuada
16
El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los costos necesarios para
la ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los gastos relacionados con
el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos.
Cuando deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los
resultados, la informacin relacionada a la cuanta y origen se revelar en las notas
a los estados financieros.
3.3.5. Medicin
17
3.3.6. Prudencia
18
VIVA debe realizar los registros contables de todas las operaciones econmicas
que la afecten. Por lo anterior se deben establecer los controles necesarios.
19
Cualidad esencial que consiste en que la informacin llegue a manos del usuario
en tiempos que le permita utilizarla en la toma de decisiones. Tener la informacin
contable disponible para satisfacer las demandas de los usuarios en la medida que
le permita evaluar la eficiencia y eficacia de dicha informacin.
20
3.4.2.2. Materialidad
Proceso contable
22
Balance General.
Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental.
Estado de cambios en el patrimonio.
Estado de flujos de efectivo.
Notas a los estados financieros.
23
Es un estado contable bsico que revela los fondos provistos y utilizados por la
entidad en desarrollo de sus actividades operativas, de inversin y financiacin.
24
Forman parte integral de los Estados Contables y tienen por objeto revelar la
informacin adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones
financieras, econmicas, sociales y ambientales que sean materiales; la
desagregacin de valores contables en trminos de precio y cantidades; as
como aspectos que presentan dificultad para su medicin monetaria que pueden
evidenciarse en trminos cuantitativos o cualitativos fsicos, los cuales han afectado
o pueden afectar la situacin de la entidad contable pblica Las notas a los estados
contables son de carcter general y especfico.
3.6.5.1. Notas de carcter general
25
3.7.
Polticas contables
Se realizaran los cierres mensuales, los cuales podrn ser modificados con
autorizacin expresa del Contador de la entidad.
En todo caso, salvo el cierre anual, los perodos de corte de informacin contable
no sobrepasarn el 15 de cada mes.
26
Por cuanto la informacin contable debe servir de instrumento para que los
diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y
optimizacin de los recursos propios y administrados, para cual se deber revelar
con razonabilidad la informacin que conforma los estados contables, se fijan las
siguientes polticas:
Activo
Efectivo
Caja
Cajas menores
Anualmente se genera Resolucin para constituir caja menor para atender gastos
del funcionamiento y desarrollo de los diferentes convenios interadministrativos,
por una cuanta mnima de dos (2) SMMLV, destinada exclusivamente para
atender gastos generales, urgentes e imprescindibles de menor cuanta, en lo que
corresponde al funcionamiento de la empresa y al desarrollo de los diferentes
convenios que ejecute VIVA. Lo anterior, acorde con lo establecido en el Art. 5
de la Resolucin 001 de enero 2 de 2012 emanada de la Direccin General del
Presupuesto Pblico Nacional.
No se podrn realizar las siguientes operaciones por caja menor:
Fraccionar compras de un mismo elemento o servicios.
Realizar desembolsos con destino a gastos de rganos diferentes de su propia
organizacin.
Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el manual interno de
contratacin y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
27
Est conformado por las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata de
VIVA (recursos Propios), incluye adems los recursos recibidos en administracin
del Departamento de Antioquia y otras entidades pblicas y privadas integrantes de
la mesa de vivienda de Antioquia, La custodia de los ttulos (chequeras y dems
valores) es responsabilidad del Coordinador rea Financiera y de Tesorera, para
ello utilizar la caja fuerte de la entidad.
Toda apertura de cuentas de ahorro y corriente debe tener como soporte las
cotizaciones teniendo en cuenta rentabilidad, seguridad, servicio, reciprocidad y
exoneraciones de comisiones bancarias.
Para el manejo de los recursos Interadministrativos, siempre se debe abrir una
cuenta de ahorros o depsito en el IDEA. Inversiones e instrumentos derivados.
La disponibilidad temporal de excedentes financieros permite estructurar un
portafolio de inversiones, constituido por activos financieros que generan rentabilidad
en papeles de renta fija. Las inversiones se hacen con criterios de transparencia,
seguridad, rentabilidad, control, solidez, liquidez, diversificacin del riesgo y sin
nimo especulativo para optimizar el manejo de los excedentes financieros de
tesorera.
Estas inversiones temporales estn reguladas por el decreto nacional 1525 de
2008, modificada por el decreto 2805 de 2009 y su aplicacin en cabeza Director
Jurdico Administrativo y Financiero y el Coordinador Financiero y de Tesorera.
28
3.7.2.2. Deudores
29
30
31
32
Los fondos de la cuenta del anticipo slo podrn ser utilizados para gastos
propios del contrato, de conformidad con el Plan de Inversin del Anticipo
aprobado por la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA. Los gastos debern
estar soportados con las facturas correspondientes. Por ningn motivo se
aceptarn rdenes de compra o cotizaciones para justificar el anticipo. El
Interventor deber presentar en sus informes mensuales la relacin de gastos
efectuados de acuerdo con el Plan de Inversin aprobado por la CONTRATANTE.
Entrega del Anticipo: el valor del anticipo ser pagado dentro de las dos (2)
semanas siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorera de la Empresa
de Vivienda de Antioquia - VIVA. La orden de pago debidamente diligenciada y
soportada. La constitucin y aprobacin de la garanta que ampara la correcta
inversin y el buen manejo del anticipo, y su Plan de Inversin aprobado, son
requisitos indispensables previos para la entrega del mismo.
Manejo del Anticipo: El CONTRATISTA se obliga a realizar la apertura de una
cuenta de ahorros a su nombre para el manejo exclusivo de dicho anticipo.
Rendimientos del Anticipo: los rendimientos que llegaren a producir los
recursos as entregados, sern consignados en la cuenta que indique la
Tesorera de la Empresa de Vivienda - VIVA, en el momento de la liquidacin del
contrato, acompaado de copias de los extractos bancarios, previa verificacin,
seguimiento y control de estos rendimientos.
En el caso de constituirse una fiducia, las comisiones sern a cargo del
CONTRATISTA.
La iniciacin de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contractuales no se hayan supeditadas, en ningn caso, a la entrega del anticipo.
33
Representa el valor de los terrenos adquiridos por VIVA, con el objeto de ser vendidos
o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningn proceso de transformacin,
construccin o tratamiento.
34
Las propiedades, planta y equipo son los bienes tangibles adquiridos, construidos o
en proceso de construccin, con la intencin de emplearlos en forma permanente.
Se registran inicialmente al costo de adquisicin, conformado por las erogaciones
necesarias para colocarlo en condiciones de utilizacin. El costo de adquisicin se
incrementa con las adiciones y mejoras.
3.7.2.4.1. Depreciacin acumulada
Las ventas y retiros de tales activos se descargan al respectivo costo neto y las
diferencias entre el precio de venta y el costo neto se llevan a los resultados del
ejercicio.
Los desembolsos por concepto de mejoras cuyo objeto es aumentar la eficiencia
e incrementa la vida til de los activos se capitalizan.
35
Los activos de menor cuanta son los que, con base en su valor de adquisicin
o incorporacin, pueden depreciarse en el mismo ao en que se adquieren o
incorporen, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contadura
General de la Nacin, cuando el valor de adquisicin sean por una suma inferior o
igual a 50 UVT, se le dar el tratamiento anterior.
Cuando un activo de menor cuanta, tiene un valor inferior a la mitad del SMLMV,
se lleva directamente al gasto.
3.7.2.4.2. Actualizacin
36
Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos
se retiran de los activos, el Comit Bienes y Servicios que toma decisiones para
activos fijos, determinara los elementos que darn de baja teniendo en cuenta
algunos de los siguientes aspectos:
37
Los bienes al culminar su vida til deben estar sujetos a un valor mnimo que
constituye su valor residual, el cual ser establecido por un tcnico.
3.7.2.4.6. Revisin de la vida til
39
40
41
Los porcentajes para los conceptos de prestaciones sociales son los siguientes:
3.7.3. Gastos
43
3.8.
Practicas contables
3.8.2. Conciliaciones
3.8.2.1. Bancarias
45
46
Los estados financieros con sus respectivas notas a los estado financieros sern
firmados por el representante legal y el contador para ser presentados a la Junta
Directiva.
3.8.3.2. Fechas de publicacin o exhibicin de la informacin contable
47
Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera
nominativa segn la estructura del Catlogo General de Cuentas; las sumas de los
movimientos dbito y crdito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que
han sido tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes.
3.8.3.4.2. Libros auxiliares
49
Procedimientos contables
3.9.1. Activos
3.9.1.1. Efectivo
3.9.1.1.1. Caja
50
Reembolso y legalizacin:
Los reembolsos se harn cada vez que se haya consumido mximo el 70% del
valor total de la misma a fin de esta no se agote.
Para efectos de la correspondiente legalizacin se deben cumplir los siguientes
requisitos:
Los soportes relacionados deben ser originales, firmados o con sello por los
proveedores de los bienes o servicios prestados o de quienes recibieron los
recursos para los gastos, con identificacin del nombre o razn social y el nmero
del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta.
Que la fecha de los gastos generados corresponda a la vigencia fiscal que se est
legalizando.
Todas las cajas menores sern legalizadas a ms tardar el 31 de diciembre de
cada anualidad.
51
52
Se debita con:
El valor de los depsitos efectuados mediante consignaciones traslados bancarios
por los diferentes conceptos.
El valor de las notas crdito expedidas por las entidades financieras por diferentes
conceptos.
El valor de los cheques girados que se anulen por no haber sido retirados de la
entidad contable pblica o que, habiendo sido retirados, no hayan sido cobrados
en el tiempo fijado por las normas vigentes.
Se acredita con:
El valor retirado o trasladado y de cheques girados a diferentes beneficiarios por
diferentes conceptos.
El valor de las notas dbitos expedidas por las entidades financieras por conceptos
tales como, gastos bancarios, cheques devueltos y pagos de obligaciones
financieras.
3.9.3. Inversiones e instrumentos derivados
Representa el valor de los recursos colocados por VIVA en ttulos valores de entidades
nacionales, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado en sus condiciones
contractuales, con el propsito de obtener utilidades por las fluctuaciones a corto
plazo del precio. En caso de que VIVA posea estos ttulos.
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 110 - Depsitos en
Instituciones.
Registro contable:
53
3.9.3.1. Rendimientos
Registro contable:
Si como resultado de la actualizacin el derecho se disminuye en menor proporcin
que la obligacin, el registro es el siguiente:
54
3.9.3.3. No renovacin
3.9.3.4. Renovacin
55
Registro contable:
3.9.4. Deudores
3.9.4.1. Prestacin de servicios
56
Registro contable:
Representa el valor anticipado que VIVA entrega al contratista para ser destinada al
cubrimiento del costo en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del objeto
contractual, bajo contratos de interventora o consultora y contrato de obra.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401Adquisicin de bienes y servicios nacionales y 1110- Depsitos en instituciones
financieras.
Se debita con:
El valor de los dineros entregados como avances y anticipos.
Se acredita con:
El valor de los anticipos aplicados, producto del cumplimiento de los convenios,
contratos, entrega de bienes o con la legalizacin de los avances.
El valor de las devoluciones de los anticipos.
Registro contable:
57
58
Registro contable:
Representa el valor anticipado que VIVA entrega al contratista para ser destinada al
cubrimiento del costo en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del objeto
contractual, bajo contrato de interventora o consultorio y contrato de obra por la
modalidad de administracin delegada.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1424Adquisicin de bienes y servicios nacionales y 1110- Depsitos en instituciones
financieras.
Se debita con:
El valor de los recursos entregados.
El valor de los ingresos obtenidos.
Se acredita con:
El valor de los recursos reintegrados.
El valor de los gastos generados.
El valor de los activos adquiridos.
El valor de los pasivos cancelados.
59
Registro contable:
60
Registro contable:
Registro contable:
61
3.9.5. Inventarios
3.9.5.1. Mercancias en existencias
Representa el valor de los bienes adquiridos a cualquier ttulo por VIVA, con el
objeto de ser vendidos o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningn
proceso de transformacin.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
2401-Adquisicin de Bienes y Servicios Nacionales.
Se debita con:
El valor de los bienes adquiridos para su comercializacin, suministro gratuito o a
precios econmicamente no significativos.
El valor de los ajustes por sobrantes de inventarios, devoluciones de mercancas
vendidas y otros.
Se acredita con:
El costo de las mercancas vendidas.
El valor de las mercancas devueltas a los proveedores.
El valor de la mercanca determinada como faltante, o dada de baja por imperfectos,
rotura, mermas y otros.
El valor de las mercancas entregadas a cualquier ttulo.
Registro contable:
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63
Registro contable:
3.9.6.2. Edificaciones
Representa el valor de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo por VIVA, para
el desarrollo de su objeto. Se excluye el valor de los terrenos sobre los cuales se
encuentran, que deben registrarse en la cuenta correspondiente.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
2401-Adquisicin de Bienes y Servicios Nacionales, 1615-Construcciones en
Curso, 1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 1682- Propiedades
de Inversin, 3235-Supervit por Donacin, 3255-Patrimonio Institucional
Incorporado, 1930- Bienes Recibidos en Dacin de Pago y 1941-Bienes
Adquiridos en Leasing Financiero.
Se debita con:
El costo de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo, ms todas las erogaciones
en que se incurra para su adquisicin.
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65
66
Registro contable:
67
68
Registro contable:
69
70
Registro contable:
71
3.9.6.6. Depreciacin
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Registro contable:
73
3.9.6.6.1. Actualizacin
En caso contrario:
3.9.6.6.2. Retiros
Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se
retiran de los activos.
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75
3.9.6.6.3. Reclasificacin
Se debita con:
El valor de los pagos anticipados por cada uno de los conceptos.
Se acredita con:
El valor de la amortizacin durante el perodo de causacin del gasto o costo.
El valor de los bienes y servicios recibidos, en cumplimiento de los contratos, los
cuales deben ser registrados en las cuentas de activo o gasto que correspondan.
El valor de la recuperacin por la terminacin anticipada de los compromisos
contractuales.
Registro contable:
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78
Se acredita con:
El valor de los gastos y costos causados peridicamente.
Registro contable:
80
Se debita con:
El valor de la amortizacin acumulada que tengan los bienes al momento de su
enajenacin.
El valor de la amortizacin acumulada de los bienes retirados del servicio por
deterioro, destruccin, prdida u otras causas.
El valor de la amortizacin acumulada de los traslados de bienes que se efecten
a otros entes pblicos.
Se acredita con:
El valor de la amortizacin causada peridicamente.
Registro contable:
3.9.7.5. Valorizaciones
El valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos
determinado como resultado de la actualizacin, de conformidad con las normas
tcnicas.
La contrapartida corresponde a la subcuenta de la cuenta 3240 -Supervit por
Valorizacin.
Se debita con:
El exceso del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.
El exceso del valor de realizacin o costo de reposicin de los bienes sobre el valor
en libros.
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Se acredita con:
El defecto del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.
El defecto del avalo tcnico de los bienes frente a su valor en libros.
La valorizacin correspondiente a los bienes que sean vendidos, cedidos o dados
de baja.
La reversin de la valorizacin de las inversiones patrimoniales en entidades no
controladas cuando se adquiera o comparta el control, o se comience a ejercer
influencia importante, y en consecuencia se aplique el mtodo de participacin
patrimonial.
La reversin de la valorizacin de las inversiones patrimoniales en entidades que
entran en proceso de liquidacin.
Registro contable:
3.9.8. Pasivo
3.9.8.1. Cuentas por pagar
3.9.8.1.1. Adquisicin de bienes y servisios nacionales
82
83
Se debita con:
El valor de la cancelacin de los intereses causados.
Se acredita con:
El valor de los intereses causados.
Registro contable:
3.9.8.1.3. Acreedores
84
Registro contable:
Representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retencin frente,
a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, excepto en los casos en los
cuales no deban hacerlo por expresa disposicin legal.
En la subcuenta 243625-Impuesto a las Ventas Retenido por Consignar debe
registrarse el impuesto a las ventas retenido en la adquisicin de bienes o servicios
gravados, la cual deber efectuarse en el momento del pago o abono en cuenta
por los agentes de retencin definidos en la ley.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el abono en cuenta
por la adquisicin de bienes y servicios y pagos laborales que generen retencin
en la fuente.
Se debita con:
Las consignaciones de los valores retenidos en favor de la administracin tributaria.
El valor por concepto de retenciones sobre el impuesto a las ventas, correspondiente
a las devoluciones y anulaciones de operaciones de bienes o servicios gravados.
Se acredita con:
Los valores retenidos por VIVA por los diferentes conceptos.
Los valores correspondientes a autorretenciones realizadas por los entes
autorizados.
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El valor retenido por concepto de IVA por las entidades contables pblicas que son
agentes de retencin.
Registro contable:
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87
Se debita con:
El valor del impuesto facturado a VIVA por la adquisicin de bienes y servicios.
El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios
prestados.
El valor pagado del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres.
El valor de las retenciones debidamente certificadas que le hayan sido practicadas
a la Empresa.
Se acredita con:
El valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios
gravados.
El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios
comprados.
El valor trasladado a la cuenta 1422-Anticipos o Saldos a Favor por Impuestos y
Contribuciones.
El valor de las retenciones correspondiente a las devoluciones y anulaciones de
operaciones.
3.9.8.1.7. Avances y anticipos recibidos
Representa el valor de los dineros recibidos por las diferentes entidades, para la
ejecucin y administracin de los convenios.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110Depsitos en Instituciones Financieras.
Se debita con:
El valor de los anticipos aplicados, producto del cumplimiento de los contratos.
La legalizacin de anticipos.
El valor de las devoluciones de los avances y anticipos recibidos.
El valor de los dineros recibidos como avances y anticipos por VIVA.
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Registro contable:
89
Se debita con:
El valor de los recursos reintegrados.
El valor de los recursos aplicados, de conformidad con lo pactado.
El valor de las devoluciones de los avances y anticipos recibidos.
El valor de los recursos recibidos.
Registro contable:
90
Registro contable:
Representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado
de la relacin laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho
adquirido por acuerdos laborales, de conformidad con las disposiciones legales.
La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 5101
- Sueldos y salarios. Cuando se trate de prestaciones que previamente debieron
ser provisionadas, la contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la
cuenta 2715-Provisin para Prestaciones Sociales.
Se debita con:
El pago parcial o total de los salarios y prestaciones sociales.
Los traslados a los fondos administradores de cesantas.
El valor de las liquidaciones de nmina por cada uno de los conceptos.
El valor trasladado de los pasivos por provisiones para prestaciones sociales.
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Registro contable:
92
93
94
Se debita con:
El valor del traslado de las provisiones a las correspondientes cuentas del pasivo.
El valor de las provisiones constituidas cuando no se cumpla el lleno de los
requisitos para ser exigible.
El valor de las provisiones calculadas tcnicamente por cada uno de los conceptos.
Registro contable:
95
Registro contable:
96
Registro contable:
3.9.9. Patrimonio
3.9.9.1. Patrimonio institucional
3.9.9.1.1. Capital fiscal
Representa el valor de los recursos que han sido otorgado como aportes por el
Departamento de Antioquia por medio de terreno y efectivo para la creacin y
desarrollo de su objeto, al igual que la capitalizacin de los excedentes generados
como empresa Industrial y Comercial del Estado.
La contrapartida corresponde al tipo de recurso, bien o derecho recibido como
aporte y las cuentas patrimoniales de las cuales se efecten los traslados.
Se debita con:
El valor de las obligaciones reclasificadas de la cuenta 3255-Patrimonio
Institucional Incorporado, al inicio del perodo contable.
El valor de los activos trasladados a otra unidad, dentro de una misma entidad
contable pblica.
El valor de los pasivos recibidos de otra unidad, dentro de una misma entidad
contable pblica.
Se acredita con:
El valor de los recursos asignados para la creacin y desarrollo de la entidad
contable pblica.
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98
Registro contable:
Representa el valor del aumento neto del valor en libros de los activos, determinado
como resultado de la actualizacin, de conformidad con las normas tcnicas.
La contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta 1999-Valorizaciones.
Se debita con:
El valor de la valorizacin del activo vendido, dado de baja, trasladado o retirado
del servicio.
El valor de la disminucin de la valorizacin del activo.
La reversin del supervit por valorizacin de las inversiones patrimoniales
en entidades no controladas cuando se adquiera o comparta el control, o se
comience a ejercer influencia importante, y en consecuencia se aplique el
mtodo de participacin patrimonial.
Se acredita con:
El exceso del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.
99
Se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias de las cuales
pueden generarse derechos que afecten la estructura financiera de VIVA. Incluye
cuentas de control para las operaciones realizadas con terceros que por su
naturaleza no inciden en la situacin financiera, las utilizadas para control interno
de activos, de futuros hechos econmicos y con propsito de revelacin, as
como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables
de los activos, costos y gastos, y la informacin tributaria. Las cuentas que
integran esta clase son de naturaleza dbito.
3.9.10.1. Derechos contingentes
3.9.10.1.1. Litigios y mecanismos alternativos de solucin de
conflictos
Representa el valor de las demandas interpuestas por VIVA en contra de terceros.
Tambin incluye las pretensiones econmicas originadas en conflictos o controversias
que se resuelven por fuera de la justicia ordinaria.
La contrapartida corresponde a la subcuenta 890506-Litigios y mecanismos alternativos
de solucin de conflictos.
100
Se debita con:
El valor estimado de las pretensiones econmicas.
El mayor valor estimado durante el proceso.
Se acredita con:
El menor valor estimado durante el proceso.
El valor de los derechos adquiridos en el proceso, momento en el cual debe
reflejarse en el balance.
La extincin de la causa que dio origen al proceso.
Registro contable:
101
Se debita con:
El valor de realizacin de los bienes.
El valor de recuperacin de los derechos.
Se acredita con:
El valor de disposicin de los bienes.
El valor de recuperacin de los derechos.
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