UNIVERSIDAD CATOLICA LOS ANGELES DE CHIMBOTE

FACULTAD: CIENCIAS CONTABLES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

Asignatura: Documentacin Contable I

Semestre Acadmico:

2016 - II

Ciclo: I

Docente: Ortiz Gonzales Luis

Proyecto de investigacin: Documentos internos

AUTORES:

Cruz Plasencia Wendy Rocselly

De la flor Machado Esther Marilin
Martnez Gmez Tatiana Estefani
Glenni Saavedra Christian Aaron
Plasencia Quispe Alexander
Lisbeth Moncada Bermdez

DEDICATORIA

A Dios.
Por habernos permitido llegar a la universidad, darnos
nuestros sueos; adems de su infinita bondad y amo.

salud para lograr

Gracias a Dios por brindarnos la capacidad y el entendimiento para poder llevar

a cabo la realizacin de nuestro trabajo.

A nuestros padres
Por ser el pilar fundamental en todo lo que somos, en toda nuestra educacin,
tanto acadmica, como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente
mantenido a travs del tiempo.
Todo este trabajo ha sido posible gracias a ellos.

A mi Profesor

Por su gran apoyo y motivacin, quien se ha tomado el arduo trabajo de

transmitirme sus conocimientos para lograr mis metas y sueos y haberme
llevado pas a paso en el aprendizaje

INTRODUCCION
El presente trabajo se refiere a la importancia que tienen los documentos internos en una
empresa. Un documento por su parte es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas,
pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de
soporte.

Entonces podramos decir que los documentos internos, son documentos que cada
empresa emite y utiliza segn sus necesidades, no existiendo normatividad legal que
obligue su utilizacin. Estos documentos deben estar firmados y sellados en seal de
aprobacin y autorizacin.
Entre ellos tenemos: Recibo de ingreso y egreso de caja, Nota de pedido, vale,
proforma, solicitud de compra, orden de compra y el kardex.
Empezaremos por recibo de ingreso y egreso de caja, Son documentos simples que
dejan constancia ya sea de un prstamo otorgado o recibido, de un cobro, amortizacin,
o cualquier otro concepto, se refiere a un pedido que alguien realiza con el objetivo de
adquirir un bien. La nota de pedido por su parte lo utilizan las empresas, para que a
travs de l, los clientes soliciten los artculos deseados.
Tambin tenemos el vale que es un documento interno que emiten las empresas a su
personal, otorgndoles suma de dinero o productos para ser canjeados .La solicitud de
compra utilizada por el departamento de almacn para comunicar y solicitar al
encargado del departamento de logstica la necesidad de efectuar la adquisicin de
nuevas mercaderas. El orden de compra, es un documento que un comprador entrega a
un vendedor para solicitar ciertas mercaderas.
Y por ltimo tenemos el kardex el cual es un libro auxiliar donde se registran las
entradas y salidas de existencias del almacn.

RECIBO DE INGRESO DE CAJA

RECIBO DE CAJA:
Es un soporte de contabilidad en el que constan los ingresos en efectivo, cheques y otras
formas de recaudo, el original se entrega al cliente y las copias generalmente se
archivan de la siguiente manera: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante de diario.

RECIBO DE INGRESO:
Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o cheque por
ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las
copias generalmente se archivan as: una para el archivo consecutivo y otra para anexar
al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con dbito a la
cuenta caja, y el crdito de acuerdo al consumo o contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de
una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado

RECIBO DE EGRESO DE CAJA

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y
servicios al contado o pago de deudas de la empresa.
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro
de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es
obligatorio tanto para las pequeas como para grandes empresas (Negocios).
Antes de la elaboracin de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe
asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptacin de los
directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser as se tendra que anular el
cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe
anular tambin todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.

EL VALE
Es un documento de crdito que se utiliza como promesa de pago por el cual el deudor
se compromete a pagar a su acreedor cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que
se determinan en el mismo documento.
PERSONAS INDISPENSABLES QUE INTERVIENEN:

1. Emitente: Es el girador (deudor)

2. Tenedor: Es el girado (acreedor)
FORMAS DE GIRO:
a) A fecha fija:
Es cuando se fija en el vale la fecha de vencimiento en un da exacto.
b) A cierto plazo de la fecha de giro o emisin:
En este caso el vale se vence transcurrido el tiempo desde el da que se emiti, segn lo
convenido.
CLASES DE VALE:
1. Vale a la orden:
Es cuando se emite con la expresin "a la orden", a nombre de una persona determinada
y es endosable.
2. Vale nominativo:
Este vale es emitido a nombre de una tercera persona cuyo nombre figura en el mismo
documento, por lo que no puede ser endosado sin previa autorizacin o notificacin
escrita al emisor.
3. Vale al portador:
En este caso se emite con la expresin "al portador". Cuando este vale se usa en
operaciones mercantiles, tiene el mismo efecto de la letra de cambio. Este tipo es el ms
utilizado comercialmente.
ENDOSO:
Es la transferencia del derecho de propiedad a otra persona para que pueda cobrar, este
derecho tiene la orden para transferir la propiedad del documento.
El endoso se realiza en el reverso del vale, indicndose el nombre del nuevo poseedor
(endosatario), el lugar, la fecha del endoso y la firma del endosante.

TIPOS DE ENDOSO:
a) Endoso en propiedad:
Es cuando se transfiere el documento a otra persona como nuevo propietario.
b) Endoso en procuracin:
En este endoso slo se faculta a una tercera persona para que efecte el cobro.
c) Endoso en garanta:
En este caso el documento se entrega como prenda por alguna deuda u obligacin.

NOTA DE PEDIDO
Es un documento utilizado, por empresas y comercios para que los clientes puedan
hacer solicitudes y pedidos de distinta ndole, como productos o servicios
especializados.
Se trata de un documento el cual sirve como solicitud para verificar si el proveedor
puede abastecer un lote de productos con determinadas caractersticas: modelo, calidad,
cantidad, entre otras.
Este documento no es oficial y en ningn momento compromete al vendedor de
entregar esta mercanca, salvo que confirme estar en la facultad de hacerlo.
Una nota de pedido contiene los siguientes datos:

Fecha de emisin.
Nombre y domicilio del comprador.
Nombre y domicilio de la empresa.
Desglose de productos requeridos con caractersticas.
Nmero de orden (folio).
Forma de pago.
Modificadores al precio (cargos por envo, impuestos, descuentos).
Firma del comprador.
Firma del empleado autorizado.

Se extiende por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la empresa, el original

se queda para la empresa y loa copia se entrega al cliente para que pueda controlar su
pedido.

LA PROFORMA
La proforma es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada
de una venta.
Al tratarse de una oferta, si es aceptada por el comprador, ser el origen de un contrato
de compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para
establecer los trminos y condiciones de venta.
Asiduamente, las relaciones comerciales internacionales son repetitivas y, por lo tanto,
hay empresas que solamente definen en una primera ocasin, al indicar las relaciones
comerciales con el comprador, los trminos y las condiciones de las compraventas
futuras, de manera que en el futuro se limitan, vendedor y comprador, a ponerse de
acuerdo en la cantidad de precio y mercanca.
El uso de la proforma puede venir debido, en muchos casos, a la necesidad del
importador de la obtencin de algn requisito administrativo previo al despacho de
aduanas de importacin, como puede ser una licencia de importacin, la autorizacin
para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa, la apertura de un
crdito documentario, etc.
En estos casos, la proforma sirve como documento justificativo para la solicitud de
algunos de los supuestos comentados anteriormente.
Los datos a consignar en una factura comercial son bsicamente los que se especifican
en la factura comercial:
Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador.
Denominacin precisa y cantidad de mercanca.
Precio unitario y cantidad de mercanca.
Forma y condiciones de pago.
Tipo de embalaje.
Trminos de entrega de la mercanca
No es necesario que estn firmadas.
Estos datos sern los que posteriormente se consignen en la factura comercial una vez
confirmado el pedido por parte del comprador. Las informaciones contenidas en una
oferta se resumen, en comercio internacional, en un documento denominado Factura
Proforma que contiene los elementos que configurarn la factura definitiva, en el caso
de que la oferta se materialice en pedido o contrato y no hayan cambiado los datos que
en ella se hayan reflejado.

Modelo de proforma

SOLICITUD DE COMPRA
DEFINICION:
Una solicitud de compra es un pedido interno entre sectores, para que el responsable de
compras provea de algn elemento que el sector necesita. Una solicitud es
un pedido que se realiza. Una compra, por su parte, es una adquisicin .
La nocin de solicitud de compra, por lo tanto, refiere a un pedido que alguien realiza
con el objetivo de adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno
de una corporacin, cuando un cierto sector solicita al responsable de las compras que
adquiera determinados productos.
OBJETIVOS:
Documento interno utilizado por el departamento de almacn para comunicar y solicitar
al encargado del departamento de logstica la necesidad de efectuar la adquisicin de
nuevas mercaderas o productos que l, o los dems departamentos requieren, en virtud
de las cuales se indica la cantidad modelo color etc. Teniendo como base estos
documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a
enviar la orden de compra a aqul que ofrezca, como es natural, las condiciones ms
favorables.

Supongamos que el Departamento de Marketing de una empresa necesita una nueva

impresora para desarrollar sus actividades cotidianas. De este modo, el gerente de dicho
sector presenta una solicitud de compra al Departamento de Compras de la compaa,
detallando las necesidades. El encargado del Departamento de Compras, tras analizar el
pedido, procede a la compra de la impresora y la entrega al Departamento de Marketing.
Como se puede apreciar, en este caso, la solicitud de compra obedece al funcionamiento
interno de la empresa. De no existir un Departamento de Compras, la adquisicin de la
impresora la podra haber realizado directamente el Departamento de Marketing.
En las pymes, por lo general no se emplean solicitudes de compra, ya que el dueo
decide directamente qu comprar y cundo hacerlo, hay empresas chicas donde
simplemente se le pide verbalmente algo al comprador y este lo compra y lo entrega,
pero hay empresas ms grandes donde inclusive distintos sectores piden lo mismo, por
ejemplo materiales de librera o cartuchos de tinta, o herramientas cundo se tienen
empleados con herramientas a cargo para su trabajo etc.
Para

la

grandes

compaas,

donde

existe

una

organizacin

en

diferentes departamentos y un nmero de empleados considerable, la compra de

insumos y materiales es fundamental, ya que asegura el continuo funcionamiento de
cada una de sus partes: hojas de papel, cartuchos de tinta, repuestos para los
ordenadores, nuevos equipos para afrontar una ampliacin del personal, y artculos de
limpieza para los baos y para el aseo de las oficinas son algunos de los muchos
productos que los diferentes componentes de una empresa pueden solicitar a diario.
Las solicitudes forman parte del circuito de compras, pero no es obligatorio hacerlas, si
emplea esta parte del circuito cada vez que necesite un material un elemento de librera
o lo que sea debe confeccionar una solicitud de compra y enviarse al comprador de la
empresa, el recibe solicitudes de todas las secciones de la empresa las cuales agrupa por
rubro y hace una nica compra que luego cuando la recibe distribuye entre los sectores
que lo solicitaron.

Casos prcticos:

El seor Diego Prez Castillo encargado del departamento de ventas de la

empresa Agropecuaria El Chino EIRL. Solicita al jefe de compras abastecernos
con los siguientes productos:
- 100 sacos de urea.
- 200 cajas de insecticidas.
- 150 paquetes de semilla de alfalfa.
- 250 Sacos de nitrato de amonio.

ORDEN DE COMPRA
DEFINICION:
Es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas
mercaderas. En l se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las
condiciones de pago y otros datos importantes para la operacin comercial.
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderas a un
determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no
enva vendedores para ofrecer el producto. (6) Es el documento formal que utiliza el
departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto,
claro y especfico en lo que se solicita (6) Antes de emitir la orden de compra, debe
enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden
abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores se
proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. (6) Se extiende
el documento por duplicado el original se enva al proveedor y la copia queda en la
empresa que solicita la mercadera. (6)
OBJETIVOS:
Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin autorizada por la
empresa. Si est tiene un departamento de compras, la orden de compra suele hacerse en
una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta
firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste
en una orden verbal que se da al representante del proveedor.

Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso de

Cotizar. En ste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias
para realizar la compra.
El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al proveedor.
En ste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de Compra
En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones de
diferentes proveedores. Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido ser
el encargado de suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.

CASO PRCTICO:

1. Ejemplo:

Consorcio Mollebambita
2.

RUC. N 20600843738

ORDEN DE COMPRA N 002-2016

Chimbote 02 de Mayo del 2016
PROCESO DE SELECCIN:
LP CLASICO 01-2015 MDP-1
OBRA:
INSTALACION DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO DE LOS CASERIOS
DE PALO DERECHO, SHAUQUE, SAUCE, MOLLEBAMBITA Y ANEXO DE
MARCOPATA DEL DISTRITO DE PAMPAS PALLASCA - ANCASH
SEORES: EURO TUBO S.A.C
RUC: 20376113443
CONDICIONES: PAGO CON CHEQUE
LUGAR DE ENTREGA:
MZ. P LOTE 31 URB. LOS CIPRESES BUENOS AIRES NVO CHIMBOTE
N
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
6.00

DESCRIPCIN
Tubo PVC ISO 21138-3-2010
-200mm,
Tubo PVC ISO 21138-3-2010
-160mm,
Anillo de Jebe P/ Tubo PVC ISO
21138-3-2010, 200mm
Anillo de Jebe P/ Tubo PVC ISO
21138-3-2010,160mm
Tee PVC ISO 21138-3-2010 160mm
Tee PVC ISO 21138-3-2010 200mm

UNIDA
D

CANTID
AD

Unid.

164.00

Unid.

208.00

Unid.

200.00

Unid.

350.00

Unid.

10.00

Unid.

15.00

P.UNITA P.TOTA
RIO
L
131.50
21,566.
00
98.74
20,537.
92
2.91
582.00
2.61

913.50

28.76

287.60

35.00

525.00

7.00

Codo 200x90 ISO 21138-3-2010

Unid.

10.00

50.00

500.00

8.00

Codo 160x45 ISO 21138-3-2010

Unid.

50.00

18.50

925.00

9.00

Codo 160x90 ISO 21138-3-2010

Unid.

50.00

19.50

975.00

10.0
0

Lubricante para Tuberas

Gal.

14.00

20.50

287.00

Cuarenta y siete mil noventa y nueve con 02/100 Soles

47,099.
02

LAS FACTURAS DEBERAN SER ADJUNTADAS CON ESTA

ORDEN SE COMPRA PARA SER CANCELADA.

JEFE DE COMPRAS
Srvase atender el siguiente pedido:

El Kardex

SUB
TOTAL
IGV
(18%)
TOTAL

39914.4
2
7184.60
47,099.
02

El Kardex no es ms que un registro de manera organizada de la mercanca que se tiene

en un almacn. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la
cantidad, un valor de medida y el precio unitario. Tambin se pueden clasificar los
productos por sus caractersticas comunes. El ltimo paso es rellenar los Kardex, que
existan en papeleras, y que actualmente se pueden encontrar en los software contables.
Control fsico de los inventarios El objetivo de contar con un Control Fsico de
Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias fsicas existentes en
el almacn sean iguales a las del Sistema de Kardex Fsico, lo cual permitir: a) Una
adecuada planeacin para la reposicin de stocks, b) El espacio absolutamente necesario
para un buen almacenamiento. c) La transparencia de los rubros de existencias y costo
de ventas en los estados financieros. Si bien, la responsabilidad de la custodia y el
control fsico de las existencias, normalmente, est a cargo del Almacn; la
transparencia y veracidad de sus saldos recae en el departamento de contabilidad,
debido al impacto directo que tiene sobre el balance general y los Resultados del ao.
Obviamente la responsabilidad final de ambos recaera en la Gerencia de
Administracin y Finanzas.
El mtodo de Kardex es el sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque
tambin existe el sistema de inventarios peridico. El permanente permite un control
constante del inventario, llevando el registro de cada unidad que se ingresa y sale,
pudiendo conocer el saldo exacto y el valor de venta.

Mtodo de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).

Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos
que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos
comprados ms recientemente.
Este mtodo presenta el inventario final a su costo ms actual. Cuando aumentan los
costos de inventario (aumento de precios) este mtodo da como resultado una utilidad
ms alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor.
Ejemplo:
Comercial
ELECTRA SAC, se dedica a la compra y venta de artefactos
electrodomsticos desea registrar el control del movimiento de sus productos (licuadora)
para tal efecto utiliza el krdex con el mtodo de evaluacin PEPS.

1)
2)
3)
4)
5)
6)

01/07/16 saldo de almacn de 20 de licuadoras s/300. c/u.

El 05/07/16 segn factura 10: compra 30 licuadora s/.350 c/u. + IGV.
El 08/07/16 se vende segn F- 100 30 licuadoras s/.300 c/u. + IGV.
El 12/07 /16 se compra seg. F.12 40 licuadora s/280 c/u. + IGV.
El 20/07/16 se vende 25 licuadora s/.500 c/u. + IGV. F.10
El 22/07/16 se devuelve a nuestro proveedor 5 licuadoras de la compra del
(20/07/16 por encontrarse en mal estado).
7) 25/07/16 se compra 15 licuadoras/.550 c/u. + IGV. F.013

FECH
A
01-jul
05-jul

SALDO INICIAL
COMPRA

08-jul

VENTA

12-jul

COMPRA

20-jul

VENTA

22-jul
25-jul

DEVOLUCION A
CLIENTE
COMPRA

15

550

8250

26-jul

DEVOLUCION A
PROVEEDOR

-2

550

-1100

DETALLE

ENTRADAS
30

350

SALIDAS

10500

20
20
6000 30
3500
20
20
7000 40
1400

300
300
350

6000
6000
10500

350
350
280

7000
7000
11200

-1400 35
40
40

280
280
280

9800
11200
11200

15 550
40 280
16500 13 550
18350 53
34850
encontrarse en mal

8250
11200
7150
18350

20 300
10 350
40

280

11200
20 350
5 280
-5 280

83
28850 50
20
6000 53
103
34850 103
8) 26/07/16 SE DEVUELVE al proveedor 2 licuadora por
estado.

SALDOS FINALES

Mtodo Promedio Ponderado

Con este mtodo lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego
dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto
los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este mtodo, es similar o igual

que los otros, la devolucin se hace por el valor en que se vendieron o se le
dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el
margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que
las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con
que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la
ponderacin.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo
en que se incurri al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar
la ponderacin.