Apuntes de Auditora

DEFINICIONES
Auditado: Organizacin que se someter a Auditora.
Auditor: Persona calificada para ejecutar Auditorias de Sistemas de Gestin de Calidad, Ambiente y
Prevencin de Riesgos Laborales.
Auditor Lder: Persona calificada para gestionar y ejecutar Auditorias.
Auditora: Proceso sistemtico de verificacin, documentado, que consiste en obtener y evaluar
objetivamente la evidencia de Auditora para determinar si las actividades laborales especficas, eventos,
condiciones, sistemas de gestin o informacin acerca de estas materias, cumplen con los criterios de
Auditora y comunicar los resultados de este proceso al Cliente.
Cliente: Organizacin que encarga la Auditora.
Conclusin de la Auditora: juicio u opinin profesional expresado por un auditor acerca de la materia
objeto de la Auditora, basado y limitado al razonamiento que el equipo auditor ha aplicado a los hallazgos
de la Auditora.
Criterios de Auditora: Polticas, prcticas, procedimientos o requisitos contra los cuales el auditor
compara la evidencia de la Auditora reunida acerca de la materia objeto de la Auditora.
Equipo auditor: Grupo de auditores o un solo auditor, designados para ejecutar una Auditora
determinada. El equipo auditor puede incluir tambin expertos tcnicos y auditores en proceso de
entrenamiento.
Evidencia de Auditora: Informacin verificable, registros o declaraciones de hechos.
Experto tcnico: Persona que proporciona el conocimiento o la experiencia tcnica al equipo auditor,
pero que no participa como auditor.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de Auditora recolectada,
comparada con los criterios de Auditora acordados.
Materia objeto de la Auditora: Actividad, evento, condicin, sistema de gestin S y SO, de Calidad o
de Ambiente especificado y/o informacin acerca de estos temas.
Organizacin: Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin, o parte o combinacin de
stas, sean colectivas o no, pblicas o privadas, que tienen sus propias funciones y administracin.
PRINCIPIOS GENERALES
1.

Objetivos y alcance

La Auditora debera basarse en los objetivos definidos por el Cliente. El alcance es determinado por el
Auditor Lder, en consulta con el Cliente, para satisfacer estos objetivos. El alcance describe la extensin
y los lmites de la Auditora.

Los objetivos y el alcance deberan comunicarse al Auditado, en forma previa a la Auditora.

2. Objetividad, independencia y competencia
Para asegurar la objetividad del proceso de Auditora y de sus hallazgos y de cualquier conclusin, los
miembros del equipo auditor deberan ser independientes de las actividades que auditan. Deberan ser
objetivos y estar libres de sesgos y conflictos de intereses durante todo el proceso.
El uso de miembros externos o internos en el equipo auditor, queda a discrecin del Cliente. Un miembro
del equipo auditor, elegido dentro de la organizacin, no debera rendir cuenta ante aquellos directamente
responsables de la materia que est siendo auditada.
Los miembros del equipo auditor deberan poseer una combinacin apropiada de conocimientos,
habilidades y experiencia para asumir las responsabilidades de Auditora.
3. Rigor profesional requerido
Al conducir una Auditora, los auditores deberan ejercer el rigor, la diligencia, la habilidad y el juicio que
se supone tendr cualquier auditor en circunstancias similares.
La relacin entre los miembros del equipo auditor y el Cliente debera ser una relacin de confidencialidad
y discrecin. Los miembros del equipo auditor no deberan revelar informaciones o documentos obtenidos
durante la Auditora o el informe final, a ninguna tercera parte, a menos que lo estipule la ley, sin la
aprobacin del Auditado.
El auditor debera ceirse a procedimientos que proporcionen el aseguramiento de calidad en el proceso de
Auditora.
4. Procedimientos sistemticos
La Auditora debera conducirse conforme a estos principios generales y a cualquier gua general
desarrollada para el tipo apropiado de Auditora de Prevencin de Riesgos Laborales, de Calidad o de
Ambiente..
Para mejorar la consistencia y confiabilidad, la Auditoria debera conducirse de acuerdo a procedimientos
sistemticos y a metodologas documentadas y bien definidas. Para cualquier tipo de Auditora difieren de
los procedimientos de otro, slo cuando es esencial al carcter especfico de un tipo determinado de
Auditora de Prevencin de Riesgos Laborales, de Calidad o de Ambiente..
.
5. Criterios, evidencia y hallazgos de la Auditoria
Una etapa inicial esencial de una Auditora, debera ser la determinacin de los criterios de Auditora.
Estos criterios, con un nivel apropiado de detalle, deberan ser acordados entre el Auditor Lder y el
Cliente y luego comunicados al Auditado.
Se debera reunir, analizar, interpretar y registrar la informacin apropiada para ser usada como evidencia
de Auditora en el proceso de examen y evaluacin, para determinar si se han satisfecho los criterios de la
Auditora.

La evidencia de Auditora debera ser de una calidad y cantidad dadas, de modo que auditores competentes
que trabajen independientemente entre s lleguen a hallazgos similares, al evaluar la misma evidencia de
Auditora en comparacin con los mismos criterios de Auditora.
6. Confiabilidad de los hallazgos de la Auditoria y conclusiones de la Auditora
El proceso de Auditora debera estar diseado para proporcionar al Cliente y al Auditor el nivel de
confianza deseado en la confiabilidad de los hallazgos de la Auditora y en cualquier conclusin de la
Auditora.
La evidencia de Auditora, reunida durante una Auditora de S y SO, de Calidad o de Ambiente ser
inevitablemente slo una muestra de la informacin disponible, en parte debido al hecho de que una
Auditora de S y SO se conduce durante un perodo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto, hay
un elemento de incertidumbre inherente a todas las Auditoras de Prevencin de Riesgos Laborales, de
Calidad o de Ambiente; y todos los usuarios de los resultados de las Auditoras deberan estar conscientes
de esta incertidumbre.
El auditor debera considerar las limitaciones vinculadas a la evidencia de Auditora reunida y reconocer la
incertidumbre de los hallazgos de la Auditora y de cualquier conclusin obtenida por sta y debera tener
en cuenta estos factores cuando planifique y conduzca la Auditora.
El auditor debera esforzarse por obtener evidencia de Auditora suficiente para tener en cuenta los
hallazgos individuales significativos y los menos significativos, que sumados puedan afectar cualquier
conclusin obtenida por la Auditora.
7. Informe de Auditora
Los hallazgos de la Auditora y/o un resumen de stos, deberan comunicarse al Cliente por medio de un
informe escrito. A menos que el Cliente lo excluya especficamente, el Auditado debera recibir una copia
del informe de Auditoria. La informacin relacionada con la Auditora que pueda figurar en los informes
de Auditora incluye, pero sin limitarse a ello, lo indicado a continuacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Identificacin de la organizacin auditada y del Cliente;

Objetivos y alcance acordados de la Auditora;
Criterios acordados segn los cuales se condujo la Auditora;
Perodo cubierto por la Auditora y la fecha (o fechas) en que se condujo la Auditora;
Identificacin de los miembros del equipo auditor;
Identificacin de los representantes del Auditado que participan en la Auditora;
Declaracin de la naturaleza confidencial del contenido;
Lista de distribucin para el Informe de Auditora;
Resumen del proceso de Auditora incluyendo cualquier dificultad u obstculo encontrado;
Conclusiones de la Auditora.

El Auditor Lder en consulta con el Cliente, debera determinar cul de estos puntos, junto con cualquier
punto adicional, deber ser incluido en el Informe.

ETAPAS DE LA AUDITORA
Iniciacin de la Auditora
Alcance de la Auditora
El alcance de la Auditora describe la extensin y los lmites de la Auditora, en trminos de factores tales
como la fsica y las actividades de la organizacin, as como la forma en la cual se informar. El alcance
de la Auditora es determinado por el Cliente y el Auditor Lder. Normalmente, se debera consultar al
Auditado cuando se est determinando el alcance de la Auditora. Cualquier cambio posterior al alcance
de la Auditora requiere la aprobacin del Cliente y del auditor lder. Los recursos comprometidos
disponibles para la Auditora deberan ser suficientes para el alcance predeterminado.
Revisin preliminar de documentos
Al comenzar el proceso de Auditora, el lder debera revisar la documentacin de la organizacin; por
ejemplo, declaraciones de polticas de S y SO, de Calidad o de Ambiente; programas, registros o
manuales para cumplir con los requisitos. Para esto, se debera informar al Cliente. No se deberan gastar
recursos adicionales hasta que se reciban ms instrucciones del Cliente.
Preparacin de la Auditora
Plan de Auditora
El Plan de Auditora debera ser flexible a fin de permitir cambios de nfasis basados en la informacin
reunida durante la Auditora y permitir el uso efectivo de los recursos.
Si es aplicable, el Plan debera incluir:
a) Objetivos y alcance de la Auditora;
b) Criterios de la Auditora
c) Identificacin de las unidades funcionales y organizacionales del Auditado que sern auditadas;
d) Identificacin de las funciones y/o de las personas de la organizacin del Auditado que tienen
responsabilidades directas significativas del Auditado;
e) Identificacin de aquellos elementos del Auditado que son de alta prioridad para la Auditora;
f) Procedimientos para auditar al Auditado, segn sea apropiado para la organizacin del Auditado;
g) Idiomas para el trabajo y los informes de la Auditora;
h) Identificacin de los documentos de referencia,
i) Tiempo y duracin esperados para las actividades principales de Auditora;
j) Fechas y lugares donde se efectuar la Auditora;
k) Identificacin de los miembros del equipo auditor;
l) Programa de reuniones que se celebrarn con la gerencia del Auditado;
m) Requisitos de confidencialidad;
n) Contenido y formato, fecha esperada de emisin y distribucin del Informe de Auditora;
o) Requisitos para la retencin de documentos.
El Plan de Auditora debera comunicarse al Cliente, a los miembros del Equipo Auditor y al Auditado. El
Cliente debera revisar y aprobar el Plan.
Si el Auditado objeta cualquier disposicin del Plan de Auditora, las objeciones se deberan comunicar al
auditor lder. Las objeciones deberan ser resueltas entre el Auditor Lder, el Auditado y el Cliente, antes

de efectuar la Auditora. Cualquier revisin del Plan de Auditora debera ser acordada entre las partes
participantes antes o durante la auditara.
Asignaciones del Equipo Auditor
Segn corresponda, a cada miembro del equipo auditor se le deberan asignar elementos, funciones o
actividades especificas que sern auditadas, instruyndolo acerca del procedimiento de la Auditora que se
seguir. Esta asignacin de actividades debera efectuarla el Auditor Lder consulta con los miembros del
Equipo Auditor en cuestin. Durante la Auditora, el Auditor Lder puede hacer cambios en las actividades
asignadas para asegurar que los objetivos de la Auditora se cumplan en forma ptima.
Documentos de trabajo
Los documentos de trabajo necesarios para facilitar las investigaciones del auditor pueden incluir:
A)
B)
C)

Formularios para documentar la evidencia que respalda la Auditora y los hallazgos de sta;
Procedimientos y listas de verificacin usados para evaluar al Auditado;
Registro de las reuniones.

Los documentos de trabajo se deberan conservar como mnimo hasta el trmino de la Auditora. Los
miembros del Equipo Auditor deberan resguardar adecuadamente aquellos datos que contengan
informacin confidencial o privilegiada.
Conduccin de la Auditora
Reunin de apertura.
Debera celebrarse una reunin de apertura. El propsito de esta reunin es:
a) Presentar los miembros del Equipo Auditor a la Gerencia del Auditado
b) Revisar el alcance, los objetivos y el Plan de Auditora y acordar el itinerario de ejecucin de la
Auditora;
c) Proporcionar un breve resumen de los mtodos y procedimientos que se usarn para efectuar la
Auditora;
d) Establecer los vnculos oficiales de comunicacin entre el Equipo Auditor y el Auditado;
e) Confirmar que los recursos e instalaciones que necesita el Equipo Auditor estn disponibles;
f) Confirmar la hora y la fecha de la hora de la reunin;
g) Promover la participacin activa del Auditado;
h) Revisar los procedimientos de seguridad y de emergencia en el sitio de la Auditora, para el
Equipo Auditor.
Recoleccin de la evidencia de Auditora
Se debera reunir la evidencia de Auditora suficiente para poder determinar si el Auditado se ajusta a los
criterios de Auditora.
La evidencia de Auditora se debera reunir por medio de entrevistas, examen de documentacin y
observacin de actividades y condiciones. Se deberan registrar las indicaciones de no conformidad con
los criterios de Auditora. Se debera verificar la informacin reunida durante las entrevistas obteniendo
informacin de apoyo en fuentes independientes tales como observaciones, registros y resultados de las
mediciones existentes. Las declaraciones que no puedan verificarse se deberan identificar como tales.

El Equipo Auditor debera examinar la base de los programas de muestreo y los procedimientos
pertinentes, para asegurar la efectividad del control de calidad del muestreo y de los procesos de medicin,
usados por el Auditado como parte de sus actividades.
Hallazgos de la Auditora
El equipo auditor debera revisar toda su evidencia de Auditora para determinar donde la materia objeto
de Auditora no se ajusta a los criterios de Auditora. En tal caso, el Equipo Auditor debera asegurar que
los hallazgos de no conformidad de la Auditora sean documentados en forma clara, concisa y respaldada
por la evidencia de Auditora.
Los hallazgos de la Auditora deberan ser revisados con el Gerente Auditado responsable, a fin de obtener
el reconocimiento, sobre la base de los hechos, de todos los hallazgos de no conformidad.
Reunin de cierre
Despus de completar la fase de recoleccin de la evidencia de Auditora y previo a la preparacin del
Informe de Auditora, el Equipo Auditor debera celebrar una reunin con la Gerencia del Auditado y con
las personas responsables por las funciones auditadas. El propsito principal de esta reunin es presentar
al Auditado los hallazgos de la Auditora, de manera tal que tenga una clara compresin y reconocimiento
de la base de los hechos para dichos hallazgos.
Los desacuerdos deberan resolverse, si es posible, antes de que el Auditor Lder emita su informe. Las
decisiones finales acerca de la importancia y descripcin de los hallazgos de la Auditora dependen
finalmente del Auditor Lder, aunque el Auditado o el Cliente puedan an no estar de acuerdo con estos
hallazgos.
Informes de Auditora y retencin de documentos
Presentacin del Informe de Auditora
El Informe de Auditora se preparara bajo la direccin del Auditor Lder, quien es responsable de que sea
exacto y completo. Las materias que deben tratarse en el Informe de Auditora deberan ser las indicadas
en el Plan de Auditora. Cualquier cambio que desee hacer en el momento de preparar el informe debera
ser acordado entre las partes involucradas.
Contenido del Informe de Auditora
El Informe de Auditora debera estar fechado y firmado por el Auditor Lder. Debera contener los
hallazgos de la Auditora y/o un resumen de stos con referencia a la evidencia de respaldo. Sujeto a
acuerdo entre el Auditor Lder y el Cliente, el Informe de Auditora tambin puede incluir lo siguiente:
a) Identificacin de la organizacin auditada y del Cliente;
b) Objetivos, alcance y Plan de Auditora acordados;
c) Criterios acordados, incluyendo una lista de documentos de referencia con los cuales se efectu la
Auditora;
d) Perodo cubierto por la Auditora y la fecha (o fechas) en que se efectu la Auditora;
e) Identificacin de los representantes del Auditado que participaron en la Auditora;
f) Identificacin de los miembros del Equipo Auditor;
g) Declaracin de la naturaleza confidencial de los contenidos;
h) Lista de distribucin del Informe de Auditora;
i) Resumen de los procesos de Auditora, incluyendo cualquier obstculo encontrado;

j)

Conclusiones de la Auditora tales como:

i. Conformidad con respecto a los criterios de Auditora;
ii. Si el sistema est implementado y se mantiene en forma adecuada;
iii. Si el proceso de revisin interna de la gerencia puede asegurar la efectividad y adecuacin
continua.

Distribucin del Informe de Auditora

El Auditor Lder debera enviar al Cliente el Informe de Auditora. La distribucin del informe de
Auditora debera ser determinada por el Cliente, de acuerdo con el Plan de Auditora. El Auditado debera
recibir una copia del Informe de Auditora, a menos que el Cliente lo excluyera especficamente. La
distribucin adicional del Informe de Auditora, fuera de la organizacin auditada, requiere el permiso del
Auditado.
Los Informes de Auditora son de propiedad exclusiva del Cliente; por lo tanto, la confidencialidad
debera ser respetada y resguardada en forma apropiada por los Auditores y todos los que reciben el
Informe.
El Informe de Auditora se debera emitir dentro del plazo acordado, conforme al Plan de Auditora. Si
esto no es posible, las razones del retraso se deberan comunicar formalmente a ambos, el Cliente y el
Auditado, y establecer una nueva fecha de emisin del informe.
Retencin de documentos
Todos los documentos de trabajo y los borradores e informes finales pertenecientes a la Auditora deberan
ser conservados por acuerdo entre el Cliente, el Auditor Lder y el Auditado y en conformidad con
cualquier requisito aplicable.
Trmino de la Auditora
La Auditora se completa una vez que todas las actividades definidas en el Plan de Auditora han
concluido.

Los tipos de Hallazgos a encontrar en una auditora son dos.

La No conformidad que es un incumplimiento de un requisito especificado.
La Observacin que es una situacin que potencialmente puede afectar el sistema de gestin
de calidad, de ambiente o de S y SO.
El Equipo Auditor a lo largo de la recoleccin de evidencias ha constatado una serie de 25
hechos que se deben clasificar entre Observacin o No Conformidad. El listado de ellos est
adjunto a la prueba.