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INTRODUCCIN
Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la
organizacin con el fin de: proteger sus recursos contra el derroche,
el fraude o el uso ineficiente,asegurar la exactitud y la confiabilidad de los
datos de la contabilidad y de las operaciones financieras, asegurar el
cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad y evaluar
el desempeo de todas las divisiones administrativas y funcionales de la
entidad.
El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos
los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con
el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos
contables.El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administracin a
alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia
en la prestacin de sus servicios. Aunado a esto, el control del archivoes uno
de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es
muy
pocas
veces
atendido,
sin
tenerse
registros
fehacientes,
un
C.A.,partiendo del
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
Los archivos componen parte fundamental de los recursos de informacin de
un pas, empresa u organizacin, ya que expresan en forma original el
desarrollo histrico de sus funciones y actividades. Su importancia radica en
comprender el valor que tienen para la administracin: Todo gobierno,
dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que han producido o recibido durante su gestin a fin de
verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar
decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o
fiscal, o requerimientos de los ciudadanos.
Con un archivo bien organizado el empleado no tendr que partir de cero o
invertir su tiempo en bsquedas infructuosas, elevando los costos de
operacin, atraso, confusin y en general una deficiente administracin. Un
archivo, es muy importante para la conduccin de una empresa, ya que
pueden surgir los cambios tecnolgicos, los nuevos productos, el tamao y la
velocidad de las transacciones en los mercados modernos que estn
cambiando la naturaleza de la actividad empresarial.Por ello es importante
mantener un archivo de manera organizada y que este bajo control.
La empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A es una empresa de
turismo, creada desde el ao 1992, donde actualmente se ha visualizado la
acumulacin de documentos mercantiles (ingresos, egresos), lentitud en el
momento de entregar un documento o auxiliar solicitado, retrasos en la
planificacin del trabajo, retrasos en la bsqueda de documentos archivados
y retrasos al momento de entregar al archivo los documentos prestados para
su respectiva revisin y aprobacin por parte del rgano interesado.
Municipio
Libertador, Av.
Gonzalo
Picn,
Edificio
Vegasol,
Objetivo General
1.3.2
Objetivos Especficos
se
realizan
actualmente
en
el
1.4 Justificacin
En Venezuela, el sector turstico en general ha experimentado un amplio
crecimiento en los ltimos aos, lo cual hace que la mayora de las empresas
que forman parte del mismo, se expandan constantemente, ampliando su
cartera de clientesADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A. no escapa a esta
situacin, por lo que con el transcurrir del tiempo, la cantidad de clientes que
solicitan los servicios de dicha empresa continan creciendo, haciendo que la
cantidad de documentos generados por las distintas operaciones de la
empresa aumenten igualmente.
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes histricos
Antecedentes histricos del problema
La Empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A., es la empresa que se
encarga de la administracin del Complejo Turstico Recreacional Vegasol.
Quien tuvo la visin original para desarrollar este magnfico Complejo
Turstico Recreacional fue el seor Gregorio Gmez Prez, Presidente de la
empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.
Oriundo de las Islas Canarias, Espaa, llego a Venezuela en el ao 1954,
con apenas 16 aos y la gran ilusin de trabajar la tierra, aspiraciones que
conquisto una dcada despus, fortaleciendo su actividad agrcola a finales
del 60, cuando llega a Bailadores del Estado Mrida, donde se dedica por
completo a la produccin, en especial al cultivo de fresas. Su amor por la
naturaleza y deseo de retribuirle a la tierra que le abri los brazos y a los
hombres que le dieron su confianza, algo novedoso para la distraccin, le
inspiraron a desarrollar dicho Complejo.
A principios de noviembre del ao 1992 la empresa dio inicio a trabajos de
movimiento de tierra y posteriormente a la construccin del Complejo
Turstico Recreacional. La prioridad fue la carretera que permitira el acceso
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caminaras
la
primera
rea
de
servicios
entretenimientos.
En la poca de Carnaval se estren la Churuata Llanera, con espectculo
musical en vivo, carne a labrasa y entretenimiento para los nios y jvenes,
quienes disfrutaban en la piscina aledaa a dicha churuata.El xito de este
servicio y el acercamiento progresivo de los copropietarios de Vegasol
durante los fines de semana, motiv a la empresa a poner en servicio cada
rea que esta iba culminando.
Fue as como las reas verdes, el ncleo de piscinas, las canchas
deportivas, la cancha de bdminton, la pista de bicicrs, la pista de Karting, y
otras ms, culminadas en apenas cinco aos de construccin, fueron
tomando vida con el uso masivo de quienes sbado a sbado y durante las
temporadas altas acuden para disfrutar del agradable clima del sitio y la
diversidad de servicios all existentes.
El continuo crecimiento de la empresa no le ha permitido disear
herramientas administrativas que permitan gestionar de forma adecuada la
gran cantidad de documentos archivados generados por las distintas
operaciones internas, presentndose desde su apertura la problemtica que
se estudia en la presente investigacin, la cual adems es la primera en su
lnea investigativa que se lleva a cabo dentro de ADMIN. PROV. C.T.R.
VEGASOLC.A.
Antecedentes histricos de la investigacin
Dentro de este apartado del trabajo especial de grado se citaron cuatro
(3) investigaciones expuestas en el Instituto Universitario de Tecnologa Dr.
Cristbal Mendoza extensin Mrida, las cuales presentan semejanzas
directas con respecto a algunos aspectos esenciales dentro del desarrollo de
la investigacin actual.
10
11
de
Recursos
Humanos.
Desde
el
punto
de
vista
12
de Seguros C.A, sucursal Mrida, trabajo que tuvo como objetivo general
disear polticas de control interno para el procedimiento de pago a Clnicas
afiliadas a Multinacional de Seguros C.A. en su sucursal Mrida, partiendo
del anlisis de las actividades inherentes al procedimiento, orientado hacia la
agilizacin del mismo.
La investigacin justifica su valor en cuanto al aporte que brind a la
institucin, perfilndose como proyecto factible. Este estudio sigui tres
lneas metodolgicas, investigacin de campo, descriptiva y documental por
su especial atencin a tres tcnicas recolectoras de datos que fueron la
observacin directa, la entrevista y la revisin documental, cada uno de ellos
a travs de los siguientes instrumentos, matriz de observacin, gua de
entrevista y tabla de contenido.
Asimismo, se fundament tericamente en base a temas relacionados con
el proceso administrativo, polticas, control y control interno, procedimientos,
adems de contar con el respaldo de un compendio de normativa legal
inherente al ordenamiento jurdico venezolano. Finalmente se mostr el
aporte de este estudio constituido por las polticas de control interno que
regulen el procedimiento de pagos a clnicas afiliadas a la institucin
estudiada.
Conforme a lo planteado dentro del antecedente citado, se muestra la
vinculacin entre las dos investigaciones puesto a que se fijan dentro de un
mismo enfoque a conseguir, es decir, la elaboracin de polticas de control
interno a aplicarse a un procedimiento particular, asimismo se fundamentan
terica y metodolgicamente en las mismas lneas de operacin que se
seguirn conjuntamente con el desarrollo de este estudio, y por ultimo este
trabajo especial de grado surtir los mismos resultados que expuso el
investigador mencionado.
14
1
2
3
4
5
6
procedimiento
se
ejecuten
de
15
manera
efectiva,
mediante
la
16
ADMIN.
PROV.
C.T.R.
VEGASOLC.A.,
se
estudiar
la
una
rama
cientfica
bastante
funcional
dentro
de
las
18
19
2.2.3 El Control
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas.Sotomayor y Gonzlez (1997)
indican:
Constituye en primera instancia una funcin dentro del proceso
administrativo de toda institucin, en donde por cierto, se realizan
diferentes actividades encaminadas a la obtencin de los objetivos
previamente fijados, as como a la definicin de polticas,
estrategias, programas y el desarrollo e implantacin de sistemas
administrativos
adecuados
para
garantizar
el
ptimo
funcionamiento. El concepto de control en concepto de control en
consecuencia, se hace presente en las diferentes actividades de la
vida humana, enfatizando el hecho de que toda operacin forma
parte de un proceso, el cual tiene su verificacin automtica, por
ello la importancia de dedicar tiempo a la instrumentacin y
difusin en los mecanismos de control en los negocios, ya que por
carencia o deficiencia, se obstaculiza la obtencin de los objetivos.
Es de notoria presencia natural del control en el interior de las
organizaciones, es decir, acta y forma operaciones propias dando
con ello lugar a la denominacin del concepto de control interno
por su enfoque y aplicacin. (p.3)
El control constituye un proceso mediante el cual se vigilan operaciones
efectuadas dentro de las organizaciones, ya sea cerciorarse de que en un
20
21
gestin
de
documentos
archivados
en
ADMIN.
PROV.
C.T.R.
VEGASOLC.A.
22
23
a las metas u
objetivos previstos.
2.2.5 Archivo
Heredia (2007) distingue primero la diferencia existente entre archivo y
documentos de la siguiente manera: El verdadero concepto de archivo va
ligado indiscutiblemente a los documentos, pero no cualquier documento sino
a los documentos de archivo, y sobre todo al servicio y utilidad de esos
documentos para la sociedad (p.43), sealando entonces que si bien son
trminos afines, no siempre se refieren a lo mismo. Por otra parte,
Lodolini(1970) indica que los archivos son:
El conjunto de documentos que se forman en un mbito de una
persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades, una vez
culminados el paso o tiempo para el cual fue creado se
seleccionara para su conservacin. Los archivos son parte
esencial de los recursos de informacin de una institucin porque
su documentacin expresa en forma original, el desarrollo histrico
de la misin, funcin y actividades de la misma (p.355)
De esa forma se puede sealar que los archivos son los conjuntos
orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las
personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al
servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la
gestin administrativa. En el presente caso de estudio se analizan los
archivos generados por las actividades administrativas de MEGATUR C.A.,
en la gestin de los cuales se observaron distintas debilidades.
Etapas del archivo.
El fondo documental de los archivos de una institucin debe pasar a lo largo
del tiempo por distintas etapas las cuales, van a permitir que los documentos
atraviesen todas las fases o procesos necesarios para que culmine
adecuadamente su fase de tramitacin o de vida, para que luego pueda
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Cabe destacar que en ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A., los archivos
generados por las operaciones realizadas cumplen con las cuatro etapas
previamente descritas pues ellos se producen en un momento determinado y
son igualmente archivados en la institucin de forma definitiva como soporte
de las distintas actividades operativas de la empresa.
Funciones de los archivos
25
principalmente
en
los
clientes
los
cuales
presta
su
26
27
semiactivos
inactivos);
28
por
su
contenido
se
emplean
29
deben definir en particular 2 objetivos claves que son: Disear de tal manera
los registros de un sistema que la modificacin del mismo sea la ms sencilla
posible y disminuir el tiempo de corrida del sistema. (p. 30)
En el mismo orden de ideas, en lo concerniente al proceso de ordenacin
de los datos de registro se debe considerar el tiempo de la computadora,
adems que sin importar el tamao del registro o la cantidad de datos en el
sistema, la forma en que se ordenan los fichas del mismo no tiene relacin
con el tiempo que se necesita para leer o escribir el registro. En ese sentido,
Gindersleve (1978) seala igualmente:
El tiempo de corrida tiene dos componentes: el tiempo de la
computadora y el tiempo de entrada y salida. El tiempo de entrada
y salida es el que requiere el dispositivo fsico de entrada y salida
para leer o escribir un registro. El tiempo de la computadora es el
que se necesita para procesar en la memoria los registros.
La forma en que el tiempo de la computadora y el tiempo de
entrada y salida se combinan para formar el tiempo de corrida
depende de que la computadora tenga traslape. Si lo tiene puede
efectuar una operacin de entrada y salida al mismo tiempo que
ejecuta instrucciones para procesar un registro en la memoria; si
no lo tiene en cualquier momento puede efectuar una operacin
de entrada y salida, o bien ejecutar instrucciones, pero no puede
hacer ambas cosas a la vez. Si una computadora no tiene
traslape, el tiempo de corrida es la suma del tiempo de la
computadora y del tiempo de entrada y salida. Si tiene traslape,
entonces en forma aproximada, el tiempo de corrida es mayor al
tiempo de la computadora y el de entrada y salida. En este ltimo
caso, si el tiempo de la computadora es mayor, se dice que la
corrida est limitada por la computadora. Si el tiempo de la
entrada y salida es mayor, se dice que la corrida est limitada por
la entrada y la salida. (p.31)
Otro aspecto importante a considerar en la organizacin de los registros
es la longitud de stos, pues mientras ms largos sean los datos registrados
mayor ser el tiempo necesario para leerlos. No obstante, mientras ms
largo sea el registro, los datos pueden ser ordenados ms eficazmente
dentro del mismo para abreviar el tiempo de la computadora. Por lo tanto, en
el caso de una computadora que no tenga traslape o el sistema que cubra
30
2.2.7 Polticas
Las polticas son enunciados generales que guan o canalizan el
pensamiento o la accin en la toma de decisiones. Las polticas delimitan el
rea dentro de la cual debe tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo
con los objetivos; las polticas permiten que los administradores deleguen
autoridad a la vez que mantienen el control.
stas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma
de aquellas decisiones a la vez que inspiran y orientan en caso de duda; y,
sirven adems para suplir omisiones. Los objetivos dentro de las
organizaciones son necesarios para dar direccin al individuo y a los
esfuerzos del grupo y las polticas sirven para indicar la estrategia general
por medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos. Segn Melinkoff
(1997), una poltica se considera como, un conjunto de reglas y
31
32
Captulo V
De los Derechos Sociales y de las Familias
Artculo 87. Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar. El
Estado garantizar la adopcin de las medidas necesarias a los fines de que
toda persona puede obtener ocupacin productiva, que le proporcione una
existencia digna y decorosa y le garantice el pleno ejercicio de este derecho.
Es fin del Estado fomentar el empleo. La ley adoptar medidas tendentes a
garantizar el ejercicio de los derechos laborales de los trabajadores y
trabajadoras no dependientes. La libertad de trabajo no ser sometida a
otras restricciones que las que la ley establezca.
Todo patrono o patrona garantizar a sus trabajadores y trabajadoras
condiciones de seguridad, higiene y ambiente de trabajo adecuados. El
Estado adoptar medidas y crear instituciones que permitan el control y la
promocin de estas condiciones.
Artculo 89. El trabajo es un hecho social y gozar de la proteccin del
Estado. La ley dispondr lo necesario para mejorar las condiciones
materiales, morales e intelectuales de los trabajadores y trabajadoras. Para
el cumplimiento de esta obligacin del Estado se establecen los siguientes
principios:
1. Ninguna ley podr establecer disposiciones que alteren la
intangibilidad y progresividad de los derechos y beneficios laborales.
En las relaciones laborales prevalece la realidad sobre las formas o
apariencias.
2. Los derechos laborales son irrenunciables. Es nula toda accin,
acuerdo o convenio que implique renuncia o menoscabo de estos
derechos. Slo es posible la transaccin y convenimiento al trmino
34
3.
4.
5.
6.
Diccionario de
35
36
37
Objetivo General
Anlisis
Indicadores
-Nro. De
para
el
Tcnica
-Observacin
Actividades.
Instrumento
-Matriz de
-Actividades
observacin
inherentes al
Estudio de las
-Tipo de
-Entrevista
procedimiento de gestin y
actividades
Actividades.
-Gua de
registro de archivo en el
inherentes
-Tiempo de
entrevista
Departamento Administrativo
ejecucin
-Nro. de
responsables
-Nro. de polticas
del
estudio
de
las
efectan
actualmente,
orientadas a la agilizacin
del mismo.
Polticas de Control
Interno para el
procedimiento de
manejo y registro
de archivo en el
Departamento
Administrativo
Fuente
procedimiento
-Administrador
-Tipo de polticas
-Revisin
-Tabla de
-Referencias
-N de actividades
Documental
Contenido.
Bibliogrficas.
-Tipo de
- Referencias No
actividades
Bibliogrficas.
-N de
-Referencias
responsables
legales
-Tiempo de
-Referencias
ejecucin
electrnicas.
38
DE
PRIMERA
CATEGORA:
Situacin
actual
del
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