AUDIT MUTU INTERNAL

Tujuan
1. Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem mutu telah sesuai dengan ketentuan
persyaratan / standar yang dijadikan acuan.
2. Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan baik berupa barang/material ataupun
jasa/pelayanan yang diberikan telah sesuai dengan standar yang telah disepakati.
3. Untuk melakukan perbaikan perbaikan yang diperlukan.
4. Manfaat Audit Mutu Internal
5. Manfaat bagi Pimpinan
Hasil audit mutu internal dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat
keputusan atau mengambil/mengubah kebijakan mutu sehingga pengelolaan mutu dapat berjalan
sesuai dengan yang ditetapkan.
Manfaat bagi unit kerja dalam organisasi
Audit mutu membantu pegawai yang terlibat dalam menghasilkan produk barang atau
jasa/layanan di unit kerja tersebut, untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga
dapat mengambil langkah langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan
sesuai masukan dan rekomendasi auditor.
Manfaat bagi Auditor
Audit Mutu bagi Auditor (Tim Pengendali Mutu) merupakan proses pembelajaran dan
pertumbuhan, dimana interaksi antara Tim Pengendali Mutu dengan Auditee pada berbagai
fungsi dan kegiatan dan pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan
proses pengkaderan dan pematangan auditor sebagai tenaga professional.
Manfaat bagi Pelanggan
Audit Mutu bagi pelanggan adalah proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidakpuasan pelanggan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan serta
pencegahan sehingga komitmen institusi diklat untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan
dapat benar benar tercapai.
Manfaat bagi instansi yang bekerja sama
Audit Mutu, bagi instansi yang bekerja sama dapat memberikanumpan balik terhadap kinerja
yang telah dilakukan, sehingga menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing masing
instansi yang bekerja sama.
Manfaat Audit Mutu bagi Pemasok
Audit Mutu bagi pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap pemasok dari sudut pandang
institusi diklat yang berkepentingan untuk menjamin barang yang dipasok memenuhi semua
persyaratan.
Ketentuan Audit Mutu Internal
1. Audit mutu dilaksanakan oleh tenaga/personil independent terhadap tanggung jawab atas
produk atau aktivitas yang diaudit.
2. Audit harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh operasional organisasi yang diaudit.

3. Audit harus dijadwalkan berdasarkan penentuan prioritas produk atau aktifitas yang
diaudit.
4. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang terdokumentasi.
5. Hasil audit perlu didokumentasikan dan menjadi perhatian manajemen yang bertanggung
jawab untuk mengambil tindakan koreksi/perbaikan.
6. Auditor tidak bertanggung jawab untuk mengambil tindakan koreksi.
7. Tim Audit Mutu Internal
8. Susunan Tim Audit Mutu terdiri dari:
Ketua Tim:
Ketua Tim bertugas: memimpin / mengkoordinir kegiatan tim. Oleh karena itu ketua tim dituntut
mampu:
1. Mengarahkan diskusi anggota tim agar pelaksanaan audit dapat berjalan efektif dan
objektif.
2. Menyusun rencana audit, melatih anggota tim, mengkoordinir penyusunan instrument
audit.
3. Memimpin pelaksanaan audit mutu
4. Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit
Sebaiknya ketua tim telah berpengalaman dalam pekerjaan yang akan menjadi tanggung
jawabnya dan telah mengikuti pelatihan audit mutu.
Anggota
Anggota bertugas:
Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit. Jumlah
anggota tim audit tergantung dari besarnya organisasi yang akan diaudit.
Anggota dipilih berdasarkan keahlian dan penguasaannya terhadap pelayanan yang akan diaudit.
Selama pelaksanaan audit, anggota hendaknya dibebaskan dari tugas / pekerjaan sehari hari.
Tugas Tim Audit

Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal pelaksanaan audit.
Rencana ini harus lengkap, meliputi : unit/bagian yang akan ditinjau, jadwal peninjauan,
kegiatan yang ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan;

Mengembangkan checklist dan questioner serta standar penilaian yang akan digunakan
dalam audit;

Untuk kegiatan ini, tim harus mempelajari organisasi yang diaudit, sifat unit yang diaudit,
standar dan prosedur yang berlaku, hasil audit mutu yang lalu, program mutu yang dijalankan di
organisasi tersebut, dan lain lain.

Melakukan pemeriksaan / sudit secara objektif ke unit kerja tersebut, mereview

pelaksanaan prosedur, kebijakan mutu dan uraian tugas yang digunakan, melakukan
wawancara dan pengamatan kepada staf/karyawan untuk pembuktian / verifikasi;

Melakukan peninjauan ke masing masing unit yang diambil untuk langkah

pembuktian/verifikasi;

Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.

Pada pelaksanaan audit mutu internal di Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah disebut Komite
Penjamin Mutu Diklat. Bertugas mengawasi dan meluruskan atau menindaklanjuti penerapan
teknis kediklatan baik yang ditemukan pada saat melakukan kegiatan atau berdasarkan temuan
hasil audit. Sehingga diharapkan pelaksanaan kediklatan sesuai dengan ketentuan, prosedur atau
standar yang telah ditentukan. Komite diklat menangani hal hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan pada komponen pelayanan diklat.
Peran Manajemen dalam Organisasi
Karena audit mutu merupakan suatu bentuk audit manajemen, maka kegiatan audit ini harus
diprakarsai oleh manajemen puncak.
Dalam hal ini manajemen puncak mempunyai peran:

Memberi dukungan moril maupun materil;

Menerapkan perubahan perubahan yang telah disepakati;

Mereview laporan audit yang mengarah pada rencana perbaikan;

Memantau pelaksanaan perbaikan.

Siklus Audit Mutu Internal

Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu rangkaian aktivitas dan
merupakan guide line pelaksanaan audit.
Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu :
1. Perencanaan Audit;
2. Pelaksanaan Audit;
3. Analisis hasil Audit;
4. Laporan dan tindakan perbaikan / koreksi.

PEDOMAN AUDIT INTERNAL

Akreditasi FKTP
Pedoman Audit Internal
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas dan Klinik perlu dilakukan audit internal.
Dengan adanya audit internal akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang menjadi
masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem pelayanan maupun
sistem manajemen. Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala
Puskesmas/Klinik dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang
digunakan.
B..TUJUAN AUDIT
Pada dasarnya audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi
dan tujuan organisasi dengan cara mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa
data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.

C .PENGERTIAN
Pengertian Audit

Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi
secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau
manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa
yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan. Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan
sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk
melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit.
D. MANFAATAUDIT
Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi
organisasi.

BAB II
AUDIT INTERNAL
Dikenal ada dua jenis audit, yaitu: audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal adalah
penilaian yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi menggunakan standar tertentu. Akreditasi
Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit ekternal yang dilakukan berdasarkan standar
akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer. Audit internal adalah
suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga
adalah karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk kepentingan internal organisasi
tersebut.

A.ESSENSI AUDIT
Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit perlu dilaksanakan dengan
pendekatan sebagai berikut:
1. Proses interaktif
2. Kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
3. Dilakukan dengan azas manfaat
4. Dilakukan secara objektif
5. Berpijak pada fakta dan kebenaran
6. Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian
7. Bermuara pada pengambilan keputusan
8. Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu
9. Merupakan kegiatan berulang
10. Menghasilkan laporan

B. AKTIFITAS AUDIT

Proses pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk: Memastikan (konfirmasi dan verifikasi);
Menilai (mengevaluasi dan mengukur); dan Merekomendasi (memberikan saran/masukan).
Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara:
1. Telaah dokumen
2. Observasi
3. Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit)
4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan auditee
10. Mewawancarai auditee
11. Menyampaikan angket survey
12. Menganalisis data

BAB III MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL A.

TAHAPAN AUDIT INTERNAL.
Audit Internal dilaksanakan mengikuti empat tahapan sebagai berikut: Tahap I : Penyusunan
rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadualan audit, dan
menyiapkan instrumen audit Tahap II: Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumen
audit yang disusun berdasarkan standar tertentu (misalnya standar akreditasi, standar/pedoman
program, standar pelayanan minimal, standar/indikator kinerja) untuk mengukur tingkat
kesesuaian terhadap standar tersebut. Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan masalah,
prioritas masalah, dan rencana tindak lanjut audit. Tahap IV: Tahap pelaporan dan diseminasi
hasil audit.
B.PENYUSUNAN RENCANAAUDIT.
Dalam menerencanakan audit harus ditetapkan
1.Tujuan audit: untuk melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan standar tertentu.
2.Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
3.Objek audit: menjelaskan apa saja yang akan diaudit
4.Alokasi waktu: menjelaskan berapa lama audit akan dilakukan dan penjadualannya
5.Metoda audit: metoda yang akan digunakan pada saat melakukan audit
6.Persiapan audit: persiapan auditor, penetapkan kriteria audit, dan penyusunan instrumen audit
.
C.PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data pada pelaksanakan audit dilakukan dengan berbagai metoda, antara lain
adalah:
1.Mengamati proses pelaksanakan kegiatan
2.Meminta penjelasan kepada auditee
3.Meminta peragaan oleh auditee

4.Memeriksa dan menelaah dokumen

5.Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik
6.Mencari bukti-bukti
7.Melakukan pemeriksaan silang
8.Mewawancarai auditee
9.Mencari informasi dari sumber luar
10.Menganalisis data dan informasi
11.Menarik Kesimpulan
D.ANALISIS DATA
Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses
pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Bila ditemukan kesenjangan
antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut
untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan.
E.PELAPORAN DAN DISEMINASI
Hasil audit internal harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/Klinik dan kepada unit yang
diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen untuk melaporkan hasil
audit, tindak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh
dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem
manajemen/pelayanan.

PENGERTIAN
Di dalam pengertian ini meliputi pengertian berbagai hal yang terkait dengan pelaksanaan audit
mutu internal.
1. Audit
Adalah kegiatan mengumpulkan data dan informasi yang bersifat faktual, signifikan dan relevan
melalui pemeriksasan, pengukuran dan penilaian secara sistematis, objektif dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas manfaat.
2. Mutu
Adalah kesesuaian terhadap persyaratan atau standar yang telah ditetapkan.
3. Audit Mutu
Merupakan pengujian sistematik dan independen untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan
hasil mutu yang berkaitan sesuai dengan pengaturan pengaturan yang telah ditetapkan ini
diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan.

4. Audit Mutu Internal

Adalah proses pengukuran dan penilaian secara sistematik, objektif dan terdokumentasi yang
dilakukan oleh auditor internal untuk memastikan bahwa kegiatan tiap komponen atau unsure
dalam suatu organisasi telah sesuai dengan pengaturan pengaturan atau sistem yang telah
dikembangkan, dan hasilnya efektif, sesuai dengan komitmen, kebijakan, tujuan dan sasaran
mutu yang telah direncanakan atau ditetapkan.
5. Auditor Mutu Internal
Adalah pegawai / personil independent terhadap tanggung jawab langsung atas aktivitas atau
produk yang diaudit. Auditor ini terdiri dari orang orang kompeten yang berasal dari berbagai
unsur dalam organisasi yang profesional dalam bidangnya.
6. Auditee
Adalah unit yang diperiksa oleh auditor termasuk seluruh objek audit yang ada di dalam setiap
unsur atau komponen dalam organisasi yang menghasilkan produk barang atau jasa / layanan
dalam organisasi tersebut.
7. Bukti Objektif
Adalah data / informasi faktual dan relevan berupa catatan atau kondisi nyata yang bisa
diverifikasi atau dibuktikan kebenarannya.
8. Kebijakan Mutu (Pedoman Mutu)
Adalah pernyataan resmi dan terdokumentasi dari pimpinan institusi yang menegaskan
komitmen mutu, arah serta tujuan institusi dalam upaya merealisasikan komitmen dan tujuan
yang direncanakan.
9. Prosedur Mutu
Adalah dokumen sistem manajemen mutu yang isinya menjelaskan mekanisme tentang
bagaimana suatu proses atau kegiatan yang melibatkan lebih dari satu bagian dilaksanakan secara
terkendali dan konsisten dalam upaya mencapai suatu tujuan yang direncanakan.
10. Instruksi Kerja
Adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara terinci, spesifik dan bersifat instuktif,
yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik
agar dapat mencapai hasil sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.
11. Ketentuan tertulis
Adalah suatu tekad yang diprakarsai dan digalang oleh pimpinan institusi diklat bersama seluruh
pegawai untuk menjalankan kebijakan mutu (pedoman mutu) secara konsisten dan konsekuen,
serta dapat dibaca untuk dilakukan dalam rangka mewujudkan mutu dan kepuasan pelanggan.
12. Temuan Audit
Adalah hasil dari suatu proses audit berupa kesimpulan auditor yang didukung oleh bukti bukti
objektif.
13. Kesimpulan Audit
Adalah hasil dari sebuah proses audit berupa pernyataan auditor yang dibuat setelah
menganalisis dan mempertimbangkan semua bukti bukti objektif yang dikumpulkan