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UNIDAD 2

PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE
AUDITORAS
Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras

1.Diseo
del
auditoras:

programa

de

a) OBJETIVO
Verificar mediante las auditoras internas, si el sistema de gestin de calidad se
est ejecutando adecuadamente, actualizado y est acorde con las polticas
administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las
actividades de la empresa, realizando recomendaciones imparciales sobre la base
de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas,
proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las
actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las
desviaciones presentadas. La auditora que debe obrar en funcin tanto de los
intereses de la empresa y de sus socios como del beneficio que efectivamente
reciben los usuarios
b) ALCANCE
Aplicable al SIG y los procesos de la Organizacin, aplicable al personal
responsable de ejecutar las actividades relacionadas con calidad, ambiental y SST,
los cuales deben estar encaminados a satisfacer las necesidades de los clientes
internos y externos.
Las siguientes son los referentes que se deben tener en cuenta, para hacer un plan
de Auditorias:
- Los requisitos aplicables de las normas NTC ISO 9001/2008, ISO 14001/2004.
- Los lineamientos y controles operacionales establecidos en los procedimientos.
- La documentacin que soporta el SIG.
- Poltica y Objetivos del SIG.

- Los resultados obtenidos en cada rea, con el SIG.


- Requisitos legales aplicables.
- Programas.
- Resultados de auditoras anteriores.
Este proceso es aplicable a todos los procesos del SIG y de la Organizacin.
c) CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.

DETALLE

NOVIEMBRE 2016
1
1
1 2 3 4 8 9
11
0
5

1
6

1
7

18

2
1

2
2

2
3

24

2
5

2
8

2
9

30

Elaborar el
programa de
auditoria
Preparar la
auditoria
Realizar
reunin de
apertura
Recoleccin
de
informacin
Preparar
conclusione
s
de
la
auditoria
Ejecutar
reunin de
cierre
Informe de
auditoria
Distribuir el
informe
d) CRITERIOS DE AUDITORA.
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia para
realizar la auditoria.

e) AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.


Las auditorias de calidad, ambiental y SST deben ser desarrolladas por personal
capacitado, y con un perfil especifico, para garantizar una adecuada gestin de
auditoras y una retroalimentacin del sistema acertada. S la auditora se realiza con
personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad o proceso
objeto de verificacin.
f) RECURSOS NECESARIOS.
Econmicos: disponibilidad de caja menor.
Tecnolgicos
Hardware: equipos de cmputo e impresoras
Software: internet, aplicativos, office.
Infraestructura:
Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores en la oficina de control interno.
Humanos: personal idneo para desarrollo de funciones.
g) IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener
lo siguiente:

OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.


Ejercer el control de gestin sobre la informacin del sistema integrado de gestin
en la empresa y verificar la implementacin y eficacia de los procesos del Sistema
de Gestin Integral y comprobar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO
9001:2008 e ISO 14001:2004 e OHSAS 18001
ALCANCE:
Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o financieros, se
ejecute en trminos eficientes, eficaces y econmicos, as como, que las metas y
objetivos de la organizacin se cumplan con efectividad.
Determinar la conformidad de los procesos del sistema con los requisitos de norma
ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 e OHSAS 18001ademas del funcionamiento de
los procesos, la efectividad de los procesos y de la auditora, asegurando el
cumplimiento de requisitos legales o regulatorios
PROCESOS A SER AUDITADOS.
Procesos estratgicos:
Planeacin estratgica.
Desarrollo del plan estratgico.
Desarrollo de planes
Procesos misionales

Procesos de apoyo.
Proceso de TIC
Proceso financiero.
Proceso de Gestin Humana.
Proceso mantenimiento
Procesos administrativos.
Procesos transversales.
Sistema integrado de gestin
RSE
Control interno

CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.


Criterios: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos a tener en cuenta en la
auditoria Especificaciones /Normas Pliego de condiciones Reglamentos Manual
de calidad
Documentos de referencia: Manual de Gestin Integral, Norma ISO 9001, ISO
14001, OSHAS 18001, Procedimientos e instructivos de Gestin Humana,
caracterizacin del proceso y manual de perfiles organizacionales.
UBICACIN, FECHAS, TIEMPO
ACTIVIDADES DE AUDITORA.
CICLO: Auditoras Internas

ESPERADO

REUNIN

DURACIN

FECHA (A/M/D)

HORA

DE

LAS

LUGAR

PROCESO: Compras
APERTURA
7:30 am gerencia
RESPONSABLE:
CIERRE
EQUIPO AUDITOR:
ALCANCE DE AUDITORIA: Verificar la implementacin y eficacia de los procesos del
Sistema de Gestin Integral y comprobar el cumplimiento de los requisitos de la Norma
ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004
Determinar el cierre de las no conformidades de la auditora interna realizada en aos
anteriores, a travs de la realizacin y revisin general al Sistema de Gestin Integral y
Control interno.
Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o financieros, se
ejecute en trminos eficientes, eficaces y econmicos, as como, que las metas y
objetivos de la organizacin se cumplan con efectividad.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Determinar la conformidad de los procesos del sistema
con los requisitos de norma ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004
Determinar el funcionamiento de los procesos.
Determinar la efectividad de los procesos y de la auditora.
Proveer oportunidades de mejora para los procesos y el sistema.
Asegurar el cumplimiento de requisitos legales o regulatorios.
Identificar posibles riesgos que puedan alimentar el panorama de riesgos de Control
Interno.
CRITERIOS DE AUDITORIA: Manual de Gestin Integral, Norma ISO 9001 e ISO 14001,
Procedimientos e instructivos de Compras y almacn: PR-CA-01 Almacn, PR-CA-02 Compras,
PR-CA-03 Baja de elementos aprovechables e inservibles, PR-CA-04 Manejo de materiales
peligrosos; Caracterizacin del proceso, No Conformidades abiertas de aos anteriores.

PLAN
ACTIVIDAD /
REQUISITO
POR
AUDITAR
4.2.3 d) (ISO
9001)

NOMBR
NOMBRE
Y E
CARGO AUDITADO AUDITO
R
FELIX
Marcela
Montoya
VALDERRAMA

PROCESO
Compras

FECHA - HORA
SITIO
INICIAL

HORA
FINAL

Oficina
compras

5:00 pm

10:00
am

(Analista
Compras),
MARCELA
GRANADA
(Auxiliar
Compras
FELIX
VALDERRAMA
(Analista
4.1
f)
ISO Compras),
9001:2008
MARCELA
GRANADA
(Auxiliar
Compras
FELIX
VALDERRAMA
(analista
5.5.3
Compras),
MARCELA
(ISO 9001)
GRANADA
(Auxiliar
Compras

de

01/11/20
16

de
Oficina
compras
02/11/20
16

de

Marcela
de Montoya

Compras

de

Marcela
de Montoya

7:30 am

5:00 pm

7:30 am

5:00 pm

Oficina
compras
03/11/20
16

Compras

OBSERVACIONES
Las fechas y las horas estn sujetas a cambios segn los hallazgos

MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.


Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia,

recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando,


observando y revisando documentos, registros y datos;

entender y considerar las opiniones de los expertos;

entender lo apropiado del uso de tcnicas de muestreo y sus consecuencias


para la auditora,

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO


AUDITOR.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito


asignado,
en
coordinacin
con
las
unidades
administrativas
correspondientes.

Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,


tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones
tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de
auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el


desarrollo de esta actividad.
Realizar una adecuada planificacin y preparacin de los planes anuales de
auditora es un reto importante para los profesionales en auditora, y para las
personas integrantes de los sistemas integrados de gestin, quienes son
encargados de garantizarle a los accionistas o dueos de las empresas que la
empresa se encuentra funcionando de manera correcta y conforme a los
requerimientos de la norma. La elaboracin de las auditorias permite identificar los
riesgos que se pueden presentar en las empresas.
Hoy en da, para disear un plan anual de auditora se deben identificar las reas
que representen un mayor ndice de riesgos y debilidades para centralizarse en
ellas y as realizar las correcciones pertinentes que garanticen la correcta
trazabilidad del proceso, para esto es muy importante que el auditor tenga un
amplio conocimiento de la gestin de riesgos
Por otra parte, se podra establecer que parte de las metas de auditora interna es
realizarla basada en riesgos, que esta permita centralizar sus pruebas en los
controles crticos. Las formas y mtodos para estructurar una metodologa con este
objetivo son muy variadas, va a depender de mltiples aspectos como lo es la
capacidad de los auditores para determinar el grado de avances y madurez de un
sistema de gestin de riesgos, identificarlos, clasificarlos e implementar y evaluar
controles existentes para determinar si el sistema funciona o no adecuadamente.