ING.

ESTADISTICA
Manejo de Microsoft Office Excel 2007-2010

NDICE
ING. ESTADISTICA

NDICE

INTRODUCCIN

UNIDAD 1: MICROSOFT EXCEL 2010 NIVEL MEDIO

FUNDAMENTOS DE EXCEL:
DATOS
FORMATOS, RELLENOS
MDULO I: VALIDACIN DE DATOS
FRMULAS
FUNCIONES
MDULO II: ADMINISTRACIN DE UNA BASE DE DATOS
MDULO III: TABLAS DINMICAS
MDULO IV: GRFICOS
MDULO V: MACROS

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INTRODUCCIN
Este documento es una gua diseada para los niveles principiante y medio, la que le
servir de apoyo y/o referencia a los conceptos que sern vistos en el curso.
Este curso est orientado a la creacin y manipulacin de contenidos con herramientas
especficas de Microsoft Excel 2010.
OBJETIVO GENERAL:
Incorporar tcnicas y habilidades grupales que permitan que el participante sea capaz
de manejar planillas de clculo Excel, as como tambin sea capaz de realizar clculos
sobre datos introducidos en la planilla, analizar dichos datos y realizar su
representacin grfica.
OBJETIVOS ESPECFICOS:

Conceptos bsicos en manejo de base de datos

Utilizar funciones matemticas aplicadas a las bases de datos
Utilizar funciones lgicas aplicadas a las bases de datos.
Utilizar frmulas aplicadas a las bases de datos.
Utilizar tablas dinmicas para cuadros de resumen de bases de datos.
Extraer informacin, construir los grficos a partir de la informacin anterior entendiendo
cual sera la mejor plantilla de acuerdo al tipo de datos y gestionar la produccin de
grficos.
Importar y exportar tablas con Excel.

Unidad 1: Microsoft Excel 2010 Nivel Medio

FUNDAMENTOS DE EXCEL:
Excel es una herramienta de ofimtica que cabe en la categora de Hojas de Clculo.
Forma parte del conjunto Microsoft Office y es un programa que permite almacenar
informacin en documentos (archivos) cuya extensin, en las versiones anteriores a
2007 es XLS (Ejemplo: misdatos.xls). A partir de la versin 2007 del software, la
extensin por defecto, cambia a xlsx.
Cada documento se presenta en forma de planilla o cuadrculas, en estas, se puede
colocar la informacin organizndola en los casilleros que se vern en el rea de
trabajo. Adems, a cada documento se le pueden agregar la cantidad de hojas de
clculo que se estimen convenientes, esta caracterstica junto con la posibilidad de
relacionar los contenidos entre s, hace que se pueda utilizar como base de datos.
Si bien pueden usarse como si fuesen tablas sencillas para presentar informacin,
como las que se pueden hacer en Word, una hoja de clculo presenta funcionalidades
ms complejas con orientacin matemtica.
Se laman hojas de clculo ya que la informacin puede generarse a partir de
frmulas, funciones y relaciones entre los datos distribuidos en las distintas hojas de
clculo de un solo documento. Adems, el programa ofrece herramientas que facilitan
el anlisis de la informacin, mediante mtodos de organizacin de los datos.

Figura 1: versin de Excel 2003

Notar que en la figura 1, las herramientas aparecen organizadas de cualquier forma,

esto cambia a partir de las versiones ms modernas de Excel, donde se introducen los
conceptos de:
Pestaas o etiquetas, las que organizan los contenidos por los temas indicados
por dichas pestaas. Ejemplo: la pestaa Insertar contiene herramientas
relacionadas a ese trmino.
Paneles dentro de cada pestaa. En cada pestaa las herramientas aparecern
organizadas dentro de recuadros, estos son los paneles, estas agrupaciones
tambin buscan facilitar la comprensin y el encontrar la herramienta
necesaria.

Figura 1.1: Excel versin 2007,

esta organizacin tambin es vlida para la versin 2010

Datos
En la hoja de clculo se pueden introducir distintos elementos, tales como: texto, nmeros,
frmulas o funciones.

El texto lo interpreta como tal, es interesante que el programa es capaz de

comprender algunos valores tales como los nombres de la semana, o del mes.
Los nmeros pueden ser calculados. Tenga cuidado que un valor decimal, por
ejemplo, un 5,5 debe escribirse con una coma y no con un punto! Del mismo modo los
valores desde 1.000 en adelante, no deben ser colocados con un punto, deben ser
colocados as: 1000.
Las funciones vienen predefinidas en Excel y son relativamente fciles de emplear.
Las frmulas se hacen de manera manual, el usuario debe saberse la forma exacta de
la frmula e insertarla sabiendo las coordenadas correspondientes.

Formatos, rellenos
Los formatos en Excel son importantes para especificar con qu tipo de dato se est
trabajando.
Por ejemplo: No es lo mismo sumar monedas, nmeros y fechas. O bien, al mezclar nmeros
con fechas o monedas podramos obtener resultados errneos.

Tambin suele ocurrir que muchas veces se han realizado los clculos correctos pero el
programa no muestra lo que se necesita, esto es porque cada celda tiene dos parmetros
importantes:
1. El dato inserto en la celda, que puede ser texto, valor numrico, frmula o funcin.
2. Formato de dicho valor, que corresponde a la manera en que lo vamos a visualizar.
Para modificar los formatos basta con dirigirse al men principal Formato Celdas y ah
seleccionar el formato ms apropiado.
Los nmeros pueden ser con la cantidad de decimales despus de la coma que usted desee.
Formatos de presentacin
Adems, existe la posibilidad de darle formato/apariencia a la hoja de clculo y/o a una
seleccin especfica de celdas, la manera ms rpida y sencilla es utilizando el autoformato,
que opera de la misma manera que en Word. Bsicamente se elijen diseos existentes que
rellenan y agregan borde a las tablas. Si no se colocan bordes, al imprimir el documento no se
vern las lneas de divisin. Tambin es posible hacerlo en forma manual, seleccionando el
rea deseada, haciendo clic en el botn derecho y seleccionar formato de celdas, la ventana
emergente que se abre le permitir darle un formato personalizado a su documento.
En algunos casos puede ocurrir que queden las filas o columnas de distinto ancho y alto, en la
misma seccin de formato se pueden ajustar las dimensiones generales de la tabla de forma
automtica. Finalmente, al igual que los documentos de Word, se pueden ajustar los bordes de
impresin para regular la apariencia de su documento.
La ltima versin de Office ha organizado todos los formatos en una seccin completa, como
se aprecia en la figura 10. En el segmento izquierdo se pueden ver todos los formatos clsicos
de texto de Word, y en el lado derecho veremos los formatos organizados por:
Formatos numricos, por ejemplo agregar decimales despus de la coma.
Formatos que reflejan condicionantes lgicos (como se puede ver en la figura 2),
donde los colores u objetos, varan segn las condicionantes que usted estime
convenientes.
Formatos predefinidos para la tabla completa.
Formatos para celdas, o conjuntos de celdas especficas.

Formatos para ajustes de celda.

Figura 2

Finalmente podemos dar formato al documento a ser impreso en la pestaa Diseo de

Pgina, esta pestaa es muy similar a la que ya vimos en Word, y con la pestaa Vista,
podremos tener una previsualizacin de cmo va quedando la tabla, en caso de que
queramos imprimirla.
En la pestaa Vista, tenemos dos opciones: Normal, es el modo en el que se trabaja
normalmente para realizar clculos, la vista Diseo de pgina, nos permite ver como se
estara imprimiendo la tabla, puede guiarse en la vista normal con la lnea punteada
marcada en rojo en la figura 3, esta lnea indica donde viene el corte de pgina.

Figura 3

Mdulo I: VALIDACIN DE DATOS

Frmulas
En la hoja de clculo se pueden introducir distintos elementos, tales como: texto, nmeros,
frmulas o funciones.
Para insertar una frmula se tienen las siguientes opciones:
1. Escribir directamente la frmula sobre la celda donde requiere realizar el clculo. Toda
frmula debe introducirse comenzando por colocar el smbolo = y luego los datos a
calcular.
2. Seleccionar la celda y luego, escribir la frmula directamente en la barra de frmulas,
siempre comenzando con el smbolo =.
Notacin: = alguna frmula
Ejemplo: Si queremos sumar los contenidos de las celdas a2, b2, c2. Entonces, podemos
colocar el resultado de esta suma en la celda d2, introduciendo en ella:
=a2 + b2 + c2

Figura 4

En la figura 4, se puede apreciar como se debe realizar el proceso, en este caso se tenan datos
previamente insertados en las celdas a2, b2 y c2. Ntese que al ir incorporando las celdas a
calcular, el programa selecciona el objeto escrito en un color que corresponder con la celda
en su frmula.
Nota: No es necesario que las celdas a ser calculadas sean adyacentes entre s, o a la celda que
contendr la frmula.

Figura 5

Cuando se utiliza la notacin correcta, debe aparecer el resultado de la suma en la celda y la

frmula correspondiente en la barra de frmulas (ver figura 4).
Para realizar modificaciones sobre una frmula, hay que seleccionar la celda correspondiente y
modificar la frmula ya sea, desde la misma celda, o directamente en la barra de frmulas.
Las frmulas siguen el mismo criterio de orden de clculo que las calculadoras, as que si desea
realizar frmulas compuestas debe usar parntesis para indicar las prioridades entre los datos.
Nota 1: Para ver resultados inmediatos es recomendable tener valores previamente
organizados para su clculo.
Nota 2: Tambin se pueden escribir frmulas colocando directamente los smbolos + o - al
inicio de la frmula y asumir que se desean sumar o restar los datos colocados, Excel
convertir el formato automticamente a la notacin formal.

Funciones
De la versin 2007 en adelante de Excel, organiza las frmulas y funciones en un
segmento completo destinada a ellas, y aparecen organizadas por tipo de uso, lo que
hace ms fcil encontrarlas. Encontraremos (ver figura 6):

Autosuma
Usadas recientemente
Financieras
Lgicas
Texto
Fecha y Hora

Figura 6

Autosuma y Suma
En la seccin de barras de herramientas aparece el icono de sumatoria
seguido de
una flecha descendente, la que contiene accesos directos a las funciones ms
utilizadas.
Al presionar que corresponde a la funcin AUTOSUMA, sumar la secuencia de
nmeros en fila o columna ms cercanos a la celda previamente seleccionada, las
celdas que sern sumadas pueden ser modificadas en la frmula.
Si no desea ejecutar la autosuma),
( puede desplegar el submen seleccionando la
flecha descendente y podr ver las opciones para SUMA, PROMEDIO, CUENTA (cuenta
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la cantidad de elementos de una fila o columna), MAX (calcula el valor mximo de una
secuencia de datos), MIN (calcula el valor mximo de una secuencia de datos) y otras
funciones, donde tendr ms control sobre la operacin que desee realizar. Debe
tener en cuenta que estas operaciones tambin son funciones pero se colocan aparte
por ser las ms utilizadas.
FUNCIONES ESPECFICAS:
Para insertar una funcin en una celda se debe seleccionar la celda y optar por:
1. Hacer clic en fx de la barra de frmulas.
2. Ir al men genrico (FX grande al inicio del segmento), seleccionar insertar y
luego elegir funcin en el men desplegable.
3. Escribir directamente el nombre de la funcin en la celda, para ello debe
conocer los nombres definidos por EXCEL de cada funcin y cmo operar con
esta.
4. Seleccionar el tipo de funcin y elegir la que el men desplegable le ofrece, tal
y como se muestra en la figura 6.
Para las opciones 1 y 2, luego de presionar funcin, se abrir una ventana que le
permitir seleccionar el tipo de funcin con la cual desee operar. Como muestra la
figura 7, puede encontrar la funcin ms apropiada de varias formas.
1. Puede escribir una palabra representativa y hacer clic en IR, esto le
presentar el listado de funciones que ms se asemejen a lo que usted pueda
necesitar.
2. Puede seleccionar del men desplegable las funciones, organizadas segn
categora. Por defecto, siempre aparecen en el cuadro de seleccionar funcin,
las que han sido utilizadas recientemente o las de uso comn.
3. Finalmente en el recuadro de seleccionar funcin es donde usted busca la
funcin ms apropiada, al colocarse sobre una funcin esta indica el formato de

11

uso

ms

abajo.

Figura 7

Una vez seleccionada la formula (aceptar), se abrir otra ventana de ayuda donde se
deben seleccionar los parmetros a ser calculados. En esta seccin tenemos dos
maneras de agregar parmetros:
1. Por rango de datos. Notacin final: = NOMBREFUNCION(Am: Zn).
Donde Am indica el primer parmetro o inicio de la secuencia y Zn indica el
ltimo valor de dicha secuencia (hasta donde debe llegar).
Ntese que en el ejemplo de la figura 8, se ha optado por este tipo de seleccin
de nmeros. A la derecha de la primera fila, se vern los valores exactos que se
han seleccionado dentro del rango A1: A4, los que corresponden con los datos
en la hoja de clculo, esta ventana previsualiza el resultado de la frmula
obtenida por esta seleccin a modo de prueba.
2. Por parmetro o valor exactos, en este caso e deben ir agregando fila a fila, en
la ventana, la celda o valor exactos que han de ser calculados.

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Figura 8
Para modificar dichos valores hay que presionar el botn marcado con un borde rojo
en la figura 8.
Preguntas y Conectores Lgicos de datos
Las Funciones lgicas son funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y
actuar segn la respuesta obtenida.
SI: La funcin SI nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles
resultados, Verdadero o Falso, y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.
Notacin: =SI(Pregunta lgica; Accin en caso verdadero; Accin en caso falso). Lo que
escribamos dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en
caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros
argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.
Nota: el tercer argumento no es obligatorio.
Ejemplo: En este caso en la posicin C1 saldr: A es mayor.
B1
C1
A1
20
12
=SI(A1>B1;"A es mayor"; "B es mayor")
Tabla 1

Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de comparacin:
= para preguntar si dos valores son iguales
> para saber si un valor es mayor que otro (ver Tabla 1)
< para preguntar si el elemento de la izquierda es menor que el de la derecha.

13

>= si el elemento de la izquierda es mayor o igual que el de la derecha del smbolo.

<= si el elemento de la izquierda es menor o igual que el de la derecha del smbolo.
<> sin son diferentes/distintos.

Ejemplo 2: En la celda C1 debe aparecer que: A y B son distintos.

A1
B1
C1
21
12
=SI(A1<>B1; "A y B son distintos"; "A y B son iguales")
Tabla 2

Conector lgico: Y
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin Si, se usa anidando la funcin Y
como primer argumento de la funcin SI.
Nos permite incluir en la misma pregunta varias condiciones las cuales deben ser cumplidas en
su totalidad para que su respuesta sea VERDADERA (todas deben ser verdaderas para que la
respuesta final lo sea). Y slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en
el momento que todas las respuestas sean verdaderas.
Notacin: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo: En este ejemplo, A1 es edad, B1 es estatura y C1 debe salir: Puede inscribirse, porque
ambas condiciones son verdaderas.
A1
B1
C1
17
180
=SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede inscribirse" ;"NO puede participar")
Tabla 3

Conector lgico: O
Su modo de uso es el mismo que el conector Y, pero en este caso la respuesta final se hace
FALSA slo cuando todas las condiciones sean FALSAS.
Notacin: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo: En este ejemplo, A1 es edad, B1 es estatura y C1 debe salir: Puede inscribirse, porque
bastaba con que A1 fuese verdadero.
A1
B1
C1
19
130
=SI(O(A1>16;B1>150);"Puede inscribirse";"NO puede participar")
Tabla 4

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Nota: Todas las frmulas y funciones tienen la caracterstica de poder ser anidadas, vase el
ejemplo en la figura 9.
Anidar significa colocar elementos dentro de otros.
En el fondo se debe observar que la funcin SI, que recibe tres parmetros, contiene como
parmetros otras funciones: PROMEDIO en el primero y SUMA en el segundo.

Figura 9
Funciones de tiempo

Puede ver el ejemplo en la figura 10, a continuacin.

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Figuras 10 y 10.1
Los resultados los entrega en fracciones de das, horas, minutos y segundos. Recuerde
modificar el formato para especificar la manera en que retornar los resultados.
Total y subtotal
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales
en una lista de datos que suelen estar relacionados. Cuando se insertan subtotales
automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de
detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena
la lista de datos para agrupar los contenidos
por categoras, en el ejemplo se ordenan los
datos por Fecha y se calcula la suma por las
ganancias, tal y como lo muestra la figura
11.
Si los datos no estn organizados en una
lista, o si slo necesita un total, puede
utilizar Autosuma

Figura 11

Mdulo II: ADMINISTRACIN DE UNA BASE DE DATOS

Aplicacin de filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a
los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios ms complejos

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A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
En el siguiente ejemplo, podemos ver como se realiza un filtro de texto: buscaremos todos

los productos que contengan la palabra "t"

Figura 12
Sabemos que una tabla est filtrada cuando aparecen una flecha al costado derecho de cada
encabezado, ver figura 13 de ejemplo. Esta flecha es el men que permite especificar la
manera en que vamos a filtrar nuestra tabla.

Figura 13

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Ya se haba mencionado anteriormente que los filtros son herramientas para facilitar la
administracin, anlisis y la bsqueda de datos. Ahora veremos de forma ms detallada como
se utilizan. La gracia de los filtros es que se puede ocultar la informacin no relevante sin
perderla.
Filtro automtico
Una vez que se tienen un conjunto o volumen grande de datos es posible organizarlos sin
perder su contenido utilizando la herramienta de filtro automtico.
Para ello se tiene que seleccionar la serie de datos y luego elegir la opcin autofiltro, en el
men Datos Autofiltro.
Automticamente dejar la celda superior como gua para filtrar los dems datos, las opciones
que ofrece para filtrar son por:
Orden ascendente: organiza los datos a la vista, en orden de menor a mayor.
Orden descendente: organiza los datos a la vista, en orden de mayor a menor.
Todas: mostrar todos los datos.
Los 10 mejores: presenta los 10 datos se puede elegir entre ms bajo y ms alto.
Personalizar: se eligen los parmetros para filtrar.
Dato especfico de la celda: se elige un dato especfico a mostrar de la lista en
cuestin.
Hay que tener en cuenta que los filtros se realizan sobre datos filtrados, lo que quiere decir
que si ya filtr la informacin previamente, al aplicar un nuevo filtro, este no considerar los
datos que ha ocultado el filtro anterior. Los datos que ya estn filtrados figuran con la flecha
del men de color azul.
Filtro personalizado
En la opcin de filtro personalizado existen una serie de rangos lgicos para establecer el filtro,
el primer segmento permite seleccionar segn: = , >=, <=, <>, comienza por, termina por, entre
otros. El segundo segmento permite seleccionar un elemento especfico del listado.
Luego se puede seleccionar un segundo condicionante con las mismas caractersticas y que se
contactan mediante conectores lgicos Y u O. Como puede apreciar en el ejemplo de la figura
14, aqu se estn mostrando slo los individuos cuyos nombres comienzan con j O con p.

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Figura 14

Anlisis de datos
Existen varias herramientas para analizar los datos, ac se vern escenarios y objetivos.
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si (anlisis de hiptesis: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cmo
afectan esos cambios al resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, variar la tasa
de inters que se utiliza en una tabla de amortizacin para determinar el importe de los
pagos.).
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado
de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una
hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver
distintos resultados.

Figura 15

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Luego de elegir la opcin escenarios del men herramientas, en la ventana emergente de

escenarios se selecciona agregar para crear un nuevo escenario. De ah se le da un nombre y se
seleccionan los datos que sirven para generar la simulacin, en el ejemplo las celdas C16 y C17
que corresponden a ingresos brutos y prdidas, en el ejemplo se elige un mal escenario para
esta simulacin. Luego se pueden crear varios casos y la idea es poder visualizarlos y
establecer comparaciones como se muestra en la figura siguiente.

Figura 16
Para visualizar la informacin de todos los escenarios en un formato de impresin, basta con
seleccionar la opcin Resumen del administrador de escenarios.
Buscar Objetivos
Tambin forma parte de las herramientas de anlisis Y si. En el caso de que conozca el
resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado,
podr utilizar la funcin Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el men
Herramientas. Al realizar una bsqueda de objetivo (bsqueda de objetivo: mtodo para
buscar un valor especfico para una celda ajustando el valor de otra celda. Cuando se busca un
objetivo, Excel vara el valor de una celda que especifique hasta que una frmula que sea
dependiente de esa celda devuelva el resultado deseado.), Microsoft Excel vara el valor de
celda especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado
deseado.
Generar Listas
Las listas estn diseadas para facilitar la administracin y el anlisis de grupos de datos
relacionados en una hoja de clculo. Si designa un rango como una lista, podr administrar y
analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo,
puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla
dinmica utilizando nicamente los datos de la lista.

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Puede tener varias listas en una hoja de clculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para
separar los datos en funcin de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.
Para crear una lista, basta con seleccionar una serie de datos en una columna (o cuadrcula) y
con el men emergente (botn derecho) elegir crear lista. El rea seleccionada se transformar
automticamente en una lista de Excel.
Cada columna de la lista tiene el
Autofiltro habilitado.
Toda lista aparece con un borde
azul.
El asterisco indica en qu fila se
pueden agregar datos.
Se puede agregar una fila para
Totales haciendo uso de la barra
de Lista.
Figura 17

Mdulo III: TABLAS DINMICAS

Las tablas dinmicas, tambin llamadas pivot tables, son una herramienta para anlisis
de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la informacin contenida en
la BD.
Esta clase de tablas permiten analizar slo una porcin de la BD, es decir, con una BD
con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar nicamente la
informacin relevante, con lo que el anlisis se torna ms sencillo.
La idea de trabajar con tablas dinmicas es analizar la informacin variada que puede
aparecer en una tabla sencilla pero con bastante informacin relacionada, en el grfico
siguiente podemos ver que tenemos una tabla con varios datos relacionados. En
general las ventas de cada producto segn pas y ciudad. Entonces, basta con:
Seleccionar toda la tabla, ir a la pestaa Insertar.
Ir a la pestaa insertar y elegir tabla dinmica.
Aparecer una ventana, donde podremos seleccionar que columnas de la tabla
habremos de analizar.
Luego puede reubicar las columnas en los paneles que ms le convengan,
teniendo en cuenta que:
o Rtulos de fila: las columnas que caen en este panel, pasan a ser las filas
de nuestra tabla dinmica y pueden ser anidadas (ejemplo: ciudad es
parte de pas).
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o Rtulos de columna: corresponden a las columnas en nuestra tabla

dinmica.
o Valores: son los datos numricos que irn en el rea central de la tabla,
lo que ser calculado. Es posible cambiar el tipo de frmula, ya que por
defecto aparece como autosuma.
o Filtro: es para organizar la tabla segn un tema en particular.

Grfico: tabla dinmica

Mdulo IV: GRFICOS

Los histogramas y/o grficos en Excel se realizan a partir de datos previamente hechos en las
tablas de Excel.
El histograma es una representacin grfica de una variable en forma de barras, donde la
superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores representados. En el eje
vertical se representan las frecuencias, y en el eje horizontal los valores de las variables,
normalmente sealando las marcas de clase, es decir, la mitad del intervalo en el que estn
agrupados los datos.
Para disear grficos, se debe tener un rango de datos, por ejemplo dos columnas con
informacin relacionada, como se puede ver en el grfico, luego se debe seleccionar dicho
rango y seleccionar de la pestaa Insertar, el grfico que ms nos acomode.

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Figura: histograma
Para modificar la informacin en un grfico debe seleccionar el objeto que desea modificar y
luego hacer clic con el botn derecho para editar la informacin. En el ejemplo a continuacin,
queremos ver las caractersticas de la lnea de tendencia y podemos observar que, por defecto,
esta ha seleccionado el formato lineal. Como decamos, dicho formato puede ser modificado
cambiando los datos en la ventana de ayuda.

Figura: Modificar grfico

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Mdulo V: MACROS
Entenderemos por macro a una serie de comandos y funciones almacenados en un mdulo de
Visual Basic, para ser ejecutados cuando el usuario lo estime conveniente, esto se hace para
ahorrar pasos repetitivos y/o tediosos.
Para trabajar con macros:
Grabar macros.
En el Men de Herramientas de Excel elija Macro luego, grabar nueva Macro.
Debe aparecer una ventana
emergente como la de la figura.
A cada macro debe signarle un
nombre y puede colocar un
mtodo abreviado para acceder
rpidamente a ella. Luego debe
seleccionar donde se activar
dicha macro.
Una
vez
realizada
esta
operacin, todo lo que usted
escriba en su hoja de clculo
Figura Grabar Macro
ser grabado en la macro.
Luego debiera aparecer una barra de herramientas flotante que le
permitir detener el proceso de grabacin de comandos, para detenerlo
debe presionar el botn stop (cuadro azul a la izquierda en la figura).
Figura visor
Para ejecutar una macro existen un par de opciones:
- Ir a la barra de men Herramientas Macro Macros y aparecer un cuadro de
dilogo en seguida seleccione la macro que desea ejecutar y haga clic en el botn
Ejecutar.
- Si asign un mtodo abreviado entonces utilcelo as:
Notacin: ctrl+letra. En el ejemplo de la figura 6, debiera ser: ctrl+p.
Las macros se pueden: ejecutar, eliminar, modificar, seleccionar para ver sus datos como se
puede apreciar en la figura siguiente.

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Figura Macro
Generar Rutinas
Tambin se pueden crear macros desde el editor integrado de Visual Basic en Excel. El Editor
de Visual Basic es un programa diseado para que los usuarios de Office puedan escribir y
editar el cdigo VBA necesario para crear las macros. Adems, se pueden copiar las macros de
un mdulo a otro, entre diferentes libros(documentos), cambiar el nombre de los mdulos que
almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) es un lenguaje de programacin de alto nivel
desarrollado para la creacin de aplicaciones Windows. Este cuenta con un conjunto comn de
instrucciones VBA que pueden ser utilizadas con todos los productos de Microsoft Office. Para
trabajar con esta interfaz debe conocer este lenguaje.
Para acceder al editor debe ir al Herramientas Macro Editor de Visual Basic.
La aplicacin que se abre corresponde a la figura siguiente. En ella puede agregar todos los
mdulos que desee (cada mdulo es el conjunto de comandos que componen una macro),
entonces, para agregar un nuevo mdulo debe ir al men Insertar Mdulo.

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Figura Editor de Visual Basic

Para escribir cdigo en un mdulo se debe comenzar nombrando la macro luego de colocar la
palabra Sub, de este modo:
Notacin:
Sub Nombre_macro()
.. aqu van sus comandos.
End Sub
El trmino Sub indica el inicio de su procedimiento (conjunto de rdenes) y End Sub indica el
final de su mdulo.
Vea la figura a continuacin para ver un ejemplo prctico:
El comando MsgBox genera una ventana emergente que indica lo que aparece entre comillas
dobles. Para cerrar la ventana, debe presionar el botn. Los elementos de la ventana y su
funcionamiento son generados automticamente.

Figura MS Visual Basic

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Debe tener en cuenta que como todo lenguaje de programacin, VBA tiene estructuras de
control, tales como:
Condicionales:
1. If condicin then
[instrucciones]
Elseif condicin then
[instrucciones]
End if
2. If condicin then
[instrucciones]
Else
[instrucciones]
End if
Bucles:
1. Do while condicin [instrucciones] Loop
2. For Each elemento In grupo
[instrucciones]
[Exit For]
[instrucciones]
Next
Ejemplo:
El cdigo presentado en la figura siguiente, modifica los colores de la celda dependiendo de los
datos que esta contenga. De este modo que si seleccionamos una celda que contenga texto
donde aparezca la palabra gato, el fondo pasar a ser de color verde; si el texto contiene la
palabra perro, pasar a ser rojo. Si contiene texto que no incluya ninguno de los trminos
anteriores pasar a ser azul y si la celda est vaca quedar en amarillo.

Figura Ejemplo de Macro con Editor de Visual Basic

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