INTRODUCCIN

La tecnologa de la informacin y las comunicaciones han logrado un alto grado

de desarrollo que hoy estn en todas partes y en la mayora de las actividades en el
desarrollo del ser humano, como educacin, comercio, industria, finanzas,
investigacin, docencia, etc. Hoy en da conocer sobre el funcionamiento y uso de la
tecnologa ya no constituye ningn privilegio, por el contrario, es una necesidad. El uso
de la tecnologa es un factor importante y determinante en los niveles de eficiencia y
competitividad, tanto a nivel empresarial como personal.
Actualmente el mundo se encuentra en la era de la tecnologa y la
sistematizacin, donde todas las personas son usuarios de computadoras. Es por eso que
la mayora de las profesiones necesita del uso de una computadora para poder realizar
su trabajo, y la contabilidad no es la excepcin.
Esta investigacin tiene como finalidad dar a conocer los aspectos ms
resaltantes entre la contabilidad y la informtica, mediante la definicin de los mismo
para establecer diferencias y como puede combinarse para trabajar en algo conocido
como la contabilidad computarizada. Aqu se realizara una introduccin a la
contabilidad computarizada, as como el posterior anlisis de lo relacionado con
segregacin de funciones en un ambiente de datos electrnicos y la importancia de esta
en el rea financiera, tambin se estudiarn las diferencias entre la contabilidad manual
y la computarizada y los tipos de sistemas que son utilizados actualmente en las
empresas.

DESARROLLO
1. Contabilidad y la Informtica.
El trmino informtica proviene de la fusin de los trminos informacin y
automtica, y se define como un conjunto de conocimientos cientficos y tcnicas que

hacen posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de computadoras

electrnicas.
La Contabilidad es un proceso que nos permite recopilar, registrar, analizar e
interpretar las diversas transacciones contables-financieras suscitadas durante un
periodo, con la finalidad de proporcionar informacin que facilite las funciones de
planeacin, control y toma de decisiones. [1]
2. Introduccin a la contabilidad computarizada.
La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran
cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el
mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas.
El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una
entidad econmica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa
informacin financiera de la empresa para realizar una buena planeacin y control de las
actividades de la organizacin. La complejidad y globalizacin de los negocios, requiere
que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la
informacin financiera. Un sistema de informacin contable est compuesto por los
siguientes elementos: los mtodos y procedimientos, el software de aplicacin, las bases
de datos, el hardware o equipos de cmputo y lo ms importante, el personal capacitado,
los cuales interactan entre s de manera coordinada para llevar un control de las
actividades financieras y generar informacin resumindolas, en forma, til para la toma
de decisiones. El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y
comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos en esta nueva economa se debe
hacer uso de computadores, antes se utilizaban los registros manuales e informes
manuscritos.
2.1 Ciclo de vida de un sistema de informacin contable computarizado
Se sintetizan en cuatro fases el ciclo de vida de un Sistema de Informacin
Contable Computarizado, las cuales se desarrollan a continuacin:
2.1.1

Identificacin de la Necesidad
La organizacin debe ser consciente de la necesidad de actualizacin o cambio

en su visin tecnolgica, para posibilitar la mejora en sus procesos de negocio.

Demostrar como un Sistema de Informacin Contable Computarizado ofrece una nueva

forma de entender el negocio y, fundamentalmente, identificar debilidades a ser

superadas con la nueva visin de los procesos automatizados.
2.1.2

Seleccin del Sistema

Un Sistema de Informacin Contable Computarizado que no solo cubra los

procesos tpicos del negocio, sino que vaya ms all, adicionando valor agregado a los
procesos de negocio. La seleccin de un Sistema de Informacin Contable
Computarizado deber seguir procedimientos adecuados para la seleccin de un
software, destacando la posibilidad o el potencial para el moldeamiento de los procesos,
mediante el levantamiento de informacin previo, permitiendo validar la funcionalidad
del software y confirmando el Sistema de Informacin Contable Computarizado como
soporte a la secuencia de procesos determinados.
2.1.3. Implementacin del sistema
Una vez seleccionado el producto (software), la fase de implementacin podr
comenzar. Una de las tareas crticas es la configuracin de los parmetros del sistema.
La metodologa de implementacin es fundamental dentro del proceso, ya que de esta
depender gran parte del xito y ptima utilizacin del nuevo sistema.

2.1.4. Uso del nuevo sistema

Una vez ejecutada las fases precedentes, los usuarios finales se han de beneficiar
de la adecuada documentacin de los procesos y de la optimizacin que se haya logrado
con la evaluacin de los mismos. La etapa ms crtica, dentro de esta fase, es la lgica
reaccin al cambio por parte de los usuarios finales y el periodo de estabilizacin del
nuevo sistema. Con la operacin del sistema, un Sistema de Informacin Contable
Computarizado empieza a convertirse en un generador de conocimiento, del cual se
podr extraer, fcilmente, valiosa informacin para la toma de decisiones.
2.3. Objetivos de la informacin contable
La informacin contable debe servir fundamentalmente para:

 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las

obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo.
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los

negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.
Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico
Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.
Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad
econmica representa para la comunidad.

2.4.

Importancia de la contabilidad en funcin de los usuarios de la informacin

La contabilidad es de gran importancia, porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As

obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los
servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de
carcter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios,
gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas los cuales utilizan los trminos
y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio,
sea grande o pequeo.
La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una
universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos
necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y
aceptar retos que les impone la sociedad. [2]
3. Segregacin de funciones en ambientes electrnicos de datos
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable
de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a
los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

3.1 El control interno en el marco de la empresa

Mientras mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un

adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de
un sistema de control complejo. Pero cuando las empresas tienen ms de un dueo,
muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueos pierden control
y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser sofisticado y
complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la organizacin.

3.2 Limitaciones de un sistema de control interno

Ningn sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de
sus objetivos ampliamente,

de

acuerdo

esto,

el

control

interno

brinda

una seguridad razonable en funcin de:

Costo beneficio (El control no puede superar el valor de lo que se quiere

controlar).
La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias. (Debe
establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias,
existe la posibilidad que el sistema no sepa responder).
El factor de error humano.
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. (Polucin
de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de control no
vulnerable a estas circunstancias).
3.4 Controles generales y especficos
Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los
estados contables, dado que no se relacionan con la informacin Contable
Especficos: Se relacionan con la informacin Contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles estn
desde el origen de la informacin hasta los saldos finales.

3.5 Separacin de funciones

La

segregacin

de funciones incompatibles

reduce

el

riesgo

de

que

una persona este en condiciones tanto de cometer o ocultar errores o fraudes en el

transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusin de

fraudes son: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de los bienes, realizacin de
conciliaciones. [3]

4. Importancia de la automatizacin del rea Financiera

Hay en el mercado venezolano excelentes sistemas de administracin y
contabilidad financiera muy eficaces para obtener rpidamente los datos financieros
exactos y oportunos de una compaa o empresa en un momento determinado, como
pueden ser: un balance general, estado de resultado o estado de prdidas y ganancias,
movimientos de alguna cuenta de mayor, etc.
La tecnologa avanza, y los sistemas administrativos y contables venezolanos,
dan una excelente ayuda para llevar exitosamente el crecimiento y la expansin de la
empresa, evitando errores administrativos y contables muy comunes si no se llevan de
forma automatizada, como puede ser la elaboracin de cheques, cuentas por pagar y
cobrar, inventarios, libros de compra y venta IVA, retenciones de ISLR, multas por
pagos de impuesto, pago de patentes, informes financieros etc.
Planificar y adoptar un buen programa o software administrativo contable
computarizado, es una de las mejores decisiones que en la actualidad se puede adoptar
en una compaa o empresa. Por esta razn, es conforme avance la tecnologa es
necesaria la automatizacin financiera ya que esta genera mayor eficiencia y exactitud
lo que trae como consecuencia una reduccin considerable en los tiempos de
elaboracin. [4]
5. Contabilidad automatizada versus contabilidad manual
La contabilidad es una parte intrnseca de cualquier negocio, ya sea grande o
pequeo, los propietarios y otras partes interesadas desean saber si estn haciendo un
beneficio o no. Muchas pequeas empresas hacen su contabilidad de forma manual y
estn contentos con esta configuracin. Otros pueden considerar el uso de un sistema
informtico, ya que un software de contabilidad es tan asequible en estos das. Los
sistemas de contabilidad manual y computarizada realizan bsicamente los mismos

procesos; los principios contables y los conceptos son los mismos con las diferencias
asentadas en la mecnica del proceso.
5.1 Diferencias entre Contabilidad automatizada y contabilidad manual

Velocidad: La principal diferencia entre los sistemas manuales y

computarizados es la velocidad. Un software de contabilidad
procesa los datos y crea informes mucho ms rpido que los
sistemas manuales. Los clculos se realizan automticamente
en los programas de software, reduciendo al mnimo los errores
y aumentando la eficiencia. Una vez que se ingresan los datos,
puedes crear informes literalmente presionando un botn en un
sistema computarizado.
Costo:

Otra

diferencia

entre

los

sistemas

manuales

computarizados es el costo. Una contabilidad manual con lpiz

y papel es mucho ms barata que un sistema computarizado,
que requiere una mquina y un software. Otros gastos
relacionados con el software de contabilidad incluyen la
formacin y el mantenimiento del programa. Los gastos pueden
aumentar rpidamente con los costos para las impresoras,
papel, tinta y otros suministros.
Copia de seguridad: Una tercera diferencia entre los sistemas
manuales y computarizados es la facilidad de copia de
seguridad de un sistema informtico. Todas las transacciones se
pueden guardar y tener una copia de seguridad, en caso de
incendio u otro contratiempo. No puedes hacer esto con los
registros en papel, a menos que hagas copias de todas las
pginas, lo cual es un proceso largo e ineficiente. [5]
6. Qu sistemas existen actualmente para llevar la contabilidad?
Los sistemas contables que se implementan dentro de una empresa actualmente
son:
6.1 La Contabilidad Financiera

Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente

informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que
realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables que la
afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en
relacin con dicha entidad econmica.
6.2 La Contabilidad de Costos
Es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna los
costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello
facilitar la toma de decisiones, la planeacin y el control administrativo. Los informes
de costos son muy tiles tambin para la planeacin y seleccin de alternativas ante una
situacin dada.
6.3 La Contabilidad Administrativa
Es la manera ms directa a una informacin preparada y presentada para ser
utilizada por las personas que internamente en la entidad, da a da, deben tomar
decisiones respecto a la administracin de sta (directores, gerentes, administradores,
funcionarios, etc.). Esta contabilidad la llevan todas las empresas.
6.4 La Contabilidad Gubernamental
Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir,
analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes pblico con la finalidad
de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el anlisis de la mismas
y la obtencin de indicadores que permitan una racional evaluacin de ingresos y
gastos, as como la Situacin Financiera de la Hacienda nacional, durante y al termino
de cada ejercicio fiscal. La contabilidad Gubernamental, constituye el sistema de
informacin financiera ms importante de los Organismo del Sector Pblico, a travs
del cual se puede conocer la gestin realizada y los efectos que ellas producen en el
patrimonio pblico. Esta contabilidad la llevan las instituciones pblicas. [6]

CONCLUSIN
La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicacin
de los procedimientos tecnolgicos de la computacin y los diferentes paquetes
contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de
una forma sistemtica y automatizada, de las operaciones y dems hechos contables que
se suceden dentro de la organizacin.
Esta tiene su importancia debido a su mayor velocidad, por medio de
estos softwares o programas creados en el computador se pueden realizar labores
propias de los contadores. Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que
uno manual, porque la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen
mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; es posible manejar un volumen de
operaciones mayor; Se reduce mucho el nmero de errores, ya que la computadora hace
los clculos con mayor exactitud que un ser humano. El uso de la computadora asegura
cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta
equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad
equivocada.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir
automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones. Mediante la contabilidad
computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual. El contador nada mas
deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas
y el sistema har el resto.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFCAS
1- Rojas, I. (s.f). Informtica contable. Disponible en: http://usam.edu.mx/wpcontent/uploads/2016/01/1.-Informatica-Contable.pdf
2- Romero, S. (2013). Contabilidad Computarizada. 1era Edicin. Per:
Editorial Imprenta Unin de la Universidad Peruana Unin.
3- Control
Interno.
(2007).
Disponible

en:

http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
4- Beneficios de automatizar los procesos administrativos contables. (s.f).
Disponible

en:

http://www.actualidad-24.com/2011/08/beneficios-de-

automatizar-los-procesos.html
5- Shanker, S. (s.f). Differences Between Manual & Computerized Accounting
Systems. Disponible en: http://smallbusiness.chron.com/differences-betweenmanual-computerized-accounting-systems-3764.html?
__hstc=51389238.93f55b2f5496ec1a75b3607bd2633103.1476377614625.14763
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15101106
6- La

contabilidad.

(2009).

Disponible

http://mariaelenay.blogspot.com/2009/07/importancia-de-la-contabilidad.html

en: