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[Resenha] Faa tudo acontecer, de David Allen [GTD]

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Como ser mais produtivo? Quais so os passos necessrios para transformar idias em realidade?
Como se organizar melhor, tendo mais controle sobre suas aes, e, ao mesmo tempo, manter o foco
naquilo que realmente lhe interessa, com base em seus valores e prioridades? Um elemento-chave para
descobrir as respostas para tais perguntas o livro de David Allen, Faa tudo acontecer, criador do
mtodo GTD Getting Things Done (a arte de fazer acontecer).
Informaes tcnicas

Ttulo: Faa tudo acontecer! Um mtodo para realizar seus projetos pessoais e
profissionais
Autor: David Allen
Nmero de pginas: 309
Editora: Gente Editora
Faixa de preo: R$58 a R$75
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David Allen define sua metodologia no como um simples sistema de organizao pessoal, mas sim
como uma abordagem sistemtica. No livro no encontramos respostas sobre as perguntas que eu fiz
no comeo dessa resenha, mas sim abordagens confiveis e executveis para encontr-las afinal,
cada pessoa tem um conceito prprio de produtividade, organizao e at mesmo valores e prioridades
(o que prioridade para um pode no o ser para outro).
O sucesso do GTD se deve, em boa parte, ao fato de que os princpios centrais que giram em torno dele

so extrados de princpios universais, ou seja, do senso comum, de observaes do cotidiano


recolhidas e organizadas em uma abordagem que no seja simplista demais, e nem complexa
demais, como o autor gosta de enfatizar. A metodologia tanto aplicvel para uma organizao
governamental que queira ser mais eficiente como para a elaborao de um jantar em casa. Outra coisa
interessante extrada da leitura do livro que ele desmistifica a dicotomia que as pessoas costumam
fazer entre trabalho e vida pessoal, como se fossem coisas separadas e que devessem merecer
tratamento distinto a metodologia GTD aplica-se, com igual eficincia, para ambos os ditos lados
da vida de uma pessoa, e nisso resido uma das chaves de seu xito e ganho cada vez maior de adeptos
ao redor do mundo inteiro.
Para fazer tudo funcionar so necessrios dois ingredientes-chave: controle e perspectiva. Existem
cinco estgios para adquirir controle, e seis horizontes de foco para o ganho de perspectiva, e cada um
desses onze elementos tem seu prprio conjunto de ferramentas e comportamentos que levam ao
ganho de eficincia. Saber integr-los e us-los cria a mais positiva experincia, segundo o autor.
Os cinco estgios para o controle do fluxo de trabalho
O primeiro passo para adquirir controle consiste em registrar tudo o que ocorra em seu pensamento,
ou seja, tirar de sua mente algo que esteja interferindo em sua ateno, isolando-a para posterior
anlise. O registro importante na medida em que permite concentrar nossa energia mental em coisas
que realmente so importantes, eliminando distraes ao transport-las para outro lugar, com o
registro, seja em papel, seja em software, ou qualquer outro elemento fsico.
O segundo estgio o do esclarecimento, em que se foca a sua ateno naquilo que tem a sua
ateno. Voc faz um processamento dos assuntos que foram registrados, tomando as atitudes
apropriadas em relao a eles.
Em seguida, vem o ato de organizar, que nada mais do que fazer com que as coisas estejam de
acordo com o que elas significam para voc. Aqui, David Allen estabelece diversas categorias de
organizao, de forma to simples quanto possvel, mas no simplista.
O quarto estgio do controle consiste na reflexo de seu sistema, que tem a dupla funo de atualizar
seu contedo, e fornecer uma perspectiva confivel, a fim de que haja uma reviso constante dos dados
do sistema para renov-los para coincidi-los com a realidade atual.
A derradeira etapa o fazer propriamente dito, desdobrado em trs possveis caminhos: fazer
imediatamente as aes que pode realizar por si mesmo, em menos de dois minutos, delegar outros
itens exequveis a outra pessoa, ou simplesmente adiar.
Trabalhando com os seis horizontes de foco, para adquirir perspectiva
Uma vez adquirido o controle das coisas, por meio dos cinco estgios antes referidos, agora o livro

desenvolve os seis horizontes de foco, visando ao ganho de perspectiva. Esse eixo da abordagem GTD
faz uma interessante analogia com as altitudes, onde as tarefas mais mundanas correspondem
decolagem, e seus princpios e valores encontram-se na altitude mais elevada (15 mil metros de
altitude).
O primeiro horizonte de foco para aquisio de perspectiva consiste em envolvimento/aes: essa
categoria envolve todas as aes fsicas e visveis que voc precisa executar. tambm nesse ponto que
controle e perspectiva se encontram.
A 3 mil metros de altitude encontramos o segundo horizonte de foco: projetos. O que preciso
concluir? Para ser cumprido, preciso executar vrias aes. Aqui, David Allen enfatiza a importncia
das revises, sobretudo a da reviso semanal. Os projetos so tarefas a serem concludas.
O terceiro horizonte de foco encontra-se a 6 mil metros de altitude: reas de
foco/responsabilidade. medida em que se avana na altitude, as coisas vo ficando mais
abstratas, e, aqui, a pergunta central : o que eu preciso manter?. Exemplos de contedos a 6 mil
metros so: finanas, famlia, recreao (em nvel pessoal), servios ao cliente, pesquisa e controle de
qualidade (na rea de trabalho). Ao contrrio dos projetos, as reas de foco no so destinadas a serem
concludas, mas sim atuam como marcadores para suas reas de vida e de trabalho, no dispensando,
portanto, revises regulares, embora de um modo menos frequente que no horizonte de projetos.
A perspectiva a 9 mil metros de altitude corresponde ao horizonte de metas e objetivos: o que eu
quero alcanar? Qualquer projeto que possa levar mais do que um ano para terminar deve ser colocado
nessa categoria, sendo resultados que podem ser alcanados e assinalados como concludos.
Exemplos: ficar sem dvidas, correr uma maratona etc.
O quinto horizonte de foco, a 12 mil metros de altitude, consiste na viso, que, em termos simples,
nada mais do que responder a seguinte pergunta: quais so suas metas de longo prazo metas que
avanam mais do que dois anos? De acordo com Allen, a chave para esse horizonte de foco no o
futuro que elas descrevem, mas sim a mudana que elas provocam hoje.
Finalmente, a perspectiva em ltimo estgio 15 mil metros de altitude reside nos propsitos e
princpios. Os propsitos tanto podem se referir meta final, como essncia de algo sua razo de
ser. J os princpios so os valores que voc sustenta para a determinao de suas prioridades.
No mundo real
O grande barato do livro que, apesar da profunda descrio dos estgios para obteno de controle e
perspectiva, o autor continuamente nos alerta que, no mundo real, sempre nos deparamos com
mudanas, fatos e situaes que podem nos fazer e muitas vezes nos fazem perder, ainda que
momentaneamente, o foco e a perspectiva. Desse modo, ter as coisas organizadas e alinhadas com seus
objetivos no significa manter tudo em perfeita ordem e harmonia (ainda mais em um mundo de

constante mudanas como o que vivemos hoje), mas sim ter familiaridade com o uso desse roteiro
sobre aspectos horizontais e verticais da experincia, a ponto de sempre ser capaz de se reorientar
quando as coisas estiverem fugindo ou do controle, ou da perspectiva, ou de ambos.
Paralelamente, so fornecidas dicas prticas de truques e ferramentas para fazer seu sistema
funcionar, tanto na parte fsica (por exemplo, uso de agendas, blocos de anotaes, papel e caneta etc.),
quanto na parte mental (principalmente na questo de prestar ateno naquilo que tem sua ateno).
O convite do autor para que o leitor teste os princpios contidos no livro, pois, quando executados de
uma forma prtica, permitem s pessoas ficarem mais leve a respeito de seu trabalho, e tambm ao
resto de sua vida.
Para quem l os princpios do GTD pela primeira vez
Cabe aqui fazer algumas observaes. Quem iniciante na metodologia GTD, ou mesmo que ainda no
teve o hbito de organizar suas coisas e projetos pessoais, a leitura do livro exige uma certa dose de
pacincia e reflexo, uma vez que, apesar de procurar tornar os princpios centrais do GTD os mais
simples e fceis de serem entendidos, existe um rigor metodolgico que o torna, pelo menos primeira
vista, aparentemente complexo.
Por isso, defino o Faa tudo acontecer mais como um livro de consulta e referncia, que precisa ser
lido e relido vrias vezes e em diferentes momentos, para absoro de seus ensinamentos, do que um
livro de uma leitura s.
Algumas das lies do livro podem ser postas imediatamente em prtica (como colocar um bloco de
anotaes e caneta do lado de um telefone, coisa, alis, que acabei de fazer :)), j outros exigem mais
tempo de reflexo para serem absorvidos (como a definio de projetos e mesmo vises).
como todo e qualquer novo processo de aprendizagem: exatamente por se tratar de um processo, os
ensinamentos no podem ser todos absorvidos da noite para o dia, exigindo um interessante trabalho
de amadurecimento e experimentao, ao longo de uma jornada.
Concluso
Esse um dos melhores livros que j li, no somente porque fornece um conjunto de orientaes fceis
de serem implementadas na prtica, mas tambm porque tais orientaes so extradas daquilo que se
v, se faz e se pratica no dia-a-dia, mas que ainda no estavam sedimentadas e estruturadas em uma
abordagem sistematizada e integrada em todos os seus nveis e estruturas.
Uma das mensagens centrais do sistema GTD, e abordada de modo recorrente ao longo do livro,
prestar ateno naquilo que chama a sua ateno, de modo a trabalhar melhor os pensamentos que
esto em sua mente, e faz-la trabalhar como gua (mind like a water).
As regras prticas (como a de fazer algo em 2 minutos, se possvel tal fato) convivem lado a lado com

questes mais profundas (como a de trabalhar com o significado das informaes, e no das
informaes em si mesmas), provocando no leitor uma srie de reflexes sobre o seu prprio
comportamento diante de seus afazeres dirios.
Outra coisa que o livro destaca e que acaba se confirmando durante a leitura que a dicotomia vida
pessoal vs. vida profissional no passa de um falso dilema, na medida em que, para ser bem-sucedido
em nosso bem-estar e sade pessoal, so necessrios muitos comportamentos semelhantes aos dos
negcios. Na verdade, ambos so a mesma coisa quando descem ao nvel dos princpios - e
esse um conceito que vai sendo amadurecido ao longo das explicaes sobre os cinco estgios para
obteno de foco e dos seis horizontes para a aquisio de perspectiva.
Leitura recomendada e aprovada!
isso a!
Um grande abrao, e que Deus lhes abenoe!

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