IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO

Todo proyecto por sencillo o elemental que sea, requiere de una buena administracin. El resultado de
una administracin exitosa es la culminacin del proyecto en el tiempo estipulado o programado con la
utilizacin eficaz y econmica de la mano de obra, equipo y materiales.
El proceso de la administracin de una obra es una serie lgica de actividades que se debe mantener
durante toda la operacin de construccin.
Este proceso se inicia con bosquejos preliminares, levantamientos topogrficos, empleo adecuado de
equipo y finaliza con los informes de terminacin y entrega del proyecto. Aproximadamente del 45% al
80% del total del tiempo disponible de trabajo de construccin se pierde en retardos, causados por su
mala administracin.
Estos retardos normalmente se deben a falla en el equipo, falta de material, fallas humanas o espera de
equipo auxiliar. Todos ellos pueden ser subsanados con una buena administracin.

PROCESOS O FASES DE ADMINISTRACON

Para alcanzar el xito en cualquier obra, trabajo o construccin que requiera equipo, se deben cumplir
las fases de la administracin, a saber:
ESTUDIOS PRELIMINARES Y ELABORACIN DE PLANES: El primer paso en la ejecucin de cualquier
trabajo, es hacer un estudio y obtener un conocimiento preciso en el campo, de las condiciones de
trabajo.
Para la elaboracin de planes en la administracin de una obra, se deben tener en cuenta algunos
factores importantes que ayuden a obtener con ms exactitud los costos reales del trabajo que se va a
emprender. Tales factores son:
1. Ubicacin del rea de trabajo: La ubicacin del rea donde se va a ejecutar el trabajo, impone el
anlisis de una serie de factores que inciden en el transporte y empleo de recursos (hombres, materiales
y equipo), entre los cuales se pueden considerar los siguientes:
a) Cantidad y estado de los caminos de acceso: Es necesario planear la forma como se va a
transportar el equipo al frente de trabajo. Si la distancia por recorrer es corta, el modo ms
econmico y rpido de hacerlo es por sus propios medios. Pero si la distancia es larga, el equipo
lento necesita ser transportado en otros vehculos de carga. Igualmente, las casas fabricantes
recomiendan que la maquinaria de construccin cuando vaya a ser empleada en lugares
distantes, se transporte en plataformas especiales, pues si se autopropulsa se disminuye su
vida til y por consiguiente se afectan considerablemente los costos.
Es conveniente aprovechar otros medios de transporte disponibles hasta el rea de trabajo,
como vagones de ferrocarril o va area.
En otras ocasiones las vas de acceso son estrechas e impiden la entrada de equipos grandes,
por lo cual se hace necesario ejecutar obras preliminares en la va, que afectan los costos y que
se deben estudiar para elegir aquella que ofrezca menos obstculos, o que solo implique
arreglos adicionales aunque no sea la ms corta.

b) Distancia a los centros de produccin y abastecimientos: Con bastante frecuencia el rea de

trabajo se encuentra ubicada a considerable distancia de los centros de produccin, por lo cual
los costos de los materiales y de los abastecimientos en general, se elevan debido a los fletes
del transporte.
c) Instalaciones existentes: Las facilidades existentes en el rea de trabajo, permiten que la obra
se pueda iniciar tan pronto como el equipo y personal han llegado al terreno. En el caso
contrario, es necesario construir las instalaciones requeridas como alojamientos, cocinas,
comedores, reas de patios de motores, etc., antes de iniciar la obra. Esto aumenta los costos y
tiempo que se deben tener en cuenta al hacer el planeamiento.
2. Condiciones del sitio: Las condiciones del sitio influyen directamente en el estudio y trazado de la
obra y en la seleccin del equipo.
a) Topografa: El movimiento de tierras es, en principio, un trabajo que consiste en quitar donde
sobra y llenar donde falta; las condiciones ideales de un trabajo son aquellas en que el volumen
de corte compensa el volumen de relleno, pero solamente las caractersticas topogrficas del
sitio nos indican si estas condiciones se encuentran o si hay necesidad de hacer prstamos de
material de un sitio diferente para completar el relleno.
La topografa influye en los mtodos y procedimientos que se van a emplear en la construccin
o en la ubicacin de las instalaciones y en medios de comunicaciones.
b) Naturaleza del suelo y geologa: El suelo y las condiciones geolgicas determinan los tipos de
materiales que se encuentran en las excavaciones, las fuentes de los materiales para los
terraplenes y el equipo que se va a emplear para su explotacin. As por ejemplo, la arena suelta
y seca, ofrece poca resistencia a las cuchillas de los equipos, pero se dificulta para cargarla,
requiriendo gran habilidad del operario. Las piedras o cantos rodados pueden requerir ser
trituradas antes de ser utilizadas como material de relleno. La humedad contenida en los
materiales puede convertirlos en masas pegajosas difciles de cargar y de esparcir.
Tambin se debe tener en cuenta que el suelo al ser excavado o removido aumenta su volumen,
por lo cual se requieren ms viajes para su transporte, aumentando por consiguiente los costos.
c) Drenajes: La permeabilidad del suelo, el nivel de la capa fretica y los canales naturales de
desage, determinan la cantidad de trabajo necesario para el drenaje preliminar y final. Los
estudios de las condiciones del sitio deben incluir los efectos de las lluvias y la inundacin de los
canales de desage. Hay que proporcionar drenaje apropiado en todas las fases de la
construccin, a fin de reducir al mnimo las demoras debidas al mal tiempo, para disminuir la
humedad de los materiales que se vana a excavar y para facilitar el control de la humedad al
compactar terraplenes y explanaciones. El problema del desage puede con frecuencia ser el
factor predominante al determinar el orden de sucesin de las operaciones y la seleccin del
equipo.
d) Vegetacin: Antes de iniciar cualquier movimiento de tierras es necesario quitar la capa
superficial, ya que el material altamente orgnico de que est constituida, no sirve para su
empleo en los trabajos de construccin.
Este trabajo de despeje de la capa orgnica, es lo que comnmente se denomina descapote y
requiere de equipo adicional para remover los materiales, malezas y arbustos, como tambin
rboles pequeos, medianos y grandes. En muchas oportunidades, para facilitar el trabajo del
equipo en el descapote, habr necesidad de utilizar explosivos y operaciones de desarraigue.
Este rengln de trabajo debe considerarse al hacer el estudio de costos de la obra.

3. Condiciones climticas y meteorolgicas

a) Clima y altitud: El calor o el fro excesivos afectan el rendimiento de operarios y equipos,
retardando los trabajos de construccin. Una temperatura media con ligeras lluvias es el clima
ideal para estos trabajos.
La altura sobre el nivel del mar tiene efectos en la potencia de todos los motores de combustin
interna.
b) Pluviosidad: Los planes a largo plazo deben incluir un estudio sobre las fluctuaciones
meteorolgicas, pues las lluvias continuas afectan la mayora de las fases de la construccin e
impiden particularmente el trabajo en terreno arcilloso. Las lluvias frecuentes, as como los
pantanos y/o ros, pueden hacer intransitable el terreno, entorpeciendo o interrumpiendo por
completo las obras. El estado del tiempo es la base para el planeamiento de los trabajos de
drenaje y para determinar los das tiles de trabajo que permitan calcular con bastante certeza
el tiempo total de la ejecucin de la obra.
4. Plazo de ejecucin (Tiempo): En la ejecucin de todo proyecto, se fija un plazo para su terminacin. El
acierto del responsable de la obra para organizar y ejecutar el trabajo dentro del plazo fijado, determina
en gran parte la utilidad o prdida que se obtenga. En consecuencia, el tiempo es factor bsico en la
construccin. Est afectado por las siguientes circunstancias:
a) Tiempo til: Un hombre y una mquina nunca estn en condiciones de trabajar los 60 minutos
de una hora o de varias; pueden ocurrir cortas interrupciones en el transcurso del trabajo, que
afectan la produccin, como por ejemplo el mantenimiento preventivo del equipo, necesidades
del operario, demoras en el cargue, etc.
La experiencia demuestra que normalmente se aprovechan 50 minutos de la hora, o sea un 83%.
Hay pues, una parte del tiempo de trabajo que no es productiva ya estos se suman
interrupciones debidas al mal tiempo atmosfrico o a averas, que son inevitables, se deben
tener presentes cuando se va a fijar el plazo de ejecucin de la obra.
b) Economa de tiempo: Frecuentemente la economa de tiempo no permitir mxima economa
de personal, equipo o materiales. Sin embargo, para lograr ahorro en este recurso tan
importante, se pueden emplear las siguientes tcnicas:
Elaboracin detallada y precisa de los planes.
Balance apropiado de la clase y nmero de piezas del equipo.
Cuidadosa programacin del trabajo, incluyendo la solicitud de entrega de materiales.
Uso eficaz del personal y equipo.
Empleo de adecuados planes, mtodos, tcnicas y procedimientos en la construccin.
Mantenimiento apropiado del equipo.
5. Empleo de recursos locales: En las construcciones se hacen todos los esfuerzos posibles tendientes a
utilizar al mximo los materiales disponibles en la localidad. En muchas oportunidades, el volumen y
calidad de los materiales de construccin disponibles, determinan la seleccin del sitio de construccin.
Como se dijo anteriormente, las instalaciones ya existentes en la localidad tales como edificios, fuerza
motriz, caminos, carreteras y fuentes de agua, se deben utilizar hasta donde sea posible. Con frecuencia
hay necesidad de contratar mano de obra especializada para complementar el equipo.

6. Medios temporales: Son aquellos medios de cualquier tipo, necesarios para completar un proyecto,
pero que no son parte del trabajo terminado. Algunos de los detalles que deben considerarse cuando se
estn elaborando planes para empleo de maquinara de construccin son:
a) Medios de desage temporales: Son los necesarios para evacuar las aguas durante la
construccin, y que no hacen parte del plan final de desage.
b) Medios de almacenamiento de materiales: Deben ser uno de los primeros detalles proyectados
para la construccin. Estos deben ubicarse de modo que no estorben las actividades de
construccin, pero lo suficientemente cerca de las operaciones, para que los materiales estn
fcilmente disponibles.
c) Ubicacin del equipo: Algunos equipos como trituradoras, maquinarias de asfalto y hormign,
deben colocarse en el sitio ms adecuado respecto del producto terminado y de las materias
primas.
Los equipos mviles, tales como tractores, cargadores, motoniveladoras, etc., deben tener
instalaciones de parqueo y mantenimiento.
d) Construccin o mejoramiento de caminos de acarreo o de servicios: Son necesarios
normalmente para tener acceso a materias primas y para su transporte al sitio del proyecto.
e) Instalaciones: Hay que hacer arreglos para alojamiento y otras instalaciones para los recursos
que se emplearn en la construccin, antes de su llegada al sitio.

PREPARACION Y ELABORACION DE PROGRAMAS: Del estudio preliminar y la elaboracin de planes, se

puede determinar el nmero y clase de equipo de equipo necesario para realizar el proyecto.
Una buena programacin en la administracin del equipo dar como resultado un uso eficaz del mismo
y as se realizar el trabajo en el mnimo tiempo requerido, a un menor costo.
Para este tipo de programacin se puede emplear cualquiera de los programas conocidos como GANT,
CPM, PERT, LPU, ABC, HTPM, etc.
Supervisin: Se puede decir que la fase ms importante en el proceso de la administracin, es la
supervisin, ya que sta es un control, coordinacin y ajuste de actividades, para verificar la realizacin
de los planes y programas.
Se deben elaborar informes de produccin, los cuales deben analizarse y compararse con los programas
establecidos.
A pesar de constituir una de las fases ms importante de la administracin de un proyecto, es una de las
ms descuidadas y es donde normalmente se presentan las fallas que retardan y hacen antieconmico
un proyecto.
Se obtiene una supervisin eficaz organizando correctamente al personal, inspeccionando
permanentemente los trabajos en ejecucin, verificando el uso racional y calidad de los materiales,
manteniendo registro de progreso para localizar dificultades, ajustando continuamente las asignaciones
para eliminar las dificultades, manteniendo la moral en el personal y haciendo adecuado mantenimiento
del equipo.