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Manual de

Sistema de
Diligencias
Judiciales
Electrnicas

Centro de
Informacin,
Desarrollo y
Estadstica Judicial
-CIDEJ-

Elaborado por: Parametrizacin

Fecha: 24/07/2015

Revisado por: rea Jurisdiccional Civil

Fecha: 08/09/2015

INTRODUCCIN
Este sistema tiene como objetivo agilizar el proceso de envo y entrega de
diligencias entre los rganos jurisdiccionales y administrativos que cooperan en
la administracin de justicia a nivel nacional, llevando un mejor control y
simplificacin de las mismas.

INFORMACIN GENERAL DEL SISTEMA DE


DILIGENCIAS JUDICIALES ELECTRNICAS
a. Ingreso al Sistema
Ingrese al sistema por medio del acceso directo http://diligencias/
Seleccione el departamento, municipio, y cargo correspondiente, y coloque su contrasea,
luego presione el botn Aceptar

b. Solicitud de Firma Electrnica


Las diligencias que se enven a travs de este sistema debern ser firmadas electrnicamente
por el Juez (a) del rgano jurisdiccional, por lo que deber solicitar a la Unidad de Administracin de
Recursos Humanos un formulario para solicitud de firma electrnica, el cual ser proporcionado por
dicha unidad. El Juez deber completarlo, firmarlo y enviar el formulario de vuelta a la unidad de
Administracin de Recursos Humanos, quienes proporcionaran un nmero, el cual ser utilizado
para firmar de forma electrnica.
De igual manera deber de realizarlo el jefe de las dependencias administrativas que
contribuyen a la administracin de justicia; como lo son Centros de Servicios Auxiliares, Centro de
Gestin, Archivo General de Tribunales, Almacn Judicial, y todas aquellas unidades administrativas
que utilicen este Sistema.

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c. Administracin de usuarios
Este cono se encuentra en la pantalla de inicio y nicamente el Secretario (a) o Jefe de la
unidad administrativa, podr administrar los usuarios del rgano jurisdiccional, es decir,
podr crear, eliminar y asignar permisos en el sistema para cualquier persona del juzgado.
Ingrese al mdulo Adm. Usuarios (lado superior derecho de la pantalla)

Ingrese los siguientes datos:


1. Nombres y Apellidos
2. Cargo
3. Usuario de Red (nicamente se coloca para el Juez (a) ya que a l se le darn permisos
para firmar electrnicamente).
4. Correo electrnico (a este correo el auxiliar judicial recibir un aviso cada vez que se le
asigne una diligencia)
5. Asignar una contrasea al usuario (esta la puede escribir el propio usuario que se est
registrando)
Ingreso de Datos

Por ltimo, presione el cono del lado izquierdo color verde para que sean guardados los datos.

Puede eliminar los sujetos creados presionando el signo menos del lado derecho de cada
usuario.

As mismo en el cono con puntos suspensivos del lado izquierdo puede editar la informacin
registrada de los usuarios.
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JUZGADO O DEPENDENCIA QUE EMITE LA


DILIGENCIA

Etapas o pasos para crear una diligencia


1. CREAR
2. ADJUNTAR
3. AUTORIZAR Y ENVIAR

CREAR

ADJUNTAR

AUTORIZAR
Y ENVIAR

***El secretario (a) la persona designada por el Secretario (a) crea y adjunta los
documentos de la diligencia, el juez (a) autoriza y enva la diligencia***

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1. CREAR
El secretario (a) del Juzgado ser el encargado de designar quin llevar a cabo la creacin
de la diligencia dentro del sistema por lo que la persona designada el secretario contar
con una bandeja de entrada y una bandeja local para visualizar todos los documentos que
haya creado.
a) Bandeja de Entrada: Se podr visualizar las diligencias que le han sido asignadas de
parte de otros rganos jurisdiccionales.
b) Bandeja Local: Encontrar las diligencias que se hayan trabajado en el juzgado. Las
diligencias creadas, autorizadas y un historial de las mismas.
Para crear una nueva diligencia debe seleccionar el botn Nueva Diligencia

Debe completar los datos que se solicitan para crear el documento:


1.1 Tipo de diligencia:

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Deber ingresar los datos del tipo de diligencia que desea enviar.
1. El nombre despacho o juzgado el sistema lo desplegar de forma automtica, segn el
despacho donde se encuentre configurado el usuario que est creando la diligencia.
2. El nombre del Juez tambin se desplegar de forma automtica. Si el nombre del juez no
corresponde, el secretario deber ir a la administracin de usuarios que aparece en la
pantalla de inicio a fin de crear un usuario para el juez actual.
3. Elija la diligencia que desea crear:
3.1 Asistencia Judicial
3.2 Carta Rogatoria
3.3 Citacin
3.4 Despacho
3.5 Exhorto
3.6 Oficio
3.7 Suplicatorio

1.2 Dependencia Destino


Es la dependencia a quien desea enviar la diligencia, por lo que deber ingresar los siguientes datos:

1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.

Departamento al que desea enviar la diligencia


Municipio al que desea enviar la diligencia
Materia
Despacho al que desea enviar la diligencia (Si en el municipio existen varios rganos
jurisdiccionales de la misma materia el sistema automticamente sortear uno y lo
asignar al momento de grabar la diligencia)
Referencia del Expediente o nmero de la diligencia
Nombre de la persona a quien va dirigida la diligencia
Direccin a donde va dirigida la diligencia
Telfono de la persona a quien se debe contactar (si se cuenta con este)
Breve descripcin de la diligencia
Fecha a presentarse: en el caso que aplique debe indicar la fecha exacta en la que la
persona debe presentarse al juzgado y la hora.
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11. Fecha de creacin (automticamente la despliega el sistema)


12. El plazo estipulado para entrega de la diligencia (a criterio del juez indicar el plazo que
se asigna para su diligenciamiento)
13. El estado actual lo establece el sistema de forma automtica
14. Fecha de resolucin que ordena el envo de la diligencia
15. Nmero de Folios
1.3 Grabar
Luego de ingresar toda la informacin presione el botn Grabar que se encuentra en el
lado derecho de la parte superior. Si los datos estn ingresados correctamente el sistema le
dar el mensaje de Documento creado con xito!!

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2. Adjuntar el documento
*Es importante mencionar que los archivos que desee adjuntar a la diligencia electrnica deben
ser escaneados y guardados en alguna carpeta de su computadora, o bien estar contenidos en un
documento digital*
Despus de haber guardado el documento correctamente, se abrir la diligencia (Esta queda
guardada en la bandeja local en la carpeta de Creada) en esta pgina puede anexar los
documentos correspondientes a la diligencia.
2.1 En la parte inferior se mostrar la parte de adjuntar documentos. Presione el botn
select file para buscar el archivo que desea adjuntar.

2.2 Se mostrar la ventana de Elegir archivos para cargar por lo que debe seleccionar la
ubicacin en donde se encuentra el documento que desea anexar a la diligencia y presionar el botn
abrir. Puede anexar los documentos que sean necesarios.

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2.3 Luego de seleccionar sus documentos, presione el comando Activo y verifique que este
seleccionada con el check, presione el botn Guardar Anexos.

Si los documentos fueron anexados correctamente, se mostrar el mensaje Anexos guardados con
xito

De igual manera al dar clic en Ver Plantilla podr modificar la misma para su envo, esta se abrir con
un editor de texto. Al finalizar la modificacin de clic en Guardar.

El sistema de dar un aviso de Cambios guardados con xito y cerrar la diligencia.


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3. AUTORIZAR y ENVIAR
Esta funcin debe ser realizada por el juez (a) o jefe de la dependencia, quin deber firmar
electrnicamente (Ver inciso b de Informacin General del Sistema) la diligencia solicitada y creada.
3.1. El Juez (a) o jefe de dependencia debe ingresar al sistema con su usuario y contrasea
3.2 Debe buscar la diligencia en la bandeja local en el apartado de creadas y buscarla por el
nmero de diligencia. Dar clic sobre la diligencia que se desea autorizar.

3.3 Si la diligencia est ingresada correctamente, es necesario firmar electrnicamente la misma


ingresando el nmero de PIN otorgado por la Unidad de Recursos Humanos en el espacio de PIN.
Luego presionar el botn Firmar y Enviar. Si el PIN es ingresado correctamente la diligencia ser
firmada electrnicamente.

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Automticamente al firmar la diligencias se presentarn una serie de datos que corresponden a la


firma plasmada en la diligencias.

Firma Electrnica

3.4. Si se firm y envi correctamente, le aparecer el siguiente mensaje:

3.5

La diligencia ser trasladada a la bandeja local en la carpeta de autorizadas tanto del


Juez (a) como del Secretario (a) o persona designada.

A partir de este procedimiento el juzgado destino ya la visualizar en su despacho.

Diligencia enviada y autorizada correctamente

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Denegar una diligencia:


Si el Juez(a) considera que hay algn error dentro de la diligencia o necesita algn cambio dentro de
la misma, puede denegar el documento y regresarlo a la bandeja de entrada del auxiliar que la cre
para las correcciones que sean necesarias.

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JUZGADO QUE RECIBE LA DILIGENCIA


1. El secretario (a) del juzgado recibir la diligencia en su bandeja de entrada en la carpeta
Pendiente de asignar

2. Visualizacin de la diligencia recibida.


Puede ver, revisar e imprimir los documentos anexados en el apartado de Ver Documento
a fin de entregarlos y asignarlos como correspondan para llevar a cabo la diligencia.

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3. Para asignar la notificacin, en la parte inferior de la pantalla seleccione la pestaa de


Estados y asigne la diligencia al auxiliar judicial que corresponda para realizar la misma.
Recuerde que si no est creado el personal a quien asign la diligencia deber crear el usuario
en administrador de usuarios (ver inciso c de Informacin general del sistema) Luego,
seleccione:
3.1 El estado de la diligencia (en este caso Asignada, ya que se va a asignar a un miembro del
personal)
3.2 Seleccione el nombre de la persona a quien se asign para diligenciar
3.3 De clic en el botn

4. Luego de que se haya entregado la diligencia, en el apartado de estados seleccione que la


diligencia fue Realizada y la opcin SI o NO segn haya sido el caso.

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5. Luego deber seleccionar la pestaa de razonamiento la cual se refiere a la informacin


respecto al resultado de la diligencia debiendo indicar si esta fue rechazada o recibida
satisfactoriamente. Elija la opcin que corresponda.
- Rechazada: Si la diligencia no puedo realizarse
- Recibida satisfactoriamente: Si se diligenci la misma.

6. Si la diligencia es rechazada o recibida, se mostrar las siguientes imgenes, segn


corresponda y deber emitirse el documento como corresponda.

7. As mismo como parte del razonamiento se pueden adjuntar anexos, estos se cargarn en la
pestaa de contenido. (ver numeral 2 adjuntar el documento)

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Bandeja de Razonamiento
Luego de que la diligencia es asignada y realizada, se mostrar la Bandeja de Razonamiento la cual
es asignada al Juez del rgano Jurisdiccional que recibe la diligencia, por lo que el Juez debe firmar y
enviar denegar el razonamiento de la misma para que regrese al rgano jurisdiccional que solicit la
diligencia.

En el despacho que solicit la diligencia:


Posteriormente se mostrar la bandeja de Aceptada en el buzn del Secretario (a) del Juez que
emiti la Diligencia inicialmente, a fin de que conozca si la misma fue recibida y/o rechazada
respectivamente.

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