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Agenda para

Clnica de Esttica:
tudo que voc
precisa saber!

1. Introduo

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2. melhor investir em agenda de papel ou eletrnica?

05

3. Como definir o tempo mdio por procedimento?

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4. Tratando da ociosidade da agenda

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5. Resolvendo a ociosidade da agenda

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6. Vale a pena investir em um software que auxilie?

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7. Concluso

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8. Sobre a empresa

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1. Introduo

Uma agenda bem organizada essencial para qualquer


pessoa que tenha muitas tarefas e afazeres. Ela permite que
estabeleamos prioridades e marquemos como concludo aquilo
que j foi feito, o que nos d base para uma rotina funcional e
dinmica. Se para as pessoas uma agenda to importante assim,
imagine para uma clnica de esttica com diversos profissionais,
servios e clientes? Sem uma agenda para clnica de esttica,
o negcio simplesmente no funcionar como voc deseja.
Uma clnica de esttica profissional e especializada tem como
necessidade bsica uma agenda impecvel, que tenha horrios
fixos e determinados para cada profissional, horrio de intervalo
e determinao de tempo para cada servio afinal, cada
atividade exercida demanda um tempo diferente. Alm disso,
um cadastro de cliente contendo pelo menos o telefone em
caso de algum contratempo, atraso ou emergncia, o mnimo
para que o dia a dia da clnica saia conforme o esperado. Sendo
assim, para administrar bem a sua clnica, atrair e fidelizar seus

1. Introduo

clientes e gerar um bom lucro ao final de cada ms, investir em uma organizao para gerenciar seus horrios,
clientes e contratados a chave.

Neste ebook, daremos algumas dicas para que voc consiga gerenciar a agenda para clnica de
esttica com o mximo de eficincia possvel, a fim de atingir todas as metas do seu negcio e deixar
seus profissionais e clientes satisfeitos.

Essa organizao pode ser feita de diversas maneiras, dependendo do porte da sua clnica, da quantidade de
visitas que ela recebe, de quantas marcaes de horrio costumam ocorrer por dia, e mais outros fatores. Por isso,
no deixe de acompanhar at o final para saber onde seu negcio se encaixa e como atingir o melhor resultado!

2.  melhor investir em agenda de papel


ou eletrnica?
Existem basicamente duas formas de organizar os horrios
de atendimento da sua clnica: a agenda de papel e a agenda
eletrnica. Cada uma dessas formas tem suas vantagens, mas,
dependendo do seu tipo de negcio, bem provvel que
uma delas saia na frente pelo que oferece. Quer entender
como? Ento veja algumas diferenas entre a agenda escrita e
a eletrnica.
AGENDA DE PAPEL
A agenda de papel o mtodo mais antigo de organizao, seja
para sales de beleza, clnicas e empresas em geral, ou para
que as pessoas gerenciarem seus eventos particulares, etc. Este
meio de organizao, como qualquer outro, possui seus pontos
positivos e negativos.
Caso sua clnica de esttica seja bem pequena ainda, estando em
processo de consolidao e crescimento, alm de ter poucos e

2. melhor investir em agenda de papel ou eletrnica?

conhecidos clientes, esse tipo de controle pode funcionar. A grande vantagem desse mtodo sua facilidade,
j que qualquer pessoa pode manusear uma agenda de papel.
Em contrapartida, a agenda escrita oferece uma srie de desvantagens, principalmente por ser um mtodo
ultrapassado e que se adapta mal a negcios de mdio e grande porte, ou seja, aqueles com uma grande
variedade de servios e clientes, alm de amplo espao fsico.
A desorganizao seria o principal ponto negativo deste mtodo de agendamento, que no permite manter
os registros dos clientes de forma segura, por exemplo. Alm disso, registros em papel esto mais sujeitos a
sofrer desgaste, serem perdidos ou danificados com o tempo.

Outra desvantagem bastante evidente a dificuldade ao pesquisar informaes essenciais sobre o


cliente, como histrico de atendimento, pagamentos, entre outros. A agenda eletrnica sai na frente
nesse quesito, e sobre isso que falaremos agora.

2. melhor investir em agenda de papel ou eletrnica?

AGENDA ELETRNICA
O primeiro esclarecimento sobre os tipos de agendas eletrnicas. Uma planilha de excel no utiliza um banco
de dados, portanto, as informaes ficam desconexas e, em mdio, prazo vo mais atrapalhar do que ajudar.
Agendas eletrnicas com propsito de somente agendar os clientes so muito simplistas e no controlam
informaes importantes, como o financeiro e histrico de atendimentos das clientes.
Portanto, a opo correta ir direto para um software de clnicas de esttica especializado em gesto e que
tambm possua uma agenda completa.
A agenda eletrnica apresenta muitas vantagens em relao agenda de papel. Os benefcios em termos de
crescimento e escalabilidade que ela proporciona para o futuro do seu negcio, principalmente, so o grande
diferencial desse mtodo de organizao, que to prtico e moderno. Mesmo que exista, provavelmente,
um treinamento pago para a utilizao desses softwares por voc e seus colaboradores, o investimento vale
cada centavo e, assim que colocado em uso, j comea a mostrar diversos resultados positivos para o
empreendimento e sua administrao. Veja alguns benefcios da escolha desse tipo de agenda para clnica
de esttica.

2. melhor investir em agenda de papel ou eletrnica?

M A N U T E N O D O H I S T R I C O E S E G U R A N A C O N T R A R E D U N D N C I A E P E R D A
DE INFORMAES
Todos os dados inseridos na agenda eletrnica estaro guardados e seguros no sistema. Agendamento dos
horrios, informaes dos clientes e tudo que for necessrio para a manuteno da sua clnica nunca sero
perdidos e ficaro em perfeita ordem, ao contrrio do que acontece com a agenda tradicional, que permite a
perda e repetio de informaes em meio a tantos papis em desordem e anotaes. Imagina a agenda de
papel simplesmente sumir?
MAIOR CONTROLE DOS HORRIOS
Utilizando um software de agenda para clnica de esttica, a possibilidade de ocorrer um choque de horrios
mnima, principalmente pela maneira como os agendamentos so expostos e organizados no sistema, gerando
alertas caso voc tente marcar um cliente em cima do outro. Alm disso, esse mtodo te d a possibilidade
de auditar, ou seja, identificar qual profissional alterou um agendamento e quando isso ocorreu, caso haja um
eventual problema com clientes. Isso dar a voc o maior controle possvel do que est se passando em seu
negcio no dia a dia.

2. melhor investir em agenda de papel ou eletrnica?


Vejamos agora o funcionamento da Agenda para clnica de esttica do Belle Software:

Nesta mesma agenda possvel alternar entre viso de vrios profissionais ao mesmo tempo;
Agenda diria de um profissional e agenda semanal de um profisisonal.

2. melhor investir em agenda de papel ou eletrnica?

INTEGRAO COM OS CONTROLES FINANCEIROS DA CLNICA


A escolha da agenda eletrnica para o seu negcio oferece tambm a possibilidade de integrar tambm a parte
financeira, como a exposio e controle das contas que devem ser recebidas, alm da gerao automtica de
dados para pagamento das comisses de seus profissionais a partir da quantidade e tipos de servios que eles
tm realizado tudo isso sendo extrado a partir dos agendamentos.
CENTRALIZAO DOS DADOS DOS CLIENTES E LEMBRETES DE AGENDAMENTO
Outra grande vantagem de adotar um software para agendamento a centralizao dos dados do cliente
o que permite que voc encontre todas as informaes necessrias para contato e afins em um s lugar e
os lembretes de agendamentos: o prprio sistema, a partir dos dados fornecidos, j pode enviar um SMS
para o cliente lembrando-o do horrio, dispensando a ligao de confirmao (o que demanda um tempo
que poderia ser gasto com outros aspectos mais importantes). No Belle Software, possvel fazer disparos
programados de avisos, lembretes, marketing ou um disparo manual da prpria agenda. Veja a imagem
de exemplo abaixo:

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2. melhor investir em agenda de papel ou eletrnica?

De maneira geral, possvel concluir que a agenda


eletrnica, quando inserida no contexto de uma clnica
esttica de mdio a grande porte, mais adequada do
que a agenda tradicional, dadas todas essas vantagens
e facilidades proporcionadas por ela. Vale a pena
investir nesse mtodo para gerar resultados para o
futuro do negcio!
Conforme os profissionais de sua clnica forem se
adaptando ao sistema e sendo treinados, eles tero
cada vez menos preocupaes com os agendamentos
e cada vez mais tempo de dedicao prestao dos
servios oferecidos, que deve ser o principal objetivo
do empreendimento.

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3. Como definir o tempo mdio


por procedimento?
Para deixar a agenda da sua clnica bastante organizada,
essencial definir o tempo mdio de cada servio, ou seja, dos
procedimentos que seu negcio oferece para os clientes.
fundamental que exista essa noo de tempo, caso contrrio, a
agenda poder se desorganizar em efeito domin ao longo do
dia, principalmente pelo atraso ou ociosidade gerados.
A agenda adequada aquela que inclui horrios determinados
de maneira precisa, alm de incluir intervalos para descanso
afinal, seus funcionrios devem manter um bom padro de
qualidade de vida dentro do trabalho, para que realizem os
servios da melhor forma possvel e estejam satisfeitos com o
ambiente da clnica.
A funo nominada para organizar os inter valos o
turno do profissional. Estipular a durao de cada servio
tambm influencia no custo-benefcio dos procedimentos.
necessrio, portanto, que se tenha em mente o preo

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3. Como definir o tempo mdio por procedimento?

cobrado pelo servio e qual parte dele destinada ao profissional que o realizou, ou seja, a comisso a
pagar. Dessa forma, sabendo exatamente qual o valor agregado ao procedimento, possvel calcular a
quantidade de tempo que deve ser destinado a ele, incluindo o tempo para que o profissional se prepare,
separe os equipamentos necessrios etc. Para saber mais sobre o clculo de valores, no deixe de dar
uma olhada no nosso kit(ebook+planilha+vdeo explicativo) grtis sobre formao de preos de servios
de esttica.
Outro fator que determina como deve ser organizada a agenda para clnica de esttica um possvel
atraso gerado pelos clientes. Para que esses atrasos no fujam do controle e causem uma grande baguna no
planejamento do dia, necessrio estabelecer uma tolerncia para atrasos de clientes, bem como incluir, j no
prprio agendamento, uma margem de erro nas marcaes de horrios. Por exemplo: se um procedimento
costuma durar cerca de quarenta e cinco minutos, reserve uma hora para ele assim, voc deixa reservada
uma tolerncia de dez minutos para o cliente, alm de disponibilizar mais cinco minutos para quaisquer
contratempos que possam ocorrer.
Essa funcionalidade de configurao de horrios dos profissionais chama-se Turnos, veja uma imagem de
como tratado no Belle Software:

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3. Como definir o tempo mdio por procedimento?

claro que esse clculo deve ser feito com base no


tipo de servio que voc est oferecendo, alm do
perfil do cliente que sua clnica costuma receber.
Em relao tolerncia para atrasos, lembre-se de
sempre deixar o cliente previamente avisado, o que
pode ser feito no momento da marcao do horrio.
Alm disso, uma placa dentro da prpria clnica pode
ajudar a reforar o recado e diminuir a incidncia
de grandes atrasos.

possvel tambm que se crie uma


poltica de remarcao de horrios para
que ocorra ainda menos problemas em
relao aos agendamentos: desmarcar
com, no mnimo, vinte e quatro horas
de antecedncia, por exemplo, uma
boa sada.

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4. Tratando da ociosidade da agenda

A ociosidade de determinados funcionrios, ou seja, a


agenda muito livre, sem marcaes de horrio durante o
dia, um grande problema para a organizao, bem como
para a produtividade do colaborador e lucratividade da sua
clnica. Ela pode ocorrer por uma eventual falta de clientes
na clnica em si a falta de marcaes ou, na maioria
dos casos, por desmarcaes e atrasos de clientes o que,
evidentemente, no culpa do funcionrio. Nesse ltimo
caso, alguns procedimentos devem ser realizados. Alm
disso, possvel contornar essa situao com o uso de alguns
conceitos.
Capacidade Instalada = Potencial mximo de atendimento
Taxa de Ocupao = Percentual de horas que o profissional
ou a clnica (todos os profissisonais da clnica) est ocupando
sua agenda dentro da sua capacidade instalada.

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4. Tratando da ociosidade da agenda

Ociosidade = Perodo sem agendar clientes dentro da capacidade instalada.


comum que se pense que a taxa de ociosidade dos profissionais s pode ser reduzida com a diminuio do
nmero de colaboradores na clnica, seguindo a lgica de que os servios marcados poderiam ser executados por
menos pessoas. Essa, no entanto, no a sada ideal para o seu negcio: voc j pagou por sua infraestrutura,
os equipamentos que devem ser utilizados e tudo aquilo que ser usado pela quantidade determinada de
contratados, ou seja, reduzir o nmero deles faria com que parte dos seus gastos fossem em vo.
Tendo esse aspecto em vista, outras alternativas devem ser procuradas para que a taxa de ociosidade diminua.
O aumento do nmero de clientes, por exemplo, seria a soluo ideal: com mais clientes, mais procedimentos
seriam marcados e maior seria a demanda dos servios de seus profissionais. Essa, porm, uma alternativa
que no pode ser alcanada ao longo do dia e depende de investimentos da clnica.

Que tal dar uma olhada no nosso ebook sobre marketing digital? Nele existem uma srie de dicas e
estratgias para atrao de clientes que, com certeza, ajudaro na resoluo deste problema, como
por meio da melhoria e consolidao da presena da sua clnica nas redes sociais.

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5. Resolvendo a ociosidade da agenda

O uso de um software para gesto e agendamento de


horrios em sua clnica tambm uma boa sada que pode
gerar resultados que devem colaborar para a diminuio da
taxa de ociosidade. Com o cadastro de todos os profissionais
e controle de todas as marcaes de servios relacionados a
cada um deles, possvel que se faa uma anlise detalhada
do ndice de ociosidade presente na equipe da clnica. No caso,
analisada a capacidade instalada individual ou da clnica, ou
seja, o potencial mximo de atendimento possvel, alm da taxa
de ocupao, representada pelas horas ocupadas dentro da
capacidade instalada. A ociosidade seria, portanto, o perodo
no preenchido da capacidade instalada.
O Belle Software calcula automaticamente a capacidade atravs
dos horrios disponveis nos turnos de cada profissional e a
Ocupao da agenda atravs dos agendamos realizados, confira
na imagem abaixo:

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5. Resolvendo a ociosidade da agenda

Alterando a visualizao para relatrio possvel conferir a Taxa de Ocupao em porcentagem, assim fica fcil
de descobrir os gargalos na agenda:

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5. Resolvendo a ociosidade da agenda

Sua clnica quer faturar mais com a venda de servios? O primeiro passo reduzir a ociosidade ou se preferir:
otimizar a taxa de ocupao para que reduza ao mximo a ociosidade nos agendamentos e na confirmao
de presena.
Talvez voc esteja agora se perguntando: e como fica a questo quando so profissionais CLT e os freelancers?
Veja s, mesmo a comisso sendo paga somente para tratamentos executados, os custos fixos da clnica foram
alocados, gerando desperdcios de infraestrutura, como uso de salas e equipamentos.

O foco para reduzir a ociosidade deve ser em no reduzir a quantidade de profissionais, pois os
custos de infraestrutura j esto alocados. Portanto, seu foco deve ser em aumentar a quantidade
de clientes.

Em ltimo caso, trocar profissionais CLT para comissionados pode ser uma soluo, evitando alguns custos.
Vale lembrar que os grandes inimigos da ociosidade so:

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5. Resolvendo a ociosidade da agenda

1. Gesto eficiente da agenda


2. Investimento em marketing
3. Bom atendimento
Com esses conceitos e, principalmente, com os nmeros exatos disponibilizados pelo sistema, possvel que se
crie uma estratgia certeira para a diminuio da taxa de ociosidade da clnica, sendo possvel ter conhecimento,
por exemplo, do nmero de clientes que devem ser adquiridos para preencher toda a agenda. Essas so
informaes valiosas para qualquer empreendimento!

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6. Vale a pena investir em um software


que auxilie?
Alm do agendamento eletrnico j discorrido anteriormente,
o uso de um software para a gesto da sua clnica de esttica
oferece vantagens que colocam o negcio frente da
concorrncia, principalmente por suas diversas funcionalidades
e ferramentas que tornam o dia a dia no trabalho muito mais
prtico, dinmico e funcional.

A compra do software e treinamento de toda a sua


equipe um investimento que trar retornos positivos
para o negcio e, alm disso, facilitar o cotidiano
na clnica, diminuindo o nmero de contratempos e
aumentando suas possibilidades.

Veja algumas vantagens que fazem o investimento em um


software que auxilie na gesto valer a pena.

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6. Vale a pena investir em um software que auxilie?

 possvel que voc passe a realizao de um procedimento para outro profissional que
esteja disponvel apenas com um clique, evitando a desorganizao que seria gerada pela
agenda tradicional;
Voc pode organizar a agenda de acordo com cores determinadas para um horrio agendado, em
andamento ou finalizado, bem como dividi-las por profissional;
 possvel notificar os clientes por meio de e-mail e/ou SMS, ou at solicitar que eles confirmem ou
desmarquem o horrio por essas ferramentas;
C aso o cliente tenha comprado um pacote de ser vios, o controle dele feito de forma
extremamente organizada, debitando os procedimentos automaticamente a medida que
so realizados;
Evita choque de horrios, de salas de procedimentos e de equipamentos, demonstrando suas respectivas
disponibilidades de acordo com os horrios marcados;
O software guarda o registro financeiro de tudo aquilo que o cliente comprou e pagou;

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6. Vale a pena investir em um software que auxilie?

 possvel registrar fotografias de antes e depois dos procedimentos, bem como lbum de fotos
das clientes.

E esses so apenas alguns dos benefcios que um software adequado traz para clnicas de esttica e
sua gesto, que se tornar muito mais organizada e eficiente em todos os sentidos.

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7. Concluso

A organizao da agenda para clnica de esttica


um dos pilares para a construo de um caminho
de muito sucesso. Gerenciando bem os horrios, seus
materiais disponveis para os procedimentos e cada
profissional contratado, voc garantir uma boa gesto
para seu negcio, alm da satisfao de seus clientes
e o lucro desejado.

Para que os melhores resultados sejam


realmente alcanados e para que sua clnica
tenha uma administrao de sucesso, o
uso de um software que auxilia na gesto
do negcio e no agendamento uma
ferramenta imprescindvel.

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7. Concluso

Suas funcionalidades faro com que o cotidiano na clnica se torne mais simples e funcional, e tudo isso conta
pontos para a atrao e fidelizao de clientes, bem como para a otimizao do seu empreendimento.

Desde a marcao dos horrios, passando pelo cadastro de clientes, integrao com a parte financeira
e anlise do trabalho dos funcionrios, o software se mostra essencial para a organizao impecvel
de um negcio e voc, caso almeje grandes melhorias, no pode deixar o seu de fora. Garanta
j esse investimento para a sua clnica!

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O Belle Software o mais completo sistema de gesto de clnicas de esttica e SPA,


e j conquistou clientes pelo Brasil inteiro. A ferramenta permite a otimizao de
todos os procedimentos desses tipos de negcio, bem como a automatizao de
processos como agendamentos de avaliaes, montagens de planos, propostas
de pacotes e emisso de contratos. Com ele, a agenda da sua clnica se tornar
extremamente funcional e organizada, cumprindo com todos os pr-requisitos para
um empreendimento de sucesso mximo.
Todas as vantagens citadas nesse ebook esto presentes no Belle Software,
um investimento certeiro para voc e sua equipe que, devidamente treinada,
tambm usufruir de todos os benefcios de uma gesto automatizada da clnica.
No deixe de visitar o site para conhecer mais!