Universidad Tecnolgica de

Cancn
Trabajo Final:
Proceso de almacn, compras e
inventarios.

CONTABILIDAD
Profesora: Yolanda Roldan
Alumna: Vanessa Alegria Lara

HO34

Carrera Hotelera

Almacn
El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la
guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el
producto, personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El
almacn puede dividirse en las siguientes zonas:
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos
almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye
zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras
pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la
inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados
tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona
destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones
propias de almacn
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las
operaciones propias de almacn

Funciones de almacn
Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la
incidencia de mltiples factores tanto fsicos como organizacionales,
algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas
funciones comunes son:
Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de
inventarios y contabilidad.

Proceso
de
almacenamiento

Proceso de compras e inventarios

El inventario representa la existencia de materia prima para su produccin y
venta. La ptima administracin del departamento de compras y de nuestros
almacenes consiste en contar con la disponibilidad de estos recursos al
momento de ser requeridos por los departamentos del hotel, basndonos en la
implementacin de polticas que nos permitan decidir cunto y cundo se
presenta el punto de reposicin de mercancas.
Una buena administracin del departamento de compras se centra en cuatro
aspectos bsicos:
1)
2)
3)
4)

Requerimientos de los departamentos solicitantes. Produccin.

Punto de reposicin.
Artculos de mayor cuidado.
Fluctuacin de precios de adquisicin.

La correcta administracin de las compras y de almacenes consiste en disponer

de la materia prima requerida para la operacin al menor costo posible, con la
mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago.
Un inventario bien abastecido nos permite optimizar tiempos debido a que
generalmente la produccin y la entrega no se lleva a cabo instantneamente,
por ello debemos contar con existencias suficientes en nuestros almacenes a
las que podamos recurrir oportunamente para que la produccin y la venta no
sufran retrasos.
El objetivo de la administracin del departamento de compras, contempla dos
aspectos que se oponen entre s:
1.- Se requiere la menor inversin en el inventario, debido a que otros recursos
que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables
que de otra manera no sera posible financiarlos.
2.- Hay que asegurar que el almacn disponga de inventario suficiente para
enfrentar la demanda de nuestros clientes cuando se presente y para que la
produccin funcione correctamente.

Los aspectos anteriores caen en conflicto debido a que si se reduce el

inventario efectivamente se reduce tambin la inversin, pero corremos el
riesgo de no contar con la suficiente materia prima para satisfacer la demanda
de las operaciones de la organizacin.
Por otra parte, si tenemos inventarios grandes, aumenta la inversin.

Al controlar el inventario de manera eficiente tenemos dos vertientes:

Podemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el tiempo y forma
correctos pero generalmente implica un costo alto debido a los cargos por
manejo de mercancas, rendimiento de las mercancas y almacenamiento de
mercancas.
La correcta administracin de nuestro inventario tiene como objetivos
especficos la satisfaccin del cliente, optimizar las compras y la produccin y
por ltimo pero no por ello menos importante reducir lo ms posible la
inversin en este rubro.
Anlisis y optimizacin de almacenes.
Para lograr la eficiencia en el manejo de nuestro inventario y optimizar costos
por este concepto, la organizacin debe disear una poltica de manejo de
inventarios, considerando las condiciones en las cuales desarrolla su actividad
empresarial, en nuestro caso, conforme a las polticas de alimentos y bebidas.
Dicha poltica planea el nivel ptimo de la inversin en este rubro y requiere
que se cumpla con el stock requerido.
Nivel ptimo de Inventario:
Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la unidad
de negocio o bien de los centros de consumo con la mnima inversin.

Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer absolutamente las necesidades

de nuestros clientes pero a un costo de almacn alto y una inversin mayor, en
tanto que un nivel bajo de inventario usualmente no satisface las necesidades
de nuestros clientes pero mantenemos un costo de almacn bajo y representa
una baja inversin y el nivel ptimo de Inventario: Satisface plenamente las
necesidades de nuestros clientes, a un costo de inventario bajo, evita
desperdicios y representa la inversin correcta.

Al momento de desarrollar nuestra poltica de inventarios en cuanto a su nivel

ptimo, debemos tomar en cuenta varios factores:
1. Rotacin de productos: a travs de estadsticas debemos determinar cmo
es el consumo de materia prima durante el ao:
Lineal: la produccin se comporta siempre de la misma manera.
Estacional: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es alta.

Combinado: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de

manera lineal, pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacional.
Impredecible: la produccin no se puede planear, pues depende de factores
externos no controlables.
2. Capacidad de compra: Suficiente capital para financiar las compras.
3. Artculos perecederos: La duracin de los productos es un dato indispensable
para determinar el tiempo mximo que puede permanecer el producto en
almacn antes de su produccin y/o consumo.
4. Tiempo de respuesta del proveedor:
Abastecimiento rpido: Justo a Tiempo
Abastecimiento demorado: Niveles altos
5. Capacidad de almacenamiento: Depende de la capacidad de nuestros
almacenes incluyendo refrigeradores, conservadores y congeladores, en base a
ello se podr mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas?:
Pactos con proveedores para suministros peridicos.
Mayor eficiencia en el departamento de compras en base a estadsticas.
6. Capital suficiente para financiar el inventario: Mantener el inventario
produce un costo.
Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.
Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.
7. Costos asociados a mantener el inventario:
Manejo de mercancas
Seguros
Desperdicio
8. Proteccin:
Escasez del producto. Veda de langosta, frutas de temporada.
Demanda intempestiva. Temporada alta, tipo de clientes (Spring Break)
Aumentos de precios.
Acceso a la zona. Ejemplo: acceso a la zona hotelera de Cancn.

9. Riesgos incluidos en los inventarios:

Baja de precios. Ocasionalmente sucede.
Dao de los productos. Productos a granel y secos.
Prdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.
Tcnicas de administracin de compras y almacenes
El objetivo de la administracin de compras y almacenes, es equilibrar la
inversin en nuestros inventarios y la demanda real del producto o servicio
ofertado, con la intensin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes y
por consiguiente, cubrir los objetivos de ambos departamentos y de la
empresa.
Determinacin del punto de reposicin
Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el
responsable de compras debe hacer el pedido antes de que se agote el
presente inventario considerando el nmero de das necesarios para que el
proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que el producto
estar en trnsito y finalmente en nuestro almacn.
El punto de reposicin consiste en la existencia de un indicador que seala
cuando realizar las rdenes de compra, indicando que las existencias de
determinado producto han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo
pedido.
Existen dos aspectos ms para considerar en el punto de reposicin:
rdenes o pedidos fijos. En ste, el objetivo es poner la orden cuando la
cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda
mxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo
pedido al almacn.
Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular en la mayora de los casos
cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea
principal de este sistema es conocer las existencias.
Reserva o seguridad de inventarios
La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad
para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se
crean para amortiguar las situaciones que se crean por cambios impredecibles
en la demanda de nuestros productos. Los inventarios de reserva a veces son

mantenidos en forma de artculos semiterminados para balancear los

requerimientos de produccin de los diferentes procesos o departamentos de
que consta la produccin y as poder ajustar las programaciones de la
produccin y surtir a tiempo. Por lo regular es imposible poder anticipar todos
los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy
cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren
tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que muchas veces es

necesario pagar cuando nuestra filosofa de servicio al cliente es la indicada ya
que el contar con lo necesario en nuestros almacenes produce un incremento
en la participacin del mercado que atendemos.