Febrero 2016

10 Errores comunes en la Comunicacin

Exclusivos Consejos prcticos para

mejorar la comunicacin

10 errores comunes en la Comunicacin

AULA INTERACTIVA
Herramentas de Coaching, Gestin y Liderazgo

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ndice
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Exclusivos Consejos prcticos para mejorar la comunicacin

10 Errores comunes en la comunicacin

N 1 No revisar el mensaje antes de enviarlo

N 2 Comunicar malas noticias por correo electrnico

N 3 Evitar conversaciones difciles

N 4 No ser asertivo

N 5 Reaccin negativa

N 6 No prepararse a fondo

10

N 7 Utilizar un nico enfoque para todos

10

N 8 No tener una mentalidad abierta para conocer gente nueva

11

N 9 Suponer que tu mensaje se ha entendido

12

N 10 Violar accidentalmente la privacidad de otros

13

Reflexin final

14

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Quines somos?
Somos un grupo de profesionales de varias especialidades que nos hemos unido con el fin de ayudarle a
potenciar sus habilidades para ser eficaz y sobresalir en su medio laboral, gracias a su propio xito.

A quines ayudamos?
A todo aquel que considere que puede llegar a superarse dentro de su entorno laboral a la vez que disfruta
y es feliz con lo que hace. Aula interactiva es til para personas de todos los niveles organizacionales, desde
altos ejecutivos y dueos de negocios hasta jvenes profesionales con iniciativa.

Cul es nuestro objetivo?

Sabemos que dentro del entorno del trabajo se pueden lograr mejoras considerables aplicando tcnicas de
fcil implementacin, sencillas y efectivas que pueden llevarle a ser un gerente, un director o un lder de la
ms alta categora adems de permitirle lograr un mayor grado de satisfaccin y felicidad en su carrera. Por
eso nuestro objetivo se orienta especficamente a brindar esos conocimientos, apoyo, ideas, tcnicas y otro
tipo de recursos para que nuestros clientes alcancen sus ms anheladas metas.

Por qu elegimos ser aulainteractiva?

Porque un aula es un sitio ya sea fsico o virtual al que se acude con intencin de aprender e interactiva
porque la base del xito depende en gran medida del alto grado de participacin e intercambio de experiencias
de distintos mbitos y pases. Creemos que un da en el que no se haya aprendido algo, es casi un da perdido
y somos acrrimos partidarios del feedback o retroalimentacin. Por eso nos interesan sus experiencias,
opiniones, aportes y hasta crticas constructivas por lo que le invitamos a comentar cada uno de nuestros
artculos.

Una ltima recomendacin

Todos podemos llegar a superarnos siempre que nos lo propongamos. Hay innumerables ejemplos de ello
y ninguno es mejor que otro, simplemente la diferencia est en poner el empeo necesario para alcanzar
nuestras metas y saber a quin recurrir para conseguirlo. Por eso estamos aqu: para ayudarle a usted a
alcanzar el xito.

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Exclusivos Consejos prcticos para

mejorar la comunicacin

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Errores comunes en la comunicacin

Resulta muy embarazoso cometer errores en la comunicacin, ya sea escrita o verbal. Puede
suceder que se enve un correo sin corroborar antes y al revisarlo una vez enviado descubrir que
haba un error, esto no solo puede crear una confusin sino que har parecer descuidado a quien lo
haya enviado adems de poco profesional. Pero en algunas ocasiones, un error en la comunicacin
puede tener consecuencias ms graves, como clientes molestos o prdida de ingresos para la
empresa. Por esto en este artculo describimos 10 errores comunes de comunicacin y cmo
podemos hacer para evitarlos.

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N 1 No revisar el mensaje antes de enviarlo

Algunos de los errores ms frecuentes al escribir un mensaje son no escoger bien el tono que se
utiliza, tener errores ortogrficos y el empleo inadecuado de la gramtica. Este tipo de errores
puede hacer que el mensaje sea malinterpretado, confuso o difcil de leer, todo ello da la imagen
de que quien lo escribi es bastante descuidado y poco profesional.
Por esto, es necesario comprobar todo mensaje o correo electrnico antes de enviarlo. Una clave
para hacer esto correctamente es no depender exclusivamente de comprobadores de ortografa
ya que estos no siempre recogen las palabras que se usan de forma incorrecta. En vez de esto, se
recomienda revisar el texto y de ser posible hacer uso del diccionario si hay alguna palabra de la
que no se est seguro.
Es til hacer una lista de palabras y frases que hayan resultado difciles de escribir correctamente.
Guardar esta lista en un lugar accesible para que se pueda consultar al escribir un nuevo mensaje.
Otra cuestin importante a la hora de redactar es que normalmente es difcil ver los propios errores,
por esto, lo mejor ser pedirle ayuda a algn compaero para que pueda evaluar el texto antes
de distribuir la informacin, sobre todo si tiene un contenido de cierta relevancia. Si no hay alguien
disponible para ayudar tambin se puede usar un truco leer en voz alta lo que se ha escrito as
ser ms fcil descubrir errores incluso en el tono del mensaje. Luego, darse tiempo para reflexionar
sobre el documento y hacer unos ltimos cambios si son necesarios.

Consejos

Si quieres llegar a ser un mejor comunicador, puede tomar un

cuestionario o hacer un curso para mejorar est habilidad.

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N 2

Comunicar malas noticias por correo electrnico

Debes anunciar despidos a tu equipo? Vas a hacerlo por correo electrnico o por mensajera
instantnea? Debes saber que utilizar estos medios para mensajes de este tipo puede molestar a
muchas personas. El problema es que este tipo de canales de comunicacin es que no nos permiten
suavizar mensajes difciles ya que no contamos con seales no verbales como cuando se habla en
persona.
Si se van a dar malas noticias es mejor hacerlo en persona, pensar cuidadosamente cmo hacer
esto con sensibilidad para que se pueda transmitir el mensaje de forma clara pero minimizando el
malestar que este pueda ocasionar.
Cuando se comunica en persona un mensaje difcil, se tiene la ventaja de que se perciben seales que
indican si la persona ha entendido mal el mensaje, o si ha tomado la informacin particularmente
mal. A continuacin lo que se debe hacer es tomar medidas para aclarar el mensaje, y as ayudar
a la persona a que lidie con esa noticia difcil.

N 3 Evitar conversaciones difciles

Es realmente tentador evitar este tipo de situaciones, pero el no tener conversaciones que son
realmente necesarias puede finalmente ocasionar ms problemas. Una determinada situacin que
en sus inicios puede ser un problema pequeo, puede ir agravndose al evitar hablar del asunto.
La clave para salir victorioso es prepararse para as poder manejar conversaciones difciles. Aprender
a dar una retroalimentacin clara y fundamentada, si se sugiere un cambio, este debe ser realista y
factible. Si quieres utilizar herramientas para prepararse previamente debes saber que hay varias
tcnicas y artculos que pueden ayudarte a manejar una conversacin difcil.
Otra forma de prepararse es dramatizar la conversacin primero, para que sentirse ms seguro en
cuanto a las palabras que se van a utilizar y el lenguaje corporal.

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N 4 No ser asertivo
La Asertividad es poder explicar eficazmente lo que necesitamos, pero teniendo siempre en cuenta
los deseos y necesidades de los dems. No siempre se podr conseguir lo que se desea siendo
asertivo, pero siempre se tiene la oportunidad de hacer mejor las cosas, o incluso llegar a un
compromiso porque seha sido claro acerca de las necesidades.
Para mejorar la asertividad puedes capacitarte de forma online. Asertividad tambin significa saber
decir no, cuando se considera necesario.
Aulainteractiva te ofrece artculos muy interesantes sobre cmo negarse a algo o rechazar alguna
propuesta con firmeza pero con el tacto necesario para mantener buenas relaciones.

Nota:

La asertividad no es lo mismo que la agresin. Cuando eres

agresivo haces presin para obtener lo que deseas sin pensar en los
derechos, deseos y necesidades de otras personas.

N 5 Reaccin negativa
Alguna vez le has gritado a un colega debido a la frustracin? O Has enviado una respuesta muy
brusca a un correo electrnico sin pensar con calma? Quiz tu respuesta sea si, esto le sucede a
la mayora en alguna ocasin porque han reaccionado emocionalmente en lugar de responder con
calma.
Este tipo de reaccin emocional puede daar la reputacin, se puede llegar a molestar a las personas
con esas reacciones, incluso se puede dar la impresin de falta de autocontrol y de inteligencia
emocional. Te invitamos a leer nuestros artculos sobre el manejo de las emociones en el trabajo
as como algunos consejos sobre cmo mantener tus reacciones bajo control.

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N 6 No prepararse a fondo
Si no se toma el tiempo necesario para preparar adecuadamente las presentaciones, informes o
correos electrnicos, los destinatarios pueden sentirse decepcionados o confundidos al no ser el
mensaje todo lo claro que se espera, esto puede incluso llegar a daar la reputacin. Es por esto
que es esencial preparar y planificar las comunicaciones con cuidado.
En primer lugar, se debe asignar un tiempo para preparar a fondo lo que va a comunicar. Se puede
hacer uso de algunas herramientas como el Tringulo de Retrica y Secuencias de Motivacin de
Monroe. Al usar herramientas se puede crear un mensaje creble, inteligente y convincente que
apele a las emociones del pblico.
Tambin se debe emplear tiempo para corregir el mensaje, encontrar imgenes as como para
comprobar que los documentos son compatibles con el software de la audiencia. Si se va a dar un
discurso o hacer una presentacin, se debe procurar ensayar lo ms que se pueda de manera que
el mensaje se transmita de forma fluida.

N 7 Utilizar un nico enfoque para todos

Al comunicarse con un grupo de personas se presenta el dilema de si utilizar un nico enfoque en
el mensaje para todos. Si se hace as, se estarn pasando por alto aspectos importantes como las
diferentes personalidades, necesidades y expectativas de las personas. De hecho, se debe buscar
una forma de comunicarse que dichas diferencias tanto como te sea posible.
Si se est preparando una presentacin, no se debe dejar de apreciar el hecho de que las personas
que asistan tienen diferentes estilos de aprendizaje y que en la medida de lo posible se atienden
estos estilos. Esto significa que todo el mundo tanto las personas que aprenden mejor leyendo
como quienes prefieren un enfoque ms prctico se podrn beneficiar de la presentacin.

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N 8

No tener una mentalidad abierta para conocer gente nueva

Actualmente, los centros de trabajo son un crisol de etnias, religiones, edades, orientaciones
sexuales, habilidades y puntos de vista. Estas diferencias crean un rico tapiz de experiencias y
opiniones que mejoran en gran medida nuestras vidas.
Sin embargo, muchas veces resulta tentador comenzar a estereotipar a los compaeros de trabajo
o clientes, o hacer suposiciones sobre ellos basndose en la escasa informacin que se puede
tener. Esto es especialmente cierto si no se ha tenido suficiente oportunidad de conocerles bien. El
asumir cosas sobre esa persona inhibe la comunicacin abierta con ella o l, ya que no se estara
considerando su forma de ser nica y su personalidad, ni siquiera valorando las experiencias que
pueda haber tenido. Esto, con el tiempo puede poner en peligro la relacin con esa persona.
Entonces, lo mejor es que tomarse el tiempo de escuchar a las nuevas personas que conozcas en
el trabajo, darles espacio para que puedan hablar sobre sus puntos de vista y darse el tiempo para
comprenderlos.
Tambin es importante aprender a manejar las diferencias culturales, de modo que se puedan
tomar las necesidades y expectativas de cada persona en consideracin. Por ejemplo, si se trabaja
mucho con gente del extranjero, se debe explorar la idea de la inteligencia cultural, de modo que
se pueda comenzar a adaptar el comportamiento cuando se encuentre en medio de personas de
una cultura diferente.

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N 9 Suponer que tu mensaje se ha entendido

Eso de asumir que siempre los mensajes son entendidos puede ser un error. Siempre se debe
comprobar que el mensaje ha sido comprendido. Por ejemplo al enviar un correo electrnico se
puede animar a las personas a responder con alguna pregunta o escribir si no han comprendido
algo del mensaje. Si se ha hecho una presentacin, hay que reservar unos minutos para que
quienes lo han escuchado puedan discutir los puntos principales o hacer alguna pregunta.

Consejos

Para comprobar que si te han entendido completamente haz uso

de preguntas abiertas, como Por qu? O Qu significa? Este tipo

de preguntas estimularan a la reflexin y ayudars a los miembros
de tu audiencia para que expliquen lo que de manera personal han
comprendido de tu presentacin.

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N 10

Violar accidentalmente la privacidad de otros

Alguna vez has enviado un correo importante a la persona equivocada, o has enviado un archivo
adjunto incorrecto? Este tipo de errores pueden causar problemas comerciales muy serios ya que
pueden involucrar violaciones a la privacidad de otros as como dar a conocer informacin sensible
que podra ser incluso peligroso para la empresa. Para evitar este tipo de problemas, es mejor
escribir el mensaje, luego seleccionar el destinatario revisando muy bien que se trata de la direccin
correcta. Si el dispositivo de correo electrnico completa automticamente las direcciones de correo,
es mejor desactivar esta caracterstica, para que as poder elegir conscientemente el destinatario
correcto.
Algo que puede resultar muy til es redactar estos mensajes que enviars por correo electrnico
en un documento en blanco y al final de escribir pegarlo en el correo electrnico con el destinatario
que ha asignado. Solo de esta manera se puede asegurar que no se cometer el error de enviar
informacin accidentalmente de otros mensajes anteriores.
Si hay que enviar un archivo adjunto que es muy confidencial y delicado, es imprescindible realizar
una comprobacin de que se enva la versin correcta del archivo.

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Reflexin final
La comunicacin es una parte muy importante en la vida de todo ser humano, y cuando se trata
del mbito laboral lo es ms. A veces por falta de conocimiento y por falta de aprendizaje se
cometen errores en la comunicacin pero esto puede mejorarse y perfeccionarse tal como se nos
muestra en el artculo de hoy, con 10 formas de mejorar nuestra comunicacin evitando errores
que cometemos comnmente.

Y ahora qu?
Si te ha gustado este ebook, por qu no completar el curso de Habilidades de Comunicacin
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Muchas gracias y disfruten de nuestro material!

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