Boite À Outils Transfert de Connaissances

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Transmettre son savoir

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Bote outils SENIORS-JUNIORS

Carte des tches
Plan de transfert des connaissances
Kit de survie
Le SPF Personnel et Organisation propose une srie doutils mthodologiques de gestion des connaissances
(Knowledge Management ou KM). Ces outils sont le fruit de travaux de rflexion mens par des experts fdraux
en gestion des connaissances, enrichis des expriences et projets mens sur le terrain.
Aperu des outils KM disponibles:

KM pour managers
Outil dauto-valuation Gestion des connaissances destin aux dirigeants de ladministration fdrale (juin 2006)
KM pour quipes
Grer les connaissances dans son quipe. Grille danalyse et plan damlioration (2me d. mai 2010)
KM pour responsables KM
Organiser la transmission des savoirs. Guide mthodologique SENIORSJUNIORS (octobre 2006)
KM pour seniors et juniors

Transmettre son savoir. Bote outils SENIORS-JUNIORS (juin 2010)
A savoir:
Par souci de lisibilit, les termes collaborateur, chef de service, senior, junior utiliss dans les outils KM
doivent tre considrs comme des termes gnriques qui sappliquent tant aux femmes quaux hommes.
Les outils KM peuvent tre tlchargs sur www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de lorganisation >
Gestion des connaissances).
Transmettre son savoir
Bote outils SENIORS-JUNIORS

Carte des tches
Kit de survie
Table des matires

Introduction
Outil 1. La carte des tches
Quest-ce quune carte des tches?

Pourquoi laborer une carte des tches?
Comment sy prendre?
Conseils
Outil 2. Le plan de transfert des connaissances
Quest-ce quun plan de transfert?

Pourquoi laborer un plan de transfert?
Comment sy prendre?
Conseils
Outil 3. Le kit de survie

Quest-ce quun kit de survie?

Pourquoi laborer un kit de survie?
Comment sy prendre?
Conseils
9
10
10
15
17
17
18
19
23
27
27
27
28
29
Lexique
31
Annexes
33
Annexe I. Exemple carte des tches, plan de transfert des connaissances et tableau de suivi
Annexe II. Exemple kit de survie
Annexe III. Template carte des tches, plan de transfert des connaissances et tableau de suivi
Annexe IV. Template kit de survie
Annexe V. Mode demploi FreeMind
Annexe VI. Mode demploi tableaux Word
Annexe VII. Mode demploi kit de survie
Remerciements
35
45
59
69
79
83
87
97
introduction
Introduction
Objectif de la Bote outils pour SENIORS-JUNIORS
Le Guide mthodologique SENIORS-JUNIORS, publi en 2006 par le SPF Personnel et Organisation, propose
une mthode et des outils pour organiser la transmission des savoirs entre collaborateurs expriments (seniors)
et collaborateurs moins expriments (juniors). Il rpond la question suivante: comment faire en sorte que des
connaissances importantes pour atteindre les objectifs stratgiques et sauvegarder la continuit des services ne se
perdent pas? Le Guide propose une approche pour lensemble dune organisation. Il sadresse aux responsables KM1.
Depuis sa publication, le Guide mthodologique SENIORS-JUNIORS a t utilis dans plusieurs institutions
fdrales. Au fil des projets, de nouveaux outils, directement destins aux seniors et aux juniors, ont t labors
afin de faciliter, sur le terrain, le transfert des connaissances. Les voici regroups dans cette Bote outils SENIORSJUNIORS.
Destinataires
La Bote outils SENIORS-JUNIORS est principalement destine

aux seniors qui souhaitent partager leurs connaissances avec un ou plusieurs juniors et, plus particulirement,
ceux qui occupent des fonctions-cls et prparent ventuellement moyen terme leur dpart,
aux juniors qui souhaitent apprendre de leurs collgues seniors.
La Bote outils sadresse aussi aux autres acteurs du processus de transfert des connaissances, savoir:

les dirigeants qui souhaitent organiser la transmission des savoirs dans leur entit,
les responsables KM qui donnent des conseils aux chefs de service pour lorganisation du partage des
connaissances et accompagnent les seniors et les juniors lors des trajets de transfert des connaissances.
Contenu
La Bote outils SENIORS-JUNIORS comprend trois outils susceptibles de faciliter le transfert des connaissances
dans la pratique:

la carte des tches, qui aidera le senior identifier les tches pour lesquelles un transfert des connaissances
est ncessaire,
le plan de transfert des connaissances, qui aidera le senior et le junior construire un plan daction efficace,
le kit de survie, qui aidera le senior dont le successeur nest pas encore en service, mettre par crit ses
connaissances essentielles.
KM: abrviation pour Knowledge Management, cest--dire gestion des connaissances.

Responsable KM: toute personne qui, dune faon ou dune autre, a en charge le KM. Dans certains cas il sagit dune fonction temps plein.
Dans dautres cas, il sagit dun rle assur par un responsable RH, un responsable du dveloppement des comptences ou un collaborateur
du Service dEncadrement P&O.
Introduction
Pour chacun des outils, vous trouverez des explications sur

sa nature: Quest-ce que cest?,

son utilit: Pourquoi?,

s on mode dutilisation: Comment sy prendre? et Conseils.
Un lexique reprend les mots techniques utiliss dans cette Bote outils.
La Bote outils SENIORS-JUNIORS prsente galement en annexe des exemples, des templates (documents
pr-structurs) et des modes demploi.
La Bote outils est disponible sur le portail du personnel fdral www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de
lorganisation > Gestion des connaissances).
Vous pouvez galement tlcharger sur le portail les templates en format Word qui peuvent ventuellement tre
adapts aux besoins spcifiques des seniors et juniors, ainsi qu ceux de votre organisation.
Mode demploi
La Bote outils SENIORS-JUNIORS permet un double niveau de lecture. Les paragraphes de couleur bleue et de
plus petite taille contiennent des informations supplmentaires qui permettent dapprofondir certains points ou des
exemples dont vous pouvez vous inspirer. Si vous tes presss, vous pouvez les passer.
La Bote outils constitue un complment au Guide mthodologique SENIORS-JUNIORS:
Guide mthodologique
seniors-juniors
Objectif
Point de dpart
Approche
Groupe-cible
Bote outils
seniors-juniors
Sauvegarder les connaissances critiques2

Lensemble
de lorganisation
Le senior ayant
des connaissances critiques
Collective
Individuelle
Responsables KM
Seniors et juniors
La Bote outils peut tre utilise de faon autonome par les seniors et les juniors qui souhaitent transmettre leur
savoir. Elle peut aussi tre utilise en complment du Guide, dans le cadre dune approche collective et encadre
au sein de lorganisation.
Utiliss en complment du Guide mthodologique SENIORS-JUNIORS, les outils de la Bote outils SENIORSJUNIORS sont exploiter lors des phases 3 et 4 du Guide:

- constituer le portfolio des connaissances transfrer (phase 3),

- initier le transfert des connaissances (phase 4).
La notion de caractre critique sera amplement aborde la page 12.
2
Introduction
introduction
Le choix des outils dpend en grande partie de la prsence ou non du junior:
OUTIL 1.
CARTE DES TCHES
Identifier les connaissances critiques
Junior
Junior
pr s en
t?
p as pr
sent
?
OUTIL 2.
PLAN DE TRANSFERT DES CONNAISSANCES
Elaborer un plan daction
OUTIL 3.
KIT DE SURVIE
Transmettre ses connaissances par crit
Bien que chaque outil soit conu pour une situation spcifique, les trois outils peuvent tre combins.

Le plan de transfert, par exemple, est conu pour tre labor avec un junior. Si le junior nest pas prsent,
le senior labore un kit de survie. Cependant, le senior pourra galement rflchir aux actions quil peut faire
seul afin de faciliter la future intgration du junior ou rflchir celles que le junior devra faire pour assimiler
certaines tches. Loutil plan de transfert lui sera alors certainement utile.
Les trajets de transfert des connaissances devraient idalement tre initis et suivis dans le cadre des cercles de
dveloppement.
Quelle que soit lapproche adopte, il sera important de prvoir un temps suffisant pour le trajet de transfert des
connaissances. Ce dernier stalera sur une priode variable, de quelques jours plusieurs mois, selon le volume
et la complexit des connaissances transmettre.
Le SPF Personnel et Organisation espre que ces outils vous seront utiles et quils contribueront efficacement
assurer la transmission des savoirs au sein des services fdraux.
Vos feed-back et demandes dinformation sont les bienvenus ladresse KM@p-o.belgium.be
Introduction

Quest-ce quune carte des tches?
carte des tches
Une carte des tches est une carte mentale (mindmap) qui reprsente les tches et les sous-tches du senior.
Sans tre exhaustive, la carte des tches permet de voir en un coup dil de quoi, trs concrtement, le senior
soccupe et, grce lutilisation de couleurs ou dicnes, de mettre en vidence les points qui mritent une
attention particulire lors du transfert des connaissances.
La carte des tches se distingue de la description de fonction dans la mesure o elle dcrit de faon trs concrte
et trs spcifique les activits dun senior un moment donn.
Plusieurs mthodes permettent de raliser des cartes mentales. Le Mindmapping en est une. Cette mthode aide
organiser et reprsenter graphiquement les ides. Vous pouvez utiliser cette mthode dans toutes les situations
de la vie professionnelle ou prive: pour lorganisation de votre journe, une runion de travail ou un dpart en
vacances
Voici un exemple de carte mentale sur le thme: Prparer la runion du 7/04. La carte reprsente tout ce qui doit
tre fait pour prparer cette runion.
Formuler lobjectif
de la runion
Rserver
la salle de runion
Etablir lagenda
Commander le caf,
les boissons fraches et
ventuellement les sandwichs
Prparer
les documents
Organiser
le contenu
Rserver le beamer
et le PC portable
Prpare la salle de runion

(tables, chaises, etc...)
Dterminer la mthode
utilise lors de la runion
Organiser
la logistique
Etablir la liste
des participants
Prparer
la runion
du 7/04
Prvoir une
connection Internet
Imprimer les documents
pour les participants
(agenda, compte-rendu de
la runion prcdente, liste
des participants, etc...)
Flipchart
Marqueurs
Dterminer le
temps par sujet
Rdiger le mail dinvitation

Assurer
la communication
Envoyer le mail
aux participants
Invitation
Agenda
Documents
Rserver
le matriel
Tableau blanc
Vous trouverez un exemple de carte des tches aux pages 38 et 39 (Annexe I). Cest celle de Maurice, responsable
dune bibliothque.
Pourquoi laborer une carte des tches?

Lorsquun senior change de service ou quitte lorganisation, il arrive souvent que son exprience se perde. Le but
dun trajet de transfert des connaissances est de prserver le fonctionnement optimal voire la continuit du service
et de sassurer que, mme en labsence du senior, le travail sera fait de faon efficace, sans fautes, dans les dlais,
la satisfaction des clients et des collgues.
Est-il ncessaire de transfrer toutes les connaissances du senior? Non! Il faut faire un tri et tablir des priorits.
Lexercice de la carte des tches permet de le faire.
Raliser une carte des tches nest pas un but en soi. Une carte des tches ne reprend pas ncessairement toutes
les tches et sous-tches dun expert. Elle ne reprsente pas non plus la charge de travail de quelquun.
La carte des tches constitue la base pour le transfert des connaissances. Elle permet de cibler et de planifier le
transfert des connaissances.

Si le junior est prsent, il y a lieu de faire un plan de transfert (voir Outil 2).

Si le junior nest pas encore prsent (le senior et son junior nauront pas loccasion de se rencontrer), il y a
lieu de rdiger un kit de survie (voir Outil 3), de mettre laccent sur un transfert crit et sur le rangement de
la documentation.
Si cet outil nest pas utilis

Les seniors et les juniors risquent de se dcourager (il y a trop de connaissances transfrer, par o commencer?).
Ils courent galement le risque de commencer le transfert des connaissances en se dispersant. Ils dpenseront
alors du temps et de lnergie transmettre des connaissances peu importantes pour lorganisation, au dtriment
des connaissances qui ncessitent rellement dtre transmises.
Comment sy prendre?
La carte des tches est labore par le senior, idalement aid dun facilitateur.

Si le junior est prsent, il est conseill de lassocier au processus.

Sil ny a pas de junior prsent ou identifi, un collgue peut jouer le rle du junior.
Un expert ne se rend pas toujours compte de tout ce quil sait. Le junior aidera le senior identifier les points
pour lesquels il est ncessaire dorganiser des actions de transfert.
Llaboration de la carte des tches seffectue en trois tapes:
10
Etape 1
Etape 2
Etape 3
Faire linventaire des

tches du senior
Dcliner les tches

en sous-tches
Identifier les tches et

sous-tches critiques
Une carte mentale peut tre dessine la main. Cependant, pour des raisons de facilit et de lisibilit, il est
prfrable de la faire sur PC, avec un logiciel adapt.
Il existe plusieurs logiciels de Mindmapping faciles utiliser. Certains de ces logiciels sont tlchargeables
gratuitement, dont le logiciel FreeMind.
carte des tches
En cas de problme pour tlcharger FreeMind: renseignez-vous auprs de votre service ICT (si ncessaire via
votre responsable KM).
Si vous ne vous sentez pas laise avec loutil, consultez le mode demploi FreeMind qui figure aux pages 79
82 (Annexe V).
Etape 1. Faire linventaire des tches du senior

Le senior identifie les tches dont il soccupe (en gnral, de 3 10). Il inscrit son nom au centre et dessine une
branche pour chaque tche.

La formulation dune tche est assez gnrale (grer, faire connatre).

Voici quelques questions qui peuvent aider le senior identifier ses tches:
De quoi est-ce que je moccupe?
Quelles sont mes tches principales?
Quest-ce que je gre?
Exemple:
Maurice (senior) est responsable dune bibliothque. Il identifie les 7 tches principales dont il
soccupe et commence dessiner une carte mentale, sa carte des tches.
Elargir son expertise
Grer les collections
Grer les prts

et les demandes
de documentation
Grer des projets
Maurice
Grer lquipe
Grer les affiliations

aux associations
professionnelles
Faire connatre
les services
de la bibliothque
11
Etape 2. Dcliner les tches en sous-tches

Le senior dcompose chaque tche en sous-tches. A partir de chaque tche, il cre des ramifications qui
correspondent aux sous-tches quil ralise pour effectuer la tche en question.

Le senior va prsent dtailler plus concrtement ses tches. Les verbes utiliss, sont plus concrets.

Voici quelques questions qui peuvent aider le senior dtailler ses tches:
De quoi sagit-il prcisment?
La tche se compose de quelles parties?
Comment sy prendre? Que faut-il faire pour mener bien cette tche?
Exemple:
Pour la tche Grer les collections, une des sous-tches que Maurice dfinit est Enrichir les
collections. Cette sous-tche est elle-mme compose de trois sous-tches.
Slectionner les achats et les demandes
dabonnements
Enrichir les collections
Grer les achats et les demandes

dabonnements
Encoder les nouvelles acquisitions dans le
catalogue lectronique de la bibliothque
Maurice
Etape 3. Identifier les tches et sous-tches critiques

Le senior identifie les tches et sous-tches qui mritent une attention particulire dans le trajet de transfert des
connaissances. Pour ces tches et sous-tches, une ou plusieurs actions de transfert des connaissances simposent.
Quest-ce quune tche critique?

Une tche est critique sil existe:

un risque de discontinuit
Le senior est seul (ou un des seuls) savoir ce quil faut faire, pourquoi et comment. Sil quitte lorganisation
du jour au lendemain, cette tche ne pourra plus tre effectue.

une menace pour un fonctionnement optimal
Le senior est seul (ou un des seuls) prendre cette tche en charge et rgler les difficults. Sil quitte
lorganisation du jour au lendemain, la tche pourra encore tre effectue, mais pas avec le mme niveau
de professionnalisme. Il y aura des problmes de dlai ou de qualit, voire mme des erreurs graves. Il sagit
dune tche que le junior mettra du temps apprendre sil ny a pas de transfert des connaissances.

Parfois, plusieurs personnes occupent la mme fonction et partagent de faon plus ou moins formelle leurs
connaissances, si bien que le dpart dun senior ne menace pas la continuit ou le fonctionnement optimal du service.
Toutefois, mme dans ces cas, une identification des points plus fragiles est opportune. En effet, mme si les
risques de dysfonctionnement sont limits, un transfert de connaissances pour quelques points spcifiques peut
constituer une relle plus-value pour le junior et/ou le service. Le junior aura besoin de moins de temps pour tre
laise et matrisera plus facilement certaines tches. Le service ne subira pas de perte defficience.
12
Comment reprer les tches critiques?

Voici quelques questions susceptibles daider le senior reprer les points critiques:
carte des tches
Si vous deviez quitter lorganisation du jour au lendemain,

certaines tches risquent-elles de ne plus pouvoir tre effectues?

pour certaines tches, un junior risque-t-il de faire des erreurs importantes?

existe-t-il un risque de plaintes des clients cause dune baisse de qualit du service?

pour certaines tches, des actions de transfert de connaissances peuvent-elles viter une perte defficience?
Par contre, la question quest-ce qui est important? risque dinduire le senior en erreur. Effectivement, pour un
senior, tout peut paratre important. Cela ne signifie pas pour autant que tout est critique.
Comment mettre en vidence les points critiques sur la carte?

Le senior met les points critiques en vidence au moyen dicnes ou de couleurs. Les points critiques apparaissent
immdiatement. Ce sont ces points qui seront traits dans le plan de transfert (voir Outil 2) ou, en cas dabsence
de junior, dans le kit de survie (voir Outil 3).

Le senior peut par exemple utiliser cette icne:
Parfois, cest lensemble des sous-tches dune tche qui est critique. Parfois, ce sont seulement certaines
sous-tches qui sont critiques.
Exemple:
Maurice estime que trois de ses tches sont critiques: Grer des projets, Grer les affiliations aux
associations professionnelles, et Grer les collections. Il les met en vidence laide dune icne.
Grer les prts

et les demandes
de documentation
Grer des projets
Maurice
Grer lquipe
Grer les affiliations

aux associations
professionnelles
Faire connatre
les services
de la bibliothque
13
Exemple:
Pour la tche Grer les collections, le caractre critique se situe surtout au niveau de la soustche Enrichir les collections:
Sur demande des lecteurs
Slectionner les achats
et les demandes dabonnement
A partir des catalogues
des diteurs
Enrichir
les collections
Grer les achats et les

demandes dabonnement
Commander
Assurer le suivi
Contrler les factures
Grer
les collections
Encoder les nouvelles

acquisitions dans le
catalogue lectronique
de la bibliothque
Ajouter
les mtadonnes
Corriger
les mtadonnes
Encoder les mtadonnes

(titre, auteur, anne, ...)
Indexer partir
de la classification
Ajouter des mots-cls

extraits du thsaurus
Nettoyer les collections
Tous les points critiques ont-ils t identifis?

Aprs avoir labor sa carte des tches et mis en vidence tous les points critiques, le senior sassure que tout est
cohrent et que rien na t oubli. Il peut utiliser sa description de fonction comme check-list.
Voici quelques questions qui peuvent aider le senior faire le point:
Parmi les tches non identifies comme critiques, existe-t-il des points qui posent quand mme problme
si le junior doit reprendre le travail du jour au lendemain?
Certaines tches ont-elles t oublies? Si oui, contiennent-elles des points critiques?
Exemple:
14
Vous trouverez lexemple complet de la carte des tches de Maurice, senior responsable de la
bibliothque, aux pages 38 et 39 (Annexe I).
Conseils
Se concerter
Llaboration de la carte des tches exige concertation entre le chef de service, le senior et le junior.
S
i le junior - qui assimilera les connaissances critiques du senior - est dj identifi, sa prsence constitue
une relle plus-value. Il peut notamment aider le senior identifier les points critiques qui mritent une
attention particulire pour le transfert.
Si le junior nest pas encore identifi, le senior peut laborer sa carte avec un collgue.
carte des tches
Dans certains cas, il y a lieu dimpliquer plusieurs juniors dans le transfert. Ceci ne devient parfois vident qu
lissue de llaboration de la carte des tches.
La concertation se droule idalement de la faon suivante:
Communication de
dmarrage
1.

Qui: chef de service, senior et junior

But: clarifier les attentes rciproques et dterminer les priorits
Quelles sont les attentes du chef de service par rapport au senior et au junior?
Quelles sont les attentes du senior et du junior par rapport au trajet de transfert des connaissances? Quelles
sont les attentes du senior et du junior lun par rapport lautre et par rapport au chef?
Quelles sont les tches dtailler dans la carte des tches?
Elaboration
2.
de la carte

Qui: senior et junior

But: laborer la carte des tches du senior
Dans la pratique, llaboration de la carte (explique aux pages 10 14) se fait en deux temps:

1re session de travail:

2me session de travail: poursuivre llaboration de la carte

Il sagit dun entretien denviron 30 minutes pour sassurer que lensemble de la
carte est cohrent et que rien na t oubli.
Communication de
feed-back
3.

faire un premier jet de la carte

Il sagit dun entretien denviron 2 heures pour parcourir les tapes dcrites prcdemment.

But: valider la carte et fixer les tapes suivantes
Tous les points critiques sont-ils bien repris dans la carte?

Le chef de service est-il daccord avec le caractre critique des points mis en vidence?
Quelles sont les tches qui mritent une attention particulire dans le plan de transfert?
15
Etre patient et cratif

Llaboration de la carte des tches exige plusieurs allers-retours. Il est souhaitable de faire un premier jet, de le
laisser reposer puis de le rexaminer pour le complter, le rorganiser et amliorer la formulation.
Le premier jet nest pas toujours facile: les ides viennent de faon dsordonne, il est difficile de trouver
immdiatement les bons mots, il est ncessaire de restructurer plusieurs fois. Cest normal. Une technique comme
le Mindmapping permet prcisment daider mieux structurer les ides.
Lordre des tapes propos est indicatif. Un point critique peut tre identifi avant mme davoir dtaill toutes les
branches.
Ne pas se perdre dans les dtails

La carte des tches doit tre suffisamment complte pour avoir une vue prcise des tches et sous-tches critiques
du senior. Par contre, il faut viter daller trop loin dans le dtail, par exemple en dcrivant trs minutieusement une
procdure. Cest une action qui pourra tre reprise dans le plan de transfert des connaissances (voir Outil 2).
Il est de toute faon souhaitable que le senior vrifie le caractre critique de la tche et de la sous-tche avant
daller trop loin dans les dtails (cf. questions pour dtecter le caractre critique ltape 3). Si la tche et les soustches ne semblent pas critiques, il est superflu daller plus loin dans lanalyse.
16
Outil 2. Le plan de transfert des

connaissances
Quest-ce quun plan de transfert?
Un plan de transfert des connaissances est un plan daction.
Il dfinit les actions prioritaires entreprendre pour transfrer de faon cohrente et structure un ou plusieurs
juniors certaines connaissances dun senior. Il sagit des points identifis comme critiques lors de ltablissement
de la carte des tches (voir Outil 1).
Par tche et sous-tches pour lesquelles des actions de transfert simposent (les points critiques de la carte des
tches), il y a un tableau qui indique:
les actions de transfert raliser, savoir ce que le senior et le junior doivent faire et de quelle faon pour
que le junior assimile les connaissances,
qui participe ces actions,
combien de temps prend chaque action,
quel moment se droule chaque action,
si laction a t excute.
plan de transfert
Ce tableau est un tableau vivant qui est mis jour et complt rgulirement.
Voici un extrait dun exemple de plan de transfert. Maurice est senior tandis que Liesbeth est junior. Vous trouverez
lexemple complet aux pages 35 44 (Annexe I).
Tche 2:
Sous-tche: Enrichir les collections: encoder les nouvelles acquisitions dans le catalogue lectronique de
la bibliothque (ajouter les mtadonnes)
Quoi?
Actions de transfert
Qui?
Dure?
Quand?
Participants
laction
Temps que prendra

le transfert
Moment o aura lieu

le transfert
Excut
Maurice fait une dmonstration du catalogue et explique Liesbeth:

- de quels modules il se compose,

- quoi il sert,

- comment il fonctionne.
Liesbeth prend note.
Maurice
Liesbeth
1 jour
10/11
Liesbeth suit une formation technique auprs du prestataire de

service.
Liesbeth
2 jours
16 et 17/11
Liesbeth exprimente le logiciel:

- elle fait des recherches,

- elle utilise laide en ligne,

- elle introduit des titres et en supprime titre dessai (au
moins 30 essais).

Liesbeth
3 jours
Entre 18/11
et 18/12
11-12/01
et 18/01
17
Pourquoi laborer un plan de transfert?

Le plan de transfert est un facteur cl de succs dun trajet de transfert des connaissances.

Il permet un transfert de connaissances structur, tape par tape, sans se perdre dans les dtails.
Il formalise les dcisions prises ensemble et constitue un document de rfrence pour le senior, le junior et
le chef de service.
Il contient un planning qui tient compte des agendas des uns et des autres.
Il met en vidence la charge de travail que reprsente le transfert des connaissances et montre le travail
ralis, ce qui est important car le partage des connaissances passe bien souvent inaperu.

Les actions de transfert des connaissances risquent de se drouler de faon dsordonne, sporadique et incomplte.
Elles risquent de passer inaperu ou, dans le pire des cas, de ne jamais avoir lieu.
18
Comment sy prendre?
Le plan de transfert est labor par le senior, idalement aid dun facilitateur. Si le junior est prsent, il est associ
au processus.
Le junior est directement concern par le plan de transfert. Cest lui qui devra assimiler les connaissances
du senior. Cest lui qui effectuera une grande partie des actions. Lassociation du junior llaboration
du plan de transfert permettra de tenir compte de ce que le junior matrise dj et de la faon dont il
souhaite apprendre.
Etape 1
Etape 2
Etape 3
Faire linventaire
des connaissances
transfrer
Dterminer les
actions de transfert
appropries
Planifier les actions

de transfert
plan de transfert
Llaboration du plan de transfert seffectue en trois tapes:
Vous pouvez vous servir dun template Word3 pour raliser le plan de transfert. Ce dernier peut tre tlcharg
partir de www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de lorganisation > Gestion des connaissances).
Le plan de transfert est valid par le chef de service. Il est important ensuite dassurer le suivi. Pour cela, vous
pouvez utiliser le tableau de suivi qui se trouve dans le mme template.
Le template est prsent aux pages 59 67 (Annexe III).
Si vous rencontrez des problmes avec le tlchargement du template, nhsitez pas prendre contact avec
votre service ICT (si ncessaire via votre responsable KM).
Si vous ne vous sentez pas laise avec les tableaux Word, consultez le mode demploi tableaux Word qui figure
aux pages 83 86 (Annexe VI).
Etape 1. Faire linventaire des connaissances transfrer

Le senior et le junior passent en revue la carte des tches du senior et reportent dans le template les tches et
sous-tches qui ont t marques comme points critiques.
Exemple:
Maurice (le senior) et ses juniors (Philippe et Liesbeth) reportent dans le template les tches
et sous-tches identifies comme critiques dans la carte des tches. Il sagit par exemple de la
tche Grer les collections comprenant notamment la sous-tche Enrichir les collections.
Tche 2:
Quoi?
Qui?
Dure?
Quand?
Participants
laction
Temps que prendra

le transfert
Moment o aura lieu

le transfert
Excut
Template: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
19
Etape 2. Dterminer les actions de transfert appropries

Cette tape est la plus difficile. Il nexiste pas de solution toute faite.
Le senior et le junior se mettent daccord sur le droulement du transfert des connaissances. Le nombre dactions
et le temps ncessaire seront fonction de la quantit et de la complexit des connaissances transmettre.
Ils se demandent tout dabord quelle est la meilleure faon dapprendre raliser cette tche.
Tout le monde napprend pas de la mme faon. Le senior peut tre plus conceptuel et le junior plus pratique
ou vice versa. Lors de la formulation des actions de transfert, il faudra en tenir compte. Le senior et le junior
doivent en parler.
Voici quelques questions que le senior et le junior peuvent se poser pour trouver la meilleure faon dapprendre:

Comment le senior a-t-il appris matriser cette tche?

Comment aurait-il voulu apprendre matriser cette tche?

E st-ce que le junior a des suggestions par rapport la faon dont il souhaiterait apprendre matriser
cette tche?

Est-ce que le junior se souvient de situations dapprentissage particulirement profitables? Quelle tait
lapproche suivie?
Le senior et le junior listent ensuite, dans un ordre logique, les actions entreprendre et ventuellement les diffrentes
tapes prvoir pour que le junior puisse assimiler les connaissances lies la tche ou la sous-tche critique.
Il existe quatre types dactions de transfert de connaissances que le senior et le junior peuvent entreprendre.
Types daction de transfert
Exemples dactions de transfert
Observation if
Le junior observe le senior qui excute une tche.
Explication
(orale4 ou crite)
Le senior explique au junior comment il faut raliser une tche.
Mise en situation
Le senior et le junior traitent un dossier.
Le senior et le junior crivent une note ou une procdure.

Le senior et le junior participent une runion, rencontrent un client.
Le junior ralise une tche (ou une partie de tche) excute jusque l
par le senior.
Analyse5
Le senior et le junior examinent de faon critique les mthodes de

travail du senior.
Le senior et le junior valuent la faon dont ils ont, ensemble, ralis
une tche.
Le senior et le junior analysent diffrentes stratgies possibles pour
rsoudre un problme.
Si le junior nest pas encore prsent, le senior peut dj entreprendre quelques actions qui faciliteront le futur
trajet dapprentissage du junior:

mettre en ordre sa documentation,

revoir les classements,

mettre jour son carnet dadresses,

laborer des fiches avec des leons apprises,

rdiger un kit de survie (voir Outil 3).
Le Guide mthodologique SENIORS-JUNIORS (Octobre 2006, pp. 69-84) donne plus dinformations sur des techniques spcifiques pour
le transfert oral de connaissances.
5
Le Guide mthodologique SENIORS-JUNIORS (Octobre 2006, pp. 62-63) prsente le dispositif de la rvision aprs action.
4
20
Exemple:
Maurice et ses juniors dterminent les actions effectuer pour que ces derniers puissent assimiler
les connaissances ncessaires.
Pour la tche Grer les collections- Enrichir les collections, Maurice et son junior Liesbeth
prvoient plusieurs actions comme Maurice fait une dmonstration du catalogue lectronique.
Tche 2:
Qui?
Dure?
Quand?
Participants
laction
Temps que prendra

le transfert
Moment o aura lieu

le transfert
Excut


- quoi il sert,

Maurice
Liesbeth
1 jour
10/11

service.
Liesbeth
2 jours
16 et 17/11



moins 30 essais).

Liesbeth
3 jours
Entre 18/11
et 18/12
11-12/01
et 18/01
plan de transfert
Quoi?
Etape 3. Planifier les actions de transfert

Le senior et le junior prcisent qui doit tre associ chaque action. Dans certains cas, il sagira uniquement du
junior. Dans dautres, il sera utile dassocier galement un ou plusieurs membres de lquipe ou encore de mettre
en place un groupe de travail transversal.
Le senior fait une estimation du temps que chaque action dapprentissage ou de transfert peut prendre. Il fait cette
estimation en nombre dheures ou de jours de travail. Il sagit de prciser le temps que prendra chaque action de
transfert en elle-mme et non le dlai entre le dbut et la fin de laction.
Le senior et le junior dterminent les moments o les actions de transfert auront lieu. Ils planifient ces moments
dans leurs agendas. Plus une tche ou une sous-tche est critique, plus tt laction de transfert sera organise.
Il est ncessaire de rserver des moments prcis dans les agendas. Un premier rflexe est de prvoir la priode
de transfert. Par exemple, on le fera au mois de fvrier. Mais si le moment exact nest pas fix, le transfert
risque de ne jamais avoir lieu.
Le planning est bien sr galement tabli en fonction des prsences et de la disponibilit de toutes les personnes
et de tous les services concerns par le transfert et la thmatique en question.
Si, par exemple, la planification budgtaire a t repre comme point critique dans la carte des tches et si
cette planification budgtaire ne se fait quune fois par an un moment prcis, il faudra tout faire pour planifier
un transfert des connaissances cette poque-l. Sinon, il faudra attendre lanne suivante ou effectuer un
transfert de connaissances certainement moins efficace.
21
Exemple:
Maurice et son junior Liesbeth compltent, pour chaque action de transfert, les colonnes Qui?,
Dure? et Quand?. Pour laction Maurice fait une dmonstration du catalogue lectronique
deux personnes sont impliques: Maurice et Liesbeth,
la dure estime est de 1 jour,
la date prvue est le 10/11.
Tche 2:
Quoi?
Qui?
Dure?
Quand?
Participants
laction
Temps que prendra

le transfert
Moment o aura lieu

le transfert
Excut


- quoi il sert,

Maurice
Liesbeth
1 jour
10/11

service.
Liesbeth
2 jours
16 et 17/11



moins 30 essais).

Liesbeth
3 jours
Entre 18/11
et 18/12
11-12/01
et 18/01
Toutes les actions de transfert ncessaires ont-elles t formules?

Aprs avoir labor le plan de transfert, le senior et le junior sassurent que tout est cohrent et que rien na t oubli.

Voici quelques questions qui peuvent aider le senior et le junior:

Lorsque toutes les actions de transfert reprises dans le plan de transfert auront t effectues, le junior sera-t-il
en mesure de prendre en charge les tches critiques du senior?
Des actions ont-elles t formules pour chaque tche critique du senior?
Est-ce quil y a des tches et sous-tches critiques pour lesquelles il faut formuler des actions supplmentaires?
Exemple:
22
Vous trouverez lexemple complet du plan de transfert de Maurice aux pages 40 43 (Annexe I).
Conseils
Se concerter
Llaboration du plan de transfert exige concertation entre le chef de service, le senior et le junior.

Si le junior est dj identifi, sa participation llaboration du plan de transfert a une relle plus-value. Le
plan de transfert constitue alors une uvre commune, ce qui accrot les chances de russite du transfert.
Si le junior nest pas encore identifi, le senior peut formuler des actions quil peut raliser seul (crire une
procdure, ractualiser un document, trier et ranger sa documentation). Le senior peut galement formuler
des actions quil peut raliser avec un intermdiaire (cest--dire une personne qui le senior peut transfrer
ses connaissances et qui pourra son tour les transfrer au junior une fois que ce dernier sera identifi).

But: expliciter les attentes rciproques
plan de transfert
Communication de
1.
dmarrage

our le senior, quel est le comportement attendu du junior? Pour le junior, quel est le comportement attendu du senior?
P
Pour le junior, un senior idal cest quoi? Pour le senior, un junior idal, cest quoi?
Quel serait, pour le junior, le trajet dapprentissage idal?
A quelles conditions pourra-t-on estimer que le transfert est une russite?
Cette communication peut se faire en mme temps que la communication de feed-back relative la carte des
tches (voir Outil 1).
Elaboration
de la carte
2.

Qui: senior et junior

But: laborer un plan de transfert
Dans la pratique, llaboration du plan de transfert (explique aux pages 19 22) se fait en deux temps:

1re session de travail: faire un premier jet du plan de transfert

Il sagit dun entretien de 2 3 heures pour parcourir les tapes dcrites prcdemment.

2me session de travail: poursuivre llaboration du plan de transfert

Il sagit dun entretien denviron 2 heures pour sassurer que lensemble du plan de
transfert est cohrent et que rien na t oubli.
Communication de
feed-back
3.


But: valider le plan de transfert et fixer bien clairement les priorits
Certaines actions de transfert ncessitent-elles dtre ajoutes ou enleves?

Certaines actions de transfert ncessitent-elles dtre davantage dveloppes?
Pourquoi certains choix ont-ils t faits?
Le planning propos convient-il?
Pour certaines actions, faut-il impliquer dautres personnes que le senior et le junior?
23
Procder tape par tape

Il est souhaitable de faire un premier jet, de le laisser reposer puis de le rexaminer pour amliorer la formulation,
complter et restructurer le plan.
Utiliser une formulation SMART

Spcifique: laction est dfinie de manire rigoureuse et prcise,

Mesurable: la ralisation de laction peut tre vrifie,
Acceptable: laction est accepte par les personnes concernes,
Raliste: laction nest pas une mission impossible,
dtermine dans le Temps: laction est planifie.
Garder le plan de transfert jour

ajouter des actions si, en cours de route, il savre quelles manquent,

adapter le timing si ncessaire,
indiquer dans le plan de transfert ltat davancement (voir ci-dessous: suivi par le senior et le junior).
Assurer le suivi de lexcution du plan de transfert

Llaboration du plan de transfert est une tape importante. Mais le transfert en lui-mme est bien sr plus
important encore. Faire un suivi rgulier des actions de transfert est donc indispensable.

Suivi par le senior et le junior
Il est important que le senior et le junior fassent rgulirement le point sur les actions de transfert dj
ralises et tiennent jour la dernire colonne du plan de transfert, la colonne Excut.

Ltat davancement peut galement tre mis en vidence laide de couleurs.

Tche 2:
Quoi?
Qui?
Dure?
Quand?
Participants
laction
Temps que prendra

le transfert
Moment o aura lieu

le transfert
Excut


- quoi il sert,

Maurice
Liesbeth
1 jour
10/11

service.
Liesbeth
2 jours
16 et 17/11



- e lle introduit des titres et en supprime titre dessai (au
moins 30 essais).

Liesbeth
3 jours
Entre 18/11
et 18/12
11-12/01
et 18/01
Suivi par le chef de service, le senior et le junior

Il est galement important que le chef de service, le senior et le junior communiquent sur
ltat davancement du transfert,
les problmes rencontrs et les solutions ventuellement proposes.
24
Cette communication permet au chef de service dassurer un suivi rgulier et dagir aux moments opportuns. Un
feed-back mensuel est gnralement suffisant.

Il peut tre utile que le responsable KM participe certains entretiens de feed-back, notamment au premier.
Un tableau de suivi est votre disposition. Il fait partie du template Word que vous pouvez tlcharger partir
du portail du personnel fdral www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de lorganisation > Gestion des
connaissances). Cet outil de suivi et de rapportage reprend, sous la forme dun tableau, les dates des rencontres,
les personnes prsentes, ltat des lieux et les dcisions prises.
Voici un extrait dun exemple de tableau de suivi que Nathalie, le chef de service, utilise. Vous trouverez lexemple
complet la page 44 (Annexe I).
Date de
rapportage
Personnes
prsentes
Etat des lieux
9/11
Nathalie
Maurice
Philippe et Liesbeth
Le plan de transfert est valid.

Maurice, Philippe et Liesbeth ont
bloqu les dates dans leur calendrier.
25/11
Nathalie
Maurice
Le transfert des connaissances se

droule comme prvu.
La formation technique que Liesbeth
a suivie le 16 et 17 novembre, tait
trs utile.
23/12
Nathalie
Maurice
Le transfert de connaissances
se poursuit correctement. Il y a
deux modifications par rapport au
planning initial:
- la rencontre avec larchiviste
na pas pu avoir lieu (archiviste
malade).
- Liesbeth est surcharge pour le
moment cause de labsence
dun de ses collgues. Elle na
pas encore pu exprimenter le
catalogue lectronique.
plan de transfert
Dcisions prises
Maurice prend contact pour fixer un

autre rendez-vous.
Nathalie demande Liesbeth de faire un
effort particulier pendant cette priode
difficile, qui devrait tre de courte
dure. elle lui demande dexprimenter
le catalogue pour le 18/01.

Les questions suivantes permettent de faire un tat des lieux:
Les actions planifies ont-elles t ralises?
Les objectifs poursuivis ont-ils t atteints?
Avez-vous rencontr des obstacles? Si oui, lesquels? Avez-vous t en mesure de les surmonter?
Quest-ce qui a t particulirement utile? Pourquoi?
Les dlais ont-ils t respects? Le planning doit-il tre revu?
Des actions doivent-elles tre ajoutes?
Le senior et le junior ont-ils des souhaits particuliers concernant le trajet de transfert?
La quatrime colonne du tableau reprend les dcisions prises par rapport aux problmes rencontrs lors du
trajet de transfert.
Le senior et le junior ont-ils besoin dun soutien? Si oui, de quelle nature?
25
26

Quest-ce quun kit de survie?
Un kit de survie est un document rdig par un collaborateur expriment (senior), qui rassemble des connaissances
essentielles pour son successeur.
Il sagit de connaissances relatives certaines tches du senior et aux ressources que le senior utilise pour raliser
ces tches: les documents de rfrence, les instruments de travail, le vocabulaire spcifique, les contacts, les
rseaux.
Vous trouverez un exemple de kit de survie aux pages 45 57 (Annexe II).
Pourquoi laborer un kit de survie?

Un collaborateur expriment quitte sa fonction. Une bonne part des connaissances quil a acquises tout au long
de ses annes dexprience - travers les diffrentes tches accomplies, les problmes rencontrs et surmonts se trouvent uniquement dans sa mmoire. Elles seront perdues si elles ne sont pas transmises.
Kit de survie
Il est donc important dorganiser la transmission de ses connaissances avant son dpart. Loutil kit de survie a t
conu avant tout pour assurer la sauvegarde des connaissances lorsque le senior quitte sa fonction avant que son
successeur ne soit en service. Il permet au senior de transmettre ses connaissances de manire structure, mme
dans cette situation dlicate6.
Le kit de survie peut galement tre utile lorsque le senior et le junior ont loccasion de se rencontrer avant le dpart,
car il fournit un plan et une check-list pour le transfert des connaissances (essentiellement oral dans ce cas).

Il risque de ny avoir aucune transmission de connaissances entre le senior et le junior.
Si le junior nest pas encore prsent, le senior peut galement entreprendre dautres actions qui faciliteront la future intgration du junior:
mettre en ordre sa documentation, revoir les classements, mettre jour son carnet dadresses, laborer des fiches avec des leons apprises...
Le plan de transfert (voir Outil 2) peut tre utilis pour la planification de ces actions.
6
27
Comment sy prendre?
Le kit de survie est rdig par le senior, idalement aid dun facilitateur.
Llaboration du kit de survie seffectue en deux tapes:
Etape 1
Etape 2
Identifier
les connaissances
transmettre de
faon prioritaire
Rdiger un kit
de survie
Etape 1. Identifier les connaissances transmettre de faon prioritaire

Il est impossible pour le senior de transmettre toutes ses connaissances. Le senior doit absolument faire un tri et
tablir des priorits avant de commencer mettre ses connaissances sur papier. Lexercice de la carte des tches
permet de le faire (voir Outil 1).
Mme si le senior na pas le temps de raliser une carte des tches, il doit sinterroger sur ses connaissances
critiques, si possible avec laide de son chef.
Il est galement important, avant de commencer rdiger, de parcourir les diffrentes rubriques du template
et du mode demploi du kit de survie (voir ci-dessous) pour voir quels sont les aspects les plus pertinents
documenter.
Etape 2. Rdiger un kit de survie

Le senior crit un kit de survie pour son successeur. Pour laider dans la rdaction, un mode demploi qui lui propose
une mthode et des conseils est sa disposition. Ce mode demploi figure aux pages 87 95 (Annexe VII).
Le senior peut galement se servir dun template7 Word complter en suivant le mode demploi et tlcharger
partir de www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de lorganisation > Gestion des connaissances). Comme
le kit de survie est destin tre lu par le successeur, le template est conu dans ce sens.
Si vous rencontrez des problmes avec le tlchargement des documents, nhsitez pas prendre contact avec
votre service ICT (si ncessaire via votre responsable KM).
Les annexes II et IV prsentent:

lexemple de kit de survie de Maurice, senior responsable de la bibliothque, aux pages 45 57 (Annexe II),

le template du kit de survie aux pages 69 77 (Annexe IV).
28
Template: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
Conseils
Se concerter
Le kit de survie a en premier lieu t conu pour le cas o un senior part avant que son successeur ne soit prsent
ou identifi. Mme en labsence du junior, le transfert des connaissances exige concertation. Un senior qui quitte
sa fonction a souvent un grand nombre de tches raliser ou de dossiers terminer. Il est important quil
dtermine les priorits avec son chef.
Communication de
dmarrage
1.

Qui: chef de service et senior

But: dterminer les priorits
Quelles sont les rubriques qui doivent absolument tre remplies dans le kit de survie?
Quelles sont les tches quun collgue pourrait ventuellement terminer la place du senior?
Cette communication peut se faire en mme temps que la communication de feed-back relative la carte des
tches (voir Outil 1).
Rdiger un kit
de survie
2.

Qui: senior
But: mettre sur papier les connaissances critiques
Kit de survie
Bien souvent, la premire tape de llaboration du kit de survie (lidentification des connaissances critiques via
la carte des tches) se rduit un entretien au cours duquel le chef de service et le senior se mettent daccord
sur ce quil est indispensable de transfrer.
Il est trs utile, aprs que le senior a fait un premier jet, de faire relire le kit de survie par un collgue. Ce dernier
peut par exemple attirer lattention du senior sur certains points qui mriteraient dtre davantage explicits ou
sur certains documents quil conviendrait dannexer.
Communication de
feed-back
3.

Qui: chef de service et senior

But: valider le kit de survie et expliquer certains passages oralement
Tous les points critiques ont-ils bien t repris dans le kit de survie?
Y a-t-il des passages dvelopper davantage?
Ds que le junior sera prsent, son chef lui transmettra le kit de survie et le parcourra avec lui. Ce sera le point de
dpart du trajet dapprentissage du junior.
Se mettre la place du successeur du senior

Pour rdiger un kit de survie, le senior doit se mettre la place de son successeur qui lira le document. Il doit donc
tre prcis dans lexplicitation de ses connaissances.
29
Grer le temps et les priorits

Il est prfrable de procder en plusieurs tapes et de prvoir suffisamment de temps. Aprs un premier jet, le
senior laissera le document reposer. Dautres lments utiles lui viendront peut-tre lesprit par la suite. Le kit de
survie pourra alors tre enrichi.
Si ce travail est ralis dans lurgence, il vaut mieux que le senior crive dabord ce qui lui parat essentiel, cest-dire les connaissances quil est le seul dtenir et que son chef ou ses collgues ne peuvent pas transmettre.
Si cela constitue une valeur ajoute, le senior peut annexer certains documents auxquels il fait rfrence dans le kit
de survie. Cependant, en principe, un simple renvoi ces documents devrait suffire (emplacement prcis, URL).
Utiliser le mode demploi

Chaque rubrique du kit de survie est structure en trois parties: Quoi?, Pourquoi?, Comment?. Mme si cette
structure guide dj le senior, le mode demploi va beaucoup plus loin. Dans chaque rubrique, des questions trs
prcises aident le senior expliciter des connaissances auxquelles il naurait pas pens. Il est ds lors conseill de
rdiger un kit de survie, le mode demploi la main. Celui-ci figure aux pages 87 95 (Annexe VII).
Etre souple dans lutilisation du mode demploi

Le mode demploi a t conu pour aider le senior rdiger son kit de survie. Cest donc une aide, pas un carcan.
Si besoin est, certaines rubriques peuvent tre adaptes ou supprimes. Dautres peuvent tre ajoutes. Lessentiel
est que le senior sapproprie loutil.
30
Carte des tches
Une carte mentale (mindmap) qui reprsente les tches et les soustches du senior et qui identifie les tches pour lesquelles un transfert
de connaissances simpose (les tches critiques)
Contacts
Les personnes et les services, en dehors de vos collgues directs, avec

qui vous tes en relation pour mener bien votre travail
Documents
de rfrence
Les documents qui donnent des points de repre, qui servent de base
pour lexcution de vos tches, par exemple

des documents incontournables (textes lgaux, accords cadres,
conventions)

des documents dcrivant des procdures et des mthodes

des exemples types (dossiers qui ont t traits de manire
optimale et qui peuvent servir de modle)

des prcdents (dossiers antrieurs qui influencent le traitement
des nouveaux dossiers)

des notes internes, textes dorientation

des informations sur le fond (cours, sites internet)
Instruments de travail
es outils ou moyens que vous utilisez pour exercer votre fonction, par
L
exemple

des logiciels ou applications informatiques (systmes denregistrement, bases de donnes)

des sites internet (traduction automatique)

des appareils spcialiss (scanners)

des documents pr-structurs (formulaires, templates)
Junior
Un collaborateur moins expriment
Kit de survie
Un document rdig par un collaborateur expriment, qui rassemble

des connaissances essentielles pour son successeur
Plan de transfert des

connaissances
Un plan daction qui reprend les actions entreprendre pour transfrer

de faon cohrente et structure des connaissances un ou plusieurs
juniors
Rseaux
Lensemble des groupes dont vous faites partie dans le cadre de votre
travail, par exemple

des groupes de projet

des commissions

des associations professionnelles

des rseaux dexperts
Senior
Un collaborateur expriment
Tches
Les actions que vous effectuez de faon rgulire ou occasionnelle dans

le cadre de votre travail
Template
Un document pr-structur
Vocabulaire spcifique
La terminologie, le jargon et les abrviations propres votre fonction,

que votre successeur risque fort de ne pas comprendre
Lexique
LEXIQUE
LEXIQUE
31
32
Annexes
Exemples
Annexe I. Carte des tches, plan de transfert des connaissances et tableau de suivi
Annexe II. Kit de survie
Templates
Annexe III. Carte des tches, plan de transfert des connaissances et tableau de suivi
Annexe IV. Kit de survie
Modes demploi
ANNEXES
Annexe V. FreeMind
Annexe VI. Tableaux Word
Annexe VII. Kit de survie
Annexes
33
34
Annexe I. Exemple carte des tches, plan de transfert

des connaissances et tableau de suivi
Carte des tChes

Plan de transfert des ConnaissanCes
tableau de suivi
exemple
Service: Bibliothque
Senior: Maurice Evrard
ANNEXES
Juniors: Philippe Marchal et Liesbeth Lievens
35
Carte des tches, plan de transfert des connaissances et tableau de suivi Exemple
Table des matires

Personnes de contact
Carte des tches
Tche 1:
Grer des projets
Sous-tche:
Grer le projet de gestion des archives de lorganisation
Tche 2:
Sous-tche:
Enrichir les collections: encoder les nouvelles acquisitions dans le

catalogue lectronique de la bibliothque (ajouter les mtadonnes)
Tche 3:
Grer les affiliations aux associations professionnelles
Sous-tche:
Assurer le suivi des affiliations: suivre les procdures pour les nouvelles
affiliations, les suppressions ou les renouvellements
Tableau de suivi
10
Cet exemple sinspire dun cas rel mais les noms sont fictifs pour des motifs de confidentialit. Il
en est de mme des noms duniversits, de socits commerciales ou de programmes
informatiques.
Nous remercions vivement le senior qui a consacr son temps la construction de cet exemple.
36
37
ANNEXES
Autre(s)
Junior(s)
Senior
Responsable KM
Chef de service
Philippe
Liesbeth
LIEVENS
Maurice
Simon
Nathalie
Prnom
MARCHAL
EVRARD
CORDIER
WILLEMS
Nom
xx xxx xx xx
xx xxx xx xx
Collaboratrice la bibliothque
xx xxx xx xx
xx xxx xx xx
xx xxx xx xx
Tlphone
Collaborateur la bibliothque
Responsable de la bibliothque
Correspondant Gestion des

connaissances au Service
dEncadrement P&O
Directrice Recherche et
Dveloppement
Fonction
liesbeth.lievens@xxx.belgium.be
philippe.marchal@xxx.belgium.be
maurice.evrard@xxx.belgium.be
simon.cordier@xxx.belgium.be
nathalie.willems@xxx.belgium.be
E-mail
Carte des tches
Participer aux runions

Assister des journes
dtude
Participer des rseaux

professionnels
Se former
Grer les projets de modernisation

de la bibliothque
Rdiger une fiche projet

Communiquer avec le
management, les chefs
dquipes et les quipes
Mettre en place
le projet
Grer le projet
de gestion des archives
de lorganisation
Mettre en place le
processus darchivage
dans les services (tri,
destruction, conservation
des archives)
Grer des projets

Informer les Archives gnrales
du Royaume du suivi du projet
Mau
Planifier (tches, congs,
permanence dans la bibliothque, ...)
Grer lquipe
Animer les cercles

de dveloppement
Sinformer des conditions

daffiliations auprs des
associations
Rceptionner les demandes
daffiliation, de suppression
ou de renouvellement
Assurer le suivi
des affiliations
Suivre les procdures

pour les nouvelles
affiliations, les suppressions
ou les renouvellements
Grer les affiliations aux

associations professionnelles
Faire le suivi
budgtaire
Mettre disposition un
template remplir par les
participants
Collecter et mettre
disposition les
informations reues
par les eCommunities
Receuillir et diffuser les leons

apprises des participants aux
journes dtude (capitalisation
des connaissances)
Faire le bilan (annuel)
38
Slectionner les achats

et les demandes dabonnement
Sur demande des lecteurs

A partir des catalogues
des diteurs
Enrichir
les collections
Grer les achats et les

demandes dabonnement
Commander
Assurer le suivi
Contrler les factures
Encoder les nouvelles

acquisitions dans le
catalogue lectronique
de la bibliothque
Grer
les collections
Ajouter
les mtadonnes
Corriger
les mtadonnes
Encoder les mtadonnes

(titre, auteur, anne, ...)
Indexer partir
de la classification
Ajouter des mots-cls

extraits du thsaurus
Reprer les ouvrages

obsoltes
Nettoyer les collections
Enlever les ouvrages obsoltes

du catalogue lectronique
de la bibliothque
Proposer en dons les ouvrages

retirs des collections
rice
Renseigner et conseiller
les clients sur place
Donner des informations

pratiques
Aider trouver la
documentation recherche
Rpondre aux demandes

distance (tlphone, mail)
Grer les prts et les

demandes de documentation
Inscrire les nouveaux lecteurs

Mettre jour le systme
de gestion de la bibliothque
Introduire les prts

Introduire les retours
Faire des recherches

documentaires
Faire connatre les services

de la bibliothque
Dans les diffrents

catalogues lectroniques
Via le prt interbibliothque
Elaborer et revoir
rgulirement la politique
de communication
Publier des news et articles

via linternet, Fedweb, Fedra
Concevoir et diffuser p.ex.

des affiches et des dpliants
Mener des actions
de communication
ANNEXES
Intervenir au rseau
Apprendre et dvelopper
Publier le bulletin
des acquisitions
Organiser des visites
de la bibliothque
39
40
Grer des projets
Maurice et Philippe parcourent la documentation disponible concernant:

- le projet en question (fiche de projet, plan de communication, tableau de tri, listes
dinventaires, PV des runions, ...),
- les normes en matire de record management,
- les techniques de classement et de conservation des documents.
Maurice explique limportance de chaque document. Maurice et Philippe se mettent daccord sur
les documents qui ncessitent une lecture approfondie (tudier, analyser, lire de faon critique,
mmoriser, etc.).
Philippe lit la documentation suivant les instructions donnes auparavant par Maurice:
- Il note ses questions et, pour les documents qui doivent tre lus de faon critique, formule
des suggestions damlioration.
Philippe
3 jours
0,5 jour
Temps que
prendra le
transfert
Participants
laction
Maurice
Philippe
Dure?
Qui?
Voir Bote outils SENIORS-JUNIORS p. 12.

Critique: sans transfert de connaissances, la tche risque de ne plus pouvoir tre effectue ou de ltre avec un niveau de qualit rduit, des retards ou des erreurs.
Quoi?
Sous-tche: Grer le projet de gestion des archives de lorganisation
Tche 1:
Via les actions de transfert suivantes, les connaissances sont transmises de sorte quelles ne soient plus critiques.
17-18-19/11
16/11
Moment o
aura lieu le
transfert
Quand?
Tches que Liesbeth LIEVENS doit apprendre matriser:

Enrichir les collections: encoder les nouvelles acquisitions dans le catalogue lectronique de la bibliothque (ajouter les
mtadonnes)
Assurer le suivi des affiliations: suivre les procdures pour les nouvelles affiliations, les suppressions ou les renouvellements
Tche que Philippe MARCHAL doit apprendre matriser:

Les tches et sous-tches ci-dessous sont celles pour lesquelles le senior, Maurice EVRARD, a des connaissances critiques1 .
Excut
41
ANNEXES
Maurice prsente Philippe au management et aux personnes impliques dans le projet au sein de
lorganisation.
Philippe suit une formation en gestion de projet lIFA.
Maurice introduit Philippe dans le Forum des archivistes fdraux:

- il lui explique dabord ce quest le Forum, sa raison dtre, la frquence des rencontres, le
mode de fonctionnement,
- il le prsente ensuite aux membres du Forum.
12
11
Philippe complte le mode demploi par rapport au tableau de tri avec les diffrentes techniques
de classement.
Philippe et Maurice rencontrent larchiviste pour poser plus de questions et pour valider le mode
demploi par rapport au tableau de tri.
10
Philippe va sur le terrain avec le tableau de tri et observe:

- les sries de documents en question,
- les locaux,
- les classements utiliss,
- les outils,
- les conditions de conservation.
Maurice organise une rencontre avec Philippe et larchiviste:
- larchiviste explique les objectifs du projet et dresse un tat des lieux,
- Philippe prsente les points damlioration discuts auparavant avec Maurice,
- les rles de Maurice, de larchiviste et de Philippe (court et moyen terme) sont explicits,
- Philippe fait un compte-rendu de la rencontre.
Philippe suit une formation en archivistique.
Normes en matire de record management et techniques de classement:

Philippe parcourt ses questions avec Maurice.
Fiche de projet et plan de communication:
Maurice explique Philippe quels sont les services et les personnes impliqus dans le projet
ainsi que les actions de communication dj ralises.
- Les points damlioration que Philippe propose, sont discuts.
3.3 Tableau de tri:
- Maurice montre un tableau de tri, explique son utilit, les diffrentes rubriques qui le
composent, le processus mettre en place pour le complter, etc.,
- il retrace lhistorique de lorganisation,
- il montre les diffrents types de documents et dinventaires.
Philippe crit un petit mode demploi par rapport lutilisation du tableau de tri.
3.1
3.2
-
Maurice et Philippe se runissent 3 fois pour discuter davantage des documents suivants:
1,5 jour
Maurice
Philippe
1 jour
0,5 jour
Philippe
Maurice
Archiviste
Maurice
Philippe
0,5 jour
Philippe
5 jours
1 jour
Philippe
4 jours
Philippe
0,5 jour
2 jours
Comit de pilotage
Philippe
Maurice
Archiviste
Maurice
Philippe
Philippe
0,5 jour
0,5 jour
Maurice
Philippe
Philippe
0,5 jour
Philippe
Maurice
Philippe
10/03
13/02
12/02
Fvrier-mars
11/02
A rechercher
23/12 >9/01
18-19/12
17/12
15-16/12
4/12
3/12
42
5.2 Liesbeth construit un tableau qui reprend les cas difficiles rencontrs et les solutions
apportes (tableau Excel). Maurice supervise le tableau.
5.3 Liesbeth vrifie si les solutions dcrites dans le tableau sont conformes aux
recommandations qui figurent dans la documentation du prestataire de service. Lorsque ce
nest pas le cas, elle consulte Maurice.
5.1 Maurice coache Liesbeth de faon quotidienne pour les cas nouveaux ou difficiles, jusqu ce
quelle devienne autonome.
4.2 Liesbeth lit la documentation sur la classification et la liste des mots-cls. Elle parcourt les
collections dans les rayons.
Liesbeth passe la pratique.
4.1 Maurice rassemble la documentation que Liesbeth doit assimiler.
exprimente le logiciel:
fait des recherches,
utilise laide en ligne,
introduit des titres et en supprime titre dessai (au moins 30 essais).
sinitie au fonds de la bibliothque et la classification utilise.
Liesbeth
- elle
- elle
- elle
Liesbeth
Maurice fait une dmonstration du catalogue lectronique et explique Liesbeth:

- quoi il sert,
Liesbeth suit une formation technique auprs du prestataire de service.
Quoi?
1 jour
2 jours
Liesbeth
Maurice
3 jours
2 jours
0,5 jour
3 jours
2 jours
Liesbeth
Maurice
Liesbeth
Maurice
Liesbeth
Maurice
Liesbeth
Liesbeth
1 jour
Temps que
prendra
le transfert
Participants
laction
Maurice
Liesbeth
Dure?
Qui?
17 et 26/02
Janvierfvrier
Dcembre
Janvierfvrier
15 et 30/11
14/11
Entre 18/11
et 18/12
11-12/01 et
18/01
16 et 17/11
10/11
Moment o
aura lieu le
transfert
Quand?
Sous-tche: Enrichir les collections: encoder les nouvelles acquisitions dans le catalogue lectronique de la
bibliothque (ajouter les mtadonnes)
Tche 2:
Excut
43
ANNEXES
Liesbeth prend connaissance des documents disponibles propos des affiliations:

- reprsentation graphique du processus,
- procdure suivre,
- liste des associations professionnelles,
- liste des membres.
Maurice explique Liesbeth qui est impliqu dans le processus, pourquoi et le rle jou par les
diffrents intervenants:
- demandeurs,
- chefs de service,
- service dencadrement P&O,
- Maurice lui-mme.
Liesbeth et Maurice parcourent dans les documents que Liesbeth a lus les passages quelle ne
trouve pas clairs ou mme illogiques.
Maurice cherche 5 dossiers difficiles quil a trait dans le pass et qui sont intressants
examiner de plus prt avec Liesbeth. Il lui prsente chaque cas et demande ce quelle ferait dans
cette situation (et pourquoi). Il raconte ensuite comment il a trait le dossier dans le pass (et
pourquoi). Ensemble, ils examinent pour chaque dossier la meilleure stratgie adopter.
Maurice sollicite lavis de Liesbeth propos des actions de communication dj menes et des
problmes rencontrs. Ensemble, ils revoient le plan de communication.
Maurice invite Liesbeth expliciter dans un document les prochaines tches quelle aura
effectuer court et moyen termes. Il parcourt ensuite avec elle linventaire des tches afin de
vrifier quelle na rien oubli.
Quoi?
Maurice
Liesbeth
0,5 jour
0,5 jour
1 jour
0,5 jour
1 jour
Temps que
prendra
le transfert
Participants
laction
Liesbeth
Dure?
Qui?
27/03
23/03
22/03
21/03
20/03
Moment o
aura lieu le
transfert
Quand?
Excut
Sous-tche: Assurer le suivi des affiliations: suivre les procdures pour les nouvelles affiliations, les suppressions
ou les renouvellements
Tche 3:
44
Nathalie
Maurice
Nathalie
Maurice
9/11
Nathalie
Maurice
30/01
Le coaching de Maurice auprs de Liesbeth se droule bien. Sept cas

ont t traits ensemble. Liesbeth est dj en mesure de traiter de
faon autonome un grand nombre de cas.
Entretemps Liesbeth a pu exprimenter le catalogue lectronique.
La rencontre avec larchiviste a eu lieu le 9/01. Tous les participants

ont pu dresser un tat des lieux. Philippe a trouv la rencontre avec
larchiviste trs utile et aimerait le rencontrer une deuxime fois pour
poser des questions supplmentaires.
Une question a t souleve: ne serait-il pas ncessaire de crer un
document reprenant les diffrentes techniques de classement?
La formation technique que Liesbeth a suivie le 16 et 17 novembre,

tait trs utile.
Le transfert de connaissances se poursuit correctement. Il y a deux
modifications par rapport au planning initial:
- la rencontre avec larchiviste na pas pu avoir lieu (archiviste
malade).
- Liesbeth est surcharge pour le moment cause de labsence dun
de ses collgues. Elle nas encore pu exprimenter le catalogue
lectronique.
Le transfert de connaissances se droule comme prvu.
Le plan de transfert est valid. Maurice, Philippe et Liesbeth ont

bloqu les dates dans leur calendrier.
Etat des lieux
Pour rappel: Nathalie est le chef de service, Maurice est le senior, Philippe et Liesbeth sont les juniors.
Nathalie
Maurice
23/12
25/11
Personnes
prsentes
Date de
rapportage
Tableau de suivi2
10
Philippe complte le mode demploi par

rapport au tableau de tri avec les
diffrentes techniques de classement.
Larchiviste, Maurice et Philippe se
rencontrent au mois de fvrier pour
valider ce document.
Maurice prend contact pour fixer un

autre rendez-vous.
Nathalie demande Liesbeth de faire un
effort particulier pendant cette priode
difficile, qui devrait tre de courte
dure. Elle lui demande dexprimenter
le catalogue pour le 18/01.
Nathalie est daccord sur le principe de
cette seconde rencontre.
Dcisions prises
Kit de survie
exemple
Document qui rassemble des connaissances
essentielles pour lexercice de votre fonction
annexes
ANNEXES
Rdig par votre prdcesseur:

Maurice Evrard
45
Kit de survie Exemple
Table des matires

Coordonnes et fonction de votre prdcesseur
4
Connaissances essentielles pour lexercice de votre fonction
5
1.
Tches
5
2.
Ressources
10
Documents de rfrence
10
11
12
Contacts
13
Rseaux
14
Cet exemple sinspire dun cas rel mais les noms sont fictifs pour des motifs de confidentialit. Il
en est de mme des noms duniversits, de socits commerciales ou de programmes
informatiques.
Nous remercions vivement le senior qui a consacr son temps la construction de cet exemple.
46

EVRARD Maurice
Titre de la fonction
Responsable de la bibliothque
Nombre dannes dexprience

dans cette fonction
7 ans
Direction Service
Bibliothque
Date de dpart prvue
01/04/20XX
Nom du chef fonctionnel
WILLEMS Nathalie
Nouvelles coordonnes
maurice.evrard@xxx.xxx
ANNEXES
Nom Prnom
47

Connaissances essentielles pour lexercice de votre

Connaissances
essentielles pour lexercice de votre
fonction
fonction
1.
1.
Tches
Tches
Tche 1:
Tche 1:
Quoi?

Grer les archives de lorganisation et tablir un processus continu
darchivage.
Grer les archives de lorganisation et tablir un processus continu
darchivage.
Les Archives gnrales du Royaume ont effectu des visites dinspection en
20XX.
Les Archives gnrales du Royaume ont effectu des visites dinspection en
20XX.
A
la suite de cette inspection, lorganisation doit:
Quoi?
Pourquoi?
Pourquoi?
Quand?
Quand?
Comment?
Comment?
-A lasesuite
mettre
en ordre
avec la lorganisation
lgislation relative
de cette
inspection,
doit: aux archives de lEtat (loi du
24 juin 1955 loi du 6 mai 2009) afin dviter des destructions
- se mettre en ordre avec la lgislation relative aux archives de lEtat (loi du
intempestives darchives,
24 juin 1955 loi du 6 mai 2009) afin dviter des destructions
- mettre en place un processus continu de gestion des archives (dessiner le
intempestives darchives,
processus darchivage et laborer des lignes directrices par rapport ce
- mettre en place un processus continu de gestion des archives (dessiner le
qui doit tre archiv et comment).
processus darchivage et laborer des lignes directrices par rapport ce
qui doit tre archiv et comment).
Le projet a commenc en 20XX. La fiche de projet doit tre finalise et
valide pour mars 20XX afin de dmarrer le projet dans les services ds
Le projet a commenc en 20XX. La fiche de projet doit tre finalise et
avril 20XX.
valide pour mars 20XX afin de dmarrer le projet dans les services ds
avril 20XX.
Le chef de projet labore une fiche de projet qui dcrit lapproche du projet
de gestion des archives de lorganisation. Cette fiche doit tre valide par le
Le chef de projet labore une fiche de projet qui dcrit lapproche du projet
management et les acteurs concerns (chefs de service, quipes, service
de gestion des archives de lorganisation. Cette fiche doit tre valide par le
logistique).
management et les acteurs concerns (chefs de service, quipes, service
logistique).
La fiche de projet et les documents affrents (planning, tableau de tri, listes
dinventaires, etc.) sont disponibles sur les eCommunities (espace SPF XXX >
La fiche de projet et les documents affrents (planning, tableau de tri, listes
projets internes > portfolio de projets > projet Archives).
dinventaires, etc.) sont disponibles sur les eCommunities (espace SPF XXX >
projets internes > portfolio de projets > projet Archives).
A laide des conseils et des lignes directrices gnrales des Archives
gnrales du Royaume, les lignes directrices internes seront labores et
A laide des conseils et des lignes directrices gnrales des Archives
intgres dans un tableau de tri.
gnrales du Royaume, les lignes directrices internes seront labores et
intgres dans un tableau de tri.
Ce tableau de tri dfinit les documents qui peuvent tre dtruits et ceux qui
doivent tre conservs. Il dfinit galement la dure, la manire et le lieu de
Ce tableau de tri dfinit les documents qui peuvent tre dtruits et ceux qui
conservation de ces documents.
doivent tre conservs. Il dfinit galement la dure, la manire et le lieu de
conservation de ces documents.
Toute lorganisation est implique dans la mise en uvre de la politique des
archives. Il est ds lors important dlaborer un plan de communication afin
Toute lorganisation est implique dans la mise en uvre de la politique des
que lensemble des collaborateurs et acteurs concerns soient sensibiliss.
archives. Il est ds lors important dlaborer un plan de communication afin
que lensemble des collaborateurs et acteurs concerns soient sensibiliss.
Contacts internes: collaboration utile et ncessaire avec le service logistique
et le service communication.
Contacts internes: collaboration utile et ncessaire avec le service logistique
Contacts externes: archiviste qui a men les visites dinspection (Archives
et le service communication.
gnrales du Royaume).
Contacts externes: archiviste qui a men les visites dinspection (Archives
gnrales du Royaume).
Conseils pour le successeur:
pourau
le maximum
successeur:
-Conseils
impliquer
le management et les chefs dquipe lavance,
lors de llaboration de la fiche de projet et au moment de la validation,
- impliquer au maximum le management et les chefs dquipe lavance,
- demander conseils aux Archives gnrales du Royaume.
lors de llaboration de la fiche de projet et au moment de la validation,
- demander conseils aux Archives gnrales du Royaume.
5
5
48
Afin de respecter le planning, la fiche de projet doit tre finalise et valide

pour mars 20XX.
1. Finaliser la fiche de projet: la fiche de projet est dj finalise 70%
et se trouve sur les eCommunities,
2. Fixer une date pour une runion fin mars afin de faire valider la fiche
de projet par le management, les chefs de service, les quipes et le
service logistique,
3. Faire valider la fiche de projet.
ANNEXES
Urgences?
49
Tche 2:
Ajouter les mtadonnes (MD)
Quoi?
Ajouter les mtadonnes dans les notices bibliographiques des documents.
Pourquoi?
La notice bibliographique dun document est la fiche didentit du

document. La notice est compose dlments (appels MD) qui permettent
la recherche de documents par les clients de la bibliothque, dans le
catalogue.
Grce aux MD, les clients peuvent faire une recherche par auteur, titre,
anne, diteur, mot-cl, etc.
Quand?
Les MD sont ajoutes quand les rfrences dun nouveau document (livre ou
priodique) doivent tre encodes dans le catalogue de la bibliothque.
Comment?
Cette tche ncessite de suivre une procdure stricte (voir rubrique

Documents de rfrence).
La procdure est disponible sur le site du prestataire de services,
www.libes.be, sous la rubrique manuels.
Les manuels sont mis la disposition des bibliothques clientes via
identification et mot de passe (voir rubrique Documents de rfrence).
Cette tche est effectue via le logiciel de gestion de la bibliothque: LIBES
(voir rubrique Instruments de travail).
Lexcution de cette tche ncessite des connaissances bibliothconomiques
et plus spcifiquement des connaissances en catalographie. Ces
connaissances peuvent tre acquises par une formation dispense par LIBES
SUPPORT & Co, le prestataire de services. Ce dernier fournit galement des
conseils en cas de problme.
Exprience
Les documents encoder prsentent de multiples spcificits. On rencontre
trs souvent (de faon quasi quotidienne) des difficults, mme aprs
plusieurs annes de pratique.
Exemples de difficults rencontres:
- pour les actes de congrs, comment cataloguer et encoder le titre,
lanne, le lieu, etc.?
- comment grer la question de ldition (exemple: 2e dition revue et
augmente)?
- comment savoir quoi encoder pour telle ou telle fonction (auteur
principal, diteur, collaborateur)?
- quelle notice choisir quand, pour un mme document, il en existe
plusieurs (la rgle dans le logiciel est davoir une notice pour un
document)?
En cas de difficults, sadresser/se rfrer:
- aux procdures crites (manuels),
- au fichier Excel partag par les collaborateurs de la bibliothque, dans
lequel sont rpertories les difficults rencontres et les rponses des
experts pour rsoudre ces difficults,
- au prestataire de services,
- aux collgues du Forum des bibliothcaires fdraux.
Urgences?
Non
50


Quoi?
Quoi?
Grer les affiliations aux associations professionnelles:

Grer les affiliations aux associations professionnelles:
- grer les nouvelles demandes daffiliation,
- grer les nouvelles demandes daffiliation,
- grer le renouvellement des affiliations,
- grer le renouvellement des affiliations,
- effectuer le suivi budgtaire,
- effectuer le suivi budgtaire,
- communiquer aux membres les informations utiles.
- communiquer aux membres les informations utiles.
Pourquoi?
Pourquoi?
Le SPF XXX est affili des associations/rseaux professionnels. Le but de

Le SPF XXX est affili des associations/rseaux professionnels. Le but de
ces associations est de runir des individus ou des groupes ayant des
ces associations est de runir des individus ou des groupes ayant des
intrts professionnels communs.
intrts professionnels communs.
Le SPF est membre soit en tant quentit, soit par lintermdiaire de
Le SPF est membre soit en tant quentit, soit par lintermdiaire de
membres du personnel.
membres du personnel.
Afin que le SPF XXX puisse continuer participer ces diffrents rseaux, il
Afin que le SPF XXX puisse continuer participer ces diffrents rseaux, il
faut grer les affiliations.
faut grer les affiliations.
Quand?
Quand?
La gestion des affiliations se fait de faon continue:

La gestion des affiliations se fait de faon continue:
daffiliations sont possibles tout au long de lanne.
daffiliations sont possibles tout au long de lanne.
Deux priodes sont particulires:
Deux priodes sont particulires:
- la fin danne (renouvellement, modification des
- la fin danne (renouvellement, modification des
- le dbut danne (suivi budgtaire).
- le dbut danne (suivi budgtaire).
Comment?
Comment?
les demandes
les demandes
membres),
membres),
Cette tche ncessite le respect dune procdure stricte (voir rubrique

Cette tche ncessite le respect dune procdure stricte (voir rubrique
Documents de rfrence) qui implique diffrentes personnes dans
Documents de rfrence) qui implique diffrentes personnes dans
lorganisation et en dehors de lorganisation.
lorganisation et en dehors de lorganisation.
Personnes impliques
Personnes impliques
- dans lorganisation: tout membre du personnel intress par une
- dans lorganisation: tout membre du personnel intress par une
association, les chefs dquipe, le service dencadrement P&O, le service
association, les chefs dquipe, le service dencadrement P&O, le service
dencadrement Budget et Contrle de la gestion, la bibliothque,
dencadrement Budget et Contrle de la gestion, la bibliothque,
- en dehors de lorganisation: les personnes de contact des associations ou
- en dehors de lorganisation: les personnes de contact des associations ou
rseaux professionnels (avec des rgles spcifiques daffiliation pour
rseaux professionnels (avec des rgles spcifiques daffiliation pour
chacun dentre eux).
chacun dentre eux).
La procdure suivre a t dcrite dans diffrents documents qui se
La procdure suivre a t dcrite dans diffrents documents qui se
trouvent dans les eCommunities (lien vers le document).
trouvent dans les eCommunities (lien vers le document).
Les diffrents documents disponibles sont:
Les diffrents documents disponibles sont:
- la liste des associations,
- la liste des associations,
- la liste des membres par association,
- la liste des membres par association,
- le template que les participants complteront pour consigner lessentiel de
- le template que les participants complteront pour consigner lessentiel de
ce quils ont appris lors des rencontres et journes dtude,
ce quils ont appris lors des rencontres et journes dtude,
- les listes des participants aux rencontres et journes dtude.
- les listes des participants aux rencontres et journes dtude.
Instruments de travail:
Instruments de travail:
- intranet,
- intranet,
- eCommunities,
- eCommunities,
- bote mail: membership@xxx.belgium.be
- bote mail: membership@xxx.belgium.be
Lexcution de cette tche ncessite
Lexcution de cette tche ncessite
1. Connaissance de la mission, des activits et de la structure de
1. Connaissance de la mission, des activits et de la structure de
lorganisation pour tre capable
lorganisation pour tre capable
- didentifier les sujets qui intressent les membres de lorganisation,
- didentifier les sujets qui intressent les membres de lorganisation,
- de dterminer les associations et rseaux pertinents.
- de dterminer les associations et rseaux pertinents.
2. Aptitude grer les tches et linformation
2. Aptitude grer les tches et linformation
(formations disponibles lIFA, classiques ou distance).
(formations disponibles lIFA, classiques ou distance).
3. Connaissances informatiques: recherche sur le Web, matrise des outils
3. Connaissances informatiques: recherche sur le Web, matrise des outils
bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), matrise des
bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), matrise des
eCommunities (formations disponibles lIFA, classiques ou distance).
eCommunities (formations disponibles lIFA, classiques ou distance).
8
8
ANNEXES
Tche 3:
Tche 3:
51
De laide peut tre apporte par le chef direct, le service Gestion des
connaissances (KM), le service dencadrement P&O.
Exprience
Exemples de difficults rencontres:
- double affiliation,
- pas de suivi des membres affilis,
- facturation disperse.
En cas de difficults, il ne faut pas hsiter consulter les documents de
rfrence et demander de laide aux personnes indiques ci-dessus. La
procdure crite, diffuse auprs de tous les membres du personnel, devrait
permettre de remdier ces erreurs et confusions.
Risques
- non respect persistant de la procdure,
- gestion disperse des affiliations entre les diffrents services de
lorganisation.
Dernier conseil
Renforcer la communication sur la procdure suivre (via lintranet, la
newsletter, des rencontres avec les chefs de service) et souligner le gain de
temps quand la procdure est applique.
Urgences?
Non
52
2.
Ressources
Document 1:
Quoi?
Manuels de catalographie
Dans les manuels de catalographie, se trouvent les normes de catalographie
cest--dire les instructions pour les notices bibliographiques et lajout de
mtadonnes (MD).
Dans ces manuels, on trouve les informations suivantes:
-
Comment crer une notice bibliographique?

Comment crer un autority record?
Comment crer un holding record?
Comment crer un item record?
Modle de base pour le catalogage des descriptions bibliographiques
Travailler avec des templates
Adresse bibliographique (tag 260)
Date(s) de publication (tag 008)
Edition (tag 250)
ISBN (tag 020)
Langues de publication (tag 008)
Noms (tag 700, 710)
Titres (tag 245, 246, 440)
Collation (tag 300)
Notes (tag 5XX)
Multivolumes
Pourquoi?
Les manuels de catalographie sont ncessaires, entre autres, pour raliser la

tche 2: Ajouter les mtadonnes.
O?
Les documents en franais sont disponibles sur le serveur commun de la

bibliothque.
Les manuels en nerlandais sont disponibles sur www.libes.be (pour pouvoir
accder aux documents, demander au prestataire de services un accs et un
mot de passe).
Document 2:
Demander de laide et des conseils:

- aux collgues de la bibliothque,
- au prestataire de services LIBES SUPPORT & Co,
- aux collgues du Forum des bibliothcaires fdraux.
Tableau de Tri (TT) des archives
Quoi?
Le tableau de tri donne les instructions ncessaires pour la gestion des

archives. Il comprend:
les grandes sries de documents produites par lorganisation,
pour chaque srie, sa dure dutilit administrative et sa destination
finale (destruction, tri, conservation).
Pourquoi?
Le tableau de tri est utile dans le cadre du traitement de la tche 1: Grer

le projet de gestion des archives de lorganisation.
O?
Comment?
Site internet des Archives gnrales du Royaume

http://arch.arch.be/content/view/680/254/lang,fr_BE/
eCommunities
espace SPF XXX > projets internes > portfolio de projets > projet Archives
Demander pour lutilisation et la mise en place du TT des conseils:

- aux Archives gnrales du Royaume,
- aux collgues du Forum des archivistes fdraux.
10
ANNEXES
Comment?
53
Instrument 1:
LIBES, logiciel de gestion de bibliothques
Quoi?
LIBES est un logiciel de gestion des diffrentes tches des bibliothcaires.
Pourquoi?
Le logiciel LIBES permet la gestion automatise des diffrentes tches des

bibliothcaires:
- la catalographie (cration, modification, suppression des notices
bibliographiques des documents),
- la circulation des documents (prt, rappels, traitements statistiques, etc.),
- lenregistrement des lecteurs (inscription, modification des profils,
suppression, etc.).
O?
Sur www.libes.be, on trouve

- des logiciels dinstallation de LIBES,
- des manuels explicatifs.
Attention: il faut demander un accs LIBES au prestataire de services
LIBES SUPPORT & Co.
Comment?
Une aide et des conseils peuvent tre donns par:

- les collgues de la bibliothque,
- le prestataire de services,
- les collgues du Forum des bibliothcaires fdraux.
Une formation, dispense par le prestataire de services LIBES SUPPORT &
Co, est ncessaire pour lutilisation de ce logiciel.
Instrument 2:
eCommunities
Quoi?
Les eCommunities sont des espaces de collaboration et de gestion

documentaire sur une plateforme lectronique commune pour lensemble de
la fonction publique fdrale.
Pourquoi?
Des groupes de fonctionnaires fdraux peuvent distance

- collaborer,
- communiquer,
- partager leurs connaissances.
Pour ce faire, la plateforme offre diverses fonctionnalits: gestion
documentaire, forums de discussions, gestion des tches, FAQ, nouvelles,
ainsi quun puissant moteur de recherche.
O?
Les eCommunities sont disponibles ladresse suivante:

https:\\ecommunities.belgium.be
Pour obtenir un accs une eCommunity: sadresser la personne de
contact responsable de la gestion des accs eCommunities au SPF XXX
(coordonnes sur www.fedweb.belgium.be > A propos de lorganisation >
Gestion des connaissances > eCommunities).
Comment?
Pour se former aux eCommunities, il existe un Quickstart, manuel d'autoapprentissage illustr disponible dans le menu Aide des eCommunities.
Le SPF P&O propose galement:
- une formation distance,
- un coaching individualis pour les coordinateurs eCommunities.
Pour plus dinformations, voir www.fedweb.belgium.be > A propos de
lorganisation > Gestion des connaissances > eCommunities.
11
54
Terminologie,
jargon,
abrviation
Quest-ce que cela

signifie?
Contexte?
Qui pourra donner

plus dinformations?
LIBES
Logiciel intgr de gestion

de bibliothques, compos
de plusieurs modules
(catalographie, circulation,
acquisition, etc.)
Tche 2: Ajouter les

mtadonnes
www.libes.be
Bart Van Kelen
Module de
catalographie
(fait partie de
LIBES)
Module qui permet

l'encodage et la recherche
de notices bibliographiques
de livres, en conformit
avec les normes en vigueur
Tche 2: Ajouter les

mtadonnes
www.libes.be
Bart Van Kelen
Notice
bibliographique
Fiche didentit du
document, compose de
mtadonnes
Tche 2: Ajouter les

mtadonnes
www.libes.be
Bart Van Kelen
Mtadonnes (MD)
Elments de la notice
bibliographique (p. ex.:
auteur, date, etc.) qui
permettent la recherche de
documents par les clients
de la bibliothque, dans le
catalogue
Tche 2: Ajouter les

mtadonnes
www.libes.be
Bart Van Kelen
Tableau de tri
Instructions et
recommandations pour la
gestion des archives, cest-dire les grandes sries de
documents produits par
lorganisation et inventoris
et pour lesquels sont fixes
une dure dutilit
administrative et une
destination finale (tri,
destruction, conservation)
Tche 1: Grer le
projet de gestion
des archives de
lorganisation
Archives gnrales du
Royaume, Pieter De
Clercq
ANNEXES
12
55
Contacts
A.
Personnes/services avec qui vous collaborez au sein de votre organisation
Contact 1:
Collgues de la bibliothque
Qui?
Philippe Marchal: philippe.marchal@xxx.belgium.be

Liesbeth Lievens: liesbeth.lievens@xxx.belgium.be
Pourquoi?
Recommandations, avis et conseils
Comment?
Collaboration quotidienne
Contact 2:
Service KM de lorganisation
Qui?
Simon Cordier: simon.cordier@xxx.belgium.be
Pourquoi?
changes dinformations et conseils
Comment?
Collaboration rgulire
B.
Personnes/services avec qui vous collaborez en dehors de votre organisation
Contact 1:
Qui?
Prestataire de services pour la maintenance de LIBES

Socit LIBES SUPPORT & Co
Ronald Rigaux: ronald.rigaux@xxx.xxx, xx xxx xx xx (commercial)
Bart Van Kelen: bart.vankelen@xxx.xxx, xx xxx xx xx (expert technique)
Pourquoi?
- Gestion des aspects contractuels et financiers

- Formations, recommandations, avis et conseils
Comment?
- Collaboration rgulire pour la mise jour des informations utiles

- Collaboration ponctuelle sur des points prcis (questions sur le catalogage
des DVD, par exemple)
Contact 2:
Qui?
Archives gnrales du Royaume

Archiviste charg de linspection de notre organisation
Pieter De Clercq: pieter.declercq@xxx.belgium.be, xx xxx xx xx
Pourquoi?
Comment?
Rencontres rgulires
C. Contacts personnels utiles

Contact 1:
Qui?
Pourquoi?
Archiviste du SPF XXX

Florence Chapuis: florence.chapuis@xxx.belgium.be, xx xxx xx xx
Florence Chapuis a une exprience de 10 ans comme archiviste au SPF XXX.
Comment?
- Contacts lors des rencontres du Forum des archivistes fdraux

- Contacts informels rguliers
13
56
Rseaux
Rseau 1:
Quoi?
Forum des archivistes fdraux

Le Forum des archivistes fdraux (FAF) est le rseau des gestionnaires
darchives au sein des institutions fdrales.
Pourquoi?
Le FAF se runit pour changer des connaissances et des bonnes pratiques

en matire de gestion des archives.
Le FAF centre ses activits sur:
- lapplication des exigences lgales relatives la publicit de
ladministration, la rutilisation des informations du secteur public et la
conservation des archives historiques,
- lorganisation du personnel charg des archives, de la gestion des
connaissances et de linformation,
- la gestion rationnelle de linfrastructure de conservation des archives.
Comment?
Le FAF se runit tous les trois mois dans les locaux des AGR.
Pour devenir membre, contacter Franois Tilmant, collaborateur aux Archives
gnrales du Royaume: franois.tilmant@xxx.be, xx xxx xx xx
Forum des bibliothcaires fdraux
Quoi?
Le Forum des bibliothcaires fdraux est le rseau des responsables des

bibliothques des SPF et des tablissements scientifiques.
Pourquoi?
Le Forum se runit rgulirement pour:

- changer des informations,
- entreprendre des actions communes: catalogue commun des
bibliothques fdrales (www.bib.belgium.be), enqutes, notes
stratgiques, journes dtude, etc.
Comment?
Le Forum se runit tous les trois mois dans les locaux du SPF XXX.
Le Forum dispose dun espace de collaboration dans les eCommunities:
Espace eCommunities
RH ET ORGANISATION - HR EN ORGANISATIE
KMnet
BIBnet
Federale bibliotheken Bibliothques fdrales
Pour devenir membre, contacter Stefaan Jennes, prsident du Forum des

bibliothcaires fdraux: stefaan.jennes@xxx.belgium.be, xx xxx xx xx
14
ANNEXES
Rseau 2:
57
58
Annexe III. Template carte des tches, plan de transfert

des connaissances et tableau de suivi
Carte des tChes

Plan de transfert des ConnaissanCes
tableau de suivi
Service: [Ajoutez le nom du service]

Senior:
[Ajoutez le nom du senior]
ANNEXES
Junior(s): [Ajoutez le nom du (des) junior(s)]
59
Carte des tches, plan de transfert des connaissances et tableau de suivi Template
Juin 2010
Table des matires

Carte des tches
Tableau de suivi
10
60
61
ANNEXES
Autre(s)
Junior(s)
Senior
Responsable KM
Chef de service
Nom
Prnom
Fonction
Tlphone
Juin 2010
E-mail
62
[Mettez ici un lien vers votre carte des tches ou insrez-la]
Carte des tches
Juin 2010
63
ANNEXES
Voir Bote outils SENIORS-JUNIORS p. 12.

Critique: sans transfert de connaissances, la tche risque de ne plus pouvoir tre effectue ou de ltre avec un niveau de qualit rduit, des retards ou des erreurs.
Tche(s) que [Ajoutez, le cas chant, le nom du deuxime junior] doit apprendre matriser:
-
Tche(s) que [Ajoutez le nom du premier junior] doit apprendre matriser:

-
Les tches et sous-tches ci-dessous sont celles pour lesquelles le senior, [Ajoutez le nom du senior], a des connaissances critiques1.
Juin 2010
64
Quoi?
Sous-tche:
Tche 1:
Dure?
Temps que
prendra
le transfert
Qui?
Participants
laction
Via les actions de transfert suivantes, les connaissances sont transmises de sorte quelles ne soient plus critiques.
Juin 2010
Moment o
aura lieu le
transfert
Quand?
Excut
65
ANNEXES
Quoi?
Sous-tche:
Tche 2:
Dure?
Temps que
prendra
le transfert
Qui?
Participants
laction
Juin 2010
Moment o
aura lieu le
transfert
Quand?
Excut
66
Quoi?
Sous-tche:
Tche 3:
Dure?
Temps que
prendra
le transfert
Qui?
Participants
laction
Juin 2010
Moment o
aura lieu le
transfert
Quand?
Excut
67
ANNEXES
Date de
rapportage
Personnes
prsentes
Tableau de suivi
[+ Ce qui s'est bien pass et pourquoi]

[- Ce qui ne s'est pas bien pass et pourquoi]
Etat des lieux
Juin 2010
Dcisions prises
10
68
Kit de survie
Document qui rassemble des connaissances

essentielles pour lexercice de votre fonction
ANNEXES
Rdig par votre prdcesseur:

[Ajoutez votre nom]
69
Kit de survie Template

Juin 2010
Note pour le senior qui remplit ce template:

Une fois que vous aurez complt ce template, il sera lu par votre successeur, la personne qui
reprend vos tches. Quand le template parle de prdcesseur, il sagit donc de vous!
Il existe un mode demploi pour complter ce template. Nous vous conseillons de lutiliser. Il
explique ce que vous pouvez mettre sous les rubriques et ce que veulent dire exactement certaines
notions.
Il existe galement un exemple dont vous pourrez vous inspirer.
Le mode demploi et lexemple sont repris dans la Bote outils SENIORS-JUNIORS que vous
pouvez tlcharger sur www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de lorganisation > Gestion
des connaissances).
Vous pouvez galement demander plus de renseignements auprs du responsable gestion des
connaissances de votre organisation.
70

Juin 2010

Nom - Prnom
Nombre dannes dexprience
dans cette fonction
Direction Service
Date de dpart prvue
ANNEXES
Nouvelles coordonnes
71

Juin 2010
Connaissances essentielles pour lexercice de votre

fonction
1.
Tches
Tche 1:
[Introduisez le nom de la tche]
Quoi?
Pourquoi?
Quand?
Comment?
Urgences?
Tche 2:
Quoi?
Pourquoi?
Quand?
Comment?
Urgences?
Tche 3:
Quoi?
Pourquoi?
Quand?
Comment?
Urgences?
72

Juin 2010
2.
Ressources
Document 1:
[Introduisez le nom du document]
Quoi?
Pourquoi?
O?
Comment?
Document 2:
Quoi?
Pourquoi?
O?
Comment?
Document 3:
Quoi?
Pourquoi?
O?
Comment?
ANNEXES
73

Juin 2010
Instrument 1:
[Introduisez le nom de l'instrument]
Quoi?
Pourquoi?
O?
Comment?
Instrument 2:
Quoi?
Pourquoi?
O?
Comment?
Instrument 3:
Quoi?
Pourquoi?
O?
Comment?
74

Juin 2010
La liste se trouve: [Introduisez l'emplacement exact de la liste]
Si la liste nexiste pas encore, lexique:
Quest-ce que cela

signifie?
Contexte?
Qui pourra donner

plus dinformations?
ANNEXES
Terminologie,
jargon,
abrviation
75

Juin 2010
Contacts
A.
Personnes/services avec qui vous collaborez au sein de votre organisation
Contact 1:
[Introduisez le nom du contact]
Qui?
Pourquoi?
Comment?
Contact 2:
Qui?
Pourquoi?
Comment?
B.
Personnes/services avec qui vous collaborez en dehors de votre organisation
Contact 1:
Qui?
Pourquoi?
Comment?
Contact 2:
Qui?
Pourquoi?
Comment?
C. Contacts personnels utiles

Contact 1:
Qui?
Pourquoi?
Comment?
76

Juin 2010
Rseaux
Rseau 1:
[Introduisez le nom du rseau]
Quoi?
Pourquoi?
Comment?
Rseau 2:
Quoi?
Pourquoi?
Comment?
Rseau 3:
Quoi?
Pourquoi?
Comment?
ANNEXES
10
77
78

FreeMind est un logiciel gratuit qui peut vous aider raliser une carte des tches. Il suffit de tlcharger le logiciel
sur internet et vous pourrez immdiatement commencer le travail.
Vous trouverez ci-dessous un aperu des principales fonctionnalits du logiciel.
Tlcharger FreeMind
1
Introduisez dans le navigateur internet lURL suivante: http://freemind.sourceforge.net
Cliquez sur Download dans la liste gauche de lcran.
Slectionnez dans la Table of contents nouveau loption Download.
Slectionnez la 2me option Windows Installer Max
Cliquez sur Excuter et suivez les instructions.
Crer une carte des tches (carte mentale)

Comment crer une nouvelle carte des tches?
1
Ouvrez le programme FreeMind.
Appuyez si ncessaire sur la combinaison de touches Ctrl+Virgule pour changer la langue du logiciel.
Slectionnez dans le menu Fichier loption Nouveau.
Raccourci:
Ctrl+N
Ou:
Utilisez le bouton
dans la barre doutils
en haut de lcran.
Encodez le nom du senior au centre de la carte en cliquant dans le texte Nouvelle carte mentale.
Dplacez le curseur avec la souris sur le nom du

senior ou sur la tche sous laquelle vous voulez
crer une nouvelle tche (la couleur du nud
change automatiquement).
Exemple:
Cliquez avec le bouton droit de la souris et

slectionnez loption
Raccourci:
Utilisez la touche
Insert pour crer
une nouvelle
tche.
Ou:
Utilisez le bouton
dans la barre doutils
en haut de lcran.
Tapez le nom de la nouvelle tche et

confirmez en appuyant sur la touche Enter.
ANNEXES
Comment ajouter des tches (nuds) dans la carte?
Exemple:
79
Comment modifier un texte?
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le texte que

vous voulez modifier et slectionnez loption
Raccourci:
F2
Modifiez le texte ou la mise en forme du texte et appuyez sur la touche Enter.
Augmenter la lisibilit
Comment scinder une longue description en plusieurs lignes?
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la longue

description et slectionnez loption
Raccourci:
Alt+Enter
lendroit o vous voulez scinder la description, tapez Enter et confirmez votre action par OK.
Comment mettre des tches critiques en vidence?

en insrant des symboles ou des icnes
1
Dplacez le curseur avec la souris vers la tche o vous voulez insrer une icne (la couleur change).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la tche et

slectionnez loption
Slectionnez licne voulue.
Raccourci:
Slectionnez les
icnes voulues sur
le ct gauche de
lcran.
en mettant des couleurs dans la carte

1
80
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la tche dont vous voulez modifier la couleur et
slectionnez loption
Slectionnez loption
pour modifier la couleur du texte.
Exemple:
Slectionnez loption
pour modifier la couleur de fond.
Exemple:
Slectionnez loption
pour modifier la couleur de la branche.
Exemple:
Slectionnez loption
Exemple:
si vous voulez encadrer le texte.
Comment copier la mise en forme?

1
Dplacez le curseur avec la souris vers le nud dont vous voulez copier la mise en forme (couleurs,
cadre, couleur de fond) (la couleur du nud change automatiquement).
Appuyez sur la combinaison de touches Alt+C pour copier

la mise en forme.
Dplacez le curseur avec la souris vers le nud o vous voulez appliquer la mise en forme copie (la
couleur du nud change automatiquement).
Appuyez sur la combinaison de touches Alt+V pour

coller la mise en forme.
Raccourci:
Raccourci:
Alt+C
Alt+V
Comment dplacer une tche?

1
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la tche que vous voulez dplacer (la couleur change)
et maintenez le bouton de la souris enfonc.
Faites glisser la tche avec la souris vers lendroit voulu
jusqu ce que la zone la plus proche de la destination
souhaite change de couleur.
Exemple:
2
3
Relchez le bouton gauche de la souris. La tche a t

dplace vers la nouvelle destination.
Exemple:
Vous pouvez procder de la mme faon pour

dplacer des tches

vers le haut ou vers le bas,
Exemple:
Exemple:
vers dautres niveaux.
Afficher la carte
Comment montrer plus ou moins de niveaux dans la carte?
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur une tche pour
la plier ou la dplier.
Raccourci:
Utilisez les boutons

dans la
barre doutils en
haut de lcran.
Comment agrandir ou rduire la carte lcran?

Raccourci:
ANNEXES
Choisissez le pourcentage souhait dans la barre doutils en

haut de lcran.
81
Convertir la carte en fichier pdf

Si vous voulez que votre carte puisse tre consulte par des personnes qui ne disposent pas du logiciel FreeMind,
vous pouvez la convertir en un fichier pdf. Lors de la conversion, la carte dorigine reste dans FreeMind et un
nouveau fichier pdf est cr.
1
Slectionnez dans le menu Fichier loption
Slectionnez ensuite loption
Attribuez un nom la version pdf de votre carte et cliquez sur Enregistrer.
Imprimer la carte
Mthode 1:
1
Slectionnez dans le menu Fichier loption
Slectionnez si ncessaire une autre imprimante, un format de papier diffrent (par exemple A3) ou
des marges diffrentes.
Procdez ensuite limpression via le menu Fichier
Mthode 2:
82
Exportez la carte vers un fichier pdf (voir ci-dessus).
Ouvrez le fichier pdf et slectionnez dans le menu Fichier loption Imprimer.
Dans la partie Gestion de la page, vous pouvez si ncessaire choisir lchelle de la carte de manire
ce quelle simprime par exemple sur toute la zone dimpression de la page.
Slectionnez toutes les options voulues pour limpression et cliquez sur OK.

Pour planifier et assurer le suivi du transfert des connaissances, vous disposez dun template Word. Ce document
pr-structur peut tre tlcharg sur www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de lorganisation > Gestion
des connaissances).
Le template comporte plusieurs tableaux. Nous vous expliquons ci-dessous les fonctionnalits de base (Word
2003) ncessaires pour travailler avec ces tableaux.
Un tableau par tche

Afin dutiliser un nouveau tableau vide pour chaque tche pour laquelle vous formulez des actions de transfert des
connaissances, vous pouvez copier le tableau vide du template et le coller ensuite une ou plusieurs fois dans le
mme template.
Comment copier et coller un tableau?
Slectionnez le tableau que vous voulez copier:

dplacez le curseur avec la souris sur le coin suprieur gauche du tableau
jusqu ce quapparaisse licne
cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris.
Copiez le tableau: appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+C.
Allez vous positionner lendroit o vous voulez insrer le tableau.
Collez le tableau: appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+V.
Une ligne par action

Pour chaque action du plan de transfert des connaissances, utilisez une nouvelle ligne dans le tableau.
Comment ajouter une ligne?
Avec la souris, placez-vous droite de la ligne en-dessous de laquelle vous
voulez insrer une nouvelle ligne.
Cliquez ct de la ligne avec le bouton gauche de la souris.
Appuyez sur la touche Enter
ANNEXES
83
Comment ajouter une ligne?
Slectionnez la ligne que vous voulez supprimer, copier ou dplacer:

placez la souris gauche de la ligne (le curseur devient une flche
blanche),
cliquez sur le bouton gauche de la souris.
Pour supprimer la ligne:

Pour copier la ligne:

Pour dplacer la ligne:

appuyez sur la touche Backspace

appuyez sur Ctrl+C
et ensuite sur Ctrl+V pour la coller l o vous souhaitez.
appuyez sur Ctrl+X
et ensuite sur Ctrl+V pour la coller l o vous souhaitez.
Attention! On supprime le contenu dune cellule avec la touche Delete.

Comment mettre une cellule ou une colonne en couleur?
Slectionnez la zone que vous voulez mettre en couleur.

Pour slectionner une cellule:

placez la souris sur la gauche dans la cellule. Le curseur devient une flche noire

cliquez sur le bouton gauche de la souris. La cellule est maintenant slectionne.
Pour slectionner une colonne:

placez la souris en haut de la colonne. Le curseur devient une flche noire

cliquez sur le bouton gauche de la souris. La colonne est maintenant slectionne.
Pour slectionner des cellules disjointes:

maintenez la touche Ctrl enfonce lors de la slection des cellules disjointes.
Choisissez dans le menu Format loption Bordure et trame.
Cliquez sur longlet Trame de fond. Cliquez ensuite sur la couleur souhaite et sur OK.
Via le mme menu, vous pouvez aussi changer le format des bordures du tableau.
Pour ce faire, cliquez sur longlet Bordures.
Comment copier le format dune cellule?
84
Avec la souris, placez-vous dans la cellule ou sur le mot dont vous souhaitez copier le format.
Cliquez sur licne
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le texte dont vous voulez changer le format.
Le format de ce texte est prsent identique au format du texte que vous avez copi.
en haut de votre cran. Votre curseur prend la forme dun pinceau.
Comment insrer des puces dans une cellule de tableau?

1
Placez-vous lendroit o vous voulez insrer la puce.

Dans le menu Format, choisissez loption Puces et numros. Slectionnez
le format souhait et cliquez sur OK.
Vous pouvez changer la taille du retrait et la taille de la distance entre la

puce et le texte.
Choisissez dabord dans le menu Affichage loption Rgle.
3
Placez-vous ensuite sur la rgle et faites bouger les retraits avec le bouton
gauche de la souris.
Dans un tableau, pour dplacer le curseur vers la tabulation suivante, vous nutilisez pas la touche Tab
(comme dans un texte normal) mais la combinaison des touches Ctrl +
Comment fusionner des cellules?
1
2
Slectionnez les cellules que vous voulez fusionner.
Exemple
Choisissez dans le menu Tableau loption

Les cellules que vous avez slectionnes sont prsent fusionnes.
Exemple
Comment fractionner des cellules?

1
Placez le curseur dans la cellule que vous voulez fractionner.
Choisissez dan le menu Tableau loption
Choisissez le nombre de colonnes et de lignes que vous voulez

introduire dans la cellule en cliquant sur les petites flches.
Cliquez sur OK.
Exemple
Exemple
ANNEXES
85
Comment modifier la largeur ou la hauteur dune colonne ou dune ligne?

1
Placez le curseur sur le bord de la colonne ou de la ligne que vous voulez dplacer. Le curseur change de
forme:
ou
Cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites glisser le bord de la cellule vers la gauche, vers la
droite, vers le haut ou vers le bas jusqu obtenir la largeur ou la hauteur souhaite. La largeur de la
colonne change automatiquement pour lensemble du tableau.
Si vous souhaitez modifier la largeur ou la hauteur dune cellule en particulier, slectionnez dabord la
cellule concerne.
Dans le menu Tableau, option Proprits du tableau, vous pouvez aussi paramtrer une largeur ou
une hauteur pour les cellules. Vous pouvez ainsi choisir la mme hauteur ou la mme largeur pour
plusieurs cellules.
Comment choisir lalignement dans une cellule?

1
Slectionnez les cellules dont vous voulez aligner le texte (=mettre le texte gauche, au centre ou
droite, en haut ou en bas).
Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez loption

Choisissez lalignement souhait parmi les 9 possibilits
86

LOutil 3 de cette Bote outils explique ce quest un kit de survie, pourquoi le rdiger et comment le faire. Nous
vous conseillons vivement de lire loutil 3 avant dentamer la rdaction du kit.
Le prsent mode demploi vous guidera lors de lcriture du kit de survie. Il reprend des conseils et des questions
trs prcises pour:
ANNEXES

complter vos coordonnes et votre fonction au sein de lorganisation

mettre sur papier les connaissances essentielles pour lexercice de votre fonction:
- les tches,
- les ressources que vous utilisez pour mener bien vos tches (documents de rfrence,
instruments de travail, vocabulaire spcifique, contacts, rseaux).
87
Vos coordonnes et votre fonction au sein de lorganisation

Nous vous proposons de commencer le kit de survie en vous prsentant. Joignez si possible lorganigramme actuel
dtaill de votre organisation.

Nom - Prnom
Nombre dannes dexprience dans cette fonction
Direction Service
Date de dpart prvue

Vos nouvelles coordonnes, si vous acceptez que votre successeur vous contacte aprs votre dpart.
Si cest le cas, pour quels aspects, dans quelle mesure et quel moment votre successeur pourra-t-il vous
contacter?
88
Connaissances essentielles pour lexercice de votre fonction

1. Tches8
Quelles sont vos tches et ventuelles sous-tches?
Nous vous conseillons dlaborer dabord votre carte des tches (voir Outil 1) qui vous permettra didentifier vos
tches critiques9. Noubliez pas les tches critiques que vous effectuez occasionnellement. Vous pouvez utiliser
votre description de fonction comme check-list.
Nous vous suggrons de parcourir ensuite pour chaque tche critique (et, ventuellement, les sous-tches qui
la composent) les questions ci-dessous. Nhsitez pas passer les questions qui vous semblent superflues ou
pas dapplication.
Quoi?
De quelle tche sagit-il? Dcrivez succinctement la tche.
Pourquoi?
Quel est le rsultat de la tche? Quelle est son utilit?
Quand?
A quels moments et quelle frquence ralisez-vous cette tche?
Comment?
Processus
De qui recevez-vous cette tche? Pour qui laccomplissez-vous? O vous
situez-vous dans la chane? Quels sont les personnes et les services impliqus
(client, collgue, fournisseur)? Nommez ces personnes/services. Vous les
dcrirez de faon plus prcise sous la rubrique 2. Ressources.
Comment sorganise la communication avec votre chef propos de cette
tche (le rapportage)?
10
11
Documents de rfrence et instruments de travail

Quels documents et instruments de travail utiliser?
Existe-t-il des descriptions crites de la manire dont la tche doit tre
excute (procdures, normes)?
Comment votre successeur verra-t-il quil fait bien son travail? Des
instruments de mesure sont-ils disponibles cet effet? Y a-t-il des
indicateurs? Lesquels?
Nommez ces documents et instruments. Vous les dcrirez de faon plus
prcise sous 2. Ressources.
ANNEXES
Comptences et connaissances ncessaires

Quels sont les connaissances et les savoir-faire acqurir en priorit pour
raliser cette tche (connaissance de telle lgislation, savoir rdiger)?
Quest-ce qui peut tre assimil ultrieurement?
Tches: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.

Critique: sans transfert de connaissances, la tche risque de ne plus pouvoir tre effectue ou de ltre avec un niveau de qualit rduit, des
retards ou des erreurs. La notion de caractre critique est amplement aborde la page 12.
10
Documents de rfrence: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
11
Instruments de travail: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
8
9
89
Aide
E
xiste-t-il une formation qui prpare cette tche? Laquelle?
Qui pourra aider votre successeur raliser cette tche? Qui pourra le
conseiller ou le coacher (chef, collgues directs)?
Votre exprience
Dcrivez une situation o vous avez particulirement bien ralis cette
tche.
Dcrivez une situation o la ralisation de la tche a t difficile ou
impossible. Expliquez comment votre successeur pourra faire face de
telles situations.
Racontez une exprience mmorable en rapport avec cette tche, une
histoire dont vous avez beaucoup appris et que vous noublierez jamais.
Indiquez pour chaque exprience les leons que vous avez tires.
Risques et derniers conseils
Selon vous, quest-ce qui pourrait mal se passer dans lexcution de cette
tche? Comment viter le problme?
Autres conseils pour votre successeur?
Urgences?
90
Est-ce quil y a des actions que votre successeur devra faire en urgence,
ds quil sera l? Quest-ce qui doit tre fait au juste?
Au bnfice de qui exactement?
Dans quel dlai le dossier doit-il tre trait?
O tes-vous arriv dans le traitement de ce dossier? Quelles sont les
tapes qui restent raliser?
O votre successeur trouvera-t-il les pices du dossier (PC, armoire, bac
courrier)? Veuillez indiquer lemplacement prcis ou lURL.
Y a-t-il un collgue au courant du dossier qui pourra aider votre successeur?
Pour quels aspects ce collgue pourra-t-il tre utile?
Ce dossier pose-t-il problme? Si oui, quels sont, daprs votre exprience,
les points dattention?
2. Ressources
Documents de rfrence12
Quels sont vos documents de rfrence?
Nous vous conseillons den dresser dabord la liste et de dcrire ensuite chaque document de rfrence laide des
questions ci-dessous.
Quoi?
De quel document sagit-il? Donnez le titre du document, son auteur, la date

de rdaction et une description succincte du contenu.
Pourquoi?
O?
O votre successeur trouvera-t-il ce document (armoire, PC, intranet, disque

rseau)? Veuillez prciser lemplacement du fichier ou lURL.
Comment?
Aide
Qui pourra donner plus dexplications votre successeur sur lintrt et la faon
dutiliser ce document?
Pour quelles tches utilisez-vous ce document?

Q
uel est le degr de contrainte li lutilisation du document (obligatoire,
facultatif)?
ANNEXES
Votre exprience
Dans quelles circonstances conseillez-vous votre successeur dutiliser
ce document?
De quelle manire conseillez-vous votre successeur dutiliser ce document
( la lettre ou au sens large, de A Z ou en partie seulement)?
Dans quel(s) cas conseilleriez-vous votre successeur de ne pas utiliser
ce document?
Documents de rfrence: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
12
91
Instruments de travail13
Quels instruments de travail utilisez-vous?
Nous vous conseillons den dresser dabord la liste et de dcrire ensuite chaque instrument de travail laide des
questions ci-dessous.
Quoi?
De quel instrument sagit-il? Prcisez le nom de linstrument et dcrivez-le de

faon succincte.
Pourquoi?
O?
O votre successeur trouvera-t-il linstrument (armoire, PC, intranet, disque

rseau)? Veuillez prciser lemplacement du fichier ou lURL.
Comment?
Aide
Q
ui pourra donner plus dexplications votre successeur sur lintrt et la faon
dutiliser cet instrument?
Pensez-vous quil soit ncessaire que votre successeur suive une formation
pour matriser cet outil?
A quoi sert cet instrument? En quoi vous est-il utile?

Quel est le degr de contrainte li lutilisation de cet instrument
(obligatoire, facultatif)?
Votre exprience
Dcrivez une situation o vous avez utilis cet outil bon escient et de
faon particulirement fructueuse (quand? comment?)
Y a-t-il des risques que votre successeur utilise cet instrument mauvais
escient ou de faon peu rentable? Si oui, quand? Comment?
13
92
Instruments de travail: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
Vocabulaire spcifique14
Quels sont les termes que vous utilisez et que votre successeur ne comprendra pas demble?
Peut-tre une liste de ces termes existe-t-elle dj. Si oui, o votre successeur pourra-t-il la trouver? Sinon, nous
vous proposons de crer un petit lexique. Noubliez pas dy inclure les termes ou abrviations que vous tes seul
utiliser et que votre successeur rencontrera dans vos notes et dossiers.
Vous pouvez prciser chaque terme laide des questions ci-dessous.
Quest-ce que cela signifie?
Quand?
Dans quel contexte utilise-t-on ce terme (en interne, en externe)?
Comment?
Qui pourra, si ncessaire, donner des informations complmentaires votre

successeur sur la signification et lemploi du terme?
ANNEXES
Quoi?
14
Vocabulaire spcifique: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
93
Contacts15
Qui sont vos contacts?
Nous vous proposons de dresser une liste de ces personnes/services. Noubliez pas ceux avec qui vous collaborez
de faon occasionnelle mais que votre successeur aura tout de mme intrt connatre.
Prcisez sil sagit de contacts internes ou externes votre organisation.
Certains contacts personnels peuvent galement tre utiles votre successeur. Ajoutez-les si vous le souhaitez, en
indiquant que votre successeur pourra les contacter de votre part.
Nous vous suggrons de dcrire chaque contact laide des questions ci-dessous. Passez outre les questions qui
vous semblent superflues.
Qui?
Quel service/quelle personne votre successeur a-t-il intrt connatre?

Sil sagit dun service, prcisez son nom et sa position dans lorganigramme,
ainsi que les coordonnes du responsable et de la personne de contact
habituelle.
Sil sagit dune personne, indiquez son nom, sa fonction et ses
coordonnes.
Pourquoi?
Dcrivez brivement les cas o vous faites appel cette personne/ce service.
Dcrivez brivement les cas o cette personne/ce service fait appel vous.
Comment?
V
otre collaboration avec cette personne/ce service est-elle occasionnelle ou
rgulire?
Comment nouer contact? Quels sont les lments auxquels cette
personne/ce service accorde beaucoup de valeur? (expertise, position
hirarchique, sens de linitiative, motivation, prcision)
15
94
Contacts: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
Rseaux16
Quels sont les rseaux dont vous faites partie?
Nous vous proposons de donner un aperu des groupes o votre successeur sera amen vous remplacer.
Vous pouvez dcrire chacun de ces groupes laide des questions ci-dessous.
Quoi?
Pourquoi?
Pourquoi a-t-il t cr? Quel est son rle?
Comment?
Comment le groupe sappelle-t-il?

Sagit-il dun groupe interne ou externe votre organisation?
Depuis quand existe-t-il?
Quelle est sa composition? Qui est le responsable (nom, fonction,
coordonnes)?
omment le groupe fonctionne-t-il?

C
Quelle est la frquence des runions?
Quel est votre rle dans ce groupe?
Est-ce que le groupe dispose dun espace lectronique pour le partage
de documents et la collaboration distance (site, blog, plateforme de
collaboration)? Comment y avoir accs?
O trouver les comptes rendus des runions et les autres documents de
ce groupe?
Y a-t-il des points particuliers utiles mentionner par rapport au
fonctionnement, la culture et aux valeurs du groupe?
Autre information?
ANNEXES
Rseaux: ce terme est repris dans le Lexique la page 31.
16
95
96
Remerciements
La Direction gnrale Communication interne et Gestion des connaissances du SPF Personnel et Organisation
remercie les membres de KMnet, le rseau des gestionnaires des connaissances fdraux, qui ont activement
collabor llaboration de cette Bote outils SENIORS-JUNIORS:

Lieselot De Brauwer, du SPF Economie,

Thierry Van Bever, du SPF Justice,
Belinda Gielen, Olivier Vanderkelen et Hilde De Turck, de lOffice national de lemploi (ONEM),
Patricia Bal, An Kesenne et Greet Coeckelbergh, de lInstitut de Formation de lAdministration fdrale (IFA).
Un merci tout particulier Christelle Caruel de lIFA qui sest porte volontaire pour laborer avec nous les
exemples de cette Bote outils.
Remerciements
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Notes

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Notes

100
Transmettre son savoir. Bote outils SENIORS-JUNIORS

La Bote outils complte le Guide mthodologique SENIORS-JUNIORS publi en 2006 par le SPF Personnel
et Organisation. Elle est destine faciliter, dans la pratique, le transfert des connaissances entre collaborateurs
expriments (seniors) et collaborateurs moins expriments (juniors), et sadresse principalement:

a
ux seniors qui souhaitent partager leurs connaissances avec un ou plusieurs juniors et, plus
particulirement, ceux qui occupent des fonctions-cls et prparent ventuellement moyen terme
leur dpart,
aux juniors qui souhaitent apprendre de leurs collgues seniors.
Cette publication propose trois outils pratiques susceptibles de faciliter le transfert des connaissances sur le terrain:

O
util 1. La carte des tches
La carte des tches aide le senior identifier les tches pour lesquelles un transfert des connaissances
est ncessaire.
O
util 2. Le plan de transfert des connaissances
Le plan de transfert des connaissances aide le senior et le junior construire un plan daction
efficace.
O
util 3. Le kit de survie
Le kit de survie aide le senior dont le successeur nest pas encore en service mettre par crit ses
connaissances essentielles.
La version lectronique de la Bote outils SENIORS-JUNIORS, de mme que les diffrents templates associs,
sont disponibles sur www.fedweb.belgium.be (rubrique A propos de lorganisation > Gestion des connaissances).
Contact
SPF Personnel et Organisation
Direction gnrale Communication interne et Gestion des connaissances (DG COMM-KM)
Rue de la Loi 51
BE-1040 Bruxelles
Tl.: +32 (0)2 790 58 00
KM@p-o.belgium.be
Editeur responsable: Jacky Leroy Rue de la Loi 51 1040 Bruxelles

Dpt lgal: D/2010/7737/07
Juin 2010

Boite À Outils Transfert de Connaissances

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nowledge

pour seniors et juniors

Transmettre son savoir

Bote outils SENIORS-JUNIORS

KM pour seniors et juniors

Transmettre son savoir

Bote outils SENIORS-JUNIORS

Table des matires

Outil 1. La carte des tches

Quest-ce quune carte des tches?

Outil 2. Le plan de transfert des connaissances

Quest-ce quun plan de transfert?

Outil 3. Le kit de survie

Quest-ce quun kit de survie?

KM: abrviation pour Knowledge Management, cest--dire gestion des connaissances.

Pour chacun des outils, vous trouverez des explications sur

Sauvegarder les connaissances critiques2

La notion de caractre critique sera amplement aborde la page 12.

Le choix des outils dpend en grande partie de la prsence ou non du junior:

Outil 1. La carte des tches

Prpare la salle de runion

Rdiger le mail dinvitation

Outil 1. La carte des tches

Pourquoi laborer une carte des tches?

Si cet outil nest pas utilis

Llaboration de la carte des tches seffectue en trois tapes:

Faire linventaire des

Dcliner les tches

Identifier les tches et

Outil 1. La carte des tches

Etape 1. Faire linventaire des tches du senior

La formulation dune tche est assez gnrale (grer, faire connatre).

Elargir son expertise

Grer les collections

Grer les prts

Grer des projets

Grer les affiliations

Outil 1. La carte des tches

Etape 2. Dcliner les tches en sous-tches

Enrichir les collections

Grer les collections

Grer les achats et les demandes

Etape 3. Identifier les tches et sous-tches critiques

Quest-ce quune tche critique?

Outil 1. La carte des tches

Comment reprer les tches critiques?

carte des tches

Si vous deviez quitter lorganisation du jour au lendemain,

Comment mettre en vidence les points critiques sur la carte?

Le senior peut par exemple utiliser cette icne:

Elargir son expertise

Grer les collections

Grer les prts

Grer des projets

Grer les affiliations

Outil 1. La carte des tches

Grer les achats et les

Encoder les nouvelles

Encoder les mtadonnes

Ajouter des mots-cls

Nettoyer les collections

Tous les points critiques ont-ils t identifis?

Outil 1. La carte des tches

KM: abrviation pour Knowledge Management, cest--dire gestion des connaissances.

1re session de travail:

2me session de travail: poursuivre llaboration de la carte