Cmo producir un documento con calidad?

Por Mariana Aragn C. de Viau 1

Cada vez que nos vemos frente a la necesidad de producir un documento o informe especfico, nos encontramos con la incertidumbre de que no conocemos las normas especficas que se utilizan para disearlo con
una buena relacin grfica aprovechando los espacios de la mejor manera posible. Este documento pretende ayudarle a usted a disear una hoja maestra que le permita trabajar con ms eficiencia y calidad
utilizando las herramientas del Software de Word. 2
Es importante que procure seguir las recomendaciones que le sugiero para que poco a poco vaya perdindole el miedo al computador as como a la posibilidad de realizar un trabajo con calidad. No es una Biblia
a seguir al pie de la letra!... Tampoco as es la vida!

1. El papel
Cuando hablamos de una hoja, debemos saber que sta posee dos pginas (anverso y reverso). Existe papel tamao carta (8.5 x 11 pulgadas 21.59 x 27.94
cms.) y oficio (8.5 x 13 pulgadas 21.59 x 32 cms.). Existen otros tamaos pero
los que existen en el mercado guatemalteco son esos dos.
Hay papeles de colores y reciclados, adems del comnmente usado, papel
bond. El calibre que ms se encuentra en las libreras es de 60, 80 y 120 gramos. El que mejor funciona para las impresoras es el de 80 gramos. Existen
papeles reciclados y son los que ms se recomienda usar pero es importante
cotizar en distintos lugares, especialmente en empresas distribuidoras o imprentas grandes ya que el que se vende en libreras tiene un costo muy alto.
Por otro lado, hay un sinfn de clases de papel que, si tomamos el tiempo para
investigar, podremos encontrarlo. Hay papel bond, copia, de china, lustre, lustraflex, construccin, cebolla, texcote, cromacote, arial cover, araa, cartoncillo, etc., pero no todos se pueden usar para imprimir
en una computadora domstica.

2. Cmo configurar una hoja en su computadora?

Los mrgenes y la forma de imprimir
Al haber abierto un archivo nuevo en Word, observar
que en la parte superior hay una serie de palabras.
Busque la que dice Archivo y haga clic izquierdo
sobre la palabra. Busque la opcin Configurar pgina... y espere a que muestre la ventaja de configuracin. All puede observar que en las pestaas superiores dice: Mrgenes, Papel, Diseo.
1. En los mrgenes usted elige qu espacios dejar
en blanco y, generalmente, se dejan espacios de
la siguiente manera:
Superior: 2 a 2.5 cms.
Inferior: 2 a 2.5 cms.

Derechos reservados 2006, respecto a esta edicin por la autora, Guatemala. Esta 1 ed. est cedida a los estudiantes de Trabajo Social de
la Universidad Rafael Landvar para su validacin.
Es importante aclarar que este documento no pretende ser un tratado de diseo grfico sino ms bien una orientacin para producir documentos sencillos pero con estilo, jerarquas y calidad que permitan descubrir el esquema de pensamiento que poseemos o queremos plasmar en un
informe tcnico. Existen manuales producidos por Microsoft para desarrollar destrezas ms especficas.

Cmo construir un documento con calidad?

Mariana Aragn de Viau

Izquierdo: 2.5 a 3 cms. porque es el que ir al lado izquierdo del papel si voy a encuadernar el material.
Derecho: 1.5 a 2 cms. Este es el margen exterior del papel que queda fuera del encuadernado.
Encuadernacin: .5 a 1.5 para dejar espacio que permita perforar o pegar el material.
Posicin del margen interno: Generalmente se deja en el lado izquierdo.

La orientacin es la que usted puede manejar para que el trabajo se imprima en posicin vertical u horizontal. Generalmente se usa la posicin vertical.
Las pginas son para determinar si slo imprimir en el anverso del papel o si lo har tambin en el reverso
(lado y lado) Si quiere hacer una impresin utilizando ambos lados de la hoja, le sugiero que abra la pestaa que dice Normal presionando en la flecha a la derecha. All ver que dice mrgenes simtricos y la
pgina pequea que visualiza se volver en dos pginas.
2. El la pestaa que dice papel se elige el tamao de
papel que deseamos usar. Si usted desea trabajar
en papel carta, deber elegir letter o carta donde
dice Tamao del papel. Si abre con el click izquierdo esa ventanita, encontrar toda la variedad de
tamaos que se pueden trabajar con el programa
Word. Las medidas (ancho y alto) se refieren al tamao en medidas matemticas. Se visualizan automticamente al cambiar un tamao de papel, exceptuando cuando queremos trabajar en papel oficio
porque las medidas que utiliza son las estandarizadas en los Estados Unidos de Norteamrica (8.5 x 14
pulgadas) y las medidas de corte en nuestro pas,
Guatemala, es de (8.5 x 13). Como usted ver, en la
ventana se trabaja con centmetros y podramos
cambiar las medidas a pulgadas pero eso es harina
de otro costal que tendramos que tratar en otro
apartado. Generalmente no tocamos esa ventana a menos que deseemos usar papel oficio de 13 pulgadas.
En la seccin Origen del papel tampoco tocamos nada porque esta accin es automtica. En la seccin Vista previa podemos elegir dejar que sea en todo el documento o que slo se presente a partir del lugar donde est situado nuestro cursor. Generalmente no tocamos eso. Finalmente, las opciones de impresin no
se deben cambiar, a menos que queramos hacer cambios que no estn automatizados. Si presionamos finalmente la ventana para predeterminar, la configuracin que hayamos elegida quedar grabada para que
as se abran todos los documentos nuevos que trabajemos.
3. Por ltimo, presionamos la tercera pestaa con el
click izquierdo del Mouse y encontraremos que
podemos decidir qu hacer con el Diseo para
iniciar cada nuevo captulo o tema en una pgina
nueva, par o impar. Tambin puede ser de manera continua o en columna nueva. Generalmente
dejamos la pgina nueva. En los Encabezados y
pies de pgina es donde definimos qu queremos
colocar. En la parte superior (encabezados) se
acostumbra escribir el ttulo del material o de la
seccin que se est desarrollando. Si elegimos
pares e impares diferentes, nos da la oportunidad
de escribir datos distintos como por ejemplo: en
las pginas pares el ttulo de la seccin, captulo,
unidad, etc., y, en las impares, el ttulo global
del trabajo. Por el contrario, si no deseamos que
aparezca en la primera pgina algn encabezado
presionamos el Mouse izquierdo en el cuadrito que dice Primera pgina diferente y deja automticamen-

te en blanco ese espacio. Donde dice Desde el borde, es para elegir el espacio mximo que le otorgaremos a esa seccin encabezados y pies de pgina-. Generalmente lo dejamos en el valor que se encuentra automticamente... 1.25 cms. All mismo podemos definir si deseamos numerar pginas pero es en
otra ventana que le explico ms adelante. En la seccin que dice Pgina estaremos eligiendo cmo queremos que se oriente la alineacin... si superior, centrada, justificada o abajo. Usamos normalmente la
superior. En Vista previa podemos aplicarla igual a todo el documento o a partir del lugar donde tengamos el documento. Esto sirve para que visualicemos cmo saldr impreso el documento y evaluemos si
as es como lo queremos se usa para ahorrar costos de impresin en tinta y papel-. All tambin encontramos que podemos decirle al programa cuntas lneas deseamos que hayan en la pgina (Nmeros de
lnea). Esta seccin no la tocamos as como la de Bordes a menos que deseemos hacer cambios y, para
ello, es mejor consultar la Ayuda en el men principal de la barra superior de la ventana (la de color azul
que tiene las siguientes palabras: Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Tabla, Ventana, ?). La ayuda es el signo de interrogacin y all podemos consultar por qu, para qu y cmo deseamos cambiar la cantidad de lneas por pgina y los bordes.
Cuando ya hayamos definido cmo deseamos que se maneje la informacin de manera que los espacios
(mrgenes generales y encabezados y pies de pgina) estn definidos, podremos proceder a definir estilos
de letra, ttulos, subttulos, etc.
Los estilos de letras y las jerarquas
El primer problema que observamos es que necesitamos definir los tipos de letras que usaremos para los
ttulos y el texto as como para el texto que resaltaremos. Veamos cules son las soluciones ms fciles
para trabajar:
1. Los ttulos pueden ser de primera, segunda, tercera jerarqua, etc. No se recomienda usar ms de tres
jerarquas. El ms importante es el de primera jerarqua y as sucesivamente se van utilizando para
mostrar a travs de los tamaos la importancia de los temas. Por ejemplo:
Ttulo de primera jerarqua..............

La Filosofa

Ttulo de segunda jerarqua..............

El Liberalismo

Ttulo de tercera jerarqua...............

Los personajes del liberalismo

Como podemos observar, existe diferencia de presentacin en los ttulos por el tamao entre ellos as como
por el estilo en negrillas, itlica y normal. Tambin se pueden subrayar y se les pueden agregar iconos o
agrandar en la primera letra, o cualquier otro elemento grfico que creamos que es necesario pero que se
relaciona con el contenido del ttulo.
2. Los textos se sugieren que sean claros, sencillos con oraciones cortas que muestren una buena relacin de
ideas. Al mismo tiempo se sugiere que tengan letra suficientemente clara que no compliquen la percepcin
visual de las letras. Podemos elegir por la forma en que tienen la letra a: a a. Tambin podemos ensanchar los espacios entre letras o comprimirlos (reducir espacios entre letras). Otra accin que podemos realizar es la de evitar dejar una lnea en blanco entre prrafos y programar nuestro texto con un espacio anterior desde la primera pgina. Con estas acciones estamos ahorrando espacio, papel, tinta y tiempo.
3. Resaltando textos. Cuando usted desee resaltar algn texto se
recomienda utilizar negrillas (shift + ctrl + n minscula), itlicas
(shift + ctrl + k minscula) o subrayado (shift + ctrl + s minscula)
individualmente. No se visualiza bien que se combinen las tres caractersticas. Tambin se pueden tabular hacia dentro del texto en
ambos lados. Esto se logra a travs de la herramienta de Formato... Prrafo... sangras. Al abrir estas ventanas, usted encontrar finalmente que los mrgenes pueden cambiarse en el prrafo
que quiera resaltar y tiene automatizados los mrgenes normalmente. Usted puede cambiarlos para reducir la longitud de ese prrafo insertando valores numricos positivos y en el recuadro de
ejemplo ver cmo se mueve el texto hasta dejarlo en el margen

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Mariana Aragn de Viau

que usted desea. Otra forma de resaltarlo es definiendo otro estilo de fuente o tipo de letra con la herramienta de Formato... Fuente.

3. Cmo automatizar los ttulos y el texto?

1. Busque en la esquina superior izquierda un cuadrado

2. Si no est activada esta ventana, por favor busque en el

men VER y d un click sobre esta palabra. Se abrir
un listado de acciones y busque ahora Barra de herramientas. Cuando la encuentre, d otro click sobre esas
palabras y ver que sale un listado de palabras. Busque
la que dice Formato y d un click all. Cuando aparezca la ventana, coloque el cursor (flechita) sobre el espacio azul que dice Formato y arrstrelo hacia arriba
para que le quede activado automticamente en la
pantalla debajo del Men Principal.
3. Cuando ya tenga en la pantalla esa herramienta de la
doble A, presione el Mouse sobre esas letras con el botn izquierdo. A la derecha
de la pantalla le aparecer la barra de estilos. Aqu se lo coloqu a la izquierda
porque es parte de la diagramacin del documento. Todo archivo que por primera
vez se abre tiene unos estilos definidos. Si a usted no le agradan, puede cambiarlos
seleccionando en la ventana de Estilos y Formato que se abri a la derecha de la
pantalla. Al situar el cursor sobre el estilo, se ve una pequea flecha a la derecha.
Si usted la presiona, puede eliminar, actualizar o modificar el estilo. Al seleccionar
modificar, le guiar paso a paso qu hacer y usted puede darle su estilo personal
tomando en cuenta el grupo objetivo al cual usted se est dirigiendo como su pblico lector o interlocutor.
4. Puede elegir cuantos estilos de letras tenga, espacios de prrafo, tabulaciones,
numeraciones, idioma, bordes, sombreados, etc., pero no olvide que el material no
se disea a capricho personal sino con base al perfil de su interlocutor. Por ejemplo, si es un material para personas que no poseen nivel universitario y su nivel de
lectura es bajo, se recomienda letra muy sencilla y espaciada interlinealmente como la Century Gothic. Tambin se recomienda utilizar la menor cantidad de ilustraciones posibles para no distraerlos. Por el contrario, si su grupo objetivo son
personas universitarias, el material puede llevar ms elementos porque estn acostumbrados a leer aproximadamente 1 a 3 horas por da.

4. Cmo insertar el nmero de pgina?

Todo documento debe llevar nmeros de pginas. Generalmente la primera pgina es la portada o portadilla
interior. Aclaremos algo: portada es la que va impresa en cartn o cartoncillo ms grueso en un libro. Portadilla, la primera pgina que usted identifica impresa al abrir un libro. En el caso de nuestros informes o
trabajos universitarios, portada o portadilla es la primera pgina que lleva impresos nuestros datos personales as como el ttulo del trabajo y la identificacin del curso, carrera que estudio y docente que la facilita.
Bueno... despus de este parntesis, pasemos ahora a ver cmo insertamos el nmero de pgina. Es muy fcil! Primero buscamos
con el mouse en el men principal Insertar. Buscamos donde diga
Nmeros de pgina y presionamos con el cursor all. Inmediatamente aparecer una ventanita como la de la ilustracin a la izquierda.
En vista previa observar cmo se imprimir el documento y en Posicin puede elegir dnde colocarla... si arriba o abajo. Generalmente
se sugiere que sea abajo. Para ubicarla a la izquierda, en el centro, interior, exterior o a la derecha, ob-

serve en Alineacin y elija la que mejor le parezca. Est automatizado!... pero... si quiere imprimir en
ambos lados de la hoja, le sugiero que mejor la site al centro si todava no tiene mucha experiencia. En
Formato se elige si desea numerales romanos, arbigos o literales minsculas o maysculas- pero, para un
trabajo universitario, se recomienda usar nmeros arbigos. Ahora entiende por qu tenamos qu
aprender eso de los nmeros cardinales, ordinales, arbigos, romanos, etc. cuando estbamos en la primaria? Por eso siempre he dicho que no es posible que alguien diga que no entiende lo que estudia porque
puede preguntar a otros el tema o indagar por s mismo!!! Creo que es bueno que le comparta ahora que
todo esto lo he aprendido imaginando la clase de Mecanografa que recib en 3 Bsico pero tambin los
otros aos que estudi Secretariado. Aprend mucho cmo hacerlo manualmente y, despus, frente a una
computadora, comenc a experimentar sola y as fui encontrando respuestas a lo que saba hacer manualmente... y todava no me creo experta en esto!

5. Cmo programar el espacio previo en un prrafo?

El fin primordial de programar espacio previo en un prrafo o ttulo es para ahorrar espacios virtuales en la
memoria de la computadora as como en el papel a la hora de imprimir. Saba usted que cada vez que
presiona una tecla en su computadora es 1 Byte de memoria? Esto lo aprend relacionndolo con el tiempo
que hasta los Santos lloran... si no cuidamos el espacio que usamos en la memoria del disco duro, con el
tiempo lloraremos porque no hemos usado eficientemente el mismo y la capacidad se ver limitada... y,
sin ser santos, lloraremos porque la plata no siempre la tenemos al alcance para cambiar discos duros o
ampliar la memoria del computador.
Veamos, pues, cmo programar esto. En la herramienta de
Formato seleccionamos nuevamente la opcin de Prrafo. All
veremos que dice Espaciado anterior y posterior-. Anterior se
elige para dejar espacio antes y posterior, despus de las lneas del texto o ttulo. Los valores automticos estn espaciados de 6 en 6 pero, hasta ahora no he encontrado si esta
medida es en milmetros, puntos, etc. Lo que interesa saber
es que mientras ms grande es el nmero, ms grande ser el
espacio previo que dejemos. Yo he usado generalmente el 6
como espacio anterior y se ve bien. En los ttulos uso 12 como
espacio anterior y 3 como posterior... me ha gustado cmo se
ve. Es como usted lo est viendo en estas pginas.
Si el documento que ya tenemos escrito queremos mejorarlo
en este sentido, slo tenemos que ubicarnos en la herramienta
de Estilo y formato. All podemos ir cambiando el material automticamente. Por otro lado, si estamos
por iniciar un documento nuevo, tenemos que definirlo con anterioridad.

6. Cmo saltar de una pgina a otra ahorrando espacio virtual?

Cuando terminamos de escribir una seccin y deseamos iniciar la siguiente
seccin con una pgina nueva, presionamos Enter tantas veces como sea posible hasta llegar a la siguiente pgina. Existe otra manera de hacer esto con
un solo click... Busque en el Men Principal la opcin de Insertar... Salto... y
se abrir una ventanita pequea como la de la derecha. Usted puede elegir
entre las opciones para realizar la accin que desee.
La ventaja de utilizar esta herramienta es que usted est aprovechando inteligentemente el espacio del disco duro de su computadora porque ahorra
espacio virtual que despus necesitar. Aqu no hay acciones como las que
usted realizaba con su mquina de escribir... como... retirar el papel con
fuerza sin usar la perilla del rodillo y, con facilidad, cambiar de hoja. Las
computadoras y sus procesadores, generalmente, estn automatizados pero usted puede cambiar las caractersticas si sabe usar las herramientas de manera alternativa. Lo que olvidamos con facilidad es que nosotros somos ms inteligentes que la mquina y le tenemos miedo a meter la pata... pero... mientras ms

Cmo construir un documento con calidad?

Mariana Aragn de Viau

miedo le tengamos, ms errores cometemos. Al final, cuando usted quiera anular la ltima accin lo nico
que necesitamos saber es que presionamos Ctrl + z minscula e inmediatamente la ltima accin queda
anulada.

7. Para trabajar en columnas...

Recuerda cuando alguna vez en la clase de Mecanografa le pidieron realizar tabulaciones de dos, tres,
cuatro o cinco columnas? Qu fcil era realizar esto porque podamos contar los espacios tiles y dejar
seis espacios entre columnas! En un procesador no es as.
. Si no
En la esquina superior izquierda de su pantalla encontrar un recuadro pequeo igual a este:
lo tiene a la vista, por favor busque en el Men Principal la palabra Ver... y luego, entre las opciones, busque Regla. Al presionar con el botn izquierdo del Mouse, aparecer inmediatamente una regla o escala
numrica horizontal y vertical en los bordes de la hoja. Busque all el cuadrito que le mostr y presinelo.
Ese es el tabulador y tiene varias alternativas:
Tabulador izquierdo .................

Es el ms comn y el que ms usamos.

Tabulador derecho ...................

Se usa para pivotear de derecha a izquierda y se usa poco.

Tabulador central ....................

Se usa para garantizar que el tabulador est al centro del texto.

Tabulador decimal ...................

Se usa para colocarlo con ms exactitud en reas decimales de la regla.

Barra de tabulaciones ...............

Al usarlo sale una lnea dentro del texto.

Cul es el correcto para utilizar ms eficientemente? El primero! No nos compliquemos... utilicemos el

ms sencillo que, al final, una tabulacin es una tabulacin siempre y cuando la informacin est distribuida de manera equilibrada horizontalmente dentro del texto. Veamos un ejemplo:
1. Tabularemos la siguiente informacin. Centremos primero el ttulo utilizando la barra de herramientas que se encuentra debajo del Men Principal.
Hay cuatro formas de alinear el texto: a la izquierda, al centro, a la derecha o justificado. Para centrar, utilizaremos la segunda casilla que est con bordes porque ya la eleg anteriormente. Site el cursor en la lnea del texto que desea centrar y presione la segunda casilla de la barra de herramientas que le insert en este prrafo. Inmediatamente se centrar. Pruebe con los otros cuadritos y ver cmo se alinea
el texto automticamente... o sea, pues... usted manda en su documento!
Sueldos devengados durante el ao 2003
2. Antes de comenzar a escribir el cuerpo de la tabulacin, alinearemos el texto a la izquierda eligiendo
en la barra de herramientas el primer cuadrito. Escriba los encabezados de las columnas y luego determine cmo los distribuir a lo largo del texto dejando espacios prudencialmente que marcar inicialmente con la techa del tabulador que est situada arriba de la que dice Caps Lock.
Meses Colegio ABC

Escuela Oficial Clases particulares

3. Para distribuir este texto, slo tiene que marcar en la regla arriba del texto con un click izquierdo del
Mouse y correr el tabulador hasta que usted est satisfecho (a) de la ubicacin de las palabras. El concepto de centrado horizontal se puede obviar aqu. La regla debera quedar como se la ilustro aqu.
Meses

Colegio ABC

Escuela Oficial

Clases particulares

4. Al finalizar la accin anterior, despus de escribir la palabra particulares, presione Enter y comience a
llenar la informacin pero recuerde utilizar tabulador entre cada una de las columnas.
Enero
Febrero
Marzo

Q1,800.00
Q1,800.00
Q1,800.00

Q2,400.00
Q2,400.00
Q2,400.00

Q3,500.00
Q1,000.00

Y as sucesivamente podra seguirse llenando la tabla.

5. Usted puede, finalmente, centrar los textos donde crea que convengan, como por ejemplo, la ltima
columna necesita que centre el texto de la columna con relacin al ttulo de la columna porque es evidente que le sobra ms espacio a la derecha. Lo mismo sucede con la tercera columna pero vamos a
ejercitarnos en una nada ms. Ubicndose en la regla horizontal donde estn los tabuladores marcados, en la primera lnea del texto no del ttulo de columna-, presione el botn izquierdo del Mouse sobre el tabulador de la ltima columna. Crralo lentamente para ubicarlo de manera que centre el texto con relacin al ttulo de columna. La tabulacin debera quedar como sigue:
Sueldos devengados durante el ao 2003
Meses

Colegio ABC

Enero
Febrero
Marzo

Q1.800,00
Q1.800,00
Q1.800,00

Escuela Oficial
Q2.400,00
Q2.400,00
Q2.400,00

Clases particulares 3
Q3.500,00
Q1.000,00

8. Tabulaciones con relleno

Para trabajar tabulaciones con relleno podemos utilizar puntos, guiones menores o lneas de subraye. El
que ms se utiliza es el de puntos. Veamos, por ejemplo, un ndice.

II. Anlisis Situacional ........................................................................................

Problemas Generales............................................................................................................
rbol de problemas...............................................................................................................
Anlisis del rbol de problemas ..........................................................................................
Anlisis del problema ...........................................................................................................
Problema.......................................................................................................................
Una aproximacin previa ..............................................................................................
El problema de base .....................................................................................................

13
13
13
15
17
17
17
19

Para construir este ndice se utilizaron dos tipos de tabuladores como se muestra en la regla que a continuacin le presento:
Tenemos un tabulador izquierdo colocado a un 1 cm. del margen izquierdo, otro a 14.23 cms. y uno derecho a 14.8 cms. Se colocaron para trabajar las jerarquas horizontales de los ttulos (el primero), para
trazar el conector o relleno de puntos suspensivos continuos que conectan al ttulo con el nmero de pgina y uno en blanco para alinear los nmeros de pgina.
Veamos cmo se hace esto. Busque en el Men Principal el Formato... Tabulaciones. All, al presionar la opcin Tabulaciones, se abrir una ventanita que le pide fijar las tabulaciones. Donde dice Posicin encontrar que
tenemos fijados los tabuladores que le dije en el prrafo anterior, exceptuando el primero que est a 1 cm. del margen izquierdo. Si observa detenidamente, en el recuadro superior debajo de la palabra Posicin- est el
tabulador de 14.23 cms. elegido y donde dice Relleno est marcada la opcin 2 la de puntos-. Al terminar de hacer esto, usted acepta la eleccin
que hizo y automticamente le aparecern los puntos cuando tabule despus de escribir el texto. Igual se hace con el segundo tabulador all
expresado. Slo que no habr relleno y, entonces, elige la opcin 1
Ninguno. A partir de aqu, usted podr seguir insertando sus tabulaciones
para el ndice de manera sencilla y automatizada.

Es bueno aclarar que, de acuerdo a la norma internacional, los decimales se separan con coma y los millares con punto.
7

Cmo construir un documento con calidad?

Mariana Aragn de Viau

9. En conclusin
En estas pocas pginas he intentado ensearle lo bsico para producir un material con calidad. Hay muchas otras herramientas en Word pero se volvera interminable este documento. En la siguiente seccin
abordar lo que se refiere a las Referencias Bibliogrficas, tema que es muy importante para todo estudiante universitario.

Cmo buscar fuentes bibliogrficas en la biblioteca?

Un bibliotecario llamado Melvil Dewey (1851-1931), en 1876, cre un sistema numrico decimal para organizar los libros de la biblioteca escolar en la que trabajaba, este sistema se llama "Sistema de Clasificacin
Decimal Dewey". Dewey dividi el conocimiento en diez grandes categoras: generalidades, filosofa, religin, ciencias sociales, filologa, ciencias naturales, tcnica y ciencias prcticas, arte y literatura e historia. Cada cifra puede subdividirse muchas veces para lograr identificar claramente cada materia. Esto se
hace para organizar los libros en las estanteras, de forma que todos los libros que traten sobre una materia especfica queden ubicados en el mismo lugar.

10.

Clases principales

El sistema se hace de diez categoras ascendentes:

0
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Computadoras, informacin y obras generales

Filosofa y psicologa
Religin
Ciencias sociales
Lingstica
Ciencia y matemticas
Tecnologa
Arte y recreacin
Literatura
Historia y geografa

Basado en la ordenacin del conocimiento a travs de dgitos, a un grupo principal se le asigna un dgito,
del 0 al 9, y a cada nivel que deba ser creado dentro del grupo se le aade un nuevo dgito. Un ejemplo de
tres niveles es el siguiente:
8 - Literatura
88 - Literaturas eslavas
882 - Literatura rusa.
Como puede observarse, cada nivel es una especialidad del anterior.
En 1892, Dewey permiti a los belgas Paul Otlet y Henri Lafontaine traducir su sistema y stos no se limitaron a una mera traduccin, sino que introdujeron modificaciones que derivaron en la Clasificacin Decimal
Universal (CDU).
Veamos ahora, cmo se distribuye en una biblioteca esta informacin.
000 - Generalidades
010 - Bibliografas y catlogos
020 - Biblioteca y ciencias de informacin
030 - Trabajos enciclopdicos generales
040 - Este nmero no tiene ningn uso.
050 - publicaciones seriales generales
060 - Organizaciones generales y museos
070 - Periodismo, publicidad y peridicos
080 - Colecciones generales
090 - Manuscritos y libros raros.

100 - Filosofa y Disciplinas Relacionadas

110 - Metafsica
120 - Conocimiento, causa, propsito, hombre
130 - Popular & parapsicologa, ocultismo
140 - Especficos puntos de vista filosficos.
150 - Psicologa
160 - Lgica
170 - tica (Filosofa moral)
180 - Antiguo, medieval, oriental
190 - Filosofa moderna del Oeste

200 - Religin
210 - Religin Natural
220 - Biblia
230 - Teologa doctrinal cristiana
240 - Moral cristiana y estudios
250 - Iglesia local y rdenes religiosos
260 - Teologa eclesistica y social
270 - Historia y geografa de la Iglesia
280 - Denominaciones cristianas y sectas
290 - Otras

600 - Tecnologa (Ciencias Aplicadas)

610 - Ciencias de Medicina
620 - Ingeniera y operaciones relacionadas
630 - Agricultura y ramas relacionadas
640 - Economa del Hogar
650 - Servicios de Gerencia
660 - Qumica y tecnologa relacionada
670 - Manufacturadores
680 - Manufacturadores miscelneos
690 - Edificios

300 - Ciencias Sociales

310 - Estadstica
320 - Ciencias polticas
330 - Economa
340 - Ley
350 - Administracin pblica y ciencias militares
360 - Problemas sociales y servicios; Asociaciones
370 - Educacin
380 - Comercio, Comunicaciones, Transporte
390 - Costumbres, etiqueta, cultura

700 - Arte
710 - Arte cvico y de paisaje
720 - Arquitectura
730 - Artes plsticos, escultura
740 - Dibujo, artes menores y decorativos
750 - Pinturas y cuadros
760 - Artes grficos, impresiones
770 - Fotografa y fotos
780 - Msica
790 - Actuacin y recreacin

400 - Lenguajes
410 - Lingstica
420 - Lenguajes ingleses y anglosajones
430 - Lenguajes alemanes
440 - Francs, Cataln
450 - Italiano, Rumano, Romntico
460 - Espaol y portugus
470 - Lenguajes italianos, Latn
480 - Helnicos, Griego clsico
490 - Otros Lenguajes

800 - Literatura
810 - Literatura Americana en ingls
820 - Literatura inglesa y anglosajona
830 - Literatura de los lenguajes alemanes
840 - Francs, Cataln
850 - Italiano, Rumano, Romntico
860 - Literatura espaola y portugus
870 - Literatura italiana, latn
880 - Literatura de los lenguajes helnicos
890 - Literatura de otros lenguajes

500 - Ciencias Puras

510 - Matemtica
520 - Astronoma & ciencias relacionadas
530 - Fsica
540 - Qumica y ciencias relacionadas
550 - Ciencias de la tierra y otros planetas
560 - Paleontologa
570 - Ciencias de la vida
580 - Ciencias botnicas
590 - Ciencias de Zoologa

900 - Historia y Geografa General

910 - Geografa general, viaje
920 - Biografa, genealoga, insignia
930 - Historia general del viejo mundo
940 - Historia general de Europa
950 - Historia general de Asia
960 - Historia general de frica
970 - Historia general de Norte Amrica
980 - Historia general de Sud Amrica
990 - Historia general de otras reas

Usted puede encontrar ms informacin en las siguientes direcciones de Internet:

http://es.wikipedia.org/wiki/Clasificaci%C3%B3n_Decimal_de_Dewey
http://dallasbiblioteca.org/Main/dewey.asp
http://espanol.denverlibrary.org/servicios/dewey.html#Historia
En las bibliotecas hay ficheros de consulta por autor, por ttulo de la obra, por asunto o temtica. Usted
puede visitar cualquiera y revisar si utilizan este sistema que le present. Intente realizar el ejercicio de
corroborar si lo que le estoy presentando aqu es real y verdadero para que se convenza de que la sistematizacin de la informacin es necesaria.
Otra experiencia interesante sera que navegue en Internet y busque informacin aplicando la estructura
que Dewey nos hered. Ver que es mucho ms sencillo encontrar informacin pertinente y, naturalmente
encontrar con ms exactitud lo que desea buscar.

Cmo construir un documento con calidad?

Mariana Aragn de Viau

Cmo citar referencias bibliogrficas?

Antes que todo, existen distintas formas para citar los documentos o autores que consultamos cuando redactamos un trabajo. Hay universidades que ensean a citar dentro del texto, otras que exigen que sean
al pie de pgina o al final del documento.
1. Para citar dentro del texto, slo se hace referencia al autor y, entre parntesis, se coloca el ao de
edicin de la fuente de donde obtuvimos la informacin. Por ejemplo, Viau (2004) dice que para aprender
a producir un documento impreso con calidad tenemos que desarrollar la orientacin espacial.
2. Por otro lado, si la referencia que estamos haciendo es textual, se escribe: Viau (2004:13) dice: para
aprender a producir un documento impreso con calidad tenemos que desarrollar la orientacin espacial. Se puede poner tambin as: Viau (2004:13) dice: para aprender a producir un documento impreso con calidad tenemos que desarrollar la orientacin espacial. Lo que hicimos aqu fue citar el ao de edicin y el nmero
de pgina de donde se obtuvo la cita textual la cual est resaltada en letra itlica. Es recomendable
no citar prrafos enteros porque, entonces, no estaramos produciendo un documento propio sino plagiando ideas de otros autores... y esto es penado por la ley de Derechos de Autor.

11.

Cmo citar al pie de pgina?

Antes de que usted piense que esto est colocado aqu para que en
todo un documento est citando al pie de pgina todas las referencias
que consult est equivocado (a)! Esa tarea la realizan personas
que todava no han aceptado que puede hacerse de otra manera. Las
citas al pie de pgina se usan ms para hacer notas aclaratorias con
relacin a algn contenido dentro del texto y que ampla informacin.
No es para decir lo que ya se dijo ni tampoco es para enlistar a los
autores consultados! Como todava no se ha logrado convencer a
todos de que las referencias bibliogrficas van al final del documento,
todava se avala el usarlas pero depende de la poltica de la institucin para
quien usted escriba. En el caso de las universidades, se est promoviendo
abiertamente ese cambio usar las notas al pie de pgina ms para incluir
notas aclaratorias que referencias bibliogrficas.

Para realizar esta accin, se utiliza una herramienta muy sencilla. En el Men
Principal buscamos Insertar... Referencia... Nota al pie. Aqu le muestro cmo
se veran esas ventanas al seleccionarlas con el Mouse. Al elegir Nota al pie, se
abrir una ventanita que dice: Notas al pie y notas al final. Aqu puede
automatizar si las desea al pie de pgina o al final del documento. En
Guatemala no se utiliza por debajo de la seleccin (que es debajo del texto
que estamos escribiendo). Al menos, en los aos que tengo de experiencia
editorial, nunca ha visto que se utilice. Entonces, usted elige si al pie de
pgina o al final desde la seccin que dice Ubicacin. Para darle un Formato a
esta herramienta, usted decide el formato de nmero, si quiere darle una
marca personal, desde qu nmero desea comenzar a numerar y si desea que la numeracin sea continua. En la
seccin que dice aplicar cambios, no se realiza ninguna accin. Se deja como est.
Esta numeracin ser automtica a lo largo de todo el archivo si su trabajo estar integrado en un solo
archivo digital. Se recomienda trabajar cada seccin, captulo o apartado individualmente para que el
documento no se vuelva demasiado grande en memoria y paginacin pero tambin para cuidar que si el
archivo se contagia con algn virus no pierda toda la informacin que tiene ya grabada. Entonces, si decide trabajar archivos separados por captulos, unidades, secciones o apartados, le sugiero que recuerde que
en cada archivo la numeracin de notas al pie sea actualizada otorgndole el valor correlativo que necesita
para que todas las notas al pie se vean integradas a lo largo de todo el documento. Para eso se usa la opcin Iniciar en. En esta casilla usted puede insertar el nmero con el que desea empezar a numerar las
notas al pie en el archivo que est trabajando.

10

12.

Cmo redactar las referencias?

Existen normas para redactar las referencias al final de un documento. Las ms utilizadas universalmente
son las establecidas por la American Psychological Association APA- pero hay instituciones que definen su
propio estilo como el ICTA para el campo de Ciencias Agrcolas. Para el propsito de este documento, le
explicar cmo se redactan las ms sencillas desde las normas de la APA.
Veamos...
La Universidad Rafael Landvar, desde la Biblioteca Isidro Iriarte, S.J., sugieren que los elementos para
citar principalmente en una referencia son: Autor, ao de publicacin, ttulo del documento consultado,
nmero de edicin (a partir de la segunda), lugar de publicacin, editorial. 4
Por ejemplo:
Viau, M. (2000). Estilos de aprendizaje. Guatemala: URL, Profasr.
Si el texto utilizado para la referencia utiliza ms de una lnea, se sugiere que se tabule a partir de la segunda lnea del prrafo y que sean cuatro espacios tipogrficos. En Word, se llama Sangra Francesa y se
puede automatizar con la herramienta del Men Principal: Formato... Prrafo... Sangra... Especial. Veamos ahora una referencia que contenga ms de una lnea.
Morales, C. (2001). Learning research skills in the 21st Century. Tecnologa y Comunicacin Educativos.
Mxico: Instituto Latinoamericano de la comunicacin Educativa.
En lo personal, a m no me gusta citar as. Le coloco nmeros automatizados para que se vea mejor. Hasta
el da de hoy no estoy completamente segura si deben o no numerarse o escribirse con vietas pero, mientras lo descubro, utilizar nmeros o vietas.

13.

S!... pero cmo citar?

Cuando se tenga un solo autor se expresa de la siguiente manera:

Morales-Arce Macas, R. (1996) Economa de la empresa: inversin y financiacin. (5a. ed.). Madrid: Universidad Nacional de Educacin a Distancia.
Si son dos autores, as:
Guzmn, M. A. y Martnez de Sousa, J. (2005). Caminando juntos hacia un nuevo milenio. 6 Ed. Guatemala:
Serviprensa.
Para tres autores, como sigue:
Guzmn M. A., Martnez de Sousa J. y Molinero, M. (2005). Caminando juntos hacia un nuevo milenio. 6 Ed.
Guatemala: Serviprensa.
Ms de tres autores....
Romani A., et al. (2006). Los avances tecnolgicos del mundo global. 2 Ed. Colombia: Universidad Javeriana.
Autor corporativo...
Corporacin IBM. (2000). Informe de labores. Guatemala: IBM.
UNESCO. (1969) Algunas Sugestiones Sobre la Enseanza de los Derechos Humanos. Paris: UNESCO.
Compiladores/Editores...
Aguirre, C. y Jurez, L. (Eds.).(1972). Usos y vicios gramaticales. Espaa: Gredos.
Autora desconocida...
Metodologa de la investigacin. (2000). Mxico: Larousse.
4

Documento consultado en lnea en http://www.url.edu.gt el cual fue diseado por Keneth Alexander Cruz Pineda.

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Cmo construir un documento con calidad?

Mariana Aragn de Viau

Citas para artculos de publicaciones peridicas (peridicos, revistas, boletines, etc.)...

Aguirre, C. y Jurez, L. (1972). Banca en lnea. Gerencia y desarrollo. 3, 21-25.
Aguirre, C. y Jurez, L. (1972). Banca en lnea. Gerencia y desarrollo 21(3): 21-25.
Jurez, P. (2006). El TLC en Guatemala. Ao XVII. No. 236. Guatemala: Prensa Libre.
Subirats i Humet, J. (1996). Gobierno local y polticas pblicas. Apuntes en la Espaa de los 90. Valencia, Espaa: Revista Valenciana de Estudios Autonmicos nmero 15.
Citas para artculos de Internet...
CEPAL. (2002). Globalizacin y Desarrollo. Pg. 14. Versin electrnica. [En red] Disponible en:
http://www.eclac.cl/cgi-in/getProd.asp?xml=/noticias/noticias/5/9355/P9355.xml&xsl=/tpl/p1f.xsl&base=/tpl/top-bottom.xslt

Aguirre, C. y Jurez, L. (1972). Banca en lnea. [En red] Disponible en:

http://www.todo1empresas.com/BancaenLinea.shtml

Aguirre, C. y Jurez, L. (1972). Banca en lnea. [En red] Disponible en: jestrada@url.edu.gt
Barreiro, F. Desarrollo desde el Territorio (a propsito del Desarrollo Local). Instituto para la gobernabilidad.
[En red] Disponible en: http://www.iigob.org.
Citas para Tesis...
Urcuyo, M. (2000). Produccin, exportacin y comercializacin de floretes naturales del brcoli al mercado
japons. (Tesis). Universidad Rafael Landvar. Ciencias Econmicas, Guatemala.

No olvidemos el abstract
Es un resumen del informe que hemos detallado sobre un trabajo profesional o investigacin cientfica
realizada. Se escribe cuando ya se ha finalizado el informe para que en una cantidad de palabras lmite
expresemos lo que se hizo, por qu y qu se obtuvo como resultado. Supawitkul (2002) sugiere que es un
documento corto con informacin completa del estudio/proyecto/trabajo y de los mensajes claves para las
dems implicaciones.
Se utilizan para mejorar el trabajo actual y ser una propuesta para el futuro. Comparte un anlisis multidimensional/contextual/y perspectiva del trabajo. Responde a un qu, por qu, cundo, dnde, cmo,
cuntos y, finalmente, da respuestas concretas que se relacionan con el informe a presentar.
Sus caractersticas esenciales son:

Breve. Cuando se dice breve, realmente es as, pues un abstract se esperara que tuviera 250 palabras,
500 palabras, una pgina o como especifiquen las autoridades de la institucin para quien se escribe o
investiga. Si no le especifican no puede exceder de 500 palabras.
Bello: Con lenguaje sencillo, gramtica bien estructurada, vocabulario tcnico adecuado y, especialmente, con dimensiones equilibradas en sus prrafos (similares en longitud).
Contenido: claro, completo (la informacin esencial y adecuada), mensajes claves, comprensivo y, en
alguna medida, descriptivo pero sinttico.

Cmo escribirlo?
El esquema ms sencillo para abordarlo en su redaccin es el siguiente:

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Imaginar la situacin que queremos resolver o que ya se resolvi con el informe y su ejecucin. Esto
supone responder a las razones por qu hicimos el trabajo y qu futuro esperamos mejorar.
Analizar el trabajo desde su calidad.
Elegir los puntos importantes a resaltar.
Disear un borrador (utilizando como estrategia el mapa mental).
Responder a un para qu (objetivos, situacin, etc. del proyecto).

Justificar otro por qu (estrategias que nos llevaron a proponer el trabajo descrito en el informe pero
explicando muy brevemente el cmo lo hicimos).
Explicar el enfoque, procesos o pasos de manera breve, clara y concisa.
Terminarlo con un eplogo que provoque el inters por continuar la lectura.
Es necesario recordar que la extensin est supeditada por la institucin para la cual estamos escribiendo o por las normas internacionales. An as, no puede tener menos de 150 palabras.

Cul es el orden de un informe?

Existe una estructura bsica que todos debemos respetar. Por eso, es importante averiguar con certeza
cul es la estrategia que se utiliza en las instituciones para que no se tenga problemas de interpretacin.
An as, se puede proponer una nueva estructura para innovar el abordaje pero, antes de hacerlo, sugiero
que lo evale cuidadosamente. En el caso de informes de ejecucin de proyectos estratgicos, se recomienda el siguiente orden:
Cartula (datos de la institucin, ttulo del informe, nombre del autor y fecha de entrega)
Abstract
ndice
Introduccin
1. Marco Organizacional
2. Anlisis situacional
3. Anlisis estratgico
4. Diseo del proyecto
5. Presentacin de resultados
Descripcin detallada de actividades
Resultados previstos alcanzados
Resultados no previstos alcanzados
Observaciones (Retomar los aspectos afectivos del desarrollo de actividades en esa fase)
Anlisis de resultados. Este captulo se construye haciendo un anlisis comparativo del problema
que se quera atacar con el proyecto (que est planteado en el anlisis situacional y analizado en
el anlisis estratgico) y los resultados previstos y no previstos obtenidos. Esta comparacin se
analiza con base de la teora y conceptos que aparecen en el marco terico conceptual
6. Marco terico-conceptual (se retoma el que aparece en el informe anterior, ampliado con todos
aquellos elementos que fueron necesarios para poder comprender lo que sucedi en la etapa de
ejecucin)
7. Referencias bibliogrficas
8. Anexos

El final de este documento

Es importante dejar claro que lo que se pretendi con este documento es apoyar a todas las personas que
todava tienen ciertos problemas para preparar informes sencillos a travs del uso de una computadora. Es
natural que todos tengamos temor ante los cambios tecnolgicos pero es ms necesario que aprendamos a
saltar sobre ellos de manera alternativa. Por eso, le invito a que deje por un lado sus temores e inseguridades para comenzar a insertarse en la carrera cotidiana de los avances histricos de la humanidad se
suba al bus y viaje con todos aquellos que ya hemos superado esta primera fase de temores.
Como es obvio, este material es inacabado. Espera de usted que se vaya mejorando conforme vayamos
aprendiendo. Todo lo escrito aqu es de autora cerebral ma utilizando las herramientas de Microsoft
Office Word 2003 y Paint- por lo tanto, podemos ampliar el listado de autores conforme usted me vaya
haciendo propuestas de qu otras necesidades de aprendizaje tiene. Si tengo la respuesta, se la incluir
y, si no, aprenderemos!
Guatemala, 12 de junio de 2006
Mariana Aragn Castro de Viau
mariana.viau@hotmail.com

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Cmo construir un documento con calidad?

Utilice este espacio para hacer anotaciones

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Mariana Aragn de Viau