INTRODUCCION

El gerente de lnea o el especialista de RH no siempre es la persona que disea los

puestos. Muchas veces otros rganos se encargan del diseo de puestos, como O&M o
ingeniera industrial. As, el gerente de lnea o el especialista en RH muchas veces
necesita saber cmo se disearon y estructuraron los puestos; de ah la necesidad de
describirlos y analizarlos. En realidad, la descripcin y el anlisis de los puestos tienen
por fundamento la nocin de que stos ya existen y que se deben descubrir como cajas
negras. Hoy se sabe que los puestos deben ir de la mano con los cambios que ocurren en
el contexto de las organizaciones.
Concepto de descripcin de los puestos
Describir un puesto significa relacionar lo que hace el ocupante, cmo lo hace, en qu
condiciones y por qu. La descripcin del puesto es un retrato simplificado del
contenido y de las principales responsabilidades del puesto.
El formato comn de una descripcin del puesto incluye el ttulo del puesto, el resumen
de las actividades que sern desempeadas y las principales responsabilidades.
Muchas veces, como muestra la figura 7.13, tambin incluye las relaciones de
comunicacin del puesto con otros puestos.
La descripcin del puesto relaciona, de forma breve, las tareas, las obligaciones y las
responsabilidades del puesto. Es narrativa y expositiva y se ocupa de los aspectos
intrnsecos del puesto, es decir, de su contenido.
Una vez hecha la descripcin de los puestos viene el anlisis, el cual aborda los aspectos
extrnsecos del puesto, es decir, cules son los requisitos que el ocupante debe cumplir
para desempear el puesto.

Concepto de anlisis de los puestos

Analizar un puesto significa detallar lo que exige de su ocupante en trminos de
conocimientos, habilidades y capacidades para que pueda desempear correctamente el
puesto. El anlisis se hace a partir de la descripcin del puesto. Si bien estn en estrecha
relacin, la diferencia radica en que la descripcin se enfoca en el contenido del puesto
(lo que el ocupante hace y cundo, cmo y por qu lo hace) y el anlisis de los puestos
busca determinar cules son los requisitos fsicos y mentales que el ocupante debe
cumplir, las responsabilidades que el puesto le impone y las condiciones en que debe
desempear el trabajo.
As, el anlisis de los puestos se ocupa de las especificaciones del puesto en relacin
con la persona que lo ocupar; funciona como un anlisis comparativo de las exigencias
(requisitos) que el puesto impone a la persona que lo ocupar, desde el punto de vista
mental y fsico y las responsabilidades y las condiciones del trabajo.

Para que el anlisis de puestos tenga una base concreta de comparacin, se debe
fundamentar en los factores de las especificaciones.

Mtodos para reunir datos sobre los puestos

Existen tres mtodos para obtener datos relativos a los puestos: la entrevista, el
cuestionario y la observacin.
Veamos cada uno de ellos.
Mtodo de la entrevista
Los datos relativos a los puestos se pueden obtener por medio de entrevistas. Existen
tres tipos de entrevistas para tal efecto: las entrevistas individuales con cada trabajador,
las entrevistas grupales con grupos de trabajadores que ocupan el mismo puesto y las
entrevistas con el supervisor que conoce los puestos a analizar. Las entrevistas grupales
se emplean cuando hay un nmero importante de ocupantes del mismo puesto, como en
los casos de las cajas de los bancos, los operarios de mquinas similares, los ofi cinistas,
los vendedores, etc.

El supervisor inmediato debe dirigir las sesiones de los grupos y, a continuacin, el

supervisor ser entrevistado por separado, para proporcionar a los trabajadores una
perspectiva personal respecto a las obligaciones y las responsabilidades de su puesto.
La entrevista es el mtodo ms utilizado para reunir datos de los puestos y determinar
sus obligaciones y responsabilidades.
Las principales cuestiones que se abordan en una entrevista tpica son:
1. Usted qu puesto tiene?
2. Qu hace en l?
3. Cundo lo hace: diaria, semanal o mensualmente?
4. Cmo lo hace? Qu mtodos y procesos emplea?
5. Por qu lo hace? Cules son los objetivos y los resultados de su trabajo?
6. Cules son sus principales obligaciones y responsabilidades?
7. En qu condiciones fsicas trabaja usted? Cules son las exigencias de salud y de
seguridad?
8. Qu escolaridad, experiencia y habilidades requiere su puesto?
9. Cules son los requisitos fsicos que exige el puesto? Cules son los requisitos
mentales?
10. Quin es su proveedor interno (entradas) y su cliente externo (salidas)?
11. Quin es su superior inmediato? Usted qu le reporta a l?
12. Quines son sus subordinados? Explique.

Muchas entrevistas se estructuran mediante una lista de preguntas que plantea el

entrevistador al efectuar la entrevista.
Pros:
1. Es el mtodo para obtener datos que se emplea con ms frecuencia.
2. Permite que el ocupante del puesto presente una relacin de sus actividades y
comportamientos que otros no han podido definir.
3. Brinda oportunidades para airear las posibles frustraciones que genera el puesto y que
el supervisor no percibe.
4. Es un mtodo simple y rpido para obtener informacin.
Contras:
1. Puede distorsionar la informacin y presentar datos falsos o preconcebidos.
2. El ocupante puede exagerar ciertas responsabilidades y minimizar otras.
3. El ocupante puede legitimar su visin del puesto para obtener ventajas personales en
razn de la remuneracin o la importancia de su puesto.
Mtodo del cuestionario
Se pueden reunir datos de un puesto mediante cuestionarios que se reparten entre sus
ocupantes o se entregan a su supervisor.
En la prctica, el cuestionario sigue la misma ruta que la entrevista, con la diferencia de
que lo contesta el ocupante del puesto, su supervisor o los dos en conjunto.
Algunos cuestionarios estn bien estructurados y facilitan su llenado y utilizacin. La
principal ventaja del cuestionario es que ofrece un medio eficiente y rpido para reunir

informacin de un nmero importante de trabajadores. Tiene un costo operacional ms

bajo que la entrevista. Por otra parte, su organizacin requiere de tiempo y de pruebas
preliminares.
Mtodo de observacin
La observacin directa de lo que hace el ocupante del puesto es otro mtodo para reunir
informacin. El mtodo de la observacin aplica para trabajos simples, rutinarios y
repetitivos, como los obreros de la lnea de montaje, los operarios de mquinas, los
oficinistas, etc.
Es comn que el mtodo de observacin utilice un cuestionario que el observador debe
llenar para asegurar que cubre toda la informacin necesaria.

Las etapas del proceso del anlisis de los puestos

El proceso debe tomar en cuenta que la organizacin no es una entidad inmvil y
detenida en el tiempo, sino que est en cambio constante y dinmico. Los puestos se

deben describir, analizar y redefinir constantemente para ir a la par de los cambios en la

organizacin y en su contenido.
Un programa de descripcin y anlisis de los puestos se debe desarrollar de forma
planificada y cuidadosa.

Los usos de la descripcin y el anlisis de los puestos

La descripcin y el anlisis de los puestos son como mapas del trabajo que se
desempea en la organizacin.
Un programa de descripcin y anlisis de los puestos produce subsidios para el
reclutamiento y la seleccin de personas, con el fin de identificar las necesidades de
entrenamiento, la elaboracin de programas de entrenamiento, para la planificacin de
la fuerza de trabajo, la evaluacin de los puestos y los criterios para los salarios, la
evaluacin del desempeo, etc. Casi todas las actividades de RH se basan en la
informacin que proporcionan la descripcin y el anlisis de los puestos.

Los principales objetivos de la descripcin y el anlisis de los puestos son: 30

1. Subsidios para el reclutamiento. Definicin del mercado de RH en el cual se deben
reunir datos para elaborar anuncios o tcnicas de reclutamiento.
2. Subsidios para la seleccin de personas. Perfil y caractersticas del ocupante del
puesto, requisitos exigidos, definicin de batera de pruebas y exmenes de seleccin,
etctera.
3. Material para el entrenamiento. Contenido de los programas de entrenamiento,
conocimientos y habilidades exigidos del ocupante y actitudes frente al cliente.
4. Base para la evaluacin y la clasificacin de puestos. Factores de especificaciones
que se utilizarn como factores para la evaluacin de los puestos, eleccin de puestos de
referencia para la investigacin de salarios, etctera.
5. Evaluacin del desempeo. Definicin de criterios y normas del desempeo para
evaluar a los ocupantes, metas y resultados que se deben alcanzar, etctera.
6. Base para programas de higiene y seguridad. Informacin acerca de condiciones de
insalubridad y peligros comunes para determinados puestos.
7. Gua para el gerente. Informacin sobre el contenido de los puestos y el desempeo
de los ocupantes.

QUIN DESCRIBE Y ANALIZA LOS PUESTOS?

La descripcin y el anlisis de los puestos son responsabilidades de la lnea y funcin
del staff. En otras palabras, la responsabilidad de la informacin relativa a los puestos es
exclusiva de los gerentes de lnea, mientras que la prestacin de servicios o de
consultora interna es responsabilidad de los especialistas en RH. La persona que rene
datos e informacin relativa a los puestos que sern descritos y analizados puede ser el
gerente, el propio ocupante del puesto o un especialista de RH, que por lo habitual
recibe el nombre de analista de puestos. Cada vez son ms los gerentes que asumen la
responsabilidad de la lnea para el anlisis y la descripcin de los puestos que estn
subordinados a ellos, con el fi n de redisearlos y adecuarlos a las caractersticas de sus
trabajadores para, as, aumentar la eficiencia y la satisfaccin de las personas. Por ello,
es necesario conocer los mtodos para reunir datos para la descripcin y el anlisis de
los puestos.