Las Cuentas y su clasificacin

INTRODUCCIN
Todos los das, desde el momento que empezamos a manejar dinero, ya
sea en bienes, servicios o unidades monetarias, manejas algn tipo de
cuenta.
Las cuentas son la base de todas las operaciones, y se dividen y subdividen de tal forma que no quede ningn rea sin cubrir.
Adems esta divisin o clasificacin ayuda a desglosar de forma
entendible lo que hace cada una, colocando ms detalladamente sus
funciones.
Por supuesto, en el rea que nos corresponde, Informtica, aunque de
momento no lo apreciemos, necesitamos de las cuentas. Por qu?
Porque de un momento a otro, un empresa a la cual prestaremos
servicios, puede necesitar el desarrollo de un sistema que abarque el
sistema administrativo y contable de ella. As que ms vale estar
preparados y conocer a detalle cuales son los requerimientos necesarios
en el rea de contabilidad de ese sistema a desarrollar.
Otro caso sera el que quizs, a lo mejor seremos dueos de nuestra
propia empresa, y ah tambin nos sern necesarios estos conocimientos
sobre la contabilidad, y en especfico de las cuentas.
Y an as, en la propia administracin personal o en casa, no est dems
tener el conocimiento sobre estos puntos.

CAPITULO I
LAS CUENTAS Y SU CLASIFICACIN

1.1 Qu es una cuenta?

Cuenta es el registro formal de una clase particular de transaccin

expresada en dinero u otra unidad de medida. Tambin se puede definir
como el elemento del sistema de informacin contable utilizado para
registrar de forma sistemtica y homognea las operaciones.
Las cuentas tienen diferentes clasificaciones, y estas a su ve se subclasifican en otras.
Las cuentas se clasifican en Reales y Nominales.
Las cuentas Reales se dividen a su vez en Activo, Pasivo y Capital.
El Activo est constituido por las cosas de valor que se poseen. El dinero
en efectivo, las cuentas y documentos por cobrar, las mercancas, los
enseres de oficina, los terrenos, los edificios,

la maquinaria y otros

equipos, etc.
Es decir, son las cuentas representativas de los bienes, derechos y
pertenencias, tangibles e intangibles, del ente pblico, los cuales se

espera que contribuyan al desarrollo de la funcin administrativa o

cometido estatal. Las cuentas que conforman esta clase son de
naturaleza dbito, excepto las relativas a las provisiones, agotamiento,
depreciaciones y amortizaciones acumuladas que sern deducidas y
presentadas de manera separada de las correspondientes cuentas, as
como sus ajustes por inflacin, cuando sea pertinente, de acuerdo con las
normas vigentes.
Dentro de los Activos hay varias clases y algunas de ellas estn divididas
en sub-clases. Estas son las siguientes:
Circulante o Corriente: son los valores susceptibles de convertirse en
dinero efectivo en el transcurso del ao siguiente a la fecha en que se
incluyen en el balance. Comprende los bienes y derechos que
razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su
naturaleza pueden estar disponibles en un perodo no superior a un
ao. Dentro de esta clase se encuentra la siguiente sub-clasificacin:
Caja Chica: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un
empleado con el fin de realizar pagos de menor cuanta.
Caja: Fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con
tarjeta

de

crdito,

en

moneda

nacional

extranjera,

de

disponibilidad inmediata.
Bancos: Incluye el dinero en bancos del pas y del exterior y otros
valores de poder cancelatorio y liquidez similar, de liquidez
inmediata.
Inversiones Temporales: Son colocaciones de corto plazo, menor a
12 meses. realizadas con carcter transitorio, con el objeto de
obtener una renta y de ser de fcil realizacin (en cualquier
momento sin ningn tipo de dificultad o restriccin). Partidas que

las integran: plazos fijos en moneda de curso legal y extranjera,

ttulos de deuda con cotizacin, ttulos de capital con cotizacin
Efectos por cobrar: Son derechos que el ente posee contra
terceros para percibir una suma de dinero u otros servicios
(siempre que no correspondan a las caractersticas de otro rubro
del activo).
Cuentas por cobrar: Son los derechos ciertos, a favor del ente
pblico, en moneda nacional o extranjera, originados en la
prestacin de servicios o venta de bienes, en desarrollo de su
funcin administrativa o cometido estatal. Deben registrarse por el
monto total adeudado y revelarse por el valor que constituye la
obligacin de pago, a la fecha del informe contable. Las
obligaciones contradas en moneda extranjera o mediante pactos
de reajuste, deben ajustarse a su valor actual, utilizando las tasas
de

cambio

unidades

de

reconvencin

correspondientes,

certificadas o informadas por las autoridades competentes.

Inventario de Mercancas:

Inventarios de mercancas en existencia: es el valor de los

bienes adquiridos a cualquier a ttulo para la venta y que no
sern sometidos a ningn proceso de transformacin.

Inventarios de mercancas procesadas: es el valor de las

mercancas que han sido producidas a travs de procesos de
transformacin, explotacin, construccin, o tratamiento, y se
encuentran disponibles para la venta.

Gastos pagados por anticipado o prepagados:

Alquileres Pagados por Anticipado

Intereses Pagados por Anticipado

Seguros Pagados por Anticipado

 Anticipo dado a proveedores o Anticipo para futuras compras: es la

cantidad pagada o recibida por un bien que no ha sido entregado, o
por un servicio no prestado.

Inversiones permanentes:
Acciones: es cada una de las partes iguales (alcuota) en que se
encuentra dividido el capital social de una compaa (sociedad
annima o en comandita por acciones).
Bonos: son los certificados de adeudo por escrito y frecuentemente
autenticado que se emiten en forma de instrumentos, con cupones
o al portador, o bien se registran al portador, o bien se registran a
nombre del propietario en cuanto al importe del principal solamente
o en cuanto el principal e intereses. Su ttulo indica usualmente de
manera general el fin y la garanta de su emisin, as como el
mtodo de pago o redencin. Tambin se define como el valor de
los instrumentos emitidos y en circulacin para financiar las
operaciones del ente pblico, que no constituyen deuda pblica, de
acuerdo con las normas vigentes, que deben ser cancelados en
efectivo o mediante la entrega de un nmero equivalente de
acciones liberadas.
Terreno: Valor de los predios de propiedad del ente pblico,
adquiridos a cualquier ttulo, en donde se encuentran las diferentes
edificaciones, los destinados a futuras ampliaciones y otros sobre
los cuales no se tiene una destinacin especfica.

Activos a largo plazo:

 Hipoteca por cobrar: es un cargo sobre una propiedad que da

prestacin para cubrir un prstamo. Tambin definido como el
gravamen que pesa sobre un bien, por el cual est sujeto a
responder de una deuda.
Efecto por cobrar a largo plazo

Fijos Tangibles: est formado por los bienes de produccin de la

empresa, as como cualquier otro bien que no sea objeto del comercio
habitual de la sociedad.
Depreciables: es decir, que van perdiendo valor al paso del uso y el
tiempo.

Edificios

Maquinaria

Mobiliario

Vehculos

No depreciables: que mantienen su valor o lo aumentan con el

paso del tiempo.

Terrenos

Agotables:

Minas de Carbn

Bosques Madereros

Pozos de Petrleo

Intangibles: Recoge los nombres comerciales, marcas, patentes,

etc., y para que puedan contabilizarse se debe haber pagado por
ellos, es decir, deben haberse comprado. Todos se amortizan

Patente de Invencin

Marca de Fbrica

Derecho de Autor

Plusvala

Cargos diferidos: Valor de los costos y gastos desembolsados

anticipadamente para el suministro de bienes o prestacin de
servicios, que con razonable seguridad proveern beneficios futuros,
en desarrollo de su funcin administrativa o cometido estatal del ente
pblico. Los cargos diferidos deben amortizarse durante los perodos
en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos
incurridos, o la vigencia de los respectivos contratos.
Gastos de Organizacin: son las cuentas representativas de los
valores

que

se

causen

paguen

para

el

ejercicio

del

funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa

del ente pblico. En este grupo, deben registrarse, adems, los
valores correspondientes a la disminucin gradual de los activos
diferidos, siempre que se trate de gastos administracin, con el
propsito de reconocer y causar el gasto econmico.
Campaa Publicitaria
Mejora a la propiedad arrendada.
Otros Activos:
Depsitos dados en Garanta: es un contrato por el cual una
persona recibe una cosa mueble con el encargo de guardarla y
restituirla cuando el depositante lo requiera.
Efectos por Cobrar en Litigio

 Seguro de Vida: Medio por el cual las personas se cubren de los

riesgos

de

algn

acontecimiento

imprevisto

que

pueda

perjudicarlos.

Los Pasivos son obligaciones exigibles al ente pblico, derivadas de

hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera,
econmica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el
futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se
clasifica en corriente o circulante y en no corriente. Se sub-dividen en
los siguientes:
Circulante: tambin llamado corriente, consiste en enumerar las
cuentas ms habituales que comprende para luego desarrollar las
diversas formas que existen de cancelar los pagos y diferenciarlos
entre s.
Sobre giro Bancario: Concesin que hace un banco a ciertos
cuentacorrientistas para girar fondos por encima de sus saldos
disponibles en cuenta corriente.
Sueldos y salarios por pagar
Efectos por pagar.
Cuentas por Pagar: es el valor de las obligaciones contradas por el
ente, por concepto de adquisicin de bienes o servicios,
gravmenes de carcter general y obligatorios a favor del Estado,
gastos financieros generados por las obligaciones y deudas, los
avances y anticipos recibidos, y los crditos judiciales.

 Impuestos sobre la Renta por Pagar: Tributos creados por norma

legal que recaen sobre la renta de las personas, naturales o
jurdicas, consultando la capacidad de pago de stas.
Intereses por pagar: Costo o remuneracin que se paga por usar
fondos ajenos
Anticipo Recibido de Cliente / Anticipo para Futuras Ventas
Intereses Cobrados por anticipado: Precio que pagan los agentes
por usar fondos ajenos.
Alquileres Cobrados por Anticipado.
Pignoraciones por pagar: son las construcciones de prenda sobre
un bien por pagar.
Retenciones Impuesto sobre la Renta.

A largo plazo: es aquel que no es exigible a corto plazo o

inmediatamente sino que deber pagarse en un perodo superior a un
ao.
Hipotecas por pagar: es un cargo sobre una propiedad que da
prestacin para cubrir un prstamo. Tambin definido como el
gravamen que pesa sobre un bien, por el cual est sujeto a
responder de una deuda.
Efectos por pagar a largo Plazo

Crdito Diferido:

 Utilidad de Venta Diferida: Resultados brutos obtenidos en las

operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos
operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos.
Ingresos por Intereses

Otros Pasivos:
Prestaciones sociales a pagar: monto extra a parte del sueldo o
salario que reciben los empleados cada cierto tiempo o perodo y/o
al retirarse de la empresa.
Depsitos recibidos en Garanta
Efectos en Litigio por pagar

El Capital es el monto invertido en una empresa por los propietarios,

socios o accionistas. Tambin se le describe como el excedente del activo
sobre el pasivo de un negocio. El capital o patrimonio de una empresa
constituye una obligacin de la empresa para con sus propietarios. Se
divide en:
Cuenta Capital: Parte de la balanza de pagos de un pas que
contabiliza el monto de la inversin privada extranjera y de los
donativos y prstamos pblicos que fluyen hacia adentro y hacia
afuera de un pas en un perodo de tiempo dado, generalmente de un
ao.
Cuenta Personal

 Utilidad o Prdida: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de

venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de
los bienes o servicios sentidos.

Las cuentas Nominal o de Resultados son aquellas que es el

documento que muestra la cifra del resultado obtenido durante un perodo
de tiempo por la unidad econmica, normalmente un ao, y su
composicin, dando cuenta de las magnitudes que integran los ingresos y
beneficios, as como de los gastos y prdidas. Este tipo de cuentas se
llevan a cabo al final de cada perodo contable, y sirven para generar
informacin general, evitando analizar cada transaccin y efectos
econmicos por separado.
Primero, dentro de las cuentas nominales, tenemos los Ingresos. Se
produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este
incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios.
Dentro de los ingresos tenemos la siguiente clasificacin:
Ingreso Principal:
Ventas: es un contrato en que una de las partes se obliga a
transmitir la propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o
sea, el precio que el comprador da por la cosa vendida.
Menos:

Devoluciones en Ventas: es la cuenta que representa el menor

valor de la venta de bienes causados o recibidos por el ente
pblico, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y
descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal.

Descuentos en Ventas: es la disminucin en el precio de venta

de un bien; o la rebaja que se hace al valor de una cuenta,
factura, documento, etc.

Bonificacin o Rebajas en Ventas.

Ingresos Secundarios:
Alquileres Ganados
Comisiones Ganadas
Intereses Ganados
Ganancia por Venta de Activo Fijo: Ingresos que reciben los
establecimientos pblicos, por concepto de la venta de activos no
corrientes de su propiedad, incluidos los ttulos valores de
vencimiento mayor a un ao.
Cuentas Malas Recuperadas
Luego estn los Egresos. Tambin llamados Gastos, constituyen la
expresin monetaria de los valores causados, pagados o consumidos
como

resultado

de

erogaciones

aplicadas

en

funcionamiento,

administracin, operacin y financiacin, en desarrollo de las actividades

financieras, econmicas y sociales del ente pblico, que adems, son
susceptibles de disminuir el patrimonio pblico. Estos se dividen en:
Costo de adquisicin de la Mercanca:
Compra: Contrato mediante el cual el vendedor se obliga a
entregar una cosa al comprador, transferirle su dominio y a la vez
ste se obliga a pagarle un determinado precio en dinero.
Ms (+):

Fletes en Compras: Precio que se paga por el alquiler de una

nave para el transporte de mercancas.

Gastos de Importacin: los gastos en los que incurre el ente al

introducir en el pas bienes producidos en el exterior para su
uso y consumo interno.

Menos (-): esta cuenta que representa el menor valor de la compra

de bienes recibidos por el ente pblico, como consecuencia de las
devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su
cometido estatal.

Descuentos en compras.

Devoluciones en compras.

Rebajas en Compras

Gastos de Operacin: Cuentas representativas de los valores que se

causen o paguen como resultado del desarrollo directo de la operacin
bsica o cometido estatal del ente pblico en su actividad de servicio a
la comunidad.
De venta:

Sueldos de Vendedores

Comisiones de Vendedores: porcentaje que se le da a los

vendedores por venta que realicen.

Gastos de viajes

Gastos de Propaganda

Fletes en Ventas

Impuesto Municipal: Tributo obligatorio que exige el Estado a

los

individuos

empresas

que

la

ley

seala

como

contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la

provisin de bienes y servicios pblicos. Patente Municipal.
De Administracin: son las cuentas representativas de los valores
que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y
normal desarrollo de la actividad administrativa del ente pblico.
En

este

grupo,

deben

registrarse,

adems,

los

valores

correspondientes a la disminucin gradual de los activos diferidos,

siempre que se trate de gastos administracin, con el propsito de

reconocer y causar el gasto econmico.

Sueldo y Salarios

Gastos de Artculos de escritorio

Gastos Generales

Gastos de Alquileres

Gastos de Luz

Depreciacin Edificio: es el decremento continuado en valor,

cantidad o calidad del edificio, debido al transcurso del tiempo,
al desgaste, a la obsolescencia, a baja en los precios de
mercado o cualquiera otra causa que deteriore el valor del
activo en cuestin.

Depreciacin Vehculo: decremento del valor del vehculo.

Perdida en Cuentas Malas

Gastos de Representacin

Prestaciones Sociales

Seguro Social Obligatorio: cantidad o porcentaje fijo que se

debe pagar a esta entidad pblica.

Para Forzoso

Ley de Poltica Habitacional

Amortizacin de Campaa Publicitaria

Otros Egresos:
Intereses Gastos
Prdida en Venta de Vehculo
Prdida en Efectos en Litigio

 Egresos extraordinarios: casos de prdidas especiales, o muy poco

corrientes. Ests ya quedan fueran del rango de accin de la empresa,
es decir, por causas externas.
Prdida de Mercanca en Incendio
Prdida de Vehculo por Robo

Existen otros tipos de cuentas, que no entran en las clasificaciones que

antes se ha expuesto. Estas son:
Cuentas de Valuacin o de Valoracin.
Provisin de Cuentas Malas
Efectos por Cobrar Descontados
Depreciacin Acumulada de Activos
Amortizacin Acumulada

Cuentas de orden (Deudor)

Efectos Enviados al Cobro
Efectos Enviados al cobro Per-contra
Mercanca Pignorada
Fianza otorgada
Mercanca en Consignacin

 Cuentas Auxiliares o Transitorias/Puente: es el registro utilizado

transitoriamente cuyo valor se traslada a otro posteriormente.
Costo de Ventas
Ganancias y Prdidas
Utilidad o Prdida del Ejercicio

CONCLUSIN

Al analizar el trabajo, nos damos cuenta de la diversidad de las cuentas y

sus clasificaciones, cada una definiendo un punto especfico, para que
sea ms til y limitado en cada aspecto.
Quizs nos las conozcamos todas, y con todos sus detalles, pero este es
un buen comienzo.
Su definicin general nos ayuda a entender la magnitud y la importancia
de un buen control de las cuentas.
Como se dijo en la introduccin, nunca se sabe cuando se va a necesitar
dicho conocimiento, pero de seguro nos sern de gran ayuda en nuestro
trabajo y en la vida diaria para manejarnos.

FUENTES DE INFORMACION

BIBLIOGRAFA

Contabilidad, Introduccin General a la Contabilidad. Carlos

Baldwin, Mario Fernndez. Editorial Norma. 1990

Curso de Contabilidad. Introduccin I, Intermedia I, Superior I. H.

A. Finney, Herbert E. Miller. Editorial Hispano Americana. 1971

www.monografas.com

www.contaduria.gov.co

http://server2.southlink.com.ar/vap/contabilidad.htm

www.contabilidad.tk/necesidad-de-informacion-economica-2.htm