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Procedimento Operacional Padro

Sumrio
POP 01 - Acessar o SEI.................................................................................................. 4
POP 02 - Receber processo........................................................................................ 5
POP 03 - Atribuir processo......................................................................................... 6
POP 04 - Inserir Anotao........................................................................................... 8
POP 05 - Iniciar processo............................................................................................ 9
POP 06 - Excluir processo.........................................................................................13
POP 07 - Relacionar processo.................................................................................14
POP 08 - Remover relacionamento.......................................................................16
POP 09 - Iniciar processo relacionado..................................................................17
POP 10 - Anexar processo........................................................................................18
POP 11 - Abrir processo anexado..........................................................................20
POP 12 - Sobrestar processo...................................................................................21
POP 13 - Remover sobrestamento........................................................................24
POP 14 - Duplicar processo......................................................................................25
POP 15 - Enviar processo..........................................................................................27
POP 16 - Concluir processo......................................................................................29
POP 17 - Inserir ponto de controle........................................................................31
POP 18 - Gerenciar ponto de controle.................................................................32
POP 19 - Criar documento interno........................................................................34
POP 20 - Editar documento interno.....................................................................40
POP 21 - Gerar verso do documento.................................................................41
POP 22 - Assinar documento interno...................................................................42
POP 23 - Criar texto padro.....................................................................................44
POP 24 - Criar, consultar, alterar e excluir modelo de documento ...........45
POP 25 - Incluir documento externo....................................................................48
POP 26 - Excluir documento do processo..........................................................53
POP 27 - Cancelar documento................................................................................55
POP 28 - Incluir documento em mltiplos processos ...................................56
POP 29 - Imprimir documento................................................................................59
2

POP 30 - Dar cincia ..................................................................................................60


POP 31 - Encaminhar documento para assinatura em outra Unidade ...61
POP 32 - Assinar documento encaminhado por outra Unidade................64
POP 33 - Encaminhar processo para consulta de outra Unidade..............67
POP 34 - Visualizar minutas e documentos por meio de Blocos de Reunio....69
POP 35 - Incluir processos em um Bloco Interno.............................................70
POP 36 - Visualizar processos em um Bloco Interno.......................................72
POP 37 - Verificar o histrico do processo..........................................................73
POP 38 - Incluir processo em Acompanhamento Especial..........................74
POP 39 - Alterar grupo em Acompanhamento Especial...............................77
POP 40 - Excluir grupo em Acompanhamento Especial...............................78
POP 41 - Criar e disponibilizar a Base de Conhecimento..............................79
POP 42 - Alterar a Base de Conhecimento.........................................................83
POP 43 - Executar pesquisa.....................................................................................85
POP 44 - Reabrir processo........................................................................................87
POP 45 - Exportar documentos do processo em formato PDF...................88
POP 46 - Exportar documentos do processo em formato ZIP....................90
POP 47 - Estatstica dos processos........................................................................92
POP 48 - Enviar e-mail utilizando o SEI................................................................95
POP 49 - Criar grupo de e-mail ..............................................................................99
POP 50 - Permitir visualizao de processo por usurio externo ........... 100
POP 51 - Cadastrar usurio externo para assinatura em documento interno.....102
POP 52 - Solicitar assinatura de usurio externo em documento interno ........104

POP 1 Acessar o SEI


Dica
O navegador padro e o endereo para acesso ao SEI sero informados pelo seu
rgo ou entidade. Recomendamos utilizar o Mozila Firefox ou Google Chrome.
1.Clique no campo Usurio.

Ateno!
Os campos Usurio e Senha devero ser preenchidos conforme orientao
do seu rgo/entidade!
2. Digite seu nome de usurio.
3. Clique no campo Senha.
4. Digite sua senha de acesso ao SEI.

Dica
Se voc utiliza o sistema multirgo, clique na caixa de seleo e selecione o
rgo correspondente sua lotao.
5. Clique no boto

Dica
Opcionalmente voc pode pressionar ENTER para acessar o SEI.

Sumrio

POP 2

Receber processo
Dica
Para receber um processo na sua unidade, basta clicar no registro que aparece
em vermelho, na coluna Recebidos, na tela de controle de processos.

1. Clique no registro (nmero do processo) em vermelho

Exemplo

Consultar Recebimento do processo.

2. Clique em

Dica
O SEI registra automaticamente a data e a hora, a unidade, o login do usurio
e a descrio da operao.
Sumrio

POP 3

Atribuir processo
Dica
Utilize esta rotina para atribuir o processo para um usurio especfico dentro
da sua unidade.

1. Clique na caixa do processo a ser atribudo


2. Clique no cone
3. Clique na caixa de seleo Atribuir para

Dica
Ser exibida a relao dos usurios vinculados unidade.
4. Clique no nome do usurio a quem ser atribudo o processo.
5. Clique no boto Salvar

Dica
O(s) processo(s) atribudo(s) a uma pessoa aparece(m) com o seu login ao lado
do nmero do processo.

Exemplo

Checando o processo atribudo:

6. Clique em

Dica
A tela Controle de Processos apresentar apenas os processos atribudos
ao usurio logado.
Clique em Ver todos os processos para voltar tela anterior.
Sumrio

POP 4

Inserir Anotao
Dica
As anotaes so informaes de livre preenchimento, que podem ser inseridas
em um ou mais processos ao mesmo tempo.

1. Clique na caixa do(s) processo(s) desejado(s)


2. Clique no cone
3. Digite o texto da anotao

Dica
Clique na caixa de seleo
do(s) processo(s).

quando voc desejar indicar a prioridade

4. Clique no boto

Dica
Para remover uma Anotao de um processo, apague o texto digitado no campo
Descrio e clique no boto Salvar.
Na tela de controle de processos, os cones indicaro:
Anotao simples
Anotao prioritria
Sumrio

POP 5

Iniciar processo

1. Clique no boto

Dica
Os tipos de processos apresentados na tela so os que j foram utilizados
pela unidade.
Para exibir todos os tipos de processos disponveis, clique no cone
2. Clique no tipo de processo desejado.
3. Campo Protocolo:
Se voc selecionar a opo...

Ento...
3.1 V para o passo 4.
3.1 Clique no campo

3.2 Digite o nmero do processo.


3.3 Clique no cone

3.4 Selecione o dia, o ms e o ano de autuao do processo.

Ateno!
Essa informao faz referncia data de instruo do processo existente!
3.5 V para o passo 4.

4. Clique no campo

5. Digite as informaes de identificao do processo.

6. Clique no campo

Dica
O(s) interessado(s) no processo pode(m) ser pessoa(s) fsica(s) ou jurdica(s),
entidade(s) pblica(s) ou privada(s).
7. Digite parte do nome do interessado
Se o interessado...
for exibido,

Ento...
7.1 Clique sobre o nome do interessado.
7.2 V para o passo 8.
7.1 Digite o nome completo.
7.2 Tecle enter.

no for exibido,
7.3 Clique em
7.4 V para o passo 8.

8. Clique no campo

Dica
As informaes deste campo so visualizadas exclusivamente pela unidade que
as inseriu.

10

9. Campo Nvel de Acesso

Dica
As opes de nvel de acesso so habilitadas conforme o tipo de processo
selecionado.
O nvel de acesso mais restritivo (restrito ou sigiloso) se estender a todo
o processo.
Se voc selecionar a opo...

Ento...

Pblico
9.1 Clique na caixa
Documentos visualizveis pelos usurios de todas 9.2 V para o passo 10.
as unidades do rgo.
9.1 Clique na caixa

Restrito

9.2 Clique na caixa de seleo Hiptese legal

Dica

Documentos visualizveis, pelos usurios, por 9.3 Clique na hiptese legal desejada.
onde o processo tramitar.
9.4 V para o passo 10.
9.1 Clique na caixa
Opo disponvel para processos com destaque 9.2 Clique na caixa de seleo do Grau de sigilo
em fundo vermelho.
9.3 Clique no grau de sigilo desejado.
Ex.:
9.4 Clique na caixa de seleo Hiptese legal
Visualizvel apenas por usurios com permisso 9.5 Clique na hiptese legal desejada.
especfica e previamente credenciados.
9.6 V para o passo 10.

11

10. Clique no boto

Dica
Ser gerado um novo processo (ainda sem documentos).
Clique no cone

para alterar parmetros cadastrados no processo.

Sumrio

12

POP 6

Excluir processo

1. Clique sobre o nmero do processo desejado.


2. Clique no cone

Ateno!
O cone
somente ser exibido se o processo no contiver nenhum
documento!

3. Clique no boto

Sumrio

13

POP 7

Relacionar processo
Ateno!
Anote (ou utilize o comando Copie) o nmero do processo a ser relacionado!

1. Clique sobre o nmero do processo desejado.

2. Clique no cone
3. Clique no campo
4. Digite o nmero completo do processo a ser relacionado.

Dica
Utilize os comandos copie e cole, alternativamente.
5. Clique no boto

14

Se o processo correspondente...
Ento...
For apresentado na tela,
5.1 Clique em Adicionar.

Ser exibido no campo Tipo o


tipo do processo.

Ser apresentada a Lista de Processos Relacionados.


OK! Voc relacionou um processo.

No for apresentado na tela,

Dica
Ser exibida a mensagem:
5.1 Clique no boto OK.
5.2 Retorne ao passo 3.

Sumrio

15

POP 8

Remover relacionamento
Dica
Esta rotina deve ser executada somente se o processo selecionado contiver
processo(s) relacionado(s).

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique no cone
3. Clique no

cone do processo do qual deseja remover o relacionamento.

4. Clique no boto

Sumrio

16

POP 9

Iniciar processo relacionado


Dica
Esta funcionalidade destinada a iniciar um processo, relacionando-o
imediatamente a um processo j existente no SEI.

1. Clique sobre o processo desejado.


2. Clique no boto

Dica
Utilize a POP 5 - Iniciar processo para prosseguir.

Sumrio

17

POP 10

Anexar processo
Ateno!
Uma vez anexado o processo, no ser mais possvel inserir documentos nele!

Dica
O processo a ser anexado:
Deve estar aberto somente na unidade que efetuar a operao.
No pode ter processos anexos a ele.
1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no boto
3. Digite o nmero do processo.

Dica
Utilize os comandos copie e cole, alternativamente.

4. Clique no boto

18

Se o nmero do processo...
For apresentado na tela,

Ser exibido no campo Tipo o


tipo do processo.

Ento...
4.1 Clique no boto
4.2 Clique no boto

Ser exibida a Lista de Processos Anexados.


Pronto! Voc ANEXOU um processo no SEI!
No for apresentado na tela,

Dica
Ser exibida a mensagem:

4.1 Clique no boto


4.2 Clique no campo Processo.
4.3 Retorne ao passo 3.

Sumrio

19

POP 11

Abrir processo anexado


Dica
Esta rotina deve ser executada somente se o processo contiver processo(s)
relacionado(s).
Utilize esta rotina para visualizar documentos de um processo anexado.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no boto
3. Clique no nmero do processo anexado interessado (na rvore do processo).
4. Clique no hiperlink Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela.

Dica
Ser aberta outra pgina (aba) do navegador.
Ser exibido um link para acesso ao processo principal.
Processo anexado ao processo...
Sumrio

20

POP 12

Sobrestar processo
Dica
O processo no poder:
* estar aberto em outras unidades;
* tramitar (ser enviado)para outras unidades;
* receber novos documentos; ou
* ser anexado a outro processo.
O(s) processo(s) sobrestado(s) desaparece(m) da tela inicial de Controle de
Processos.

1. Clique na(s) caixa(s) do(s) processo(s)


2. Clique no cone

21

Se o motivo do sobrestamento do processo estiver...

Ento...
2.1 Clique na caixa de seleo
2.2 Clique no campo

No prprio processo,

2.3. Descreva o motivo para o sobrestamento do


processo.
2.4. Clique em
Pronto! Voc sobrestou um processo.
2.1. Clique na caixa de seleo

2.2 Clique no campo

2.3. Digite o numero completo do processo a ser


vinculado.

Dica
Utilize os comandos copie e cole, alternativamente.
Em outro processo,

2.4. Clique em
2.5. Clique no campo

2.6. Descreva o motivo para o sobrestamento do


processo.
2.7. Clique em
Pronto! Voc sobrestou um processo vinculando a
outro processo.

22

Dica
A contagem do tempo do processo ficar suspensa at que seja retirado o
sobrestamento.
Sumrio

23

POP 13

Remover sobrestamento

1. Clique no menu

Dica
Alternativamente, voc pode acessar o processo sobrestado por meio do
campo
2. Clique na caixa de seleo do(s) processo(s) desejado(s)
3. Processos Sobrestados.
Se voc selecionou...

Um processo somente,

Ento...
3.1 Clique no cone
3.2 Clique no boto

do processo selecionado.
.

OK! Voc removeu o sobrestamento de um processo!

3.1 Clique no boto


Dois ou mais processos,

3.2 Clique no boto

.
.

OK! Voc removeu o sobrestamento de vrios


processos!

Sumrio

24

POP 14

Duplicar processo
Dica
Utilize esta funcionalidade para gerar um novo processo a partir de um processo
j existente, copiando sua indexao, estrutura e o modelo dos documentos
que o compem.

1. Clique no processo a ser duplicado.


2. Clique no boto

3. Clique no campo

4. Digite parcialmente o nome do interessado.

Dica
Surgir, logo abaixo, uma lista com os nomes dos interessados.
5. Clique sobre o nome do interessado desejado.

Dica
Ao digitar o nome completo do interessado e o mesmo no aparecer na lista,
tecle enter e OK na sequncia.

25

6. Clique na caixa de seleo do(s) documento(s) a ser(em) retirado(s) da lista de duplicao (quando necessrio).

Dica
Todos os documentos podero ser duplicados, exceto:
e-mails enviados; e
os documentos gerados em outras unidades pendentes de assinatura.
7. Clique no boto
Sumrio

26

POP 15

Enviar processo

1. Clique na caixa de seleo


2. Clique no boto

do(s) processo(s).

3. Clique no campo

4. Digite a sigla ou o nome (parcial) da unidade de destino.

Dica
Ser exibida a relao das Unidades cadastradas no sistema.
5. Clique sobre a Unidade desejada.

Dica
Voc pode enviar para mais de uma unidade. Para incluir outra unidade, repita
os procedimentos 3, 4 e 5.
Campos Opcionais (preencha conforme a situao):

27

Clique na caixa de seleo...

Para...
Manter o processo aberto na sua unidade e na(s)
unidade(s) de destino, simultaneamente.

6.

Manter processo aberto na unidade atual


Para acompanhar o processo, utilize a funcionalidade
no menu principal.
Remover definitivamente a anotao registrada no
processo

7.

Remover anotao

Dica
Se voc mantiver a anotao no seu processo as outras
unidades no podero visualiz-la.

8.

Encaminhar e-mail unidade de destino, notificando o


envio do(s) processo(s).

Enviar e-mail de notificao

Sinalizar ao destinatrio a data exata em que processo


precisa ser devolvido.

Dica
Clique no calendrio e selecione a data de retorno.

9.

Sinalizar ao destinatrio o prazo, em dias corridos, em


que o processo precisa ser devolvido ao remetente.

Dica
Clique no calendrio e selecione a data de retorno.
Informe no campo
Clique na caixa
nmero de dias teis.
10. Clique no boto

.
Sumrio

28

o nmero de dias.
para contar somente o

POP 16

Concluir processo
Dica
Voc pode concluir um processo nas seguintes situaes:
A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, no h mais nenhuma
ao a ser tomada por parte da unidade;
O processo j alcanou o seu objetivo em todas as unidades e dever ser
concludo na ltima unidade em que estiver aberto.

Ateno!
A concluso do processo em uma unidade no acarreta, necessariamente, a
concluso nas demais unidades nas quais esteja aberto!

Se voc deseja concluir...

Ento...
1. Clique no processo desejado.

2. Clique no cone

Um processo somente,

Se o processo estiver
ento ser exibida a
aberto...
mensagem...
somente na sua unidade, Processo no possui
andamentos abertos.
em outras unidades,
Processo est aberto em
outra unidade.
OK! Voc concluiu o processo no SEI!

29

Se voc deseja concluir...

Ento...
1. Clique na caixa dos processos desejados

2. Clique no cone

mais de um processo,

3. Clique em

.
na caixa de mensagem aberta.

OK! Voc concluiu os processos selecionados no SEI!

Ateno!
O processo concludo no mais ser exibido na tela principal de controle de
processos!

Dica
Para consultar um processo concludo, utilize a funcionalidade de pesquisa do
processo

O processo concludo poder ser reaberto somente na(s) unidade(s) em que


tramitou por meio do cone

.
Sumrio

30

POP 17

Inserir ponto de controle


Ateno!
Para utilizar a ferramenta de ponto de controle no SEI, voc precisa:
Definir as etapas dos pontos de controle dos processos na sua unidade; e
Encaminhar solicitao ao administrador do SEI do seu rgo para cadastro
dos pontos de controle para a sua unidade.

1. Clique no nmero do processo.


2. Clique no boto

3. Clique na caixa de seleo

do Ponto de Controle.

4. Clique sobre o Ponto de Controle desejado.


5. Clique em

Dica
Ser exibido o cone
processo).

ao lado do nmero do processo (na rvore do

Exemplo:

Clique em um dos cones


de Controle do processo.

ou

para visualizar o Histrico de Pontos

Sumrio

31

POP 18

Gerenciar ponto de controle

1. Clique no boto

2. Faa o filtro:

2.1 Clique na caixa de seleo


Por Tipo do Processo:

do Tipo do Processo.

2.2 Clique sobre o tipo desejado.


2.3 V para o passo 3.

2.1 Clique na caixa de seleo


Por Ponto de Controle:

do Ponto de Controle.

2.2 Clique sobre o ponto de controle desejado.


2.3 V para o passo 3.

3. Clique no boto

4. Clique no boto do processo desejado.

Dica
Ser apresentado o histrico de pontos de controle do processo selecionado.

5. Clique na caixa de seleo

do Ponto de Controle.

6. Clique sobre o ponto de controle desejado.

32

Dica
Se voc deseja remover o ponto de controle de um processo, clique sobre a
linha em branco. Nessa situao:
O processo deixar de ser apresentado na tela de Pontos de Controle.
O histrico dos pontos de controle registrados permanece no processo.
No processo com ponto de controle removido, acrescentado um registro
de ponto de controle com a expresso [Ponto de Controle removido do
processo].
7. Clique no boto

Dica
O processo alterado ser destacado com fundo amarelo.
Voc tem disposio os botes
apresentada na tela.

Sumrio

33

para a tabela

Criar documento interno

POP 19

Ateno!
Todo documento gerado no SEI sempre estar vinculado a um processo!
Desbloqueie os pop-ups de seu navegador!
1. Clique sobre o nmero do processo.
2. Clique no cone

3. Clique no tipo de documento desejado.

Dica
Para exibir todos os tipos de documentos disponveis, clique no cone
.
Utilize a ferramenta de busca do seu navegador para localizar o tipo de
documento desejado. Ex.: CTRL + F.
4. Campo Texto Inicial:
Se voc deseja...

Ento...

Iniciar um novo documento

4.1 V para o passo 5.


4.1 Clique na caixa de seleo

4.2 Clique no campo


ao lado.
4.3 Digite o nmero SEI do documento de referncia
(que servir de modelo).

Dica

Utilizar um documento existente,

Alternativamente, voc poder clicar no boto


desejado.

e clicar no cone

4.4 V para o passo 5.

34

do modelo

Se voc deseja...

Ento...
4.1 Clique na caixa de seleo
4.2 Clique na barra
.
4.3 Clique sobre o modelo desejado.
4.4 V para o passo 5.

Utilizar texto padro em parte do documento,

5. Clique no campo

Dica
Os campos Descrio, Interessados, Destinatrios e Observaes
desta unidade so opcionais e o sistema permite a sua incluso ou alterao
posteriormente.
6. Digite o assunto do documento no campo Descrio.

Ateno!
Consulte seu rgo para verificar o preenchimento do campo Descrio!

7. Clique no campo

Dica
Por padro, o sistema preencher com o mesmo Interessado informado no
processo. Voc poder manter, incluir, excluir ou alterar.
8. Digite parcialmente o nome do interessado.

35

Se o nome completo do interessado...

Ento...
8.1 Clique sobre o nome do interessado.

for exibido,

Havendo mais interessados a incluir, repita os


procedimentos 7 e 8.
8.2 V para o passo 9.
8.1 Conclua a digitao do nome completo.
8.2 Tecle Enter ao final da digitao.
8.3 Clique em

no for exibido,

Dica
Havendo mais interessados a incluir, repita os
procedimentos 7 e 8.
8.4 V para o passo 9.

9. Clique no campo

36

10. Digite parcialmente o nome do destinatrio.


Se o nome completo do Destinatrio

Ento...
10.1 Clique sobre o nome do destinatrio.

for exibido,

Havendo mais Destinatrios a incluir, repita os


procedimentos 9 e 10.
10.2 V para o passo 11.
10.1 Conclua a digitao do nome completo.
10.2 Tecle Enter ao final da digitao.
10.3 Clique em

no for exibido,

Dica
Havendo mais interessados a incluir, repita os
procedimentos 9 e 10.
10.4 V para o passo 11.

Ateno!
Siga a orientao de seu rgo (equipe de gesto documental) para o
preenchimento do campo

11. Clique no campo

12. Digite as informaes complementares do processo.

37

Dica
A informao deste campo ser pesquisvel apenas para sua unidade.
Este campo de preenchimento opcional, porm importante para a
pesquisa do documento no sistema.
Sua unidade deve adotar um padro de preenchimento.
13. Campo Nvel de Acesso:

Dica
Por padro, os documentos criados dentro do processo replicam o nvel de
acesso atribudo ao processo. Contudo, podero ser modificados para qualquer
nvel de acesso permitido para o processo. Nesse caso, o nvel de acesso mais
restritivo se estender a todo o processo.
Se voc deseja selecionar a opo...

Ento...
13.1 Clique na caixa

Pblico.

13.2 V para o passo 14.


13.1 Clique na caixa

Ateno!

Restrito.

13. 2 Clique na caixa de seleo

de Hiptese legal.

O processo de nvel de acesso Pblico automatica- 13.3 Clique na hiptese legal desejada.
mente assumir o nvel de acesso Restrito (para to13.4 V para o passo 14.
dos os seus documentos e processos anexados)!

38

Se voc deseja selecionar a opo...

Ento...
13.1 Clique na caixa

Sigiloso.

13. 2 Clique na caixa de seleo


do Grau de Sigilo.
O acesso ao documento ser restrito ao(s) usurio(s)
que possuir(em) credencial de acesso ao processo. 13.3 Clique sobre o grau de sigilo desejado.
No ficar visvel para os demais usurios.
13. 4 Clique na caixa de seleo

de Hiptese legal.

13.5 Clique na hiptese legal desejada.


Voc somente poder classificar o documento como
sigiloso se o tipo do processo permitir sigilo. Nesse 13.6 V para o passo 14.
caso, o nvel de acesso sigiloso se estender a todo
o processo!
14. Clique no boto

Dica
O documento aparecer na rvore de documentos do processo e uma pop-up
ser aberta para que seja editado.
Somente sua unidade poder efetuar modificaes futuramente neste
documento criado por voc.
Sumrio

39

POP 20

Editar documento interno


Ateno!
Voc somente poder editar documento criado pela sua unidade, mesmo que
o processo esteja aberto para outras unidades!

1. Clique no nmero do processo que contm o documento a ser editado.


2. Clique sobre o documento a ser editado.
3. Clique no boto

Dica
Somente as sesses com fundo branco so editveis.
4. Preencha o contedo conforme o tipo de documento.

Dica
Remova os tpicos do corpo do texto e os Anexos no utilizados.
Aplique os estilos, formataes e outras funes do editor de texto que
voc julgar necessrio.
5. Clique no boto

.
Sumrio

40

POP 21

Gerar verso do documento


Dica
O SEI permite que sejam feitas vrias edies em um mesmo documento.
Uma nova verso do documento ser armazenada cada vez que ele for
salvo.
A verso mais atual do documento estar sempre no topo da lista.

1. Clique sobre o nmero do processo.


2. Clique sobre o documento desejado.
3. Clique no boto

4. Lista de verses existentes:


Se voc deseja...

Ento...
4.1 Clique no cone

Visualizar uma das verses.

Recuperar uma verso.

Dica

da verso que deseja visualizar.

Pronto!
Voc concluiu a ao de visualizao.
3.1 Clique no cone

da verso que deseja recuperar.

Dica

Esta ser a verso atual do documento.


Voc poder editar uma verso Voc pode editar o documento, salvando-o ao final.
anterior do documento.
Pronto!
Voc concluiu a recuperao de uma verso do documento.
Sumrio

41

POP 22

Assinar documento interno


Dica
A assinatura eletrnica permitida por login e senha ou por token.
Um documento pode ser assinado por uma ou mais pessoas, conforme a
necessidade.

Ateno!
Leia atentamente o documento antes de assin-lo!
1. Clique no nmero do processo.
2. Clique sobre o documento desejado na rvore do processo.

3. Clique no cone

Ateno!
Confira se os campos rgo do Assinante, Assinante e Cargo/Funo
esto de acordo com a prerrogativa de assinatura do documento!
4. Digite a sua senha de acesso ao sistema.
5. Tecle ENTER.

Dica
O documento com a respectiva assinatura eletrnica ser apresentado na
tela.
O cone
ao lado do documento, na rvore, indica que voc pode editar
o documento.
Utilize a POP 20 Editar documento interno para revogar assinatura,
quando necessrio.

42

Ateno!
Quando surgir, o cone

ao lado do documento indicar:

que ele foi visualizado por outra unidade (para verificar, dar cincia, etc.);
ou
que ele no est mais disponvel para edio.
Sumrio

43

POP 23

Criar texto padro


Dica
Qualquer usurio de uma unidade poder produzir, consultar, alterar e excluir
um texto padro da unidade.

1. Clique em

2. Clique no boto

3. Clique no campo

4. Digite o nome de identificao.

Dica
O campo nome est limitado a 30 caracteres.

5. Clique no campo

6. Digite a descrio da funo do texto padro a ser criado.

Dica
O campo descrio est limitado a 300 caracteres.
7. Clique na rea de texto do campo Contedo.
8. Digite o contedo do texto.

Dica
O campo descrio est limitado a 300 caracteres.
9. Clique no boto

.
Sumrio

44

POP 24

Criar, consultar, alterar e excluir modelo de


documento

CRIAR MODELO DE DOCUMENTO


1. Clique sobre o nmero do processo.
2. Clique sobre o documento que deseja definir como modelo.
3. Clique no cone

4. Clique na caixa de seleo

de Grupo de Modelo.

5. Grupo de Modelo:
Se o grupo de modelo...

Ento...

existir,

No existir,

6. Clique no campo

5.1

Clique sobre o grupo de modelo desejado.

5.2

V para o passo 6.

5.1

Clique no boto

5.2

Digite o nome desejado para o Grupo de modelo.

5.3

Clique no boto

5.4

V para o passo 6.

7. Digite a descrio do modelo de documento.


8. Clique no boto

45

Dica
Para criar modelos a partir de documentos de outras unidades, acesse o nmero
do documento que deseja utilizar como modelo. Desde que seja pblico e
esteja assinado.
CONSULTAR MODELO DE DOCUMENTO
1. Clique em

2. Clique sobre o nmero do documento desejado.


ALTERAR MODELO DE DOCUMENTO

Dica
Voc poder alterar somente o grupo ou a descrio do modelo.
1. Clique em

2. Clique no cone

3. Clique na caixa de seleo

do Grupo de modelo.

4. Selecione o modelo desejado.


5. Clique no campo Descrio.
6. Digite a descrio desejada.

Dica
Este campo est limitado a 300 caracteres.
7. Clique no boto

46

EXCLUIR MODELO DE DOCUMENTO


1. Clique em
2. Clique no cone
3. Clique no boto

.
do modelo que deseja excluir.
.
Sumrio

47

POP 25

Incluir documento externo


Dica
Verifique junto ao administrador do seu rgo as extenses de arquivo
habilitadas para insero no SEI. Ex.: jpeg (imagem); mp4 (vdeo); ogg
(udio); odt (texto), etc.
Se voc incluir um arquivo PDF no formato imagem, no ser possvel
realizar pesquisas em seu contedo.

1. Clique sobre o nmero do processo.


2. Clique no boto

3. Clique sobre o tipo de documento


4. Clique na caixa de seleo

do campo Tipo de Documento.

5. Selecione o documento correspondente.


6. Clique no cone do calendrio

7. Selecione o dia, o ms e o ano da data de emisso do documento.

Dica
A data deve estar no formato dia (dois dgitos), ms (dois dgitos) e ano (quatro
dgitos). Exemplo: 08/03/2016.

8. Clique no campo

9. Digite o nmero do documento externo. Ex.: 142/2016-STI/MP.

48

Dica
Opcionalmente voc pode acrescentar o nome do rgo ou a estrutura.
O SEI ir combinar o tipo do documento escolhido com o nmero/nome
na rvore. Essa informao identificar o documento externo na rvore do
processo.
Digite a parte numrica somente com nmeros, sem caracteres.
10. Clique na caixa de seleo

do campo Tipo de Conferncia (para documentos digitalizados).

11. Clique sobre o Tipo de Conferncia desejado

Dica
Tipo de conferncia

Aplicao

Cpia autenticada administrativamente

Documento com equivalncia ao Confere com o


original.

Cpia autenticada por cartrio

Documento autenticado em cartrio.

Cpia simples

Cpia no autenticada.

Documento Original

Documento nato-digital: gerado digitalmente.

12. Clique no campo

13. Digite as primeiras letras do nome (at surgir o nome desejado na caixa de seleo).
14. Clique sobre o nome desejado na caixa de seleo.

Dica
Caso voc digite o nome completo do remetente (pessoa fsica ou jurdica) e ele
no surja na caixa de seleo, tecle Enter aps digitao do nome completo
e clique no boto OK.

49

15. Clique no campo

16. Digite parcialmente o nome do interessado.


17. Clique sobre o nome desejado na caixa de seleo.

Dica
Caso voc digite o nome completo do interessado e ele no surja na caixa
de seleo, tecle Enter ao final e clique no boto OK.
Repita os procedimentos 15, 16 e 17 para cada interessado que voc
necessitar incluir.

Ateno!
Siga a orientao de seu rgo (equipe de gesto documental) para o
preenchimento do campo

18. Clique no campo

19. Digite as informaes complementares do processo.

Dica
Este campo opcional.
A informao deste campo ser pesquisvel apenas para a unidade que o
preencher.
um campo importante para a pesquisa do documento no sistema.
Cada unidade deve adotar um padro de preenchimento.

50

20. Campo Nvel de Acesso:


Se voc deseja selecionar a opo...

Ento...

Pblico
20.1
Documentos visualizveis pelos usurios de 20.2
todas as unidades do rgo.

Clique na caixa de seleo


V para o passo 21.

20.1 Clique na caixa de seleo

Restrito

20.2 Clique na caixa de seleo

Dica

.
de Hiptese legal.

Documentos visualizveis, pelos usurios, por


20.3 Clique na hiptese legal desejada.
onde o processo tramitar.
20.4 V para o passo 21.
Sigiloso

20.1 Clique na caixa de seleo

20. 2 Clique na caixa de seleo


do Grau de Sigilo.
Opo disponvel para processos com
destaque em fundo vermelho.
20.3 Clique sobre o grau de sigilo desejado.
Ex.:

20. 4 Clique na caixa de seleo

de Hiptese legal.

Visualizvel apenas por usurios com 20.5 Clique na hiptese legal desejada.
permisso especfica e previamente
20.6 V para o passo 21.
credenciados.
21. Clique no boto

para anexar o arquivo correspondente ao documento.

Dica
O sistema abrir a caixa de seleo de arquivos no seu computador.

51

22. Clique sobre o arquivo na pasta correspondente.


23. Clique em

24. Clique no boto

.
Sumrio

52

POP 26

Excluir documento do processo


Dica
Os documentos excludos so registrados no sistema e voc poder verificar o
histrico na consulta do andamento do processo.

Regras para excluso:


Se o documento for...

Ento poder ser excludo...

Gerado e no assinado (minuta),


Gerado, assinado e com cone da caneta em
amarelo ,

O cone da caneta fica em amarelo at que o:


Documento seja acessado por outra
unidade; ou
O processo seja enviado para outra
unidade.

Pela unidade elaboradora.

Mesmo que o documento esteja includo em bloco de reunio


e seja, por meio deste, visualizado por outras unidades.

Externo e no assinado,
Externo, assinado e com cone da caneta em
amarelo ,

Dica
Nem todos os rgos permitem a assinatura de
documentos externos no SEI.

Pela unidade que o incluiu no processo.

Ateno!
Aps o envio do processo para outra unidade, o sistema no
permite mais a excluso de documento!

1. Clique sobre o nmero do processo.


2. Clique sobre o documento na rvore do processo.

53

3. Clicar no boto

Dica
Este cone ficar visvel apenas quando o procedimento de excluso for
permitido.
4. Clique no boto OK para confirmar a excluso.

Dica
O documento desaparecer da rvore do processo.
Sumrio

54

POP 27

Cancelar documento
Dica
Utilize esta rotina quando, por algum motivo relevante, for necessrio cancelar
um documento e no for possvel sua excluso.

1. Clique sobre o nmero do processo.


2. Clique sobre o documento na rvore do processo.
3. Clique no cone

Ateno!
Este cone estar visvel apenas para a unidade geradora do documento!
4. Digite o motivo do cancelamento.
5. Clique no boto Salvar.

Dica
Passe o mouse sobre o documento cancelado, na rvore do processo, para
visualizar o motivo do cancelamento.
Sumrio

55

POP 28

Incluir documento em mltiplos processos

Dica
Utilize esta funcionalidade quando precisar incluir uma minuta de documento
em dois ou mais processos simultaneamente.
1. Clique na caixa

2. Clique no cone

do processo desejado.

3. Clique na caixa de seleo

do campo Tipo do documento.

4. Selecione o tipo de documento.


5. Campo

56

Se voc utilizar a opo...

ento...
5.1 clique no campo

ao lado.

5.2 digite
SEI do documento de referncia.

o nmero

O nmero SEI identifica o documento dentro do sistema,


sendo exibido entre parnteses ao lado do nmero do
documento.
5.3 v para o passo 6.

5.1 clique no boto


5.2 clique no cone
como referncia.

.
do documento que deseja utilizar

O sistema preencher automaticamente o campo com o


nmero do documento de referncia.
5.3 v para o passo 6.

5.1 clique na caixa de seleo

do campo Texto Padro.

5.2 selecione o texto padro desejado.


5.3 v para o passo 6.

57

6. Campo Bloco de Assinatura:


Se voc...
no deseja incluir a minuta num bloco de
assinatura,

ento...
6.1 v para o passo 7.
6.1 clique na caixa de seleo
Assinatura.

do campo Bloco de

6.2 selecione o bloco de assinatura desejado.


deseja incluir a minuta num bloco de assinatura,

Para criar um novo bloco de assinatura, clique no boto


. Os procedimentos relacionados ao
Bloco de Assinatura sero tratados no POP Encaminhar
documento para assinatura em outra Unidade.
6.3 v para o passo 7.

7. Clique no boto

Ateno!
Caso deseje editar a minuta inserida, ser necessrio entrar em cada processo
e edit-la individualmente.

Sumrio

58

POP 29

Imprimir documento

1. Clique sobre o nmero do processo.


2. Clique sobre o documento na rvore do processo.
3. Clique no cone
4. Clique no boto

.
.

Sumrio

59

POP 30

Dar cincia
Dica
Utilize esta funcionalidade para indicar que um documento ou processo foi
verificado.

1. Clique no nmero do processo.


2. Clique no documento que deseja dar cincia.

3. Clique no cone

Dica
Ao dar cincia num documento, automaticamente voc tambm estar dando
cincia ao processo.

Ateno!
O SEI no permite cancelar ou anular a cincia em um documento.
Sumrio

60

POP 31

Encaminhar documento para assinatura em


outra Unidade
Dica
Utilize esta funcionalidade para obter assinaturas de outras Unidades no
documento gerado em sua Unidade.

1. Clique no nmero do processo.


2. Clique no documento desejado.

3. Clique no cone

61

Se voc deseja...

ento...
3.1 clique no boto

3.2 clique no campo

3.3 digite a descrio do bloco.


Exemplo: Assinatura de memorando.
criar um bloco de assinatura especfico para
esses documentos,

Cabe Unidade padronizar quais blocos de


assinatura sero criados.

3.4 clique no campo

3.5 digite a sigla da Unidade.


3.6 clique na sigla da Unidade desejada na caixa de seleo.

Repita os passos 3.4, 3.5 e 3.6 para incluir outra Unidade.


3.7 clique no boto

3.8 v para o passo 4.

3.1 clique na caixa de seleo


incluir os documentos em um bloco de
assinatura j existente,

4. Clique na caixa
5. Clique no boto

do campo Bloco.

3.2 selecione o bloco de assinatura desejado.


3.3 v para o passo 4.

dos documentos desejados, caso necessrio.


.

62

Dica
Os documentos includos no bloco de assinatura ficaro destacados com o
fundo em amarelo.
Voc poder incluir documentos de outros processos no mesmo bloco de
assinatura. Clique no cone
de prosseguir.

e execute, neste caso, os passos 1 a 5 antes

Ateno!
Aps a incluso de um ou mais documentos no bloco de assinatura,
necessrio disponibilizar esse bloco para as Unidades assinarem.
6. Clique em

7. Clique no cone

do bloco de assinatura que deseja disponibilizar para assinatura.

Dica
O bloco mudar o estado para Disponibilizado e o fundo ficar destacado em
vermelho.
Aps assinatura pelas outras Unidades, surgir o cone
do processo, na tela Controle de Processos.

ao lado do nmero

Ateno!
O SEI no avisa Unidade de destino sobre a disponibilizao de um bloco.
Contate a Unidade, caso deseje alert-la da existncia de documentos para
assinatura e solicite que acesse a opo
Sumrio

63

POP 32

Assinar documento encaminhado por outra


Unidade
Dica
Acesse o menu
periodicamente para verificar se
existem documentos para assinatura na sua Unidade.

1. Clique no boto

Dica
Para a assinatura do bloco em sua Unidade, necessrio que ele esteja
Disponibilizado e o cone

seja exibido.

Ateno!
A linha destacada em vermelho sinaliza que o bloco foi disponibilizado para
assinatura em outra Unidade, no sendo possvel assin-lo nesse momento.
2. Clique no cone

do bloco de assinatura desejado.

3. Clique no nmero do documento.


Exemplo: 0000508

Ateno!
O sistema abrir uma nova aba/janela de visualizao do documento. Antes
de prosseguir, analise o contedo de cada documento a ser assinado.
Caso no concorde com o teor do documento, voc pode:
Alterar o seu contedo (acessando o processo); ou
Deixar de assin-lo.

64

4. Clique no boto fechar da aba/janela de visualizao do documento, no navegador.

Dica
Clique no cone
para inserir uma anotao em um documento, no bloco
de assinaturas. Essa funcionalidade permite a comunicao entre as Unidades
envolvidas, como, por exemplo, propor alteraes no documento, informar
motivo de no assinatura de um determinado documento, etc.
5. Assinatura:
Se pretende assinar...

ento...
5.1 clique no cone

5.2 selecione o seu Cargo/Funo, caso necessrio.


apenas um documento entre os relacionados
no bloco,

5.3 digite sua senha de acesso ao sistema.


5.4 pressione a tecla ENTER.
5.5 v para o passo 6.
5.1 clique na caixa

dos documentos que deseja assinar.

5.2 clique no boto


dois ou mais documentos entre os relacionados no bloco,

5.3 selecione o seu Cargo/Funo, caso necessrio.


5.4 digite sua senha de acesso ao sistema.
5.5 pressione a tecla ENTER.
5.6 v para o passo 6.

6. Clique no boto
7. Clique no cone
8. Clique no boto

.
.
.

65

Dica
O bloco ser devolvido Unidade que solicitou a assinatura, no sendo mais
exibido na lista.
Sumrio

66

POP 33

Encaminhar processo para consulta de outra


Unidade
Dica
Utilize esta ferramenta para permitir que outras Unidades visualizem as minutas
contidas em um processo criado em sua Unidade, permitindo, por exemplo,
discuti-las em reunies ou decises colegiadas.

1.

Clique na caixa

2.

Clique no cone

3.

Selecionar Bloco:

do processo desejado.

Se o bloco de reunio desejado...

ento...

3.1 clique no cone


constar na lista de blocos,

3.2 clique no boto


3.3 v para o passo 4.

67

do bloco correspondente.
.

3.1 clique no boto

3.2 digite a descrio.


Exemplo: para discusso no colegiado.

3.3 clique no campo


no constar na lista de blocos,

3.4 digite a sigla ou o nome (parcial) da Unidade para a qual


ser disponibilizado o bloco de reunio.
3.5 clique na Unidade desejada.

Neste caso deve-se criar um novo bloco.


Para incluir outras Unidades, repita os passos de 3.3 a 3.5.
3.6 clique no boto
3.7 clique no boto

3.8 clique no boto

3.9 v para o passo 4.

4. Clique no cone

do bloco desejado.

Dica
O processo ficar acessvel para a Unidade selecionada.

Sumrio

68

POP 34

Visualizar minutas e documentos por meio de


Blocos de Reunio
Ateno!
Esta rotina possibilita somente a visualizao das minutas dentro de um
determinado processo. No possvel realizar alteraes, nem assinar.

1. Clique no boto
2. Clique no cone

.
do bloco desejado.

3. Clique no nmero do processo para visualizar os documentos.

Dica
Visualize as minutas de documentos feitas pela Unidade que disponibilizou o
bloco.
4. Clique no cone
5. Clique no cone

para exibir a minuta do documento.


.

6. Clique no boto
7. Clique no cone

.
para devolver o bloco para a Unidade de origem.

6. Clique no boto

Dica
O bloco ser devolvido Unidade de origem, no sendo mais exibido na lista.

Sumrio

69

POP 35

Incluir processos em um Bloco Interno


Dica
Utilize esta funcionalidade para agrupar processos de acordo com o tema de
sua necessidade.
Exemplo: Capacitao 2016

Aquisio de material 2016
Voc pode incluir um mesmo processo em mais de um bloco interno.

1. Clique na caixa

dos processos que voc deseja agrupar.

Ateno!
Somente os processos abertos na sua Unidade podero ser inseridos em um
Bloco Interno.

Dica
Voc pode selecionar os processos tanto da coluna Recebidos como da coluna
Gerados.

2. Clique no cone

70

3. Selecionar Bloco Interno:


Se o bloco interno...

ento...
3.1. clique no boto

no constar na lista de blocos

3.2. digite a descrio do bloco criado.


Exemplo: Pedidos de treinamento.

Neste caso deve-se criar um novo bloco


interno

3.3. clique no boto


3.4 clique no boto

.
.

3.5 v para o passo 4.

3.1 clique no cone

constar na lista de blocos,

do bloco correspondente.

3.2 v para o passo 4.

Dica
Insira uma anotao para o processo no bloco, caso necessrio, clicando no
cone
.
A anotao estar disponvel apenas no bloco e no faz parte dos autos do
processo.
4. Clique no boto

.
Sumrio

71

POP 36

Visualizar processos em um Bloco Interno

1. Clique no boto
2. Clique no cone

.
.

Dica
Processo com numerao em vermelho: No est aberto na Unidade. Esse
processo passou pela Unidade e j no consta mais na tela de Controle de
Processos. Pode ser tramitado ou concludo.
Processo com numerao em verde: Est aberto na Unidade. Esse processo
ainda consta na tela de Controle de Processos.
3.Clique no processo desejado.
Sumrio

72

POP 37

Verificar o histrico do processo


Dica
Utilize esta funcionalidade para verificar o histrico de modificaes e
movimentaes do processo no SEI. Nele possvel verificar a natureza da
modificao, a data e a hora da ocorrncia, bem como a Unidade e o usurio
responsvel por ela.

1. Clique no nmero do processo.


2. Clique em

Dica
Sero exibidas informaes, como, por exemplo:
A criao e a concluso do processo;
As movimentaes (incluindo envio e recebimento);
O envio de correspondncia eletrnica via SEI; e
Os registros manuais inseridos pelo usurio.
Se voc deseja...

ento...

visualizar o histrico mais resumidamente,

clique em

visualizar o histrico mais detalhadamente,

clique em

acrescentar informaes no histrico

Este registro integrar o histrico permanentemente, porm no far parte do contedo


do processo na forma de documento.

1. clique no boto

2. digite a descrio desejada.


3. clique no boto

Sumrio

73

POP 38

Incluir processo em Acompanhamento Especial


Dica
Esta funcionalidade possibilita:
A organizao por categorias de acompanhamento estabelecidas pela
Unidade.
O acompanhamento permanente de um processo, mesmo aps a sua
concluso.
O acompanhamento de um processo, mesmo que no tenha passado pela
sua Unidade.
Somente ser visualizado na Unidade que o criou.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone

74

3. Grupo Acompanhamento Especial:


Se voc deseja...

ento...
3.1 clique no boto

3.2 digite o nome do grupo que voc est criando.


Exemplo: Pedidos de treinamento.
3.3 clique no boto

Criar um grupo

3.4 clique no campo

Acrescente informaes ao processo em acompanhamento


para facilitar a identificao.
3.5 digite breve informao do processo.
Exemplo: Pedido de treinamento no SEI.
3.6 clique no boto

3.1 clique na caixa de seleo

do campo Grupo.

3.2 selecione o grupo desejado.

3.3 clique no campo

Selecionar um grupo j existente


Acrescente informaes ao processo em acompanhamento
para facilitar a identificao.
3.4 digite breve informao do processo.
3.5 clique no boto

75

Ateno!
Cada processo pode ser includo em apenas um grupo de Acompanhamento
Especial.

Dica
O cone
ao lado do nmero do processo indica que ele est registrado em
um grupo de acompanhamento especial.

Sumrio

76

POP 39

Alterar grupo em Acompanhamento Especial

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone

Dica
O cone
aparece ao lado do nmero do processo, indicando que ele est
em um grupo de acompanhamento especial.

3. Clique na caixa de seleo

do campo Grupo.

4. Selecione o grupo desejado.

5. Clique no campo

6. Digite o texto desejado.


7. Clique no boto

.
Sumrio

77

POP 40

Excluir grupo em Acompanhamento Especial

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone

Dica
O cone
aparece ao lado do nmero do processo, indicando que ele est
em um grupo de acompanhamento especial.

3. Clique no boto
4. Clique no boto

.
.
Sumrio

78

POP 41

Criar e disponibilizar a Base de Conhecimento


Ateno!
Cabe Unidade com competncia sobre os procedimentos afetos ao tipo de
processo criar a Base de Conhecimento.

Dica
Esta funcionalidade permite que voc vincule a Base de Conhecimento a
qualquer tipo de processo, exceto aquele com nvel de acesso Sigiloso.
Todos os processos do mesmo tipo apresentaro vnculo com a Base de
Conhecimento criada.
1 Parte: CRIAR BASE DE CONHECIMENTO
1. Clique no boto

2. Clique no boto

3. Digite o assunto da base de conhecimento no campo

4. Clique no campo

Dica
Os tipos de processo disponveis so os cadastrados no sistema.
Todo processo no SEI vinculado a um tipo de processo.

79

5. Digite a palavra-chave do tipo de processo desejado.

Dica
Ser apresentada uma lista dos tipos de processos que contenham a palavrachave digitada.
6. Clique sobre o tipo de processo de desejado.

Dica
Voc pode vincular a base de conhecimento a mais de um tipo de processo.
Repita os passos 5 e 6 at vincular todos os tipos de processos desejados.

7. Boto

80

Se...

ento...
7.1 clique no boto

7.2 localize o arquivo desejado a ser anexado.

Anexe documentos ou imagens de apoio ao tema da base de


conhecimento.
houver arquivos para anexar,

Exemplo: fluxograma de processos, legislao aplicada ao


tema, relao de documentos obrigatrios ao processo, etc.
7.3 clique no arquivo desejado.
7.4 clique no boto

Para anexar um novo arquivo, repita os passos 7.1 a 7.4.

no houver arquivos a serem anexados,

8. Clique no boto

7.1 v para o passo 8.

Dica
A base de conhecimento criada aparece destacada em amarelo.
2 Parte: DISPONIBILIZAR BASE DE CONHECIMENTO
9. Clique no cone

da base de conhecimento correspondente.

81

Dica
Preencha todos os campos com as informaes relacionadas ao tema da base
de conhecimento e que serviro para a sua consulta.

10. Clique no boto

11. Clique no boto


12. Clique no boto

, no canto superior direito.


.

13. Clique no boto

Dica
Na rvore de documentos do processo, ao lado do nmero do processo, caso
exista uma base de conhecimento vinculada ao tipo de processo, ser exibido o
cone

(Visualizar Bases de Conhecimento Associadas).

Para acessar a base de conhecimento, clique no cone


do processo.
Clique no cone

ao lado do nmero

para visualizar o contedo do procedimento.


Sumrio

82

POP 42

Alterar a Base de Conhecimento


Dica
A edio da base de conhecimento permite consultar, alterar ou excluir o
contedo apenas de bases de conhecimento criadas em sua Unidade de lotao.

1. Clique no boto
2. Clique no boto

.
.

3. Alterar base de conhecimento:


Se a base de conhecimento...

ento...
3.1 clique no cone

da base desejada.

3.2 proceda s alteraes desejadas.

j estiver disponibilizada,

Voc pode alterar as informaes dos campos Descrio,


Tipos de Processo Associados e os arquivos anexos que
comporo a nova verso.
3.3 clique no boto

O sistema abrir uma janela com o formulrio para atualizao


dos campos.
3.4 v para o passo 4.

83

3.1 clique no cone

da base desejada.

3.2 proceda s alteraes desejadas.


no estiver disponibilizada,

Os campos Usurio Liberao e Data


Liberao estaro vazios.

Voc pode alterar as informaes dos campos Descrio,


Tipos de Processo Associados e os arquivos anexos que
comporo a base.
3.3 clique no boto
3.4 clique no cone
contedo.

.
da referida base para alterar o seu

3.5 v para o passo 4.


4. Preencha as atualizaes da base de conhecimento que forem necessrias.
5. Clique no boto

6. Clique no boto fechar do navegador.

Dica
Quando a Base de Conhecimento j estiver disponibilizada, ser exibido o cone
indicando que a base de conhecimento possui mais de uma verso.
7. Clique no cone

Dica
Para excluir uma, ou mais, bases de conhecimento, desde que no liberadas,
clique na caixa
das bases correspondentes e no boto
Para liberar mais de uma base de conhecimento, clique na caixa
correspondentes e no boto
.

8.Clique no boto

.
Sumrio

84

das bases

POP 43

Executar pesquisa
Dica
Utilize esta ferramenta para pesquisar informaes em todo o SEI, inclusive o
contedo de processos e documentos (internos e externos).

Ateno!
Documentos externos, para serem pesquisveis, devem passar pelo processo
de Reconhecimento ptico de Caracteres (OCR) aps a digitalizao.
1 Parte: PESQUISA SIMPLES
1. Clique no campo

2. Digite o termo a ser pesquisado.


Exemplo: Oramento.
3. Pressione a tecla ENTER.

Dica
Quando o resultado da pesquisa trouxer apenas um documento, este ser
aberto automaticamente.
2 Parte: PESQUISA AVANADA
1. Clique no boto

Dica
A tela de pesquisa avanada apresenta vrios campos em que podem ser
inseridos parmetros para a pesquisa. Quanto mais parmetros so informados
ao sistema, mais refinado ser o resultado.

85

Exemplo
A ttulo de exemplo, seguiremos os passos seguintes da pesquisa avanada utilizando como parmetro o tipo de documento.

2. Clique na caixa de seleo

do campo Tipo do Documento.

Dica
Para localizar um tipo de documento, de forma gil, pode-se digitar a letra
inicial do nome do documento.
3. Digite as letras iniciais do documento desejado.
4. Selecine o nome do documento.
Exemplo: Ofcio.
5. Clique no boto

Dica
Clique no cone

para abrir o documento desejado.

Ateno!
No caso de processos de acesso restrito, seus documentos sero exibidos
somente para usurios de Unidades previamente habilitadas para visualizao.

Sumrio

86

POP 44

Reabrir processo
Dica
Utilize esta ferramenta para reabrir um processo que j tenha passado por sua
Unidade.

1. Clique no campo

2. Digite o nmero do processo a ser pesquisado, total ou parcialmente (somente nmeros).


3. Clique no cone

.
Sumrio

87

POP 45

Exportar documentos do processo em formato


PDF
Dica
Utilize esta ferramenta para exportar os documentos do processo em um
arquivo PDF.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone

Dica
Todos os documentos possveis de converso esto com a caixa marcada

Ateno!
Os seguintes arquivos e documentos no sero convertidos em PDF:
Planilhas;
Imagens;
Arquivos compactados;
Documentos cancelados; e
Minutas de documentos de outras Unidades.

88

3. Selecionar arquivos do processo:


Se voc deseja converter...

ento...
3.1 clique no boto

todos os documentos possveis de converso,

3.2 v para o passo 4.


3.1 clique na caixa
ser convertido.

alguns documentos do processo

Ao clicar na coluna
documentos.
3.2 clique no boto

para desmarcar o documento que no

, o sistema desmarcar

todos os

3.3 v para o passo 4.

4. Clique no boto
5. Clique no boto

, no navegador Mozilla Firefox. Nos demais navegadores, desbloqueie o pop-up.


.

Dica
Acesse o arquivo gerado na pasta de Downloads do seu computador.
O nome do arquivo PDF ser formado por SEI + nmero do processo.

Sumrio

89

POP 46

Exportar documentos do processo em formato


ZIP
Dica
Utilize esta ferramenta para exportar os documentos de um processo em um
arquivo ZIP, sem alterar seu o formato original.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone

Ateno!
O sistema no incluir documentos cancelados.
3. Selecionar arquivos do processo:
Se voc deseja compactar...
todos os documentos possveis de
compactao,

ento...
3.1 clique no boto
3.2 v para o passo 4.
3.1 clique na caixa
ser compactado.

alguns documentos do processo,

Ao clicar na coluna
documentos.
3.2 clique no boto
3.3 v para o passo 4.

90

para desmarcar o documento que no

, o sistema desmarcar

todos os

4. Clique no boto
5. Clique no boto

, no navegador Mozilla Firefox. Nos demais navegadores, desbloqueie o pop-up.


.

Dica
Acesse o arquivo gerado na pasta de Downloads do seu computador.
O nome do arquivo ZIP ser formado por SEI + nmero do processo.

Sumrio

91

POP 47

Estatstica dos processos

VERIFICAR ESTATSTICA DOS PROCESSOS POR UNIDADE


1. Passe o cursor sobre o boto

2. Clique no boto

3. Selecione, no campo
4. Clique no boto

, o intervalo de tempo desejado.


.

Dica
As estatsticas da Unidade so apresentadas em formatos de tabela, sempre
acompanhadas de um grfico correspondente.

Ateno!
Os processos sigilosos no so contabilizados nas estatsticas.

Dica
Clique nos dados ou no grfico para visualizar seu detalhamento.

92

O quadro

lista todos os...

processos gerados no perodo,

processos gerados no perodo, agrupados por tipo de


processo.

processos com tramitao no perodo,

processos que tramitaram na Unidade, no perodo


pesquisado.

processos com andamento fechado na Unidade, ao final do perodo,

processos concludos no perodo pesquisado.

processos com andamento aberto na Unidade, ao final do perodo,

processos em aberto na Unidade, no final do perodo


pesquisado.

tempos mdios de tramitao no perodo,

tempo mdio em que os processos ficaram abertos na


Unidade, agrupados por tipo de processo.

documentos gerados no perodo,

documentos criados na sua Unidade, no perodo pesquisado.

documentos externos no perodo,

documentos externos que foram includos nos processos na


sua Unidade, no perodo pesquisado.

VERIFICAR ESTATSTICA POR TIPO DE PROCESSO


1. Passe o cursor sobre o boto

2. Clique no boto
3. Clique na caixa de seleo

.
do campo rgo.

4. Selecione o rgo desejado.


5. Clique na caixa de seleo

do campo Tipo de Processo.

6. Selecione o processo desejado.


7. Selecione, no campo

, o intervalo de tempo desejado.

93

8. Marque o campo
com o andamento fechado em todas as Unidades.
9. Clique no boto

para filtrar na pesquisa apenas os processos

Dica
Para verificar mais detalhes sobre o resultado, clique nos resultados das colunas
Quantidade ou Tempo Mdio apresentados em azul.
10. Clique no resultado, na coluna Quantidade ou Tempo Mdio.

Dica
As informaes nessa tela esto detalhadas por processo.

11. Clique em

Dica
As informaes nessa tela esto detalhadas por Unidade onde o processo foi
tramitado.
Observe que o SEI apresenta os links em azul, e, ao clicar neles, voc ter
acesso detalhado aos resultados
12. Clique no boto

.
Sumrio

94

POP 48

Enviar e-mail utilizando o SEI


Dica
Utilize esta funcionalidade para enviar correspondncia eletrnica pelo
sistema.
O SEI permite o envio de correspondncia eletrnica para usurios externos
e internos.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone

Dica
O sistema abrir uma nova tela para o encaminhamento de correspondncia
eletrnica.

3. Campo
Se existir...
um e-mail cadastrado somente,

ento...
3.1 v para o passo 4.

3.1 clique na caixa de seleo


mais de um e-mail cadastrado,

3.2 selecione o e-mail desejado.


3.3 v para o passo 4.

95

Ateno!
Se o e-mail desejado no estiver cadastrado, procure o administrador do
sistema do seu rgo.

4. Clique no campo

5. Digite o e-mail do destinatrio.


6. Clique sobre o e-mail com fundo azul.

Dica
Existindo mais destinatrios de e-mail, repita os passos 4, 5 e 6.

Dica
Se voc deseja enviar e-mail aos destinatrios, sem que eles visualizem os
demais destinatrios, ento clique na caixa
.

7. Clique no campo

8. Digite o assunto do e-mail.

96

9. Campo

:
Se voc deseja...

ento...
9.1 clique no campo de texto da mensagem.
9.2 digite o texto da mensagem

digitar o texto do e-mail,

9.3 v para o passo 10.


9.1 clique na caixa de seleo

utilizar texto-padro,

9.2 selecione o ttulo da mensagem desejada.

O texto padro j foi criado previamente.

Altere o texto caso seja necessrio.


9.3 v para o passo 10.

10. Clique na caixa dos documentos que deseja encaminhar.

Ateno!
O envio de documentos anexos ao e-mail opcional.

Dica
Somente documentos assinados e os externos estaro disponveis.
Clique no boto
complementar.

11. Clique no boto

, se desejar anexar algum arquivo

97

12.Clique no boto

Dica
O e-mail encaminhado pelo SEI passa a compor automaticamente a rvore do
processo.

Ateno!
Aps incluso na rvore do processo, o e-mail no poder ser excludo.

Dica
Para encaminhar/reenviar e-mails, clique sobre o e-mail desejado no processo,
clique no cone
e repita os passos 4 a 12. Voc poder efetuar
alteraes antes do envio.

Sumrio

98

POP 49

Criar grupo de e-mail


Dica
Utilize esta funcionalidade para enviar correspondncia eletrnica de sua
Unidade para um grupo de destinatrios
E-mails de usurios externos e de internos podem ser includos no grupo.

1. Clique no boto
2. Clique no boto

.
.

3. Digite o nome para o grupo.

4. Clique no campo

(campo opcional).

5. Digite informaes complementares do grupo.

6. Clique no campo

7. Digite o e-mail.

8. Clique no campo

9. Digite o nome do responsvel pelo e-mail.


10. Clique no boto

Dica
Para adicionar mais contas de e-mail ao grupo, repita os passos 6 a 10.

11. Clique no boto

.
Sumrio

99

POP 50

Permitir visualizao de processo por usurio


externo
Dica
Utilize esta funcionalidade para permitir a consulta de processo por pessoas
externas ao seu rgo.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone

.
do campo E-mail da Unidade.

3. Clique na caixa de seleo


4. Selecione o e-mail desejado.

Dica
Se o e-mail desejado no estiver cadastrado, procure o administrador do
sistema do seu rgo.

5. Clique no campo

6. Digite o nome da pessoa que ter acesso liberado.

7. Clique no campo

8. Digite o e-mail do Destinatrio.

9. Clique no campo

10. Digite um breve texto sobre o motivo da liberao para consulta.

100

Exemplo: O interessado solicitou vistas ao processo.

11. Clique no campo

12. Digite o nmero de dias (prazo mximo) que voc deseja permitir acesso ao processo.

13. Clique no campo

14. Digite a sua senha de acesso ao SEI.


15. Clique no boto

16. Clique no boto

Dica
O destinatrio receber um e-mail contendo o link para consultar o contedo
do processo.

Dica
A Unidade poder cancelar a disponibilizao a qualquer tempo ao clicar no
cone

101

POP 51

Cadastrar usurio externo para assinatura em


documento interno
Sumrio

Dica
Entre em contato com o administrador do SEI no seu rgo para que ele
encaminhe ao usurio externo o link de cadastro. Lembre-se de fornecer o
e-mail dele.
Alguns rgos disponibilizam esse link em seus portais.
Exemplo: Escola Nacional de Administrao Pblica -Enap.
O usurio externo dever acessar o link indicado pelo rgo para efetuar seu
cadastro no SEI.

Ateno!
Informe ao usurio externo os passos a seguir para realizao do cadastro.

1. Clique no campo

Dica
Ser exibida uma tela com orientaes do rgo para o usurio externo.

2. Clique no campo

3. Preencha os campos do formulrio.


4. Clique em
5. Clique em

.
.

102

Dica
Aps envio do formulrio, o administrador do SEI no rgo dever aprovar o
cadastro do usurio externo.
Para que o usurio externo acesse e/ou assine o documento de um processo,
proceda conforme o POP - Solicitar assinatura de usurio externo em
documento interno.

Sumrio

103

POP 52

Solicitar assinatura de usurio externo em


documento interno
Ateno!
Esta funcionalidade exige prvio cadastro no sistema do usurio externo.
Consulte o POP - Cadastrar usurio externo para maiores esclarecimentos.

Dica
A funcionalidade permite que voc autorize um, ou mais, usurio externo a:
Visualizar o documento a ser assinado;
Assinar documento de um processo; e
Visualizar todo o contedo do processo.
1. Clique no nmero do processo.
2. Clique no documento que espera assinatura do usurio externo.

3. Clique no cone

4. Clique na caixa de seleo

do campo E-mail da Unidade.

5. Selecione o e-mail desejado.

Ateno!
Se o e-mail desejado no estiver cadastrado, procure o administrador do
sistema do seu rgo.

6. Clique no campo

104

7. Digite o nome ou o e-mail da pessoa que ter acesso liberado.

Ateno!
O usurio externo dever estar cadastrado previamente no sistema.
Confira, aps a digitao, se o e-mail est correto.
8. Clique no e-mail desejado.

Dica
Se voc deseja que o usurio externo tenha permisso para visualizao de
todos os documentos e as atualizaes do processo, ento clique na caixa
.

9. Clique no boto

Ateno!
Se surgir a mensagem , quer dizer que o usurio externo no foi devidamente
cadastrado no sistema. Clique no boto
administrador do SEI no rgo.

e entre em contato com o

Dica
Para incluir outro(s) usurio(s) externo(s) no mesmo documento, repita os
passos 4 a 9.
Para cancelar a autorizao de assinatura do processo, clique no boto
da pessoa desejada.

Sumrio

105