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Como usar o Outlook configurar o Outlook dicas e truques do Outlook

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Outlook 60 Dicas teis
Segue 60 dicas rpidas que voc mesmo pode implementar no seu Outlook.
Dicas como estas, passei em Palestras de Produtividade em diversas empresas aqui no
Brasil. Se voc colocar em prtica 20%, voc ser 5 min. mais rpido por dia faa os
clculos e veja o quanto economizar em 1 ms de trabalho.
E-mail Bsico
1.

Painel de Navegao As pastas do Outlook e o Painel de Navegao ficam


esquerda. Clique e arraste a barra divisora horizontal para ajustar os botes visveis.

1.

Para encontrar Endereos Clique em Para:, Avanado, Localizar (Advanced,


Find), para fazer a busca por um campo, diversos campos com um nome inteiro ou apenas
parte. Tambm possvel fazer a busca diretamente na linha Para: usando o Enter.

1.

Vrios Endereos Digite vrios endereos separando-os por ponto e vrgula;

2.

Preenchimento de nome CTRL-K para preencher rapidamente um nome.

3.

Propriedades do nome Clique duas vezes sobre o nome para acessar suas
propriedades. Clique na guia Organizao para ver o gestor.

4.

Anexos Inserir/Arquivo (Insert/File) escolha os arquivos e anexe-os, escolha o


menu lateral do boto inserir (Insert) para inserir como um texto no corpo da mensagem.
Ou ento use o cone do clipe/anexar arquivo na barra de ferramentas.

5.

Vrias Assinaturas para suas vrias funes (Multiple Signature Blocks)


Configurar emFerramentas / Opes / Formato de E-mail /
Assinaturas (Tools/Options/Mail
Format/Signatures). Podem ser copiadas assinaturas existentes no Word & E-mail. Se
voc est usando o Word como seu editor de e-mail, basta clicar com o boto direito do
mouse em qualquer lugar da assinatura e escolher outra assinatura no menu que aparece.
Todas as assinaturas que voc criou e armazenou sero exibidas no menu.

1.

Sinalizao para acompanhamento (Follow-up flags) Aplique s mensagens,


informando 3 semanas, 2 meses, etc. para configurar a data e a hora do lembrete. Use a
opo Agora para sinalizador instantneo

2.

Rastreamento de Mensagens e Opes de Entrega (Message Tracking &


Delivery Options) As opes na barra de ferramentas da mensagem, configuram a
Prioridade, Solicitao de confirmao de entrega, Solicitao de confirmao de leitura,
No entregar antes de, Vencimento aps data/horrio (Importance, Delivery Receipt and
Read Receipt, Do not deliver before, Do not deliver after date/time).

3.

Notificao de e-mail Ferramentas/ Opes/ Preferncias/ Opes de e-mail/


Opes de e-mail avanadas/Configurao de Alerta da rea de Trabalho
(Tools/Options/Preferences/ E-mail Options/ Advanced E-mail Options/ Desktop Alert
Settings) permite configurar diferentes opes de alertas de novos e-mails. Desabilitado
quando PPT mostrado.

4.

Verificador Ortogrfico (Spell Check) automtico com o envio, e como o editor


de e-mail padro o Word, voc pode tirar proveito de alguns
recursos.Ferramentas/Opes/Ortografia (Tools/Options/Spelling) para configurar
opes.

5.

Painel de Leitura Exibir /Painel de Leitura/ Direita (View/Reading Pane/ Right).


Exibe 30% mais informao na tela com maior facilidade de leitura no sentido vertical.

6.

Opes de Agrupamento Exibir/Organizar por/Mostrar em


Grupos (View/Arrange By/Show in Groups) para agrupar e-mails. Data, Conversao,
Tamanho, De (Date, Conversation, Size, From) e outras categorias. Exibir/Expandir/
Reduzir Grupos (View/ Expand/ Collapse Groups) para ver mais ou menos.

7.

Responder e Encaminhar mensagens Responder/Responder a


todos/Encaminhar(Reply/Reply To All/Forward) usar responder a todos com cuidado!
Mensagens encaminhadas incluem anexos; as respostas no incluem os anexos.

8.

Anexos, abrir e salvar Clique com o boto direito no anexo e Salvar como (Save
As), ou Arquivo/Salvar/Anexos (File/Save Attachments) para salvar diversos anexos de

uma s vez. Ou ento Arraste e solte os anexos para a rea de trabalho.


9.

Criao de Pastas Clique com o boto direito na lista de pastas, Nova


Pasta (New Folder) para criar pastas. Clique com o boto direito sobre o item, escolha
mover para pasta para inserir na pasta. possvel arrastar e soltar diretamente,
Editar/Mover para Pasta (Edit/Move to Folder) mantm na memria a ltima movimentao,
o comando Mover para Pasta (Move to Folder) na barra de ferramentas lista os ltimos 10
locais. Arrastar e soltar na rvore de pastas para abrir a pasta e expandir as sub-pastas,
mesmo quando fechada.

10.

Pastas Favoritas Acrescente as pastas usadas com freqncia a uma lista de


Favoritos. Arraste e solte uma das Pastas de E-mail (Mail Folders) para a rea Pastas
Favoritas. Arraste e solte para reposicionar em favoritos. Clique com o boto direito para
remover.
Calendrio Bsico

1.

Colorir Compromissos Aplicar etiquetas coloridas clicando com o boto direito do


mouse sobre o compromisso, Rtulo (Label), e escolhendo uma dentre 10 cores prdefinidas. Selecione Editar rtulos para mudar nomes. Tambm possvel
selecionarRtulo (Label) na caixa de dilogo de um Compromisso (Appointment).

2.

Marcar Compromisso Selecione e digite o novo compromisso diretamente na


grade de calendrio ou use o boto Novo da Barra de tarefas e clique
em Compromisso(Toolbar New Appointment). Escolha Data, Hora de incio e trmino e
Lembrete. Digite o texto e anexos na janela de texto. H opo para marcar
como Particular no canto inferior direito.

3.

Mudar e Mover Compromissos Arraste o incio ou o final para ajustar, Arrastar


esquerda para mover, soltar sobre outra data. Arrastar e soltar segurando a tecla CTRL
para fazer uma cpia do compromisso.

4.

Janela de Lembretes (Reminder) Todos os lembretes so listados em uma nica


caixa de dilogo. Exibir/Janela de lembretes (View /Reminders Window) para visualizar
pop-ups na data marcada. Descartar (Dismiss) individualmente ou Descartar
tudo (Dismiss All). Shift+Click para selecionar diversos lembretes e colocar todos no
modo Adiar(Snooze).

5.

Exibir diversas datas no calendrio CTRL+ Data no calendrio = datas


descontnuas.

6.

Atalhos de Teclado para diversos dias Alt-1, exibe s 1 dia , Alt-7, exibe de 7 at
10 dias.

7.

Marcar Compromisso em Grupo Selecionar na Barra de


ferramentasNovo/Compromisso/ Para (New/Meeting Request To) para escolher
participantes obrigatrios e opcionais, opo de reunio on-line no meio para NetMeeting e
conferncia. Guia de agenda mostra horrios livres/ocupados de participantes, passe o
mouse sobre barras livre/ocupado para ver detalhes de compromissos, clique para abrir
compromisso. Detalhes de agendas de outros usurios s ficam disponveis se houver

permisso. Preencher detalhes compromisso e enviar


8.

Aceitar compromisso Aceitar, provisrio ou recusar, tambm Exibir


calendrio para decidir, responder para Organizador, acompanhamento das respostas.

9.

Proposta de Novo Horrio Visualiza horas livres/ocupadas de outros


participantes e prope novo horrio para o organizador. Ao aceitar, o organizador
automaticamente notifica todos os participantes. Economiza vrias etapas no
reagendamento de reunies.
Contatos

1.

Como encontrar contatos Encontrar rapidamente na barra de ferramentas


Clique qualquer parte de um nome em Digite um contato (Type a contact to find), tecle
Enter para realizar a busca. As buscas anteriores ficam listadas no menu suspenso.

2.

Fotos em Contatos Clique no boto Adicionar Imagem de Contato para


acrescentar uma foto. Clique com o boto direito para remover.

3.

Sinalizadores de Acompanhamento Sinalize contatos para acompanhamento,


contatos passados aparecem em vermelho, caixa de informao indica cumprimento do
que foi sinalizado.

4.

Aes de contato Aes: envia cartas do Word, faz chamadas, envia e-mail,
mapeia endereo na Web.

5.

Exportao de Contatos Exporte para o Access ou qualquer outro arquivo de


dados com Arquivo/Importar e Exportar/Exportar para Arquivo (File/Import and
Export/Export to a File) Access (ou outro formato) selecione pasta de Contatos, nome do
arquivo eFinalizar (Finish). Selecione os campos a exportar nos Campos personalizados
de mapeamento (Map Custom Fields).
E-mail avanado

1.

Organize caixa de entrada (Inbox) com cores Ferramentas / Organizar /


Usando Cores (Tools / Organize / Using Colors), use cores para os cabealhos das
mensagens de acordo com o remetente ou para aquelas enviadas diretamente a voc.

2.

Sinalizadores Acrescente seis sinalizadores coloridos s mensagens para lembrar


de fazer follow-up. Clique com o boto direito na rea do sinalizador para escolher.
Organize a caixa de entrada por cor de sinalizador ou escolha buscar arquivo de
Acompanhamento (Follow-Up) para ver e-mails sinalizados.

3.

Marca Inteligentes (Smart Tag) de Nomes de Pessoas Lista cone com status
das pessoas on-line. A Marca Inteligente selecionada aparece quando se aponta para um
nome na linha de aes, incluindo envio de mensagens instantneas, acrescentar contato,
abrir contato, marcar reunio e ligar para o contato.

4.

Criar Atalho de Regra Clique sobre um e-mail com o boto direito do mouse e
selecione Criar Regra (Create Rule) para abrir caixa de dilogo de regras simplificadas
com critrios bsicos como De/Para/Assunto (From/To/Subject) e aes como Exibir Alerta,

Tocar Som ou Mover para Pasta (Display Alert, Play a Sound ou Move to Folder).
5.

Assistente de regras Ferramentas / Regras e Alertas/Regras de E-mail/ Nova


Regra. Criar regras a partir de um modelo ou seguir os passos do assistente Personalize
todos os tipos de condies para mover, excluir, encaminhar itens baseado em diversos
fatores, incluindo os campos de, contedo e assunto. Muito poderoso. Teste regras
complexas com cuidado. Envia tambm alertas sobre mudanas em itens em Servidor
SharePoint.

6.

Aviso de Ausncia Temporria No menu Ferramentas, clique em Assistente de


aviso de ausncia temporria. (Tools/Out Of Office Assistant); notifica remetentes que
voc est de frias e tem outras regras opcionais.

7.

Acesso do Outlook via Web Permite acesso ao Outlook atravs da Web quando
no estiver usando seu computador ou no estiver em sua localidade. Pode ser de algum
escritrio da sua empresa ou quando estiver fora da empresa. Permite uso de recursos que
incluem arrastar e soltar, calendrio, contatos, tarefas e verificador ortogrfico.

8.

Encontrar Tecla F3 ou Barra de ferramentas/Procurar (Toolbar/Find), digite a


palavra a buscar, clique em Pesquisar em (Search In) para definir onde encontrar,
e Localizar agora (Find Now) para realizar a busca. Est pr-definido que a busca
executada no campo Assunto e no corpo da mensagem.

9.

Buscar Pastas Criar um arquivo dinmico virtual com contedo que corresponda
aos critrios de busca. Arquivo/Novo/Pasta de Pesquisa (File/ New/ Search Folder) para
configurar critrios. A pasta se atualiza medida que novas mensagens correspondam aos
critrios.

10.

Salvar Buscas como Pasta F3 ativa a barra de ferramentas Procurar. Salvar os


resultados de buscas, selecionando Opes/Salvar como Arquivo de Busca (Options/
Save as Search Folder) na barra de ferramentas.

11.

Encaminhamento de Diversos E-mails na Caixa de Entrada (Inbox), selecione


vrias mensagens e encaminhe (Forward) para envi-las como anexos a uma nova
mensagem.

12.

Listas de grupo /listas de distribuio crie listas pessoais de distribuio


clicando no cone Catlogo de endereos, em seguida em Nova entrada/Nova lista de
distribuio(Toolbar/ Address Book Toolbar/ New Entry /New Distribution List).
Acrescente quem quiser lista. Ela ficar salva em sua lista local de Contatos e apenas
para o usurio atual, no global.

13.

Outlook Hoje No topo da caixa de E-mail na rvore de pastas selecione Outlook


hoje(Outlook Today). Visualizao resumida de Calendrio, Tarefas e Mensagens,
Personalizar o Outlook Hoje e algumas configuraes.
Prtica de e-mails seguros

1.

Filtragem de Correio Indesejvel Ferramentas/ Opes/ Preferncias/ Lixo


Eletrnico(Tools/ Options/ Preferences/ Junk E-mail) para configurar opes. A Tecnologia
SmartScreen filtra automaticamente o Lixo Eletrnico e envia para a pasta Lixo Eletrnico.

Selecione o nvel de filtragem e crie listas de Remetentes Confiveis (White list) e


Remetentes Bloqueados (black list).
2.

Bloqueio de Imagem de Spam Controla automaticamente o download de


ilustraes de e-mail em HTML. Este recurso impede que seu endereo seja passado para
outros spammers. Ferramentas / Opes/ Segurana/ Alterar Configuraes de
Download Automtico (Tools/ Options/ Security/ Change Automatic Download Settings).
Calendrio Avanado

1.

Formatao Automtica de Cores de Compromissos Aplicar cores


automaticamente com base em palavras-chave. Editar / Formatao automtica /
Adicionar (Edit / Automatic Formatting / Add) para criar uma regra de formatao, condio
para configurar critrios. A ordem das regras determina a prioridade de formatao
aplicada.

2.

Compromissos recorrentes Novos compromissos, boto Recorrncia na


barra de ferramentas (New Appts., Recurrence). Escolha um padro e uma data final.

3.

Calendrios lado a lado Visualize outros calendrios abrindo aqueles que voc
est autorizado a visualizar. No Painel de navegao, selecione se estiver listado ou Abrir
um Calendrio Compartilhado (Open A Shared Calendar). Selecione calendrios com
uma opo e liste lado a lado.

4.

Como compartilhar o calendrio Para dar permisso, selecione Compartilhar


meu calendrio (Share My Calendar ) no painel de navegao do calendrio. Em
permisses, acrescente usurios de confiana e configure.

5.

Padro de lembretes e como mudar Ferramentas / Opes / Preferncias /


Calendrio (Tools/Options/Preferences/Calendar). O padro 15 de minutos.

6.

Diversos fusos horrios Veja dois fusos simultaneamente,


configure Ferramentas / Opes / Preferncias / Opes de Calendrio / Fusos (Tools /
Options / Preferences / Calendar Options / Time Zone) ou clique com o boto direito do
mouse no calendrio acima da barra de horas esquerda e escolha Mudar fuso
horrio (Change Time Zone).

7.

Como acrescentar feriados ao calendrio Ferramentas / Opes /


Preferncias / Opes de Calendrio / Adicionar feriados (Tools / Options /
Preferences / Calendar Options /Add Holidays).
Outros recursos interessantes

1.

Limpar Caixa de Correio Uma nica ferramenta que realiza quatro tarefas
importantes de limpeza. Ferramentas/Limpar Caixa de Correio para
1) Exibir Tamanho da Caixa de Correio
2) Localizar itens antigos e grandes

3) AutoArquivar itens antigos e


4) Esvaziar itens excludos (e Exibir Tamanho de Itens Excludos).
2.

Backups Salvar para PST Arquivo / Importar e exportar / Exportar para um


arquivo(File / Import e Export / Export) /Avanar / Arquivo de pasta particular (.pst) (File/
Personal Folder), Avanar, selecione a pasta e salve. preciso ter o Outlook para abrir
novamente. Pode ser compactado e protegido por senha.

3.

Backups salvar no Word doc ou HTML- selecione a mensagem a


salvar, Arquivo /Salvar Como / salvar como HTML ou texto (File / Save As / save as
HTML ou text). Texto HTML pode ser lido por qualquer navegador, txt por qualquer editor de
texto. Converta HTML para formato Word a partir do IE.

4.

Notes Notas de lembrete em cinco cores da moda: melhor dentro do PC que


colado no PC. Arraste e solte a nota no boto correio na barra de navegao para enviar email com informaes anexas.

5.

Voltar mensagem lida para no lida clique com o boto direito do mouse na
caixa de entrada e escolha Marcar como no lida (Mark as Unread).

6.

Configuraes de opes Ferramentas / Opes (Tools/Options) D uma


olhada em todas as opes. Configure pasta de incio em Ferramentas /Opes / Outras
opes avanadas /Configuraes gerais (Tools / Options / Other / Advanced Options
/General Settings).

7.

Como usar o Help on-line No canto superior direito, digite sua pergunta ou uma
palavra-chave e tecle Enter.
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