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Ministrio da Educao

Escola Tcnica Aberta do Brasil


Escola Tcnica da Universidade Federal do Paran

Gesto de Documentos
e Arquivstica
Zlia Freiberger

Cuiab, 2008

Comisso Editorial Prof Dr Maria Lucia Cavalli Neder - UFMT


Prof Dr Ana Arlinda de Oliveira - UFMT
Prof Dr Lucia Helena Vendrusculo Possari - UFMT
Prof Dr Gleyva Maria Simes de Oliveira - UFMT
Prof. M. Sc. Oreste Preti - UAB/UFMT
Prof Esp. Mrcia Freire Rocha Cordeiro Machado - ET-UFPR
Designer Educacional Ana Arlinda de Oliveira

Ficha Catalogrfica
F862g Freiberger, Zlia
Gesto de Documentos e Arquivstica / Zlia Freiberger Cuiab: EdUFMT; Curitiba: UFPR, 2008.
90p.: il. ; color.
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-61819-27-9
1. Documentos - Gesto 2. Documentos - Arquivo - Mtodos
3. Informao - Tecnologia - Tcnicas - 4. Arquivstica - Textos
didticos 1. I. Ttulo.
CDU - 651.5(075)

Reviso Alice Maria Teixeira de Sabia


Capa To de Miranda (Lay out)
Hugo Leonardo Leo Oliveira (arte final)
Ilustrao To de Miranda
Diagramao Terencio Francisco de Oliveira
Elizabeth Kock Carvalho Netto

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

CONVERSA INICIAL ..............................................................................................................9


UNIDADE 1 - GESTO DE DOCUMENTOS .........................................................................11
Objetivos da Gesto de Documentos ...................................................................15
Classificao de Documentos ................................................................................18
Mtodos de Classificao de Documentos ..........................................................21
UNIDADE 2 - AVALIAO DOCUMENTAL .......................................................................29
Correspondncia, sua Classificao e Caracterizao ......................................32
UNIDADE 3 - INTRODUO AO ESTUDO DO ARQUIVO ...................................................37
Roteiro para Organizar Arquivos .............................................................................42
Modelo de Plano Arquivstico ..................................................................................46
Escolha das Instalaes e Equipamentos ..............................................................49
UNIDADE 4 - SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO ...............................................55
Mtodo Alfabtico ...................................................................................................59
Mtodo Geogrfico ..................................................................................................63
Mtodos Numricos ..................................................................................................64
Mtodo Numrico Cronolgico e Dgito Terminal ................................................66
Mtodos por Assunto ................................................................................................68
UNIDADE 5 - O CONCEITO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO ...................................73
A Tecnologia da Informao Aplicada Arquivstica.........................................77
Arquivos Especiais .....................................................................................................80
Dicas de Conservao e Organizao de Documentos ....................................82
RETOMANDO A CONVERSA INICIAL .................................................................................87
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..........................................................................................89

Prezado (a) aluno (a):


A disciplina de Gesto de Documentos e Arquivstica de extrema
importncia para o Curso Tcnico em Gesto Pblica.
Vivemos na era da informao, e documentos so produzidos em grande
escala tanto por organizaes pblicas quanto privadas. Saber gerir, controlar
e arquivar esses documentos de forma eficiente tornou-se um diferencial
competitivo, especialmente no setor pblico.
Diante disso, este livro foi elaborado com o objetivo de despertar em voc o
interesse em conhecer mais sobre um assunto que est se tornando, cada vez
mais, necessrio na atualidade: a gesto de documentos e arquivstica. Para
tanto, buscamos, por meio do dilogo com autores renomados, os
fundamentos e conceitos que, aliados a nossa experincia profissional, com
certeza iro contribuir para seu aprendizado.
Para facilitar a aquisio de conhecimento, dividimos o contedo em
unidades e, ao final, voc encontrara atividades de aprendizagem, visando
consolidar o contedo estudado. Desse modo, espero que voc, meu querido
aluno, aproveite sua grande capacidade de autodeterminao para
continuar buscando mais conhecimentos a respeito dos assuntos contidos
neste livro, o que, com certeza, far um enorme diferencial em sua carreira.
Nesse aspecto, ter disciplina de estudo essencial para levar a bom termo a
tarefa a que voc se props.
Aproveite bem as aulas, o contedo deste livro e faa um intercmbio de
informaes com seus colegas. Esta e ser sempre a melhor forma de
concretizar o aprendizado. Desejo-lhe muito sucesso nesta caminhada.
Um grande abrao e bons estudos!
Professora Zlia Freiberger

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

UNIDADE
GESTO DE DOCUMENTOS

Nesta unidade, conheceremos a Gesto de Documentos. Saberemos quando ela


surgiu, qual sua funo, qual a legislao que lhe pertinente e qual o rgo oficial
trata da gesto documental. a partir da gesto de documentos que se faz um
correto arquivamento. Assim, o domnio deste assunto vital para as demais aulas
que veremos na seqncia.

O que escrita?
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar e
fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio
de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de objetos
simblicos ou a sinais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a
base dos primeiros sistemas de escrita (Paes, 2005, p. 15).
Na medida em que os povos evoluram e atingiram graus elevados de cultura, ou
absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais adiantadas, esses sistemas de
escrita evoluram, at a inveno da escrita fontica, ou seja, a inveno do
alfabeto.
Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os
homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir,
conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de
suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas vidas
particulares.
Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros culturais da
poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam a legalidade
de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua
grandeza.
Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns
afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao
palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito
dos documentos.
Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de origem
latina que, no sentido antigo, identifica o lugar de guarda de documentos e outros
ttulos.
A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em
gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o
acesso ao conhecimento explcito da corporao. Pode ser considerada como
um conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao,
manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as
informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente (Santos,
2002).
No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe
sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias.

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O que gesto de documentos?


Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (Artigo 3 Lei n 8.159/91)

Para que voc fique bem informado, citaremos alguns artigos da lei de gesto de
documentos.
Lei n 8.159/91
Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Art. 4. Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 6. Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou
moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil
e administrativa.
Conforme estabelecido em lei, a gesto de documentos est diretamente ligada
ao uso de tcnicas arquivsticas, que facilitam a localizao, o acesso a
informaes, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e
acmulo de documentos desnecessrios (Santos, 2002).

Reflita um pouco sobre o volume de documentos existente


no local do seu trabalho. Como realizada a gesto de
documentos do seu setor? Quem so os responsveis pela
guarda desses documentos? H um controle para retirada e
consulta desses documentos? De que maneira? Voc
considera que a atual gesto de documentos do seu setor
eficiente? Como voc poderia sugerir melhorias nesse
aspecto?

Neste tpico tratamos da gesto de documentos. Vimos que


a Lei n 8.159/91 dispe sobre a gesto de documentos no
Brasil. Esta lei pode ser consultada na ntegra no site do
CONARQ que um rgo colegiado vinculado Casa Civil
da Presidncia da Repblica. Deixo como dica uma visita ao
site oficial para conhecer outras resolues pertinentes ao
assunto.

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SABER M

Para conhecer na ntegra a Lei n 8.159/91 consulte o


stio: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS


Voc vai conhecer quais so os objetivos da gesto de documentos, bem como
as caractersticas fsicas que um documento pode assumir. Este conhecimento
importante para a correta classificao dos documentos e sua insero no
arquivo.
A gesto de documentos tem por objetivos fundamentais:
Organizar de modo eficiente, a produo, administrao,
gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos;
Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor
administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico;
Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se
fizer necessria ao governo e aos cidados;
Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter
permanente.
Os documentos podem assumir caractersticas distintas quanto aos aspectos fsicos
e de apresentao. Assim sendo, correto afirmar que os documentos possuem
elementos caractersticos, sendo:
Suporte - Diz respeito ao material sobre o qual as informaes so
registradas. a base fsica dos documentos. Ex: fita magntica, filme
de nitrato, papel.
Formato - Configurao fsica de um suporte, de acordo com a
natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: caderno, cartaz,
dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.
Gnero - Configurao que assume um documento, de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Ex:
documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica
das palavras) iconogrfica (imagens).
Espcie. Configurao que um documento, de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex: boletim,
certido, declarao, relatrio, ata.
Tipo - Configurao que assume uma espcie documental, de acordo
com a atividade que a gerou. Ex: boletim de ocorrncia, boletim de
freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de
bito, relatrio de atividades, relatrio tcnico, etc.
No caso dos documentos eletrnicos, acrescentem-se outros elementos:
Forma - Links, nome do originador (e-mail), assinatura digital,

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certificado da assinatura digital e outros.


Anotaes - Data, hora e local da transmisso, indicao de anexos e
outros.
Contexto - Contexto tecnolgico (hardware e software).

Procedimentos gerais para gesto de documentos


A gesto de documentos impe regras para anlise e correto destino da
documentao, sendo:
1) designar comisso para avaliao de documentos (avaliao
um termo utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar
documentos);
2) diagnstico do acervo;
3) seleo por assunto;
4) uso das informaes; (de que maneira as informaes sero
utilizadas e a freqncia);
5) definir prazos de guarda: plano de classificao (assunto); tabela
de temporalidade; lista de eliminao.

A gesto de documentos auxilia como arquivar


corretamente. Aproveite todas as dicas que apresentamos
como forma melhorar o arquivamento no setor onde voc
trabalha.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

1) Sobre a gesto de documentos CORRETO afirmar que:


a) Est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, para
facilitar a localizao e conservao dos documentos.
b) No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91
que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias.
c) A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das
organizaes em gerenciar a informao que se encontrava
desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito
da corporao.
d) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao,
gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos.
e) Todas as alternativas anteriores.

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2) Sobre os objetivos da gesto de documentos CORRETO afirmar que visa:


a) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao,
gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos.
b) Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor
administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico.
c) Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se
fizer necessria ao governo e aos cidados.
d) Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter
permanente.
e) Todas as alternativas esto corretas.
3) Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE gesto de documentos.
a) Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
b) Conjunto de normas e regras para arquivamento.
c) Conjunto de regras para alfabetao.
d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporrio.
e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente.
4) Assinale a alternativa que corresponde lei que define a poltica de gesto de
documentos no Brasil.
a) Lei n 1.859/91.
b) Lei n 8.159/91.
c) Lei n 8.591/91.
d) Lei n 5.891/91.
e) Lei n 9.851/91.
5) Sobre os aspectos fsicos dos documentos correto afirmar que:
a) Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so
registradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita
magntica, filme de nitrato, papel.
b) Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a
natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno,
cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.
c) Gnero configurao que assume um documento de acordo com
o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.
Exemplo: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica
(representao grfica das palavras) iconogrfica (imagens).
d) Espcie configurao que um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplo:
boletim, certido, declarao, relatrio, ata.
e) Todas as alternativas anteriores.

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CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Abordaremos agora a classificao de documentos. Vamos conhecer a
classificao universal do conhecimento, cujo mtodo adotado nas bibliotecas
do mundo inteiro.
A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos
pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em
um referencial para a sua recuperao (Rosseau e Couture, 1998, 28).
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as
tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao,
transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivstico realizado com base no contedo do documento. A classificao
define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se
em referencial bsico para sua recuperao.
Um importante mtodo de classificao de documentos foi desenvolvido por
Mevil Dewey (apud Paes, 2005). Este mtodo utilizado nas Bibliotecas e, em
grande parte tambm, por Instituies pblicas e privadas. O mtodo apresenta
configurao decimal, sendo:
000 Obras Gerais
100 Filosofia
200 Religio
300 Cincias Sociais
400 Lingstica
500 Cincias Puras
600 Cincias Aplicadas
700 Artes divertimentos
800 Literatura
900 Histria Geografia.
Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e
teremos a seguinte configurao.
O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica, atividades meio possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a
classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a classe 900 que
corresponde a Assuntos Diversos.
(Disponvel em www.conarq.arquivonacional.gov.br Acesso em 26/12/2007)

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim
do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua

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elaborao seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera


especfica de competncia.
Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 000
Administrao Geral:

010 Organizao e Funcionamento. Classificam-se os documentos relativos


criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo.
020 Pessoal - Incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes dos
servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os
direitos e obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia,
proteo ao trabalho e concesso de benefcios.
030 Material - So classificados os documentos referentes administrao dos
materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo
as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno,
limpeza e recuperao.
040 Patrimnio - Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais
imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as
formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza
e recuperao.
050 Oramento e Finanas - Classificam-se os documentos relativos previso e
execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras referentes ao uso
dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a
movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais
de contas.

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060 Documentao e Informao - Incluem-se nesta subclasse os documentos


referentes publicao, produo, editorial, preparo, impresso e distribuio de
matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso
documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os documentos
referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de
documentos arquivsticos, como tambm os documentos relacionados com as
atividades de reproduo, conservao e informtica.
070 Comunicaes - Classificam-se os documentos relacionados com a
instalao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de
telecomunicaes e de tecnologias da informao.
080 Vaga - Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero
de documentos referentes Administrao Geral, que resultem de novas
atividades desenvolvidas pelo rgo.
090 Outros assuntos referentes Administrao Geral - Incluem-se nesta
subclasse documentos de carter genrico relativos Administrao Geral. Utilizase tambm, esta subclasse, como recurso para incluso de assuntos que no
possuam classificao especfica no Cdigo de Classificao de documentos de
arquivo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser
reservadas para possveis expanses.
Passemos a estudar agora a Classe 900 Assuntos Gerais aplicada
Administrao Pblica. Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico
que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.
Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 900 Assuntos
Gerais:

SABER M

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O contedo que voc acabou de estudar foi extrado do


stio abaixo relacionado:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/public
acoes/cdigo_de_classificao.pdf
E importante que voc conhea mais sobre este tema!

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Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade,


converse com a pessoa responsvel para in loco verificar
como funciona o mtodo de classificao de documentos.

A classificao universal de Dewey adotada nas


bibliotecas, mas tambm tem aplicao com xito nos
rgos pblicos. Experimente desenvolver uma nova forma
de arrumar o seu arquivo colocando em prtica o mtodo
de Dewey aplicado ao setor pblico.

MTODOS DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS


Vamos estudar a importncia da classificao para o correto arquivamento dos
documentos, conhecendo alguns mtodos de sua classificao.
O que classificar?
Classificar um processo natural que tem por finalidade reunir coisas
semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos
primordiais nos cuidados da documentao. Sua classificao se materializa a
partir de um plano que deve ter como caractersticas a simplicidade, a
flexibilidade e fcil assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo
sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar uma das


atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui
procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade
no gerenciamento e controle das informaes.
Est previsto pelo CONARQ que a classificao deve ser realizada por servidores
treinados, de acordo com as seguintes operaes:
a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar
sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias
cruzadas que lhe correspondero.
b) Codificao - Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao
assunto de que trata o documento.
Rotinas correspondentes s operaes de classificao, segundo o CONARQ:
1. Receber o documento para classificao.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundrio(s), de acordo com seu contedo.

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Extrado do stio:
http://www.cona
rq.arquivonacion
al.gov.br. Acesso
em 27/12/2007.

3. Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos


de arquivo, utilizando o incide, quando necessrio.
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. (Ao
final desta aula voc ter acesso ao modelo de folha de
referncia).

IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o)


receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).

Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte


maneira:
Por seus mantenedores.
a) Pblicos - federal, estadual e municipal.
b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no
lucrativas, sociedades e associaes.
c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias.
d) Famlias ou pessoais.
Atente para os estgios de evoluo dos arquivos, o que chamamos de Teoria das
Trs Idades, a seguir.
a) Arquivos de primeira idade ou corrente.
b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio.
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.

O que so documentos correntes?


Documentos correntes - so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou
que foram arquivados, mas so objetos de consultas freqentes. Podem ser
conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das
pessoas, ou do rgo, que o criaram.
O que so documentos intermedirios?
Documentos intermedirios - so aqueles que no so mais de uso corrente,
mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou
recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos
a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios
do organismo produtor e da instituio arquivstica.
O que so documentos permanentes?
Documentos permanentes - so aqueles de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais
necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser
conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos
profissionais de arquivo.

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Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo do
documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros
documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela
atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova
e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao
departamento de pessoal, oramento, material, entre outras.
Pela extenso de sua atuao
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos
setores da organizao.
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto
reunidos em um nico arquivo.
Pela natureza de seus documentos
a) Arquivo especial - Detm sob sua
guarda diferentes tipos de
suportes de documentos
resultantes da experincia
humana em algum campo
especfico do conhecimento, tais
como fotos, fitas cassete, filmes
VHS, discos, CD's, recortes de
jornais, disquetes, CD-ROOM,
entre outros. Por se tratar de
documentos na sua grande
maioria frgeis deve-se ter maior
cuidado com a conservao e
preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas
tambm em seu registro, acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - Detm sob sua custdia documentos
resultantes da experincia humana num campo especfico,
independente da forma fsica que seus documentos apresentem.
Pelo Gnero
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Escritos ou textuais.
Cartogrfico (perfis/mapas).
Iconogrficos (imagem esttica/cartazes).
Filmogrficos (filmes).
Sonoros; (CDs, Fita Cassete).
Microgrficos (microfilme).
Informticos.

Pela Natureza do assunto


a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao.
b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao
restrita.

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Podemos classificar os documentos em quatro graus:


a) Ultra-secreto - Esta classificao dada aos assuntos que
requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou
caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos
normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica
governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como:
negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra,
descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional,
informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. So
documentos oriundos da Presidncia e Ministrios (PAES, 2005, p. 30).
b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto
grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas
ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente. So documentos considerados
secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que,
sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original,
necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de
operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas
ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j
existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos,
econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios
de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos
importantes que no tenham recebido classificao inferior (PAES,
2005, p. 30).
c) Confidencial - A classificao de confidencial dada aos assuntos
que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu
conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um
indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em
geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,
material, finanas e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse
das partes, como por exemplo: informaes sobre e atividade de
pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes:
radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam
ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas e negativos que
indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana
nacional (PAES, 2005, p. 30).
d) Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos que no
devem ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa
classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e
suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes importantes (PAES, 2005, p. 30).

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MODELO DE UMA FOLHA DE REFERNCIA

FOLHA DE REFERNCIA

CDIGO DO ASSUNTO

RESUMO DO ASSUNTO:

DADOS DO DOCUMENTO:

N.:

Data:

Espcie:

Remetente:

Destinatrio:

VER:

Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/
publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf

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25

O tema que estudamos, tratou da classificao de


documentos. Conhecemos os mtodos de classificao de
Mevil Dewey, a Teoria das Trs Idades, citados por Paes
(2005), os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes.
Leia e pesquise mais. A classificao de documentos de
suma importncia para seu arquivamento.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

6) Assinale a alternativa que corresponde corretamente definio de


classificao de documentos segundo Rosseau e Coutere:
a) A classificao de documentos consiste em organizar os
documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio
de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para
a sua recuperao.
b) A classificao de documentos consiste em arquivar os documentos
produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas
atividades.
c) A classificao de documentos corresponde s tcnicas
arquivsticas e visa melhorar os aspectos de pronta localizao de
documentos.
d) A classificao de documentos um mtodo de organizao de
documentos.
e) A classificao um sistema de arquivamento.
7) Sobre o Cdigo de Classificao de documentos INCORRETO afirmar que:
a) Consiste na atribuio de um cdigo para classificar os documentos
seguindo uma ordem pr-estabelecida de classes e subclasses.
b) um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido por uma determinada instituio.
c) Representa uma forma efetiva de controle da documentao.
d) um instrumento antigo desnecessrio na era da informao, j
que o computador controla tudo na atualidade.
e) O Cdigo de classificao tem por objetivo controlar e facilitar a
pronta localizao de documentos.
8) Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critrios:
a) Pelos estgios de sua atuao (Teoria das Trs Idades).
b) Pela extenso de sua atuao (setoriais ou gerais).
c) Pelo gnero (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, etc.).

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d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos).


e) Todas as alternativas anteriores.
9) Assinale a alternativa INCORRETA, a respeito do cdigo de classificao
aplicado ao setor pblico:
a) O Setor Pblico adota como mtodo principal de classificao de
documentos o sistema das bibliotecas desenvolvido por Mevil
Dewey. Trata-se de agrupamento em classes distintas.
b) O Setor Pblico no tem um sistema de classificao prestabelecido, ficando a critrio de cada setor adaptar o sistema de
acordo com suas necessidades.
c) O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a
administrao pblica, atividade-meio, possui duas classes comuns
a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de
Administrao Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos
Diversos.
d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s
atividades-fins do rgo.
e) As classes definidas como documentos de atividades-fins no so
comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao,
seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera
especfica de competncia.
10) A Teoria das Trs Idades trouxe como inovao:
a) O processo de eliminao de documentos permanentes.
b) A noo de documento intermedirio.
c) O processo de eliminao de documentos correntes.
d) O conhecimento a respeito da inveno da escrita alfabtica.
e) A eliminao de documentos na fase temporria.

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27

UNIDADE
AVALIAO DOCUMENTAL

O tema que estudaremos, a seguir, a avaliao documental. Trata-se de um


processo de classificao de documentos, a exemplo de outros mtodos que vimos
anteriormente. Agora voc vai conhecer e aplicar a tabela de temporalidade de
documentos. Trata-se de um procedimento importante para, no tempo devido,
eliminar documentos desnecessrios no arquivo.
A avaliao uma funo de extrema importncia no processo de classificao de
documentos. Consiste basicamente na anlise e identificao dos valores dos
documentos para a definio de seus prazos de guarda e destinao.
Essa anlise feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou histricos e na
relao orgnica com os demais documentos do fundo a que pertence. A
classificao e avaliao representam atividades significativas para o perfeito
arquivamento dos documentos. Sem elas impossvel pensar na implantao
efetiva de uma gesto documental integrada, com base na Teoria das Trs Idades.
Outro instrumento de extrema importncia na avaliao de documentos consiste
em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos.
Tabela 1
Tabela de Temporalidade Documental Simplificada

*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma


conta de luz venceu no ms de maro/2003, comece a contar o prazo de
guarda a partir de janeiro/2004.
Ateno
Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como
referncia os prazos de guarda estabelecidos pelas legislaes, mas sempre
considerando as particularidades de sua empresa.
Fontes: http://www.control.com.br/promo/promo.htm
<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/download/res14/resol14.doc>

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31

As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de


documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir
a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange todas as
operaes referentes produo (quais so os suportes com validade em juzo e
fora dele, como o documento deve ser estruturado, incluindo cdigo de
classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e
emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e destinao)
e ao arquivamento (guarda e armazenamento).
Entende-se por protocolo, o cumprimento de normas a respeito da numerao
seqencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao.
Tambm significa o livro onde se registram em ordem, os documentos
apresentados numa repartio, ou ento, os fatos e as decises ocorridos numa
assemblia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega
de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado.
A tabela de temporalidade de documentos um procedimento arquivstico de
extrema importncia.

SABER M

Para saber mais voc precisa consultar o stio do


arquivo nacional: http://www.arquivonacional.gov.br

CORRESPONDNCIA: CLASSIFICAO E CARACTERIZAO


Estudaremos o modo pelo qual devemos classificar a correspondncia. A maioria
das decises administrativas ocorre por intermdio de documentos, e saber
classificar a correspondncia um diferencial competitivo, quando tratamos de
organizar um departamento ou setor.
Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece tratamento
especial por se constituir numa parte considervel dos acervos arquivsticos, uma
vez que as aes administrativas so, em geral, desencadeadas por seu
intermdio (Paes, 2005, p. 31). A classificao e a caracterizao da
correspondncia so dois fatores da maior importncia no desenvolvimento das
tarefas de registro e protocolo.

O que correspondncia?
Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao
escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, e vice-versa, bem
como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio
(Paes, 2005, p. 31).

32

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Quanto ao destino e procedncia, pode-se classificar a correspondncia em


externa e interna.
a) Externa. Entende-se por aquela correspondncia trocada entre uma
instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios,
cartas, telegramas.
b) Interna. Entende-se a correspondncia trocada entre os rgos de
uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares.
A correspondncia pode ser ainda oficial ou particular:
Oficial - aquela correspondncia que trata de assunto de servio ou
de interesse especfico das atividades de uma instituio.
Particular - aquela correspondncia de interesse pessoal de
servidores de uma instituio.
Quando a correspondncia encaminhada, em geral fechada, a uma
instituio, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que, se
oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.
Apresentamos, a seguir, alguns exemplos, na viso de Paes (2005, p. 32), que
serviro de subsdios na identificao da correspondncia oficial. Os nomes e
endereos so fictcios.
a) Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas unidades.
Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500-000 Rio de Janeiro - RJ
b) Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas
subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do
servidor, sem fazer meno ao cargo que exerce:
Ao Departamento de Exportao
Companhia de Flores Tropicais
Dr. Joo Galvo
Rua Violeta, 213
23500-000 Rio de Janeiro RJ
c) Envelope dirigido a servidor de uma instituio, contendo, em
segundo plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do
servidor no corresponda ao atual ou real titular do cargo.
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500 Rio de Janeiro - RJ
d) Envelope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em
segundo plano, conste um nome que no seja o do real ou atual
ocupante do cargo:
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33

Presidente da Companhia de Flores Tropicais


Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Rua Violeta, 213
23500 Rio de Janeiro - RJ
importante observar que a correspondncia oficial, mesmo quando
enquadrada em qualquer dos itens descritos, no dever ser aberta quando o
envelope contiver as indicaes de confidencial, reservado, particular ou
equivalente.

Quando a correspondncia recebida, a maioria das


pessoas junta o envelope carta e assim coloca-a no
arquivo. Saiba que esta uma forma errada, pois o grampo
ir enferrujar e agredir o papel da carta que ficar
amarelado. O correto transcrever a lpis no verso da
correspondncia todas as informaes julgadas
importantes, e eliminar o envelope.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

11) O termo avaliao em Arquivstica significa:


a) Anlise e identificao dos valores dos documentos.
b) Anlise e arquivamento dos documentos.
c) Arquivamento e destinao dos documentos.
d) Sistemas e mtodos de arquivamento.
e) Depositao final dos documentos.
12) A Avaliao documental deve ser realizada baseada nos aspectos:
a) Somente sob os aspectos legais.
b) Fiscais e histricos da Instituio.
c) Administrativos, legais, fiscais ou histricos da Instituio.
d) Administrativos, j que os documentos representam a base para
tomada de decises administrativas.
e) Econmicos, pois sem uma estrutura econmica nenhuma
Instituio poder sobreviver.
13) Entende-se por protocolo, em arquivstica:
a) O cumprimento de normas a respeito da numerao seqencial
dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao.
b) A ordem de precedncia para autoridades.

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c) A ordem hierrquica de uma organizao.


d) A localizao do arquivo dentro da organizao.
e) A organizao de um arquivo.
14) Sobre a tabela de temporalidade, correto afirmar que:
a) uma tabela eletrnica.
b) uma tabela matemtica.
c) uma tabela que trata de coordenadas geogrficas.
d) uma tabela que dispe sobre o prazo de guarda dos documentos.
e) uma tabela ultrapassada, em desuso na atualidade.
15) Considera-se correspondncia:
a) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas
jurdicas.
b) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas fsicas.
c) Uma comunicao escrita que se processa entre rgos.
d) Uma comunicao escrita que se processa entre servidores de uma
Instituio.
e) Todas as alternativas anteriores.

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UNIDADE
INTRODUO AO
ESTUDO DO ARQUIVO

Agora faremos o estudo do arquivo. Aproveite sua curiosidade e veja quantos


tipos de arquivos h venda no mercado. Com certeza voc ir encontrar o
melhor que se adapte a sua realidade.
O que arquivo?
A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do
suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas
fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas (Martins, 2005, p.27).
Conceito Geral de arquivo
Arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por
instituies pblicas e privadas ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso de
suas atividades e funes, guardando esses documentos relaes orgnicas
entre si (Slon Buck apud Paes, 2005, p. 27).
Os arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual,
municipal e do Distrito Federal, em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias (Lei n 8.159/91).
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de
fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional (Lei n
8.159/91).

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Tipos de arquivos
Existem vrios tipos de arquivos. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras
os arquivos podem ser classificados em:
Pblicos (federal, estadual, municipal).
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).
Comerciais (empresas, corporaes, companhias).
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente ou considerado de interesse
pblico e social. (Lei n 8.159/91).
Idade dos arquivos - Os arquivos tambm tm
ciclo de vida que contado a partir da produo
do documento e do encerramento do ato, ao
ou fato que motivou a sua produo, alm da
sua freqncia de uso. Essa fase se diz na
arquivstica que tem relao com a vigncia do
documento, a razo de ser da existncia de um
documento.
Correntes - Conjunto de documentos atuais, em
curso, objeto de consultas e pesquisas freqentes.
Temporrios - Conjunto de documentos oriundos
de arquivos correntes que aguardam remoo
para depsitos temporrios.
Permanentes - Conjunto de documentos de valor
histrico, cientfico ou cultural que devem ser
preservados indefinidamente.

Voc sabe o que um arquivo morto?


Muitas Instituies utilizam o termo arquivo morto, o que
caracteriza um erro no estudo da arquivstica. Documentos
que no so consultados com freqncia, mas possuem
valor, devem ser classificados como documentos
permanentes.

H instituies detentoras de acervos documentais (arquivos) que tem como


objetivo a guarda permanente de documentos tais como:
Bibliotecas - Detentoras de coleo, pblica ou privada, de livros e documentos
congneres, organizada para estudo, leitura e consulta.

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Central de documentao - Com funes abrangentes, possuem diversas


finalidades que variam de acordo com os propsitos de sua criao. Funciona
como uma central de informao para um pblico determinado.
Museu - Estabelecimento permanente com vistas a coletar, conservar, estudar,
explorar de vrias maneiras e, basicamente, exibir, para educao e lazer,
produtos da ao cultural humana.

Museu do ndio(Museu Rondon na UFMT

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41

O que o CONARQ?
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - um rgo colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que
tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
Como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, exerce tambm a
orientao normativa, visando gesto documental e proteo especial
aos documentos de arquivo.

SABER M

Para saber mais sobre o CONARQ, consulte o stio:


http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

Voc j reparou que a palavra arquivo tem diferentes


sentidos: pode ser um lugar dentro da empresa, ou
pode ser o local especfico para guardar os
documentos, arquivo de ao, prateleiras com caixas
arquipel. S no pode ser confundido com local para
depsito de papel velho ou arquivo morto.

ROTEIRO PARA ORGANIZAR ARQUIVOS


Vamos aprender como devemos proceder para implantar um arquivo. Assim
podemos estruturar um projeto de arquivo e aprov-lo junto Diretoria da
empresa. Tudo comea com os trs passos principais: recursos humanos,
instalaes e recursos materiais. Aproveite bem este contedo, pois ser muito
importante em sua prtica profissional.
Segundo Martins (1998, p. 05), se o arquivo o conjunto de documentos recebidos
e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas
atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e
alteraes, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difcil compreender e
avaliar o verdadeiro significado de sua documentao.
Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita
de uma estrutura bsica, conforme segue:
1. Recursos humanos.
2. Instalaes.
3. Recursos materiais.
1. Recursos humanos - Entende-se a responsabilidade de um servidor na execuo
das operaes de arquivos, tais como:
a) Selecionar documentos.

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b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

Registrar documentos.
Estabelecer o mtodo de classificao.
Codificar documentos.
Ordenar documentos.
Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.
Conservar os documentos, mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
Localizar documentos.
Controlar a sada de documentos do arquivo.
Transferir e descartar documentos.
Orientar e treinar usurios.

Para o bom desempenho das funes do funcionrio que trata do arquivo, so


necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em
que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas:
habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia,
imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio,
honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
2. Instalaes - As instalaes dos arquivos requerem anlise dos seguintes
aspectos:
a) Localizao: acessvel, com capacidade de expanso e, se
volumoso, deve ficar no andar trreo.
b) Iluminao: ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta
do sol.
c) Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.
d) Higienizao: limpo, bem cuidado, com dedetizao peridica.
e) Disposio: espao livre para locomoo, fcil consulta e
conservao do acervo.
f) Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, etc.
3. Recursos Materiais
a) Mobilirio - Ideal para os formatos e gneros dos documentos
produzidos que economize espao, que permita arrumao
racional dos documentos e que apresente capacidade de
expanso, alm de ser seguro e resistente.
b) Acessrio - Pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas
intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes
e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do
formato/gnero dos documentos. Observar, tambm, as etiquetas e
projees para que sejam ideais.
IMPORTANTE! Para os arquivos intermedirios que so instalados em depsitos
centralizados, o ideal o uso de caixas para o armazenamento de
documentos.
MARTINS, Neire do Rocio. Apostila disponvel no site:
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao
_de_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007

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Como organizar um arquivo


Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente,
intermedirio e permanente), possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel
a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies
legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organizao de um
arquivo manter um plano de classificao.
Vamos analisar agora como fazer um plano de classificao.
a) Identifique as atribuies e atividades da instituio e da rea em
que voc trabalha. Voc poder encontrar essas informaes,
pesquisando nos atos legais tais como portarias, deliberaes,
estatutos, atas e relatrios. Em ltimo caso, analise as atividades
desenvolvidas e descreva-as.
b) Relacione e organize o que voc levantou. Aps as verificaes
citadas no item anterior, organize uma pasta com os atos relativos
implantao de sua rea/rgo e ao que voc conseguiu
descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que nascem, a partir do
cumprimento das atividades identificadas.
(MARTINS, Neire do Rocio. Montagem de um plano de classificao de documentos. Apostila disponvel
no stio:
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf.
Acesso em 26/12/2007).

1. Relacione as atividades da sua rea (exemplo):


1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.

controlar o inventrio patrimonial do rgo;


assessorar reunies da Diretoria;
preparar minutas de correspondncias para Diretoria;
registrar freqncia de funcionrios;
proceder ao cadastro de funcionrios;
controlar frias;
solicitar materiais de consumo/almoxarifado;
administrar convnios e contratos.

2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores


classes, ordenando-as em subclasses (exemplo):
2.1. Assessorar Diretoria
2.1.1. assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas);
2.1.2. elaborar minutas de correspondncias

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2.2. Notao/Pastas 1. Assessoria Diretoria:


2.2.1. reunies/Diretoria;
2.2.2. correspondncia/convocaes.

3. Codifique (estabelea cdigos para localizao dos documentos)


As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotar, podero
ser identificadas por cdigos correspondentes da classificao:
3.1. nmero (ou cdigo de classificao); ou
3.2. nmero e o nome da atividade; ou
3.3. nome da atividade (que pode ser abreviada).
Ex. Materiais/suplementos (inserir cdigo de classificao) compra e consumo.
Alm do cdigo de classificao que voc adotou, podem ainda ser utilizadas as
cores para facilitar a localizao. Ex. azul para atividades administrativas, verde
para atividades-fins (como agendamento de reunies).

Vimos os aspectos que devemos pensar para implantar um


arquivo, ou melhorar aquele que j existe, mas, ainda assim,
isso no eficiente. Ao implantar um arquivo, devemos ter
em mente que a principal funo guardar os documentos
de forma simples.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

16) Quanto aos tipos, os arquivos podem ser:


a) Pblicos (federal, estadual, municipal).
b) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).
c) Comerciais (empresas, corporaes, companhias).
d) Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
e) Todas as alternativas anteriores.

17) Arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos:


a) Por organizaes pblicas.
b) Por rgos pblicos de mbito Federal.
c) Por rgos pblicos de mbito Estadual.
d) Por rgos pblicos de mbito Municipal.
e) Todas as alternativas anteriores.

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18) So detentoras dos arquivos privados:


a) Somente a empresa que gerou os documentos.
b) Somente as pessoas interessadas nos documentos.
c) Somente uma empresa pblica.
d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse
pblico e social, desde que considerados fontes relevantes para a
histria e desenvolvimento cientfico nacional.
e) Somente as ONGs.
19) A Teoria das Trs Idades corresponde, respectivamente, a:
a) Documentos: correntes, temporrios e permanentes.
b) Documentos oriundos de outras organizaes.
c) Documentos que devem ser eliminados.
d) Documentos correntes somente.
e) Documentos temporrios e permanentes, os correntes no fazem
parte da Teoria.
20) So Instituies detentoras de acervos documentais (arquivos)
a) Bibliotecas.
b) Museus.
c) Centrais de documentaes.
d) Arquivo Nacional.
e) Todas as alternativas anteriores.

MODELO DE PLANO ARQUIVSTICO


Dando continuidade ao tema, veremos agora um modelo de plano arquivstico. O
primeiro passo consiste em verificar onde o arquivo dever ficar na organizao.
Se o arquivo tiver uma massa documental intensa, o melhor lugar sempre no
trreo, para no abalar a estrutura fsica da construo. E vamos ns nessa busca
contnua pelo conhecimento.
Segundo Paes (2005, p. 36), o planejamento arquivstico consiste em estruturar o
arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada pelo
responsvel.
Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos:
posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao
e coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento
adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos,
escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio
e permanente, recursos financeiros.

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Posio do arquivo na estrutura da instituio


Recomenda-se que a melhor posio de rgo de arquivo na estrutura de uma
instituio seja a mais elevada possvel, para que o arquivo seja subordinado a um
rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e
funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desta medida visa
evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes
administrativas.
Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao numa
biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo
tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dotados
de recursos tcnicos e materiais adequados, dos quais o arquivo deve participar
para atender acelerada demanda de nossos tempos.

Centralizao ou descentralizao e coordenao


dos servios de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz
respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase
corrente.
importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas
fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediria e permanente, os arquivos
devem ser sempre centralizados.
a) Centralizao. Por um sistema centralizado de arquivos correntes
entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico
local, como tambm a concentrao de todas as atividades de
controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e
expedio , de documentos de uso corrente em um nico rgo
da estrutura organizacional, frequentemente designado como
protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou outra
denominao similar.
b) Descentralizao. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a
descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O
bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida,
levando-se em considerao as grandes reas de atividades de
uma instituio. Se tomarmos como exemplo de uma empresa
estruturada em departamentos como produo, comercializao e
transporte, podemos verificar que a descentralizao do arquivo
uma soluo, se levarmos em considerao a necessidade de
facilitar o fluxo de informaes em cada departamento.

Coordenao - Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com


rapidez, segurana e eficincia e imprescindvel a criao de uma coordenao
central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orientadoras
e controladoras (Paes, 2005, p. 40).

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A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos


setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a
manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais,
treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos,
promover reunies com esse pessoal a fim de exame, debate e instrues sobre
assunto de interesse do sistema de arquivos.

Rotinas de arquivamento
1. Inspeo - Consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes,
d) em obedincia a uma rotina.
de extrema importncia a verificao do ltimo despacho contido no
documento para o devido cumprimento. Ex. Arquive-se. Verificar tambm se h
existncia de anexos e se estes j esto inseridos no documento inicial.
2. Leitura - Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu
contedo e sob que classificao dever ser arquivado.
3. Seleo - Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que
poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como
cpias, comunicados passageiros).
4. Marcar a hora e a data - Registrar a entrada do documento no arquivo, para
anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no
arquivo.
5. Registro - Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os
documentos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o teor do
documento para facilitar sua localizao.

Para trabalhar no arquivo, a pessoa deve ter boa memria,


capacidade de sntese, ser metdica e acima de tudo
gostar do que faz.

Voc no deve esquecer de que os documentos, antes de


ser arquivados, devem passar por uma leitura e
classificao criteriosa de seu contedo.

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ESCOLHA DAS INSTALAES E EQUIPAMENTOS

O arquivo tambm uma parte da empresa que necessita de constante


reestruturao. A escolha dos materiais de consumo de extrema importncia.
Veja as dicas desta aula e depois visite lojas especializadas. H um universo de
equipamentos para se adaptar a diferentes estruturas e necessidades.
Segundo Paes (2005, p. 37), de igual importncia para o bom desempenho das
atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condies
fsicas que apresente iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura ,
quer pela extenso de sua rea, capaz de acomodar o acervo e permitir
ampliaes futuras.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a
ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos.
Equipamento em arquivstica
Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente
indispensveis realizao do trabalho arquivstico.
Materiais de consumo em arquivstica
Consideram-se materiais de consumo aquele que sofre desgaste, a curto ou
mdio prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.

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49

Ficha um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde


se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as
necessidades, podendo ser brana ou de cor.
Guia Divisria um retngulo de carto resistente que serve para separar as
partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas
fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu
rearquivamento.
De acordo com Paes (2005, p. 43), no estudo das guias divisrias, distinguem-se
diversos elementos relacionados com sua finalidade e funes. Assim:
Projeo a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio
carto, ou nele aplicada, sendo ento de celulide ou de metal.
P a salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh.
Por esse orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta.

Projeo

Ilh

Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou


alfanumrica.

Notao
Alfabtica

50

100

100-E

Notao
numrica

Notao
Alfanumrica

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A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta, quando indica somente
o incio da seo, e fechada, quando indica o princpio e o fim.
A

A-C

Notao
Aberta

Notao
Fechada

Posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode


corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a
denominao: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta
posio, quinta posio.

Primeira
posio

Segunda
posio

Terceira
posio

Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:


primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um
arquivo;
secundria indica uma subdiviso da primria;
subsidiria indica uma subdiviso da secundria;
especial indica a localizao de um nome ou assunto de grande
frequncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a
notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre
em primeira posio e assim por diante.

Primeira
posio

Segunda
posio

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Terceira
posio

51

Utilizar cores para localizar mais facilmente as guias uma


tcnica muito eficiente em termos arquivsticos.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

21) Para um planejamento arquivstico devem ser considerados os seguintes


elementos:
a) Posio do arquivo na estrutura da instituio.
b) Escolha de mtodos de arquivamento adequados.
c) Estabelecimento de normas de funcionamento.
d) Recursos humanos e financeiros.
e) Todas as alternativas anteriores.
22) So partes das rotinas para o arquivamento de documentos:
a) Inspeo.
b) Leitura minuciosa dos documentos.
c) Seleo dos documentos.
d) Registrar data e hora da entrada dos documentos no arquivo.
e) Todas as alternativas anteriores.
23) Analise as alternativas abaixo relacionadas.
I. A elaborao de um plano de arquivo pressupe a definio do
arquivo, quanto aos aspectos de centralizao e descentralizao.
II. Por centralizao de arquivos, entende-se no somente a reunio
dos documentos correntes em um nico local, mas tambm o
registro e controle do arquivo.
III. A descentralizao de arquivos deve ser adotada em organizaes
com estruturas maiores, com vrios departamentos, para facilitar o
fluxo de informaes.
IV. A descentralizao pode ser aplicada tanto em arquivos correntes
quanto intermedirios e permanentes.
V. A descentralizao de arquivos adotada no setor pblico em
grande escala, pois no exige a criao de uma coordenao
central.

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Assinale a alternativa correta:


a) Esto corretas as alternativas I, II e V.
b) Esto corretas as alternativas I, II e III.
c) Esto corretas as alternativas II, IV e V.
d) Est correta a alternativa IV, apenas.
e) Nenhuma das anteriores est correta.
24) Dentre os materiais de consumo em arquivstica a guia pode ser:
a) Primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um
arquivo.
b) Secundria indica uma subdiviso da primria.
c) Subsidiria indica uma subdiviso da secundria.
d) Especial indica a localizao de um nome ou assunto de grande
frequncia.
e) Ttodas as alternativas anteriores.
25) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de notao:
a) Notao a inscrio feita na projeo de uma guia.
b) A notao pode ser aberta ou fechada: aberta, quando indica
somente o incio da seo, e fechada, quando indica o princpio e
o fim.
c) A notao pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica.
d) Anotao norteia a localizao dos documentos dentro de um
arquivo.
e) Nenhuma das anteriores est correta.

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53

UNIDADE
SISTEMAS E MTODOS
DE ARQUIVAMENTO

A partir desta unidade, estudaremos os sistemas e mtodos de arquivamento. Para


a escolha do mtodo correto necessrio conhecer bem a empresa e suas
necessidades em termos de consulta no arquivo.
De acordo com Roncaglio (2005, p. 34), todos ns participamos de negcios e
praticamos aes que precisam ser anotadas em documentos que serviro de
base para futuras consultas. Nesse contexto, o arquivo moderno deixou de ser
simples local de guarda de papis, colecionados segundo as habilidades
individuais, para constituir um ncleo de informaes registradas em documentos,
de acordo com a classificao racional e sistemtica, mantidos em locais
prprios, acessveis e seguros.
Como prope Paes (2005, p. 60-61), a importncia das etapas de levantamento e
da anlise dos documentos se faz sentir, de modo marcante, no momento em que
o arquivista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentao corrente. Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h
documentos que devem ser ordenados por assunto, nome, local, data ou nmero.
A escolha do sistema de arquivamento est diretamente relacionada com a
anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como os
documentos so solicitados ao arquivo. Aps essa anlise, possvel definir qual o
mtodo principal e quais os mtodos auxiliares.
A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos
documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes,
o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e
devidamente guardados. To importante quanto arquivar achar rapidamente
as informaes no momento desejado.
Para alcanar tais objetivos, encontram-se descritos, a seguir, os principais
mtodos de arquivamento utilizados, visando organizao dos acervos
arquivsticos, s operaes desenvolvidas na fase do arquivamento, s rotinas e,
finalmente, aos critrios e procedimentos adotados no cumprimento da funo
mais nobre dos arquivos: sua utilizao, mediante emprstimo e consulta.
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Paes (2005, p.61), divide os mtodos de arquivamento de documentos em duas
classes: mtodos bsicos e mtodos padronizados. Vejamos o esquema que
mostra o sistema de arquivamento de documentos:
Alfabtico
Geogrfico

Bsicos

Numrico

Simples
Cronolgico
Digito-terminal
Alfabticos

Enciclopdicos
Dicionrio

Numricos

Duplex
Decimal
Uniterno ou Indexao Coordenada

Ideogrficos
(assunto)

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Padronizados

Variadex
Automtico
Soundex
Mnemnico
Rneo

Esses mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.


Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no
local onde se acha guardado.
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes
consultar um ndice ou um cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas
classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semiindireto.
Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os
elementos constantes de um documento a considerar so: nome (do remetente
do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); local, nmero, data
e assunto. De acordo com o elemento mais importante e frequentemente
procurado, em cada caso, podem-se organizar os fichrios ou arquivos em:
a) Ordem alfabtica.
b) Ordem geogrfica.
c) Ordem numrica (simples ou cronolgica).
d) Ordem de assunto.
Observe um exemplo de mtodo de arquivamento:

(Extrado de Paes, 2005, p. 77).

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Os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou


indiretos, ou ainda semi-indireto. O importante que a
escolha seja planejada e aplicada de forma correta. Pode
ser utilizado mais de um mtodo simultaneamente, porm
necessrio que haja uma correta classificao da massa
documental para que outras pessoas possam compreender
o mtodo escolhido.

MTODO ALFABTICO
O mtodo alfabtico que veremos nesta aula o mais utilizado tanto por
empresas pblicas quanto privadas. Dificilmente as pessoas observam as regras de
alfabetao. Vamos conhec-las e aplic-las. Isto vai ajudar muito na
organizao do arquivo.
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME.
um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio
se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo,
as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas
as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as
respectivas letras (Paes, 2005, p. 62).
Desvantagens desse mtodo: os erros de arquivamento tendem a predominar no
arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande,
devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

1. Arquivamento de nomes
De acordo com Paes (2005), o arquivamento de nomes obedece a 13 regras,
chamadas regras de alfabetao, apresentadas a seguir:
1.1. Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares
Cabral; Paulo Santos
a) Barbosa, Joo
b) Cabral, Pedro lvares
c) Santos, Paulo
1.2. Para sobrenomes iguais:
a) Teixeira, Anbal
b) Teixeira, Marlia
c) Teixeira, Paulo
d) Teixeira, Vitor
1.3. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte
Verde; Heitor Villa Lobos.
a) Castelo Branco, Camilo
b) Monte Verde, Paulo
c) Villa Lobos, Heitor

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1.4. Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira


a) Vieira, J.
b) Vieira, Jonas
c) Vieira, Jos
1.5. Para nomes com artigos e preposies: Pedro de Almeida, Ricardo
d'Andrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto.
a) Almeida, Pedro de
b) Andrade, Ricardo de
c) Cmara, Lcia da
d) Couto, Arnaldo do
1.6. Para sobrenomes com grau de parentesco: Antonio Almeida Filho;
Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho.
a) Almeida Filho, Antonio
b) Ribeiro Jnior, Paulo
c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
1.7. Para pessoas da mesma famlia: Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge
de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.
a) Filho, Jorge de Abreu
b) Neto, Jorge de Abreu
c) Sobrinho, Jorge de Abreu
1.8. Para nomes estrangeiros: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul
Muller; Jorge Schmidt.
a) Aubert, Georges
b) Churchill, Winston
c) Mueller, Paul
d) Schmidt, Jorge
1.9. Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me: Jos de
Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.
a) Oviedo Y Bnos, Jos de
b) Pina de Mello, Francisco de
c) Rios, Antonio de Los.
1.10. Para nomes Orientais Japoneses e rabes:
a) Al Ben Hur (permanece)
b) Ly Youtohn (permanece)
1.11. Para nomes estrangeiros com preposio: Giulio Di Capri; Esteban
De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam
a) De Penedo, Esteban
b) Di Capri, Julio
c) Du Pont, Charles
d) Mac Adam, John
1.12. Para Pessoas Jurdicas: EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial;
The Library of Congress; Fundao Getlio Vargas:
a) lvaro Ramos & Cia
b) Colegial (A)

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Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

c) Embratel
d) Fundao Getlio Vargas
e) Library of Congress (The)
1.13. Para Numeral: 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional
de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura.
a) Congresso de Secretariado (4)
b) Encontro Regional de Arquivologia (I)
c) Simpsio de Apicultura (III)

Reveja as regras de alfabetao 1.6 e 1.7. Ambas so para


graus de parentesco, porm a primeira delas para nomes
diferentes, j a segunda diz respeito a nomes iguais e graus
de parentescos diferentes. Fique atento para no errar no
arquivamento.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

26) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos mtodos de


arquivamento.
a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente
relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio.
b) Um aspecto a ser considerado na escolha do mtodo de
arquivamento como o documento solicitado no arquivo.
c) Aps minuciosa anlise das atividades, possvel ento definirmos
qual o mtodo principal e quais sero os auxiliares.
d) O correto adotarmos um nico mtodo de arquivamento,
dispensando mtodos auxiliares.
e) Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos
que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou
nmero.
27) Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes partes,
sendo:
a) Bsicos e geogrficos.
b) Bsicos e alfabticos.
c) Bsicos e padronizados.
d) Padronizados e numricos.
e) Padronizados e alfanumricos.

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61

28) Sobre os mtodos de arquivamento, INCORRETO afirmar que:


a) Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos
descentralizados.
c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
d) Por sistema indireto entende-se aquele em que, para se localizar o
documento, preciso antes consultar um ndice alfabtico
remissivo.
e) O mtodo alfanumrico, combinao de letras e nmeros, no se
inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e
considerado parte do sistema semi-indireto.
29) Na organizao de um arquivo, os elementos importantes a serem
considerados so:
a) Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a que se refere o
documento.
b) Local de procedncia ou de origem.
c) Assunto principal do documento.
d) Data de incio da formulao do documento.
e) Todas as alternativas anteriores.
30) Analise as alternativas abaixo e escolha a alternativa correta, a respeito de
ordem de documentos para entrada no arquivo:
I. A ordem deve obedecer aos critrios de classificao, e esta deve
estar de acordo com o elemento mais importante e
freqentemente procurado no arquivo.
II. A ordem alfabtica utilizada quando o elemento principal o
nome.
III. A ordem geogrfica utilizada quando o elemento principal o
local.
IV. A ordem numrica (simples ou cronolgica), quando o elemento
principal a ser considerado um nmero.
V. A ordem de assunto de fcil utilizao, porm com a
desvantagem de exigir a interpretao pessoal do assunto do
documento.
Esto corretas as alternativas:
a) I, II e IV respectivamente.
b) I, II, III, IV e V.
c) II, IV e V.
d) III, e V.
e) I, III e V.

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Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

MTODO GEOGRFICO
Agora conheceremos o mtodo geogrfico. Este mtodo no deixa de usar o
alfabtico, mas a ateno principal voltada para os estados, cidades, ou
regies.
O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feita diretamente ao
documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a procedncia do local (Paes, 2005, p. 68).
As melhores ordenaes geogrficas so:
Nome do estado, cidade e correspondente.
Nome da cidade, estado e correspondente.
Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por
estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabtica, em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso h necessidade de se
utilizarem guias divisrias, com notaes indicativas dos nomes dos estados.
Mostraremos alguns exemplos encontrados em Paes (2005, p. 69).

Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de


identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem
alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.

Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos


estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
imprescindvel, porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo
lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Alguns
exemplos so:

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Braslia (Distrito federal) Silva, Jackson


Braslia (Minas Gerais) Leite, Edson
Itabaiana (Paraba) Santos, Therezinha
Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e
Correspondncia com outros pases. Quando se trata de correspondncia com
outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do
correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps
as respectivas capitais dos pases a que se referem.

Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio.


Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

O mtodo geogrfico muito utilizado. Podem ser


introduzidas as cores como elementos para chamar a
ateno e facilitar o acesso aos documentos. Experimente!

MTODOS NUMRICOS
Iniciaremos o estudo dos mtodos numricos. Eles so de grande utilidade e fcil
manuseio. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples,
cronolgico ou dgito-terminal. Esses mtodos so indiretos, uma vez que, para se
localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em
fichas), que fornecer o nmero sob o qual o documento e(ou) pasta foram
arquivados.
A numerao obedece somente ordenao seqencial, embora a disposio
fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
prprias a cada mtodo.

Mtodo numrico simples


O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada
correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de
entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica,
j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo (Paes, 2005, p. 70).

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Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que
sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um
ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos.
No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que
venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde
se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a
organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no
se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia
dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e
aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha de ndice
alfabtico, referente primeira firma, permanecer ela no fichrio acrescida de
nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo
cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico
em seu respectivo lugar.
O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, tem ampla aplicao
nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios
mdicos, cadastros de funcionrios).

Sempre que utilizar mtodos numricos voc dever fazer


um controle parte. uma questo lgica: no h como
memorizar tantos nmeros. Voc pode fazer este controle
usando o computador. Com uma simples tabela do ACCESS,
ou criando um sistema prprio, o computador exerce
influncia marcante no controle de documentos. Saiba mais,
conversando com um profissional da rea da tecnologia da
informao.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

31) Sobre o mtodo geogrfico INCORRETO afirmar que:


a) um mtodo indireto.
b) Este mtodo preferido, quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a procedncia local.
c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado,
cidade e correspondente.
d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado
e correspondente.
e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se
em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

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32) Sobre o mtodo geogrfico CORRETO afirmar que:


a) de fcil utilizao e interpretao.
b) Pertence ao sistema direto.
c) O mtodo geogrfico possui como submtodo o alfabtico.
d) Tem ampla adaptao quando os documentos so classificados
por regies.
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.
33) Sobre o mtodo numrico simples INCORRETO afirmar que:
a) um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada
correspondente ou cliente.
b) um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem
qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.
c) um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo.
d) um mtodo direto.
e) um mtodo que exige registro em livro ou fichas.
34) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos:
a) Numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal.
b) Numrico simples, alfabtico ou geogrfico.
c) Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico.
d) Alfabtico, simples ou geogrfico.
e) Geogrfico, cronolgico ou alfabtico.
35) Sobre o mtodo numrico simples CORRETO afirmar que:
a) Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou
cliente, pessoa fsica ou jurdica.
b) Nesse mtodo no h preocupao com a ordenao alfabtica.
c) Este um mtodo do sistema indireto, pois necessita de um ndice
alfabtico remissivo para localizar os documentos.
d) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos
especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento,
pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.

MTODO NUMRICO CRONOLGICO E DGITO TERMINAL


Dentro da classificao de numricos, o mtodo cronolgico e dgito terminal so
bastante utilizados. Conhea-os neste tpico.
Neste mtodo, alm da ordem numrica, dever ser observada a data. Esta
modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas (Paes, 2005, p.

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75). Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado,


colocado capa de cartolina, na qual, alm do nmero de protocolo, so
transcritas outras informaes e, em geral, passa a ser denominado processo.
Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o
registro propriamente dito, no qual ser indicada toda a movimentao do
documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas)
alfabtico, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da
documentao.

Mtodo Numrico-cronolgico
Vantagens - Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil
lidar com nmeros do que com letras.
Desvantagens - Trata-se de um mtodo indireto, obrigando a duplicidade de
pesquisa.

Mtodo Dgito-terminal
Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no
arquivamento de grande volume de documento e cujo elemento principal de
identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam
arquivar parte considervel de seus documentos por nmero, podemos
mencionar, entre outras, o INSS, as companhias de seguros, os hospitais e os
bancos (Paes, 2005, p. 76).
Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma
peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto em trs grupos de
dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19
de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio.
Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados zeros
sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser representado
pelos grupos 04-10-54.
Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas elaborado,
considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e
finalmente o tercirio.

Mtodo Dgito-terminal
Vantagens -. Reduo de erros de arquivamento, rapidez na localizao e
arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos, expanso
equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos e possibilidade de
diviso eqitativa do trabalho entre os responsveis pelo arquivo.
Desvantagens - Leitura no convencional dos nmeros e disposio fsica dos
documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

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67

O mtodo cronolgico muito utilizado para documentos da


rea de recursos humanos, enquanto que o dgito terminal,
mais complexo, utilizado por bancos em grande escala. O
mtodo mais utilizado o numrico simples, porm h
necessidade de referncia cruzada, ou seja, um suporte para
consulta, j que difcil memorizar tantos nmeros.

MTODOS POR ASSUNTO


Vamos conhecer agora o mtodo por assunto e variadex. Assim voc ter mais
duas opes que melhor se adaptem a sua realidade.
O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende
de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das
atividades institucionais. No entanto, o mais aconselhado nos casos de grandes
massas documentais e variedade de assuntos (Paes, 2005, p. 77).
No h esquemas padronizados de classificao por assunto, entretanto cada
instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano
de classificao, no qual os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e
estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais
para os particulares. O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido
obedecer s necessidades do prprio servio.
Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas para facilitar a fase
posterior de reunio dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de escolha de
termos significativos para represent-los e, finalmente, de opo pelo mtodo a
ser adotado.
Exemplo de um planejamento de arquivamento utilizando o mtodo por assunto:

Extrado de Paes, 2005, p. 79).

68

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

Mtodo Variadex
Este mtodo uma variante do alfabtico. Com o objetivo de minimizar as
dificuldades apresentadas na utilizao deste mtodo, a Remington Rand
concebeu o mtodo variadex, introduzindo as cores como elementos auxiliares
para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.

Extrado de Paes, 2005, p. 92).

Como seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma
vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores
da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda
letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica
correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que em cada letra
do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave, como mostra e exemplo, a
seguir.

As cores que so utilizadas no mtodo variadex podem ser


utilizadas em outros mtodos. Isso representa uma tcnica
excelente para localizar os documentos.

O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil


aplicao, pois depende da interpretao para a correta
classificao e posterior arquivamento. O mtodo variadex
de fcil aplicao e utiliza as cores como elemento
auxiliar para facilitar a localizao dos documentos que so
ordenados obedecendo ordem alfabtica da segunda
letra do nome que consta no documento a ser arquivado.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

69

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

36) Sobre o mtodo numrico-cronolgico CORRETO afirmar que:


a) um mtodo que alm de privilegiar a ordem numrica tambm
observada a data de entrada documento.
b) muito utilizado em reparties pblicas.
c) Possui como vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de
erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras.
d) Depois de enumerado, o documento recebe uma capa onde ficam
as informaes e passa a ser denominado processo.
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.
37) Sobre o mtodo dgito-terminal CORRETO afirmar que:
a) Surgiu pela necessidade de reduzir erros no arquivamento de
grande volume de documentos quando o elemento principal de
identificao o nmero.
b) amplamente adotado em companhia de seguros, hospitais,
bancos e organizaes pblicas.
c) Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura
apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os
nmeros, disposto em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos
da direita para a esquerda, formando pares.
d) Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas
so elaboradas considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio,
seguindo-se o secundrio e finalmente o tercirio.
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.
38) Sobre o mtodo de arquivamento por assunto INCORRETO afirmar que:
a) No fcil de ser aplicado, j que incide sobre a interpretao da
pessoa que l o documento.
b) No h esquemas padronizados de classificao neste mtodo,
cabe a Instituio formular o que melhor se adapte a sua realidade.
c) aconselhado para pequenas massas documentais e pouca
variedade de assuntos.
d) Os assuntos devem ser agrupados sob ttulos principais e estes
subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos
gerais para os particulares.
e) O maior ou menor grau de detalhamento deste mtodo deve
obedecer s necessidades das atividades da Instituio.

70

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

39) O mtodo variadex uma variante do mtodo:


a) Numrico.
b) Geogrfico.
c) Alfanumrico.
d) Alfabtico.
e) Cronolgico.
40) Assinale a alternativa CORRETA:
a) O mtodo de arquivamento por assunto requer cuidados na
classificao, j que depende da interpretao do assunto dos
documentos.
b) Os mtodos numricos so de fcil aplicao, porm exigem um
ndice remissivo ou referencia cruzada como suporte.
c) O mtodo variadex uma variante do alfabtico, porm utiliza as
cores como elementos auxiliares e a entrada dos documentos
ocorre pela segunda letra do nome de entrada e no da letra
inicial.
d) O mtodo alfabtico possui treze regras de alfabetao, muito
utilizado, porm deve-se ter cautela quando a massa documental
for muito intensa.
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

71

UNIDADE
O CONCEITO
DE TECNOLOGIA
DA INFORMAO

Tecnologia da informao um assunto em evidncia na atualidade. Vamos


estudar como a tecnologia da informao amplamente utilizada na arquivstica.
O termo Tecnologia da Informao (TI) serve para designar o conjunto de recursos
tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao. A TI est
fundamentada nos seguintes componentes citados por Rezende (2000, p. 97).
Hardware e seus dispositivos perifricos.
Software e seus recursos.
Sistemas de telecomunicaes.
Gesto de dados e informaes.
O que Tecnologia da Informao?
Tecnologia da Informao o conjunto de recursos no-humanos dedicados ao
armazenamento, processamento e comunicao da informao, e a maneira
como esses recursos esto organizados num sistema capaz de executar um
conjunto de tarefas. A TI no se restringe a equipamentos (hardware), programas
(software) e comunicao de dados. Existem tecnologias relativas ao
planejamento de informtica, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte, ao
software, aos processos de produo e operao, ao suporte de hardware.

O hardware, material ou ferramental, a parte fsica do computador, ou seja, o


conjunto de componentes eletrnicos, circuitos integrados e placas, que se
comunicam atravs de barramentos. Em contraposio ao hardware, o software
a parte lgica, ou seja, o conjunto de instrues e dados que processado
pelos circuitos eletrnicos do hardware. Toda interao dos usurios de
computadores modernos realizada atravs do software, que a camada,
colocada sobre o hardware, que transforma o computador em algo til para o ser
humano.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

75

Perifricos so aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do


computador.
Em informtica, o termo perifrico aplica-se a qualquer equipamento acessrio
que seja conectado CPU (unidade central de processamento). So exemplos de
perifricos as impressoras, o scanner, leitores e ou gravadores de CDs e DVDs,
leitores de cartes e disquetes, mouse, teclado, webcams, dentre outros.
Dados so quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou
evento. Por exemplo: Um documento de identificao pode conter vrios dados
de uma pessoa como nome, sexo, data de nascimento, etc. Outros exemplos de
dados so a temperatura de uma cidade, ou a rea de um territrio. Ainda que
estes paream, por vezes, isolados, podem sempre englobar-se em conjuntos (as
temperaturas das cidades de uma provncia ou pas, ou as reas de um conjunto
de territrios) ou sries (as temperaturas de uma cidade ao longo do tempo).

Estratgias de Uso da TI na Administrao Pblica


Cada organizao, pblica ou privada, possui um pblico-alvo, comumente
denominado por cliente, para o qual atua, produzindo bens ou servios. No caso
de empresas, este pblico o consumidor, enquanto que para a organizao
pblica, o pblico-alvo, em sua instncia final, o cidado. O recurso
administrado em ambos os casos a informao.
O uso da TI pelo setor privado busca explorar, ao mximo, os benefcios dessa
tecnologia para obter vantagem competitiva em relao aos concorrentes,
atravs da eficcia organizacional, internamente organizao, e da
competitividade, no ambiente externo da organizao.
Tecnologia da
Informao

Eficcia
Organizacional

Competitividade

Ambiente Externo

Ambiente Interno
Fronteira da Organzao

Fonte: CUNHA, Maria Alexandra V. C. da. Administrao dos Recursos de Informtica Pblica: Estudo de
Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994. Dissertao de Mestrado.

SABER M

76

Procure saber mais sobre os computadores que esto


sendo lanados no mercado, como o computador
quntico, por exemplo. Perceba como o homem est
evoluindo neste campo.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

A TECNOLOGIA DA INFORMAO APLICADA


ARQUIVSTICA
Estudaremos neste tpico a microfilmagem e o gerenciamento eletrnico de
documentos. Trata-se de formas de arquivamento no-convencionais.
Hoje em dia, a palavra informao remete-nos, de imediato, para os jornais,
notcias, televiso, e poucos so os que pensam em livros, pesquisa ou formao.
De fato, pensa-se logo em comunicao e torna-se difcil establecer uma
distino entre os dois conceitos. A comunicao pe em comum, rene, mistura
e divulga a informao. Nas novas tecnologias, a comunicao da informao
feita por meios mais modernos, tais como mquinas de fax, satlites, cmaras de
vdeo, leitores de CD, impressoras, computadores pessoais e telefones, entre outros
menos divulgados. A informao , ento, o termo que designa o contedo de
tudo aquilo que trocamos com o mundo exterior e que faz com que nos ajustemos
a ele de forma perceptvel.

O que informtica?
A palavra informtica surge da contrao das palavras
informao e automtica. Logo, informtica a cincia
que estuda os mtodos e modos de processamento e
transmisso da informao (Monte, 2004, p. 86).

Os principais suportes da informao encontrados na


atualidade so:
os papis;
os filmes;
os dispositivos de armazenamento magntico;
os dispositivos de armazenamento ptico.
O papel utilizado h vrios
sculos, como sustentculo de
mltiplas informaes. Somente
no sculo XX, comea a ser
substitudo pelos suportes
eletrnicos, ou informticos (fitas,
discos rgidos e flexveis,
compact discs, entre outros).
Porm, o papel reconhecido
legalmente, enquanto discos e
fitas magnticas necessitam,
ainda, de ser legalmente aceitos
pelas agncias governamentais
(Lopes, 2004, p. 45).

A Microfilmagem
Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

77

O que microfilmagem?
Microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de
documentos em tamanho altamente reduzido.
A microfilmagem produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos
documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxlio de um aparelho
leitor.
Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que o nico
meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at duzentos anos,
quando bem administrado. Como desvantagem pode-se citar o alto custo do
processo. Esse sistema muito utilizado em bancos para microfilmar cheques.
Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco anos, as
empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas encadernaes,
ganham agilidade na consulta aos dados e tm facilidade para duplic-los por
segurana ou necessidade de acesso, sem risco de alterao ou perda das
informaes originais.

SABER M

Legislao pertinente: Lei 5.433, de 8/5/1968; Decreto-Lei


486, de 3/3/1969; Decreto 64.567, de 22/5/1969; Decreto
1.799, de 30/1/1996 e Instruo Normativa DNRC 65, de
31/7/1997 (Fonte: Jornal do GED, v.10, n. 63, 2004).

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED


O GED torna os documentos disponveis extremamente eficientes para o usurio e
permite a recuperao dos documentos atravs de estruturas eletrnicas como
discos magnticos e pticos. Em um sistema de GED, usa-se a tecnologia da
informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses digitais das
informaes.
O GED tem como finalidade converter informaes, normalmente encontradas
em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. No GED os
documentos em papel so preparados para serem digitalizados em scanners
especiais. Aps a digitalizao, os documentos passam por uma conferncia e
depois so gravados em meios magnticos ou pticos.
O GED tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua
criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar
registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem
ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem ainda ser
criadas em mdias eletrnicas, processadas a partir dessas mdias e arquivadas
eletronicamente. (Lopes e Monte, 2004, p. 32).
No enfoque da Arquivstica, o GED funciona como um gestor das rotinas,

78

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

colaborando, de uma forma rpida, na localizao, classificao e avaliao


documental.

As pginas de um website so consideradas documentos


arquivsticos, pois so produzidas e recebidas no decorrer
das atividades da instituio que as criou e, portanto,
servem como fonte de prova das atividades de uma
organizao. Fonte: CONARQ.

A microfilmagem, apesar de seu alto custo, a forma mais


durvel de arquivar documentos. O gerenciamento
eletrnico de documentos a forma mais moderna de
arquivar documentos. Ambas exigem conhecimentos
especficos. Procure saber mais a respeito, pois isso ser um
diferencial em seu perfil profissional.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

41) A tecnologia da informao est fundamentada nos seguintes componentes:


a) Hardware e seus dispositivos perifricos.
b) Software e seus recursos.
c) Sistemas de telecomunicaes.
d) Gesto de dados e informaes.
e) Todas as alternativas anteriores.
42) Os principais suportes da informao encontrados na atualidade so:
a) Os papis.
b) Os filmes.
c) Os dispositivos de armazenamento magntico.
d) Os dispositivos de armazenamento ptico.
e) Todas as alternativas anteriores.
43) Analise as alternativas abaixo relacionadas:
I. Hardware a parte fsica do computador.
II. Software parte lgica do computador.
III. Perifricos so aparelhos ou placas que enviam ou recebem
informaes do computador.
IV. Os dados so quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma
entidade ou evento.
V. Computadores no so auxiliares no controle de documentos.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

79

Esto corretas:
a) As alternativas: I, II, III e IV somente.
b) As alternativas: II, III e V.
c) As alternativas III, IV e V.
d) As alternativas I e V.
e) As alternativas I e V.
f) Todas as alternativas anteriores.
44) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de microfilmagem de documentos:
a) Microfilmagem uma tcnica de produo de imagens
fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido.
b) A microfilmagem produz microformas, que so as imagens
fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida e
necessitam do auxlio de um aparelho leitor.
c) Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar
que o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode
durar at duzentos anos quando bem administrado.
d) A microfilmagem muito utilizada em bancos pelo baixo custo da
instalao e manuteno.
e) Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de
cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado
pelas encadernaes.

ARQUIVOS ESPECIAIS
Vamos aprender mais sobre arquivos especiais. Aproveite esses conhecimentos e
reveja os mtodos que vem utilizando para guardar fotografias da famlia. Afinal
so documentos importantes.

1. Arquivo Fotogrfico
Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias devem ser
acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com
suportes de plstico. Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou
nmero de registro dado ao grupo de fotos que as contm e arquivadas pelo
cdigo de assunto principal ou em ordem numrica crescente, conforme o
mtodo adotado, em mveis de ao (Paes, 2002, p. 148).
Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em envelopes
confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno. O cdigo do assunto, ou o
nmero de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no
envelope em que o negativo for acondicionado.

Organize seu acervo de fotos dessa forma. Ser divertido e


ao mesmo tempo um exerccio relacionado com o tema
desta aula e com a disciplina de Gesto de Documentos
e Arquivstica.

80

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

2. Arquivo de Fita Magntica, Filme e Disco


Os procedimentos para o arquivamento de fitas udio e vdeo magntico, filmes e
discos, guardadas as particularidade de cada suporte, so muito semelhantes aos
aplicados no arquivo fotogrfico.
Neste caso, o mtodo de arquivamento mais indicado o numrico simples.
Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco, receber um nmero de
registro que os identificar e localizar no acervo.
Para possibilitar a pesquisa, devem ser preparadas fichas que permitam recuperar
as informaes atravs de cada um dos elementos de interesse dos usurios, tais
como assuntos, nomes (de conferencistas, autores, intrpretes, compositores,
orquestras, regentes, diretores, etc.); datas, ttulos (de conferncias, congressos,
msicas, filmes etc.) de lugares, acontecimentos, gneros musicais (tango, sinfonia,
rock, etc). Essas fichas do suporte ao arquivo.

Voc j experimentou organizar seu acervo de CDs, DVDs,


dessa maneira? Experimente! Ser uma forma de colocar
em prtica os conhecimentos adquiridos nesta disciplina.

3. Arquivo de Recorde de Jornal


Em geral, os recortes de jornais so
arquivados, com vantagem, por
assunto, podendo-se aplicar qualquer
um dos mtodos usuais, ou seja, o
dicionrio, o enciclopdico, ou
decimal.
Desaconselha-se a colagem do
recorte em folhas de papel, a fim de
no dificultar o processo de
microfilmagem, que exige
uniformidade de colorao de
papis, bem como melhor
aproveitamento dos fotogramas.

4. Arquivo de Catlogo Impresso


Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais, as empresas
possuem tambm impressos e catlogos produzidos, ou no, por elas, e que
devem receber tratamento arquivstico.
O arquivamento poder ser feito por assunto, por nome das firmas ou por artigos
referenciados nos catlogos. Se o arquivamento for por assunto, devero ser
preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles mencionados.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

81

Se o arquivamento for feito pelos nomes das firmas, devero ser preparadas fichas
para os assuntos e para os artigos.
Em conformidade com Paes (2005, p. 154), nessa situao, o melhor mtodo o
alfabtico, tanto para os nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos.
Poder ser adotado tambm o mtodo numrico simples. Neste caso, cada
catlogo receber um nmero de registro, pelo qual ser arquivado, devendo ser
organizados fichrios com entrada pelo nome das firmas, pelos assuntos e pelos
artigos constantes dos catlogos.

Deixamos como sugesto que voc sempre pondere o


mtodo de arquivamento com o suporte dos
documentos. Voc concorda que no devemos guardar
fotografias ou recortes de jornais da mesma maneira que
guardamos outros tipos de documentos. H disponvel no
mercado, plsticos que no agridem as fotos. Procure
conhecer esses materiais.

DICAS DE CONSERVAO E ORGANIZAO DE


DOCUMENTOS
Dentro do estudo de Arquivstica, devemos considerar que os documentos
tambm envelhecem. Para conserv-los, vamos s dicas de conservao e
organizao dos documentos nesta aula.
Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto e acondicione-os, de
preferncia, em pastas suspensas, que facilitam a localizao e o acesso ao
material. Identifique o assunto principal da pasta, de acordo com que est
arquivando e coloque-as em ordem alfabtica. Dentro das pastas, separe os
documentos por assunto e perodo, utilizando divisrias de cartolina.
Recomendaes para conservao de fotografias e negativos. No use grampos
ou clipes em fotografias ou negativos; no escreva em fotografias com caneta ou
tinta de qualquer espcie. Use somente lpis macio (6B) e, de preferncia, anote
no verso apenas o nmero (cdigo) para catalogao; no use fita adesiva,
etiqueta auto-adesiva ou cola diretamente sobre as fotografias e filmes (frente e
verso); no toque diretamente nas fotografias e negativos, utilize luvas.
Evite danos ao papel, utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos
documentos. Fixadores de metal provocam manchas de ferrugem no removveis
no papel.
O controle contra insetos em arquivos deve ser realizado mediante limpeza e
desinsetizao, peridicas, e uso, preferencial, de estantes de ao.
Para maior durabilidade, fitas de vdeo, disquetes e outros meios eletrnicos
devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores,
aparelhos de som, TV, etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

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Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

Preserve seus documentos, tomando alguns cuidados bsicos durante sua


consulta:
Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira
e gorduras.
No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um
documento/livro. Essa prtica afeta sua sade e pode provocar o
desenvolvimento de microorganismos na documentao.
No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no
futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de
livro em papel livre de acidez.

Dicas de Organizao da Documentao


a) Controle a temporalidade de guarda dos documentos. Elabore a
Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda
dos documentos com base na legislao vigente e nas
particularidades da Instituio, possibilitando a adoo de critrios
para guarda e descarte dos documentos, maior confiabilidade em
aes de expurgo, reduo de custos operacionais, racionalizao
de espao fsico, materiais e recursos humanos.
b) Identificao de documento arquivstico eletrnico original. No
ambiente eletrnico, a qualidade de original dada de acordo
com a rota do documento dentro do sistema eletrnico de gesto
arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente,
o original aquele que recebido, porque a transmisso
acrescenta dados que o tornam mais completo e capaz de gerar
conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo
remetente considerado uma cpia.
c) Descarte de Documentos. Gerencie o descarte dos documentos,
com a implantao de termo de eliminao que instrumento em
que deve constar a relao dos documentos a serem eliminados e
a aprovao dos responsveis. Mantenha os termos no arquivo para
possveis consultas.
Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da
instituio, visando:
Localizar os documentos no instante em que solicitados.
Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos
relacionados com um determinado assunto, lugar, indivduo, firma ou
instituio.
Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos.
Avalie os documentos que devero ser mantidos no arquivo, considerando a
exigncia legal e a necessidade administrativa da empresa. A reduo de custos
na manuteno de arquivos provm do no-arquivamento de documentos
desnecessrios e pela eliminao dos que j perderam o valor legal ou
administrativo.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

83

Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas
suspensas, assim voc localizar as subsees da pasta de forma mais rpida.
Para uma gesto eficaz do arquivo, implante um controle de emprstimo de
documentos. Este controle poder ser feito com o uso de divisrias de papel,
coloridas, registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos
retirados devero ser substitudos temporariamente por estas divisrias at sua
devoluo.
Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se sua guarda
se faz necessria. No aumente o volume de seu acervo desnecessariamente.
O sistema de arquivamento deve ser escolhido, de acordo com o tipo de
documento, o volume e a freqncia de uso. Os documentos podem ser
classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituies, datas,
lugares, em ordem numrica ou uma combinao de todos os itens.
Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que
este gerado. Se o documento produzido eletronicamente, e a tramitao
feita no papel (assinatura, circulao e arquivamento), o documento em papel
considerado o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e
arquivamento em meio eletrnico, este que ser considerado o original. Neste
caso, o documento impresso ser considerado uma cpia. (Fonte: CONARQ)

A melhor forma de consolidar um conhecimento apliclo. Aproveite o contedo deste livro e faa uma correta
implantao de arquivo no seu escritrio ou em seus
objetos pessoais. Voc vai ver que o tempo gasto com esse
planejamento ter retorno em termos de administrao de
tempo e organizao como um todo.

Na organizao de um arquivo devem ser considerados os


seguintes aspectos:
- a temporalidade dos documentos;
- a implantao de um mtodo eficiente;
- o suporte dos documentos (se em papel, em fita, em filme
etc);
- os materiais de consumo que sero necessrios para o arquivo;
- os equipamentos fsicos necessrios (caixas de papelo, gavetas em ao,
etc);
- o controle de emprstimo e consulta local;
- o espao fsico e capacidade de expanso;
- a localizao do setor do arquivo (preferncia no trreo, considere o peso).
Um mtodo eficiente aquele que permite a rpida localizao dos documentos,
e tambm, a facilidade de adaptao para os demais funcionrios de uma
determinada empresa.

84

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar


seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

45) Assinale a alternativa INCORRETA quanto aos procedimentos no arquivamento


de fotografias.
a) Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias
devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas
em pastas suspensas, com suportes de plstico.
b) Para evitar extravios as fotos devem ser marcadas com caneta
esferogrfica na cor de sua preferncia.
c) Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero
de registro dado ao grupo de fotos que contm e arquivadas pelo
cdigo de assunto principal ou em ordem numrica crescente.
d) Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em
envelopes confeccionados em papel de PH neutro ou polietileno.
e) O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia
correspondente devem ser transcritos no envelope em que o
negativo for acondicionado.
46) NO faz parte dos cuidados que devem ser tomados para que os documentos
se mantenham inalterados:
a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um
documento/livro. Essa prtica afeta sua sade e pode provocar o
desenvolvimento de microorganismos na documentao.
b) Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento
dos documentos.
c) Utilizar fixadores de metal para facilitar a localizao dos
documentos dentro do arquivo.
d) Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira
e gorduras.
e) No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no
futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores
de livro em papel livre de acidez.
47) Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais, as
empresas possuem tambm impressos e catlogos produzidos, ou no, por
elas, e que devem receber tratamento arquivstico. Qual o melhor mtodo de
arquivamento para esse tipo de documento?
a) Por ordem alfabtica, combinado por ordem cronolgica.
b) Por ordem de assunto, combinado com ordem alfabtica.
c) Por ordem cronolgica; combinado com ordem geogrfica.
d) Por ordem Geogrfica, combinado com ordem alfabtica.
e) Por ordem alfanumrica, combinado com ordem variadex.

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85

48) No faz parte dos procedimentos corretos no arquivamento de recortes de


jornais:
a) O melhor mtodo para arquivamento de recortes de jornais por
assunto.
b) Um procedimento correto colar o artigo de jornal em folha de
papel.
c) Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, pois a
cola oxida e danifica o documento.
d) Um procedimento correto colocar os recortes de jornais em
plsticos para proteger o documento.
e) Recortes de jornais exigem um arquivo especial, para esta
finalidade, pois se trata de papis sensveis.
49) No faz parte dos corretos procedimentos do arquivo:
a) Para uma gesto eficaz do arquivo deve ser implantado um
controle de emprstimo de documentos.
b) Os documentos que so retirados do arquivo devero ser
substitudos temporariamente por guias divisrias at sua devoluo.
c) Todos os documentos devem ser guardados no arquivo
indistintamente pelo prazo de cinco anos.
d) Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie
se a guarda deste se faz necessria.
e) O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o
tipo de documento, o volume e a freqncia de uso.

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RETOMANDO A CONVERSA INICIAL

Voc teve contato com os conhecimentos bsicos sobre Gesto de


Documentos e Arquivstica, cabendo, daqui por diante, aprofundar esses
conhecimentos. Qualquer que seja a profisso escolhida, ser necessrio
buscar novos conhecimentos, pois vivemos um tempo em que a informao
veloz.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
CUNHA, Maria Alexandra V.C. da. Administrao dos Recursos de Informtica
Publica Estudo de Caso do Modelo Paranaense. EACSP FGV, 1994.
MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no
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PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
GALVO, Ramis. Vocabulrio etimolgico, ortogrfico e prosdico das palavras
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REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas de
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RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos:
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ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica.
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RONCAGLIO, Cynthia. Acervo documental do Arquivo Pblico do Paran: notas
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SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia:
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GABARITO
1) e
2) e
3) a
4) b
5) e
6) a
7) d
8) e
9) b
10) b

11) a
12) c
13) a
14) d
15) e
16) e
17) e
18) d
19) a
20) e

21) a
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23) b
24) e
25) e
26) d
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30) c

31) a
32) e
33) d
34) a
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36) e
37) e
38) c
39) d
40) e

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41) e
42) e
43) a
44) d
45) b
46) c
47) b
48) b
49) c

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Autora

ZLIA FREIBERGER ps-graduada em Administrao de Pessoas, pela


Universidade Federal do Paran e Graduada em Secretariado Executivo Bilnge,
pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran. Professora de Filosofia e tica,
Tcnicas Secretariais e Coordenadora do Curso Tcnico em Secretariado da
Escola Tcnica da Universidade Federal do Paran.

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