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Ministério da Educação

Escola Técnica Aberta do Brasil
Escola Técnica da Universidade Federal do Paraná

Gestão de Documentos
e Arquivística
Zélia Freiberger

Cuiabá, 2008

Comissão Editorial Profª Drª Maria Lucia Cavalli Neder - UFMT
Profª Drª Ana Arlinda de Oliveira - UFMT
Profª Drª Lucia Helena Vendrusculo Possari - UFMT
Profª Drª Gleyva Maria Simões de Oliveira - UFMT
Prof. M. Sc. Oreste Preti - UAB/UFMT
Profª Esp. Mércia Freire Rocha Cordeiro Machado - ET-UFPR
Designer Educacional Ana Arlinda de Oliveira

Ficha Catalográfica
F862g Freiberger, Zélia
Gestão de Documentos e Arquivística / Zélia Freiberger Cuiabá: EdUFMT; Curitiba: UFPR, 2008.
90p.: il. ; color.
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-61819-27-9
1. Documentos - Gestão 2. Documentos - Arquivo - Métodos
3. Informação - Tecnologia - Técnicas - 4. Arquivística - Textos
didáticos 1. I. Título.
CDU - 651.5(075)

Revisão Alice Maria Teixeira de Sabóia
Capa Téo de Miranda (Lay out)
Hugo Leonardo Leão Oliveira (arte final)
Ilustração Téo de Miranda
Diagramação Terencio Francisco de Oliveira
Elizabeth Kock Carvalho Netto

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.........................................................................................29 Correspondência................................................................................................................42 Modelo de Plano Arquivístico .................64 Método Numérico Cronológico e Dígito Terminal ........77 Arquivos Especiais .......................................80 Dicas de Conservação e Organização de Documentos ................ sua Classificação e Caracterização ............................................63 Métodos Numéricos .....................11 Objetivos da Gestão de Documentos ...............................................Zélia Freiberger CONVERSA INICIAL .............................SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO ...........................87 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................59 Método Geográfico ............................................................................................................................................89 ...........49 UNIDADE 4 ......GESTÃO DE DOCUMENTOS .........................................................18 Métodos de Classificação de Documentos ...................................O CONCEITO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO .............................................................................................INTRODUÇÃO AO ESTUDO DO ARQUIVO ..............................................73 A Tecnologia da Informação Aplicada à Arquivística..........................................................................................................................................................................................55 Método Alfabético .........................37 Roteiro para Organizar Arquivos ..............................................................46 Escolha das Instalações e Equipamentos .......................68 UNIDADE 5 ..........9 UNIDADE 1 .............82 RETOMANDO A CONVERSA INICIAL .......................................................15 Classificação de Documentos .....................21 UNIDADE 2 .............................................................................................................................66 Métodos por Assunto .....................................................32 UNIDADE 3 ..............................................................................................................Gestão de Documentos e Arquivística ..........................................AVALIAÇÃO DOCUMENTAL .....................................................

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Desse modo. o conteúdo deste livro e faça um intercâmbio de informações com seus colegas. cada vez mais. Nesse aspecto.Zélia Freiberger 9 .Prezado (a) aluno (a): A disciplina de “Gestão de Documentos e Arquivística” é de extrema importância para o Curso Técnico em Gestão Pública. controlar e arquivar esses documentos de forma eficiente tornou-se um diferencial competitivo. fará um enorme diferencial em sua carreira. Aproveite bem as aulas. Um grande abraço e bons estudos! Professora Zélia Freiberger Gestão de Documentos e Arquivística . buscamos. o que. especialmente no setor público. Esta é e será sempre a melhor forma de concretizar o aprendizado. os fundamentos e conceitos que. este livro foi elaborado com o objetivo de despertar em você o interesse em conhecer mais sobre um assunto que está se tornando. Vivemos na era da informação. meu querido aluno. dividimos o conteúdo em unidades e. Diante disso. necessário na atualidade: a gestão de documentos e arquivística. com certeza irão contribuir para seu aprendizado. visando consolidar o conteúdo estudado. Para tanto. Saber gerir. você encontrara atividades de aprendizagem. ao final. por meio do diálogo com autores renomados. Para facilitar a aquisição de conhecimento. Desejo-lhe muito sucesso nesta caminhada. aproveite sua grande capacidade de autodeterminação para continuar buscando mais conhecimentos a respeito dos assuntos contidos neste livro. aliados a nossa experiência profissional. e documentos são produzidos em grande escala tanto por organizações públicas quanto privadas. ter disciplina de estudo é essencial para levar a bom termo a tarefa a que você se propôs. espero que você. com certeza.

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UNIDADE GESTÃO DE DOCUMENTOS 1 .

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Zélia Freiberger 13 . É a partir da gestão de documentos que se faz um correto arquivamento. a invenção do alfabeto. identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. os homens compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir. como também à proteção dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios.Nesta unidade. Galvão (1990) considera o termo procedente de archivum. palavra de origem latina que. administração. tendo necessidade de um meio de expressão permanente. no sentido antigo. desenhos). Logo que os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado. ou seja. qual é sua função. O homem primitivo. Gestão de Documentos e Arquivística . 15). conservar e sistematizar os materiais em que fixavam. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia. entalhes. o resultado de suas atividades políticas. Assim. visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação. “Pode ser considerada como um conjunto de soluções utilizadas para assegurar a produção. por escrito. conheceremos a Gestão de Documentos. destinados não só a guarda dos tesouros culturais da época. religiosas e até mesmo de suas vidas particulares.159/91 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”. com a denominação arché. esses sistemas de escrita evoluíram. que constituíram a base dos primeiros sistemas de escrita (Paes. ou absorviam o que havia de bom nas civilizações mais adiantadas. bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza. atribuída ao palácio dos magistrados. até a invenção da escrita fonética. No Brasil a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8. qual a legislação que lhe é pertinente e qual o órgão oficial trata da gestão documental. O que é escrita? A escrita é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada. 2002). Surgiram assim os arquivos. Segundo Paes (2005). há dúvidas quanto à origem do termo arquivo. econômicas. Daí evoluiu para archeion. 2005. A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada. p. manutenção e destinação dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira conveniente” (Santos. Na medida em que os povos evoluíram e atingiram graus elevados de cultura. local de guarda e depósito dos documentos. Saberemos quando ela surgiu. recorreu a uma engenhosa disposição de objetos simbólicos ou a sinais materiais (nós. sociais. o domínio deste assunto é vital para as demais aulas que veremos na seqüência.

ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. a gestão de documentos está diretamente ligada ao uso de técnicas arquivísticas. bem como à inviolabilidade da intimidade. da honra e da imagem das pessoas. da vida privada.159/91) Para que você fique bem informado. Esta lei pode ser consultada na íntegra no site do CONARQ que é um órgão colegiado vinculado à Casa Civil da Presidência da República.Zélia Freiberger . prazos e acúmulo de documentos desnecessários (Santos. o acesso a informações.O que é gestão de documentos? Gestão de documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. citaremos alguns artigos da lei de gestão de documentos. “Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo. civil e administrativa.” (Artigo 3º Lei nº 8. sem prejuízo das ações penal. como instrumento de apoio à administração. Reflita um pouco sobre o volume de documentos existente no local do seu trabalho.” Art. à cultura. ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. que serão prestadas no prazo da lei.” Art. Lei nº 8. sob pena de responsabilidade. 4º.“ Conforme estabelecido em lei. 2002). Como é realizada a gestão de documentos do seu setor? Quem são os responsáveis pela guarda desses documentos? Há um controle para retirada e consulta desses documentos? De que maneira? Você considera que a atual gestão de documentos do seu setor é eficiente? Como você poderia sugerir melhorias nesse aspecto? Neste tópico tratamos da gestão de documentos. visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária. uso. 1º.159/91 “Art. Deixo como dica uma visita ao site oficial para conhecer outras resoluções pertinentes ao assunto. Vimos que a Lei nº 8. contidas em documentos de arquivos. 14 Gestão de Documentos e Arquivística . o relacionamento com outros documentos e evitam perdas. que facilitam a localização. tramitação. “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.159/91 dispõe sobre a gestão de documentos no Brasil. 6º. É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos.

Ex: boletim. certidão de óbito. etc. Ex: documentação audiovisual. A gestão de documentos tem por objetivos fundamentais: Organizar de modo eficiente. cartaz. Formato .159/91 consulte o sítio: http://www. fiscal. Gestão de Documentos e Arquivística . Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos. gerenciamento. Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente. histórico e/ou científico. bem como as características físicas que um documento pode assumir. de acordo com a atividade que a gerou.Configuração que assume um documento. é correto afirmar que os documentos possuem elementos característicos. legal. É a base física dos documentos. Ex: boletim de ocorrência. Gênero .Configuração física de um suporte. acrescentem-se outros elementos: Forma . boletim de freqüência e rendimento escolar. Ex: caderno. rolo de filme. Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo. Espécie. Assim sendo.SABER M Para conhecer na íntegra a Lei nº 8.Zélia Freiberger 15 . papel. filme de nitrato. sendo: Suporte . assinatura digital. relatório. planta. relatório técnico. Os documentos podem assumir características distintas quanto aos aspectos físicos e de apresentação. de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. manutenção e destinação dos documentos.br OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Você vai conhecer quais são os objetivos da gestão de documentos.arquivonacional. administração. dispositivo. de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. certidão de nascimento.Configuração que assume uma espécie documental.gov.conarq. Configuração que um documento. relatório de atividades. Este conhecimento é importante para a correta classificação dos documentos e sua inserção no arquivo. etc. No caso dos documentos eletrônicos. de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens). certidão. mapa.Diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. Tipo . ata. a produção. declaração. folha. Ex: fita magnética.Links. nome do originador (e-mail).

sendo: 1º) designar comissão para avaliação de documentos (avaliação é um termo utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos). 3º) seleção por assunto. tabela de temporalidade. e) Todas as alternativas anteriores. de modo eficiente. As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. Contexto . 16 Gestão de Documentos e Arquivística .Data. para facilitar a localização e conservação dos documentos. a produção. indicação de anexos e outros. Anotações . Havendo dúvidas.Zélia Freiberger . b) No Brasil a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8.159/91 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”. 1) Sobre a gestão de documentos é CORRETO afirmar que: a) Está diretamente ligada com o uso de técnicas arquivísticas. 4º) uso das informações. 5º) definir prazos de guarda: plano de classificação (assunto). Procedimentos gerais para gestão de documentos A gestão de documentos impõe regras para análise e correto destino da documentação. manutenção e destinação dos documentos. A gestão de documentos auxilia como arquivar corretamente. administração. c) A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada. visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.certificado da assinatura digital e outros. 2º) diagnóstico do acervo. hora e local da transmissão.Contexto tecnológico (hardware e software). retorne ao conteúdo. d) Organizar. (de que maneira as informações serão utilizadas e a freqüência). Aproveite todas as dicas que apresentamos como forma melhorar o arquivamento no setor onde você trabalha. gerenciamento. lista de eliminação.

b) Formato – configuração física de um suporte. c) Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos. planta.859/91. b) Conjunto de normas e regras para arquivamento. mapa. ata. filme de nitrato. a) Lei nº 1. gerenciamento. b) Lei nº 8. c) Lei nº 8. 5) Sobre os aspectos físicos dos documentos é correto afirmar que: a) Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. dispositivo. d) Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente. e) Lei nº 9. visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.Zélia Freiberger 17 . etc.2) Sobre os objetivos da gestão de documentos é CORRETO afirmar que visa: a) Organizar. tramitação.591/91. cartaz. 4) Assinale a alternativa que corresponde à lei que define a política de gestão de documentos no Brasil. É a base física dos documentos. Gestão de Documentos e Arquivística . Exemplo: boletim. d) Espécie – configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. histórico e/ou científico. administração. folha. d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporário. c) Gênero – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.851/91. de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens). e) Todas as alternativas estão corretas. c) Conjunto de regras para alfabetação. relatório. rolo de filme. de modo eficiente. Exemplo: documentação audiovisual. Exemplo caderno. d) Lei nº 5. certidão. e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente.159/91. 3) Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE “gestão de documentos”. a) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária. a produção. fiscal. uso. b) Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo. e) Todas as alternativas anteriores. Exemplo: fita magnética.891/91. legal. papel. manutenção e destinação dos documentos. declaração.

eliminação. 28). O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública. sendo: 000 – Obras Gerais 100 – Filosofia 200 – Religião 300 – Ciências Sociais 400 – Lingüística 500 – Ciências Puras 600 – Ciências Aplicadas 700 – Artes divertimentos 800 – Literatura 900 – História Geografia.conarq. O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. 2005). Um importante método de classificação de documentos foi desenvolvido por Mevil Dewey (apud Paes. A classificação define. recolhimento e acesso a esses documentos. Estas classes não são comuns. a organização física dos documentos arquivados. “A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades. seleção.br Acesso em 26/12/2007) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. (Disponível em www. cujo método é adotado nas bibliotecas do mundo inteiro. Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administração pública e teremos a seguinte configuração. em grande parte também. portanto. constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. Vamos conhecer a classificação universal do conhecimento. 1998. transferência.Zélia Freiberger . de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação” (Rosseau e Couture. uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento.arquivonacional. Este método é utilizado nas Bibliotecas e. como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação. O método apresenta configuração decimal.CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Abordaremos agora a classificação de documentos. atividades meio possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administração Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos. cabendo aos respectivos órgãos sua 18 Gestão de Documentos e Arquivística . A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema. por Instituições públicas e privadas.gov.

Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. limpeza e recuperação. 040 – Patrimônio .São classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão. 020 – Pessoal . neste caso. funcionamento e organização interna do órgão. necessários ao desenvolvimento de suas atividades. Vamos a um exemplo aplicado ao setor público com o código 000 – Administração Geral: 010 – Organização e Funcionamento. estruturação. Gestão de Documentos e Arquivística .Zélia Freiberger 19 . 050 – Orçamento e Finanças . veículos e semoventes pertencentes ao órgão. limpeza e recuperação. balanços e prestações de contas aos tribunais de contas. 030 – Material . bem como os serviços de manutenção. as formas de aquisição e alienação. de acordo com a legislação vigente. ainda. Classificam-se os documentos relativos à criação. proteção ao trabalho e concessão de benefícios. bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência.elaboração seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis. Incluem-se. incluindo as formas de aquisição e alienação.Incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão. Incluem-se. bem como os serviços de manutenção. a movimentação de conta corrente.

Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à Administração Geral. bem como à aquisição. os documentos referentes à produção. arquivamento e destinação de documentos arquivísticos. Incluem-se.060 – Documentação e Informação . impressão e distribuição de matérias. produção. avaliação.arquivonacional. preparo. Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo Órgão. Vamos a um exemplo aplicado ao setor público com o código 900 – Assuntos Gerais: SABER M 20 O conteúdo que você acabou de estudar foi extraído do sítio abaixo relacionado: http://www. 070 – Comunicações . controle. operação e uso dos recursos e serviços postais. Utilizase também.br/Media/public acoes/cdigo_de_classificao. esta subclasse.pdf E importante que você conheça mais sobre este tema! Gestão de Documentos e Arquivística .Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação. 090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral . como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução. que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão.conarq.Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à Administração Geral. ainda. de telecomunicações e de tecnologias da informação. distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão.Classificam-se os documentos relacionados com a instalação. conservação e informática. editorial. 080 – Vaga . bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Passemos a estudar agora a Classe 900 – Assuntos Gerais aplicada à Administração Pública.Zélia Freiberger . manutenção. controle. como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código de Classificação de documentos de arquivo.gov.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Vamos estudar a importância da classificação para o correto arquivamento dos documentos. sobretudo. Gestão de Documentos e Arquivística . 2. de acordo com seu conteúdo. a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos. segundo o CONARQ: 1. Experimente desenvolver uma nova forma de arrumar o seu arquivo colocando em prática o método de Dewey aplicado ao setor público.Procure a biblioteca ou arquivo público de sua cidade. Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores treinados. A classificação universal de Dewey é adotada nas bibliotecas.Consiste na leitura de cada documento. Receber o documento para classificação. O que é classificar? Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. converse com a pessoa responsável para “in loco” verificar como funciona o método de classificação de documentos. Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a simplicidade. conhecendo alguns métodos de sua classificação. identificando o assunto principal e o(s) secundário(s). b) Codificação .Zélia Freiberger 21 . de acordo com as seguintes operações: a) Estudo . a flexibilidade e fácil assimilação e. Rotinas correspondentes às operações de classificação. mas também tem aplicação com êxito nos órgãos públicos. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. deve ser uniforme. Ler o documento.Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.

isto é. utilizando o incide. 22 Gestão de Documentos e Arquivística . 4. O que são documentos permanentes? Documentos permanentes .federal. O que são documentos correntes? Documentos correntes . este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s). Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. corporações não lucrativas. sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do organismo produtor e da instituição arquivística. quando necessário. Anotar o código na primeira folha do documento. Podem ser conservados no local onde foram produzidos. a) Públicos .arquivonacion al. estadual e municipal. Segundo Paes (2002.são aqueles que estão em curso.cona rq. 3. os documentos podem ser classificados da seguinte maneira: Por seus mantenedores. Devem ser conservados nas instituições arquivísticas. aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística.Zélia Freiberger . O que são documentos intermediários? Documentos intermediários .empresas.br. o que chamamos de Teoria das Três Idades. mas são objetos de consultas freqüentes. ou que foram arquivados. 5. b) Institucionais . p. que o criaram. b) Arquivos de segunda idade ou intermediário. a seguir. sociedades e associações.são aqueles de valor histórico. c) Arquivos de terceira idade ou permanentes. 20). Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário. tramitando. d) Famílias ou pessoais.instituições educacionais. IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s). corporações e companhias. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de arquivo. Acesso em 27/12/2007.gov.Extraído do sítio: http://www. sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo. a) Arquivos de primeira idade ou corrente. (Ao final desta aula você terá acesso ao modelo de folha de referência). ou do órgão. sob a responsabilidade das pessoas. c) Comerciais . Atente para os estágios de evolução dos arquivos. Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. mas que por razões de interesse administrativo. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.são aqueles que não são mais de uso corrente. igrejas.

Detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experiência humana em algum campo específico do conhecimento. material. Pelo Gênero a) b) c) d) e) f) g) Escritos ou textuais.Detém sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico. b) Arquivo especializado . Gestão de Documentos e Arquivística . Pela natureza de seus documentos a) Arquivo especial . Micrográficos (microfilme). precisam ser mantidos. Fita Cassete). para fins de prova e informação. a constatação da existência de inúmeros documentos que. Filmográficos (filmes). da documentação referente ao departamento de pessoal. isto é. Cartográfico (perfis/mapas). entre outros. discos. CD-ROOM. fitas cassete. acondicionamento e controle. por exemplo. Pela Natureza do assunto a) Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Sonoros. não somente no aspecto de armazenagem. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frágeis deve-se ter maior cuidado com a conservação e preservação. entre outras.Pode-se afirmar que a Teoria das Três Idades trouxe como inovação a noção do documento intermediário. b) Sigilosos – documentos de conhecimento. É o caso. b) Gerais ou centrais .quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização. Iconográficos (imagem estática/cartazes). custódia e divulgação restrita. CD's. Pela extensão de sua atuação a) Setoriais . recortes de jornais. disquetes. tais como fotos.quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo. por um determinado período. mas também em seu registro. independente da forma física que seus documentos apresentem. (CDs. filmes VHS. orçamento. mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela atividade. Informáticos.Zélia Freiberger 23 .

2005. planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras. São documentos oriundos da Presidência e Ministérios (PAES. psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos. seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. como por exemplo: informações sobre e atividade de pessoas e entidades. partes de planos. informações sobre política estrangeira de alto nível.Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que. p. políticos. finanças e outros. 24 Gestão de Documentos e Arquivística . São assuntos. Recebem essa classificação. 2005. 30). tais como: planos ou detalhes de operações militares.Esta classificação diz respeito aos assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. econômicos. São documentos considerados secretos os referentes a planos. d) Reservado . 2005. cartas. cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes.Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.A classificação de confidencial é dada aos assuntos que. 30).Podemos classificar os documentos em quatro graus: a) Ultra-secreto . p. descobertas e experimentos científicos de valor excepcional. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional (PAES. embora não requeiram alto grau de segurança. tais como: negociações para alianças políticas e militares. materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior (PAES. classificados como confidenciais os referentes a pessoal. 30). material. necessitam de maior difusão. planos de guerra. p. dados de elevado interesse sob aspectos físicos. em geral. 30). programas e medidas governamentais. b) Secreto . bem como suas respectivas fontes: radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas. os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que. sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original. cartas. c) Confidencial . São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado. p. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes (PAES. entre outros. aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes. sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. sejam autorizadas a deles tomar conhecimento. 2005. funcionalmente. programas e projetos e suas respectivas ordens de execução.Zélia Freiberger .

: Data: Espécie: Remetente: Destinatário: VER: Fonte: http://www.br/Media/ publicacoes/cdigo_de_classificao.arquivonacional.Zélia Freiberger 25 .conarq.MODELO DE UMA FOLHA DE REFERÊNCIA FOLHA DE REFERÊNCIA CÓDIGO DO ASSUNTO RESUMO DO ASSUNTO: DADOS DO DOCUMENTO: N.gov.pdf Gestão de Documentos e Arquivística .

de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação. 7) Sobre o Código de Classificação de documentos é INCORRETO afirmar que: a) Consiste na atribuição de um código para classificar os documentos seguindo uma ordem pré-estabelecida de classes e subclasses. cartográficos.Zélia Freiberger . tratou da classificação de documentos. 26 Gestão de Documentos e Arquivística . A classificação de documentos é de suma importância para seu arquivamento. Havendo dúvidas. e) A classificação é um sistema de arquivamento. já que o computador controla tudo na atualidade. d) É um instrumento antigo desnecessário na era da informação. etc. c) Representa uma forma efetiva de controle da documentação. a Teoria das Três Idades. Conhecemos os métodos de classificação de Mevil Dewey. retorne ao conteúdo. b) Pela extensão de sua atuação (setoriais ou gerais). os graus de sigilo dos documentos e suas implicações. b) É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido por uma determinada instituição. As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. b) A classificação de documentos consiste em arquivar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades. c) Pelo gênero (escritos ou textuais. iconográficos.O tema que estudamos. 6) Assinale a alternativa que corresponde corretamente à definição de classificação de documentos segundo Rosseau e Coutere: a) A classificação de documentos consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades.). 8) Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critérios: a) Pelos estágios de sua atuação (Teoria das Três Idades). d) A classificação de documentos é um método de organização de documentos. c) A classificação de documentos corresponde às técnicas arquivísticas e visa melhorar os aspectos de pronta localização de documentos. citados por Paes (2005). e) O Código de classificação tem por objetivo controlar e facilitar a pronta localização de documentos. Leia e pesquise mais.

Trata-se de agrupamento em classes distintas. e) A eliminação de documentos na fase temporária. c) O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública. Gestão de Documentos e Arquivística . atividade-meio. b) A noção de documento intermediário. c) O processo de eliminação de documentos correntes. possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administração Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos. e) As classes definidas como documentos de atividades-fins não são comuns. seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência. d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fins do órgão.Zélia Freiberger 27 . b) O Setor Público não tem um sistema de classificação préestabelecido. a respeito do código de classificação aplicado ao setor público: a) O Setor Público adota como método principal de classificação de documentos o sistema das bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. ficando a critério de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas necessidades.d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos). e) Todas as alternativas anteriores. 9) Assinale a alternativa INCORRETA. d) O conhecimento a respeito da invenção da escrita alfabética. 10) A Teoria das Três Idades trouxe como inovação: a) O processo de eliminação de documentos permanentes. cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração.

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UNIDADE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 2 .

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com. com base na Teoria das Três Idades. eliminar documentos desnecessários no arquivo.O tema que estudaremos. Fontes: http://www. deve-se utilizar como referência os prazos de guarda estabelecidos pelas legislações. Trata-se de um procedimento importante para. a seguir.htm <http://www.br/promo/promo. Essa análise é feita com base nos usos administrativos.Zélia Freiberger 31 . Agora você vai conhecer e aplicar a tabela de temporalidade de documentos. A classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. Sem elas é impossível pensar na implantação efetiva de uma gestão documental integrada. Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos documentos para a definição de seus prazos de guarda e destinação. Outro instrumento de extrema importância na avaliação de documentos consiste em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos. comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2004.control. fiscais ou históricos e na relação orgânica com os demais documentos do fundo a que pertence.doc> Gestão de Documentos e Arquivística . Por exemplo. Tabela 1 Tabela de Temporalidade Documental Simplificada *O prazo inicia no exercício seguinte ao do fato gerador.br/conarq/download/res14/resol14. Trata-se de um processo de classificação de documentos. a exemplo de outros métodos que vimos anteriormente. no tempo devido.arquivonacional. A avaliação é uma função de extrema importância no processo de classificação de documentos. se uma conta de luz venceu no mês de março/2003. mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.gov. é a avaliação documental. Atenção Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental. legais.

Também significa o livro onde se registram em ordem. à tramitação (protocolo). 31). incluindo código de classificação de assunto). e vice-versa. 2005. p. SABER M Para saber mais você precisa consultar o sítio do arquivo nacional: http://www. p. produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas. o cumprimento de normas a respeito da numeração seqüencial dada aos documentos. quando tratamos de organizar um departamento ou setor.gov. A principal função do protocolo é autenticar a entrega de um documento.As atividades de gestão. A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. ao uso (consulta e empréstimo). uma vez que as ações administrativas são. Entende-se por protocolo. ou evidenciar a decisão ou o fato que deve ser registrado. 31). Dentro do gênero de documentos escritos. A maioria das decisões administrativas ocorre por intermédio de documentos. com o objetivo de sua pronta localização. O que é correspondência? Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita.arquivonacional. os documentos apresentados numa repartição. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição (Paes.br CORRESPONDÊNCIA: CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO Estudaremos o modo pelo qual devemos classificar a correspondência. 32 Gestão de Documentos e Arquivística . A tabela de temporalidade de documentos é um procedimento arquivístico de extrema importância. e saber classificar a correspondência é um diferencial competitivo.Zélia Freiberger . a correspondência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos. à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). em geral. ou então. não se restringem a evitar a produção de documentos desnecessários e a estabelecer depósitos intermediários para garantir a organização e a preservação dos documentos. desencadeadas por seu intermédio (Paes. portanto. como o documento deve ser estruturado. os fatos e as decisões ocorridos numa assembléia ou audiência. 2005. A gestão abrange todas as operações referentes à produção (quais são os suportes com validade em juízo e fora dele.

Quanto ao destino e procedência, pode-se classificar a correspondência em
externa e interna.
a) Externa. Entende-se por aquela correspondência trocada entre uma
instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios,
cartas, telegramas.
b) Interna. Entende-se a correspondência trocada entre os órgãos de
uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.
A correspondência pode ser ainda oficial ou particular:
Oficial - É aquela correspondência que trata de assunto de serviço ou
de interesse específico das atividades de uma instituição.
Particular - É aquela correspondência de interesse pessoal de
servidores de uma instituição.
Quando a correspondência é encaminhada, em geral fechada, a uma
instituição, há que se identificá-la por suas características externas, para que, se
oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.
Apresentamos, a seguir, alguns exemplos, na visão de Paes (2005, p. 32), que
servirão de subsídios na identificação da correspondência oficial. Os nomes e
endereços são fictícios.
a) Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas unidades.
À Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500-000 – Rio de Janeiro - RJ
b) Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas
subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do
servidor, sem fazer menção ao cargo que exerce:
Ao Departamento de Exportação
Companhia de Flores Tropicais
Dr. João Galvão
Rua Violeta, 213
23500-000 – Rio de Janeiro – RJ
c) Envelope dirigido a servidor de uma instituição, contendo, em
segundo plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do
servidor não corresponda ao atual ou real titular do cargo.
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500 – Rio de Janeiro - RJ
d) Envelope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em
segundo plano, conste um nome que não seja o do real ou atual
ocupante do cargo:
Gestão de Documentos e Arquivística - Zélia Freiberger

33

Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Rua Violeta, 213
23500 – Rio de Janeiro - RJ
É importante observar que a correspondência oficial, mesmo quando
enquadrada em qualquer dos itens descritos, não deverá ser aberta quando o
envelope contiver as indicações de “confidencial”, “reservado”, “particular” ou
equivalente.

Quando a correspondência é recebida, a maioria das
pessoas junta o envelope à carta e assim coloca-a no
arquivo. Saiba que esta é uma forma errada, pois o grampo
irá enferrujar e agredir o papel da carta que ficará
amarelado. O correto é transcrever “a lápis” no verso da
correspondência todas as informações julgadas
importantes, e eliminar o envelope.

As atividades propostas têm o objetivo de avaliar
seu aprendizado. Havendo dúvidas, retorne ao
conteúdo.

11) O termo “avaliação” em Arquivística significa:
a) Análise e identificação dos valores dos documentos.
b) Análise e arquivamento dos documentos.
c) Arquivamento e destinação dos documentos.
d) Sistemas e métodos de arquivamento.
e) Depositação final dos documentos.
12) A Avaliação documental deve ser realizada baseada nos aspectos:
a) Somente sob os aspectos legais.
b) Fiscais e históricos da Instituição.
c) Administrativos, legais, fiscais ou históricos da Instituição.
d) Administrativos, já que os documentos representam a base para
tomada de decisões administrativas.
e) Econômicos, pois sem uma estrutura econômica nenhuma
Instituição poderá sobreviver.
13) Entende-se por protocolo, em arquivística:
a) O cumprimento de normas a respeito da numeração seqüencial
dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localização.
b) A ordem de precedência para autoridades.

34

Gestão de Documentos e Arquivística - Zélia Freiberger

c) A ordem hierárquica de uma organização.
d) A localização do arquivo dentro da organização.
e) A organização de um arquivo.
14) Sobre a tabela de temporalidade, é correto afirmar que:
a) É uma tabela eletrônica.
b) É uma tabela matemática.
c) É uma tabela que trata de coordenadas geográficas.
d) É uma tabela que dispõe sobre o prazo de guarda dos documentos.
e) É uma tabela ultrapassada, em desuso na atualidade.
15) Considera-se correspondência:
a) Uma comunicação escrita produzida e destinada a pessoas
jurídicas.
b) Uma comunicação escrita produzida e destinada a pessoas físicas.
c) Uma comunicação escrita que se processa entre Órgãos.
d) Uma comunicação escrita que se processa entre servidores de uma
Instituição.
e) Todas as alternativas anteriores.

Gestão de Documentos e Arquivística - Zélia Freiberger

35

UNIDADE
INTRODUÇÃO AO
ESTUDO DO ARQUIVO

3

.

Com certeza você irá encontrar o melhor que se adapte a sua realidade. legislativas e judiciárias (Lei nº 8. estadual. Os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos. p. Gestão de Documentos e Arquivística .27). em decorrência de suas funções administrativas. 27). no exercício de suas atividades. independentemente da natureza ou do suporte. produzidos por instituições públicas e privadas ou por uma família ou pessoa.159/91). Conceito Geral de arquivo “Arquivo é a acumulação ordenada de documentos. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. por órgãos públicos de âmbito federal. municipal e do Distrito Federal. no transcurso de suas atividades e funções. públicas ou privadas” (Martins. são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social.Agora faremos o estudo do arquivo. p. desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional (Lei nº 8. Aproveite sua curiosidade e veja quantos tipos de arquivos há à venda no mercado.Zélia Freiberger 39 . O que é arquivo? A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que. em decorrência de suas atividades. guardando esses documentos relações orgânicas entre si” (Sólon Buck apud Paes.159/91). 2005. 2005.

corporações. ação ou fato que motivou a sua produção. além da sua freqüência de uso.159/91). estadual.Detentoras de coleção. clubes.Tipos de arquivos Existem vários tipos de arquivos. de livros e documentos congêneres. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social. Temporários .). Pessoais (fotos de família.Conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários. municipal). científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. Comerciais (empresas. Há instituições detentoras de acervos documentais (arquivos) que tem como objetivo a guarda permanente de documentos tais como: Bibliotecas . Documentos que não são consultados com freqüência. o que caracteriza um erro no estudo da arquivística. leitura e consulta. etc. cartas. pública ou privada. Permanentes . Correntes . Você sabe o que é um arquivo morto? Muitas Instituições utilizam o termo arquivo morto.Conjunto de documentos atuais. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras os arquivos podem ser classificados em: Públicos (federal. Institucionais (escolas. objeto de consultas e pesquisas freqüentes. devem ser classificados como documentos permanentes. Ficará sujeito à responsabilidade penal. igrejas sociedades. em curso. civil e administrativa. na forma da legislação em vigor.Zélia Freiberger . Essa fase se diz na arquivística que tem relação com a vigência do documento. associações). a razão de ser da existência de um documento.Os arquivos também têm ciclo de vida que é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato.Conjunto de documentos de valor histórico. mas possuem valor. (Lei nº 8. 40 Gestão de Documentos e Arquivística . organizada para estudo. Idade dos arquivos . originais de trabalhos. companhias).

produtos da ação cultural humana. explorar de várias maneiras e. estudar. Museu do Índio(Museu Rondon na UFMT Gestão de Documentos e Arquivística .Zélia Freiberger 41 . para educação e lazer.Estabelecimento permanente com vistas a coletar. basicamente. conservar.Com funções abrangentes. possuem diversas finalidades que variam de acordo com os propósitos de sua criação. Funciona como uma central de informação para um público determinado. exibir.Central de documentação . Museu .

Aproveite bem este conteúdo. SABER M Para saber mais sobre o CONARQ. exerce também a orientação normativa. Instalações. pois será muito importante em sua prática profissional. conforme segue: 1. p. 1.conarq. 42 Gestão de Documentos e Arquivística . Recursos humanos . 05). Segundo Martins (1998. Recursos humanos. no decorrer de suas atividades.br Você já reparou que a palavra arquivo tem diferentes sentidos: pode ser um lugar dentro da empresa. se o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. seus objetivos e funcionamento. Recursos materiais. seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. 3. vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República. Assim podemos estruturar um projeto de arquivo e aprová-lo junto à Diretoria da empresa. claro está que. Só não pode ser confundido com local para depósito de papel velho ou “arquivo morto”.gov. sem o conhecimento dessa entidade. que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. sua estrutura e alterações.Zélia Freiberger . Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções. 2. arquivo de aço. visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. ou pode ser o local específico para guardar os documentos. o arquivo necessita de uma estrutura básica.é um órgão colegiado. tais como: a) Selecionar documentos. instalações e recursos materiais.Entende-se a responsabilidade de um servidor na execução das operações de arquivos. Tudo começa com os três passos principais: recursos humanos. consulte o sítio: http://www. Como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos. ROTEIRO PARA ORGANIZAR ARQUIVOS Vamos aprender como devemos proceder para implantar um arquivo. prateleiras com caixas arquipel.O que é o CONARQ? O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ .arquivonacional. seja ela pública ou privada.

discernimento. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. dependendo do formato/gênero dos documentos. que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão. mantendo o arquivo organizado e atualizado. com capacidade de expansão e. Instalações . infiltrações. Estabelecer o método de classificação. roubo. Neire do Rocio. são necessárias. as seguintes características: habilidade em lidar com o público.pdf. poder de análise e de crítica. d) Higienização: limpo. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo. mas difusa. Orientar e treinar usuários. se volumoso. f) Segurança: contra incêndio. Arquivar documentos de acordo com o método adotado. imaginação. poder de síntese.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao _de_arquivos. atenção. Transferir e descartar documentos.Pastas suspensas (frontais ou laterais). constante e regulável. não deve haver incidência direta do sol.Zélia Freiberger 43 . as etiquetas e projeções para que sejam ideais. IMPORTANTE! Para os arquivos intermediários que são instalados em depósitos centralizados. Recursos Materiais a) Mobiliário . Apostila disponível no site: http://www.unicamp.Ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço. deve ficar no andar térreo. pastas A/Z ou outras. b) Iluminação: ampla. espírito metódico. fácil consulta e conservação do acervo. Para o bom desempenho das funções do funcionário que trata do arquivo. além de ser seguro e resistente. bem cuidado.b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Registrar documentos. honestidade. MARTINS. Controlar a saída de documentos do arquivo.As instalações dos arquivos requerem análise dos seguintes aspectos: a) Localização: acessível. com dedetização periódica. e) Disposição: espaço livre para locomoção. c) Arejamento: ventilação natural. Codificar documentos. discrição. Conservar os documentos. Localizar documentos. b) Acessório . o ideal é o uso de caixas para o armazenamento de documentos. 3. 2. Ordenar documentos. paciência. também. Observar. etc. Acesso em 26/12/2007 Gestão de Documentos e Arquivística . pastas intercaladoras. além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento.

Após as verificações citadas no item anterior.1. Montagem de um plano de classificação de documentos. b) Relacione e organize o que você levantou. estatutos. (MARTINS. Relacione as atividades da sua área (exemplo): 1.4. assessorar reuniões da Diretoria. assessorar Reuniões da Diretoria (pautas. a partir do cumprimento das atividades identificadas. preparar minutas de correspondências para Diretoria.2. Classifique as atividades de acordo com as atribuições afins ou maiores classes. controlar o inventário patrimonial do órgão. pesquisando nos atos legais tais como portarias. c) Identifique os tipos de documentos que “nascem”. analise as atividades desenvolvidas e descreva-as. 1.1. Acesso em 26/12/2007). Vamos analisar agora como fazer um plano de classificação. Apostila disponível no sítio: http://www.5. atas e relatórios. 2.unicamp.Como organizar um arquivo Para que um arquivo.1. controlar férias.1. registrar freqüência de funcionários. administrar convênios e contratos. em todos os estágios de sua evolução (corrente. 1. 1.8. 1. Você poderá encontrar essas informações.pdf.1. torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. Neire do Rocio.6. Em último caso. 1. solicitar materiais de consumo/almoxarifado. ordenando-as em subclasses (exemplo): 2. organize uma pasta com os atos relativos à implantação de sua área/órgão e ao que você conseguiu descrever.7.Zélia Freiberger . deliberações.3. intermediário e permanente). 1. possa cumprir seus objetivos. 1.2. 1. atas). Assessorar Diretoria 2.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos. elaborar minutas de correspondências 44 Gestão de Documentos e Arquivística . proceder ao cadastro de funcionários. a) Identifique as atribuições e atividades da instituição e da área em que você trabalha. 2. Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organização de um arquivo é manter um plano de classificação.

d) Por Órgãos públicos de âmbito Municipal. 2. igrejas sociedades. 3. os arquivos podem ser: a) Públicos (federal. c) Por Órgãos públicos de âmbito Estadual. isso não é eficiente. cartas. podem ainda ser utilizadas as cores para facilitar a localização. nome da atividade (que pode ser abreviada). companhias). etc. Havendo dúvidas. b) Institucionais (escolas. Ao implantar um arquivo. poderão ser identificadas por códigos correspondentes da classificação: 3. Gestão de Documentos e Arquivística .2.2. ou melhorar aquele que já existe. 16) Quanto aos tipos. As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. devemos ter em mente que a principal função é guardar os documentos de forma simples. reuniões/Diretoria. azul para atividades administrativas. caixas ou qualquer unidade de arquivamento que você adotar.). Além do código de classificação que você adotou. correspondência/convocações. Ex. e) Todas as alternativas anteriores. b) Por Órgãos públicos de âmbito Federal.3.2. e) Todas as alternativas anteriores. número e o nome da atividade. Ex. d) Pessoais (fotos de família. estadual. corporações.2. retorne ao conteúdo. associações).1. número (ou código de classificação). mas. ou 3.2. municipal). ou 3.Zélia Freiberger 45 . Materiais/suplementos (inserir código de classificação) compra e consumo. Assessoria Diretoria: 2. verde para atividades-fins (como agendamento de reuniões). Notação/Pastas – 1. Vimos os aspectos que devemos pensar para implantar um arquivo.1. 17) Arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos: a) Por organizações públicas.2. originais de trabalhos. ainda assim. Codifique (estabeleça códigos para localização dos documentos) As pastas. clubes. c) Comerciais (empresas.

20) São Instituições detentoras de acervos documentais (arquivos) a) Bibliotecas. e) Documentos temporários e permanentes. b) Museus. respectivamente. c) Somente uma empresa pública. d) Documentos correntes somente. e) Todas as alternativas anteriores. escolha das instalações e do equipamento. o melhor lugar é sempre no térreo. a: a) Documentos: correntes. Se o arquivo tiver uma massa documental intensa. 36). estabelecimento de normas de funcionamento. 46 Gestão de Documentos e Arquivística .Zélia Freiberger . os correntes não fazem parte da Teoria. recursos humanos. veremos agora um modelo de plano arquivístico. c) Documentos que devem ser eliminados. d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse público e social. escolha de métodos de arquivamento adequados. O primeiro passo consiste em verificar onde o arquivo deverá ficar na organização. c) Centrais de documentações. constituição de arquivos intermediário e permanente. para não abalar a estrutura física da construção. temporários e permanentes. recursos financeiros. b) Documentos oriundos de outras organizações. MODELO DE PLANO ARQUIVÍSTICO Dando continuidade ao tema. p. desde que considerados fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. o planejamento arquivístico consiste em estruturar o arquivo de forma que a documentação possa ser consultada e controlada pelo responsável. 19) A Teoria das Três Idades corresponde. e) Somente as ONGs. E vamos nós nessa busca contínua pelo conhecimento.18) São detentoras dos arquivos privados: a) Somente a empresa que gerou os documentos. centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo. b) Somente as pessoas interessadas nos documentos. d) Arquivo Nacional. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição. Segundo Paes (2005.

tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. a) Centralização. ou outra denominação similar. Nas fases intermediária e permanente. levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. dos quais o arquivo deve participar para atender à acelerada demanda de nossos tempos. ou num arquivo tradicional.Zélia Freiberger 47 . Coordenação . O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida. distribuição. comercialização e transporte. dotados de recursos técnicos e materiais adequados. b) Descentralização. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. numa memória de computador. num microfilme. segurança e eficiência e imprescindível a criação de uma coordenação central. É importante esclarecer de imediato que a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. se levarmos em consideração a necessidade de facilitar o fluxo de informações em cada departamento. frequentemente designado como protocolo e arquivo. Se tomarmos como exemplo de uma empresa estruturada em departamentos como produção. p. para que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. movimentação e expedição –. podemos verificar que a descentralização do arquivo é uma solução. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Ao se elaborar um plano de arquivo. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. 40). Por um sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação numa biblioteca. registro.Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que a melhor posição de órgão de arquivo na estrutura de uma instituição seja a mais elevada possível. tecnicamente planejada. 2005. A adoção desta medida visa evitar sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. os arquivos devem ser sempre centralizados. um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. como também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. que exercerá funções normativas orientadoras e controladoras (Paes. Gestão de Documentos e Arquivística . comunicações e arquivo.

Exemplo: a) para arquivamento. Inspeção . treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos. ser metódica e acima de tudo gostar do que faz. 48 Gestão de Documentos e Arquivística . d) em obediência a uma rotina. Ex.Consiste em verificar o destino de cada documento. em um livro ou sistema informatizado. 2. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. Leitura . Marcar a hora e a data . Para trabalhar no arquivo.Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado. comunicados passageiros). capacidade de síntese. os documentos que darão entrada no arquivo. Arquive-se. Registro . daquele que poderá ser descartado imediatamente.Selecionar o material que será realmente arquivado. É de extrema importância a verificação do último despacho contido no documento para o devido cumprimento. para anular todas as possíveis controvérsias sobre a chegada do documento no arquivo. antes de ser arquivados. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. a pessoa deve ter boa memória.Registrar diariamente. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. 4. b) para solicitar informação. promover reuniões com esse pessoal a fim de exame. sem prejuízo para a instituição (como cópias. devem passar por uma leitura e classificação criteriosa de seu conteúdo. Você não deve esquecer de que os documentos.Registrar a entrada do documento no arquivo. c) para verificar a existência de antecedentes. 3. Seleção . Fazer um breve relato sobre o teor do documento para facilitar sua localização. Verificar também se há existência de anexos e se estes já estão inseridos no documento inicial. 5. Rotinas de arquivamento 1.Zélia Freiberger .

p. as guias. de igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado. as tiras de inserção e outros.ESCOLHA DAS INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS O arquivo também é uma parte da empresa que necessita de constante reestruturação. as pastas. São as fichas. Há um universo de equipamentos para se adaptar a diferentes estruturas e necessidades. Da mesma forma. limpeza. capaz de acomodar o acervo e permitir ampliações futuras. índices de umidade. Equipamento em arquivística Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis à realização do trabalho arquivístico. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. 37). a curto ou médio prazos. temperatura –. A escolha dos materiais de consumo é de extrema importância. quer pelas condições físicas que apresente – iluminação. Veja as dicas desta aula e depois visite lojas especializadas. quer pela extensão de sua área. Gestão de Documentos e Arquivística .Zélia Freiberger 49 . Materiais de consumo em arquivística Consideram-se materiais de consumo aquele que sofre desgaste. Segundo Paes (2005.

reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. no estudo das guias divisórias. podendo ser alfabética. podendo ser brana ou de cor. 43). sendo então de celulóide ou de metal. liso ou pautado. grande ou pequeno. Pode ser recortada no próprio cartão. p. onde há um orifício chamado ilhó. ou nele aplicada. De acordo com Paes (2005. numérica ou alfanumérica. Pé é a saliência na parte inferior da guia. A Notação Alfabética 50 100 100-E Notação numérica Notação Alfanumérica Gestão de Documentos e Arquivística . Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. distinguem-se diversos elementos relacionados com sua finalidade e funções. Guia Divisória é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários.Ficha é um retângulo de cartolina. onde se registra uma informação. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.Zélia Freiberger . Projeção Ilhó Pé Notação é a inscrição feita na projeção. As dimensões variam de acordo com as necessidades. Assim: Projeção é a saliência na parte superior da guia.

um quarto ou um quinto. quando indica o princípio e o fim.Zélia Freiberger Terceira posição 51 . segunda posição. O comprimento pode corresponder à metade da guia. quando indica somente o início da seção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição e assim por diante. O que indica se uma guia é primária. Primeira posição Segunda posição Gestão de Documentos e Arquivística . e fechada. quinta posição.A notação pode ser ainda aberta ou fechada. Daí a denominação: primeira posição. subsidiária ou especial é a notação e não a projeção. subsidiária – indica uma subdivisão da secundária. secundária – indica uma subdivisão da primária. a guia pode ser ainda: primária – indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. A A-C Notação Aberta Notação Fechada Posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. Primeira posição Segunda posição Terceira posição Quanto à sua função. terceira posição. quarta posição. É aberta. a um terço. secundária. especial – indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência.

II. IV. 52 Gestão de Documentos e Arquivística . A elaboração de um plano de arquivo pressupõe a definição do arquivo. pois não exige a criação de uma coordenação central. c) Seleção dos documentos. A descentralização de arquivos deve ser adotada em organizações com estruturas maiores. 22) São partes das rotinas para o arquivamento de documentos: a) Inspeção. b) Leitura minuciosa dos documentos. para facilitar o fluxo de informações. d) Registrar data e hora da entrada dos documentos no arquivo. I. entende-se não somente a reunião dos documentos correntes em um único local. mas também o registro e controle do arquivo. c) Estabelecimento de normas de funcionamento.Utilizar cores para localizar mais facilmente as guias é uma técnica muito eficiente em termos arquivísticos. retorne ao conteúdo. A descentralização de arquivos é adotada no setor público em grande escala. V.Zélia Freiberger . III. d) Recursos humanos e financeiros. Havendo dúvidas. quanto aos aspectos de centralização e descentralização. e) Todas as alternativas anteriores. Por centralização de arquivos. e) Todas as alternativas anteriores. 21) Para um planejamento arquivístico devem ser considerados os seguintes elementos: a) Posição do arquivo na estrutura da instituição. As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. 23) Analise as alternativas abaixo relacionadas. A descentralização pode ser aplicada tanto em arquivos correntes quanto intermediários e permanentes. b) Escolha de métodos de arquivamento adequados. com vários departamentos.

Gestão de Documentos e Arquivística . c) Subsidiária – indica uma subdivisão da secundária. II e V. d) Especial – indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência. e) Nenhuma das anteriores está correta. quando indica o princípio e o fim. numérica e alfanumérica. b) A notação pode ser aberta ou fechada: é aberta. 25) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de notação: a) Notação é a inscrição feita na projeção de uma guia. e fechada. IV e V.Zélia Freiberger 53 . II e III. d) Anotação norteia a localização dos documentos dentro de um arquivo. 24) Dentre os materiais de consumo em arquivística a guia pode ser: a) Primária – indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. e) Nenhuma das anteriores está correta. c) Estão corretas as alternativas II. b) Secundária – indica uma subdivisão da primária. quando indica somente o início da seção.Assinale a alternativa correta: a) Estão corretas as alternativas I. d) Está correta a alternativa IV. e) Ttodas as alternativas anteriores. b) Estão corretas as alternativas I. c) A notação pode ser alfabética. apenas.

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UNIDADE SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 4 .

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data ou número. o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. no momento em que o arquivista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. de acordo com a classificação racional e sistemática. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. Vejamos o esquema que mostra o sistema de arquivamento de documentos: Alfabético Geográfico Básicos Numérico Simples Cronológico Digito-terminal Alfabéticos Enciclopédicos Dicionário Numéricos Duplex Decimal Uniterno ou Indexação Coordenada Ideográficos (assunto) Gestão de Documentos e Arquivística .A partir desta unidade. A escolha do sistema de arquivamento está diretamente relacionada com a análise cuidadosa das atividades da instituição. mediante empréstimo e consulta. mantidos em locais próprios. Como propõe Paes (2005. visando à organização dos acervos arquivísticos. estudaremos os sistemas e métodos de arquivamento. 60-61). Para alcançar tais objetivos.61). nome. Tão importante quanto arquivar é achar rapidamente as informações no momento desejado. divide os métodos de arquivamento de documentos em duas classes: métodos básicos e métodos padronizados. para constituir um núcleo de informações registradas em documentos. Paes (2005. o arquivo moderno deixou de ser simples local de guarda de papéis. às rotinas e. 34). local. é possível definir qual o método principal e quais os métodos auxiliares. Para a escolha do método correto é necessário conhecer bem a empresa e suas necessidades em termos de consulta no arquivo. encontram-se descritos. finalmente. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. às operações desenvolvidas na fase do arquivamento. Após essa análise. acessíveis e seguros.Zélia Freiberger 57 . colecionados segundo as habilidades individuais. p. p. todos nós participamos de negócios e praticamos ações que precisam ser anotadas em documentos que servirão de base para futuras consultas. p. aos critérios e procedimentos adotados no cumprimento da função mais nobre dos arquivos: sua utilização. De acordo com Roncaglio (2005. pois há documentos que devem ser ordenados por assunto. os principais métodos de arquivamento utilizados. a seguir. Nesse contexto. Dificilmente se emprega um único método. a importância das etapas de levantamento e da análise dos documentos se faz sentir. A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. de modo marcante.

d) Ordem de assunto. Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. p. 2005. 77). para se localizar o documento. b) Ordem geográfica. c) Ordem numérica (simples ou cronológica). Sistema indireto é aquele em que. é preciso antes consultar um índice ou um código. em cada caso. local. Observe um exemplo de método de arquivamento: (Extraído de Paes.Zélia Freiberger . podem-se organizar os fichários ou arquivos em: a) Ordem alfabética. Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário. data e assunto. 58 Gestão de Documentos e Arquivística .Padronizados Variadex Automático Soundex Mnemônico Rôneo Esses métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semiindireto. De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado. os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente do destinatário ou da pessoa a quem se refere o documento). número.

1. João b) Cabral. através de guias divisórias. Vitor 1. quando o volume de documentos é muito grande. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. Paulo 1. a) Castelo Branco. Pedro Álvares c) Santos. Pode ser utilizado mais de um método simultaneamente. Dificilmente as pessoas observam as regras de alfabetação. porque a pesquisa é feita diretamente. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. porém é necessário que haja uma correta classificação da massa documental para que outras pessoas possam compreender o método escolhido. respeitadas as normas gerais para a alfabetação.Os métodos de arquivamentos podem ser diretos ou indiretos. Paulo Monte Verde. O importante é que a escolha seja planejada e aplicada de forma correta.2. MÉTODO ALFABÉTICO O método alfabético que veremos nesta aula é o mais utilizado tanto por empresas públicas quanto privadas. Heitor Gestão de Documentos e Arquivística . Arquivamento de nomes De acordo com Paes (2005). Aníbal b) Teixeira. ou ainda semi-indireto. Nesse método. Paulo d) Teixeira. com as respectivas letras (Paes. chamadas regras de alfabetação. p.3. Para sobrenomes iguais: a) Teixeira. as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética. Vamos conhecê-las e aplicá-las. Camilo b) Monte Verde.Zélia Freiberger 59 . desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. Pedro Álvares Cabral. Desvantagens desse método: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético. Isto vai ajudar muito na organização do arquivo. 62). Pela 1ª letra do último sobrenome: João Barbosa. É o mais simples.1. É um método direto. Paulo c) Villa Lobos. apresentadas a seguir: 1. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco. o arquivamento de nomes obedece a 13 regras. 2005. Marília c) Teixeira. Heitor Villa Lobos. Paulo Santos a) Barbosa.

Paul Muller.5. José de b) Pina de Mello. Jorge de Abreu Neto.4. Arnaldo do 1. Fundação Getúlio Vargas: a) Álvaro Ramos & Cia b) Colegial (A) 60 Gestão de Documentos e Arquivística . Para nomes com artigos e preposições: Pedro de Almeida. Jorge Schmidt. Jorge 1. a) Oviedo Y Bãnos. Vieira. Francisco de c) Rios. 1. Lúcia da d) Couto. Antonio de Los. Esteban b) Di Capri. a) Aubert. Jorge de Abreu b) Neto. José 1.1.11. Joaquim 1. Para sobrenomes com grau de parentesco: Antonio Almeida Filho.12. Para sobrenomes abreviados: J. Para Pessoas Jurídicas: EMBRATEL. José Vieira a) Vieira. Paulo c) Vasconcelos Sobrinho.6. Álvaro Ramos & Cia.9. a) Filho. Jorge de Abreu Filho. Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da mãe: José de Oviedo Y Bãnos. Jonas c) Vieira. Winston c) Mueller. a) Almeida. a) Almeida Filho. Antonio de Los Rios. Jonas Vieira. Jorge de Abreu 1. Para nomes estrangeiros com preposição: Giulio Di Capri. J. Georges b) Churchill. Joaquim Vasconcelos Sobrinho. Ricardo d'Andrade. Paul d) Schmidt. Julio c) Du Pont.Zélia Freiberger . Paulo Ribeiro Júnior. Para nomes Orientais Japoneses e Árabes: a) Al Ben Hur (permanece) b) Ly Youtohn (permanece) 1. b) Vieira. Esteban De Penedo. Winston Churchill.8.10. The Library of Congress. Antonio b) Ribeiro Júnior. Charles d) Mac Adam. John 1.7. Pedro de b) Andrade. Para nomes estrangeiros: Georges Aubert. Ricardo de c) Câmara. Arnaldo do Couto. Francisco de Pina de Mello. Jorge de Abreu c) Sobrinho. John Mac Adam a) De Penedo. Lúcia da Câmara. Charles Du Pont. Para pessoas da mesma família: Jorge de Abreu Sobrinho. A Colegial.

III Simpósio de Apicultura. Gestão de Documentos e Arquivística . Para Numeral: 4º Congresso de Secretariado. I Encontro Regional de Arquivologia.6 e 1. b) Um aspecto a ser considerado na escolha do método de arquivamento é como o documento é solicitado no arquivo. As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. retorne ao conteúdo. Ambas são para graus de parentesco. 27) Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes partes.13. d) Padronizados e numéricos. Fique atento para não errar no arquivamento. já a segunda diz respeito a nomes iguais e graus de parentescos diferentes. a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente relacionada com a análise cuidadosa das atividades da instituição. pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto. sendo: a) Básicos e geográficos. local. Havendo dúvidas. nome.c) Embratel d) Fundação Getúlio Vargas e) Library of Congress (The) 1. d) O correto é adotarmos um único método de arquivamento. porém a primeira delas é para nomes diferentes. c) Básicos e padronizados. e) Padronizados e alfanuméricos. b) Básicos e alfabéticos. a) Congresso de Secretariado (4º) b) Encontro Regional de Arquivologia (I) c) Simpósio de Apicultura (III) Reveja as regras de alfabetação 1. e) Dificilmente se emprega um único método. c) Após minuciosa análise das atividades. data ou número.7. 26) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos métodos de arquivamento.Zélia Freiberger 61 . é possível então definirmos qual o método principal e quais serão os auxiliares. dispensando métodos auxiliares.

IV e V. c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. d) Data de início da formulação do documento. II. V. quando o elemento principal a ser considerado é um número. c) Assunto principal do documento. A ordem de assunto é de fácil utilização. para se localizar o documento.Zélia Freiberger . 29) Na organização de um arquivo. II. e) I. e) Todas as alternativas anteriores. b) Local de procedência ou de origem. A ordem deve obedecer aos critérios de classificação. Estão corretas as alternativas: a) I. os elementos importantes a serem considerados são: a) Nome do remetente. c) II. d) Por sistema indireto entende-se aquele em que. II e IV respectivamente. combinação de letras e números. IV. e V. A ordem alfabética é utilizada quando o elemento principal é o nome. A ordem geográfica é utilizada quando o elemento principal é o local. b) Sistema indireto é assim denominado por fazer parte dos arquivos descentralizados.28) Sobre os métodos de arquivamento. IV e V. 30) Analise as alternativas abaixo e escolha a alternativa correta. III e V. d) III. e esta deve estar de acordo com o elemento mais importante e freqüentemente procurado no arquivo. porém com a desvantagem de exigir a interpretação pessoal do assunto do documento. 62 Gestão de Documentos e Arquivística . a respeito de ordem de documentos para entrada no arquivo: I. III. é INCORRETO afirmar que: a) Os métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. A ordem numérica (simples ou cronológica). do destinatário ou da pessoa a que se refere o documento. é preciso antes consultar um índice alfabético remissivo. e) O método alfanumérico. não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado parte do sistema semi-indireto. III. b) I.

pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. A busca é feita diretamente ao documento. cidade e correspondente. porém que as pastas tragam os nomes dos estados. por estado. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. cidades. O método geográfico é do sistema direto. ou regiões. estado e correspondente. 68). Quando se organiza um arquivo por estados. Nome da cidade. É imprescindível. mas a atenção principal é voltada para os estados. em segundo lugar. p. Nome da cidade. p. as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar. deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades. não havendo destaque para as capitais.MÉTODO GEOGRÁFICO Agora conheceremos o método geográfico. 69). Este método não deixa de usar o alfabético. com notações indicativas dos nomes dos estados. Alguns exemplos são: Gestão de Documentos e Arquivística . estado e correspondente. Quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado. que deverão estar dispostas após as capitais. em relação às demais cidades. Nome do estado. Mostraremos alguns exemplos encontrados em Paes (2005. Nesse caso não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados. independentemente da ordem alfabética. As melhores ordenações geográficas são: Nome do estado. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência do local (Paes.Zélia Freiberger 63 . cidade e correspondente. 2005. Neste caso há necessidade de se utilizarem guias divisórias.

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Edson Itabaiana (Paraíba) – Santos. uma vez que. pessoa física ou jurídica. p. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. cronológico ou dígito-terminal. O método geográfico é muito utilizado. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética. Método numérico simples O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente.Brasília (Distrito federal) – Silva. embora a disposição física das pastas. 2005. há que se recorrer a um índice alfabético (em fichas). Lourdes da Costa e Correspondência com outros países. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. Vantagens do método geográfico: é direto e de fácil manuseio. após as respectivas capitais dos países a que se referem. já que o método exige um índice alfabético remissivo (Paes. seguido da capital e do correspondente. 70).Zélia Freiberger . obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro. para se localizar um documento ou pasta. Eles são de grande utilidade e fácil manuseio. Quando se trata de correspondência com outros países. Experimente! MÉTODOS NUMÉRICOS Iniciaremos o estudo dos métodos numéricos. alfabeta-se em primeiro lugar o país. Desvantagens: exige duas classificações – local e nome do correspondente. Podem ser introduzidas as cores como elementos para chamar a atenção e facilitar o acesso aos documentos. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. que fornecerá o número sob o qual o documento e(ou) pasta foram arquivados. Esses métodos são indiretos. 64 Gestão de Documentos e Arquivística . nas gavetas ou estantes. Jackson Brasília (Minas Gerais) – Leite. Therezinha Itabaiana (Sergipe) – Souza.

sem utilidade. feitas algumas adaptações. após análise e seleção. fotografias. Para que não se conserve uma pasta no arquivo corrente. Por qualquer motivo a organização termina suas relações comerciais com a referida firma. 31) Sobre o método geográfico é INCORRETO afirmar que: a) É um método indireto. faz-se a transferência dos documentos. Você pode fazer este controle usando o computador. Quanto à ficha de índice alfabético. alfabeta-se em primeiro lugar o país.Além do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas. permanecerá ela no fichário acrescida de nova indicação do lugar onde se encontra no arquivo permanente. Com uma simples tabela do ACCESS. No método numérico simples. prontuários médicos. a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo número. As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado.Zélia Freiberger 65 . Sempre que utilizar métodos numéricos você deverá fazer um controle à parte. Saiba mais. fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia. retorne ao conteúdo. Havendo dúvidas. pode-se aproveitar o número de uma pasta que venha a vagar. conversando com um profissional da área da tecnologia da informação. cidade e correspondente. d) Pode ser utilizada outra ordenação sendo: nome da cidade. ou criando um sistema próprio. onde se guarda a correspondência de determinada firma. projetos de financiamento. b) Este método é preferido. c) Uma das ordenações do método geográfico é: nome do estado. sem o qual fica difícil a localização dos documentos. quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência local. terá também uma ficha no índice alfabético em seu respectivo lugar. seguido da capital e do correspondente. estado e correspondente. é indispensável um índice alfabético remissivo. É uma questão lógica: não há como memorizar tantos números. e aproveita-se o mesmo número com um novo cliente. referente à primeira firma. Gestão de Documentos e Arquivística . O novo cliente. O método numérico simples. Por exemplo: em uma organização existe uma pasta de nº X. filmes. para o arquivo permanente. cadastros de funcionários). que ocupa a pasta de nº X. tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos. e) Quando se trata de correspondência com outros países. o computador exerce influência marcante no controle de documentos.

Neste método. simples ou geográfico. cronológico ou dígito-terminal. e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. d) O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos. d) Alfabético. MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO E DÍGITO TERMINAL Dentro da classificação de numéricos. cronológico ou alfabético. cadastros de funcionários). b) Numérico simples. o método cronológico e dígito terminal são bastante utilizados. c) Este é um método do sistema indireto. e) Geográfico. fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: a) Numérico simples. 33) Sobre o método numérico simples é INCORRETO afirmar que: a) É um método que se constitui na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente. Conheça-os neste tópico.Zélia Freiberger . pessoa física ou jurídica. c) Ideográfico. d) É um método direto. 2005.32) Sobre o método geográfico é CORRETO afirmar que: a) É de fácil utilização e interpretação. e) É um método que exige registro em livro ou fichas. fotografias. alfabético ou geográfico. alfabético ou geográfico. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. 66 Gestão de Documentos e Arquivística . b) Pertence ao sistema direto. deverá ser observada a data. e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. projetos de financiamento. 34) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. prontuários médicos. Esta modalidade é a adotada em quase todas as repartições públicas (Paes. d) Tem ampla adaptação quando os documentos são classificados por regiões. b) É um método que obedece a ordem de entrada ou de registro. c) É um método que exige um índice alfabético remissivo. filmes. c) O método geográfico possui como submétodo o alfabético. b) Nesse método não há preocupação com a ordenação alfabética. pois necessita de um índice alfabético remissivo para localizar os documentos. além da ordem numérica. p. 35) Sobre o método numérico simples é CORRETO afirmar que: a) Constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente.

75). os hospitais e os bancos (Paes.Leitura não convencional dos números e disposição física dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura. Como a leitura é feita sempre da direita para a esquerda. expansão equilibrada do arquivo distribuído em três grandes grupos e possibilidade de divisão eqüitativa do trabalho entre os responsáveis pelo arquivo. 2005. considerando-se em primeiro lugar o grupo primário.319.Trata-se de um método indireto. Método Numérico-cronológico Vantagens . Método Dígito-terminal Vantagens -. passa a ser denominado processo. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números.Zélia Freiberger 67 . são transcritas outras informações e. Entre as instituições de grande porte que precisam arquivar parte considerável de seus documentos por número. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação. uma vez que trabalha com grupos de dois dígitos. o INSS. Assim. Desvantagens . obrigando a duplicidade de pesquisa. no qual será indicada toda a movimentação do documento ou processo. chama-se o grupo 19 de primário. Método Dígito-terminal Este método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento e cujo elemento principal de identificação é o número. devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético. podemos mencionar. na qual.054 será representado pelos grupos 04-10-54. para complementação. formando pares. também chamada de ficha de protocolo. Nesse método o arquivamento dos documentos. Gestão de Documentos e Arquivística . Os documentos são numerados sequencialmente. O documento depois de autuado. Redução de erros de arquivamento. rapidez na localização e arquivamento. Assim o número 41.Maior grau de sigilo. além do número de protocolo. serão colocados zeros à sua esquerda. além da ficha numérica. pastas ou fichas é elaborado. Desvantagens . que é o registro propriamente dito. disposto em três grupos de dois dígitos cada um. Quando o número for composto de menos de cinco dígitos. têm-se os seguintes grupos: 82-93-19. seguindo-se o secundário e finalmente o terciário. colocado capa de cartolina. entre outras. Numera-se o documento e não a pasta. o grupo 93 de secundário e o grupo 82 de terciário. 76). as companhias de seguros. em geral. menor possibilidade de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras. Exemplo: decompondo-se o número 829. são lidos da direita para a esquerda. p.

O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido obedecerá às necessidades do próprio serviço. Não há esquemas padronizados de classificação por assunto. 2005. grupos e subgrupos. 79). Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas para facilitar a fase posterior de reunião dos assuntos em classes. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. pois depende de interpretação dos documentos sob análise. de acordo com suas peculiaridades. O método mais utilizado é o numérico simples. Exemplo de um planejamento de arquivamento utilizando o método por assunto: Extraído de Paes. é o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos (Paes. enquanto que o dígito terminal.O método cronológico é muito utilizado para documentos da área de recursos humanos. no qual os assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos. Assim você terá mais duas opções que melhor se adaptem a sua realidade. mais complexo. p. partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. MÉTODOS POR ASSUNTO Vamos conhecer agora o método por assunto e variadex. já que é difícil memorizar tantos números. p. de opção pelo método a ser adotado.Zélia Freiberger . ou seja. elaborar seu próprio plano de classificação. 2005. de escolha de termos significativos para representá-los e. porém há necessidade de referência cruzada. 77). 68 Gestão de Documentos e Arquivística . entretanto cada instituição deverá. finalmente. No entanto. um suporte para consulta. é utilizado por bancos em grande escala. O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação.

O método variadex é de fácil aplicação e utiliza as cores como elemento auxiliar para facilitar a localização dos documentos que são ordenados obedecendo à ordem alfabética da segunda letra do nome que consta no documento a ser arquivado. Com o objetivo de minimizar as dificuldades apresentadas na utilização deste método. pois depende da interpretação para a correta classificação e posterior arquivamento. Gestão de Documentos e Arquivística . Extraído de Paes. 2005. como mostra e exemplo. a qual indicará a seção alfabética correspondente para sua ordenação. As cores que são utilizadas no método variadex podem ser utilizadas em outros métodos. introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial. uma vez que seriam necessárias 26 cores distintas para representar o alfabeto. Como seria impossível determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto.Zélia Freiberger 69 .Método Variadex Este método é uma variante do alfabético. Assim. a Remington Rand concebeu o método variadex. como a localização de documentos. 92). p. a seguir. Isso representa uma técnica excelente para localizar os documentos. O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação. pode-se concluir que em cada letra do alfabeto existirão pastas nas cinco cores da chave.

c) Os documentos são numerados seqüencialmente. d) Os assuntos devem ser agrupados sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos. seguindo-se o secundário e finalmente o terciário. d) Nesse método o arquivamento dos documentos.As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. c) Possui como vantagens: maior grau de sigilo.Zélia Freiberger . já que incide sobre a interpretação da pessoa que lê o documento. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. o documento recebe uma capa onde ficam as informações e passa a ser denominado processo. menor possibilidade de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras. 70 Gestão de Documentos e Arquivística . retorne ao conteúdo. b) É muito utilizado em repartições públicas. hospitais. c) É aconselhado para pequenas massas documentais e pouca variedade de assuntos. cabe a Instituição formular o que melhor se adapte a sua realidade. 37) Sobre o método dígito-terminal é CORRETO afirmar que: a) Surgiu pela necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume de documentos quando o elemento principal de identificação é o número. Havendo dúvidas. 36) Sobre o método numérico-cronológico é CORRETO afirmar que: a) É um método que além de privilegiar a ordem numérica é também observada a data de entrada documento. bancos e organizações públicas. e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. disposto em três grupos de dois dígitos cada um. e) O maior ou menor grau de detalhamento deste método deve obedecer às necessidades das atividades da Instituição. formando pares. 38) Sobre o método de arquivamento por assunto é INCORRETO afirmar que: a) Não é fácil de ser aplicado. b) Não há esquemas padronizados de classificação neste método. partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. pastas ou fichas são elaboradas considerando-se em primeiro lugar o grupo primário. são lidos da direita para a esquerda. d) Depois de enumerado. b) É amplamente adotado em companhia de seguros.

porém utiliza as cores como elementos auxiliares e a entrada dos documentos ocorre pela segunda letra do nome de entrada e não da letra inicial. d) O método alfabético possui treze regras de alfabetação. c) Alfanumérico.39) O método variadex é uma variante do método: a) Numérico. e) Cronológico. Gestão de Documentos e Arquivística . e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. porém exigem um índice remissivo ou referencia cruzada como suporte. já que depende da interpretação do assunto dos documentos. c) O método variadex é uma variante do alfabético. 40) Assinale a alternativa CORRETA: a) O método de arquivamento por assunto requer cuidados na classificação. b) Os métodos numéricos são de fácil aplicação. d) Alfabético. b) Geográfico. porém deve-se ter cautela quando a massa documental for muito intensa.Zélia Freiberger 71 . é muito utilizado.

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UNIDADE O CONCEITO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 5 .

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Toda interação dos usuários de computadores modernos é realizada através do software. O termo Tecnologia da Informação (TI) serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação. Gestão de Documentos e Arquivística . Sistemas de telecomunicações. ao suporte de hardware.Zélia Freiberger 75 . o conjunto de instruções e dados que é processado pelos circuitos eletrônicos do hardware. Existem tecnologias relativas ao planejamento de informática. que se comunicam através de barramentos. A TI não se restringe a equipamentos (hardware). e a maneira como esses recursos estão organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas. Software e seus recursos. ao desenvolvimento de sistemas. é a parte física do computador. ao suporte. processamento e comunicação da informação. circuitos integrados e placas. p. aos processos de produção e operação. material ou ferramental. 97). colocada sobre o hardware. ou seja. programas (software) e comunicação de dados. Vamos estudar como a tecnologia da informação é amplamente utilizada na arquivística. ao software. O hardware. Em contraposição ao hardware. ou seja. que transforma o computador em algo útil para o ser humano. A TI está fundamentada nos seguintes componentes citados por Rezende (2000. O que é Tecnologia da Informação? Tecnologia da Informação é o conjunto de recursos não-humanos dedicados ao armazenamento. Gestão de dados e informações.Tecnologia da informação é um assunto em evidência na atualidade. Hardware e seus dispositivos periféricos. o software é a parte lógica. é o conjunto de componentes eletrônicos. que é a camada.

Perceba como o homem está evoluindo neste campo. por vezes. o termo periférico aplica-se a qualquer equipamento acessório que seja conectado à CPU (unidade central de processamento). data de nascimento. pública ou privada. Gestão de Documentos e Arquivística . C. Outros exemplos de dados são a temperatura de uma cidade. através da eficácia organizacional. Dados são quaisquer registros ou indícios relacionáveis a alguma entidade ou evento. Ainda que estes pareçam. e da competitividade. São exemplos de periféricos as impressoras.Periféricos são aparelhos ou placas que enviam ou recebem informações do computador. Maria Alexandra V. é o cidadão. Dissertação de Mestrado. este público é o consumidor. da. leitores de cartões e disquetes. ou as áreas de um conjunto de territórios) ou séries (as temperaturas de uma cidade ao longo do tempo). dentre outros. webcams. SABER M 76 Procure saber mais sobre os computadores que estão sendo lançados no mercado. isolados. Por exemplo: Um documento de identificação pode conter vários dados de uma pessoa como nome.Zélia Freiberger . O recurso administrado em ambos os casos é a informação. Tecnologia da Informação Eficácia Organizacional Competitividade Ambiente Externo Ambiente Interno Fronteira da Organzação Fonte: CUNHA. para o qual atua. por exemplo. no ambiente externo da organização. podem sempre englobar-se em conjuntos (as temperaturas das cidades de uma província ou país. o scanner. ou a área de um território. produzindo bens ou serviços. internamente à organização. Estratégias de Uso da TI na Administração Pública Cada organização. possui um público-alvo. sexo. como o computador quântico. leitores e ou gravadores de CDs e DVDs. o público-alvo. teclado. os benefícios dessa tecnologia para obter vantagem competitiva em relação aos concorrentes. Em informática. O uso da TI pelo setor privado busca explorar. em sua instância final.EAESP-FGV. ao máximo. etc. mouse. comumente denominado por cliente. No caso de empresas. 1994. enquanto que para a organização pública. Administração dos Recursos de Informática Pública: Estudo de Caso do Modelo Paranaense .

p. para os jornais. O que é informática? “A palavra informática surge da contração das palavras informação e automática. Somente no século XX. enquanto discos e fitas magnéticas necessitam. 2004. o termo que designa o conteúdo de tudo aquilo que trocamos com o mundo exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de forma perceptível. mistura e divulga a informação. pensa-se logo em comunicação e torna-se difícil establecer uma distinção entre os dois conceitos. como sustentáculo de múltiplas informações. o papel é reconhecido legalmente.Zélia Freiberger 77 . Os principais suportes da informação encontrados na atualidade são: os papéis. pesquisa ou formação. começa a ser substituído pelos suportes eletrônicos. 2004. entre outros menos divulgados. leitores de CD.A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À ARQUIVÍSTICA Estudaremos neste tópico a microfilmagem e o gerenciamento eletrônico de documentos. a comunicação da informação é feita por meios mais modernos. de imediato. Nas novas tecnologias. impressoras. informática é a ciência que estuda os métodos e modos de processamento e transmissão da informação” (Monte. computadores pessoais e telefones. Porém. de ser legalmente aceitos pelas agências governamentais (Lopes. A Microfilmagem Gestão de Documentos e Arquivística . notícias. os filmes. televisão. reúne. a palavra informação remete-nos. ou informáticos (fitas. Logo. discos rígidos e flexíveis. os dispositivos de armazenamento magnético. tais como máquinas de fax. ainda. A comunicação põe em comum. Trata-se de formas de arquivamento não-convencionais. A informação é. câmaras de vídeo. entre outros). satélites. 86). então. Hoje em dia. compact discs. e poucos são os que pensam em livros. De fato. p. 45). os dispositivos de armazenamento óptico. O papel é utilizado há vários séculos.

O GED tem como finalidade converter informações. que são as imagens fotográficas dos documentos em escala muito reduzida. Ao microfilmar livros contábeis. Decreto 64. No enfoque da Arquivística. de 22/5/1969. o GED funciona como um gestor das rotinas. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED O GED torna os documentos disponíveis extremamente eficientes para o usuário e permite a recuperação dos documentos através de estruturas eletrônicas como discos magnéticos e ópticos. O GED tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. originalmente. Podem ainda ser criadas em mídias eletrônicas. Podem ser criadas. 2004. usa-se a tecnologia da informática para captar. cujo período de guarda legal é de cinco anos. fita). n.O que é microfilmagem? Microfilmagem é a técnica de produção de imagens fotográficas de documentos em tamanho altamente reduzido. de 8/5/1968. 32). os documentos passam por uma conferência e depois são gravados em meios magnéticos ou ópticos. as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas encadernações. A microfilmagem produz microformas. p. sem risco de alteração ou perda das informações originais. 78 Gestão de Documentos e Arquivística . Entre as principais vantagens do uso do microfilme. Em um sistema de GED. 63. revisadas. SABER M Legislação pertinente: Lei 5. armazenar. localizar e gerenciar versões digitais das informações. processadas e arquivadas em papel. 2004). pode-se citar que é o único meio de armazenamento (além do papel) que pode durar até duzentos anos. Após a digitalização. ganham agilidade na consulta aos dados e têm facilidade para duplicá-los por segurança ou necessidade de acesso. de 3/3/1969.Zélia Freiberger . Como desvantagem pode-se citar o alto custo do processo.799. processadas a partir dessas mídias e arquivadas eletronicamente. (Lopes e Monte. que necessitam do auxílio de um aparelho leitor. Esse sistema é muito utilizado em bancos para microfilmar cheques. de 30/1/1996 e Instrução Normativa DNRC 65. Decreto-Lei 486. de 31/7/1997 (Fonte: Jornal do GED.433. v. quando bem administrado. para a forma digital.567. normalmente encontradas em suportes convencionais (papel.10. No GED os documentos em papel são preparados para serem digitalizados em scanners especiais. As informações podem. estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Decreto 1.

As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. Hardware é a parte física do computador. servem como fonte de prova das atividades de uma organização. d) Os dispositivos de armazenamento óptico. classificação e avaliação documental. IV. Gestão de Documentos e Arquivística . Fonte: CONARQ. Ambas exigem conhecimentos específicos. na localização. é a forma mais durável de arquivar documentos. 42) Os principais suportes da informação encontrados na atualidade são: a) Os papéis.colaborando. e) Todas as alternativas anteriores. Computadores não são auxiliares no controle de documentos. de uma forma rápida. II. Os dados são quaisquer registros ou indícios relacionáveis a alguma entidade ou evento. Software é parte lógica do computador. A microfilmagem. apesar de seu alto custo. 41) A tecnologia da informação está fundamentada nos seguintes componentes: a) Hardware e seus dispositivos periféricos. Periféricos são aparelhos ou placas que enviam ou recebem informações do computador. 43) Analise as alternativas abaixo relacionadas: I. c) Sistemas de telecomunicações. retorne ao conteúdo. V. b) Software e seus recursos. pois são produzidas e recebidas no decorrer das atividades da instituição que as criou e. pois isso será um diferencial em seu perfil profissional. c) Os dispositivos de armazenamento magnético. e) Todas as alternativas anteriores.Zélia Freiberger 79 . III. b) Os filmes. As páginas de um website são consideradas documentos arquivísticos. O gerenciamento eletrônico de documentos é a forma mais moderna de arquivar documentos. d) Gestão de dados e informações. Procure saber mais a respeito. Havendo dúvidas. portanto.

e) As alternativas I e V. p. Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras. que são as imagens fotográficas dos documentos em escala muito reduzida e necessitam do auxílio de um aparelho leitor. as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas encadernações. 80 Gestão de Documentos e Arquivística . com suportes de plástico. Será divertido e ao mesmo tempo um exercício relacionado com o tema desta aula e com a disciplina de Gestão de Documentos e Arquivística. 1. e) Ao microfilmar livros contábeis. 148). b) As alternativas: II. 44) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de microfilmagem de documentos: a) Microfilmagem é uma técnica de produção de imagens fotográficas de documentos em tamanho altamente reduzido.Zélia Freiberger . d) As alternativas I e V. conforme o método adotado. d) A microfilmagem é muito utilizada em bancos pelo baixo custo da instalação e manutenção. II. cujo período de guarda legal é de cinco anos. f) Todas as alternativas anteriores. pode-se citar que é o único meio de armazenamento (além do papel) que pode durar até duzentos anos quando bem administrado. 2002. em envelopes confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno. em móveis de aço (Paes. Afinal são documentos importantes. IV e V. as fotografias devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas. O código do assunto. Aproveite esses conhecimentos e reveja os métodos que vem utilizando para guardar fotografias da família. Devem ser identificadas pelo mesmo código de assunto ou número de registro dado ao grupo de fotos que as contém e arquivadas pelo código de assunto principal ou em ordem numérica crescente. Arquivo Fotográfico Para se evitar a deterioração pela umidade e acidez. b) A microfilmagem produz microformas. Organize seu acervo de fotos dessa forma. c) As alternativas III. III e V. c) Entre as principais vantagens do uso do microfilme. ARQUIVOS ESPECIAIS Vamos aprender mais sobre arquivos especiais. III e IV somente.Estão corretas: a) As alternativas: I. ou o número de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for acondicionado.

filmes etc. Arquivo de Recorde de Jornal Em geral. Filme e Disco Os procedimentos para o arquivamento de fitas áudio e vídeo magnético. o enciclopédico. sinfonia. são muito semelhantes aos aplicados no arquivo fotográfico. nomes (de conferencistas. ou não. Você já experimentou organizar seu acervo de CDs.). os recortes de jornais são arquivados.) de lugares. ou seja. dessa maneira? Experimente! Será uma forma de colocar em prática os conhecimentos adquiridos nesta disciplina. 4. deverão ser preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles mencionados. O arquivamento poderá ser feito por assunto. Para possibilitar a pesquisa. Neste caso. Essas fichas dão suporte ao arquivo. a fim de não dificultar o processo de microfilmagem. Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel. por elas. bem como melhor aproveitamento dos fotogramas. autores. datas.2. por assunto. orquestras. rock. gêneros musicais (tango. músicas. bem como cada disco. acontecimentos. devem ser preparadas fichas que permitam recuperar as informações através de cada um dos elementos de interesse dos usuários. por nome das firmas ou por artigos referenciados nos catálogos. e que devem receber tratamento arquivístico.Zélia Freiberger 81 . diretores. receberá um número de registro que os identificará e localizará no acervo. guardadas as particularidade de cada suporte. com vantagem. Se o arquivamento for por assunto. as empresas possuem também impressos e catálogos produzidos. compositores. tais como assuntos. que exige uniformidade de coloração de papéis. intérpretes. Cada rolo de fita ou filme. Arquivo de Fita Magnética. congressos. o método de arquivamento mais indicado é o numérico simples. o dicionário. Gestão de Documentos e Arquivística . títulos (de conferências. regentes. ou decimal. DVDs. filmes e discos. etc). 3. Arquivo de Catálogo Impresso Além da correspondência e de outros documentos convencionais. podendo-se aplicar qualquer um dos métodos usuais. etc.

anote no verso apenas o número (código) para catalogação. TV. devendo ser organizados fichários com entrada pelo nome das firmas. etiqueta auto-adesiva ou cola diretamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso). nessa situação. Procure conhecer esses materiais. Identifique o assunto principal da pasta. pelo qual será arquivado. disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores. não escreva em fotografias com caneta ou tinta de qualquer espécie. Evite danos ao papel. e uso. umidade e temperaturas altas. Recomendações para conservação de fotografias e negativos. Poderá ser adotado também o método numérico simples. Fixadores de metal provocam manchas de ferrugem não removíveis no papel. não use fita adesiva. utilizando fixadores plásticos no arquivamento dos documentos. devemos considerar que os documentos também envelhecem.Zélia Freiberger . Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto e acondicione-os. 154). Há disponível no mercado. Você concorda que não devemos guardar fotografias ou recortes de jornais da mesma maneira que guardamos outros tipos de documentos. separe os documentos por assunto e período. de preferência. utilizando divisórias de cartolina.Se o arquivamento for feito pelos nomes das firmas. Neste caso. fitas de vídeo. de preferência. etc. aparelhos de som. O controle contra insetos em arquivos deve ser realizado mediante limpeza e desinsetização. preferencial. deverão ser preparadas fichas para os assuntos e para os artigos. Para maior durabilidade. o melhor método é o alfabético. vamos às dicas de conservação e organização dos documentos nesta aula. Não use grampos ou clipes em fotografias ou negativos. de estantes de aço. não toque diretamente nas fotografias e negativos. em pastas suspensas. Use somente lápis macio (6B) e. de acordo com que está arquivando e coloque-as em ordem alfabética. Dentro das pastas. 82 Gestão de Documentos e Arquivística . Em conformidade com Paes (2005. tanto para os nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos. pelos assuntos e pelos artigos constantes dos catálogos. p.) e livres de poeira. Deixamos como sugestão que você sempre pondere o método de arquivamento com o suporte dos documentos. cada catálogo receberá um número de registro. Para conservá-los. que facilitam a localização e o acesso ao material. DICAS DE CONSERVAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Dentro do estudo de Arquivística. periódicas. utilize luvas. plásticos que não agridem as fotos.

Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez. b) Identificação de documento arquivístico eletrônico original. Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Dicas de Organização da Documentação a) Controle a temporalidade de guarda dos documentos. Gestão de Documentos e Arquivística . Avalie os documentos que deverão ser mantidos no arquivo. Gerencie o descarte dos documentos. em um mesmo lugar. no futuro. maior confiabilidade em ações de expurgo. considerando a exigência legal e a necessidade administrativa da empresa. porque a transmissão acrescenta dados que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqüências. c) Descarte de Documentos. o original é aquele que é recebido. lugar. todos os documentos relacionados com um determinado assunto. firma ou instituição. Mantenha os termos no arquivo para possíveis consultas. Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos. A redução de custos na manutenção de arquivos provém do não-arquivamento de documentos desnecessários e pela eliminação dos que já perderam o valor legal ou administrativo. Elabore a Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda dos documentos com base na legislação vigente e nas particularidades da Instituição.Preserve seus documentos. Conservar junto. tomando alguns cuidados básicos durante sua consulta: Sempre manuseie documentos com as mãos limpas livres de sujeira e gorduras. a qualidade de original é dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrônico de gestão arquivística. Esta dobra. racionalização de espaço físico. visando: Localizar os documentos no instante em que solicitados. redução de custos operacionais. poderá causar o rompimento do papel. No ambiente eletrônico. possibilitando a adoção de critérios para guarda e descarte dos documentos.Zélia Freiberger 83 . Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da instituição. Quando um documento é transmitido eletronicamente. Essa prática afeta sua saúde e pode provocar o desenvolvimento de microorganismos na documentação. com a implantação de termo de eliminação que é instrumento em que deve constar a relação dos documentos a serem eliminados e a aprovação dos responsáveis. Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um documento/livro. indivíduo. o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia. Neste caso. materiais e recursos humanos.

o espaço físico e capacidade de expansão. deve-se avaliar o contexto em que este é gerado. . se o documento possuir assinatura. assim você localizará as subseções da pasta de forma mais rápida. Não aumente o volume de seu acervo desnecessariamente. . . coloridas. datas. Os documentos podem ser classificados e organizados por assuntos.Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas suspensas.a implantação de um método eficiente. 84 Gestão de Documentos e Arquivística .os equipamentos físicos necessários (caixas de papelão. Os documentos retirados deverão ser substituídos temporariamente por estas divisórias até sua devolução.os materiais de consumo que serão necessários para o arquivo. Aproveite o conteúdo deste livro e faça uma correta implantação de arquivo no seu escritório ou em seus objetos pessoais. . de acordo com o tipo de documento. Este controle poderá ser feito com o uso de divisórias de papel. o documento em papel é considerado o original. circulação e arquivamento). este é que será considerado o original. o volume e a freqüência de uso. em filme etc). o documento impresso será considerado uma cópia. Você vai ver que o tempo gasto com esse planejamento terá retorno em termos de administração de tempo e organização como um todo. defina o assunto e avalie se sua guarda se faz necessária. Neste caso. Para uma gestão eficaz do arquivo. em ordem numérica ou uma combinação de todos os itens. ramal e data de retirada. Antes de arquivar um documento. . Um método eficiente é aquele que permite a rápida localização dos documentos. leia-o. nomes de pessoas. registrando-se o nome. em fita. O sistema de arquivamento deve ser escolhido. lugares. .o controle de empréstimo e consulta local. gavetas em aço. Todavia. Na organização de um arquivo devem ser considerados os seguintes aspectos: . considere o peso). e também.a temporalidade dos documentos. fluxo e arquivamento em meio eletrônico. (Fonte: CONARQ) A melhor forma de consolidar um conhecimento é aplicálo.Zélia Freiberger .o suporte dos documentos (se em papel. e a tramitação é feita no papel (assinatura. instituições. a facilidade de adaptação para os demais funcionários de uma determinada empresa. Para considerar um documento como original. etc). . implante um controle de empréstimo de documentos.a localização do setor do arquivo (preferência no térreo. Se o documento é produzido eletronicamente.

no futuro. as empresas possuem também impressos e catálogos produzidos. Qual o melhor método de arquivamento para esse tipo de documento? a) Por ordem alfabética. d) Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras. combinado com ordem variadex. d) Sempre manuseie documentos com as mãos limpas livres de sujeira e gorduras. combinado por ordem cronológica. a) Para se evitar a deterioração pela umidade e acidez. combinado com ordem alfabética. retorne ao conteúdo. 46) NÃO faz parte dos cuidados que devem ser tomados para que os documentos se mantenham inalterados: a) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um documento/livro. c) Devem ser identificadas pelo mesmo código de assunto ou número de registro dado ao grupo de fotos que contêm e arquivadas pelo código de assunto principal ou em ordem numérica crescente. ou não. b) Para evitar extravios as fotos devem ser marcadas com caneta esferográfica na cor de sua preferência.Zélia Freiberger 85 . Esta dobra. d) Por ordem Geográfica. b) Evite danos ao papel utilizando fixadores plásticos no arquivamento dos documentos. com suportes de plástico. Havendo dúvidas. c) Por ordem cronológica. combinado com ordem geográfica. Essa prática afeta sua saúde e pode provocar o desenvolvimento de microorganismos na documentação. e que devem receber tratamento arquivístico. e) O código do assunto ou o número de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for acondicionado. c) Utilizar fixadores de metal para facilitar a localização dos documentos dentro do arquivo. por elas. Gestão de Documentos e Arquivística . poderá causar o rompimento do papel. b) Por ordem de assunto. e) Por ordem alfanumérica. as fotografias devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas. 45) Assinale a alternativa INCORRETA quanto aos procedimentos no arquivamento de fotografias. 47) Além da correspondência e de outros documentos convencionais. combinado com ordem alfabética. Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez. e) Não dobre o canto da folha para marcar páginas.As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado. em envelopes confeccionados em papel de PH neutro ou polietileno.

48) Não faz parte dos procedimentos corretos no arquivamento de recortes de jornais: a) O melhor método para arquivamento de recortes de jornais é por assunto. leia-o. e) Recortes de jornais exigem um arquivo especial. 49) Não faz parte dos corretos procedimentos do arquivo: a) Para uma gestão eficaz do arquivo deve ser implantado um controle de empréstimo de documentos. b) Os documentos que são retirados do arquivo deverão ser substituídos temporariamente por guias divisórias até sua devolução. para esta finalidade. d) Um procedimento correto é colocar os recortes de jornais em plásticos para proteger o documento. 86 Gestão de Documentos e Arquivística . b) Um procedimento correto é colar o artigo de jornal em folha de papel. pois se trata de papéis sensíveis. c) Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel. c) Todos os documentos devem ser guardados no arquivo indistintamente pelo prazo de cinco anos. o volume e a freqüência de uso. e) O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento. pois a cola oxida e danifica o documento.Zélia Freiberger . defina o assunto e avalie se a guarda deste se faz necessária. d) Antes de arquivar um documento.

pois vivemos um tempo em que a informação é veloz. daqui por diante. será necessário buscar novos conhecimentos. Qualquer que seja a profissão escolhida. cabendo. Gestão de Documentos e Arquivística . aprofundar esses conhecimentos.RETOMANDO A CONVERSA INICIAL Você teve contato com os conhecimentos básicos sobre Gestão de Documentos e Arquivística.Zélia Freiberger 87 .

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Denis Alcides. COUTURE. Lisboa: Publicações Dom Quixote. Jean-Yves. Rio de Janeiro: FGV. Brasília: ABARQ. 1994. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. Cynthia.REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CUNHA. 1994.Zélia Freiberger 41) e 42) e 43) a 44) d 45) b 46) c 47) b 48) b 49) c 89 . Antonio Carlos. 2002. ortográfico e prosódico das palavras portuguesas derivadas da língua grega. Luís Felipe. RONDINELLI. 2005. REZENDE. PAES. A qualidade dos suportes no armazenamento de informações. RONCAGLIO. 2008. EACSP FGV. 2002. 2004. GALVÃO. MONTE. ROUSSEAU.C. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. LOPES. Marilena Leite. São Paulo: Garnier. São Paulo: Atlas. In: Anais – Congresso Nacional de Arquivologia: “Os arquivos no século XXI: políticas e práticas de acesso às informações”. V. Maria Alexandra V. Carol. Vocabulário etimológico. Acervo documental do Arquivo Público do Paraná: notas sobre a aplicação da Norma ISAD(G). Florianópolis: Visual Books. SANTOS. Administração dos Recursos de Informática Publica – Estudo de Caso do Modelo Paranaense. Ramis. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Rosely Curi. Rio de Janeiro: FGV. 1998. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. 2004.B. da. Arquivos: teoria e prática. GABARITO 1) e 2) e 3) a 4) b 5) e 6) a 7) d 8) e 9) b 10) b 11) a 12) c 13) a 14) d 15) e 16) e 17) e 18) d 19) a 20) e 21) a 22) e 23) b 24) e 25) e 26) d 27) c 28) b 29) e 30) c 31) a 32) e 33) d 34) a 35) d 36) e 37) e 38) c 39) d 40) e Gestão de Documentos e Arquivística .

Zélia Freiberger . pela Universidade Federal do Paraná e Graduada em Secretariado Executivo Bilíngüe. 90 Gestão de Documentos e Arquivística .Autora ZÉLIA FREIBERGER é pós-graduada em Administração de Pessoas. pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná. Técnicas Secretariais e Coordenadora do Curso Técnico em Secretariado da Escola Técnica da Universidade Federal do Paraná. Professora de Filosofia e Ética.