FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

TRABAJO COLABORATIVO 2

CRISTIAN FABIN AFRICANO

JAIRO ENRIQUE BARRERA
JUAN PABLO BECERRA
WILFREDO VARGAS
GRUPO: 375

TUTORA: MARTHA LUCIA ROJAS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

CEAD SOGAMOSO
2015

INTRODUCCIN
Por medio de este trabajo colaborativo trabajaremos con todo lo referente a la temtica
propuesta en la unidad 2 del curso fundamentos de administracin.
El desarrollo de este trabajo nos ha permitido poner en prctica la implementacin de
las funciones gerenciales y sus principales componentes, como lo son la administracin
por objetivos, el desarrollo del ciclo PHVA, ya que con la utilizacin de estos mtodos
podemos ver la utilidad que estos nos brindan, las soluciones que realmente nos
permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, y mejorar la
calidad.
La administracin es un proceso orientado a la integracin y operacin los recursos;
que se compone por tareas, esas tareas pueden expresarse en forma generalizada
como funciones directivas, que se ejercen a diversos niveles: planeacin, organizacin,
direccin y control que se llevan a cabo para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
La administracin tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier
organizacin y transformarlos en una accin organizada, entonces el rol del
administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una organizacin para
finalmente cumplirlos.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Reconocer e identificar las herramientas administrativas, a travs del problema
planteado, implementando la utilizacin de mtodos para mejorar y comprender las
herramientas utilizadas, con el fin de finiquitar a buen trmino el desarrollo de este
trabajo y lograr alcanzar objetivos propuestos.
OBJETIVOS ESPECFICOS:

Desarrollar las funciones gerenciales en un marco terico comprendiendo su uso

y utilidad.

Consolidar grupalmente la estructura de una organizacin y comprender el uso

de los diagramas de Gantt, los organigramas y el desarrollo de ciclos PHVA.

Conocer la importancia de la administracin por objetivos, y el impacto que

puede producir en una organizacin.

Lograr comprender y resolver el problema planteado en la gua de actividades

del curso fundamentos de administracin.

Descripcin del caso

Comidas Rpidas, fue fundada por Valentina Suarez en 1998, de la mano de Nicoll
Suarez, propietaria del 50% de las acciones de la compaa
En 1999, Valentina se qued sola al frente de la empresa tras ganar el pulso con su
hermana por la direccin de la compaa. As, tras una gran campaa publicitaria en los
medios de comunicacin, se coloc un 50% del capital de la empresa en bolsa va una
OPV (Oferta Pblica de Venta de acciones).
Tras la salida a bolsa, Comidas Rpidas, se convirti en el valor con mayor
protagonismo entre los pequeos inversores, durante dos aos de gran euforia en la
bolsa. Sus acciones se colocaron en bolsa en 2000.
A partir de abril de 2001, se produjeron importantes cambios en la cpula directiva de
Comidas Rpidas, nombrando a Carlos Alvarado gerente comercial.
En el 2002, para la puesta en marcha de cada establecimiento de Comidas Rpidas ha
fijado toda una serie de requisitos de apertura y control de calidad, as como un sistema
de incentivos y promocin interna.
De acuerdo con lo anterior, se debe aplicar:

A. FUNCIONES GERENCIALES:
1. Planeacin
1.1 Misin
La misin de comidas rpidas es dar a conocer al cliente la calidad de sus productos
tales como son su presentaciones, su precio su atencin por parte del personal, lograr
expandir sus sucursales a todo el pas teniendo en cuenta la inversiones por terceros
para el crecimiento de la empresa como tal.
1.2 Principios y valores
La empresa vender productos de mxima calidad que cumplan con los permisos
sanitarios y de calidad, para cumplir con todos los requisitos necesarios que le exige el
estado. A dems de esto har que sus empleados sientan cmodos realizando sus
labores y prestando sus servicios como lo son la preparacin de sus alimentos y la
atencin al cliente.
1.3Objetivo
El objetivo principal de la empresa es dar a conocer sus productos por su calidad y as
ser de las principales empresas las cuales cumplen con todo los permisos necesarios
de sanidad, dando respaldo a sus clientes de sus comidas. Con esto se busca la
preferencia de sus establecimientos y su crecimiento.

1.4 Metas
lograr que la empresa de comidas rpidas sea una de las ms frecuentadas por
los usuarios de comidas rpidas
dar a conocer la calidad de su producto a nivel nacional y la eficacia de su
atencin
1.5 Actividades (Qu debemos hacer?)
a) actividades enfocadas en lo financiero.
Mejoramiento de instalaciones
Mejoramiento de suministros servicios y otros gastos
Examinar la parte legal
Mejoramiento en lo referente a ventas y servicios
Observar los estados financieros de la empresa que son los que nos reflejan el
estado real de la misma y que nos determinaran el proceso a seguir.
b) actividades enfocadas al cliente
Servicio
Calidad
Adicin de nuevos productos al men
Investigacin de nuevos mercados
Determinar las falencias y as orientarlas en la parte de produccin,
comercializacin o prestacin de servicio que requieran.
c) actividades enfocadas a los procesos.
Verificar las materias primas, o mercanca no fabricada por la empresa que se
compre para el desarrollo de la empresa la cual debe estar debidamente
facturada y bajo las condiciones ptimas para el consumo.
Automatizacin de los procesos de calidad
Optimizar y operar eficientemente reduciendo costos y gastos
Control de calidad
Reclutamiento y seleccin de personal
d) actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento
Implementacin de servicios a domicilio
Publicidad
Induccin y capacitacin del personal
Seguimiento y control de funciones
Implementacin de tecnologa para el mejoramiento en general.

1.6 DIAGRAMA DE GANTT CON LAS ACTIVIDADES UBICADAS EN EL TIEMPO

Activida
d
1
1,1
1,2
1,3

descripcin
Actividades enfocadas en lo
financiero.
mejoramiento de las instalaciones
mejoramiento de suministros
servicios y otros gastos

1,5

examinar la parte legal

mejoramiento en lo referente a
ventas y servicios
verificacin de los estados
financieros de la empresa

actividades enfocadas al cliente

2,1

servicio

2,2

calidad
adicin de nuevos productos al
men

1,4

2,3
2,4
2,5
3
3,1

investigacin de nuevos mercados

determinar falencias y orientarlas
a buen termino
Actividades enfocadas a los
procesos.

3,2

verificacin de materias primas

automatizacin de los procesos de
calidad

3,3
3,4

reduccin de costos y gastos

control de calidad

fecha de
fecha de duracin/d finalizaci
inicio
as
n
01/11/20
15
43
05/12/2015
01/11/20
15
10
10/11/2015
11/11/201
5
7
17/11/2015
18/11/20
15
12
29/11/2015
30/11/20
15
7
05/12/2015
06/12/20
15
7
12/12/2015
13/12/20
15
24
05/01/2016
13/12/20
15
5
17/12/2015
18/12/20
15
5
22/12/2015
23/12/20
15
3
25/12/2015
26/12/20
15
4
29/12/2015
30/12/20
15
7
05/01/2016
06/01/20
16
27
01/02/2016
06/01/20
16
6
11/01/2016
12/01/20
16
6
17/01/2016
18/01/20
16
6
23/01/2016
24/01/20
6
29/01/2016

3,5
4
4,1
4,2
4,3
4,4
4,5

16
30/01/20
16
02/02/20
15
02/02/20
16
05/02/20
publicidad
15
induccin y capacitacin del
13/02/20
personal
15
18/02/20
seguimiento y control de funciones
16
25/02/20
implementacin de tecnologa
15
reclutamiento y seleccin del
personal
actividades enfocadas al
aprendizaje y crecimiento
implementacin de servicios a
domicilio

42309,00

01/02/2016

28

29/02/2015

04/02/2016

12/02/2016

17/02/2016

24/02/2016

29/02/2016
42429,00

11/1/2015

11/21/2015

12/11/2015

12/31/2015

1/20/2016

2. Organizacin:
2.1 Organigrama:
GERENTE

ESTRATGICA

ADMINIST
RATIVA

FINANCIERA

MARKETING

OPEREATIVA

TACTICA
recursos
humano
s

OPERATIVA

Aux.
R.H

Administraci
n

Aux.
administrativ
o

contador

Aux.
contable

Revisor
fiscal

publicidad

Publisista

ventas

vendedor

Produccio
n

Operario
de
maquina

mantenimiento

mecanic
o

2.2 Deberes de cada empleado:

Aux. Recursos humanos:
-

aplicar instrucciones de registro de informacin

verificar las referencias de los aspirantes a los cargos
mantener actualizados de los archivos del personal que ha recibido
adiestramiento o de quien lo necesita.
Realizar clculos sencillos de datos para el boletn estadstico del rea.

Aux. Administrativo:
-

Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como

externa
Atender todas aquellas personas que necesiten informacin.
Mantener actualizados los documentos legales de la compaa y entregar al
personal que lo requiera
Elaborar la nmina y liquidacin de seguridad social.
Revisin de la contabilizacin de los documentos
Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes
los documentos contables
Participar en la identificacin de los riesgos de su rea de trabajo y en la
generacin de acciones de mejora para su prevencin
Administrar la papelera y elementos de uso de la compaa llevando
registros en las planillas indicadas.

Aux. Contable:
-

Copia de seguridad diaria y mensual

Pago de seguros de vida, cartera, aportes y dems seguros obligatorios
Envo de reportes.
Elaboracin de ingresos por recaudos de Nmina
Orientacin y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados
Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera
Cuadre de mdulos de cartera con contabilidad
Colaboracin con la informacin para Revisora
Recibir visita de Revisora con proveedores
Colaboracin con la Gerencia para la presentacin de los informes
Orientacin al cliente sobre los servicios que presta la empresa.
Elaboracin de pago a proveedores de servicios y bienes
Pago y reembolsos de caja menor
Informes preliminares de Balances

Publicista:

Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.

Asignar recursos tanto humanos como materiales.
Negociar de la organizacin.
Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser tiles
para su empresa.
Son planificadores, organizadores, lderes y contralores de la organizacin.
Crear planes formales y controlar la ejecucin.
Vendedor:
-

establecer cuotas semanales, quincenales y mensuales y determinar y

controlar sus de sus visitas
Preparar los informes de la competencia aparte de las actividades de la
empresa las actividades que lleva a cabo la competencia
Preparar el reporte diario de trabajo que presenta el vendedor. Los
ejecutivos tiene
elementos para ayudar al vendedor en cualquier problema que se presente.
Investigar las ventas perdidas y sus causas
Elaborar fichas de los aspirantes, instrumento valioso en el que se
resumen las entrevistas anotando datos personales del prospecto,
incidencias, condiciones de venta, forma de pago u envos
Cooperar en los cobros de clientes morosos e invitar a los clientes a cumplir
para no perder el crdito y su buena imagen.
Elaborar pronsticos de ventas

Operario de mquinas:
-

Operar maquinaria pesada.

Mantener maquinaria en condiciones ptimas para su funcionamiento,
realizando para ello las actividades de mantenimiento menores pertinentes,
que aseguren funcionamiento, limpieza y su utilizacin.
Llevar a cabo instrucciones diarias de jefe directo y/o jefe de taller, o plan
de trabajo por perodos mayores de tiempo.
Mantencin de bitcora diaria a ser entregada a jefe directo: registra tipo de
trabajo realizado, desperfectos, panas, estado general de la mquina e
insumos utilizados, horas de trabajo efectivas, horas en reparacin y/o
mantenimiento, etc.
Efectuar mantenciones y reparaciones bsicas a la maquinaria a su cargo.
Dar cuenta inmediata de cualquier desperfecto o falla que presente la
mquina a su cargo al Jefe de Talleres de la Oficina Provincial.

Mecnico:
Ejecuta el mantenimiento preventivo y correctivo bsico

Desmonta total o parcialmente mquinas o equipos, interpretando planos y

catlogos para su mantenimiento/reparacin.

Repara o sustituye elementos o partes defectuosas de mquinas y equipos.

Efecta ajustes y verifica el resultado de trabajos realizados.

Realiza inspecciones de mquinas y equipos, as como mediciones y

registro de resultados.

Interpreta planos y esquemas tcnicos e informaciones especializados,

segn normas y especificaciones.

Aplica normas tcnicas de calidad y seguridad.

Hace reporte al jefe inmediato de su trabajo o desempeo.

2.3 recursos para el desempeo del trabajo:

Aux. En recursos humanos:
-

Computador o cuadrilla para registro de informacin, referencias de

aspirantes a un cargo, archivos del personal, etc.
Todo tipo de accesorios de oficina y papelera.

Aux. Administrativo:
-

Computador o cualquier tipo de almacenamiento y control para los

documentos de la compaa, la nomina y liquidacin, almacenamiento de
los documentos contables,
Todo tipo de accesorios de oficina y papelera.

Aux. Contable:
-

Computador o soporte para manejo de copias de todas las actividades diligenciadas.

Documentos y recibos de pago de seguros
Todo tipo de accesorios de oficina y papelera.

Publicista:
el publicista ms que tener recursos organiza las actividades publicitarias,
dependiendo de ellas pide tanto material como personal, esto depende a la
estrategia que est llevando a cabo.
Vendedor:
De acuerdo a la resolucin 604 de 1993 por ser alimentos el vendedor debe:
-

debe vestir ropa adecuada consistente en blusa o delantal y gorro que

cubra completamente el cabello, los cuales deben ser de color blanco y
mantenidos limpios y en buen estado de conservacin.
Acceso a agua y jabn par lavar las manos antes de preparar los alimentos,
antes de servirlos, despus de utilizar el sanitario, de tomar dinero, de
manipular alimentos crudos, o de cambiar de actividad.

Operario de maquinas:
-

Maquinaria necesaria para la elaboracin y o procesamiento de la comida.

Herramienta bsica y a la mano para el mantenimiento mnimo de la
maquina.
Recursos de papelera para la elaboracin de bitcoras de usos o daos de
la maquinaria.

Mecnico:
-

Espacio adecuado y suficiente para traslado de maquinaria y herramienta.

Herramienta completa para mantenimiento de maquinas
Papelera referente a el trabajo que desempea ya sea preventivo o de
reparacin.

3. Direccin
3.1 coordinar las actividades de la empresa
Para coordinar las actividades de la empresa primero se asignara a cada
empleado su tarea y funcin que debe hacer dentro de la empresa y luego se har
un cronograma con el fin de organizar mejor dichas actividades.

3.2 identificar la comunicacin a utilizar

Las comunicaciones que se van a emplear son por va internet, en caso de que los
funcionarios lejos de la empresa y tambin en tercera persona cuando los
funcionarios no se encuentren lejos de la empresa.

3.3 Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal

Para fomentar el nimo y el inters del personal se realizaran actividades
didcticas, viajes, charlas motivacionales, y adems se darn recompensas
valiosas como el empleado del mes etc.

3.4 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo

Para mantener la disciplina en el personal se implementaran diferentes sanciones,
multas y castigos al personal cuando el caso lo amerite

4. Control
4.1 realizar control en momento oportuno (como)
Para tener buena informacin de la empresa es necesario recurrir a los jefes de
cada rea y a los contadores y auxiliares para que ellos brinden la informacin
correcta y requerida por el personal.
En periodos de 7 semanas se realizara el control de la empresa tal forma que el
director ejecutivo de la misma le pida a cada jefe de rea, contador y auxiliar un
informe bien redactado tanto de la ganancias, ingresos y egresos y del
rendimiento en general de cada rea.
4.2 tomar medidas correctivas (cuando)
En caso de irregularidades se aplicaran las diferentes sanciones hechas por la
empresa para mantener el buen funcionamiento de la misma como por ejemplo
cuando haya un desfalco significativo de dinero en la empresa.

B. ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS:

Dependiendo del rea, cada empleado tiene su propio objetivo
La ventaja de ste mtodo en el rea administrativa es que se logra mejorar la
forma de administrar la empresa.
La ventaja de este mtodo en el rea financiera es que se obtiene un mejor control
y rendimiento en la contabilidad de la empresa.
La ventaja de este mtodo en el rea culinaria es que logra aumentar en gran
proporcin la productividad y rendimiento de los empleados.
La ventaja de tener un auxiliar de recursos humanos es que la empresa tendera
una sola persona encargada y enfocada nica y exclusivamente en la realizacin
de tareas respecto al personal; adems que ser una persona especializada y
dedicada a parte de los procesos de administracin y archivar los papeles los
empleados.
Es una enorme ventaja un aux administrativo pues en realidad es una persona que
ser de gran ayuda en la administracin de la empresa y en el desarrollo de las
actividades, as como en el trmite y almacenamiento de los papeles de la
empresa.
La ventaja de tener un aux contable en la empresa es que se va a contar con
alguien que estar pendiente en cuanto al trmite y papeleo de la empresa como
los seguros de los empleados, industria y comercio, etc.

A. CICLO PHVA:
Planear: Se Planean las diferentes actividades de la empresa para lograr el
objetivo fijado por la misma, el cual es mejorar su calidad.
Hacer: Se lleva a cabo la estrategia planteada por la empresa para lograr la
mejora esperada por la misma.
Verificar: Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son
recopilados y analizados, comparndolos con los requisitos especificados
inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha
producido la mejora esperada.
Monitorear la implementacin y evaluar el plan de ejecucin documentando las
conclusiones.
Actuar: Con base en las conclusiones del paso anterior elegir una opcin:

Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo

PDCA
Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones
de los procesos.
Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los
procesos.
Documentar el proceso y ofrecer una realimentacin para la mejora en la fase de
planificacin.

CICLO PHVA

RESPONSABLE
PROCESO

ENTRADA

SALIDA

CICLO DE MEJORA
RECURSOS

CONCLUSIONES

El trabajo se realizo para adquirir conocimientos fundamentales de la

administracin.
Se adquiere conocimiento sobre las funciones principales de la
administracin.

Se conoce el manejos del diagrama GANTT el cual es fundamental para

planear las actividades que se van a desarrollar e determinado tiempo.
Se desarrollan y trabajan con algunas herramientas principales de la
administracin tales como lo son los mapas conceptuales, organigramas,
cuadro comparativo entre otros, estos nos facilita el entendimiento de
algunos conceptos y de algunas tareas que se deben realizar en una
buena administracin.
Se ve la planeacin como principal mtodo de una buena administracin
El trabajo en equipo y la buena organizacin es fundamental para el
crecimiento de toda empresa.

REFERENCIAS