GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Contenido

Introduccin
Objetivo
Base Jurdica

Gua para la elaboracin del manual de procedimientos

Proceso general para la determinacin de un procedimiento

Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos

INTRODUCCIN
El Plan Estratgico de la Contralora del municipio Simn Bolvar del estado
Bolivariano de Miranda, perodo 2016-2021, como fundamento para fortalecer el
control interno de la institucin, establece impulsar y consolidar un adecuado
control interno, para el mejoramiento de la funcin pblica; construyendo el
hbito de la revisin y constante actualizacin de los sistemas, estructuras y
procedimientos de trabajo en las dependencias de la Contralora del municipio
Simn Bolvar. Sobre este aspecto, los manuales de procedimientos son
instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y estn
considerados

como

documentos

fundamentales

para

la

coordinacin,

direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para consulta en el

desarrollo cotidiano de actividades.
El Despacho del Contralor Municipal ha considerado conveniente la elaboracin de
la presente gua tcnica con el objeto de brindar la orientacin necesaria al
personal para elaborar los manuales de procedimientos, y con ello dar
cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Ttulo VI del Sistema de Control
Interno, del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico, N1.401, publicado en la Gaceta
Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 6.154 Extraordinario del 19 de

noviembre de 2014; as como las Normas Generales de Control Interno,

emanadas de la Contralora General de la Repblica a travs de la Resolucin N
01-00-000619 de fecha 16 de diciembre de 2016, publicada en la Gaceta Oficial
de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 40.851 de fecha 18 de febrero de
2016.
El objetivo fundamental de esta gua consiste en sealar las bases para la
elaboracin, presentacin y actualizacin de los manuales de procedimientos,
unificando criterios de contenido que permita la realizacin de las funciones de
direccin,

coordinacin

evaluacin

administrativa

travs

de

la

sistematizacin de las actividades, la identificacin de los procesos y la

definicin del mtodo para efectuarlas.
El contenido de la gua comprende el objetivo, la base legal y las polticas para
elaboracin del manual, as como la metodologa para desarrollar cada uno
de sus apartados y los lineamientos para su actualizacin, presentacin y
aprobacin.
OBJETIVO
Con la adopcin y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta gua, se
pretende:

Proporcionar

un

instrumento

tcnico-administrativo

que

norme

la

elaboracin de los manuales de procedimientos con uniformidad,

contenido y presentacin que permita optimizar el cumplimiento de las
atribuciones de la organizacin y el funcionamiento de las unidades
administrativas de la Contralora del municipio Simn Bolvar.

Facilitar la elaboracin de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar

con herramientas tcnicas que permitan, a quienes laboran en la
Contralora, el conocimiento a mayor profundidad del funcionamiento de

dichas unidades administrativas.

BASE JURDICA

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Enmienda N1,

Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.908, de fecha 19 de febrero de 2009.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347, de fecha 17 de
diciembre de 2001.

Decreto N 1.424, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la

Administracin Pblica. Gaceta Gaceta Oficial Extraordinaria N 6.147, de
fecha 17 de noviembre de 2014.

Decreto N1.401, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley

Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta
Gaceta Oficial Extraordinaria N 6.154, de fecha 17 de noviembre de 2014.

Decreto N 1.410, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley

Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial Extraordinaria N 6.155, de fecha 19
de noviembre de 2014.

Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal. Gaceta Oficial N 6.015, de

fecha 28 de diciembre de 2010.

Ley

Orgnica

de

Procedimientos

Administrativos.

Gaceta

Oficial

Extraordinaria N 2.818, de fecha 1 de julio de 1981.

Ley Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrnicas. Gaceta Oficial N

37.148, de fecha 28 de febrero de 2001.

Normas Generales de Control Interno, emanadas de la Contralora General

de la Repblica a travs de la Resolucin N 01-00-000619 de fecha 16 de
diciembre de 2016, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 40.851 de fecha 18 de febrero de 2016.

GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La presentacin de un procedimiento aislado, no permite conocer la
operacin de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la
necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en
un solo documento, denominado Manual de Procedimientos.
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que
apoyan el que hacer institucional, estn considerados como elementos
fundamentales

para

la

coordinacin,

direccin,

evaluacin

el

control

administrativo, as como para facilitar la adecuada relacin entre las distintas

unidades administrativas de la Contralora del municipio Simn Bolvar.
I.- Concepto
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y
sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al
funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el
documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o
las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una
institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.
Las Normas Generales de Control Interno definen el concepto de Manual como
documento que contiene en forma ordenada y sistemtica informacin y/o
instrucciones sobre organizacin, procedimientos y polticas de una institucin.; lo
que permite de manera difana comprender dicho concepto.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin cronolgica o
secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemtica
la forma de realizar una funcin o un aspecto de ella. Por su parte las Normas
Generales de Control Interno definen el Procedimiento como un conjunto de
operaciones interrelacionadas y desarrolladas en forma cronolgicas y sistemticas,

realizadas por una o varias personas para ejecutar una funcin o un aspecto de
ella.
Tomando en consideracin lo antes expuesto, el Manual de Procedimientos
es,

por

tanto,

un

instrumento

de

apoyo

administrativo,

que

agrupa

procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe en su secuencia

lgica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos
que lo integran, sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu
han de realizarse.
Recomendaciones Generales
Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la
participacin de los integrantes de las unidades administrativas que tienen la
responsabilidad de realizar las actividades y que adems cuenten previamente
con su manual de organizacin actualizado conforme al reglamento interno de
la Contralora.
Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el nmero de
pginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas, guas de llenado y la
informacin documental necesaria, y numerar cada pgina.
Los manuales de procedimientos debern elaborarse en los formatos incluidos en
esta gua y la Direccin de Organizacin se encargar de integrar la
informacin procesada por la unidad administrativa en dicho formato.
Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a
una revisin final; en el caso de ste rgano de control fiscal, debe ser sometido
a la revisin por parte de la Consultora Jurdica y la Direccin General a efecto
de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est
completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no
contenga contradicciones o deficiencias jurdicas.

Despus de efectuar esta revisin, deber someter el proyecto de manual a la

aprobacin de la mxima autoridad de la Contralora del municipio Simn Bolvar.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga
del manual de procedimientos, depender de la determinacin del nmero de
funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo.
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado y
establecido formalmente, as como impreso, debe ser difundido entre los
funcionarios y empleados responsables de su aplicacin.
El proceso de implantacin de procedimientos requiere, en la mayora de
los casos, considerar tiempos de capacitacin o adiestramiento del personal
responsable de realizar las actividades.
As tambin, resulta de gran importancia que las personas directamente
involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con
el objeto de que tengan el conocimiento general de la accin institucional y
puedan consultar dichos documentos siempre que sea necesario.
La utilidad de los manuales de procedimientos y organizacin radica en la
veracidad de la informacin que contienen, por lo que es necesario
mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas; el
cual la unidad presentante del proyecto de manual debe establecer el mecanismo
de revisin peridica del mismo.
Anlisis y diseo de procedimientos
A travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una
concepcin clara y sistemtica de las operaciones que se realizan en la
dependencia o unidad administrativa; es importante que al emprender un estudio
de esta naturaleza, se aplique una metodologa que garantice la descripcin de

los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas

jurdico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las
etapas necesarias para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de
los procedimientos.
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios
procedimientos,

ya

sea

para

describirlos,

implantarlos,

mejorarlos

sustituirlos, es el definir con la mayor precisin posible los siguientes aspectos:

1.-Delimitacin del procedimiento
Cul es el procedimiento que se va a analizar?
Dnde se inicia?
Dnde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del
estudio; ste servir de gua para la investigacin, el anlisis y la propuesta del
procedimiento o procedimientos en estudio.
2.- Recoleccin de la Informacin
Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados,
analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan
en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren
convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que
destacan los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurdicoadministrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y
empleados quienes pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e
implantacin de procedimientos; y las reas de trabajo que sirven para tener la
visin real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos.

Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:
a) Investigacin documental.
b) Entrevista directa.
c) Observacin de campo.
a) Investigacin Documental:
Consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos escritos que contienen datos
de inters relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian
documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales,
registros estadsticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos
que contengan informacin relevante para el estudio.
Es importante adems, recabar todas las formas y documentos que
intervienen en el procedimiento que se est estudiando, debidamente verificada
con los datos usuales, as como seguir el flujo de las mismas, determinando
siempre dnde se originan, cul es el trmite que siguen y dnde se archivan o
destruyen.
b) Entrevista Directa:
Consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas,

entrevistarla de manera orientada para obtener informacin. Este medio

permite adquirir informacin ms completa, puesto que el entrevistador, al
tener una relacin directa con el entrevistado puede, adems de recibir
respuestas, percibir actitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar los
lineamientos siguientes:
Tener claro el objetivo de la misma.

 Concertar previamente la cita.

Verificar la informacin a travs de otras fuentes.
Aclarar todas las dudas que existan.
Saber escuchar.
No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.
c) Observacin de Campo:
Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las
actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede
alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con
esto es posible verificar o modificar la informacin recabada en las entrevistas.
La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar
con mayor precisin los problemas, as como descubrir datos valiosos omitidos
durante las entrevistas.
Independientemente de la tcnica utilizada para la recoleccin de la informacin,
es necesario seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a
travs de todos los rganos o personas que en l intervienen.
3.- Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento
Constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos,
consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin
o grupos de datos que se integraron durante la recoleccin de informacin, con
el propsito de obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa actual.
Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los
cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin:
Qu trabajo se hace? Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan

en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de stas.

Quin lo hace? Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el
factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realizacin del
trabajo.
Cmo se hace? Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan
para cumplir con un trabajo o servicio determinado.
Cundo se hace? Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as
como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una
actividad.
Dnde se hace? Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio de las oficinas.
Por qu se hace? Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de
su procedimiento; tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades
que integran el procedimiento.
La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a detalle, sin obviar
elementos que posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la
informacin e implique la realizacin de nuevas consultas y/o mayores
distracciones al personal en funcin.
La contestacin a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de
tiempo, es necesaria para el anlisis de la informacin por ello, es indispensable
dirigir principalmente la investigacin a:
La distribucin que se hace de los documentos.
El tipo de registros empleados.
Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).

 Las probables causas de demora.

Los formatos o cdulas que se utilizan, su contenido, as como que parte
o partes de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen.
Las claves de los formatos, cdulas u otros.
La determinacin que se requiere.
Las firmas o autorizaciones necesarias.
Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las
actividades.
4. - Anlisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis
correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisear un
procedimiento, se deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se presenta a
continuacin:
a) Eliminar: La primera y ms importante preocupacin de este mtodo es
eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin,
cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados.
b) Combinar: Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar
algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando
se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una
operacin, etctera.
c) Cambiar: En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en
el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el
trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las
operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que
realiza determinada actividad.

d) Mejorar: Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en

estas circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando el
procedimiento; rediseando una forma, un registro o un informe; haciendo
alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mtodo
mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se
eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al
sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo
de microfilmes, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la
seguridad de los originales.
e) Mantener: Consiste en conservar las actividades que como resultado del
anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las
actividades que componen el procedimiento.
II.- Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual
de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste
vara segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as como con su
mbito de aplicacin; por estas razones, resulta conveniente que en la
Administracin Pblica Federal se adopten normas generales que uniformen
tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentacin.
A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un
manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que
se persiguen con su elaboracin:
Identificacin
ndice
Introduccin

 Objetivo(s) del Manual

Desarrollo de los procedimientos
Identificacin: Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella
debern aparecer y/o anotarse los datos siguientes, segn se describen en la
imagen anexa:
1. Logotipo de la Contralora del municipio Simn Bolvar.
2. Nombre de la dependencia responsable de su elaboracin,

aplicacin y

actualizacin de los procesos en l descrito.

3. Ttulo del Manual de Procedimientos
4. Datos de la resolucin de aprobacin del manual y de la gaceta municipal
mediante el cual se publica el instrumento de control interno.

Fuente: Sala Situacional de Control, julio 2016

Contenido: En este apartado se presentan de manera sinttica y ordenada, los

apartados principales que constituyen el manual. A efecto de uniformar la
presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a
continuacin:

Fuente: Sala Situacional de Control, julio 2016

Fuente: Sala Situacional de Control, julio 2016

El manual debe describir perfectamente delimitado cada procedimiento que se
desarrolla en la dependencia. Cuando los procedimientos contenidos en el manual
tengan reglas de operacin comunes, stas debern incluirse inmediatamente
despus de la definicin de trminos.

Deber incluirse el nombre de los formatos y el de sus instructivos de

llenado para la compaginacin.
a) Introduccin
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el panorama general del
contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden
cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y
cundo har las revisiones y actualizaciones, as como la autorizacin del titular
de la dependencia.
Es recomendable que, al formular la introduccin, se emplee un vocabulario
sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda
totalmente los temas mencionados en el prrafo anterior.
En sntesis, la introduccin deber:
Sealarse el objetivo del documento.
Incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento.
Ser breve y de fcil entendimiento.
b) Objetivo(s) del Manual
El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se pretende
cumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se ajustar a los
lineamientos que se describen a continuacin.
Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
La redaccin ser clara, concreta y directa.
La descripcin se iniciara con un verbo en infinitivo.
Se describir en una extensin mxima de doce renglones.
Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.

El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en

prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar
QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE.
Por ejemplo: Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita
inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en
la Dependencia o Unidad Administrativa.
III. Procedimientos
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se
integra por los siguientes apartados:
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
a) Objetivo: (Propsito del Procedimiento) Describe la finalidad o razn de ser de
un procedimiento o bien que es lo que se persigue con su implantacin.
b) Alcance: Se describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a
que reas involucra, puestos y actividades, as como a qu no aplica.
c) Base jurdica: Se enlista la documentacin de apoyo que utilizamos para elaborar
el procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc.
d) Responsabilidades: Aqu se debe indicar quien es el responsable de la
elaboracin, emisin, control, vigilancia del procedimiento; as como tambin,
quien es el responsable de la revisin y aprobacin del mismo.
e) Definiciones de trminos: Son los trminos de uso frecuente que se emplean
con sentido especfico o restringido en comparacin al conjunto de definiciones del
diccionario.

f) Mtodo de Trabajo: Dentro del mtodo de trabajo se debern tomar en cuenta los
siguientes apartados:
A.

Polticas y lineamientos.

B.

Descripcin de actividades.

C.

Diagrama de flujo.

D.

Formatos e instructivos.

A. Polticas y lineamientos
Son una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los
cuales han de realizarse las actividades.
Es conveniente que las polticas y lineamientos se definan claramente y
prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que pueden
presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir expresamente qu hacer
o a qu criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan
habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento. Una Poltica para el
procedimiento de comprobacin de gastos de viaje sera: para el desempeo
de comisiones en el extranjero, es necesario la autorizacin por escrito del
Director General.
Para la elaboracin de las polticas se debern considerar los siguientes puntos:
Las polticas sern lineamientos de carcter general que orientaren la toma de
decisiones en cuanto al curso de las actividades que habrn de realizar los
servidores pblicos en sus reas de trabajo. Estas debern ser claras y
concisas, a fin de que sean comprendidas, incluso, por personas no
familiarizadas con el procedimiento, asimismo sern especificas de la accin
que regule el curso de las actividades en situaciones determinadas, sern de
observancia obligatoria en su interpretacin y aplicacin.
Debern establecer las situaciones alternativas que pudieran presentarse

durante la operacin del procedimiento.

Las polticas se definirn por los responsables de la operacin de los
procedimientos y sern autorizadas por el titular de la unidad administrativa
correspondiente.
Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones
normales y sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den
las condiciones supuestas, o por que se violen o alteren deliberadamente.
Entre las polticas debern existir jerarquas y secuencias lgicas de operacin,
ejemplo: en incidencias del personal, hay que hablar primero de retardos, luego
de faltas y despus de bajas.
Las polticas debern considerar disposiciones oficiales acerca de
requisitos imprescindibles, as como de los responsables, recursos y usuarios
que intervengan de manera determinante en la operacin del procedimiento.
B. Descripcin de Actividades
La descripcin del procedimiento es la narracin cronolgica y secuencial de cada
una de las actividades concatenadas, que precisan de manera sistmica el
cmo se realizan una funcin o un aspecto de ella.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo
comprenda varias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad
administrativa responsable de su ejecucin; si se trata de una descripcin
detallada, es decir, que incluye los puestos que participan en cada una de las
actividades, es conveniente anotar el nombre especfico del puesto.
El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando,
y donde se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo conjugado en
tercera persona del singular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica,
Corrige, Enva, etc.
En el procedimiento se describirn detalladamente las actividades normales y
generales que se desarrollan.

 En el apartado de Observaciones se anotarn las actividades complementarias

pertinentes o cualquier otra informacin que permita la comprensin de cada
fase en particular y del procedimiento en general.
En los procedimientos se deber especificar los rganos que intervienen en la
ejecucin de los mismos, hasta un nivel mnimo de Jefatura de Departamento.
Cuando un mismo rgano sea el responsable de realizar una serie de
actividades de manera continua, slo deber ir nombre en la primera de estas
actividades, hasta en tanto no se efecte un cambio de responsable.
Se deber numerar las actividades en forma progresiva an en caso de que
existan varias alternativas de decisin.
Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de
quien los recibe.
Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea
comprensible su redaccin.
Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que no es
posible mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente: Con
base en las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Contralora.
Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga referencia a ellas
con la leyenda: Conecta con actividad N...
Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se reciba cada
documento.
Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos.
Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn
formato, se deber anotar su nombre completo y en las actividades
subsecuentes se podr mencionar su nombre genrico y/o su clave de
identificacin.
En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o reas se
envan.
Indique si el archivo es temporal o definitivo.

 Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deber representar primero la

alternativa ms corta, ejemplo: si la decisin negativa implica 10 actividades y
la afirmativa slo 2, represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa.
Indique

el

trmino

del

procedimiento

con

la

leyenda

TERMINA

PROCEDIMIENTO.
Los responsables de ejecutar los trmites debern describir sus procedimientos
en el siguiente formato: (La descripcin de actividades deber registrarse con el
tipo de fuente Arial 11)

Fuente: Sala Situacional de Control, julio 2016

Instructivo de llenado
1. Nombre: Anotar el nombre del procedimiento.
2. Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa
procedimiento, D significa Despacho del Contralor (las siglas pueden variar
dependiendo de la unidad administrativa solicitante) y 00 que es el nmero
consecutivo del procedimiento.
3. Fecha: Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.
4. Versin: Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo,
inicia con el 1.
5. Pgina: Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas
del procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc.
6. Unidad Administrativa: Anotar el nombre de la direccin responsable,
ejemplo: Direccin General; Direccin de Administracin, Presupuesto y
Finanzas; Direccin de Atencin al Ciudadano.
7. rea

Responsable:

Anotar

el nombre del

rea responsable

del

procedimiento, ejemplo: Analista de Compras, Bienes y Servicios Generales;

Orientador para el Derecho a Peticin.
8. Paso: Anotar el nmero de la actividad.
9. Responsable: Anotar el nombre del rea responsable de la actividad,
ejemplo: Analista de Compras, Bienes y Servicios Generales.
10. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar
en tercera persona del singular. Ejemplo: Recibe, enva o autoriza
11. Documento de Trabajo: Anotar el nombre o las siglas del documento al
que se hace referencia en la actividad.
C. Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboracin de
un procedimiento, ya que a travs de ellos podemos ver grficamente y en forma
consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.

Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en que se

realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual
deber iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar,
etc.
La numeracin de las actividades se deber enmarcar en un rectngulo en la
parte inferior izquierdo del cuadro.

Fuente: Sala Situacional de Control, julio 2016

Los smbolos antes referenciados sirven de base para el diseo del flujograma del
proceso, es decir, que el diseador del mismo puede ampliar con otros smbolos no
sealados en la presente gua y vlidamente reconocidos.
D. Formatos e instructivos
Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en
blanco para ser llenados con informacin variable, que se usa en los procedimientos
de oficina; puede constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y
usos diversos.
Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin del

procedimiento, se incluyan los formatos y documentos que en l se utilizan, as

como sus respectivas guas de llenado.
A continuacin se muestra el formato que se propone para la descripcin de los
procedimientos y su correspondiente gua de llenado, asimismo, se presentan
algunas sugerencias.
E. Anexos
Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se debern
tomar en cuenta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro procedimiento:

Diario Oficial de la Federacin.

Oficios.

Circulares.

Reglamentos.

Manuales.

Leyes.

Ejemplo de los formatos del manual de

procedimientos
(Disponibles en formato digital editable en la Sala
Situacional de Control)