REGLAMENTO DE

FUNCIONAMIENTO DEL COMIT

DE CONVIVENCIA LABORAL

REGLAMENTO DE FUNCIONAMENTO
DEL
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

FUNDACION INSTITUTO RICARDO

MANZUR

BARRANQUILLA - ATLNTICO
2016

REGLAMENTO DE
FUNCIONAMIENTO DEL COMIT
DE CONVIVENCIA LABORAL

Barranquilla- Atlntico, Agosto 2016

PREAMBULO

El artculo 3 de la Resolucin nmero 2646 del 17 de julio de 2008, del

Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se establecen disposiciones y
se definen responsabilidades para la identificacin, evaluacin, prevencin,
intervencin y monitoreo permanente de la exposicin a factores de riesgo
psicosocial en el trabajo y para la determinacin del origen

de las

patologas causadas por el estrs ocupacional, adopta la definicin de

Acoso Laboral

as: l) Acoso laboral: Toda conducta persistente y

demostrable, ejercida sobre un

empleado, trabajador por parte de un

empleador, un jefe o superior jerrquico inmediato

o mediato, un

compaero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo,

intimidacin, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar
desmotivacin en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo, conforme lo
establece la Ley 1010 de 2006.

El artculo 14 de la Resolucin nmero 2646 del 17 de julio de 2008, en

mencin,

contempla como medida preventiva de acoso laboral el 1.7

Conformar el

Comit

de

Convivencia

Laboral

y establecer un

procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las

conductas de acoso laboral

Al constituirse los Comits de Convivencia Laboral como una medida

preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores

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FUNCIONAMIENTO DEL COMIT
DE CONVIVENCIA LABORAL

contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de

trabajo, es necesario establecer su conformacin.

Para efecto de propender por la operatividad de los Comits de

Convivencia Laboral en las entidades pblicas y empresas privadas, es
necesario

tambin

establecer

disposiciones

relacionadas

con

su

funcionamiento.
1. CAPITULO PRIMERO
OBJETIVO DEL COMITE DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comit de Convivencia Laboral

de la FUNDACION INSTITUTO RICARDO

MANZUR tiene como objetivo contribuir a proteger a los trabajadores contra los
riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo, mediante
mecanismos alternativos que conlleven a a la prevencin y solucin de las
situaciones causadas por conductas hostiles al interior de las relaciones laborales.
El comit procurara generar conciencia colectiva conviviente entre la comunidad
laboral de nuestra empresa, con el fin de promover el trabajo en las condiciones
dignas y justas, la armona y el buen ambiente ocupacional, protegiendo la
intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de los trabajadores.

2. CAPITULO SEGUNDO
DE LA CONFORMACION DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
2.1 De los miembros del Comit de Convivencia Laboral

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2.1.1 Creacin del comit de convivencia laboral: Para los efectos relacionados
con la bsqueda de solucin de las conductas hostiles y de acoso laboral, se
establece la creacin del Comit de Convivencia Laboral, mediante el cual se
pretende desarrollar las caractersticas de confidencialidad, efectividad y
naturaleza conciliatoria sealadas por la Ley.
Para tal fin, la empresa, dando cumplimiento a lo regulado En el Artculo 9,
pargrafo 1 de la ley 1010 de 2006, al Captulo II, artculo 3 de la resolucin 652
de 2012 y a la Resolucin 1356 de 2012, convocar cada dos aos a todos los
trabajadores a participar en el proceso de eleccin y Conformacin del Comit de
Convivencia Laboral.
2.1.2 Integracin del comit de convivencia laboral: El Comit de Convivencia
Laboral estar compuesto por un nmero igual de representantes del empleador y
de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. El Comit de Convivencia
Laboral no podr conformarse con trabajadores a los que se les haya formulado
una queja de acoso laboral, o que hayan sido vctimas de acoso laboral, en los
ltimos seis (6) meses anteriores a su conformacin.
La Gerencia de la empresa, designar directamente a sus representantes y los
trabajadores elegirn los suyos a travs de votacin secreta que represente la
expresin libre, espontnea y autntica de todos los trabajadores, y mediante
escrutinio pblico, cuyo procedimiento deber ser adoptado por la empresa, e
incluirse en la respectiva convocatoria de la eleccin.
2.1.3 competencias actitudinales y comportamentales: Los integrantes del
Comit

preferiblemente

deben

contar

con

competencias

actitudinales

comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad,

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DE CONVIVENCIA LABORAL

confidencialidad, reserva en el manejo de informacin y tica; as mismo,

habilidades de comunicacin asertiva, liderazgo y resolucin de conflictos.
2.1.4 Periodo del Comit de Convivencia Laboral: El periodo de los miembros
del Comit de Convivencia Laboral ser de dos (2) aos, a partir de la
conformacin del mismo, que se contar desde la fecha de la comunicacin de la
eleccin y/o designacin.
2.1.5 Reuniones del Comit de Convivencia Laboral. El Comit de Convivencia
Laboral se reunir ordinariamente cada tres (3) meses, sesionar con la mitad
ms uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que
requieran de su inmediata intervencin y podr ser convocado por cualquiera de
sus integrantes.
2.1.6 Inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del Comit de
Convivencia Laboral: En los siguientes eventos, los miembros del comit
debern declararse impedidos para participar como miembros del mismo en las
correspondientes reuniones:
1. Cuando la denuncia por acoso laboral sea interpuesta por uno de los
miembros del Comit.
2. Cuando la denuncia por acoso laboral sea interpuesta en contra de
alguno de los miembros del Comit.
3. Cuando la denuncia por acoso laboral sea interpuesta en contra del (los)
superior (es) jerrquico (s) del miembro del Comit.
4. Siempre que un miembro del comit considere que existe algn factor
que impide su actuacin con la autonoma e imparcialidad necesarias,

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DE CONVIVENCIA LABORAL

deber manifestarlo a los dems miembros del comit, para que estos se
pronuncien al respecto.
5. Si la persona que presente la queja o cualquiera de los miembros del
comit manifieste, con razones validas a juicio de los dems miembros del
mismo, motivo que afecten la autonoma o la imparcialidad de alguno de
sus miembros para decidir en un caso concreto de actuacin del comit, se
proceder de la misma forma que el punto anterior.
Pargrafo: Para efectos de subsanar la situacin, el miembro del Comit
involucrado en la situacin antes mencionada, se declarar impedido y ser
reemplazado por su respectivo suplente.
2.1.7 Causales de retiro de los Miembros del Comit de Convivencia Laboral:
son causales de retiro de los miembros del comit de convivencia laboral, las
siguientes.

La terminacin del contrato de trabajo

Haber sido sujeto de la imposicin disciplinaria por falta grave,

como trabajador

Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del

Comit

Incumplir en forma reiterativa las otras obligaciones que le

corresponden como miembro del Comit

La renuncia presentada por el Comit

Pargrafo: la decisin de los casos 2, 3, 4 debe ser adoptada por el resto de los
miembros del Comit e informada a quienes lo eligieron.

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Suplentes: Los representantes, tanto del empleador como de los trabajadores,

debern ser designados y/o elegidos en la forma prevista en el artculo 3 de la
Resolucin 652 del 2006, los cuales, como suplentes numricos, sern
convocados por el resto de algunos de sus miembros principales.
Pargrafo: son suplentes numricos los convocado en el orden de votacin en
que hayan sido elegidos. En caso de requerirse la convocatoria de nuevos
miembros suplentes, estos se escogern, en el orden de votacin, entre los dems
candidatos inscritos para la eleccin de miembros del Comit.

3. CAPITULO TERCERO
FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
3.1 Instalacin Una vez elegidos y designados los miembros del Comit, se
proceder a su instalacin formal. De dicha instalacin se dejar constancia en un
acta. De igual manera, en este acto se abordaran los siguientes puntos:

Eleccin del Presidente del Comit

Eleccin del Secretario del Comit
Firma de clusulas de compromisos de confidencialidad y reserva
Definicin de fechas de reuniones segn la periodicidad previsto en el
artculo 9 de la Resolucin 1356 de 2012 y en el numeral 2.1.5 del captulo
II de este reglamento.
Los dems temas que los miembros quieran tratar

3.2 Funciones del Comit de Convivencia Laboral

Son funciones del Comit de Convivencia Laboral, ejercidas dentro del marco
normativo establecido por la ley 1010 del 2006 y en la Resolucin 652 de 2012,
las siguientes:

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1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan

situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que
las soportan.
2. Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en
los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la empresa.
3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los
hechos que dieron lugar a la queja.
4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las
partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una
solucin efectiva de las controversias.
5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir,
renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos
el principio de la confidencialidad.
6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes
involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo
pactado.
7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no
se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el
Comit de Convivencia Laboral,

informar a la alta Gerencia

de la

empresa, cerrar el caso y el trabajador determinara si presenta la queja

ante el inspector de trabajo o ante el juez competente.

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8. Presentar a la alta direccin de la empresa las recomendaciones para el

desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso
laboral, as como el informe anual de resultados de la gestin del Comit de
Convivencia Laboral y los informes requeridos por los organismos de
control.
9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el
Comit de Convivencia a la de Direccin Nacional de Recursos Humanos
de la empresa.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya
estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones,
los cuales sern presentados a la Gerencia de la empresa
11. Las dems actividades inherentes o conexas con las funciones
anteriores.
3.3. Presidente del Comit de Convivencia Laboral. El Comit de Convivencia
Laboral deber elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente,
quien tendr las siguientes funciones:
1. Convocar a los miembros del Comit a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinmica y
eficaz.
3. Tramitar ante la administracin de la empresa, las recomendaciones aprobadas
en el Comit.

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4. Gestionar ante la Gerencia de la empresa, los recursos requeridos para el

funcionamiento del Comit.
3.4 Secretario del Comit de Convivencia Laboral. El Comit de Convivencia
Laboral deber elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien
tendr las siguientes funciones:
1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se
describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las
pruebas que las soportan.
2. Enviar por medio fsico o electrnico a los miembros del Comit la convocatoria
realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el
da, la hora y el lugar de la reunin.
3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con
el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de
establecer compromisos de convivencia.
5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentacin soporte y velar
por la reserva, custodia y confidencialidad de la informacin.
6. Elaborar el orden del da y las actas de cada una de las sesiones del Comit.
7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comit a las
diferentes dependencias de la empresa.

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8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al

cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes
involucradas.
9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya
estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales sern presentados a la alta direccin de la empresa.
3.5 Capacitacin para los miembros del Comit. El Comit deber recibir
capacitacin conjunta de todos sus miembros en los aspectos ms relevantes de
la Ley 1010 de 2006 y sobre medicacin de conflictos.
Cada vez que al Comit se integre un nuevo miembro, ste deber recibir dicha
capacitacin, para asegurar su idneo desempeo dentro del Comit.
3.6 Apoyo interdisciplinario. Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el
Comit podr consultar y/o solicitar

asesora a especialistas en diferentes

disciplinas, tales como psicologa y derecho, entre otros, garantizando en todo

caso la confidencialidad de los temas all tratados mediante la suscripcin de las
clusulas contractuales correspondientes.

4. CAPITULO CUARTO
METODOLOGIA DE LAS SESIONES DEL COMIT
4.1. Clasificacin de las reuniones

Reuniones ordinarias: Las celebradas mediante convocatoria previa, una

vez cada tres meses, conforme a lo dispuesto en Resolucin 1356 de 2012

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Reuniones extraordinarias: Cuando los miembros del Comit consideren

que deben reunirse extraordinariamente cuando se presenten casos que
requieran de su inmediata intervencin y podr ser convocado por
cualquiera de sus integrantes.

4.2 De la validez de las Reuniones El Comit slo podr sesionar con la

asistencia de por lo menos la mitad ms uno (1) de sus miembros, elegidos por los
trabajadores y designados por la empresa.
4.3 De las actas De cada reunin se elevar un acta en la cual se sealar la
naturaleza de la reunin, la fecha y lugar de reunin y los asuntos tratados. Toda
acta deber ser firmada por los miembros del Comit que asistieron a la reunin
correspondiente.
Pargrafo: Para la conservacin de las actas se implementar un archivo
confidencial especial que ser de libre consulta para los miembros del Comit.
Este archivo se encontrar bajo la custodia de la direccin del Dpto., de Seguridad
y Salud en el trabajo y/o Recursos Humanos.
4. 4 Decisiones del Comit El Comit adoptar en principio decisiones por la va
del consenso; sin embargo, en caso de no llegarse a l, las decisiones se tomarn
a travs del sistema de mayora simple. En caso de existir empate, se llamar a un
miembro suplente del Comit, de conformidad con el orden de votacin, para que
con su voto se dirima el empate.
Pargrafo: Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el
consentimiento de todos los miembros.

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5. CAPITULO CINCO
TRMITE E INTERVENCIN DE LAS SITUACIONES DE CONDUCTAS
HOSTILES Y/O DE PRESUNTO ACOSO LABORAL
Para atender las quejas formuladas en relacin con conductas hostiles, violentas y
de presunto acoso laboral y proponer la adopcin de las medidas que permitan
superar tales situaciones, el Comit de Convivencia Laboral, ser el encargado de
establecer espacios de dilogo, anlisis y evaluacin de las conductas puestas en
su conocimiento, debiendo ante todo verificar su realizacin y proponer las
acciones que permitan el restablecimiento de la convivencia laboral entre las
partes en conflicto. La informacin que se presente u obtenga en desarrollo de la
labor que adelante este comit, tendr siempre el carcter de confidencial y
reservada.
El procedimiento para la recepcin de la queja y posterior intervencin de las
situaciones

mencionadas, se proceder de acuerdo a lo establecido en el

Procedimiento Interno, Confidencial, Conciliatorio y Efectivo para prevenir las

conductas hostiles, violentas y de presunto acoso laboral.
El Comit recibir las quejas interpuestas por los trabajadores, a travs de
cualquiera de los siguientes mecanismos, los cuales propenden por garantizar la
confidencialidad en el proceso:
a) A travs del diligenciamiento del formato diseado para tal efecto, el cual
hace parte del presente Reglamento.
c) Por cualquier otro mecanismo que sea desarrollado por parte de los
miembros del Comit, en ejercicio de su funcin de solucin de situaciones
constitutivas de acoso laboral.

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Pargrafo: Si la conclusin del Comit es que el asunto no corresponde a la

legislacin sobre acoso laboral, as se lo har saber al interesado mediante escrito
confidencial. Los miembros del Comit debern construir la frmula conciliatoria o
la decisin que juzguen adecuada para superar las situaciones que fueron
sometidas a su consideracin, y comunicarla por escrito a las partes; as como a la
Direccin Nacional de Recursos Humanos.
6. CAPTULO SEXTO
6.1 Relacin con las autoridades administrativas
Recibir y atender,

las conminaciones que le formulen las autoridades

administrativas:

Acreditando el trmite adelantado con respecto a las quejas

Comprometindose a iniciar el trmite, si no ha recibida la queja

previamente

Acreditando las actividades pedaggicas llevadas a cabo para prevenir las

conductas hostiles y agresivas en el trabajo.

Acreditando la realizacin de estrategias grupales o institucionales para el

mejoramiento del clima laboral

6.2 Relacin con las autoridades judiciales

Acreditar ante el juez que est adelantando un trmite sancionatorio, promovido
por un extrabajador (renuncia por presunto acoso laboral) o por un trabajador
activo (demanda por presunto acoso laboral):

Los procedimientos preventivos llevados a cabo en el caso especfico

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Los procedimientos correctivos llevados a cabo en el caso especfico

La ausencia de conocimiento del caso, si a ello hubiere lugar.

7. CAPITULO SEPTIMO
GARANTIAS

El Comit de Convivencia Laboral vigilar y garantizar que no se cometa ningn

acto de represalia contra quienes hayan formulado peticiones, quejas y denuncias
de conductas hostiles, violentas y de presuntos casos de acoso laboral o sirvan
de testigos en tales procedimientos, de conformidad con el artculo 11 de la Ley
1010 de 2006.
8. CAPITULO OCTAVO
DISPOSICIONES FINALES
El presente Reglamento, orienta el desempeo de los miembros del Comit de
Convivencia Laboral de la empresa, el cual est diseado de acuerdo a lo
contemplado en la normativa legal vigente.
9. CAPTULO NOVENO
VIGENCIA Y MODIFICACIONES
El presente Reglamento rige a partir de su publicacin y podr modificarse, de
acuerdo a las nuevas normas legales, que sobre este tema se legislen en el Pas.
Los cambios o modificaciones al presente Reglamento, se realizaran mediante
mesas de trabajo, las cuales estarn orientadas por Seguridad y Salud en el
Trabajo y/o Recursos Humanos.
________________________
DIRECTORA

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PRESENTACIN FORMAL DE UNA QUEJA SOBRE UNA(S) SITUACIN (ES)

DE ACOSO LABORAL
Definicin de Acoso Laboral: Toda consulta PERSISTENTE y DEMOSTRABLE,
ejercida sobre un empleado trabajador por parte de empleador, un jefe o superior
jerrquico inmediato o mediato, un compaero de trabajo o un subalterno,
encaminada a infundir miedo, intimidacin, terror y angustia a causar perjuicio
laboral, generar desmotivacin en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo. (Ley
1010 de 2006 y Resolucin Nacional 0000652 de 2012).
Fecha Diligenciamiento: DD____ MM_____ AA _____
Fecha de radicacin Secretara de Convivencia: DD____ MM____ AA_____
Nombre del empleado:
___________________________________________________
Documento de Identidad:
_________________________________________________
Email: _____________________________________ Celular:
_____________________
rea / Dependencia:
______________________________________________________
1. HECHOS QUE MOTIVARON LA QUEJA: 1.1. Describa la situacin identificando
las circunstancias, lugar, tiempos y cualquier otro aspecto que considere
importante dar a conocer:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
1.2 Informe el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) con quien(es) existe el conflicto
y que deriv la situacin de acoso laboral.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
1.3 Si cuenta con pruebas, especifique cuales y adjntelas.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2. INTERVENCIN COMIT DE CONVIVENCIA
ENTREVISTAS_____________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

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__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________________
2.2 CONCLUSIONES
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2.3 PLAN DE MEJORAMIENTO
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2.4 COMISIN DELEGADA
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2.5 INFORME DE REMISIN A DIRECCION
(Se diligencia solo en caso de no llegar a algn acuerdo entre las partes)
(De no alcanzar el espacio, se pueden anexar hojas, relacionando el nmero de
folios).
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
FIRMAS:
______________________________
______________________________
Presidente.
Secretario.