CASO1

BRITISH PETROLEUM COMPANY

COMPARTIENDO EXPERIENCIAS2
Para BP, la multinacional petrolera con sede en Colombia, la gestin del conocimiento es
un asunto que va mucho ms all de tener lo ltimo en software. La receta para hacer de
ste un patrimonio de la organizacin consiste en facilitar las relaciones entre la gente y
eso requiere de una cultura de la cooperacin. Los resultados del manejo que le han dado
al conocimiento son contundentes: el costo actual de los pozos es un 60% menor.
British Petroleum Company (BP) es una organizacin en renovacin. Hace algunos aos
emprendi un cambio para responder a los retos del mercado libre en la era de la
globalizacin. Este proceso ha desembocado en una nueva imagen -presentada en sociedad
unas semanas atrs- que evoca una actitud ecolgica cuyo fin es proporcionar soluciones
energticas. Como parte de su propia revolucin organizacional, BP ha emprendido el
camino de la gestin del conocimiento, ubicndola entre las ms experimentadas en esta
rea.
BP empez a trabajar en la gestin del conocimiento manejo del conocimiento segn su
propia terminologa- hace algunos aos como parte de su necesidad de ser una empresa
dinmica, capaz de responder a las exigencias de un ambiente igualmente dinmico.
Esta aventura corporativa comenz en 1994 cuando se conform un grupo llamado
"equipo de trabajo virtual", luego de que la empresa se sometiera a un proceso de
reestructuracin en el cual se aplan, organizndose en unidades ms pequeas y
autnomas. A travs de este equipo muchas personas de todo el mundo empezaron a
definir lo que para la organizacin podra significar manejo del conocimiento y a discutir
acerca de la mejor manera de implementarlo. Su propsito era incluir el conocimiento en la
rutina de trabajo y crear el conocimiento necesario para mejorar los procesos y resultados.
Hoy en da, hay muchos foros de discusin que son canalizados a travs de este grupo
central, en donde se comparten lecciones aprendidas, se tocan problemas especficos o se
plantean nuevas inquietudes.
Kent Greenes, responsable internacional del programa de gestin del conocimiento, en
declaraciones para Management Review en abril de 1999, dijo que el valor agregado
atribuible directamente a la gestin del conocimiento se sita alrededor de los US$ 100
millones. La compaa estima que por esta va el valor agregado se incrementar US$ 400
millones. Greenes agreg que dichos resultados son el producto de una estrategia en la que
toda accin relacionada con el manejo del conocimiento se enfoca a resolver alguna
necesidad real.
LA EXPERIENCIA ES EL VERDADERO VALOR AGREGADO

Este caso ha sido preparada por gestionhumana.com para ser utilizada como base de discusin y no como ilustracin de una gestin
adecuada o inadecuada de una situacin determinada.

Por gestionhumana.com 13 de septiembre de 2000

Uno de los grandes problemas que enfrentan las organizaciones es que permanentemente
hay muchas personas entrando y saliendo. La gente que se va se lleva toda la experiencia y
el conocimiento adquiridos relacionados con el negocio. Esto hace necesario que las
organizaciones diseen estrategias para capturar de alguna manera todas esas lecciones
aprendidas por la gente con base en su experiencia cotidiana, para aplicarlas de nuevo en la
prctica del negocio, lo que permite optimizar el aprendizaje individual y organizacional,
hacindolo ms corto y pertinente para que, as, la empresa logre sus metas de una manera
mucho ms rpida y eficiente.
Otro gran problema para implementar realmente el manejo del conocimiento es que
cuando hay que invertir recursos, las prioridades operativas del negocio hacen que sea
desplazado.
Para solucionar este dilema, Nelson Moscoso, Information Manager para BP Colombia,
recomienda evitar desde el principio grandes proyectos, y ms bien atacar problemas
especficos. Esto con el propsito de crear experiencias exitosas que permitan mostrarle a
la organizacin que el manejo del conocimiento tiene un sentido de negocio y que trae
beneficios reales.
En dilogo con gestionhumana.com, Moscoso explic que en BP el manejo del
conocimiento se hace a travs de la formalizacin de las actividades de aprendizaje para
garantizar que cuando se vaya a emprender una accin se pueda saber si antes se ha hecho
algo parecido y, de ser as, cul es la forma ms eficiente de hacerla.
El enfoque central del manejo del conocimiento de BP es simple y est encuadrado en un
ciclo acumulativo de aprendizaje que se desarrolla a lo largo de varias etapas: planear,
hacer, revisar, aprender, planear y as sucesivamente antes, durante y despus de cada
experiencia.
Una definicin complementaria del manejo del conocimiento, que adems es condicin
para lograr lo anterior, es promover una actitud de vigilia durante las actividades para
capturar lo que se aprende y presentarlo de una forma que pueda ser utilizada por otra
persona en cualquier momento y en cualquiera de los cien pases donde est presente BP.
El ltimo aspecto que entra en la definicin de BP sobre manejo del conocimiento es su
compilacin, ya sea para la documentacin o para incluirlo en procesos de la organizacin.
En sntesis, para BP manejo del conocimiento es aprovechar la experiencia de todos en
los procesos del negocio.
EL CONOCIMIENTO POR S SOLO NO ES NADA
Para BP como organizacin, el manejo del conocimiento tiene tres componentes
fundamentales que han surgido como producto de discusiones en todo el mundo.
El primero y ms importante es el componente cultural. Para BP la gente es el epicentro
del manejo del conocimiento. Muchas organizaciones, dijo Moscoso, cometen el error de
crear una base de datos muy compleja sin darse cuenta de que lo fundamental es que la
gente tenga la motivacin para consultar y aprender antes de comenzar a desarrollar algn
proyecto. Esta actitud es determinante para el xito del manejo del conocimiento. El

funcionario de la BP agreg que "de nada sirve registrar todas las lecciones aprendidas si
nadie las consulta". Por ello hay que generar un cambio cultural.
El mayor reto del manejo del conocimiento es cambiar aquella mentalidad, segn la cual,
si se comparte lo que se sabe no habr el mismo reconocimiento.
En esta medida, la clave est en lograr que la gente comparta lo que sabe y lo documente
de tal manera que otras personas puedan encontrarlo fcilmente. Con esto se pretende
ahorrar esfuerzos en soluciones que ya han sido probadas. De esta forma quien adelante un
proyecto no tiene que comenzar desde cero y podr dedicarse a ejecutarlo ms rpido o a
mejorarlo.
BP ve la diversidad como una oportunidad y como una ventaja y en esa medida la fomenta.
Un elemento de suma importancia desde la perspectiva cultural es el aprovechamiento de
la diversidad cultural puesto que las experiencias diferentes llevan a soluciones ms
completas. BP ve la diversidad como una oportunidad para compartir diferentes
experiencias basadas en distintas religiones, formas de pensar, formas de crianza, etc. La
organizacin la concibe como una ventaja y en esa medida la fomenta.
Los procesos constituyen el segundo componente del manejo del conocimiento. Los
procesos ayudan a que se implemente el manejo del conocimiento de forma que si se
puede garantizar que las etapas de aprendizaje estn incluidas en los procesos del negocio
se podr lograr la retroalimentacin que permita el mejoramiento de los procesos.
En ltimo lugar estn las herramientas. Entre ellas, el intercambio de ideas con gente que
tiene el mismo enfoque de negocio o el mismo tema de especializacin: foros
especializados en diferentes partes del mundo. De esta forma, los expertos analizan los
problemas que surgen con base en la experiencia de todos. Estas herramientas, que no
tienen nada que ver con sistemas de computacin, implican compartir conocimiento y
experiencia.
Tambin existen las comunidades de prctica, a las que cualquier interesado en un tema en
particular se puede unir. De esta forma, se puede participar en discusiones, aportar
conocimiento y plantear problemas particulares. Esta es otra forma de compartir
experiencias sin necesidad de que haya una base de datos capturando conocimientos.

Para BP, la mayor parte del manejo del conocimiento no tiene que ver con que la
experiencia est almacenada digitalmente sino con que sea posible llegar a las personas
que saben del tema especfico, lo que se logra a travs de esa red de comunicacin que es
la comunidad, en donde quien tiene un problema puede encontrar y contactar al experto
para solucionarlo.
El manejo del conocimiento tiene que ver fundamentalmente con
que la experiencia est disponible para las personas con un inters especfico.
En su conjunto, estas herramientas constituyen uno de los elementos ms importantes para
la gestin del conocimiento: facilitar y optimizar las relaciones. Gestionar conocimiento no
consiste solo en capturarlo y almacenarlo en una base de datos sino facilitar el acceso a la
informacin est en manos de un experto o almacenada.

Las herramientas electrnicas son tiles cuando la informacin est almacenada

digitalmente. Su funcin es facilitar el acceso y la comprensin de dicha informacin.
Una primera herramienta electrnica es el ambiente de operacin comn: un computador
estndar en el escritorio de cada persona en todo el mundo, a travs del cual se tiene
acceso a los mismos recursos. Eso facilita la comunicacin y la inteligibilidad porque se
trabaja con los mismos formatos, las mismas aplicaciones, las mismas versiones, de tal
suerte que el problema de la incompatibilidad no existe.
Una segunda herramienta, en el caso colombiano, es el sistema de manejo de documentos
que permite que la organizacin consuma menos tiempo buscando la informacin y ms
tiempo analizndola y produciendo resultados.
Segn algunos estudios, se emplea un 70% del tiempo buscando la informacin y el 30%
restante analizndola. Lo que BP se ha propuesto es invertir estos valores poniendo todos
los documentos en un sistema centralizado basado en tecnologa web. En este sistema, del
cual hay una sola versin, se pueden hacer bsquedas mediante las cuales se encuentra
toda la informacin que antes estaba en una librera o aislada en un ordenador particular.
La herramienta tambin le permite a cualquier persona registrar una leccin aprendida
que es como BP se refiere a las experiencias tiles-. Para ello se han designado algunos
expertos en reas especficas. El sistema se encarga de archivar la leccin bajo unos
parmetros preestablecidos y, automticamente, dependiendo de dichos parmetros, la
enva al experto en el rea quien, a su vez, la revisa, la complementa y la valida,
garantizando la confiabilidad de la informacin. El sistema ofrece adems un control
histrico de las modificaciones que se han hecho, para observar su evolucin.
Hay algunas lecciones que por su impacto y utilidad es conveniente que las conozca toda
la organizacin. Sin embargo, hay cierto tipo de informacin que por su carcter puede ser
conocida solo a partir de ciertos niveles. El sistema tiene opciones para restringir el acceso
a dicha informacin garantizando su privacidad.
El sistema de lecciones aprendidas permite una gran flexibilidad en la categorizacin de
eventos por lo que facilita su clasificacin y bsqueda. Tiene una estructura de categoras
que permite caracterizar la experiencia en varias dimensiones. El usuario, aparte de hacer
la descripcin de dicha experiencia, puede categorizarla de varias formas de tal suerte que
cuando alguien est buscando pueda encontrar fcilmente la informacin que requiere.
La herramienta de lecciones aprendidas est montada sobre el sistema de manejo de
documentos, luego cuando busco un documento con un tema especfico, si hay alguna
leccin aprendida que coincida con los trminos de mi bsqueda, tambin la voy a
encontrar, explic Moscoso.
Paralelamente, se motiva a la gente para que utilice la herramienta. Esta labor comienza
desde el gerente de campo quien discute las lecciones aprendidas con su gente. "Se est
promoviendo agreg Moscoso- un proceso de cascadeo que pretende replicar el proceso
en todos los niveles de la organizacin".

El sistema en su conjunto est siendo implementado atacando un problema especfico de

seguridad industrial y de medio ambiente. Con base en los resultados se van a ampliar las
aplicaciones del sistema en otros grupos de trabajo.
Con la gestin del conocimiento el costo actual de los pozos es un 60% del original. Los
primeros resultados ya se han dejado ver. En la perforacin esto se viene utilizando desde
hace algn tiempo. Los encargados de esta labor desarrollan su actividad a partir de
procesos bien definidos. Al final de cada etapa de perforacin, se renen y discuten lo que
aprendieron. Con base en esa informacin, que es registrada, modifican o reafirman sus
procesos y procedimientos. Con esta metodologa de trabajo, el costo actual de los pozos
es un 60% menor del original.

INFORMACIN COMPLEMENTARIA DE BRITISH PETROLEUM

La compaa British Petroleum ha sabido aplicar y utilizar las herramientas para una
buena gestin de su entorno. Cuando BP construye una plataforma petrolfera debe
combinar los conocimientos de sus propios expertos con los de una amplia comunidad de
sub-contratistas. BP utiliza un sistema de Gestin de proyectos (de Notes), que permite a
cada una de las partes presentar informes de progreso, identificar cuellos de botella y
resolver rpidamente problemas importantes como retrasos causados por condiciones
atmosfricas adversas, etc. La colaboracin en tiempo real mejora notablemente el valor de
los conocimientos compartidos por todos los participantes en el proyecto, ya que genera
una mayor confianza y permite que se transfieran mejor algunos contenidos y alcanzar un
consenso con mayor rapidez.