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Case Cenibra com SAP DMS e

Megawork
Opo pelo Sistema de Gesto Eletrnica da documentao Tcnica Garante
Operacional

A Cenibra empresa do setor de papel e celulose,


situada na regio leste do estado de Minas Gerais iniciou, em agosto de 2012, a
implementao da soluo SAP DMS (Document Management Systems) no departamento de
Engenharia e Investimentos (DETEM-I). O objetivo era solucionar um problema detectado no
produto anterior, que no se identificava como uma soluo SAP. Como costuma ocorrer com
empresas de grande porte, a gesto da documentao, sobretudo a documentao tcnica,
implica em processos demasiadamente burocrticos, o que dificulta a gesto operacional.
Preocupada com gesto eficiente de sua documentao, j que esta rea suporte tomada
de deciso (gesto do conhecimento), a Cenibra, com o apoio da consultoria Megawork,
procurou uma soluo que atendesse ao principal objetivo: garantia operacional, mantendo os
equipamentos da fbrica operando, sem reduo do ritmo de produo e, principalmente,
garantindo a segurana fsica dos profissionais de manuteno, em caso de intervenes.
Integrao Total
A soluo recomendada foi o SAP DMS, suportada na soluo ECC contempla que, entre
outras funcionalidades, promove a integrao com repositrios de dados e servidores de
contedos otimizados, criao e classificao de documentos de forma lgica e sistematizada.
Alm disso, faz toda a integrao fcil com ferramentas de workflows, segurana na
disponibilizao dos documentos por meio das roles e objetos de autorizao bem definidos,
processos de check-in e check-out com registro de histrico. E faz toda a interface com os
mdulos PM, PS, MM e interface com os diversos tipos de documentos, inclusive Office e
AutoCAD.
A implementao da soluo SAP DMS na Cenibra comeou com a etapa de contratao,
anlise, desenho, realizao e finalizada em janeiro de 2013, tendo como entregas do projeto:
dois BBPs, 39 Fluxos desenhados no Aris, 39 Perfis de acesso e treinamento de 400
colaboradores. A Cenibra, mesmo antes do DMS, trabalha com uma tipologia documental,
norma tcnica que facilita a identificao e classificao dos documentos. O processo de
aprovao dos documentos ficou bastante simplificado, seja na fase de solicitao dos
projetos, preenchimento, validao e cadastro dos documentos ou mesmo na realizao final,
que a etapa na qual so definidos os projetistas envolvidos, os aprovadores ou comentadores
para validao tcnica dos projetos conforme especificao. Um dos principais benefcios a
integrao do SAP DMS com os mdulos do ECC, como MM (Gesto de Materiais), PM
(Gesto de Manuteno) e PS (Gesto de Projetos), permitindo que uma solicitao de

projetos tenha origem a partir de uma nota, um PEP e at mesmo uma pea, mantendo ao final
de todo o processo as ligaes com uma ou com todas estas origens. Portanto, o DMS uma
nova soluo capaz de agilizar, integrar e garantir a confiabilidade na gesto dos projetos de
engenharia.
Vantagens e Benefcios
Dentre os principais ganhos, destacamos:
automatizao dos cadastros dos documentos tcnicos, reduzindo para um dia o trabalho que
antes era executado em uma semana por um profissional;
reduo dos custos com manuteno e suporte. O contrato anterior foi descontinuado, sendo
utilizado o vigente com SAP, sem nus adicional;
ligao nativa com Locais de Instalao, Equipamentos, Diagramas de Rede, Materiais e
outros objetos do SAP, possibilitando a exibio e abertura dos documentos fsicos por meio
das transaes dos objetos de ligao como, por exemplo, IL02 para locais de instalao e
IE02 para equipamentos;
eliminao da redundncia de dados de equipamentos, fornecedores e locais de instalao
por estarem na mesma base dados;
aumento da disponibilidade da soluo, que antes era 8x7, para 24x7;
configurao e utilizao de um visualizador nico e nativo ao SAP para todos os tipos de
documentos com incluso e leitura dos comentrios durante o processo de revises dos
documentos;
utilizao de workflows para automatizar e agilizar o processo de aprovaes dos oramentos
de guias de remessas de documentos (GRDs);
utilizao do FTP como principal integrador entre os projetistas e engenheiros da Cenibra e os
fornecedores externos sem a necessidade de licenas SAP adicionais;
agilidade no processo de recuperao dos desenhos de engenharia.
Fonte: ASUGNews - ed. 69 - Maro/Abril 2014 (Revista da ASUG Brasil)