Concepto La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos. Objetivo Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades. Metodologa En este boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria operacional de compras. 1. Familiarizacin a) El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones. 2. Visita a las Instalaciones a) Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las reas de recepcin, almacenaje, etc. 3. Anlisis Financiero y de Informacin operativa a) Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como externo. b) Estudiar cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores. c) Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. 4. Entrevistas Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza las operaciones de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea. 5. Examen De La Documentacin a) Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos significativos, etc. b) Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los mtodos de compra, por ejemplo, compras de volumen, determinacin del lote econmico de compras, alternativas de compras o fabricar, etc. c) Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita esta prctica. 6. Resumen y discusin previa de los problemas detectados
a) Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que
permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado. b) Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor. 7. Elaboracin del informe A continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una auditoria operacional de compras: Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas. Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren. Ausencia de los registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn artculo (archivo de proveedores). Inadecuado control del personal de compras. BOLETN No.4 - AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS Los propsitos del presente Boletn son: 1. Establecer el concepto bsico y el alcance que se le dar para los efectos particulares. 2. Orientar respecto a manera en que se puede tomarse de los resultados obtenidos en la auditoria operacional de ventas. Concepto Y Alcance De La Operacin De Ventas La operacin de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes. La operacin de ventas comprende las siguientes actividades 1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. 2. Participar en el establecimiento de las listas de precios. 3. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer condiciones de pago. 4. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su cumplimiento. 5. Vigilar la correcta secuencia de las ventas desde el movimiento en que se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con oportunidad y a satisfaccin del interesado. 6. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambos.
7. Realizar promociones de ventas.
8. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumplimiento de las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin. Metodologa En el boletn No. 2 esta comisin establece la metodologa general para la auditoria operacional, la cual es aplicable a la auditoria de ventas, los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del auditor. Los aspectos particulares de la metodologa se comentan a continuacin: 1. Familiarizacin. a) En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de aspectos que se pretendan estudiar, la falta de adecuacin de los objetivos especficos de ventas con los generales de la empresa. b) La familiarizacin puede llevarse acabo investigando, entre otros, las caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte, sus competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de distribucin; el nmero de clientes que maneja Estudio de los expedientes, de auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable. 2. Visitas a las instalaciones Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y sus nexos con los departamentos de (compras, produccin, publicidad, facturacin, almacenaje, embarques, crdito y cobranzas). 3. Investigacin y anlisis financiero y de informacin operativa Anlisis de la informacin tanto interna como externa. Comparacin de las ventas con las efectuadas con aos anteriores, apreciando su tendencia y aplicacin de razones financieras. 4. Entrevistas Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operacin de ventas. Es conveniente la elaboracin de diagramas de flujos para ver la secuencia de la operacin. 5. Examen De La Documentacin Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y determinar: Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes previos. Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.
Revisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los
volmenes de ventas de cada uno. Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. 6. Resumen y discusin previa de los problemas detectados. Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia. 7. Elaboracin del Informe Elaboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos. 8. Informe En el boletn No. 2 se establecen los lineamientos bsicos para el informe de la auditoria operacional. A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden informarse como resultados de la auditoria operacional de ventas. Falta de definicin, de objetivos para la operacin de ventas y carencia de polticas; incumplimiento con objetivos y polticas; falta de vigilancia. Desconocimiento del mercado y de la competencia. Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y falta de informacin sobre los costos relativos. Sistemas y distribucin inadecuada. BOLETN No.5 - AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crdito. Actividades bsicas que la integran Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza, utilizando los medios que se consideren convenientes, tomando en cuenta las condiciones particulares de cada cliente (estados de cuenta, cartas, recordatorios, cartas de insistencia, llamadas telefnicas, telegramas, visitas, entrevistas personales, redocumentaciones, agencias de cobranzas, abogados, etc.) y dejar constancia de los resultados de la misma. Objetivos de la Auditoria Operacional de Cobranzas Promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin. Metodologa Para realizar la auditoria operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra operacin, la metodologa y las tcnicas de que dispone el auditor son similares. Sin embargo, se comentan los siguientes aspectos: Investigacin y anlisis
Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio
adecuado de la situacin operacional de cobranzas, como relacin de saldos de clientes, antigedad de los mismos, rotacin de las cuentas por cobrar, importes cobrados peridicamente, consumos anuales de clientes, experiencias crediticias de los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza. Entrevistas Elaboracin de guas de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer cmo se realiza la operacin de cobranzas. Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de cobranzas para conocer las actividades que realizan, las cargas del trabajo, el nivel de preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes. Consiste en la elaboracin del informe de la auditoria operacional. Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que sern incluidos en el informe. Informe Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditoria operacional de cobranzas son los que se mencionan a continuacin: Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados en la operacin. Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin. Incluye desde archivos hasta la elaboracin de correspondencia y sistematizacin parcial o total de la operacin.