MACROPROCESO:

GESTIN Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

PROCEDIMIENTO ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Cdigo:

Versin:
7

E-GC.02

Da

30

Mes

Si usted copia o imprime este documento, el SIG de la Universidad del Quindo lo considerar No Controlado y no se hace responsable por su consulta o u
Integ

ELABOR:

Marietta Velsquez R.

CARGO:

Profesional especializado , equipo del Sis

REVIS:

Equipo del macroproceso Gestin y

Aseguramiento de la Calidad

CARGO:

Profesionales universitarios y especialzia

APROB:

Gustavo Adolfo Rincn B.

CARGO:

Lder macroproceso Gestin y Aseguram

HISTORIAL DE VER
VERSIN DEL DOCUMENTO

RIGE A PARTIR DE

3/22/2011

Se actualiza a una nueva versin el procedimiento de a

8/1/2011

Se realiza ajuste a condiciones generales del proce

9/9/2011

Se realiza ajuste al procedimiento, en el flujogram

5/28/2012

Se unifica a nivel institucional el formato plan de m

2/28/2013

Identificacin de puntos de control del procedimie

6/30/2016

Adicin NTC ISO 17025 NTC ISO 14001,Decreto

Inclusin y ajuste en todo el procedimiento: obj
Se amplan los criterios para determinar eficacia
Ajuste en las actividades, registros y controles.
Cambio en el nombre del macroproceso.

1.

Establecer la metodologa para formular los planes de mejoramiento que incluyen las acciones correctivas, preventivas y de mejora, que perm
Sistema Integrado de Gestin.

2.
Inicia con la revisin de la oportunidad de mejora o situacin real o potencial no deseada y termina con la evaluacin de los resultados de la
Este procedimiento aplica a todos los macroprocesos de la Universidad del Quindo y a losplanes de mejoramiento generados por las diferente

3. TERMIN
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada. Se toma para prevenir que algo vuelva a produci
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable que si
Accin de mejora: Accin recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos y optimizar el desempeo de un proceso, ma
acciones aumentan la capacidad de respuesta al usuario/cliente.
Accin eficaz: accin correctiva, preventiva o de mejora implementada que mediante evidencia objetiva (incluyendo soporte documental) de
ACPM: Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora.
Acreditacin: Reconocimiento del Estado sobre la calidad de los programas acadmicos o de una Institucin de Educacin Superior, su organ
Nacional.
Autocontrol: Revisin detallada y peridica, realizada por el propio responsable de macroproceso o proceso, para conocer los avances y las d
lderes o responsables de implementar rpidamente las acciones correctivas, preventivas o de mejora para el adecuado cumplimiento de los r
Autoevaluacin: Proceso orientado a la mejora de la calidad, realizado por las propias instituciones y/o programas acadmicos con la particip

 Causa Raz: Causa principal de la no conformidad problema real o potencial o situacin por mejorar
Cierre: verificar que la no conformidad ha sido solucionada eficazmente, es decir, se ha eliminado la causa que la gener.
Correccin: Accin tomada para eliminar la no conformidad detectada. Esta puede realizarse junto con una accin correctiva. Una correccin
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados esperados.
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Oportunidad de mejora (Debilidad o Fortaleza a Consolidar): Evidencia que permite determinar si es no conforme, observacin u oportunidad
Indicador: Relacin de variables para hacer seguimiento a la accin correctiva propuesta. Ejemplo: - Nmero de funcionarios capacitados en
Informe de evaluacin externa o de pares: Recopila el consenso de los miembros del equipo de pares acadmicos y est en concordancia c
y del programa o institucin en su conjunto.
Meta: Es el resultado con el cual se va a lograr el cumplimiento de la accin propuesta. Describe productos identificables y cuantificables, n
No conformidad: Incumplimiento de un requisito legal, de la organizacin, del cliente o de norma tcnica (NTC GP 1000, iso 9001).
Oportunidad de mejora: Hallazgo que corresponde a situaciones conformes en las que no hay riesgo asociado.
Plan de mejoramiento: Documento que consolida las acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas y de mejora) necesarias formulada
auditora de calidad o visita de pares acdmicos.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Seguimiento a la implementacin de las acciones: verificacin efectuada para confirmar que las acciones planificadas se hayan implementad
Verificacin de Eficacia: Actividad emprendida para finalizar la gestin de una accin correctiva, preventiva y de mejora, determinando el gra

4. REFERE
Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y en otras entidades prestadora
Decreto 4110 de 2005. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma tcnica de calidad en la gestin pblica.
Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano.
Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009. Por medio de la cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin P
Decreto 943 del 21 de mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno -MECI
Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015. Libro 2, parte 2. Ttulo 4. Captulo 6. Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Resolucin de Rectora No. 017 de 2009. Por la cual se expide la poltica de Gestin Documental de la Universidad del Quindo.
NTC-ISO/IEC 17025: 2005. Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin.
NTCGP 1000: 2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica .
NTC ISO 14001 Sistemas de gestin ambiental Requisitos con orientacin para su uso.
NTC-ISO 9001 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.

5. CONDIC
5.1. Se aplica el Formato plan de mejoramiento (E.GAC -02.02 .F.01) con base en lo establecido en este procedimiento.
5.2. Las principales fuentes de no conformidades (reales o potenciales) y oportunidades de mejora son:

Auditoras de Calidad internas o externas.

Anlisis de datos de sistema (Indicadores de Gestin, datos estadsticos).
Producto o servicio no conforme.
Evaluacin de satisfaccin del cliente, Quejas, reclamos y sugerencias de mejoramiento de servicios o usuarios.
Resultado de las revisiones por la direccin.
Anlisis, medicin y control de procesos y de la Gestin de Riesgos.
Requerimientos de la Contralora General de la Nacin
Reuniones, juntas y comits celebrados en la Universidad.
Evaluaciones de entes externos

5.3. Se implementan acciones correctivas cuando se presenta alguna de las siguientes situaciones:
No conformidades detectadas y confirmadas en auditorias de calidad internas o externas.
Incumplimiento de las metas de los indicadores.
Quejas y reclamos recurrentes por parte de los clientes o funcionarios de la Universidad.
Resultados insatisfactorios en las revisiones por la Alta Direccin.
Productos o servicios no conformes recurrentes o sistemticos.
Resultados insatisfactorios en las evaluaciones de satisfaccin a clientes y funcionarios de la Universidad.
Hallazgos insatisfactorios por parte de entes de control.
Resultados no conformes en la medicin del desempeo del proveedores (contratistas) de la Universidad.
Materializacin de un riesgo identificado.
Acciones correctivas propuestas en reuniones y comits de la Universidad.

5.4. Se implementan acciones preventivas cuando se presenta alguna de las siguientes situaciones:

Tendencias negativas detectadas en el anlisis de los indicadores.

Existencia de no conformidades potenciales en los informes de entes de control.
Existencia de no conformidades potenciales en los informes de revisiones por la Alta Direccin.
Resultados con tendencias desfavorables en los resultados de la evaluacin de satisfaccin del cliente.
Cambios institucionales o externos que podran afectar al SIG
Observaciones o aspectos por mejorar resultado de una auditoria interna o externa.
Sugerencias de mejoramiento por parte de los clientes o funcionarios.
Desviacin parcial de las metas establecidas sin que se genere incumplimiento de estas.
Elaboracin planes de tratamiento o controles de los Riesgos. Para este caso las acciones preventivas se documentan en el mapa de riesgo
enero de 2016. Por medio de la cual se actualiza la poltica de administracin de los riesgos, por macroprocesos y de corrupcin, a nivel institu

5.5. Se implementan acciones de mejora cuando se identfica que se puede mejorar un proceso, macroproceso a partir de los re
acciones propuestas.

5.6 Anlisis de Causas:

El anlisis de causas debe realizarlo un equipo de trabajo conformado por los funcionarios que integrantes del proceso o macroproceso donde
determinar las causas y elaborar el plan de accin.

Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas, para su identificacin se pueden utilizar diferentes herramientas d
Los 5 porqus?
Espina de Pescado
Lluvia de ideas
diagrama de Pareto
Diagrama causa -efecto
Anlisis Estructural
Entre otras

En el Formato plan de mejoramiento (E.GAC -02.02 .F.01)

se describen las principales causas (mximo 3) del hallazgo producto de la autoe

Para gestin de calidad, se deben conservar las evidencias del anlisis de causas, porque son solicitados por los auditores o por el equipo SIG.
En el caso de autoevaluacin la calificacin de cada indicador, caracterstica y factor, le indicar la fortaleza u oportunidad de mejora.

5.7. Control, seguimiento y cierre a la implementaciones de las acciones

La universidad unific el Formato plan de mejoramiento (E.GAC -02.02 .F.01) , en el cual se registran las acciones derivadas de las diferent
creditacin).

Los lderes de macroprocesos asignan un nmero consecutivo a las acciones y es su responsabilidad realizar el seguimiento a dichas accione
-02.02 .F.01), a su vez el equipo del SIG de manera peridica verificar estos seguimientos y elaborar informes como elemento de entrada

Segn las fechas de cumplimiento, el lder del macroproceso programa e informe al equipo SIG de manera oportuna una fecha en la cual se
Cumplir con las actividades establecidas en el plan.
Verificar la eficacia de dichas actividades, para lo cual se revisa si el problema se ha vuelto a presentar; si esto es as, se replantea la accin.
Si el plan de accin tomado es eficaz se procede a cerrar la accin correctiva y/o preventiva con las firmas de cierre.

Cmo debe verificarse la eficacia y cierre de las acciones? Se justifica el cierre de la accin teniendo en cuenta estos aspectos o crite
Analizar causas y descripcin de acciones.
Confirmar la existencia de soportes objetivos que demuestren que las acciones han sido implementadas en el 100% .
Verificar mediante comprobacin si la accin contribuy a mejorar la gestin del macroproceso y especificar en qu aspecto: Buen uso de los
usuarios, incremento en el desempeo.
Comprobar que el problema no se volvi a presentar o disminuy su frecuencia
Verificar si las acciones implementadas permitieron establecer controles y si estos son efectivos. Verificar si las causas que dieron origen a
Verificar la interaccin con otros procesos con pruebas de recorridos y no centrase en el responsable de las acciones.
No se genera riesgo futuro (probabilidad de ocurrencia).
Verificar que las acciones implementadas de mejoras generaron valor agregado.
En acciones de mejora: Se gener el resultado, impacto o beneficio esperado.

6.

FL

SIMBOLO

INICIO

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD / DESCRIPCIN

RESPONSABLE(S)

INICIO

Revisar la
oportunidad de mejora (problemas reales o potenciales
o las
oportunidad de mejora) que se presentan o pueden presentarse en el desarrollo
de las actividades y su fuente de procedencia .

Registrar a oportunidad de mejora (problemas reales o potenciales o las

oportunidad de mejora) en el formato de plan de mejoramiento (E.GAC -02.02
.F.01).

Consejo curricular
Director de programa
Lider del Macroproceso
Funcionario

Las fuentes de las opor

acadmicos y colaborati
encuestas, Informes de
macroprocesos, benchm
institucionales que pued
otros.

Nota: En caso de audito

rececin del informe d
Consejo curricular
Director de programa
Lider del Macroproceso

En el formato plan de m
siguiendo de forma cont
El equipo del Sistema Int
su registro.

El formato del plan de

efecto / diagrama de I

Aplicar tcnica para anlisis de causas de los problemas relae so potenciales.

Lider del Macroproceso relacionado

con la situacin detectada
Es importante conservar
Funcionarios participantes
para documentar la opo

Para el anlisis, se deben

Identificar, planificar y registrar en el formato plan de mejoramiento, las acciones

que eliminarn las causas detectadas o en el caso de aaciones de mejora, las
acciones que fortalecern del desempeo de los macroproceso o programa.

Las acciones inlcuyen:

meta y responsable .
Lder del Macroproceso relacionado
con la situacin detectada
Slo las acciones deriv
Equipo de trabajo
institucional, informes
campos. Para las fuent

ACTIVIDAD

DECISION

ACTIVIDAD

Remitir al Comit de Autoevaluacin Institucional para evaluar la pertiencia de

anlisis presupuestal por parte de la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo.

DECISION

El resultado del alisis por parte del Comit de Autoevaluacin Institucional fue:
Aprobado? Continua en el paso 9
Desaprobado? Ajusta segn recomendaciones y continua en el paso 10

ACTIVIDAD

Enviar plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo para

confirmar disponibilidad de presupuesto, las politicas institucionales que afectara Jefe Oficina Asesora de Planeacin
y Desarrollo
y
concordancia con el Plan de Desarrollo Institucional y sus metas e informar
decisin al Programa o macroproceso.

10

ACTIVIDAD

Enviar por correo electrnico al equipo SIG el plan de mejoramiento diligenciado

para el control y seguimiento respectivo.

ACTIVIDAD

Implementar las acciones en el plazo estipulado

y
realizar seguimiento,
registrando en el formato de plan de mejoramiento , la informacin soporte
(evidencias) de los resultados obtenidos o implementacin .

Verificar la eficacia del plan de accin de la accin correctiva, preventiva o de

mejora.

11

12

ACTIVIDAD

El plan de mejoramiento inlcuye acciones que requieren presupuesto?

S: Continuar en el paso 7
NO: Continua en paso 10
Director de Programa o Lder de
Macroproceso relacionado con la
situacin detectada

Director de Programa o Lder de

Macroproceso relacionado con la
situacin detectada

Programa o Macropocesos y los

responsables asignados para
implementar acciones

El Comit de Autoevalua
acreditacin. . Lo ante

El plan de mejoramientio

El seguimiento se debe r
segun sea el caso: en im
Indicar cualquier observa

Director y Lder realizan

seguimientos

Director y Lder realizan

seguimientos
Equipo de trabajo del SIG

En algunos casos se pue

accin, en otros casos pa
manera que permita o
macroproceso.

13

DECISION

Las acciones fueron eficaces?

SI: Paso 14
NO: Indicar estado de la accin como No eficaz e ir al paso 15

Director y Lder realizan

seguimientos
Equipo de trabajo del SIG

En la columna Observa
criterios claves:

14

ACTIVIDAD

Cerrar la accin preventiva, correctiva y de mejora

establecidos e indicando en estado de la accin.

15

ACTIVIDAD

Realizar reformulacin de las acciones y continuar en el paso 4 de este flujograma.

de acuerdo a los criterios

Director y Lder realizan

seguimientos
Auditores externos

Director de Programa o Lder de

Macroproceso relacionado con la
situacin detectada

Analizar causas y de
Confirmar la existen
100% .
Verificar mediante c
aspecto: Buen uso de
del macroproceso, inc
Comprobar que el pro
Verificar si las accio
causas que dieron orig
Verificar la interacci
No se genera riesgo
Verificar que las acc
En acciones de mejo

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Plantilla para procedimiento

LA CALIDAD

DE MEJORAMIENTO

Fecha de Aprobacin:
Ao

le por su consulta o uso. Si desea consultar la versin actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la pgina web http://www.uniquindio.edu.co en el enlace del Sistema
Integrado de Gestin.

lizado , equipo del Sistema Integrado de Gestin

FECHA:

rsitarios y especialziados

FECHA:

so Gestin y Aseguramiento de la Calidad

FECHA:

HISTORIAL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

DESCRIPCIN DEL CAMBIO
el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora en respuesta al grado de avance y desarrollo del SIG de la Universidad.

s generales del procedimiento, elimimando el primer criterio.

nto, en el flujograma y en el formato "ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA", cdigo E-GC.02.F.01 , se incluye campo para la correcin.

el formato plan de mejoramiento, se realiza ajuste al procedimiento, en los trminos y definiciones, las condiciones generales y flujograma.

ontrol del procedimiento.

C ISO 14001,Decreto 1072 de 2015.

procedimiento: objetivo, alcance, definiciones, condiciones generales.
determinar eficacia y cierre de las acciones.
gistros y controles.
acroproceso.
1. OBJETIVO:

de mejora, que permitirn eliminar las causas de los problemas reales o potenciales, evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia y asegurar la mejora continua del

2. ALCANCE:
los resultados de la implementaci y/o eficiacia y cierre de las acciones correctivas, preventivas y de mejora .
dos por las diferentes normas de gestin aplicadas en la institucin o que estn en proceso de implementacin..

3. TERMINOS Y DEFINICIONES
go vuelva a producirse.
te indeseable que significa un riesgo para el proceso, macroproces o la institucin. Permite prevenir que algo suceda.
de un proceso, macroproceso o de la institucin. Oportunidad de hacer mejor algo que ya se considera conforme en el funcionamiento de la Universidad. Estas

orte documental) demuestra la eliminacin de la(s) causa(s) de las no conformidades observaciones

n Superior, su organizacin, funcionamiento y el cumplimiento de su funcin social. La Acreditacin se otorga a travs de una resolucin del Ministerio de Educacin

r los avances y las desviaciones de sus objetivos, planes o programas y la efectividad de los controles. Una de sus principales ventajas del autocontrol es el inters de los
mplimiento de los resultados de su proceso o macroproceso.
micos con la participacin de sus actores (estudiantes, egresados, docentes, administrativos, autoridades, y grupos de inters).

.
ctiva. Una correccin puede ser por ejemplo, un reproceso (NTCGP 1000:2009).

acin u oportunidad de mejora.

arios capacitados en atencin al usuario - % de reduccin de PQR por respuestas inadecuadas.
en concordancia con lo dispuesto en Lineamientos para la Acreditacin de Programas o institucional. Hace una valoracin cualitativa acerca de la calidad de los factores

s y cuantificables, no se describen tareas o actividades. Ejemplo: % de reduccin de PQR por respuestas inadecuadas = Meta 20%
so 9001).

ecesarias formuladas y adelantadas por el lder de un proceso o macroproceso y su equipo de trabajo para subsanar los hallazgos identificados por auditoras de gestin,

hayan implementado o para identificar aciertos o fallas en la ejecucin de las acciones programadas.
determinando el grado de cumplimiento de las actividades planificadas, la no reincidencia de la situacin y la manera como se alcanzaron los resultados planificados.

4. REFERENCIA NORMATIVA
entidades prestadoras de servicios.
n pblica.

dad en la Gestin Pblica.

d en el Trabajo.
uindo.

5. CONDICIONES GENERALES

n el mapa de riesgos y la verificacin de la eficacia es realiza por la oficina asesora de control interno, segn lo establecido en laResolucin de Rectora No. 1386 del 28 de
pcin, a nivel institucional.

o a partir de los requisitos del mismo. Para implementar una accin de mejora debe considerarse la conveniencia y capacidad de la Universidad para ejecutar las

macroproceso donde se origin el hallazgo, coordinados por el lder del proceso o macroproceso. El cual debe propiciar la generacin de ideas para centrar el problema,

ntes herramientas de anlisis de causas tales como:

producto de la autoevaluacin, registro calificado o de la calidad y gestin.

o por el equipo SIG.

de mejora.

adas de las diferentes auditoras internas (de calidad, gestin) y externa de calidad (por ente certificador ) y por visita de pares acadmicos (para registro calificado y

nto a dichas acciones por medio de revisiones peridicas, registrando la evidencia en el tem seguimiento y observaciones del Formato plan de mejoramiento (E.GAC
mento de entrada para la revisin por la direcccin por parte del Comit Coordinador de Control Interno.
fecha en la cual se debe realizar el cierre de la accin. Para que una accin correctiva y/o preventiva se cierre se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
replantea la accin.

stos aspectos o criterios claves:

cto: Buen uso de los recursos, calidad del servicio o producto, cumplimiento de polticas estratgicas, desempeo del macroproceso, incremento en la satisfaccin de los

que dieron origen al problema se eliminaron.

6. CONTENIDO
FLUJOGRAMA

OBSERVACIONES

DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Las fuentes de las oportunidades de mejora son: informes de autoevaluacin de programas o institucional, informes de pares
acadmicos y colaborativos, recomendaciones de la sala de la CONACES, resultados de la medicin de indicadores y anlisis de
encuestas, Informes de auditoras de gestin y de calidad internas o externas, autoevaluaciones o autocontrol de los De las fuentes de procedencia: Informes, matriz riesgos, fichas indicadores
macroprocesos, benchmarking, riesgos, quejas-reclamos-sugerencias, revisin por la direccin, servicio no conforme, cambios actas de consejos, comits, registros de reuniones, planes de mejoramiento
nstitucionales que pueden afectar el SIG, acciones propuestas en reuniones, consejos o comits, accin anterior ineficaz, entre
otros.

Nota: En caso de auditorias internas de calidad, el tiempo para diligenciar la accin es de 8 das hbiles posteriores a la
rececin del informe de auditora.

En el formato plan de mejoramiento cada accin tendr un nmero secuencial y el registro de la oportunidad de mejora se hace
siguiendo de forma contonua las opciones en las diferentes columnas del formato.
El equipo del Sistema Integrado de Gestin, presta el acompaamiento o asesora requeridos para la formulacin de las acciones o
su registro.

El formato del plan de mejoramiento, en hoja adicional se describen tres (3) tcnicas: lluvia de ideas, diagrama de causa
efecto / diagrama de Ishikawa o espina de pescado, los por qu?.

Es importante conservar las evidencias del anlisis de causas y diligenciar registro de asistencia de la mesa de trabajo realizada
para documentar la opotunidad de mejora..

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)
Registro de Asistencia
(E.GAC-02.01 .F.02 )

Para el anlisis, se deben convocar los colaboradores u otros lderes involucrados en el problema o situacin detectada.

Las acciones inlcuyen: actividades, Presupuesto, fecha de inicio programada y de finalizacin, peso de la actividad, indicador,
meta y responsable .

Slo las acciones derividas por el proceso de aseguramiento de la calidad ( informes de autoevaluacin de programas o
nstitucional, informes de pares acadmicos y colaborativos, recomendaciones de la sala de la CONACES) diligenciarn todos los
campos. Para las fuentes dierentes no aplica diligenciar: d peso de la actividad, indicador, meta

El Comit de Autoevaluacin Institucional , revisa la viabilidad tcnica, operativa, logstica y humana. Impacto en el proceso de
acreditacin. . Lo anterior pueden originar ajustes al plan de mejoramiento si ste no tiene viabilidad.

El plan de mejoramientio se enva al correo: calidad@uniquindio.edu.co

El seguimiento se debe realizar con base en las fechas establecidas por el lder. En el formato se establece el estado de las acciones
segun sea el caso: en implementacin, para verificar eficacia.
ndicar cualquier observacin que se considere oportuna.

En algunos casos se puede observar la eficacia de la accin de forma simultnea con la verificacin del cumplimiento del plan de
accin, en otros casos para ciertos problemas, se requiere efectuar monitoreo peridico o seguimiento por un tiempo razonable, de
manera que permita observar la no reincidencia de la situacin. Esta fecha la determinar el director de programa o lder de
macroproceso.

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)

Correo electrnico anexando el formato diligenciado del plan de

mejoramiento
(E.GAC -02.02 .F.01)

Comunicado interno
Formato plan de mejoramiento
(E.GAC -02.02 .F.01)

Correo electrnico anexando el formato diligenciado el Formato Formato pla

de mejoramiento
(E.GAC -02.02 .F.01)

Formato plan de mejoramiento con registro de seguimientos

(E.GAC -02.02 .F.01)
Evidencias de implementacin de las acciones

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)

Formato plan de mejoramiento

(E-GC.02.F.01)

En la columna Observaciones/ verificacin de la eficacia, se justifica el cierre de la accin teniendo en cuenta estos aspectos o
criterios claves:

Analizar causas y descripcin de acciones.

Confirmar la existencia de soportes objetivos que demuestren que las acciones han sido implementadas en el
100% .
Verificar mediante comprobacin si la accin contribuy a mejorar la gestin del macroproceso y especificar en qu
aspecto: Buen uso de los recursos, calidad del servicio o producto, cumplimiento de polticas estratgicas, desempeo Formato plan de mejoramiento con justificacin de eficacia para el cierre de
del macroproceso, incremento en la satisfaccin de los usuarios, incremento en el desempeo.
acciones.
(E.GAC -02.02 .F.01)
Comprobar que el problema no se volvi a presentar o disminuy su frecuencia
Verificar si las acciones implementadas permitieron establecer controles y si estos son efectivos. Verificar si las
causas que dieron origen al problema se eliminaron.
Verificar la interaccin con otros procesos con pruebas de recorridos y no centrase en el responsable de las acciones.
No se genera riesgo futuro (probabilidad de ocurrencia).
Verificar que las acciones implementadas de mejoras generaron valor agregado.
En acciones de mejora: Se gener el resultado, impacto o beneficio esperado.

Formato plan de mejoramiento

(E-GC.02.F.01)

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Plantilla para procedimientos

2016

gina web http://www.uniquindio.edu.co en el enlace del Sistema

6/7/2016
6/28/2016
6/30/2016

de la Universidad.

01 , se incluye campo para la correcin.

ones generales y flujograma.

prevenir su ocurrencia y asegurar la mejora continua del

ceda.
rme en el funcionamiento de la Universidad. Estas

ravs de una resolucin del Ministerio de Educacin

us principales ventajas del autocontrol es el inters de los

pos de inters).

a valoracin cualitativa acerca de la calidad de los factores

cuadas = Meta 20%

anar los hallazgos identificados por auditoras de gestin,

anera como se alcanzaron los resultados planificados.

establecido en laResolucin de Rectora No. 1386 del 28 de

niencia y capacidad de la Universidad para ejecutar las

piciar la generacin de ideas para centrar el problema,

por visita de pares acadmicos (para registro calificado y

servaciones del Formato plan de mejoramiento (E.GAC

se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

o del macroproceso, incremento en la satisfaccin de los

DOCUMENTO Y/O REGISTRO

las fuentes de procedencia: Informes, matriz riesgos, fichas indicadores,

as de consejos, comits, registros de reuniones, planes de mejoramiento

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)
Registro de Asistencia
(E.GAC-02.01 .F.02 )

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)

Correo electrnico anexando el formato diligenciado del plan de

mejoramiento
(E.GAC -02.02 .F.01)

Comunicado interno
Formato plan de mejoramiento
(E.GAC -02.02 .F.01)

eo electrnico anexando el formato diligenciado el Formato Formato plan

de mejoramiento
(E.GAC -02.02 .F.01)

Formato plan de mejoramiento con registro de seguimientos

(E.GAC -02.02 .F.01)
Evidencias de implementacin de las acciones

Formato plan de mejoramiento

(E.GAC -02.02 .F.01)

Formato plan de mejoramiento

(E-GC.02.F.01)

mato plan de mejoramiento con justificacin de eficacia para el cierre de

acciones.
(E.GAC -02.02 .F.01)

Formato plan de mejoramiento

(E-GC.02.F.01)