Excel - 200 Respuestas Excel Capitulo 38p

200 Respuestas | Excel
Captulo
Introduccin
a Excel 2007
Qu es Excel?
Para qu puedo utilizar Excel 2007?
Qu elementos presenta el entorno de Excel 2007?
Qu funcin cumple el Botn de Office?
Qu es la Barra de herramientas de acceso rpido?
Qu es la Cinta de opciones y cmo est organizada?
Cmo creo un archivo nuevo en Excel 2007?
Cmo guardo un archivo en Excel 2007?
Cmo abro un archivo de Excel 2007?
Cmo guardo un archivo en Excel 2007?
200 Respuestas: Excel
001
Qu es Excel?
Excel es el programa de planilla de clculo

de mayor uso en el mundo. Una planilla
de clculo u hoja de clculo es un programa que permite manipular datos alfanumricos, hacer clculos simples o complejos,
organizar la informacin en tablas y presentar grficos a partir de datos numricos.
Excel trabaja con hojas de clculo que
estn integradas en libros de trabajo. Un
libro de trabajo es un conjunto de hojas de
clculo y otros elementos como grficos,
hojas de macros, etctera.
Sin duda, muchas de las funciones que realiza el programa pueden llevarse a cabo con
una calculadora. Sin embargo, la posibilidad
de desplegar la informacin en una hoja de
trabajo en pantalla nos permite comparar y
analizar datos, establecer relaciones, realizar
proyecciones y estimaciones y, adems, presentar en forma grfica la informacin
numrica, lo que provoca no slo un mayor

impacto visual, sino tambin una mayor
comprensin de la informacin (Figura 1).
Otra importante diferencia, aun si lo comparamos con la ms sofisticada calculadora,
es que nos permite modificar los datos que
ingresamos cuantas veces sea necesario, sin
necesidad de volver a realizar los clculos y
las operaciones, ya que stas se modificarn
en forma automtica.
Hace varios aos que Excel forma parte del
paquete de aplicaciones integradas Office,
de la compaa Microsoft. Esta suite de
programas est compuesta por Word (procesador de textos), PowerPoint (presentaciones
con diapositivas), Access (gestor de bases de
datos), Outlook (gestor de correo electrnico)
y, por supuesto, Excel, entre otras aplicaciones. El hecho de ser parte de un conjunto de
aplicaciones integradas nos facilita el reconocimiento de una interfaz comn a todas, y
la posibilidad de compartir informacin entre
las distintas aplicaciones.
FIGURA 1. Excel 2007 facilita la lectura y la comprensin de los datos a travs de la aplicacin de
formatos a una planilla, y la representacin visual de ellos mediante grficos.
16
Introduccin a Excel 2007
Las caractersticas generales y las funciones

bsicas de Excel no han cambiado mucho
desde sus primeras versiones hasta la actualidad. Sin embargo, Excel 2007 no slo conserva la mayora de las funcionalidades de
sus versiones anteriores, sino que tambin
las ha mejorado y, adems, representa un
salto cualitativo importante con relacin a la
interfaz de usuario, en comparacin con sus
versiones antecesoras (Tabla 001).
de compras, controlar los gastos realizados

con la tarjeta de crdito, llevar un control
de la contabilidad hogarea a travs del
registro de ingresos y egresos, o realizar la
planificacin de una fiesta. Y, sin duda,
estos son slo algunos ejemplos. nicamente tenemos que atrevernos a descubrir sus
posibilidades (Figura 2).
003
002
Para qu puedo utilizar

Excel 2007?
Excel es uno de los programas ms verstiles que ha creado Microsoft ya que, prcticamente como ningn otro, cubre las necesidades de distintos tipos de usuarios. Puede
ser utilizado tanto por un estudiante que
debe presentar informacin estadstica en
una investigacin y necesita complementar
los datos con grficos, como por un jefe o
jefa de hogar que desea llevar el control de
ingresos y gastos familiares, un docente que
quiere utilizarlo como herramienta didctica
para estimular el pensamiento lgico de sus
alumnos, o el encargado de ventas de una
empresa que debe llevar el registro de stas.
Si pensamos con ms detalle los usos de
Excel 2007 en el campo laboral, podemos
mencionar sencillos ejemplos: la posibilidad
de confeccionar una lista de precios, realizar
una estimacin de gastos y ganancias, llevar
a cabo estadsticas de ventas, elaborar auditoras internas, hacer un control de stock,
administrar la caja chica de un negocio,
armar una planilla de sueldos y emitir comprobantes, entre otras cosas.
En el hogar puede ser una poderosa herramienta para ayudarnos a efectuar listados
Qu requerimientos de
sistema necesito para
instalar Excel 2007?
Como todo software, Excel necesita una

determinada plataforma para poder ejecutarse con toda su potencia. Antes de instalar la suite de Microsoft Office 2007 que
TABLA 001 | Historia de Excel

Ao
1982
1985
1987
1988
1993
2002
2003
Situacin
Microsoft lanza al mercado una planilla de
clculo llamada Multiplan, que es muy
utilizada en grandes sistemas, pero no puede superar a su principal competidor en las
computadoras personales, el Lotus 1-2-3.
Primera versin de Excel para Macintosh.
Microsoft produce la primera versin
de Excel para Windows.
Excel es lder en el mercado de planillas
de clculo: supera a Lotus 1-2-3.
Microsoft incorpora a Excel a su suite de
aplicaciones integradas Office. Excel 5.0
presenta 16 hojas de clculo e incorpora el
lenguaje de programacin Visual Basic.
La versin Excel 10.0 agrega la funcin
Autorrecuperacin, que permite guardar automticamente el archivo de trabajo,
en frecuencias determinadas por el usuario.
A partir de la versin 11.0, Excel incorpora
el lenguaje de programacin XML.
17
contiene Excel, debemos verificar los requerimientos del sistema, para comprobar si los
recursos de nuestro equipo son los necesarios para instalar y ejecutar con comodidad
y eficiencia el programa. Los recursos de
nuestro equipo informtico que debemos
evaluar son: el microprocesador, la memoria
RAM, la capacidad del disco duro, la resolucin de pantalla que permite nuestro monitor, la versin de sistema operativo que disponemos, y si nuestra computadora cuenta
con una unidad para CD o DVD. Para ver el
detalle de requerimientos mnimos y ptimos, podemos consultar la Tabla 002.

Para verificar los recursos disponibles en
nuestra computadora, podemos ir a
Inicio/Equipo, seleccionar con un clic
derecho el disco C:/ y acceder a travs del
men contextual a la opcin Propiedades.
En la solapa General podremos ver la versin del sistema operativo que tenemos
instalada y las caractersticas principales
del hardware de nuestro equipo (tipo de
TABLA 002 | Requerimientos de sistema para Excel 2007

Recursos
del sistema
Requisitos mnimos
Requisitos recomendados
(algunas caractersticas pueden

no estar disponibles)
(la funcionalidad del producto puede variar de

acuerdo con la configuracin del sistema)
Procesador
Memoria
Disco duro
Unidad
Pantalla
Sistema operativo
500 MHz o superior

1 GHz de 32 64 bits
256 MB RAM
512 MB RAM
1.5 GB
2 GB
CD o DVD
CD o DVD
Resolucin de 1024x768 o superior
Resolucin de 1024x768 o superior
Windows XP con Service
Windows XP con Service
Pack 2 o Windows Vista
Pack 2 o Windows Vista
Otros: micrfono, salida de audio, Internet Explorer 6.0 o superior, conexin a Internet.
FIGURA 2. En los captulos sucesivos descubriremos todo el potencial de Excel 2007 cuando aprendamos
a incorporar elementos y a realizar clculos ms complejos.
18
procesador, memoria RAM). Desde aqu

tambin podemos observar el espacio utilizado y el espacio disponible en el disco. Es
importante verificar estos datos antes de
comenzar el proceso de instalacin de
Microsoft Office 2007, para luego poder
realizarlo sin problemas.
ATENCIN
Antes de adquirir la suite de Microsoft Office

es importante conocer que existen distintas
versiones que se adaptan a diferentes tipos de
necesidades. La diferencia entre ellas radica en
la cantidad de aplicaciones que incluyen.
Contamos con: Microsoft Office Basic 2007,
Microsoft Office Estndar 2007, Microsoft
004
Office Hogar y Estudiantes 2007, Microsoft
Tengo instalado Excel

2007 en mi computadora?
Muchas veces sucede que la configuracin

de nuestra computadora y la instalacin de
programas queda a cargo de un tcnico,
un amigo o algn hijo adolescente. Esto
hace que no estemos seguros acerca de los
programas que tenemos instalados, sobre
todo si antes no se nos present la necesidad de utilizarlos. Cmo verificamos si
Excel est instalado en nuestra computadora? Podemos intentar con alguna de las
siguientes acciones: buscar un acceso
directo en el Escritorio de Windows o
verificar la lista de programas que tenemos
instalados en nuestra computadora, a travs del men Inicio.
En el Escritorio de Windows (la pantalla inicial que vemos al comenzar una sesin de
FIGURA 3. Una forma rpida de encontrar un

programa instalado en nuestra computadora es
localizar el acceso directo en el Escritorio..
Office Small Business 2007, Microsoft Office

Professional 2007, Microsoft Office Professional
Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 y
Microsoft Office Ultimate 2007. No siempre la
versin ms completa tiene que ser la ms
adecuada para nosotros. Para obtener mayor
informacin sobre los productos de Office,
podemos visitar el sitio oficial de Microsoft en
espaol http://office.microsoft.com/es.
trabajo con la computadora) aparecen iconos que actan como accesos directos a
programas y carpetas. Si all vemos un icono
como el de la Figura 3, significa que Excel
ya est instalado en nuestra computadora.
No todos los programas que tenemos instalados en la computadora tienen un acceso
directo desde el Escritorio de Windows.
Generalmente, creamos accesos directos a
los programas que ms utilizamos, por lo
que si nunca antes abrimos Excel, es probable que no tengamos creado un acceso a l,
pero que de todos modos el programa est
19
instalado en nuestro equipo: cmo lo verificamos? Desplegamos el men Inicio y, en

primer lugar, chequeamos si aparece en la
lista; si alguien ha utilizado Excel 2007 con
ATENCIN
Una vez instalado el paquete Office 2007 en

nuestra computadora, debemos proceder a la
activacin del producto. Debido a la piratera
informtica y a la cantidad de copias ilegales de
anterioridad en ese equipo, es muy probable que veamos el acceso a Microsoft Office
Excel 2007 y, si no aparece en este men,
podemos intentar el siguiente recorrido:
Inicio/Todos los programas/ Microsoft
Office/Microsoft Office Excel 2007 (Figura 4).
Si el resultado de cualquiera de las acciones

anteriores fue positivo, significa que
tenamos instalado el programa en nuestra
computadora, aunque hasta ahora no lo
habamos descubierto.
software, Microsoft ha incluido en sus productos, desde el ao 2000, una instancia de activacin, que permite confirmar que la clave de identificacin del producto es vlida y corresponde al
uso individual en un solo equipo. La primera vez
que ejecutemos Excel 2007 (o cualquier otro programa de la suite Office 2007 que hayamos instalado) deberemos activar el producto a travs
005
Cmo instalo
Excel 2007 en
mi computadora?
de la direccin de Internet de Microsoft (http://

office.microsoft.com/es). Si no activamos el producto en esa instancia, podremos utilizar Office
2007 veinticinco veces. Pasado ese perodo de
gracia, los programas de la suite Office 2007 se
ejecutarn con una funcionalidad reducida. Por
ejemplo, no podremos crear nuevos libros de
trabajo ni guardar modificaciones en nuestros
Si no tenemos instalado Excel en nuestra

computadora, ste es el momento de
hacerlo. El proceso es muy sencillo y
podremos realizarlo fcilmente si seguimos
las indicaciones que aparecern en pantalla
al ejecutarse el programa de instalacin.
Recordemos que Excel es un programa que
libros existentes, pero no perderemos los

archivos que ya tenamos guardados.
FIGURA 4. Dentro de Microsoft Office veremos
FIGURA 5. De acuerdo con las caractersticas
los otros programas que tenemos instalados de la
que deseemos incorporar, tendremos diferentes
suite, adems de Excel.
opciones de instalacin.
20
forma parte de la suite Office. Por lo tanto,

debemos adquirir la suite que, en todas
sus versiones, incluye el programa Excel
(Paso a Paso 001).
Tambin debemos saber que para cada

componente de Office 2007 que deseamos instalar, disponemos de algunas
opciones que conoceremos a continuacin, para poder elegir la correcta. Para
acceder a stas debemos presionar el
botn Personalizar que mencionamos en
el Paso 3 del procedimiento Instalar Excel
2007 ( Figura 5 ).
Ejecutar desde Mi Pc: significa que el
componente se instalar y ejecutar desde
la computadora, sin necesidad de colocar
el CD en las sesiones posteriores.
PASO A PASO 001 | Instalar

Excel 2007
Esta pantalla le pedir seleccionar el

tipo de instalacin. Podr optar entre:
Instalar ahora, que instalar las opciones predeterminadas, o Personalizar,
para elegir los componentes de Office
que desea instalar.
Introduzca el CD de Microsoft Office

2007 en la unidad correspondiente en
su computadora y automticamente se
ejecutar el programa de instalacin. Lo
primero que le pedir es la Clave de
identificacin del producto, un cdigo
de 25 caracteres que generalmente
viene adherido a la caja del CD del
producto. Ingrselo en el campo correspondiente. Si lo hizo correctamente,
aparecer una tilde a la derecha del
campo y se habilitar el botn
Continuar, que deber presionar.
A continuacin, aparecer el Contrato

de Licencia de Productos Microsoft,
que deber aceptar para continuar el
proceso. Luego, tendr que indicar la
ubicacin en la que instalar el
programa en su sistema de archivos y
carpetas. No es necesario cambiar la
ubicacin que viene predeterminada, a
menos que por razones de necesidad
personal deba instalarlo en otra carpeta.
Si presion Instalar ahora, ver la

pantalla Progreso de la instalacin, que
le mostrar su avance. Tenga paciencia
ya que puede durar varios minutos, esto
depende de la capacidad de su equipo.
21
recern en el programa, pero no se instalarn hasta que intentemos utilizarlos.

Cuando deseemos usar alguno de los
componentes que se instalaron bajo esta
opcin, tendremos que colocar el CD. Es
una opcin poco recomendable en situaciones normales, slo se justifica si disponemos de poco espacio en disco.
Si todo se realiz correctamente,

aparecer la pantalla final de
instalacin, que indicar que el
producto se ha instalado
satisfactoriamente en su equipo.
Ejecutar todo desde Mi Pc: significa que el

componente y todos sus subcomponentes
se instalarn y ejecutarn desde la computadora, sin necesidad de colocar el CD en
las sesiones posteriores. Esta es la opcin
ms recomendable en la mayora de los
casos, especialmente si la instalacin la realizamos en una computadora hogarea.
Instalar al usar por primera vez: significa
que los componentes seleccionados apa-
No disponible: el componente no se instalar. Ms tarde podremos cambiar de opinin y volver a ejecutar la instalacin para
agregar los componentes no instalados
(Figura 6).
006
Qu diferencias existen
entre Excel 2007 y las
versiones anteriores?
Para los que conocemos las versiones

anteriores del programa, Excel 2007
FIGURA 6. La activacin de Excel 2007 es un paso importante del proceso de instalacin. Si no lo hicimos en
ese momento, podemos activar el producto una vez instalado el programa a travs de Botn de
Office/Opciones de Excel/ Recursos/Activar..
22
representa un salto cualitativo en la interfaz

de usuario. En las versiones anteriores, los
comandos y las funciones del programa
estaban organizados en complejos mens y
barras de herramientas, mientras que ahora
se han agrupado en fichas y grupos lgicos. De este modo, podemos encontrar lo
que buscamos en forma casi intuitiva, ya
que permanentemente se despliega
CONSEJOS
La suite Microsoft Office 2007 incluye varios

programas. Si no vamos a utilizar todos o no
queremos ocupar demasiado espacio en disco,
informacin descriptiva para orientarnos

en la eleccin de la opcin adecuada,
como vemos en la Figura 7 .
Otra importante diferencia son los formatos
de archivo. La anterior extensin de los
archivos de Excel (.xls) se ha modificado a
.xlsx, correspondiente a un formato XML
abierto, que permite compactar los archivos e integrar mejor los datos entre diferentes documentos. De todos modos, podemos
abrir en Excel 2007 los archivos que tengamos de versiones anteriores y convertirlos al
nuevo formato, o conservarlos en su formato original. Adems de las mencionadas,
Excel 2007 presenta una mayor variedad de
extensiones de archivos (Tabla 003).
durante la instalacin podemos seleccionar slo

aquellas aplicaciones que nos interesan. Si luego
queremos agregar los programas que omitimos
en el proceso de instalacin, podemos hacerlo
desde Inicio/Panel de control/Programas/
Programas y caractersticas.. Seleccionamos el
programa cuyo nombre depender de la versin
de Office que tengamos instalada (por ejemplo,
Microsoft Office Enterprise 2007)) y
Tambin encontraremos una mayor variedad

de formatos, tanto en la presentacin de
tablas de datos como en los grficos, y la
posibilidad de crear libros ms complejos y
detallados a partir del mayor tamao del rea
de trabajo. En los captulos siguientes veremos en profundidad cada una de las caractersticas y funcionalidades del programa.
presionamos Cambiar..
FIGURA 7. La nueva interfaz de Excel 2007 est orientada al usuario, para que pueda manejarse en
forma casi intuitiva con los comandos y herramientas del programa.
23
007
Qu elementos presenta
el entorno de Excel 2007?
Al iniciar Excel 2007 accedemos a un

nuevo libro que, como todo libro, est
organizado en hojas . Cada libro de Excel
2007 presenta tres hojas de trabajo, aunque podemos modificar esta cantidad: eliminar las que no necesitamos utilizar, o
agregar nuevas. En el Captulo 2 veremos
cmo se realizan estas operaciones.
El entorno de un libro de trabajo est
formado, bsicamente, por el Botn de
GUA VISUAL 001 | El entorno

de Excel 2007
2
TABLA 003 | Extensiones de

archivos para Excel 2007
Libro de Excel 2007
Libro de Excel 2007
habilitado para macros
Libro binario de Excel 2007
Libro de Excel 97 - 2003
Libro de Excel 5.0/95
Complemento de Excel 2007
Complemento de Excel 2003
Datos XML
Hoja de clculo XML 2003
Pgina web
Pgina web
de un solo archivo
Plantilla de Excel 2007
Plantilla de Excel 97-2003
Texto (delimitado por
tabulaciones)
Texto Unicode
Texto con formato
(delimitado por espacios)
Texto Macintosh
Texto MS-DOS
CSV (delimitado por comas)
CSV Macintosh
CSV MS-DOS
Formato de intercambio de datos
Vnculo simblico
24
.xlsx
Cinta de opciones: contiene, agrupados en
fichas y grupos lgicos, los comandos y funciones

que necesitamos para manejar el programa.
.xlsm
.xlsb
.xls
.xls
.xlam
.xla
.xml
.xml
.htm o .html
Botn de Office: entre otras funciones,
permite acceder a los comandos para Abrir,

Guardar o Imprimir nuestro libro.
3
Barra de herramientas de acceso rpido:
contiene los comandos que se utilizan en forma

frecuente, tales como Guardar, Deshacer o
Rehacer. Luego aprenderemos a personalizarla.
4
Barra de ttulo: indica el nombre
del documento que tenemos abierto (si se

trata de un documento de Excel que aun no
.mht o .html
.xltx
.xlt
hemos guardado, el nombre predeterminado

ser Libro1) y el nombre del programa.
5
Barra de frmulas: permite ingresar nuestros
clculos, visualizar el contenido de una celda,
.txt
.txt
o la frmula que le dio origen a un resultado.

6
Grupos lgicos: agrupan comandos que

cumplen funciones similares.
.prn
.txt
.txt
.csv
.csv
.csv
.dif
.slk
Cuadro de nombres: presenta el nombre
de la celda activa o de un conjunto de celdas

seleccionado. Si hemos definido nombres
especficos para designar a una celda o a un
conjunto de celdas, tambin aparecern aqu.
8
Fichas: son el equivalente a los mens

de versiones anteriores.
Office, la Barra de herramientas de acceso

rpido, la Barra de ttulo, la Cinta de opciones, el Cuadro de nombres y la Barra de frmulas, como vemos en la Gua Visual 001.
En la parte inferior de la pantalla de Excel

encontramos otras herramientas (Gua
Visual 002) que nos permiten desplazarnos
por las hojas que forman el libro de trabajo,
agregar o eliminar hojas, manejar las vistas
de la pantalla y el zoom.
008
nuestro libro de Excel por correo electrnico

o comprobar la compatibilidad del documento con versiones anteriores del programa. Tambin podemos ver los archivos de
Excel utilizados recientemente y acceder a
diferentes configuraciones (Figura 8).
Qu funcin cumple
el Botn de Office?
Este botn, que aparece en casi todos los

programas que integran la suite Office
2007, contiene la mayora de los comandos
que en las versiones anteriores se encontraban en el men Archivo, tales como: Nuevo,
Abrir, Guardar, Imprimir, etctera. Adems,
podemos utilizar este botn para enviar
FIGURA 8. Mediante el Botn de Office tambin

podemos acceder a los ltimos archivos utilizados.
GUA VISUAL 002 | Parte inferior de la hoja de Excel 2007

1
Botones de desplazamiento: nos permiten
desplazarnos hacia la primera o la ltima hoja, o ir
zarnos en el ancho de la hoja de clculo activa.

5
Vistas: nos permite cambiar los modos de vista de
desplazndonos de hoja en hoja.
la hoja de clculo activa: Normal, Diseo de
Hojas: cada libro de Excel 2007 presenta tres hojas
pgina y Vista previa de salto de pgina
de trabajo. Esta cantidad se puede modificar (agregar
(las dos ltimas son adecuadas para hacer una
o eliminar) de acuerdo con nuestras necesidades.

3
Insertar hoja: inserta automticamente una nueva
vista previa de la hoja antes de imprimirla).

6
Zoom: nos indica el nivel de zoom y,
hoja de clculo.
mediante un deslizador, podemos acercar
Barra de desplazamiento: nos permite despla-
o alejar la vista de la hoja.
25
009
Qu es la Barra
de herramientas
de acceso rpido?
Muchas veces necesitamos tener a mano

los comandos que utilizamos con mayor frecuencia. Para ello, Excel 2007 nos
proporciona la Barra de herramientas
de acceso rpido (Figura 9), que es una
barra de herramientas personalizable, que
muestra un conjunto de comandos independientes de la ficha con la que
estemos trabajando. En forma predeterminada, presenta los comandos Guardar,
Deshacer y Rehacer, pero podemos agregar
todos los que necesitemos o quitar los que
no utilizamos regularmente.
La Barra de herramientas de acceso
rpido puede resultarnos de gran ayuda
si pensamos que se trata de un programa
que maneja muchos comandos y herramientas. La ubicacin predeterminada
es a la derecha del Botn de Office,

en la Barra de ttulo (Figura 9).
010
Cmo puedo personalizar

la Barra de herramientas
de acceso rpido?
Existen diferentes procedimientos para

personalizar la Barra de herramientas
de acceso rpido, y ajustarla a nuestras
necesidades y preferencias. Podemos
agregar o quitar comandos, o ubicarla en
algn lugar que nos resulte ms cmodo.
Para agregar o quitar comandos, contamos
con dos procedimientos: desde la misma
Barra de herramientas de accesos rpido o
desde la Cinta de opciones. A la derecha de
la barra veremos una flecha que apunta
hacia abajo, desde donde accedemos a las
opciones del men desplegable
Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido (Figura 10). Del listado pode-
FIGURA 9. Esta herramienta es una novedad que

incorpora Office 2007 y, como veremos, es un
recurso muy interesante.
mos elegir el comando que deseamos agregar, y ste se incorporar automticamente

a la barra de herramientas. Si el comando
que deseamos adicionar no aparece en la
lista, podemos seleccionar Ms comandos
para acceder a una ventana que presenta
ms opciones.
FIGURA 10. Los comandos que aparecen con una tilde son los que se han incluido en la Barra de
herramientas de acceso rpido..
26
Tambin podemos agregar comandos desde

la Cinta de opciones. Para ello, contamos
con tres procedimientos:
1. Clic con el botn secundario del mouse
sobre alguna de las fichas. Aparecer un
men contextual, en el que encontraremos la opcin Personalizar barra de
herramientas de acceso rpido, que nos
llevar al mismo men al que accedemos por la opcin Ms comandos
(Figura 11).
sobre el grupo que deseamos agregar.
Se desplegar un men contextual
donde veremos la opcin Agregar a la
barra de herramientas de acceso
rpido. Aceptamos con un clic con el
botn principal del mouse.

sobre un comando especfico que aparece en la Cinta de opciones. A travs del
men contextual accedemos a la opcin
Agregar a la barra de herramientas de
acceso rpido. Aceptamos con un clic
Tambin podemos eliminar comandos de la

Barra de herramientas de acceso rpido.
Con un clic con el botn secundario del

mouse sobre el comando que deseamos eliminar, se desplegar el men contextual en
el que encontraremos la opcin Eliminar de
la barra de herramientas de acceso rpido.
Aceptamos con un clic con el botn principal del mouse.
Como dijimos, en forma predeterminada, la
Barra de herramientas de acceso rpido se
encuentra ubicada a la derecha del Botn
de Office, pero puede ser que nos resulte
ms cmodo tenerla ms cerca del rea de
trabajo. En ese caso, accedemos a las opciones por alguno de los procedimientos anteriores y elegimos Mostrar la barra de
herramientas de acceso rpido por debajo
de la Cinta de opciones. Si no nos resulta
favorable la nueva ubicacin, podemos restaurarla a su ubicacin original, accediendo

mediante los procedimientos anteriores a la
opcin Mostrar la barra de herramientas
de acceso rpido por encima de la Cinta de
opciones (Figura 12).
con el botn principal del mouse.
FIGURA 11. Desde esta ventana podemos elegir un comando de la lista de la izquierda y presionar
Agregar para incluirlo en la Barra de herramientas de acceso rpido..
27
011
Qu es la Cinta de
opciones y cmo est
organizada?
Anteriormente mencionamos que cuando

iniciamos Excel 2007 vemos por encima del
rea de trabajo una Cinta de opciones que
forma parte de la nueva interfaz de Excel y
que ha sustituido a los mens tradicionales
por esta franja inteligente que contiene
fichas, grupos y comandos.
Excel 2007 presenta 7 fichas: Inicio,
Insertar, Diseo de pgina, Frmulas,
Datos, Revisar y Vista. Cada una de ellas
contiene las tareas bsicas que se realizan
en Excel 2007 y son el equivalente a los
mens de las versiones anteriores, pero
estn organizadas en forma ms intuitiva
para el usuario. Cada ficha tiene, a su vez,

grupos que muestran conjuntos de elementos relacionados entre s.
Por ejemplo, uno de los grupos de la ficha
Inicio es Fuente, que est formado por un
conjunto de comandos que nos permiten
cambiar el tipo de letra, el tamao, el estilo, el color, etctera.
Otra cuestin que debemos tener en
cuenta en el manejo de la Cinta de opciones
es que muchos comandos se activan slo
cuando los empleamos. Por ejemplo, si utilizamos el comando Columna del grupo
Grficos de la ficha Insertar, aparecer en
la Cinta de opciones un nuevo grupo de
comandos relacionados con las opciones de
configuracin de la tarea que estamos realizando (Figura 13).
FIGURA 12. Si ubicamos

la Barra de herramientas de acceso rpido
ms cerca del rea de
trabajo, podremos
manejar los comandos
sin necesidad de
desplazarnos demasiado
con el mouse.
FIGURA 13.
Las funciones que
encontramos dentro
de las Herramientas
de grficos slo las
veremos si insertamos
un grfico en nuestra
planilla de clculo.
28
012
Puedo personalizar la
Cinta de opciones?
La Cinta de opciones de Excel 2007 presenta una organizacin lgica y sencilla, que
nos permite encontrar con facilidad el
comando que buscamos, dentro de las
fichas y los grupos. No se puede personalizar sin utilizar el lenguaje XML o un cdigo
de programacin. Sin embargo, podemos
realizar algunas acciones bsicas, que describimos en la Tabla 004.
Para minimizar la Cinta de opciones desde
la Barra de herramientas de acceso rpido,
accedemos al men desplegable
acceso rpido y hacemos clic en la opcin
Minimizar la cinta de opciones. Para acce-
der a los diferentes comandos y grupos de

cada ficha, simplemente hacemos clic en la
ficha que necesitamos, y se desplegarn sus
elementos correspondientes.
Minimizar la cinta de opciones nos puede

servir para liberar espacio visual (Figura
14 ). Al realizar esta accin veremos una
porcin mayor del rea de trabajo, pero

en forma momentnea no veremos los
grupos y comandos que contiene cada
una de las fichas.
Para restaurar la Cinta de opciones a su versin completa, accedemos nuevamente a
acceso rpido y desde all a la opcin
Minimizar la cinta de opciones (si est mini-
mizada, encontraremos una tilde a la

izquierda de la opcin; al volver a seleccionarla, quitamos la marca y desactivamos la
funcin). Otro procedimiento para minimizar rpidamente la Cinta de opciones es
hacer doble clic sobre la ficha activa.
Automticamente, la Cinta de opciones se
minimizar. Para restaurarla a su versin
completa, volvemos a hacer doble clic sobre
la ficha activa. Slo debemos tener en cuenta que al tener minimizada la Cinta de
TABLA 004 | Personalizar la Cinta de opciones

Acciones que no se pueden realizar
con la Cinta de opciones
Agregar comandos.
Reagrupar los comandos.
Cambiar o quitar un comando.
Agregar fichas (a menos que se utilice XML
o cdigo de programacin).
Cambiar a las barras de herramientas y mens
correspondientes a versiones anteriores de Excel.
Acciones que se pueden realizar

con la Cinta de opciones
Minimizarla.
Mantenerla minimizada en forma permanente.
Mantenerla minimizada en forma momentnea.
Restaurarla.
FIGURA 14. Cuando la Cinta de opciones est minimizada no se pueden ver los grupos o los comandos
que forman parte de cada una de las fichas.
29
opciones y al hacer clic sobre una ficha,
veremos los grupos correspondientes como

si la cinta estuviera desplegada totalmente.
Cuando hagamos clic fuera de la ficha, volver a minimizarse.
DATOS TILES
Tambin podemos utilizar atajos de teclado

para realizar algunos procedimientos con la
Cinta de opciones.. Por ejemplo, si
presionamos al mismo tiempo las teclas
CTRL+F1 minimizaremos la Cinta de
opciones.. Para restaurarla, volvemos a
presionar la combinacin CTRL+F1.. Ms
adelante veremos otros atajos de teclado que
013
Puedo manejar
la Cinta de opciones
desde el teclado,
sin utilizar el mouse?
El mouse es un dispositivo imprescindible

para el manejo de interfaces grficas como
Windows y todos los programas que se utilizan bajo esta plataforma, como es el caso
de Excel 2007. Sin embargo, puede ser que,
por diferentes razones, no dispongamos de
un mouse o, sencillamente, nos resulte ms
fcil acceder a las diferentes opciones del
programa desde el teclado. Si mantenemos
presionada la tecla ALT, veremos que aparecen indicadores con letras o nmeros en
cada una de las opciones de control del
programa (Figura 15).
nos permitirn manejar las herramientas de

Excel 2007 sin emplear el mouse.
Por ejemplo, si presionamos juntas las teclas

ALT+A, abriremos el men correspondiente al
FIGURA 15. Si bien las versiones anteriores de Excel podan manejarse desde el teclado, esta modalidad
de indicadores que se activan con la tecla ALT es una nueva caracterstica que ha incorporado Excel 2007.
FIGURA 16. Si estamos acostumbrados a utilizar los atajos de teclado podremos manejar los comandos
de la Cinta de opciones con mayor agilidad.
30
Botn de Office; ALT+1 nos permite acceder al

cuadro de dilogo Guardar como; con
ALT+O accedemos a la ficha Inicio. Es decir
que, al presionar la tecla ALT en forma con-
junta con la letra o nmero que identifica a

cada elemento de la interfaz de Excel 2007,
podremos acceder a las diferentes fichas, grupos, o comandos, del mismo modo que lo
hacemos si utilizamos el mouse.
Una vez que accedimos a la ficha que deseamos, podemos continuar empleando el teclado para activar los comandos o grupos que
necesitamos. Por ejemplo, con las teclas de
direccin podemos desplazarnos entre las
diferentes fichas.
Veamos un ejemplo. Si queremos colocar en
Negrita el contenido de una celda (Figura 16)
usando el teclado, debemos realizar el
siguiente recorrido: mantenemos presionada
la tecla ALT para activar los indicadores, luego
presionamos la combinacin ALT+O para acceder a la ficha Inicio y, por ltimo, ALT+1 para
activar el comando Negrita sobre la seleccin.
014
Qu comandos encuentro
en la ficha Inicio?
La ficha Inicio contiene los comandos que,

en versiones anteriores de Excel, encontrbamos repartidos entre los mens Edicin y
Formato. Est organizada en 7 grupos:
Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero,
Estilos, Celdas y Modificar.
En la Gua Visual 003 veremos algunos de
los comandos principales que contiene cada
uno de estos grupos.
015
Para qu
puedo utilizar
la ficha Insertar?
A travs de los grupos y comandos de esta

ficha podemos agregar diferentes elementos en la hoja de clculo. La inclusin de
tablas, grficos, vnculos a otros archivos o a
CONSEJOS
A travs del iniciador de cuadro de dilogo

que aparece en algunos grupos, no slo
podremos acceder a algn comando que est
visible, sino que tambin veremos los cuadros
de dilogo para los diferentes comandos, tal
como se presentaban en las versiones anteriores
del programa. Esta forma de acceder a los
comandos es ideal para quienes estn haciendo
un proceso de transicin entre las versiones del
programa. Es decir, si estamos muy acostumbrados a trabajar con las versiones anteriores de
Excel, hasta que nos adaptemos a la nueva
interfaz, nos conviene utilizar este recurso.
31
GUA VISUAL 003 | La ficha Inicio
Portapapeles: este grupo presenta los comandos
podemos disminuir o aumentar la cantidad de
Cortar, Copiar y Pegar. Este ltimo ofrece
decimales o personalizar la forma en la que
diferentes opciones para pegar el contenido de las

celdas, y tambin contiene al comando Copiar
permiten aplicar un conjunto de formatos
formatos aplicados a una celda o a un rango, a
predeterminados a una celda o a un conjunto de
otras, sin necesidad de volver a seleccionar cada uno
celdas. Tambin incluye el comando Formato
de los formatos que aplicamos.
condicional que aplicar un formato determinado si
Fuente: aqu encontramos todos los comandos que
la celda o el conjunto de celdas cumplen una
nos posibilitan cambiar el tipo, el tamao y el color
determinada condicin como, por ejemplo, mostrar
de fuente, aplicar estilos como Negrita, Cursiva o
en color rojo y en negrita todos los valores que

representan ventas inferiores a un determinado valor.
6
Celdas: contiene los comandos para insertar o
este grupo a travs del Iniciador de cuadro de
eliminar filas, columnas, o la hoja entera. Tambin
dilogo, podemos aplicarle efectos de Tachado,
permite modificar el alto de la fila, el ancho de la
Superndice y Subndice al contenido de las
columna o el color de la etiqueta de hoja, entre otras
celdas. Las opciones de formato que presenta Excel
cosas. Dentro de este grupo tambin encontramos la
son muy similares a las que ofrecen las distintas
categora Proteccin, para evitar que se realicen
aplicaciones de Microsoft Office 2007,
cambios no deseados en los datos de una hoja, o
especialmente Word.
bloquear una celda para que no se pueda modificar
Alineacin: contiene las diferentes opciones de
alineacin posibles en una celda o en un conjunto
32
Estilos: este grupo presenta comandos que nos
formato, que nos permite copiar un conjunto de
a las celdas. Si accedemos al cuadro de dilogo de
queremos mostrar, por ejemplo, nmeros negativos.

5
Subrayado y aplicar Bordes o Color de relleno
su contenido.
7
Modificar: contiene un conjunto de comandos
de celdas, tanto en el eje vertical como en el
variados, entre los que encontramos aqullos que
horizontal. Tambin podemos combinar celdas
nos permiten insertar funciones, rellenar datos en
(formando una sola celda a partir de un rango
forma automtica, borrar los formatos aplicados a
seleccionado), ajustar el texto al ancho
una celda o a un rango de celdas, ordenar texto o
predeterminado de la columna o modificar la
nmeros en forma ascendente o descendente y
inclinacin del texto en la celda.
aplicar Filtros para ver slo un grupo de datos de
Nmero: aqu encontraremos los comandos que
una planilla. Tambin contiene el comando Buscar
nos permiten aplicar diferentes formatos de nmero,
y seleccionar que nos posibilita, entre otras cosas,
tales como Moneda, Porcentaje, Fecha,
buscar y reemplazar una cadena de caracteres
Contabilidad, Fraccin, entre otros. Tambin
(alfabticos, numricos o alfanumricos) por otra.
una pgina web, cuadros de texto, etctera,

nos permitirn enriquecer la informacin
contenida en nuestras hojas de clculo. La
ficha Insertar est organizada en 5 grupos:
Tablas, Ilustraciones, Grficos, Vnculos y
Texto (Gua Visual 004).
Adems, esta ficha presenta una caracterstica
interesante y es que si insertamos un grfico
en la planilla, veremos una nueva ficha denominada Herramientas de grficos que a su
vez incluye tres fichas especficas: Diseo,
Presentacin y Formato. De esta manera, el
programa adecua los comandos y herramientas de acuerdo con nuestras necesidades.
016
Qu acciones
puedo realizar desde
la ficha Diseo
de pgina?
La ficha Diseo de pgina nos permitir

realizar las acciones para configurar
nuestro espacio de trabajo, tanto para
su visualizacin en pantalla como para su
posterior impresin.
Est organizada en 5 grupos: Temas,
Configurar pgina, Ajustar rea de impresin, Opciones de la hoja y Organizar
(Gua Visual 005).
GUA VISUAL 004 | La ficha Insertar
1
1
Tablas: este grupo contiene los comandos para
4
3
Grficos: este grupo presenta las diferentes opciones
crear una tabla o una tabla dinmica. Una tabla
de grficos que ofrece el programa. Cada tipo permite
permite aplicar formatos a un conjunto de datos y
representar datos especficos, en forma visual y,
filtrar la informacin. Su funcin es similar a la de
a su vez, contiene subtipos que nos permitirn
un gestor de bases de datos. Por su parte, una
encontrar la forma ms adecuada para representar
tabla dinmica permite agrupar y filtrar

informacin proveniente de diferentes hojas de
los datos numricos.

4
Vnculos: a travs de los comandos de este grupo
clculo, en una tablaresumen.
podemos crear enlaces a un archivo, a una imagen, a
Ilustraciones: nos permite colocar en nuestra
un correo electrnico o a una direccin web. Una vez
hoja de clculo distintos tipos de imgenes
hecho el hipervnculo, funciona como cualquier enlace
(almacenadas en nuestro disco o predeterminadas
que utilizamos en Internet. El indicador del mouse
del programa) e incluir formas de diagrama de
adopta la forma de una mano y, al hacer clic sobre l,
flujo, flechas o formas geomtricas.

Tambin encontramos el comando SmartArt,
nos llevar al destino previamente establecido.

5
Texto: contiene un conjunto de comandos que nos
que contiene herramientas que utilizaremos para
permiten crear un cuadro de texto, agregar un
crear grficos ms complejos, organigramas o
encabezado de pgina, o insertar smbolos que no
diagramas de Venn.
aparecen en el teclado.
33
Los grupos Configurar pgina, Ajustar rea

de impresin y Organizar cuentan con un
iniciador de cuadro de dilogo, que nos
permite abrir la ventana Configurar pgina,
propia de las versiones anteriores de Excel.
De acuerdo con el grupo desde el cual inicie-
mos el cuadro de dilogo, ste se abrir con

una solapa activa diferente, pero en todos los
casos podremos acceder a todas las solapas
de la ventana: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, y Hoja (Figura 17).
017
FIGURA 17. En las versiones anteriores de

Excel podamos acceder a este cuadro de
dilogo desde el men Archivo..
Qu comandos
encuentro en la
ficha Frmulas?
Esta ficha es, tal vez, una de las ms importantes del programa, ya que contiene los
comandos necesarios para manejar frmulas
y funciones. En Excel, una frmula es una
operacin o una funcin que realiza clculos
con los valores introducidos en diferentes
celdas. Desde esta ficha podemos acceder
a los comandos que nos permitirn
GUA VISUAL 005 | La ficha Diseo de pgina
1
1
Temas: un tema es un conjunto de colores,
porcentaje de la escala real.

4
nos permiten visualizar o imprimir las lneas de
Configurar pgina: desde aqu podemos modificar
divisin de la cuadrcula y los encabezados de filas o
trabajo a la impresin. Incluye los comandos para
34
Opciones de la hoja: contiene los comandos que
predeterminadas o personalizarlas a nuestro gusto.
columnas.
las diferentes opciones para ajustar nuestro rea de
alto y el ancho del rea a imprimir, y ajustar el
tipografas y formatos que se aplica a toda nuestra

hoja de clculo. Podemos aplicar las combinaciones
Organizar: los comandos de este grupo nos
configurar los mrgenes, el tamao y la orientacin
permiten organizar diferentes objetos que hayamos
del papel, y para establecer un rea de impresin.
colocado en una hoja de clculo. Podemos
Ajustar rea de impresin: si hemos definido un
agruparlos, girarlos, alinearlos, ajustarlos a la
rea de impresin, desde aqu podremos modificar el
cuadrcula, etctera.
administrar las frmulas que utilicemos en

nuestra hoja de clculo. En la ficha
Frmulas encontramos 4 grupos: Biblioteca
de funciones, Nombres definidos, Auditora
de frmulas y Clculo (Gua Visual 006).
018
ver slo determinado tipo de datos, o aplicar criterios de validacin que permitan
ingresar nicamente cierto tipo de datos en
una celda. La ficha Datos est integrada por
5 grupos: Obtener datos externos,
Conexiones, Ordenar y filtrar,
Herramientas de datos y Esquema
(Gua Visual 007 y Figura 18).
Para qu sirve
la ficha Datos?
En esta ficha encontramos los comandos

que nos permiten trabajar con nuestra hoja
de clculo como si fuera un gestor de
base de datos. Podemos obtener datos de
fuentes externas a Excel (como archivos de
texto o pginas web), aplicar filtros para
019
Qu opciones incluye la
ficha Revisar?
La ficha Revisar contiene los comandos que

nos permiten realizar los ajustes necesarios
para una versin final de nuestros datos.
GUA VISUAL 006 | La ficha Frmulas
1
1
Biblioteca de funciones: contiene, agrupadas por
grandes cantidades de datos numricos y de frmulas
categoras, las diferentes funciones que ofrece el
y, sobre todo, como sucede muchas veces, cuando en
programa (Matemticas, Estadsticas, Lgicas,
la misma hoja de clculo deben trabajar distintas
Financieras, etctera). El comando Insertar
personas, pueden ocurrir errores difciles de distinguir a
funcin abre un cuadro de dilogo que nos brindar
simple vista. Si utilizamos los comandos de este grupo
ayuda para localizar alguna funcin especfica.
podemos rastrear errores en las frmulas, comprobar

los errores o evaluar las frmulas introducidas.
Nombres definidos: en lugar de utilizar el nombre
que el programa le asigna a cada celda (por ejemplo,

A1), podemos definir nombres que nos faciliten su
Clculo: permite determinar preferencias para realizar
clculos en forma automtica (predeterminada) o
identificacin en un proceso de clculo. Desde este
manual. El comando Clculo automtico hace
grupo, podemos crear nombres personalizados para
referencia a la posibilidad que nos da el programa de
las celdas que utilizaremos, y administrar los nombres
recalcular automticamente el resultado de una
definidos por el usuario (crear, editar o eliminar).
operacin, si se modifican los datos asociados a ella.
Auditora de frmulas: una auditora es una
Si se desactiva la opcin de clculo automtico,
revisin detallada que se realiza para encontrar
deberemos volver a realizar las operaciones cada vez
errores. Cuando trabajamos con hojas de clculo con
que modifiquemos un valor numrico.
35
FIGURA 18. Al aplicar filtros podemos hacer que se muestren slo los datos de una planilla que cumplen
con un determinado criterio que especifiquemos.
GUA VISUAL 007 | La ficha Datos
1
1
aplicar filtros para visualizar slo los datos que
Obtener datos externos: podemos importar
cumplan con los criterios que especifiquemos.
datos desde una base de datos de Microsoft Access,

desde una pgina web, desde archivos de texto, o
herramientas de anlisis para manejar datos
SQL Server) y conectarnos a un origen de datos
estadsticos o tcnicos complejos. Nos resultarn muy
externos a nuestra hoja de clculo, seleccionndolos
tiles los comandos Anlisis Y si, que nos permi-
desde una lista de datos usados frecuentemente.
tirn probar diferentes valores en las frmulas y
Conexiones: desde este grupo podemos ver las
Validacin, mediante el cual podremos evitar que se
hoja de clculo y actualizarlos, si los datos de

origen cambian.
36
Herramientas de datos: este grupo contiene
desde otras fuentes (como por ejemplo, un servidor
conexiones a datos externos que contiene nuestra
ingresen datos errneos en una celda.

5
Esquema: nos permite crear esquemas de hasta 8
niveles para agrupar o resumir datos de nuestra hoja
Ordenar y filtrar: nos permite establecer
de clculo. El iniciador de cuadro de dilogo
diferentes criterios para ordenar los datos de nuestra
abrir la ventana a travs de la cual podremos
hoja de clculo (por ejemplo, alfabticamente), y
configurar la ubicacin de los datosresumen.
Est organizada en 3 grupos: Revisin,

Comentarios y Cambios (Gua Visual 008).
Autocorreccin, que podemos usarla para

corregir errores frecuentes que se cometen
al escribir, como por ejemplo, lso por los.
Debemos tener en cuenta que la revisin

ortogrfica presenta diferentes opciones,
por lo que en cada situacin elegiremos la
que ms nos convenga. Por ejemplo, si la
palabra est efectivamente mal escrita,
podemos seleccionar algunas de las propuestas como sugerencias, y luego la
opcin Cambiar (Figura 19). Puede suceder
que se trate de un trmino muy especfico
(como por ejemplo, un apellido) y que, a
pesar de estar bien escrito, sea detectado
como un error de ortografa por no estar
incluido en el diccionario del programa.
Frente a esta situacin tenemos dos opciones:
Omitir, si es un trmino que utilizamos en
forma espordica, o Agregar al diccionario,
si se trata de un trmino que empleamos
con frecuencia. Otra interesante alternativa
que ofrece la revisin de ortografa es la
FIGURA 19. La opcin Agregar al diccionario

es til para actualizar el diccionario de
nuestra computadora.
GUA VISUAL 008 | La ficha Revisar
1
1
Revisin: a travs de este grupo accedemos a los
cartel indicador que aparecer al pasar el mouse por
comandos para comprobar la ortografa, cambiar
encima de la celda o quedar siempre visible, de
palabras por sus sinnimos e, incluso, traducirlas a
acuerdo con cmo lo configuremos. Los comentarios
otro idioma del listado disponible. Si tenemos
son muy tiles para hacer aclaraciones sobre el

contenido de una celda.
palabras mal escritas, podemos seleccionar la

celda o las celdas que contienen los textos que
Cambios: este grupo contiene los comandos que nos
deseamos modificar y luego solicitar que se realice
permitirn proteger con contraseas las hojas que
la revisin ortogrfica.
deseemos, o el libro completo. Tambin podemos
Comentarios: desde los comandos de este grupo
compartir el libro, guardndolo en una carpeta
podemos agregar o eliminar comentarios a las celdas
compartida, si el equipo en el que trabajamos con
que seleccionemos para ese fin. Un comentario es un
Excel 2007 se encuentra conectado a una red.
37
020
de trabajo. Se encuentra organizada en 5

grupos: Vistas de libro, Mostrar u ocultar,
Zoom, Ventana y Macros ( Figura 20 y
Gua Visual 009 ).
Qu acciones
puedo realizar desde
la ficha Vista?
Desde la ficha Vista podemos manejar las

distintas opciones de visualizacin del rea
En el grupo Vistas de libro encontraremos

la vista Normal, que es la habitual de trabajo, en la que aparecen los encabezados de
FIGURA 20. Con la vista Diseo de pgina vemos nuestra planilla en su versin para imprimir.
GUA VISUAL 009 | La Ficha Vista
1
1
Vistas de libro: permite intercambiar entre
nos posibilita fijar columnas o filas, mientras se puede
distintas formas de visualizacin de la hoja de clculo
desplazar el resto de la hoja de clculo. Este comando
y del rea de trabajo.
es muy til en hojas de clculo que contienen una
Mostrar u ocultar: permite mostrar u ocultar la
gran cantidad de datos ya que podemos acercar entre
regla, la Barra de frmulas, las lneas de
s columnas o filas que quedan muy distantes, para
cuadrcula y los encabezados de columnas y filas.

3
38
Zoom: permite administrar los distintos niveles de
facilitar su lectura o comparacin.

5
Macros: una macro es una accin o un conjunto de
zoom para visualizar el libro en un rango
acciones que se definen a travs de un lenguaje de
comprendido entre 10 y 400%.
Visual Basic) y que permiten

programacin (V
Ventana: permite organizar la forma en que se
automatizar la ejecucin de tareas repetitivas. A travs
vern varios libros abiertos. Un comando interesante
de los comandos de este grupo se puede grabar una
dentro de este grupo es Inmovilizar paneles, que
macro o ver la lista de macros programadas.
filas y columnas. Desde ah slo podemos

visualizar la parte de la hoja de clculo que
entra en pantalla. En cambio, desde la vista
Pantalla completa podemos obtener una
vista ampliada de la hoja de clculo. En este
caso, se ocultan el Botn de Office, la Barra
de herramientas de acceso rpido, la Cinta
de opciones y la Barra de frmulas. Para
salir de la opcin Pantalla completa,
debemos hacer clic con el botn secundario
del mouse sobre cualquier parte de la hoja
de clculo y seleccionar la opcin Cerrar
pantalla completa. Otra forma ms rpida
de cerrar la vista Pantalla completa es
presionar la tecla Esc ( Figura 21).
021
Puedo abrir archivos de

versiones anteriores en
Excel 2007?
Si ya venamos trabajando con Excel, es probable que tengamos archivos guardados

con formatos correspondientes a versiones
anteriores, pero que podemos abrirlos en

Excel 2007 en el Modo de compatibilidad.
Esta funcin permitir abrir un archivo de
cualquier versin anterior de Excel y guardarlo en su versin original, o convertirlo a
Excel 2007. No obstante, debemos tener en
cuenta que un archivo con formato de Excel
2007, es decir con extensin .xlsx, no ser
reconocido por las versiones anteriores del
programa. Para abrir un archivo de Excel
2007 en una versin anterior de la planilla
de clculo, debemos guardarlo con el formato correspondiente a las versiones anteriores (.xls). En la Pregunta 028 veremos
cmo realizar esta accin (Figura 22).
022
Puede haber incompatibilidades con archivos de

versiones anteriores a
Excel 2007?
Es probable que cuando abramos un archivo

de una versin anterior a Excel 2007
FIGURA 21. Cuando trabajamos con varios libros abiertos en forma simultnea, podemos organizar la
forma de tenerlos presentes en la pantalla y poder, as, alternar fcilmente entre cada uno de ellos.
39
encontremos que algunas caractersticas no

funcionan. En la ltima versin del programa
se han agregado funciones nuevas y se han
quitado otras, por considerarlas de uso poco
frecuente. Una de las principales incompatibilidades que puede presentarse es que el rea
de trabajo de Excel 2007 es mucho ms
amplia que en las versiones anteriores.
Tambin pueden existir incompatibilidades
entre formatos, especialmente en el uso del
comando Formato condicional. Otra consideracin es que se pueden presentar incompatibilidades con grficos y algunos formatos de
archivos. De cualquier modo, cuando el programa detecte errores que tal vez impliquen
una prdida de fidelidad de los datos, nos
mostrar la pantalla Comprobador de
compatibilidad, que nos permitir corregir
los errores detectados (Figura 23).
023
Cmo creo un archivo

nuevo en Excel 2007?
Al iniciar Excel 2007 estamos abriendo un

nuevo libro de trabajo, en blanco. Si una
vez abierto el programa deseamos abrir otro
libro nuevo, podemos hacerlo desde el
Botn de Office o desde la Barra de
herramientas de acceso rpido.
DATOS TILES
FIGURA 22. Cuando en Excel 2007 abrimos un
archivo de una versin anterior del programa,
la Barra de ttulo nos indica que se est
ejecutando en [Modo de compatibilidad]..
Cuando intentemos guardar un archivo de Excel

2007 en una versin anterior, en ocasiones
aparecer una ventana de Error de
compatibilidad.. Cuando el programa detecta
errores de compatibilidad entre versiones,
aparece el cuadro Comprobador de
compatibilidad,, que nos informa sobre el error
detectado, y nos ofrece ayuda para solucionar
el problema. Las opciones que tenemos son:
Cancelar,, que cancela la accin de guardar el
archivo en un formato correspondiente a una
versin anterior y nos permite guardarlo en el
formato de Excel 2007, Continuar,, que ignora
el problema y guarda el archivo en la versin
anterior, pero se puede ocasionar una prdida
de datos o de funcionalidades de la hoja de
clculo, y Copiar en hoja nueva,, que genera
FIGURA 23. Con las opciones del Comprobador de
una nueva hoja de clculo con un informe de
compatibilidad podemos, por ejemplo, crear una
los problemas encontrados y la cantidad de
nueva hoja con los informes de errores detectados,
veces que aparecen.
a travs del comando Copiar en hoja nueva.

40
Como mencionamos, el Botn de Office

contiene los comandos bsicos de administracin de archivos, que en las versiones anteriores de Excel se encontraban en
el men Archivo. De esta manera, para
abrir un libro nuevo en blanco, vamos a
Botn de Office y hacemos clic en el
comando Nuevo. En el sector del medio
seleccionamos Libro en blanco y hacemos
clic sobre el botn Crear o, simplemente,
doble clic sobre el icono correspondiente a
Libro en blanco.
Como vimos, la Barra de herramientas de
acceso rpido presenta el acceso a tres
comandos predeterminados: Guardar,
Deshacer y Rehacer. Pero, tal como explicamos, podemos agregar all los comandos
que queremos tener a mano, de acuerdo
con nuestras preferencias o necesidades.
Si hemos personalizado esta barra y
agregamos el comando Nuevo, cada vez que
necesitemos abrir un nuevo libro de Excel
simplemente hacemos clic sobre el icono
correspondiente. Una tercera opcin sera
utilizar el atajo de teclado ALT+A+N, que es
lo mismo que hacer clic en Botn de
Office/Nuevo ( Figura 24).
024
Qu plantillas
predeterminadas
me ofrece
Excel 2007?
Una plantilla es un modelo o patrn

que nos permite crear nuevas hojas de clculo en base a un conjunto de elementos
predeterminados. Pueden resultar muy tiles para simplificarnos el trabajo de crear
hojas similares y estandarizar, as, nuestro
trabajo. Excel 2007 ofrece una gran cantidad de plantillas predeterminadas que
podemos utilizar para crear nuevos libros
de trabajo. Desde el Botn de Office,
accedemos a la opcin Nuevo, que nos
mostrar las Plantillas instaladas que nos
ofrece el programa: Extractos de facturacin, Detector de presin sangunea,
Informes de gastos, Amortizacin de
prstamo, Presupuesto mensual personal,
Informe de ventas y Hoja de asistencia
( Figura 25).
Adems, desde la categora Microsoft Office
Online podemos acceder a otros modelos
que se ajusten mejor a nuestras necesidades. Por ejemplo, podemos crear Facturas,
FIGURA 24. Cuando empleamos el comando Nuevo,, no agregamos hojas al libro que ya tenemos abierto,
sino que estamos abriendo un nuevo libro de trabajo, totalmente distinto e independiente del anterior.
41
Calendarios, Horarios, Informes,

Presupuestos, Agendas, Inventarios, rdenes de compra, Recibos, Hojas de balance,
Libros de contabilidad, y hasta crear
Tarjetas de identificacin, entre otros
modelos (Figura 26).
025
Cmo abro un archivo

de Excel 2007?
Para abrir un archivo existente de Excel, es

decir, un archivo que ya fue elaborado y almacenado en algn soporte fsico de almacenamiento, como el disco duro, un disquete,
FIGURA 25. Cuando seleccionamos alguno de los modelos de plantillas de Excel 2007, en el panel
derecho podemos observar una vista previa del modelo elegido.
FIGURA 26. Los modelos que nos ofrece la categora Plantillas de Microsoft Office Online amplan
nuestras posibilidades de crear documentos muy verstiles, de alta calidad y en forma muy sencilla.
42
un pendrive o un CD-ROM, disponemos de

distintos procedimientos (Figura 27).
Si el archivo que buscamos no se encuentra
entre los ltimos empleados, desde el Botn
de Office seleccionamos el comando Abrir,
a travs del cual accederemos al cuadro de

dilogo Abrir (Figura 28), que nos permitir
buscar el archivo en las diferentes unidades
de almacenamiento y carpetas que tengamos disponibles en nuestro equipo. Si
hemos personalizado la barra de acceso
rpido agregndole el comando Abrir, cada
vez que necesitemos abrir un libro de Excel
simplemente haremos clic sobre el icono
correspondiente. Una ltima alternativa es
usar el atajo de teclado ALT+A+A.
026
FIGURA 27. En el sector derecho del men del

Botn de Office,, veremos los ltimos archivos
utilizados en Excel 2007. Si el que buscamos se
encuentra en el listado, simplemente hacemos clic
sobre l para abrirlo.
Cmo guardo
un archivo en
Excel 2007?
Guardar un archivo significa almacenar en

un soporte fsico y en forma permanente la
informacin que temporalmente se encuentra en memoria, mientras estamos trabajando. Para guardar un archivo en Excel
2007 (ver el Paso a paso 002) podemos
FIGURA 28. Desde las opciones del sector izquierdo de la ventana Abrir o desde la lista desplegable superior
podemos localizar la unidad o carpeta en la que se encuentra el archivo de Excel que deseamos abrir.
43
PASO A PASO 002 | G u a r d a r u n l i b r o e n E x c e l 2 0 0 7
Desde el Botn de
Office acceda al
comando Guardar
como. En la ventana
que aparece, elija la
ubicacin en la que
desea guardar el
libro de Excel.
Puede hacerlo
tanto desde las
opciones que
aparecen a la
izquierda, como
desde la lista desplegable superior.
En la parte inferior
de la ventana, en
Nombre de archivo ,
en forma predeterminada encontrar

Libro1.xlsx .
Brrelo y escriba
el nombre que
desea. En la lnea
correspondiente a
Guardar como tipo ,
aparecer el formato
de archivo predeterminado, en
este caso, Libro de
Excel (*.xlsx) .
44
Una vez cumplidos los pasos

anteriores, seleccione el botn
Guardar para aplicar los cambios, o
Cancelar, para descartarlos. Luego,
para acceder al archivo que almacen
deber ir a Botn de Office/Abrir.
utilizar procedimientos tan sencillos como

los anteriores, pero es importante, si no
queremos encontrarnos con la desagradable
sorpresa de perder nuestro trabajo, que
entendamos bien algunos conceptos bsicos. Si hacemos clic en Botn de
Office/Guardar veremos un submen con
varias alternativas, que analizamos en la
Gua Visual 010.

Como vimos, al desplegar la lista de
comandos del Botn de Office, encontraremos dos opciones para guardar: Guardar y
Guardar como. Si bien ambas cumplen con
la funcin de almacenar nuestro archivo,
existe una importante diferencia que debemos tener en cuenta. Si es la primera vez
que vamos a guardar el archivo de Excel,
tanto una como otra opcin nos llevarn al
cuadro de dilogo Guardar como, que nos
permite indicar en qu unidad o carpeta
guardaremos el archivo, y colocar un nombre para identificarlo, entre otras cosas.
Pero si estuvimos trabajando con un archivo de Excel existente y deseamos guardar

las modificaciones, se nos pueden presentar dos situaciones: una, que deseemos
guardar el archivo en su ubicacin original
y con el mismo nombre; otra, que necesitemos guardar el archivo en una nueva
ubicacin o que debamos conservar sus
diferentes versiones. En el primer caso,
debemos utilizar el comando Guardar,
mientras que en el segundo, debemos usar
Guardar como, por qu? Porque en la
segunda situacin Guardar y Guardar
como no cumplen la misma funcin. El
GUA VISUAL 010 | Formatos de archivo de Excel 2007
1
2
3
4
5
6
Libro de Excel: guarda el libro de trabajo con el
Buscar complementos para otros formatos
formato de archivo predeterminado para Excel 2007.
de archivo: podemos instalar complementos para
Libro de Excel habilitado para macros: guarda el
agregar otros formatos. Por ejemplo, si queremos
libro de trabajo con el formato de archivo habilitado
guardar nuestro libro en un formato que sea sencillo
para macros. Una macro es una combinacin de teclas
de leer e imprimir, pero difcil de modificar, tenemos
que permiten ejecutar en forma automtica una tarea
la posibilidad de agregar el complemento para
determinada. En Excel 2007 las macros se pueden
guardar como PDF, que es el formato de archivo que
programar a travs de lenguaje XML.
utiliza el programa Acrobat Reader, ideal para
Libro binario de Excel: es un formato de archivo
que permite abrir y guardar en forma rpida.

4
convertir archivos para slo lectura.

6
Otros formatos: nos permite acceder al cuadro de
Libro de Excel 97-2003: permite guardar
dilogo Guardar como. A travs de la opcin
el libro de trabajo en el formato de versiones
Guardar como tipo, podemos elegir otros formatos
anteriores de Excel.
de archivo que no aparecen en este listado.
45
comando Guardar conservar la ubicacin

y el nombre originales del archivo, sobrescribiendo las modificaciones realizadas.
Es decir, la versin original del archivo no
existir ms como la habamos guardado
la primera vez, sino que presentar los
cambios realizados. Pero si necesitamos
conservar ambos archivos (el original y el
modificado) debemos utilizar la opcin
Guardar como, que nos permitir definir una
nueva ubicacin, nombre o tipo de archivo.
Si queremos guardar nuestro libro como
plantilla debemos seguir el procedimiento
que detallamos a continuacin: vamos a
Botn de Office/Guardar como/Libro de
Excel y en Guardar como tipo de la ventana
Guardar como seleccionamos Plantilla de
Excel (*.xltx) o Plantilla de Excel habilitada
para macros (*.xltm).
Como vimos anteriormente, los comandos

Guardar y Guardar como cumplen funciones
ATENCIN
Al guardar un libro de Excel, debemos

i d e n t i f i c a r l o c o n u n nombre . P o r t r a t a r s e d e
un programa que se ejecuta bajo entorno
Windows, los nombres de los archivos deben
cumplir ciertas reglas que establece el sistema
operativo. Generalmente, Windows limita los
nombres de archivo a 260 caracteres .
Sin embargo, ste debe ser realmente ms
corto, puesto que en la ruta completa (como
C:\Documentos\nombrearchivo.xlsx)) se
incluye este nmero de caracteres. Adems,
en el nombre de un archivo no se pueden
utilizar ninguno de los siguientes caracteres:
\ / ? : * " > < |, pero podemos dejar
espacios o separar las palabras con los
guiones medio ()) o bajo (_)).
46
diferentes. Cuando queremos guardar las

modificaciones o las actualizaciones que
realizamos en un archivo de Excel 2007 (al
que ya habamos guardado y especificado
su ubicacin y su nombre) sin cambiar el
nombre o la ubicacin del archivo, simplemente utilizamos el comando Guardar. En
otras palabras, cada vez que lo empleemos,
estaremos sobrescribiendo el mismo archivo, aunque hayamos modificado por completo su contenido. Para usar este comando
disponemos de dos formas: desde el Botn
de Office/Guardar, o desde la Barra de
herramientas de acceso rpido, con un clic
sobre el icono correspondiente.
027
Puedo evitar que

se pierdan los cambios
que hice en un archivo
si no lo guardo?
Mientras estamos trabajando en un archivo,

es decir, mientras lo tenemos en pantalla, la
informacin se almacena en la memoria
RAM de nuestra computadora (es la memoria
que disponemos para ejecutar programas o
archivos). Si tenemos alguna dificultad tcnica
con nuestro equipo (por ejemplo, se cuelga) o
se produce un corte de la energa elctrica,
todo lo que se estaba almacenando en forma
temporal en la memoria RAM se borrar. Para
paliar, en parte, esta situacin (tan indeseable
como frecuente), casi todos los programas de
la suite Office, Excel entre ellos, cuentan con
una funcin de recuperacin del archivo.
La funcin Autorrecuperacin permite que
se guarde en forma automtica una copia
del archivo en el que estamos trabajando,
con una frecuencia que podemos ajustar a
nuestras necesidades y preferencias. Para

configurarla, vamos a Botn de Office y
hacemos clic en el botn Opciones de Excel.
En la lista de categoras que se despliega a
la izquierda, seleccionamos Guardar. En la
parte derecha del cuadro, verificamos que
se encuentre tildada la opcin Guardar
informacin de Autorrecuperacin cada x
minutos (Figura 29). Escribimos la cantidad
de minutos que deseamos establecer para

guardar automticamente una copia de
nuestro archivo de trabajo (podemos utilizar
un nmero entero comprendido entre 1 y
120) y presionamos Aceptar.
archivo de Excel 2007 pueda ser abierto en

una versin anterior del programa, debemos
guardarlo en un formato que sea reconocido
por stas, como .doc. Como mencionamos,
Excel 2007 permite guardar archivos para las
versiones 97 2003, e incluso en versiones
ms antiguas como 5.0 / 95. Entonces, si
queremos guardar nuestro archivo para
poder abrirlo en cualquiera de las versiones
CONSEJOS
Un hbito saludable (por lo menos para

nuestros nervios) es guardar peridicamente el
archivo en el que estamos trabajando. Podemos
definir el nombre, el tipo y la ubicacin
028
Puedo abrir un
libro de Excel 2007
en una versin
anterior del programa?
mediante el comando Guardar como al

comienzo de nuestro trabajo y, luego,
simplemente hacemos clic peridicamente en el
icono Guardar de la barra de acceso rpido, o
presionamos CTRL+G.. De esta forma, si
sucediera alguno de los eventos que podra
ocasionar que no pudiramos guardar
Como vimos en la Pregunta 021, Excel

2007 nos permite abrir un archivo de
cualquier versin anterior, en Modo de
compatibilidad. Sin embargo, para que un
debidamente nuestro trabajo una vez

finalizado, sera menor la cantidad de
informacin perdida.
FIGURA 29. Adems de definir la cantidad de minutos que deseamos para el guardado automtico de
nuestro libro de trabajo, tambin podemos especificar una ubicacin en nuestro equipo para guardar los
archivos de Autorrecuperacin..
47
anteriores, slo debemos ir a Botn de

Office/Guardar como y asegurarnos de elegir
el formato correcto: Libro de Excel 97-2003
(*.xls) o Libro de Microsoft Excel 5.0/95.xls.
De esta manera, podremos utilizarlo tanto
en Excel 2007 como en una versin anterior de la planilla de clculo.
Slo debemos tener en cuenta un detalle,
desde el Botn de Office/Guardar como
podemos acceder directamente a la
opcin Libro de Excel 97 2003,

pero si queremos guardar el archivo
en una versin para Excel 5.0 / 95,
debemos elegir Libro de Excel y luego,
en el men desplegable Guardar como
tipo de la ventana Guardar como,
seleccionamos la opcin Libro de
Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)
( Figura 30).
FIGURA 30. La eleccin del formato correcto nos asegura que el libro de trabajo creado en Excel 2007
luego pueda ser abierto en una versin anterior del programa.
FIGURA 31. Una vez pegado el elemento, en este caso un texto creado en otra aplicacin,
podemos elegir entre las distintas opciones para conservar los formatos de origen o adaptar el
formato al docum ento de destino.
48
029
Puedo intercambiar
datos entre
Excel 2007 y
otros programas?
Excel 2007 forma parte del paquete integrado de aplicaciones Office 2007. Un paquete
integrado (tambin conocido como suite)
es un conjunto de programas o aplicaciones
cuya principal ventaja es la de permitir el
fcil intercambio de datos entre los diferentes componentes que forman parte de la
suite. De este modo, podemos Copiar y
Pegar en la hoja de clculo una tabla realizada en Word, o Copiar y Pegar en Word
un grfico realizado en Excel. Y lo mismo
sucede con el intercambio de datos entre
Excel y PowerPoint, o con cualquier programa que forma parte de la suite. Tambin
podemos enviar nuestro libro de trabajo por
correo electrnico a travs de Outlook.
Copiar y Pegar
Copiar un texto, un grfico o cualquier
elemento incluido en un archivo es una interesante facilidad que nos ofrecen las computadoras para no tener que volver a repetir
mecnicamente algo que ya realizamos.
Cuando pegamos el elemento, descargamos
de la memoria de la computadora lo que
haba quedado almacenado temporalmente
en el Portapapeles. Pero existen diferentes
opciones que debemos tener en cuenta a la
hora de pegar elementos en nuestra hoja de
clculo. Como vimos anteriormente, en la
ficha Inicio encontramos el grupo
Portapapeles, que contiene el comando
Pegar. Este comando ofrece algunas opciones que pueden resultarnos de gran utilidad
cuando necesitamos colocar en nuestra hoja
de clculo elementos trados desde otros
programas. Estas opciones son:
Pegar (CTRL+V): pega el contenido del

Portapapeles. Al lado de la celda que
contenga el elemento pegado, aparecer
el indicador Opciones de pegado. Si desplegamos el men, podemos optar entre
diferentes opciones, de acuerdo con el
tipo de elemento que hayamos pegado.
Si se trata de un texto, las opciones sern:
Mantener el formato de origen o
Coincidir con el formato de destino; en el
caso de una imagen, podemos elegir
entre Mantener formato de origen o
Mantener tema de destino (Figura 31).
Pegar vnculos: esta opcin nos permite
pegar el elemento de modo tal que si es
modificado en el archivo de origen, se actualiza tambin en nuestra hoja de clculo.
Pegado especial: incluye diferentes opciones, que cambian si se trata de Copiar y
Pegar texto, tablas, o imgenes. En el
caso de texto o tablas creadas en otros
programas, como por ejemplo Microsoft
Word, encontramos:
a. Pegar como Objeto: el elemento
pegado puede ser modificado
con el programa de origen con
el que fue creado.
b. Pegar como imagen: el elemento pegado se transforma en una imagen (aunque se trate de un texto o nmeros).
c. Pegar como HTML: inserta el contenido
del portapapeles con formato HTML,
que es el lenguaje de programacin que
utilizan las pginas de Internet.
d. Pegar como texto Unicode: el elemento
pegado se convierte al formato
Unicode, un cdigo universal que permite estandarizar el texto producido en
otras aplicaciones.
49
e. Pegar como texto: el elemento pegado

es tratado por Excel como texto sin formato. En el caso de una tabla, se pegar
slo su contenido. Si deseamos conservar los formatos de tabla creados en el
programa de origen, debemos utilizar las
opciones Pegar o Pegar como objeto.
f. Pegar como hipervnculo: el elemento
pegado actuar como enlace a su archivo de origen.
DEFINICIONES
Para el pegado de imgenes creadas en

otros programas, el comando Pegado
especial nos ofrecer diferentes formatos
de imagen para aplicar al elemento que
deseamos incluir en nuestra hoja de clculo.
En todos los casos, debemos tener en cuenta que cuando pegamos un elemento de
otro programa, estamos incrustando un
objeto en nuestra hoja de clculo. Una vez
que el objeto se ha incrustado (pegado),
pasa a ser parte del archivo de destino (en
este caso, la hoja de clculo de Microsoft
Excel 2007) y todas las modificaciones que
apliquemos al objeto slo afectarn el archivo de destino, y no el origen.
El Portapapeles es una herramienta que ofrece

el sistema operativo Windows para almacenar
en forma temporal todo tipo de datos como
Objetos OLE
grficos, textos, imgenes, etctera, para su

recuperacin posterior en una nueva ubicacin.
Esta funcin nos permite intercambiar datos en
el mismo programa o entre distintas
aplicaciones. Los datos se envan al
Portapapeles a travs de los comandos Copiar
y Cortar,, y luego se recuperan mediante
alguna de las opciones del comando Pegar..
OLE es una tecnologa que utiliza la suite

Microsoft Office para intercambiar informacin entre los distintos programas que
la integran. Esta tecnologa nos permite
vincular objetos en nuestra hoja de
clculo. La principal diferencia entre
incrustar y vincular un objeto es que el
primero, una vez incrustado, forma parte
FIGURA 32. A travs del comando Insertar objeto podemos crear un vnculo a archivos de otros programas, como una presentacin con diapositivas, un archivo PDF,, un cdigo de barras, entre otros formatos.
50
del archivo de destino y no se modifica

aunque se cambie el archivo de origen.
Por el contrario, un objeto vinculado
a nuestra hoja de clculo puede
actualizarse cada vez que modifiquemos
el archivo de origen.
CURIOSIDADES
VisiCalc fue la primera hoja de

clculo de la historia de la Informtica.
Muchos consideran que provoc una
verdadera revolucin en este campo,
Para vincular un objeto de otro programa

en Excel 2007 debemos utilizar el
comando Insertar objeto, que
encontramos en la ficha Insertar,
dentro del grupo Texto.
En la ventana Objeto (Figura 32)
veremos el listado completo de los
tipos de archivo que podemos vincular
en Excel 2007.
Desde las solapas superiores, podemos
definir si queremos crear un archivo
nuevo o seleccionar uno existente,
a partir del tipo de archivo seleccionado
previamente.
Una vez creado o seleccionado el archivo
que deseamos vincular, podemos optar
entre mostrarlo en forma completa o
colocarlo como icono (Figura 33).
al acercar el mundo de la informtica al

mundo de las personas comunes, dando
origen a las aplicaciones (programas
informticos diseados para cumplir
funciones especficas, sin necesidad de
poseer conocimientos de programacin).
Fue desarrollada por Dan Bricklin
en el ao 1979, y cuenta la historia
que para su desarrollo se inspir al mirar a
un profesor de la Universidad de
Harvard mientras creaba un complejo
modelo financiero en una pizarra.
Cada vez que se equivocaba, tena que
borrar, volver a escribir los datos de la
entrada y recalcular los resultados.
Bricklin tom este procedimiento y dise
el primer modelo de planilla de clculo
que se conoci entonces.
FIGURA 33. Si activamos la opcin Mostrar como icono,, el objeto incrustado se mostrar como un icono
en nuestra hoja de clculo.
51
Incrustar o vincular?
Si no deseamos actualizar los datos que
copiamos en nuestra hoja de clculo
cada vez que los modifiquemos en el
archivo de origen, nos conviene utilizar
un objeto incrustado, es decir, transferir
el objeto a la hoja de clculo a travs
del uso de los comandos Copiar, Cortar
y Pegar. No obstante, el objeto incrustado puede ser modificado en su archivo
de origen, a travs de Excel 2007, con
un doble clic en l.
Eso s, debemos tener en cuenta que los
objetos incrustados aumentan el tamao del archivo de Excel 2007.
Si, en cambio, deseamos que el objeto
que incluimos en nuestra hoja de clculo
se actualice cada vez que modificamos la
informacin del archivo de origen, es conveniente que utilicemos la vinculacin
OLE, a travs del comando Insertar
objeto. Esto es posible porque la hoja de
clculo actuar slo como contenedora de
la representacin de la informacin que
hemos creado a partir de la vinculacin, es
decir, la informacin del objeto permanecer almacenada en su archivo de origen.
LO QUE VIENE
Los usuarios de iPhone podrn emplear sus

documentos de Excel en
su dispositivo mvil. El
Mariner Calc es un
software desarrollado
por la empresa Mariner,
que soporta mltiples hojas
por documento, grficos,
objetos y un mximo de 1
milln de filas y 32.000
columnas. Tambin permite
editar las hojas de clculo desde el telfono.
A M ME PAS
Muchas veces podemos notar que la ejecucin

de Excel 2007 es muy lenta y provoca un cierto
retardo en la ejecucin de algunos procesos.
En seguida pensamos que el programa est
funcionando mal o que tiene algn tipo de
error. En realidad, es un problema de
capacidad de nuestro sistema informtico.
La combinacin Excel 2007 con Windows Vista
consume muchos recursos de nuestra
Excel 2007 slo almacenar la ubicacin

de los datos para localizarlos en el archivo
de origen. Si lo eliminamos, se romper el
vnculo creado.
computadora, especialmente, memoria RAM

(Random Access Memory), que es una de las
memorias principales de nuestra computadora,
ya que es la que nos permite ejecutar los
programas y los archivos. Si nuestro equipo
posee una capacidad adecuada de memoria
RAM, podremos ejecutar el programa sin
problemas (Tabla 002).
52

Excel - 200 Respuestas Excel Capitulo 38p

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Excel - 200 Respuestas Excel Capitulo 38p

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

200 Respuestas | Excel

200 Respuestas: Excel

Excel es el programa de planilla de clculo

numrica, lo que provoca no slo un mayor

Introduccin a Excel 2007

Las caractersticas generales y las funciones

de compras, controlar los gastos realizados

Para qu puedo utilizar

Como todo software, Excel necesita una

TABLA 001 | Historia de Excel

200 Respuestas: Excel

detalle de requerimientos mnimos y ptimos, podemos consultar la Tabla 002.

TABLA 002 | Requerimientos de sistema para Excel 2007

(algunas caractersticas pueden

(la funcionalidad del producto puede variar de

500 MHz o superior

Introduccin a Excel 2007

procesador, memoria RAM). Desde aqu

Antes de adquirir la suite de Microsoft Office

Office Hogar y Estudiantes 2007, Microsoft

Tengo instalado Excel

Muchas veces sucede que la configuracin

FIGURA 3. Una forma rpida de encontrar un

Office Small Business 2007, Microsoft Office

200 Respuestas: Excel

instalado en nuestro equipo: cmo lo verificamos? Desplegamos el men Inicio y, en

Una vez instalado el paquete Office 2007 en

Si el resultado de cualquiera de las acciones

de la direccin de Internet de Microsoft (http://

Si no tenemos instalado Excel en nuestra

libros existentes, pero no perderemos los

FIGURA 4. Dentro de Microsoft Office veremos

FIGURA 5. De acuerdo con las caractersticas

los otros programas que tenemos instalados de la

que deseemos incorporar, tendremos diferentes

suite, adems de Excel.

Introduccin a Excel 2007

forma parte de la suite Office. Por lo tanto,

Tambin debemos saber que para cada

PASO A PASO 001 | Instalar

Esta pantalla le pedir seleccionar el

Introduzca el CD de Microsoft Office

A continuacin, aparecer el Contrato

Si presion Instalar ahora, ver la

200 Respuestas: Excel

recern en el programa, pero no se instalarn hasta que intentemos utilizarlos.

Si todo se realiz correctamente,

Ejecutar todo desde Mi Pc: significa que el

Para los que conocemos las versiones

Introduccin a Excel 2007

representa un salto cualitativo en la interfaz

La suite Microsoft Office 2007 incluye varios

informacin descriptiva para orientarnos

durante la instalacin podemos seleccionar slo

Tambin encontraremos una mayor variedad

200 Respuestas: Excel

Al iniciar Excel 2007 accedemos a un

GUA VISUAL 001 | El entorno

TABLA 003 | Extensiones de

Cinta de opciones: contiene, agrupados en

fichas y grupos lgicos, los comandos y funciones

Botn de Office: entre otras funciones,

permite acceder a los comandos para Abrir,