Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin

Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

Lina MAria Patarroyo Cardenas

Email:

Lina.patarroyo@hotmail.com

Fecha:

2/08/2016

Descripcin:
La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:
1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:
Plan Kaizen
Fecha de planeacin: 2/06/2016

Empresa: Inspeq Ingenieria

Proceso a mejorar: Recepcin de documentos
Fecha de inicio: 12/ 07/2016
Fecha de finalizacin:
Planteamiento del problema: Los documentos recibidos en la compaa son mezclados con los archivos internos de
la compaa
Objetivo del plan Kaizen: Gestionar y controlar el sistema de gestin de calidad y la documentacin generada por la
compaa para la radicacin de cada trmite y ser archivado y escaneado para generar un registro virtual y fisco de
los documentos generados por la empresa y generados por los clientes, para asegurar la eficaz planeacin,
operacin y control de los procesos y poder alcanzar los ndices de excelencia de la compaa as con los usuarios
Lder del equipo Kaizen: Coordinador de seguridad en la calidad
Lista de miembros del equipo Kaizen: Coordinador de seguridad en la calidad, Subdirector del comit de
calidad,Colaborador designado para el archivo de documentos del SGC.

1.
2.

3.

4.

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen

Actividad
Recursos necesarios
Responsable
Organizar el archivo, donde Toda la documentacin que Auxiliar de coordinacin de
se separen los documentos se presenta a los clientes y calidad y recepcionista
externos y los internos.
la documentacin interna
Capacitar al personal
Dar
capacitaciones
de Recursos
Humanos
y
organizacin
de Coordinacin de calidad
documentos tanto internos
como externos
Auditoras Internas
Realizar
auditoras Coordinacin de Calidad y
peridicas para ver que la HSE
documentacin este en
regla y evitar inconvenientes
tanto con clientes como en
el interior de la empresa
Evaluacin de desempeo
Evaluar el desempeo de Coordinador de calidad
los trabajadores encargados
para que la documentacin
este al da y en orden
correcto

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Fecha ejecucin
12/07/2016
13/07/2016

13/08/2016

13/10/2016

Permiti identificar y conocer en la prctica la interpretacin existente entre los procesos del Sistema de Gestin
de la Calidad una vez estructurado el Manual de Calidad, la importancia que es analizar a la compaa en cuanto
a las necesidades y poder llegar a satisfacer al cliente en un 100% siempre y cuando llevemos acabo nuestros
procesos del SGC, y as poder reconocer nuestras falencias y corregirlas para obtener la certificacin y si ya
contamos con ella poder seguir portndola con orgullo y trabajo en equipo alcanzando la excelencia en el servicio
y en el ambiente laboral

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: 4 meses ( peridicamente)

Fecha de presentacin final del plan: al cabo de un ao y medio

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:

Proceso: 4.2 Gestin Documental
5.5.3 Comunicacin Interna
8.0 Medicin, anlisis y mejora
Lder del proceso: Coordinador de Calidad y HSE
Indicador de
Actividad
gestin

Descripcin

Responsable
del reporte

Meta

Verificar requisicin y Recibido

pedido,
orden contra pedido y Facturacin con NIT
entrega de recibidos
incluido, archivar en
documentacin
externa
Programar y desarrollar Auditorias
Auditoras Internas de programadas
,
Calidad
auditorias realizadas

Mejorar procedimientos Documentos

internos de la compaa
modificados/
documentos totales

Cuando
lleguen recepcionista
documentos externos
a la compaa

Verificar firma y de que

empresa
es
la
documentacin si la
direccin es correcta y
la razn social igual.
Auditorias de calidad, Coordinador de Mecanismos
e
informes de auditoras calidad
instrumentos para el
y
planes
de
seguimiento de los
mejoramiento
para
procesos definidos y
contrarrestar las no
diseados
en
la
conformidades
gestin e informacin
del desempeo de los
procesos y de los
funcionarios.
Se
realizara
una Coordinador de Elaboracin
o
mejora
a
los calidad y de modificacin
de
procedimientos
HSE
documentos
del
internos
de
la
Sistema de Gestin de
compaa
para
la Calidad, con un
mejorar la prestacin
permiso para poder
de
servicios
y
modificarlos.
recepcin
de
documentos

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Con la actividad pude aplicar los conceptos sobre la metodologa Kaizen

Conocer los principales aspectos de ste mtodo y sus beneficios
Identificar las ventajas y beneficios de la aplicacin de metodologas como el Kaizen y las 9S al interior de las
organizaciones
Conocer y manejar el lenguaje propio de la calidad segn la normatividad ISO 9001
La implementacin de metodologas de organizacin y sensibilizacin hacia el mejoramiento continuo, permiten elevar
los estndares de eficacia y eficiencia
La realizacin de actividades de organizacin segn los parmetros del Kaizen y las 9S facilitan el mejoramiento de la
estructura empresarial y el fortalecimiento del proyecto de vida personal de los empleados, al introducir cambios
significativos en su modo de concebir el trabajo como parte integral de su desarrollo personal y social.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.