EL OFICIO

Concepto
El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario,
utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas.
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,
informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de
colaboracin, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como:
ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno,
entre otras.
El oficio es importante porque es el principal documento que circula y sirve como medio de
comunicacin escrita, con las dependencias pblicas, comentando buenas relaciones humanas y
administrativas.

Etimologa
Deriva del latn officium (funcin, cargo, magistratura).
Funcin
Comunica disposiciones u rdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e
informa. Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitacin, felicitacin, colaboracin,
transcripcin,
agradecimiento,
etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva,
artstica, profesional, poltica y social.

reas de circulacin
El oficio circular en dos niveles:

A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o reparticin relacionada a los mximos

representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.

A nivel interno: Dentro de la institucin enlaza a los que ocupan cargos directivos.

Facultad para firmar oficios

Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima autoridad de
la institucin o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad
de enviar oficios fuera de la institucin, abordando asuntos especficos de trabajo

pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,
pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos
directivos en la institucin.

Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio, porque
no representan legalmente ni a instituciones ni a sus rganos. Estas personas se comunican con
sus superiores o entre ellas, segn los casos, mediante memorandos, informes, cartas o
solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a ttulo personal, sino en representacin de
una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo ,lo usan los
directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamentos de la
universidades; los directores de centros educativos, etc.; y no as los trabajadores
administrativos ni los profesores de aula o de rea que no desempeen ningn cargo directivo.
Clases de Oficios
Se Pueden distinguir tres: Oficio Simple, Oficio Mltiple y Oficio de Transcripcin.
OFICIO SIMPLE
El oficio simple ,conocido comnmente slo como oficio se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar
personas, participar la realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y
para proporcionar cualquier otra informacin a un solo destinatario.
CARACTERSTICAS

El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o
institucin que se nomina en la parte llamada destinatario.

Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del
documento. O sea ,que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario,
como sucede en los oficios o memorandos mltiples.

Lleva la palabra oficio o el cdigo como denominacin del documento.

Usa con copia.

Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a

los que se indica en la con copia.

ESTRUCTURACIN SEGN FORMATOS. Los oficios simples y mltiples se estructuran en

base a formatos establecidos por cada institucin.
OFICIO MLTIPLE
El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin
simultneamente a varios destinatarios.

CARACTERSTICAS

El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia
en la parte denominada distribucin

Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen
responsabilidades acorde con las funciones que desempean.

En el cdigo lleva oficio mltiple Como nombre del documento y mantiene la misma
numeracin para todos los ejemplares.

El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la nica mencin del

tratamiento seor o al, segn formatos que se empleen.

En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio,

pero s, en los de circulacin externa.

El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de

destinatario deber comprender tantas lneas como espacios se requieran para
identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.

El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no
debe ser, por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes.sino tengo el agrado de
dirigirme a ustedcomo si el oficio tuviera un solo destinatario.

Usa distribucin en lugar de con copia

Por lo general es impreso en computadora.

Si es tipeado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envan las

copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo
respectivo.

OFICIO DE TRANSCRIPCIN

El nombre de transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin. Mediante este
documento podemos transcribir el contenido de una comunicacin de manera original
ntegramente
y
sin
ninguna
alteracin.

Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas,
memorndums. El oficio de transcripcin circula de una autoridad hacia sus subordinados o de
una autoridad a otra del mismo nivel jerrquico dentro o fuera de la institucin.
Partes de un Oficio
Encabezamiento:

1. Ao calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayscula y entre

comillas. Ejemplo: "Ao....................."
2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras maysculas
sealando el nombre de la institucin, su direccin, telfono, etc.
SUB PREFECTURA DE ANCASH
PLAZA DE ARMAS NQ
HUARAZ
3. Lugar y fecha. Se escribe a partir de la mitad del papel sealando la ciudad y la fecha.
Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 octubre
4. Nmero o cdigo. Se escribe con letras maysculas la palabra oficio seguida de
nmero correlativo, -el ao/y las iniciales de la institucin y se subraya todo.
OFICIO N 262-.../INC
OFICIIO N 005-.../DEMUNA PN
5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el
oficio.
Seor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Independecia
Huaraz
6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a
tratar en el documento.
ASUNTO: Pago de remunderacin.
7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se
requiere mencionar un documento recibido anteriormente. Tambin sirve para mencionar
un decreto, resolucin, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a
transmitir.
REFERENCIA: Carta del 03/04/....
8. Texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la
comunicacin en forma clara, precisa y breve.
Existen algunas formulas para iniciar el texto:
Tengo a bien comunicarle....................
Es grato comunicarme a usted............
Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarqua).
Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarqua).
9. Despedida. Aqu debemos demostrar cordialidad, cortesa y ponderacin ejemplo:
Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideracin y estima personal.
Atentamente, (antefirma).

10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rbrica. Van acompaadas del sello
respectivo.
En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que enva el
documento.
Ejemplo:
Firma.
Post firma
Sr. Montes Collasos Jhoel
______________________________________
Gerente General de Conceptos Generales S.A.
11. Con copia. Seala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado
izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.
12. Iniciales. Se colocan iniciales con mayscula las que corresponden a la persona que
firma el documento; con minscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el
extremo izquierdo del papel.
MCY/zpz.
13. Anexo. Sirve para sealar toda la documentacin que se adjunta al oficio (catlogo,
programa, revista, tarjeta, etc).
14. Distribucin. Este elemento es usual en los oficios mltiples y en las transcripciones, y
no as en los directos o simples. Aqu se menciona, en trminos generales, a las
personas y/o dependencias destinatarias.

Bibliografa

 http://documentacion.tribunaempresarial.com/oficio
http://www.slideshare.net/etelvinagrefa/oficios-de-concepto
http://creacionliteraria.net/2012/05/clases-de-oficio
http://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_%28documento%29