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CAPITULO CAF
MANUAL DE SEGURIDAD
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Confidencial
Cdigo: MS-SD-01
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Contenido
INTRODUCCION ..................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL ........................................................................................... 4
ALCANCE ............................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECFICOS........................................................................................................ 5
RESEA HISTORICA ............................................................................................................... 5
CRECIMIENTO DE LA COMERCIALIZACIN DE CAF EXCELSO EN LA TRILADORA LA
MESETA................................................................................................................................. 7
CAMBIO DE RAZN SOCIAL .................................................................................................... 7
DISTRIBUCIN DE LAS VENTAS .............................................................................................. 8
PROYECCIN COMERCIAL ....................................................................................................... 9
INDICADORES PARA LA MEDICIN DEL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO PLANTEADO .................. 9
PROTECCION. ..................................................................................................................... 10
CLIENTES ............................................................................................................................ 12
2a. INTEGRIDAD DEL CONTENEDOR EN EL PUNTO DE LLENADO.............................................. 13
2a.i INSPECCIN DE CONTENEDORES REQUERIDA ................................................................. 13
2a.ii SELLOS DE SEGURIDAD CON ESTANDAR ISO 17712 ......................................................... 13
2a.iii RECONOCER Y REPORTAR LOS SELLOS DE SEGURIDAD COMPROMETIDOS ....................... 13
2b. ALMACENAJE DE CONTENEDORES Y REMOLQUES ............................................................. 13
3a. IDENTIFICACIN DE LOS EMPLEADOS ............................................................................. 14
3b. IDENTIFICACIN DE LOS VISITANTES ............................................................................. 14
3c. IDENTIFICACIN DE PERSONAL DE DESPACHOS ............................................................... 14
3.c.i MONITOREO LAS ENTREGAS .......................................................................................... 14
3. d PROCEDIMIENTOS DE ENFRENTAMIENTO Y RETIRO DE PERSONAS NO
AUTORIZADAS ..................................................................................................................... 14
4. SEGURIDAD DEL PERSONAL .............................................................................................. 14
5. SEGURIDAD DE PROCESOS ............................................................................................... 14
6. SEGURIDAD FSICA .......................................................................................................... 15
7. SEGURIDAD DE TECNOLOGA INFORMTICA ...................................................................... 15
7. a PROTECCIN CON CONTRASEA .................................................................................... 15
7. b TECNOLOGA DE INFORMTICA ..................................................................................... 15
8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIA DE AMENAZAS ......................................... 15
8. a ESTABLECER UN PROGRAMA DE CONCIENTIZACIN CONTRA AMENAZAS .......................... 15
8. b ENTRENAMIENTO PARA LOS EMPLEADOS SOBRE SEGURIDAD DE LA CADENA DE
SUMINISTROS...................................................................................................................... 15
1. ESTUDIO LEGAL ............................................................................................................... 16
CONSTITUCIN DE LA EMPRESA ........................................................................................... 16
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ............................................................................................. 17
2.2 POLTICA DE SEGURIDAD ............................................................................................... 17
2.3 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES ..................................................................................... 17
2.4 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES ........................................................................... 17
2.5 REVISIN POR LA DIRECCIN ......................................................................................... 17
2.6 REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN ........................................................................ 18
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1. MARCO TEORICO
INTRODUCCION
Conscientes de la importancia de proteger el buen nombre del caf colombiano, se hace necesario
colaborar con la autoridades oficiales del orden Nacional e Internacional, es por ello que la
Compaa Cafetera la Meseta S.A. (Exportadores de caf) implement estndares de seguridad que
ayudan a generar confianza y credibilidad en nuestras actividades nacionales e internacionales.
ALCANCE
Transformacin y comercializacin de caf para el mercado Nacional e Internacional.
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OBJETIVOS ESPECFICOS
La Compaa Cafetera la Meseta S.A. se ha visto en la necesidad de implementar y divulgar un
Sistema en control y seguridad que brinde la posibilidad de implementar las correcciones necesarias
para corregir cualquier desviacin que pudiera ocurrir en la cadena productiva y de exportacin; es
por esto que la empresa se encuentra trabajando con estndares Internacionales aceptados y
reconocidos; fijando en la empresa:
RESEA HISTORICA
A partir de 1988, en la finca la Meseta, se comienza la compra de caf verde a productores vecinos
que deban desplazarse hasta Chinchin para venderlo a
Compradores locales. Se observa la posibilidad de mejorar los precios que los caficultores reciban
por su caf, adems de un ahorro en costos de desplazamiento, tiempo y facilidad en la entrega;
dado que nuestra ubicacin permita la atencin todos los das sin restriccin de horario.
La infraestructura que se tena era incipiente, el beneficio se haca artesanalmente y el secado se
realizaba en el patio a cielo abierto para aprovechar el buen clima de la zona.
En 1989 el negocio exigi la construccin del primer silo, necesario para la atencin de los ahora 46
productores y un volumen de 4.800 @ de caf al ao. As se consolid el Beneficiadero La Meseta
con un posicionamiento importante al acopiar la produccin de la zona cafetera de Villamara, a la
vez que la comercializacin de caf seco se realizaba a travs de la Cooperativa de Caficultores de
Manizales, la cual permita trasladar mayores beneficios a nuestros proveedores y vecinos.
Con el rompimiento del pacto cafetero, la crisis del sector golpea la industria siendo el ms afectado
el pequeo productor que ve disminuir sus ingresos y por consiguiente el deterioro de su nivel de
vida. Esta situacin le exige buscar fuentes alternas de ingresos y dejar su unidad productiva. Con la
firme creencia en la expansin moderada de la frontera agrcola en la zona, se realiz la adquisicin
de una finca colindante de 5 hectreas.
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Con la premisa de la unin familiar y bajo la razn social Jorge Hernn Muoz Castao, hermano
mayor y gerente de la organizacin se continu el fortalecimiento del negocio en la finca y
beneficiadero la Meseta as como la expansin moderada de la frontera agrcola.
En el ao 1997 se adquiere el Beneficiadero la nsula, ubicado en el kilmetro 7 va ChinchinaMarsella, posicin estratgica al ser el nico centro de acopio de caf verde y cereza, con cobertura
de la zona ms cafetera de la regin; Con la adquisicin de la nsula, se genera un desarrollo
acelerado del negocio, creando la infraestructura industrial exigida por los productores vinculados
y el cambio de la cultura en la comercializacin del caf seco por el de cereza y verde. La
modernizacin actual, permite atender la recepcin y despacho de caf las 24 horas del da, los 7
das de la semana.
Este complejo agroindustrial de beneficio de caf, es considerado como el de mayor envergadura
del pas, tanto en el acopio y procesamiento de cereza y verde, como en el nmero de caficultores
atendidos generando 12 empleos directos en la actualidad.
Con base en la experiencia de la comercializacin nacional, la infraestructura, el gran nmero de
proveedores activos y con el propsito de darle un mayor valor agregado a la comercializacin; a
finales del ao 2003 se adquiere la Trilladora La Meseta ubicada en el municipio de Chinchin,
incursionando en el sector exportador y consolidando la integracin vertical del negocio. En esta
etapa se invierten 2 aos a travs de un proceso de investigacin de mercados, obtencin de la
licencia de exportadores, asesora comercial y de logstica. Esta expansin ha propiciado una
mejora en precios para los cultivadores, generacin de empleado y desarrollo de la zona de
influencia.
En el ao 2006 se dio apertura al Centro de Acopio la nsula; una bodega de 300 metros cuadrados
ubicada en el Municipio de Santa Rosa de cabal-Risaralda, con el fin de ampliar la cobertura de caf
de buena calidad y garantizar el aprovisionamiento de materia Prima para la Central de Beneficio y
la Trilladora acogiendo proveedores de esta importante zona cafetera del pas. Se tiene una meta de
compras para el 2010 de 150.000@ CPS.
En el ao 2.007 se da comienzo en la trilladora La Meseta a la compra de caf pergamino seco
comercializando la cantidad de 167.500@ con origen en los diversos sitios cafeteros del pas. As
mismo se incursion en el mercado de inferiores o pasillas comercializando la cantidad de
37.500@. En la actualidad la Trilladora La Meseta genera 30 empleos directos.
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2012
2013
165125
188175
301684
CRECIMIENTO DE LAS
EXPORTACIONES
1.4%
14%
60.3%
NOMBRE
Jorge
Hernn
Muoz
Castao
Jos
Fernando
Muoz
Castao
Carlos
Alberto
Muoz
Castao
Juan David Muoz Castao
Gloria Clemencia Muoz
Castao
Luz Estella Muoz Castao
FUNCIN
Gerente General
Gerente Comercial
Administrador Central
Beneficio La nsula
Administrador Trilladora
Administracin
Finca
Meseta
Administracin Centro
Acopio La nsula
Confidencial
de
La
de
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Una frontera agrcola productiva propia de 105 hectreas, que a partir del ao 2008 cuenta con
certificacin UTZ Kapeh dando cuenta de las buenas prcticas de manufactura en el cultivo del caf
y generando mayor valor agregado.
Se generan 120 empleos directos, duplicndose este nmero en poca de cosecha.
Nuestra trayectoria en la actividad cafetera se remonta a 26 aos como productores, 22 aos como
comercializadores en el mercado nacional y 7 aos en el sector exportador; donde los logros
obtenidos satisfacen las expectativas de clientes, propietarios y vinculados estratgicos as como
exportadores de la regin, sectores bancario y comercial.
2011
2012
2013
MERCADO INTERNO
8%
26%
18%
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EXPORTACIONES
92%
74%
82%
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PROYECCIN COMERCIAL
Se han establecido dos objetivos estratgicos, a saber:
1. La Compaa Cafetera la Meseta S.A se proyecta a 2020 como una compaa multinacional
de talla mundial, lder en la comercializacin mundial de caf excelso, reconocida por la alta
calidad de sus productos y procesos Y comprometida con el mejoramiento continuo.
i) El objetivo del proceso de mercadeo y ventas para el perodo comprendido entre 2015
2020 es garantizar el crecimiento de la Compaa desde la evaluacin y desarrollo de
mercados estratgicos as como el liderazgo del proyecto para la apertura de la
operacin de la Compaa en destinos estratgicos, comenzando por Estados Unidos.
2. El segundo objetivo estratgico va acorde a la definicin estratgica de la Compaa, donde se
tendr la meta de comercializar 500.000 sacos de caf de 70 kilos en el ao 2015 desde Origen,
7000 sacos con operacin directa de ventas desde Norteamrica, para el 2020 el objetivo son
60000 sacos de cafs especiales o diferenciados y 125000 sacos de cafs estndar.
Para el 2020 La Compaa Cafetera la Meseta debe estar manejando 800.000 sacos de Caf
Colombiano y un mnimo de 60000 sacos de cafs de otros orgenes.
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2200
7500
15000
25000
40000
60000
5000
10000
25000
50000
75000
125000
---
1000
5000
15000
25000
50000
2200
5000
10000
15000
20000
25000
Compaa Cafetera La Meseta S.A se proyecta a 2015 como una empresa lder en la
comercializacin de caf excelso, reconocida por la alta calidad de sus productos y procesos, con un
importante grupo de clientes y proveedores estratgicos y una gestin avanzada del riesgo,
apoyados en un personal altamente capacitado, procesos estructurados, sistemas de mejoramiento
continuo y efectividad en la produccin.
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COMPAAS DE SEGUROS
POSITIVA ARP.
CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR
COMFAMILIAR RISARALDA.
CONFAMILIARES.
ENTIDADES DE SALUD
CAFESALUD.
COOMEVA.
EPS SURA.
NUEVA EPS.
SALUD TOTAL.
PROVEEDORES DE EMPAQUE
COMPAA DE EMPAQUES (MEDELLIN)
EMPAQUES DEL CAUCA
SERVICOS PUBLICOS
CENTRAL HIDROELECTRICA DE CALDAS (CHEC).
COLOMBIA TELECOMUNICACIN S.A.
EMPOCALDAS S.A.
EMPRESAS DE TRANSPORTE
INTRASCAR
TRANSRIS
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CLIENTES
CLIENTES NACIONALES
CLIENTES INTERNACIONALES
CNC (Compaa
Nacional del
Caf)
AMERICAN COFFEE
FALCON COFFEES
ARMENIA COFFEE
HAMBURG COFFEE
ATLANTIC USA
INTERNATIONAL COFFEE
AZGILAMU SL
ICONA CAF
BERNHARD ROTHFOS
JC INTERNATIONAL
SUR CAF
CONAFE
BODHI LEAF
KENCAF IMPORTING
DESCAFECOL
ALMACEFE
(FNC)
BRIZ COFFEE
K-ONE TRADING
CAFES NOVELL
CAFFEBENNE
MARIO GIL
CK CORPORATIONS
MARUBENI AMERICA
COFFEE PEOPLE O
MERCON COFFEE
COFFEE PLANET
MITSUI TOKYO
COPROCAFE
CTCS
MITSUI FOODS
NV COFFEETEAM-GROUP
SOPEX
ECOM
AGROINDUSTRIAL
NV SUPREMOS
EFICO AGENCY
SERENGETI
EVER RESOURCES
VOLCAFE
SUCAFINA
THAT COFFEE
TROPICAL COFFEE
DESCAFECOL SA
NESTLE
COOPERATIVA
MANIZALES
LUIS DREYFUS
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Para el cumplimiento de los numerales 1a, 1b, 1c, 1d, 1e, 1f y cumplimiento de la poltica
UIAF(Unidad de informacin y anlisis financiero de la republica de Colombia, referirse a el
manual de polticas y procedimientos sistema integral de prevencin de lavado de activos y
financiacin del terrorismo MN-SD-02) - se ha establecido el PROCEDIMIENTO ASOCIADOS
AL NEGOCIO PR-CC-01 donde se tienen establecidos por escrito los requisitos para determinar
el intercambio comercial entre los asociados del negocio, la documentacin BASC y
documentacin UIAF exigida para los Asociados del negocio, los requisitos exigidos para los
asociados del negocio no BASC, requisitos para los asociados del negocio de participacin en
programas extranjeros de SCS, la forma como se verifican los procedimientos de seguridad en el
punto de origen y el proceso de revisin a los asociados del negocio. VER: PROCEDIMIENTO
ASOCIADOS AL NEGOCIO PR-CC-01, adicional a los estndares de la norma BASC y a los
estndares de la UIAF.
VER: MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA INTEGRAL DE
PREVENCIN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO MN-SD02
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CONTRATACIN,
5. SEGURIDAD DE PROCESOS
VER: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE MATERIA PRIMA, MATERIAL DE
EMPAQUE Y PRODUCTO TERMINADO PR-CM-02 y VER: PROCEDIMIENTO
LOGISTICA DE RECIBO Y DESPACHO DE CARGA PR-LG-01.En este ltimo se encuentran
establecidos los pasos para el procesamiento de la documentacin soporte de la carga, para asegurar
manifiestos oportunos y exactos, la manera en que se verifican los envos y recibos vs. Los
manifiestos de la carga, y la forma como se resuelven y reportan las discrepancias en la carga.
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6. SEGURIDAD FSICA
VER: PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD PR-SD-03. En este procedimiento se indica cmo
se controla y se encuentra la seguridad en las reas perimtricas, puertas, estacionamientos de
vehculos no comerciales, estructura de las instalaciones, iluminacin, as como sistemas de alarmas
y videocmaras de vigilancia.
7. b TECNOLOGA DE INFORMTICA
VER: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS PR-GC01.
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VER:
RUT
CERTIFICADO DE EXISTENCIAS Y REPRESENTACION LEGAL
COMUNICACIN DONDE SE INFORMA EL REGISTRO COMO EXPORTADOR
RENOVACION DEL REGISTRO NACIONAL DE EXPORTADORES
RENOVACION INSCRIPCION DE LA EMPRESA.
VERIFICACIN DE ANTECEDENTES
VER: "ACTA DECLARACION EXTRAPROCESO".
LISTADO DE REQUISITOS LEGALES
VER: "PLAN REQUISITOS DE LEY".
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SISTEMA DE GESTIN
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
La empresa realiz un DIAGNOSTICO INICIAL SGCS BASC V. 03 DE 2008. ADOPCIN DE
REQUISITOS MNIMOS DE SEGURIDAD C-TPAT Segn formato emitido por la OMB.
Brindar un caf de excelente calidad para todos nuestros clientes, teniendo en cuenta los
requisitos establecidos por este, la seguridad de nuestra cadena logstica, los requerimientos
de la FNC (Federacin Nacional de Cafeteros) y de la organizacin.
Realizar seguimientos y establecer controles a nuestros procesos de manera que se
direccionen al cumplimiento de la estrategia corporativa.
Seleccionar personal competente que asegure un ambiente de trabajo sano y eficiente.
Para cada objetivo se plante la meta a alcanzar, la forma o el medio por el cual sern medidos y la
frecuencia con que se har. VER: "PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTION" OTD-GG01.
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2.9 AUDITORIAS
La empresa document el "PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE AUDITORIAS
INTERNAS" PR-MC-01, el cual incluye las responsabilidades y los formatos para la planificacin
y correcta realizacin de estas.
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Procesos de apoyo: Son los procesos desarrollados de manera que involucran su gestin como
soporte, colaboracin o complementacin a los procesos gerenciales o de produccin.
Proceso Gestin de Talento Humano.
Proceso de Mejoramiento Continuo.
Proceso Gestin de Recursos Fsicos.
Proceso de Seguridad.
La Red de Procesos establecida permite a la empresa hacer el desempeo adecuado al Sistema de
Gestin, facilitando la deteccin de los puntos de mejora para as emprender las acciones
requeridas. VER ANEXO 03: "MAPA DE PROCESOS".
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4. SISTEMA DE SEGURIDAD
4.1 JEFE O RESPONSABLE DE SEGURIDAD
Se ha asignado un jefe de seguridad, el cual en coordinacin con la gerencia velara para que las
normas de seguridad dentro de la empresa se estn cumpliendo y estn siendo acordes con los
objetivos propuestos. VER ANEXO 04: "ACTA DE NOMBRAMIENTO JEFE DE
SEGURIDAD".
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Fecha : 02-MAR-15
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Lista Clinton.
Buscados Interpol.
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Fecha : 02-MAR-15
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Por su parte, la Recomendacin 1 establece que los pases deben exigir, tanto a las
instituciones financieras y a las sociedades que desarrollan actividades no financieras que
identifiquen, evalen y tomen acciones eficaces para mitigar sus riesgos de LA/FT.
Finalmente, el GAFI considera que para que este sistema de supervisin tenga resultados
efectivos, los pases deben asegurar que exista una gama de sanciones eficaces,
proporcionales y disuasivas, ya sean penales, civiles o administrativas, que estn
disponibles para tratar a las personas naturales o jurdicas que incumplan con las medidas
anti LA/FT. En este sentido, insta para que las sanciones tambin sean aplicables a sus
directores y a la alta gerencia (Recomendacin 35).
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El artculo 10 de la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, seala que las
autoridades que ejerzan funciones de inspeccin, vigilancia y control deben instruir a sus
supervisados sobre las caractersticas, periodicidad y controles en relacin con la
informacin a reportar a la UIAF, de acuerdo con los criterios e indicaciones que de esta
reciban.
El artculo 2 del Decreto 1497 de 2002 dispone que las entidades pblicas y privadas
pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y burstil, deben reportar
operaciones sospechosas a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artculo
102 y los artculos 103 y 104 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, cuando dicha
Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les seale.
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Sanciones Administrativas: Numeral 3 del articulo 86 de la Ley 222 de 1995 (200 salarios
mnimos legales mensuales vigentes), lo impone la Supersociedades (Circular Externa N.
100-00005 Junio 17/2014, art. 10).
Lavado de Activos: Art. 323 Cdigo Penal, delito que comete toda persona que busca dar
apariencia de legalidad a bienes o dinero de alguna de las actividades descritas en este
articulo.
Financiacin del Terrorismo: Art.345 Cdigo Penal, delito que comete toda persona que
incurra en alguna de las conductas descritas en este articulo.
Riesgo Legal: Perdida en que incurre la empresa, los socios, sus administradores o
cualquier persona vinculada, por multas, u obligados a indemnizar daos como resultado
del incumplimiento de normas con la prevencin de LA/FT.
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FACTORES
PROCEDIMIENTOS
FORMATOS
FORMATO
IDENTIFICACIN
DE
ASOCIADOS AL NEGOCIO
FO-CC-04
PARA
ASOCIADOS
NACIONALES
IDENTIFICATION
OF
BUSINESS
PARTNERS
FORM PARA ASOCIADOS
INTERNACIONALES FOCC-4.1,
Confidencial
Conocimiento de
personal propio,
subcontratado y
visitantes
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PROCEDIMIENTO
PARA LA ACTUALIZACIN
DE
ADMINISTRACIN,
DATOS EMPLEADOS
CONTRATACIN,
FO-RH-19
MANTENIMIENTO
Y
CAPACITACIN
DEL
VISITA DOMICILIARIA
PERSONAL PR-RH-01.
EMPLEADOS ANTIGUOS
FO-RH-20
PROCEDIMIENTO PARA EL
INGRESO
DE
VISITANTES,
CONTRATISTAS, CLIENTES Y MATRIZ DEFINICIN DE
PROVEEDORES PR-SD-02
CARGOS CRTICOS FORH-06
ACTUALIZACIN
DATOS -FO-RH-07
DE
DE
Identificacin, anlisis y PROCEDIMIENTO
reporte de operaciones SEGURIDAD PR-SD-03.
inusuales y sospechosas
PROCEDIMIENTO PARA EL
REPORTE DE OPERACIONES O
ACTIVIDADES SOSPECHOSAS
PR-SD-05.
Elabor:
Juan Carlos Muoz.
Lder Sistema de Gestin
Revis:
Mario Castao Estrada
Subgerente Operaciones
Confidencial
Aprob:
Sebastin Muoz Duque
Subgerente Administrativo