MODUL ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

KELAS XI SMK
ADMINISTRASI PERKANTORAN
KELOMPOK BISNIS MANAJEMEN

DISUSUN OLEH
NOVIE PURWANINGSIH,SPd.

SMK BINA BANGSA CILEDUG

JL. DR. SETIA BUDI NO.8 PARUNG SERAB
KOTA TANGERANG
2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT atas tersusunnya modul administrasi

kepegawaian ini yang bersifat untuk kalangan sendiri. Modul ini bertujuan
untuk mempermudah siswa dalam dalam kegiatan belajar.
Modul ini disusun berdasarkan Kurikulum 2013 untuk tingkat XI SMK
jurusan Administrasi Perkantoran kelompok Bisnis Manajemen. Didalam
modul ini membahas secara umum mulai dari Perencanaan Kepegawaian
sampai dengan Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan. Pembahasan ini
berdasarkan dengan silabus Administrasi Kepegawaian (C3) Kurikulum
2013 yang lebih menitikberatkan kepada pembentukan karakter.
Demikian, semoga modul ini benar-benar dapat memberikan
motivasi belajar siswa dan mempersiapkan siswa yang memiliki karakter
yang kuat, cerdas, mandiri, kreatif, inovatif, dan tanggap terhadap
perkembangan dunia kerja dalam hal kepegawaian. Penulis menyadari
bahwa dalam penulisan modul ini masih banyak kekurangannya, oleh
karena itu Penulis menerima kritik dan saran yang membangun.

Tangerang,

Agustus 2014

Penulis

BAB I
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di
Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan
personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia
ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian
(personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun
dalam bidang bisnis.
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian
menurut Felix A. Nigro meliputi :
1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari
setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang
adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari
sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon
pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan
yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah
keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan
mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan
tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawaipegawai yang cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan
pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai
yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan
kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan
yang paling tinggi.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril

serta disiplin pegawai.
Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian
sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia
dari organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam
administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi :
1. Penentuan yurisdiksi
2. Pengusahaan tenaga kerja
3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari caloncalon yang lulus dalam ujian
4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar caloncalon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedurprosedur penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama
5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas
jabatan
6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran
7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang
distandarisasi tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan
dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin,
pemberhentian dan keluhan-keluhan
8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik
yang terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan
keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan
latihan jabatan.
9. Penyelenggaraan riset kepegawaian
10.

Penyelenggaraan latihan jabatan

11.

Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai

12.
Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan
masyarakat
13.
Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian
dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan
atasan
A. Formasi Pegawai

Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai

tujuan, organisasi harus menyesuaikan diri dengan perkembangan tugas
pokok yang harus dilaksanakan. Karena tugas pokok dapat berkembang
dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan
harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok.
Perkembangan tugas pokok dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah
pegawai yang diperlukan atau sebaliknya.
Dalam penyelenggaraan pemerintahan secara berdaya guna dan
berhasil guna, maka diperlukan penyusunan formasi bagi satuan-satuan
organisasi dengan tujuan agar satuan-satuan organisasi negara
mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai dengan
beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.
Formasi
masing-masing
satuan
organisasi
negara
disusun
berdasar analisis kebutuhan dan penyediaan pegawai sesuai dengan
jabatan yang tersedia dengan memperhatikan norma, standar dan
prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah.
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam
suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok
dalam jangka waktu tertentu.
B. Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
1 setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya.
2 setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya
mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan
yang lowong.
3 selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah
pegawai tidak berubah.
C.

Sistem Penyusunan Formasi

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan

system ruang lingkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan
jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi
tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan system ruang
lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas
pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada
suatu organisasi.

D. Metode

Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat

dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda
yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi
instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja
yang diidentifikasi dari :
Hasil kerja
Objek kerja
Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
E. Analisa Kebutuhan Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara
logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan
kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan
agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara
nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi
atau program yang telah ditetapkan.
Analisa kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :
a. Jenis Pekerjaan :
Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu
satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok, misal
pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan
orang sakit, dan lain-lain
b. Sifat Pekerjaan:
Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penempatan formasi
yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana diketahui, ada pekerjaan
yang penyelesaiannya dapat dilakukan dalam jam kerja saja,
misalnya pekerjaan tata usaha, perawatan pekarangan, dan yang
serupa dengan itu, tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakukan
24 jam terus menerus, seperti pekerjaan pemadam kebakaran,
penjaga mercu suar, dan yang sejenis dengan itu. Pekerjaan yang
harus dilakukan 24 jam terus menerus memerlukan pegawai yang
lebih banyak. Sebagai contoh, kalau satu mobil pemadam
kebakaran memerlukan pegawai sebanyak 5 orang dengan jam
kerja sehari 8 jam, maka hal ini berarti setiap mobil pemadam
kebakaran memerlukan 3 x 5 orang = 15 orang pegawai.
c. Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang pegawai
dalam jangka waktu tertentu adalah frekuensi rata-rata masingmasing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan
beban kerja dari masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan
berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman,misalnya
perkiraan beban kerja pengetikan, pengagendaan, dan yang sejenis

dengan itu dapat didasarkan atas jumlah surat yang masuk dan
keluar rata-rata dalam jangka waktu tertentu. Apabila sudah dapat
diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, maka
untuk dapat menentukan jumlah pegawai yang diperlukan perlu
ditetapkan perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka
waktu tertentu. Sama halnya dengan perkiraan beban kerja, maka
perkiraan kapasitas pegawai untuk jenis tertentu dalam jangka
waktu tertentu dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau
berdasarkan pengalaman.
d. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan,
Misal jika ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat
pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang
bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk membersihkan
ruangan dan merawat pekarangan; tetapi apabila ditentukan bahwa
pembersihan ruangan dan perawatan pekarangan diborongkan
kepada pihak ketiga, maka tidak perlu diangkat pegawai untuk
pekerjaan itu.
e. Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokok akan
mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang diperlukan, karena
pada umumnya makin tinggi mutu peralatan yang digunakan dan
tersedia dalam jumlah yang memadai dapat mengakibatkan makin
sedikit jumlah pegawai yang diperlukan.
F. Pengadaan Pegawai
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah proses kegiatan
utnuk mengisi formasi yang lowong. Lowongan formasi dalam
satuan organisasi negara pada umumnya disebabkan oleh adanya
PNS yang berhenti, meninggal dunia, mutasi jabatan dan adanya
pengembangan organisasi. Pengadaan dilaksanakan atas dasar
kebutuhan baik dalam arti jumlah dan mutu pegawai maupun
kompetensi jabatan yang diperlukan. Pengadaan PNS dilakukan
mulai
dari perencanaan,
pengumuman,
pelamaran,
penyaringan, pengangkatan calon PNS sampai dengan
pengangkatan menjadi PNS.

BAB II
DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
DAN PEMELIHARAANNYA

A. ISTILAH

Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan

surat / keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan
oleh pejabat yang berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan
terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.

Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan

karier orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah

Arsip
Dokumentasi
Kepegawaian
adalah
informasi
mengenai
perkembangan karier PNS yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi
Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan

Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan

Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3,
yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai
pedoman penyusutan arsip

Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara, merupakan

satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan
Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah Pusat dan Daerah.
B. DASAR HUKUM

1
2
3

UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan

Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip
Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 02 Tahun 2000
dan No. 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai
Negeri Sipil dan Pejabat Negara
C. PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Dilaksanakan
dalam
rangka
meningkatkan
pentingnya
dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah
satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat
membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain
sebagai:
1 Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS
menjadi pegawai sampai dengan purna tugas
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
D. MENYUSUN TAKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK
Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1.
2.
3.
4.

Menjaga kerapihan penyimpanan;

Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan
mudah menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya
sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan
takah
PNS,
hendaknya,
dilaksanakan
secara
konvensional maupun elektronik
E. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
PERSEORANGAN
1. Lamaran
2. Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3. Pengangkatan CPNS
4. Hasil Pengujian Kesehatan;
5. Pengangkatan PNS
6. Daftar Riwayat Hidup;
7. Kartu Pegawai (KARPEG);
8. Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9. Kartu Peserta Taspen;
10.
Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11.
Tanda Peserta Asuransi

12.
DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13.
KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14.
SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan
(Struktural/Fungsional)
15.
SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16.
SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17.
Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18.
Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19.
Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala
Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari
perbantuan.
20.
Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21.
Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22.
Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23.
SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24.
Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan
SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25.
Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam
dan Luar Negeri
26.
Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27.
Data / Mutasi keluarga PNS;
28.
Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan
organik
29.
Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30.
Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31.
Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32.
Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33.
Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34.
Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35.
SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang
Dinyatakan Hilang;
36.
SK Meninggal Dunia/Hilang;
37.
SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38.
Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK
Pemberhentian sebagai PNS;

BAB III
PANGKAT DAN JABATAN

A. PANGKAT DAN KENAIKAN PANGKAT

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang
Pegawai Negeri Sipil berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan
kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian.
Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi
kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta
sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan
prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan
sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada
waktunya dan tepat kepada orangnya.
Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan
pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:
Pegawai Negeri Sipil / PNS memiliki golongan dan pangkat masing-masing
yang secara berkala dan berjenjang akan meningkat setiap 4 (empat)
tahun sekali. Khusus bagi pegawai fungsional seperti guru, dokter, dokter
gigi, apoteker, dan lain sebagainya yang golongannya dapat naik setiap 2
(dua) tahun sekali.
Struktur
Golongan
Golongan
Golongan
Golongan
Golongan

Golongan dan Pangkat PNS di Indonesia :

I:
Ia = Pangkat Juru Muda
Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1
Ic = Pangkat Juru
Id = Pangkat Juru Tingkat 1

Golongan II :
Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda
Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1
Golongan IIc = Pangkat Pengatur
Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1
Golongan III :
Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda
Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1
Golongan IIIc = Pangkat Penata
Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1
Golongan IV :
Golongan IVa = Pangkat Pembina
Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1
Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda
Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya
Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama
Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri
Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan
Nomor Induk Pegawai atau NIP yang berjumlah 18 dijit angka (lama 9
digit), golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang
diakui sebagai mana berikut di bawah ini :
Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a
Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b
Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a
Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b
Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c
Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a
Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b
Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c
Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1
April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan
kenaikan pangkat pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat
pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai Calon
Pegawai Negeri Sipil.
Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan
pangkat reguler dan sistem kenaikan pangkat pilihan. Kenaikan pangkat
reguler diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak menduduki
jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu dan diberikan
sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. Kenaikan
pangkat reguler ini diberikan sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam
pangkat terakhir dan pangkat tertingginya ditentukan oleh pendidikan
tertinggi yang dimilikinya.
Kenaikan pangkat pilihan bagi Pegawai Negeri Sipil adalah yang
menduduki jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu, atau jabatan
tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden,
diberikan dalam batas jenjang pangkat yang ditentukan untuk jabatan
yang bersangkutan

B. JABATAN
1. Jabatan struktural
Jabatan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam
rangka memimpin suatu satuan organisasi negara.
Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah:
Sekretaris Jenderal
Direktur Jenderal
Kepala Biro
Staf Ahli
Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah:
Sekretaris daerah
Kepala dinas/badan/kantor,
Kepala bagian
Kepala bidang
Kepala seksi
Camat
Sekretaris camat
Lurah
Sekretaris lurah
2. Jabatan fungsional
Jabatan yang tidak secara tegas disebutkan dalam struktur organisasi
pemerintah, tetapi dari sudut pandang fungsinya diperlukan oleh
organisasi pemerintah. Pangkat Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan
fungsional berorientasi pada prestasi kerja, sehingga tujuan untuk
mewujudkan Pegawai Negeri Sipil sebagai aparatur negara yang berdaya
guna dan berhasil guna dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan
dan pembangunan dapat dicapai.
Selain itu, ada pula yang membagi jenis-jenis jabatan sebagai
berikut :
A. Jabatan Manajerial :
Jabatan yang secara jelas menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing,
actuating, controlling, decision making). Jabatan Manajerial adalah jabatan yang memiliki
bawahan.
Contoh :

Kepala Divisi, membawahi para Manager

Manager, membawahi para Staf dan Non Staf / Pelaksana

B. Jabatan Staf :
Jabatan yang tidak menjalankan fungsi-fungsi manajemen namun menuntut ketrampilan/skill
tertentu baik yang bersifat teknis maupun administratif.

Contoh :
Staf Simpan Pinjam, Staf Akunting, Staf Pemasaran, Kasir,
3. Jabatan Non Staf / Pelaksana :
Jabatan yang tidak menuntut ketrampilan khusus dan telah memiliki prosedur kerja yang jelas
dan baku.
Contoh :
Pramuniaga, Supir, Kurir, Petugas Keamanan, Pesuruh.
4. Jabatan Fungsional :
Jabatan yang menuntut ketrampilan/keahlian (expertise) khusus, namun tidak memiliki
bawahan.
Contoh :
Programmer, Sekretaris.
C. GRADE JABATAN
Pengertian Grade Jabatan

Grade Jabatan adalah tingkatan / level penggolongan jabatan yang disusun

berdasarkan berat ringannya tugas dan tanggung jawab jabatan-jabatan
didalam organisasi di suatu perusahaan.

Masing-masing Grade Jabatan terdiri dari jabatan-jabatan yang memiliki berat ringan
tugas dan tanggung jawab jabatan yang relatif sama.

Grade Jabatan di organisasi ini terdiri dari 10 Grade yang disusun dari Grade 1
(terendah) untuk jabatan Non Staff sampai dengan Grade 10 (tertinggi) untuk jabatan
Director.

Masing-masing Grade Jabatan memiliki persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja

tertentu bagi karyawan yang berhak menduduki jabatan-jabatan Grade tersebut.

Grade Jabatan merupakan dasar dari promosi, transfer/ mutasi, demosi, penggolongan
gaji serta pemberian fasilitas-fasilitas kepada karyawan.

Persyaratan Grade Jabatan

Grade 1 (Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :
pendidikan SLTA + pengalaman 0 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 2 tahun.

Grade 2 (Senior Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan
minimal : pendidikan SLTA + pengalaman 2 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 4
tahun.

Grade 3 (Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S1Plus + pengalaman 0 tahun; atau D3 Plus + pengalaman 2
tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 4 tahun.

Grade 4 (Senior Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 0 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 3
tahun; atau D3 Plus + pengalaman 4 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 6 tahun.

Grade 5 (Junior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 2 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 5
tahun; atau D3 Plus + pengalaman 6 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 8 tahun.

Grade 6 (Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :

pendidikan S2 + pengalaman 4 tahun; atau S1 + pengalaman 7 tahun; atau D3 +
pengalaman 8 tahun.

Grade 7 (Senior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 6 tahun; atau S1 + pengalaman 9 tahun; atau
D3 + pengalaman 10 tahun.

Grade 8 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 8 tahun; atau S1+ pengalaman 12 tahun.

Grade 9 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 10 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun.

Grade 10 (Director) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 12 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun.

D. PENGERTIAN SISTEM KARIR

Sistem yang mengatur pergerakan/perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan
lain didalam organisasi suatu perusahaan.
TUJUAN DAN MANFAAT SISTEM KARIR

Menyiapkan karyawan untuk dapat dipromosikan.

Mempertahankan karyawan yang handal dan mengurangi tingkat turnover.

Menarik calon-calon karyawan yang potensial.

Memotivasi karyawan untuk tumbuh dan berkembang.

Mengurangi penumpukkan karyawan.

Memotivasi karyawan agar berprestasi pada tingkat yang optimal.

Menjaga kontinuitas proses suksesi karyawan yang mendukung perencanaan

karyawan.

Membantu rencana tindakan yang positif.

E. PROMOSI, TRANSFER DAN DEMOSI

Karir organisasional karyawan di suatu perusahaan dapat dilakukan melalui tindakan
Promosi, Transfer dan Demosi jabatan, yaitu :
Promosi Jabatan :
Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih tinggi.
Transfer Jabatan :
Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang sama.
Demosi Jabatan :
Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih
rendah.
PERSYARATAN PROMOSI, TRANSFER DAN DEMOSI
Promosi Jabatan :

Prestasi 3 tahun terakhir minimal Baik.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

jabatan promosi.

Lulus psikotes dan tes pengetahuan jabatan promosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditentukan untuk menduduki jabatan

promosi.

Transfer Jabatan

Prestasi 3 tahun terakhir minimal Cukup.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, XX

pelatihan & persyaratan lain dari jabatan transfer.

Lulus psikotes & tes pengetahuan jabatan transfer.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang yang ditetapkan untuk menduduki

jabatan transfer.

Demosi Jabatan :

Prestasi 3 tahun terakhir Kurang/Kurang Sekali.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

jabatan demosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditetapkan untuk menduduki jabatan

demosi.

BAB IV
PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
DP3 atau Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan masih merupakan hal yang patut
mendapat perhatian, mengingat fungsi DP3 sebenarnya sangat penting untuk menilai
akuntabilitas personal (pribadi). Namun sangat disayangkan, sampai saat ini eksisitensi DP3
sebagai tolok ukur keberhasilan pegawai (PNS) kurang berarti bahkan masih sebatas
formalitas.
Dari hasil pengamatan penulis dan masukan/pendapat berbagai kalangan (PNS,
Pengamat PNS, Akademisi), pada umumnya menilai kehadiran dan eksistensi DP3 sebagai
fungsi ukuran kinerja pegawai tidak memiliki dampak/efek (impact) terhadap
aktivitas/kinerja/pengembangan karier pegawai maupun pada kinerja unit kerjanya. Artinya,
DP3 tidak secara riil difungsikan dan diimplementasikan secara tepat, benar dan obyektif
kepada PNS.
Unsur-unsur yang dinilai dalam melaksanakan penilaian pelaksanaan
pekerjaan adalah :
1.
kesetiaan;
2.
prestasi kerja;
3.
tanggungjawab;
4.
ketaatan;
5.
kejujuran;
6.
kerjasama;
7.
prakarsa; dan
8.
kepemimpinan.
Evaluasi kinerja atau performance appraisal pada dasarnya
merupakan proses yang digunakan instansi untuk mengevaluasi job
performance atau kinerja seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

Adapun fungsi dari penilaian pelaksanaan kerja merupakan :

1. Alat yang paling baik untuk menentukan apakah karyawan telah
memberikan hasil kerja yang memadai dan melaksanakan aktivitas
kinerja sesuai standar kinerja;
2. Satu cara untuk penilaian kinerja dengan menilai kelemahan dan
kekuatan karyawan;
3. Alat yang baik untuk menganalisi kinerja karyawan dan membuat
rekomendasi perbaikan.
Tolok ukur keberhasilan kinerja seseorang dapat diukur dengan indikator kinerja
sebagai berikut :

tupoksi unit organisasi/bagian/bidang,

tugas dan tanggungjawab sesuai tupoksi,

tugas-tugas yang mendapat prioritas

sistem pertanggungjawaban dari hasil tugas dan pekerjaan

Pengukuran kinerja merupakan pembandingan antara:

tupoksi dengan realisasinya,

wewenang, tugas dan tanggungjawab personal (bawahan/atasan) dengan realisasinya,

realisasi dengan ukuran DP3 dan LAKP (laporan akuntabilitas instansi pemerintah)

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekrjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil

dilaksanakan untuk memperoleh informasi yang akurat dan objektif dalam
pembinaan pegawai negeri sipil berdasarkan sistem karier dan prestasi
kerja. Penilaian terhadap Kinerja Pegawai dalam suatu organisasi penting
dilakukan karena pemikiran-pemikiran sebagai berikut:
a. Setiap pegawai ingin memperoleh kesempatan untuk mengembangkan
kemampuan kinerjanya sampai tingkat yang setinggi-tingginya.
b. Setiap pegawai ingin memperoleh penghargaan apabila ia dinilai dapat
melaksanakan tugas dengan baik.
c. Setiap pegawai mendapat perlakuan yang adil dan objektif dalam
penilaian pelaksanaan pekerjaannya.
d. Setiap pegawai ingin mengetahui sejauhmana ia telah
berprestasi/memberikan sumbangan terhadap organisasi.

mampu

e. Penilaian pelaksanaan pekerjaan yang tepat

mendorong
pegawai
untuk
meningkatkan
kemampuannya dalam pelaksanaan tugasnya.

dan objektif dapat

pengetahuan
dan

Pencapaian Kinerja Pegawai dapat pula di pengaruhi oleh faktorfaktor lain yang meliputi faktor kemampuan (ability)dan faktor
motifasi (motivation). Hal ini sesuaI dengan pendapat Keith Davis
(1964:484) yang merumuskan bahwa:
Human Performance = Ability + Motivation
Motifation = Attitude + Situation
Ability = Knowledge + Skill.
Selanjutnya, Sedarmayanti (2000:153) menyebutkan, Manajemen
kinerja hendaknya disertai dengan kesesuaian memberikan imbal jasa
kepada karyawan sebagai alat untuk mengakui pencapaian dan
mendorong mencapai hasil yang lebih baik
DP3 merupakan salah satu instrumen penilaian terhadap pencapaian
kinerja pegawai, dalam pelaksanaannya ditemukan kondisi-kondisi yang
menimbulkan opini terhadap layak atau tidaknya DP 3 dipertahankan
sebagai metode penilaian untuk mengukur kinerja pegawai. Metodemetode baru, sebagai substitusi dari DP3 untuk menilai kinerja pegawai
yang dianggap lebih akurat dan mampu untuk menilai prestasi kerja
pegawai, mulai dipertimbangkan untuk digunakan sebagai instrumen
penilaian untuk mengukur kinerja pegawai.