norma

espaolla

UNE
E-ISO 30301

Diciembre 2011
TTULO

Inform
macin y documentacin
Sistem
mas de gestin para los documentos
Requiisitos

Informatioon and documentation. Management system for records. Requirementts.

Informatioon et documentation. Systme de management des informations et dess documents. Exigences.

CORRESPONDENCIA

Esta norrma es idntica a la Norma Internacional ISO 30301:20111.

OBSERVACIONES

ANTECEDENTES

Esta norrma ha sido elaborada por el comit tcnico AEN/CTN 50 Documentacin cuya
Secretarra desempea FESABID.

EXTRACTO DEL DOCUMENTO UNE-ISO 30

0301
Editada e impresa por AENOR
Depsito legal: M 49451
AENOR 2011
Reproduccin prohibida

LAS OBSE
ERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:
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Grupo 19

NDICE

Pgina
PRLOGO .............................................................................................................................................. 5
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 6
1

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ............................................................................. 8

REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................... 9

TRMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................... 9

4
4.1
4.2
4.3

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN ............................................................................. 9

Comprensin de la organizacin y su contexto .................................................................... 9
Requisitos de negocio, legales y de otra ndole ..................................................................... 9
Definicin del alcance del SGD ........................................................................................... 10

5
5.1
5.2
5.3

LIDERAZGO ....................................................................................................................... 10
Compromiso de la direccin ................................................................................................ 10
Poltica ................................................................................................................................... 11
Roles organizativos, responsabilidades y competencias .................................................... 11

6
6.1
6.2

PLANIFICACIN ............................................................................................................... 12
Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades ................................................. 12
Objetivos de gestin documental y planes para alcanzarlos ............................................. 12

7
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5

SOPORTE ............................................................................................................................. 13
Recursos ................................................................................................................................ 13
Capacitacin ......................................................................................................................... 13
Concienciacin y formacin ................................................................................................ 14
Comunicacin ....................................................................................................................... 14
Documentacin ..................................................................................................................... 14

8
8.1
8.2
8.3

OPERACIN ....................................................................................................................... 15
Planificacin y control de operaciones................................................................................ 15
Diseo de los procesos de gestin documental ................................................................... 15
Implementacin de las aplicaciones de gestin documental ............................................. 16

9
9.1
9.2
9.3

EVALUACIN DEL DESEMPEO DEL SGD ............................................................... 17

Supervisin, medicin, anlisis y evaluacin...................................................................... 17
Sistema de auditora interna ............................................................................................... 18
Revisin por la direccin ..................................................................................................... 18

10
10.1
10.2

MEJORA .............................................................................................................................. 19
Control de las no conformidades y acciones correctivas ................................................... 19
Mejora continua ................................................................................................................... 19

ANEXO A (Normativo)

PROCESOS Y CONTROLES ................................................................ 20

ANEXO B (Informativo) INTERRELACIONES ENTRE LAS NORMAS

ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 E ISO 30301 .............................. 24

EXTRACTO DEL DOCUMENTO UNE-ISO 30301

ANEXO C (Informativo) LISTA DE VERIFICACIN PARA LA AUTOEVALUACIN ........ 28

BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................... 30
1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
Esta norma internacional especifica los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestin para los Documentos con el
fin de apoyar a una organizacin en la consecucin de sus fines, misin, estrategia y metas. Trata del desarrollo y la implementacin de una poltica y objetivos de gestin documental y facilita informacin sobre la medicin y supervisin
de sus resultados.
Un SGD se puede establecer en una organizacin o en varias que comparten actividades de negocio. En esta norma internacional el trmino organizacin no est limitado a una organizacin nica sino que incluye otros tipos de estructuras organizativas.
Esta norma internacional es aplicable a cualquier organizacin que desee:
a) establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como apoyo de sus actividades;
b) asegurarse a s misma la conformidad con su poltica de gestin documental establecida; y
c) demostrar la conformidad con esta norma internacional mediante:
1) la realizacin de una autoevaluacin y una autodeclaracin, o
2) la confirmacin de su autodeclaracin por una parte externa a la organizacin, o
3) la certificacin de su SGD por una organizacin externa.
Esta norma internacional puede ser implementada con otras Normas de Sistemas de Gestin (MSS). Es especialmente
til para demostrar la conformidad con los requisitos de control de documentos y registros de otras normas de sistemas
de gestin.
2 REFERENCIAS NORMATIVAS
Las normas que a continuacin se indican son indispensables para la aplicacin de esta norma. Para las referencias con
fecha, slo se aplica la edicin citada. Para las referencias sin fecha se aplica la ltima edicin de la norma (incluyendo
cualquier modificacin de sta).
ISO 30300 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

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