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Guia do sndico

Boas prticas da gesto de sucesso

Guia do sndico Boas prticas da gesto de sucesso

ndice
Introduo

Sobre a atuao do Conselho Fiscal

Sobre os pagamentos

Orientaes ao sndico

Sobre impostos e retenes na fonte

Sobre os documentos para a contabilidade

Seguro obrigatrio

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Extintores de incndio

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Sindicatos impostos, contribuies e taxas

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Unio Social Administrao de Condomnios

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Guia do sndico Boas prticas da gesto de sucesso

Introduo

Este guia tem o propsito de elencar, resumidamente, prticas que o sndico deve
realizar para alcanar sucesso em sua gesto. Esta a viso administrativa com
pitadas jurdicas e contbeis.
Se voc for sndico em primeira gesto, este guia ser essencial para evitar erros
comuns nas aes da sindicatura. Errar menos e acertar mais boa marca, mas
para isto precisa contar com assessoria profissional.
Se voc for sndico experiente, ter neste material um bom resumo que poder ser
consultado a todo momento. Como nunca sabemos de tudo, ainda se pode
encontrar algumas novidades a aprender.
Aproveite o material e se desejar, faa sugestes ou crticas atravs do email:
ebook@us.com.br.

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Sobre a atuao do Conselho Fiscal


O Conselho o preposto da comunidade para fiscalizar os atos do sndico. Como preposto, ele atua em
nome de todos, possui funo previamente declarada na Conveno e consequentemente assume
responsabilidades. No h necessidade de um condmino individual fiscalizar. Nas omisses do
Conselho, ele deve ser compelido a realizar suas funes para beneficiar a todos.
A existncia de um Conselho atuante essencial para a tranquilidade da comunidade, e todos devem
colaborar para isto. A omisso do Conselho provoca situaes extremas e negativas.
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O produto do trabalho do Conselho Fiscal o Parecer do Conselho Fiscal e o Relatrio de anlise dos
balancetes. Estes documentos devem ser redigidos formalmente. Devem ser produzidos em conjunto
pelos membros do Conselho, ao invs de individualmente. Deve indicar a aprovao ou desaprovao das
contas mensais, ou no caso de aprovao parcial, indicar as situaes encontradas que merecem
esclarecimento.
O Parecer do Conselho deve ser divulgado. O relatrio de anlise no necessrio divulgar. A divulgao
do Parecer permite que a comunidade compreenda a importncia deste trabalho e que ele vem sendo
realizado.
Quando a comunidade no percebe a atuao do Conselho, os condminos, individualmente, comeam a
solicitar fiscalizao pessoal. Isto significa que o Conselho no funciona , e pssima notcia.

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Sobre os pagamentos
Ao efetuar pagamentos:
1. Preferencialmente, faa com cheque ou atravs do Internet Banking para ficar documentado pelo
banco;
2. Na necessidade de movimentar dinheiro, faa um movimento de caixa documentado, com data,
descrio da despesa / receita e valor;
3. Solicite a nota fiscal (preferencialmente), ou recibo (na ausncia do outro);
4. Ao pagar salrio, solicite ao funcionrio para assinar e datar o documento (o limite para pagar salrio
o 5 dia til do ms Pagamento em atraso fica sujeito a multa em dobro)
5. Pague as contas em dia, evitando multas e encargos;
6. Sobre todas as atividades econmicas incidem impostos, mesmo sem nota fiscal;
7. Em algumas ocasies, h impostos na fonte a reter do prestador de servios ou fornecedor (veja
Sobre retenes de impostos / contribuies na fonte)

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Orientaes ao Sndico
Estude a conveno e o regimento interno. Estes documentos estabelecem regras que devem ser
rigorosamente cumpridas. No quebre regras, siga a lei.
Mantenha a organizao dos documentos contbeis e das atividades dirias. A sindicatura ser coberta
de xito na medida da organizao estabelecida.
Documente os atos de pagamento e recebimento. Anote o nmero do cheque emitido na nota fiscal ou
recibo correspondente. Informe se o pagamento feito com recursos ordinrios ou extraordinrios. No
deixe para documentar depois, isto induz esquecimentos.
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Ao receber o balancete da contabilidade, verifique o material entregue. Havendo imperfeies, devolva
para os ajustes necessrios. S convoque o Conselho para anlise quando o balancete estiver ajustado.
Contribua para que o Conselho realize seu trabalho de fiscalizao. Mensalmente, rena o Conselho e
apresente o balancete mensal, elucidando no ato todas as dvidas apresentadas. mais rpido
apresentar, analisar, fiscalizar e produzir o parecer em reunio, do que separadamente. Separadamente,
os membros no funcionam em Conselho, e o Condomnio perde uma grande oportunidade de
integrao e aprendizado.

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Sobre retenes de impostos e


contribuies na fonte
preciso reter impostos e contribuies sobre notas fiscais. As contribuies (PIS, Confis, CSLL) devem
ser retidas de notas com valor maior que R$ 5.000,00 (cinco mil reais). O imposto de renda deve ser
retido sempre. INSS sobre notas de cesso de mo-de-obra ou empreitada. As alquotas variam
conforme a atividade da empresa fornecedora do servio ou produto, razo mais que suficiente para que
o prprio prestador do servio entregue a nota fiscal acompanhada do DARF e GPS das retenes.
Ateno para:
1. Solicite a GPS da reteno do INSS:
a. Nome: indicar o nome do prestador de servio
b. Cdigo: 2631 (Contribuio Retida na NF)
c. Identificador: CNPJ do prestador de servio
d. Competncia e vencimento
2. Solicite o DARF das retenes de impostos e contribuies na fonte ao prestador de servio ou
fornecedor. Ateno para os seguintes campos:
a. Cdigo da Receita: 5952 (CSLL/COFINS/PIS 4.65%); 1708 (IRRF)
b. Nome: indicar o nome do condomnio
c. CNPJ do contribuinte: deve constar o CNPJ do Condomnio
d. vencimento

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3. Exceo regra:
Empresas cadastradas no SIMPLES e empresas que prestam o servio diretamente pelo proprietrio
tambm so isentas no possuem reteno na fonte. No entanto, elas deve assinar um termo
declarando a sua iseno. Para tanto, a pessoa jurdica optante pelo Simples dever apresentar
pessoa jurdica tomadora dos servios declarao, na forma do Anexo I da Instruo Normativa SRF
n 459/2004, em duas vias, assinadas pelo seu representante legal.

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Sobre os documentos para a


contabilidade
A contabilidade realizada para condomnios baseada no regime de caixa (implica dizer que ela
registrada nas datas em que acontecem os fatos, independente do ms de competncia do crdito ou
dbito). Apenas para registro, a contabilidade comercial baseada no regime de competncia, sendo da
maior relevncia o ms de competncia dos crditos e dbitos, independente da data do fato.
Contabilidade histria dos fatos patrimoniais ocorridos. O contador somente ter contato com os fatos
no mnimo 30 dias aps o acontecimento, por isto imprescindvel o registro escrito dos fatos e a
organizao dos documentos. Sem documentos e explicaes escritas, o contador no compreender
adequadamente os acontecimentos.
A contabilizao dos fatos patrimoniais exige alguns pr-requisitos para ser produzida, pois no
possvel efetuar contabilidade sem preciso, e no h e no pode haver advinhaes. Os itens abaixo so
da competncia estrita do sndico ou tesoureiro, quando for o caso.
1. Organize os documentos que comprovam os fatos: notas fiscais, recibos e outros que comprovam os
crditos e dbitos.
2. Acrescente informaes sobre as receitas/despesas realizadas e que permitiro identificar, classificar
e contabilizar adequadamente os fatos. Exemplo: 1. nas notas fiscais e recibos, anote o nmero do
cheque utilizado para efetuar o pagamento; 2. Ao utilizar recursos da taxa extra para efetuar
pagamentos, indique a origem do recurso. 3. ao pagar em dinheiro, faa um movimento de caixa).

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3. Entregue a documentao completa ao contador. No deixe faltar documentos. A ausncia de


documentos/informaes atrapalha o bom andamento do trabalho, prolongando a entrega do
balancete.
4. O extrato bancrio imprescindvel para realizar a conciliao bancria e o Balancete. Nunca
entregue a documentao sem o extrato.
5. O trabalho de contabilidade no tem incio enquanto no h extrato, e no termina enquanto no
elucida todos os fatos.
Tenha em mente que o balancete documento tcnico que deve ser produzido sem aodamento para ser
produzido correto. Em caso de prestao de contas, o balancete essencial e indispensvel.
Saiba distinguir que a funo do contador registrar fatos patrimoniais j ocorridos no passado.
Contador no gestor financeiro (funo exclusiva do sndico ou tesoureiro), nem auditor (funo
exclusiva do Conselho Fiscal) .

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Seguro Obrigatrio
Ateno para a renovao anual do Seguro Obrigatrio do Condomnio. A no renovao gera
responsabilidade civil para o sndico. Ao negociar a aplice, verifique o valor venal do imvel declarado no
carn do IPTU.

Extintores de incndio
Ateno para a recarga dos extintores. No momento necessrio, sem manuteno o extintor pode fazer falta.
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Sindicatos Impostos, Contribuies


e taxas
Existem dois sindicatos a considerar: O laboral (do empregado) e o patronal (do condomnio). O sindicato
laboral o SEICON (Sindicato dos Trabalhadores em Condomnios Residenciais, Comerciais, Rurais,
Mistos, Verticais e Horizontais de Habitaes em reas isoladas, condomnios de Shopping Center,
Edifcios, Ascensorista de condomnios, trabalhadores em empresa de compra, venda, locao e
administrao de Imveis residenciais e comerciais, trabalhadores em prefeitura de setores, quadras do
DF). O Sindicato patronal o SINDCONDOMNIO (Sindicato dos condomnios residenciais e comerciais
do DF).
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Imposto Sindical:
obrigatrio. descontado sobre o salrio dos funcionrios, em maro de cada ano, e pago em guia
prpria at o final de abril.

Taxa Assistencial:
descontado sobre a remunerao do funcionrio, em maio e novembro de cada ano , e deve ser pago
em guia prpria no ms subseqente.

Contribuio Sindical:
Destina-se ao custeio das atividades essenciais do sindicato. Dependendo do cumprimento de exigncias
da Portaria 1012/03 do Ministrio do Trabalho e Emprego, o condomnio pode ser isento.

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Contribuio Confederativa:
destina-se ao custeio do sistema confederativo de representao sindical de empregadores e
empregados A contribuio confederativa de que trata o art. 8, IV, da Constituio, s exigvel dos
filiados ao sindicato respectivo.

Contribuio Associativa:
visa custear as atividades assistenciais dos sindicatos, principalmente no curso de negociaes coletivas
(Art. 513, alnea e da CLT). Pelo que se abstrai do entendimento do STF, no julgamento do (RE 224.885AgR, Rel. Min. Ellen Gracie, julgamento em 8-6-04, DJ de 6-8-04), esse artigo no foi recepcionado pela
CF/88.
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Contribuio Publicitria:
No obrigatria. Trata-se de contribuio para propaganda realizado pelo Sindicato.

Unio Social Administrao de Condomnios


SCLN 113 Bloco D Subloja 28
Braslia /DF
70763-540

(61) 3201-5060
Prestamos servios a mais de duas dcadas nas seguintes reas:
1. Administrativos (cadastro, boletos, atendimento)
2. Jurdicos (aes, cobrana)
3. Contbeis e Folha de Pagamento
4. Assessoria ao sndico e conselheiros
Visite nosso site em http://us.com.br/uniaosocial/servicos/ e veja uma
descrio detalhada dos nossos servios