sn ca Reruns } i | J lie * ; \ : ae 1 i i. | a . a I ERIE. rea G HVTNTTIN «¢o¢ge; | MROOEMER ees AIA ij ama Bi Sic Oi. ES Reena eRe BS ere ey) EXAME Te aes} GRAFICOS TRUQUES DE SEGURANCA TUDO PARA S PERSONALIZACAOInternet sem video esta ficando para tras. E vocé? Fste volume da Colecdo INFO mergulha no Fiash e destaca 0 que o programa trax de methor ma versio 8: os recursos e video para a internet. A edicao apresenta tutoriais que ensinam como montar o seu proprio YouTube e também traz experiéncias de profissionais que trabalham com o software, revelando truques e caminhos para quem quer se aprimorat. 0 video nao esté mais preso 4 TV, nem vocé. Garanta 0 seu. Sempre um novo titulo nas bancas. 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Cy On one nt 59 >Escolha um formato ee CR ee}PROJETOS > Cy SR Ree) 68 >Nocomando da obra ye Peete ett boy Ue Ce ey 87 > Faculdade garantida 91 = >EeEmpréstimos Peerage tele MACROS > tee EC EU 97 >comontimeroexato Ten SEGURANCA 100 >proteger é preciso DICIONARIO per ees das planilhas tS Pet any OR Cee ClO) eellus (ilustracao) Cee DU re Cee e Lucia Reggiani (texto), Mondial PTO TaD ecg (diagramacao) e Rita Del Monaco (revisao)Gee DUAS DECADAS DE EXCEL Excel para Windows completa 20 anos de estrada neste ano. A primeira edicao do pro- grama foi apresentada pela Micro- soft em 1987, ano em que o merca- do de planilhas sé contava 1-2: © programa da Lotus detinha nada menos que 70% de participacao. 0 software produzido 2 6p pela companhia de Bill Gates ten tou seduzir as empresas com sua interfac zrafica e O entao novo recurso aponte-e-clique — algo tao um usuario de compu tador nos dias atuais quanto respi rar, masuma curiosidade na época em que o mouse era artigo estra- ho as mesas dos escritorios. A soft foi certeira. Nquistou ader na onipre- sente nas empresas e nur ificativa d esidéncias O langamento que a Microsoft fez no inicio deste ano retoma, de certa forma, 0 fio da meada dessa historia. O Excel 2007 passou por uma repagi- nada como ha muito anos seus usua- rios nao viam. E a interface grafica remodelada € 0 primeiro aspecto que chama a atengao. Quem se acostu- mou com os menus e as barras de fer- ramentas tem de se readaptar ao novo sistema de guias e faixas de op¢des que comandam os novos pro- gramas da familia Office, a planilha af incluida. A Microsoft diz que as mu- dangas devem reduzirem até 30% os movimentos de aponte-e-clique. Um apelo e tanto numa época em que ninguém quer perder tempo. Mas vocé tem de experimentar para ver vai gostar dessa e de tantas outras atragées que a nova versao reserva A Colecao INFO Excel 2007 vai aju- dar nessa descoberta. Bom prove MARIA ISABEL MOREIRA Para contatar a redacao: Paraassinar a Coleco:Presidente fitor: Roberto Cut -ice-Presdente Executive isn Caro Cvs Vice-President: Jaro Mendes eal, Mau Caan Consetho Editorial: Roberto uta (President), Themaz Souto Corte iVce-Pesdente), hose Roberte Gurso Diretor Secreto Editorial ede RelagSesnstitcionais: Scns Sasi Diretora de Pubiidade Corporativa: Thos Chase Soares 8 tweto pnt Aaa Co info Or a eta ce see oc Persone ew report Edtores: Aor lope’ And Cardo tdi habe Morera Seam mcecemns tanec tte Res na cst ge tee ate eases eat eres nee ‘aerdiment a9 tor Vigoss Inf Online rts Yer sein abr comb ‘ool Eo ea de Cis Mende Coos Gases Sargon ope Bo Depo de Document bel Ps: ce eS Diteor de Verdasco Foo Dieter de Publicidad Regina: Ba Rea Dieter de Publildae io de lancio: ads Rents Sees Gerentes de Vena Fons SF 0 Mo) xeeatves de Neg: nea as, Aart Caos Cnt St Cass Sv. Caan hasten, Farce eo er eld ees Tat, ute Den Or, Mace Pezts Reta Mo Sod cr sat Su Fer Ade Can Lets Com ‘Getene de Projets Epes At Costa Ceordenadorts: Ons ot) ech esas) PLANEJAMENTO, CONTROLE EOPERACOIS ietor aon Magohie uanweTiNG EcRCULAGAO Geret de Pubes: Rt nde: Grnte de Marketing ce Projets Epes Ata Cos Geren de Eventos iy Noe ‘Coorderora de Eee: a rs Esti de Marketing ls Vc Desa Ge as irs ce she ‘Comunicagi come Nera ess Grete de Cees Secs Gren Ge aaa" Vite Ae “ASSNATURAS (Bus cen (i Sst bar its as Rea Cen 6322S en pensar Meme Sent, 1) 322,30) en area Bo Noa is 3) 378230 a 82 pee angers ‘Scleepn comarca ante a Mao ated ohio amet rs heron es aS na SE (rat nucanaaosus nr aa ore (3157550955559 a NSIS S58 Peper Coahan rng hw 6 HD Sasa sn 9-7 a) 332-9, mal arate Camphas Ces Con sees (195387075 eal. gest ang nt ns Pein ica ha mutant Ca ree ‘oft Ya Pe sR tn (306 4 en warvaagon¥ rant ii Pc ius 309172 ea gape on Feral ase pes ge ener omg an) 52685993 enat marutenOmnaret Glatt teres La, es 1219318 ta) 2, mat nesaSNS Sevens lm a East a.) 300275 at amucgarcsMana ae Coen {ie to G2 bse 3h emt ponent cots argh Rt Comsat in) OOK? erat moon ‘ream Al 92151307 Ss taper Po Ue Comex ttn Due Se epee etn eer Corn) Se eal mare an Maer no, ‘eee 327199) enak prise Rb rte ic i hepa Cnet 39 el pene I ge nar te usa mi) aus Saket A Coca se emanate ETS SAEED te ON [Sokenat oiopeulcont Wa R-tree) SCS), at maareanobreconte noc: a ar A ie ie ne is a ea ae ane aa Ged a on (ar Rdes Commo fo os it Vantin Hv Ma Comporaent sista Cian Nota du sft Wl Mats Nico esa os, vin Sper hes ive us ope ees Mods inch pero ese Rode Ia ‘ae, ty Ree Naat Anwar Rv rats ssa Bol Gas Stuarts Mio Mame ars ih Pay Vp Ice Casa «Coste: ents « Conn Coss Co Nk Clebridde: org ana ho at Noe Mota Expetes fe, Pt at fos Master us Goss fon h enopap gests Famoaa ves ita haa cos INTERNATONAL ADVETISNG SAESRERESOITATIVES Corinto er intratnal Averting: iuhivvong b_218 One Ho $e Clon S26 UNTLOSATES Cr eda vests 09ers Cs 9,8 613 20 aS 4 ESS na eteaton Act Pay none tO aed ae Tau Ie AN Me Copan nea) 2 1825 tata Cone Kee Tx 85 008 03) 3234865 fa 32256877 AMA Lae Meee Ca Pau 2 2 na ec nt) P3519 a) TRH ‘OURO EL, ON 1BTONG) wa lca deClica NASA Dove ta op Poa ‘Datura Nocadl Puges, S80 Pas. Impecon uA owiako GrdrcA om OrroNA AOL 9A ‘vot Ans dia 1008 CEP MI nes OSs Paso SP Fripp ae ANER Abril “Presidente do Conseino de Adminiuagae: ESTO CT Vice Presidente Exeutve: Gurcario Cita ‘Vee Presidentes: Dos Duan, aoe Opis evevabecomnbRes ranueed 15 COISAS INTERESSANTES SOBRE O EXCEL O CAMINHO DAS PEDRAS DOS RECURSOS NOVOS DA SUPERPLANILHA DO OFFICE POR LUCIA REGGIANI oftware bom em versao S nova parece casa recém- reformada. A curiosida- deem saber 0 que o pes- soal da obra aprontou é enorme, mas entramos devagar, observando cada detalhe e avaliando se o servico foi Graficos: novos efeitos tridimensionais e de transparéncia aprimoram diagramas feito direito. A sensagaéo ao comegar a trabalhar com 0 Excel 2007 é seme- lhante. Instalados os 605 MB do Of- fice Enterprise 2007, escarafuncha- mos cada canto do Excel e seleciona- mos 15 dos melhores acréscimos pro- duzidos pela Microsoft. Acompanhe. COLEGAO INFO>7Need Botio Office: no ugar do menu Arquivo L PORTA PRINCIPAL O primeiro choque do usuario ao abrir 0 Excel 2007 é aauséncia das barras de menus e ferramentas. Elas foram substituidas pela Faixa de Opcées, uma barra equipada com ferramen- tas que mudam de acordo com aaba selecionada. O segundo choque é a auséncia do menu Arquivo. O ponto de partida para criar, abrir, salvar, pu- blicare imprimir planilhas e pastas de trabalho do Excel 0 botao Office, que abre um menu com opcées similares aos do antigo Arquivo. Lima das novi- dades dessa porta de entrada é 0 ve- rificador de compatibilidade, que identifica recursos nao suportados por vers6es anteriores do Excel. Mas se vocé nao abre mao dos icanes Abrir e Salvar, por exemplo, pode per- sonalizar a barra de acesso rapido, acima das abas da Faixa. 5. créricos capricuanos Revista e melhorada, a ferramen- ta de construcao de graficos do Ex- 8 @| VERSAO 2007/DESTAQUES | de trabalho Orcamento Mensal Pes- soal, que traz colunas para receitas ® despesas projetadas e reais, dan- do uma boa medida do acerto ou nado do planejamento. Outro modelo ba- cana é 0 Controlador de Pressdo San- gilinea, feito de encomenda para os hipertensos. Mais modelos estao dis- poniveis no site da Microsoft. Todos podem ser personalizados e salvos. como um modelo novo, sé que ago- ra em trés formatos diferentes, co- mo vocé viu no item 4 deste texto. G. tragauo em Grupo 0 Excel nao foi feito para o trabalho em grupo, mas ganhou recursos Uiteis para 0 compartilhamento de arquivos eo controle de alteracées. Numa rede com Windows Server 2003, servidor web IIS, ASP.Net, .NET Framework 2.0 e o Windows Share- Point Services, é possivel rodar a planilha no servidor, permitir alte- rages por varios usuarios e identi- ficar quem, quando e quais dados modificou. A configuracao do com- partilhamento nao tem mistério. Abra a planilha, acione o menu Re- visdo e escolha Compartilhar Pastas de Trabalho. Na aba Editar da caixa de didlogo, marque a op¢ao Permi- tir Alteracdes Por Varios Usuarios. Na aba Avangadas, defina 0 tempo de manutencao do historico de mu- dancas e o de atualizacao das alte- races, regras para conflito e exibi- Gao dos dados e dé OK. Ainda no menu Revisdo, acione Controlar Al- teracdes e Realcar Alteragdes. Mar- 10 < COLEGAO INFOi Woe que a op¢ao Controlar Alteracdes ao Editar. desmarque as caixas Quando, Autor e Onde, mantenha habilitada a op¢ao Realsar Alteragdes na telae dé OK. A planilha agora mostra as cé- lulas modificadas em realce. Ao cli- car em uma delas. o programa abre um janelinha com o nome, a data, 0 horario de quem mexeu ali, 0 dado original e o modificado. Importante: se alguém comegou a mexer no ar- quivo antes de vocé, uma notificagao aparecera e sera preciso esperar 0 Outro salvar e fechar a pasta de tra- balho para vocé ver o que foi feito e introduzir as suas mudangas. E pos- sivel restringir 0 acesso aos dadose Proteger o arquivo com senha. A |i- mitagaéo do compartilhamento sao as planilhas com tabelas, que nado sdo. abertas em rede. Imyome_ gms Sy r ee 7. ACERTO DE MARGENS Aqueles ajustes que vocé sempre quis fazer na planilha antes de imprimir tornaram-se possiveis na verso 2007. Em vez de ficar digitando numeros na base da tentativa e erro para ajus- tar as margens, agora da para fazer os acertos utilizando op¢ées pré-con- figuradas. Como? Acione a aba Layout de pagina, clique em Margens e es- colha entre a configuragao persona- lizada mais recente e as op¢des Nor- mal, Largae Estreita. Também é pos- sivel alterar as quebras de pagina sim- plesmente arrastando-as com o mou- se. Na aba Exibicdo, escolha a op¢ao Visualizagao da Quebra de Pagina e ponha o mouse para trabalhar. COLEGAO INFO > 31pisses been a 10. 52:0 EM COLUNA Inserir texto numa célula e fazé-lo ocu- par mais linhas na mesma coluna ficou bem mais facil na encarnacao 2007. Escreva © texto, acione a aba Inicio e clique no botao Quebrar Texto Au- tomaticamente. Se © texto for longo e puder se estender a célula da coluna vizinha, sele- cione as duas células e acione 0 bot&o Mesclar e Centralizar. Ops, nao funcionou? Verifique se a cé- lula esta com altura fixa. No can- to esquerdo da planilha, clique no numero da linha com o botao di- reito do mouse, escolha Altura da Linha e faga a alteracao. Formatacao condicional: dados relevantes mais visiveis 32 < COLEGAO INFO Mais linhas: nova ferramenta faz quebras automaticamente 11. rormatacio CONDICIONAL Um jeito de deixar a planilha dar o seu recado de forma mais visual é aplicar a formatacao condicional, que permite que o valor da célula defina a sua forma. Com os recursos de for- matagao condicional do Excel 2007, da para mudar acor de fundo. inserir ico- nese até mesmo criar um grafico de barras dentro das células. Por exemplo, vocé pode determinar que 0 volume semestral de vendas seja exibi- do em vermelho se for maior que 90. Pa- raisso, selecione acé- lula ou um intervalo delas, acione a aba Inicio, clique no bo- tao Formatagao con-dicional e aponte pa- ra Realcar Regras das Células. Escolha a re- gra de comparacao que deseja aplicar,es- + 5 pecifique ocritérioe clique em OK. a hes 12. rovacem = BEMMAISFACIL == Trabalhar com pla- nilhas repletas de linhas e colunas é complicado, uma vez que as referén- cias dos dados ficam muito distan- tes da informacao. Comparar os dados de planilhas enormes é mais. complicado ainda. Para facilitar essas tarefas, o Excel incluiu no- vas funcionalidades no grupo Ja- nela, na guia Exibicao. E possivel criar novas janelas do mesmo do- cumento, abrir outra planilha na mesma janela, sincronizar a rola- Estilos: experimente para escolher o mais adequado eats 2 Titulo Titulo? tubs Titulo 2 bfised Janelas: op¢6es facilitam trabalho com planilhas grandes, i DO Erased -Ertmes 20h Wh letees MATER a detees ASAE) eS-etes | a Eateae Boeeal gem de duas planilhas numa jane- Ja e alternar janelas. 13. CELULA COM ESTILO O Excel 2007 vem recheado de es- tilos de célula predefinidos para va- rios tipos de dados, incluindo os hi- perlinks. Para mudar a aparéncia das células, acione o menu Inicio e clique na seta do lado de Estilos de Célula. Experimen- tar cada estilo é sim- plérrimo: basta se- lecionar uma ou mais células e pas- sar o cursor sobre o modelo de estilo pa- ra visualizar a apli- cagao no ato. 14. TABELAS A TODA PROVA Uma planilha, um conjunto de células ou varios conjuntos COLECAO INFO > 33= 7d Tabelas: opcao para classificar e filtrar de células de uma mesma planilha podem ser convertidos em tabela. Nesse formato, fica mais facil ana- lisar, classificar e filtrar um grupo de dados em linhas e colunas. Pa- ra criar uma tabela, primeiro sele- cione o grupo de células, incluin- do o cabegalho. Depois, na guia In- serir, clique no botao Tabela. Se quiser criar a tabela com opgées de estilo, selecione as células, acio- ne a guia Inicio e cli- que na seta ao lado do botao Formatar Como Tabela. 15. MACROS MAIS SEGURAS Todo mundo con- corda que as ma- cros sao Gtimos re- cursos para auto- matizar tarefas re- petitivas. O proble- ma € que, como 14 < COLECAO INFO elas sdo escritas em cédigo VBA (Vi- sual Basic for Appli- cations), acabam abrindo portas pa- raos hackers espa- Iharem virus. Como saber quais macros sao confiaveis? Por padro, 0 Centro de Confiabilidade do Office 2007 avaliaa macro consideran- do a assinatura di- gital, 0 certificado e 0 editor. Se qui- ser ajustar as opcdes de seguran- Ga da macro, clique no botao of- fice e escolha Opcées do Excel. No painel da esquerda, escolha Cen- tral de Confiabilidade e clique no botao Configuracées da Central de Confiabilidade. Na tela seguinte, fique com Configuracgées de Ma- cro, marque o que deseja habili- tar e clique no botao OK. Macros: confiabilidade verificada aai Reiter SUA PLANILHA DE CARA NOVA MENUS E BARRAS DE FERRAMENTAS DAO LUGAR AS GUIAS E A FAIXA DE OPCOES NA NOVA INTERFACE POR MARIA ISABEL MOREIRA (ejare a Interface remodelada: usuarios do novo Excel tem de reaprender a trabalhar urante anos a fio, os aplicativos do pacote Microsoft Office tiveram praticamente a mesma interface. Entre uma versdo e ou- tra, aparecia um novo comando aqui e ali e os icones ganhavam um de- senho ligeiramente diferente. Mas, em esséncia, 0 impacto que os usud- rios tinham ao abrir um programa como o Excel era o mesmo — no al- to, a barra de menus e, abaixo de- la, as barras de ferramentas ea area de trabalho do aplicativo. Bastava abrir um comando para ser levado com freqiéncia para uma caixa de didlogo a fim de escolher novas op- des. Com o Office 2007 esta tudo diferente. Os menus e as barras de ferramentas deram lugar as guias e a Faixa de Opcées — isso para ficar apenas nas modificagées mais visi- veis. Segundo a Microsoft, as mu- dangas visam reduzir em até 30% o numero de cliques para a execu- ¢ao de uma mesma tarefa. Nas pri- COLEGAO INFO> 45ea pee ERFACE, Tema ee|peiee ts] Botao Office: opcdes do menu Arquivo, meiras tentativas de uso, no entan- to, tende-se a perder mais tempo até encontrar o caminho para exe- cutar uma tarefa. Para facilitar, ve- jaaqui quais sao os novos elemen- tos da interface do Excel 2007 e co- mo tirar proveito deles. 1. sorio po orrice Omenu Arquivo sumiu, mas todos Os seus comandos — Abrir, Novo, Salvar, Salvar Como, Imprimir, En- viar, Publicar e Fechar — estao reu- nidos nesse novo elemento da in- terface. O Botao do Office traz ain- da algumas novidades. Na op¢do Preparar, por exemplo, encontra- se Os recursos necessdrios para aprontar 0 arquivo para distribui- ao, como criptografar, inspecio- nar, restringir permissao, adicio- nar assinatura digital ou restringi- lasomente para leitura (opgao Mar- car Como Final). 2. GuIAS Os antigos menus foram substituidos por guias organizadas por tarefas. Basta selecionar uma delas para que a Faixa de Opcées apresente as fer- ramentas e os comandos correspon- dentes. As guias Inicio, Inserir, Layout de Pagina, Formulas, Dados, Revisao e Exibicao sao fixas. A Desenvolve- dor é exibida por padrao, mas pode ser ocultada opcionalmente. A guia Inicio retine os comandos mais usa- dos, incluindo formatagao de fonte e numeros, alinhamento e edicdo. Ou- tras guias aparecem de acorda com a tarefa que esta sendo executada. Sdo as chamadas Guias Contextuais. Se vocé clica na célula de uma tabe- la, por exemplo, aparece a guia Fer- ramentas de Tabela. Se inseriu uma imagem e clicou sobre ela, surge a guia Ferramenta de Imagem. 3. raixa ve opcéEes Entra no lugar das antigas barras de ferramentas e de algumas caixas de didlogo encontradas até a versao 2003. Para cada guia aberta ha uma Faixa de Opcées diferente. As ferra- mentas sio organizadas por grupos ou subtarefas. A Faixa de Op¢Ges In- serir, por exemplo, esta dividida nos grupos Tabelas, Ilustragdes, Graficos, Links e Texto. Menus e galerias sus- pensas em alguns {cones facilitam a escolha de opces. Basta clicar no Inicio Inserir | Layout da Pagina | Férmulas | Guias: 0 novo Excel e os outros aplicativos do Office aboliram os antigos menus 16 < COLEGAO INFOi Ria iiret dnd dedhdadon nd Galerias: clique na setinha para ver o leque de opcées, icone Barras do subgrupo Gra- ficos, por exemplo, para ver o le- que de graficos de barras dispo- niveis. Em algumas situages, ¢ pos- sivel abrir caixas de didlogo como as. encontradas nas verses anteriores. No subgrupo Graficos, por exemplo, pode-se clicar na seta ao lado do no- me do subgrupo para abrir a caixa de didlogos Graficos e ver todas os tipos e desenhos. A faixa pode ser mini- mizada para aumentar 0 espago. 4, sanra DE FERRAMENTAS DE ACESSO RAPIDO Por padrao, fica na parte superior da janela e inclui os botées Salvar, Refazer e Desfazer. Quem preferir pode personalizar essa barra de fer- ramentas para garantir acesso rapi- do aos comandos que considere mais uteis. Essa barra pode ser mo- vida para baixo da Faixa de Opcées. B. controur be zoom Um pratico controle deslizante, po- sicionado no canto inferior direito da tela, permite reduzir ou ampliar Calib - 11 ~ A NI 2 tl _ acne gy Ki wt rena: MR ewren- Bs ovoertog ate ogen 2 : * & Ofc Provan 2 sinvow ocontetido da area de trabalho do aplicativo entre 10% e 400%. Um clique no valor de zoom atual abre a janela correspondente, que permite, inclusive, a personalizacao do nivel de ampliagao ou reducao. \ id 9 - ¢ Acesso rapido: comandos 4 mao Zoom: basta deslizar a barra para + ou - Pagina: trés op¢6es na barra de status 6. MODOS DE VISUALIZACAO Abarra de status do Excel inclui tam- bém trés icones para diferentes mo- dos de visualizacao da planilha — Nor- mal, Layout de Pagina e Visualizagao. de Quebra de Pagina. a @- % oo ~ €.0 ,00 BQ 200 0 Minibarra de Feramentas: elas aparecem sempre que um texto € selecionado COLECAO INFO > 47Quando um texto em uma célula é se- lecionado, aparece uma pequena bar- ra de ferramentas semitransparente prdxima ao elemento selecionado. Basta deslocar o mouse para cima dessa barra para que ela fique total- mente visivel e possa ser utilizada. Outra forma de acessar a Minibarra de Tarefas é selecionar uma célula ou um conjunto de células e clicar com 0 botao direito do mouse. Plan, Plana, Plen3_, a al Nova planilha: clique no icone e pronto | ajuda do Mi icrosott Office Excel (F1) | ‘Obter ajuda para usar 0 Microsoft Office. Ajuda: dé um clique no canto superior 8. Ainsergao de novas planilhas na Pas- ta de Trabalho também foi simplifi- cada. Em vez de clicar em Inserir e selecionar a opcao Planilha, clique no icone Inserir Planilha ao lado das planilhas existentes para que uma nova seja criada. aa Eerie ten paras ia Ld ontentagio > Ss). Margens eee (BArea de impresso + ConfigurarPSgina 18 < COLEGAO INFO DO. Nao é preciso mais entrar no menu Ajuda e selecionar Ajuda do Micro- soft Excel em busca de auxilio. Bas- ta clicar no botao correspondente, situado no canto superior direito da telado programa. DISPENSE O MOUSE Qs velhos comandos de te- clado continuam valendo — Ctrl + B para Salvar, Ctrl + O para abrir um arquivo novo, Ctrl + 1 para trazer para a tela a cai- xa de didlogos Formatar Célu- la etc. —, mas quem preferir digitar em vez de lancar mao do mouse para acionar os co- mandos conta com mais um recurso. Basta pressionar a te- cla Alt para que apareca uma letra sobre cada guia. Pressio- ne a letra correspondente a guia que deseja abrir para ver, sobre cada comando da Faixa de Opcées, a letra correspon- dente. Clique nela para acio- nar o comando ou abrir um le- que de opcées e escolher ade- sejada. Tudo sem um clique se- quer do mouse. Formulas Wy) 'Fiquebrs ~ atom BPrano de rundo $j ature: autométice~ EBiimprimirtitutos AJ Escala: = 100% t | Dimensionar pare Ajustarfe: Een DOZENS DEE VOCE PREterw PERSONALIZE SUA INSTALACAO DO EXCEL PARA QUE ELE TRABALHE MAIS AFI ADO COM SEU GOSTO POR MARIA ISABEL MOREIRA m usuario nunca é igual a outro. Enquanto um gosta de explorar atalhos do teclado, outro prefe- re percorrer menus para executar a mesma tarefa. Ha pessoas que tiram o maximo partido de um recurso, en- quanto outras sAo capazes de despre- zar 0 mesmo comando sistematica- mente por nao ver nele grande utili- dade. Em outras palavras, por mais que os fabricantes se esforcem para peter te be aay _B ster 1 opgbes mas popu descobrir como a média das pessoas trabalha e do que precisam na hora de desenhar a interface e decidir so- bre o funcionamento dos programas nunca podem deixar de abrir espacgo para a personalizacao. Boa parte das configuragées do Excel 2007 concen- tra-se em um Unico lugar, a caixa de didlogo Opcées do Excel, que pode ser acessada por meio do botao Microsoft Office. Confira, a seguir, como custo- mizar o aplicativo. = —s—t—“‘( | ey deanete | i Peroni ha do Mero te 90s com © Meson Ofie) _ Contr a tem} Mais usados: categoria de Opcoes do Excel retine as configuracdes mais comuns COLEGAO INFO > 19VERSAO 2007/PERSONALIZACAO CRIE SUAS LISTAS DE PREENCHIMENTO Ha varias versées, 0 Excel tem um recurso de preenchi- mento automiatico de listas. Se vocé usa uma lista com fre- qiiéncia — as regides do pais ou a relacao de filiais da sua empresa, por exemplo —, po- de lancgar mao desse recurso para ganhar tempo durante a execucao do trabalho. Clique no botdo Editar Listas Perso- nalizadas na categoria Mais Usados da caixa de didlogo Op- des do Excel. Em seguida, po- sicione o cursor sobre Nova Lis- ta no quadro a esquerda. No quadro a direita. digite os itens da nova lista. Quando concluir, clique em Adicionar e em OK. Para usar a lista personaliza- da, digite um dos itens da se- qiiéncia, posicione o mouse no canto inferior direito da célu- la e, com o botao do mouse pressionado, arraste-o pelo nu- mero de células suficiente pa- ra completar a série. Em série: reduza a digitagio com listas de preenchimento 20 < COLEGAO INFO MAIS POPULARES Nao é permitido incluir ou excluir botdes na Faixa de OpcGes, mas vo- cé pode tirar a guia Desenvolvedor e, conseqiientemente, a faixa cor- respondente, se desejar. Clique no botdo Office e pressione Opcées do Excel na parte inferior do menu. Na area Op¢ées Principais Para 0 Tra balho Com o Excel da categoria Mais Usados, desmarque o item Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opcées. Fica incomodado com o surgimento da Minibarra de Ferra- mentas toda vez que seleciona 0 contetido de uma célula? Desative- a, desmarcando a op¢ao Mostrar Minibarra de Ferramentas Apés Se- lecdo. Aproveite para mudar 0 es- quema de cores se for do seu gos- to — ha as opgdes Azul (padrao), Prateado e Preto — e definir se quer a exibigdo da descricao dos recur: sos em dicas de tela ou se prefere nao exibi-las. Cada novo arquivo do Excel in- clui trés planilhas e permite a in- ser¢ao de novas ou a remocio das existentes de acordo com suas ne- cessidades. Mas, € se vocé quiser que cada nova pasta de trabalho tenha quatro ou cinco planilhas co- mo padrao? Na area Ao Criar No- vas Pastas de Trabalho, digite o nu- mero desejado no campo Incluir Este Nuimero de Planilhas. E pos- sivel ainda mudar a fonte de tex- tos, 0 tamanho da fonte e o modo de exibicao-padrao de todas as pla- nilhas do Excel.Maes easiest Recalcular: ha trés op¢des em relagao ao calculo de férmulas FORMULAS EM CIMA Por padrao, 0 Excel recalculaa pas- ta de trabalho sempre que um va- lor que afeta uma formula é modi- ficado. Na maioria das situacées, es- se comportamento é 0 mais indica- do mesmo. Mas imagine uma pes- soa que tenha uma pasta de traba- tho altamente intrincada, na qual cada alteracdo envolva calculos complexos. A cada mudanc¢a, 0 com- putador vai fazer uma pausa para executar a operacao. Nesse caso, é melhor abrir a categoria Formulas da caixa de didlogo Opcées do Ex- cel para alterar esse e outros para- metros. Na area Opcées de Calcu- lo, marque o item Manual se prefe- rir atualizar todos os valores e, so- mente depois, solicitar 0 cdlculo. Na segunda opgao (Automatico, Exce- to Para Tabelas de Dados) por sua vez, 0 programa calcula todas as formulas menos aquelas que estao em tabelas de dados. Tanto na op- Gao manual quanto na automatica com restrigées & possivel forcar 0 Excel a executar o cdlculo pressio- nando as teclas Ctrl + F9. A opcao Habilitar Calculo Iterativo deve ser marcada somente quando é neces- sario 0 calculo de referéncias circu- lares, ou seja, um calculo que se re- fere a seu prdprio valor. O Excel adota como modelo a re- feréncia de célula Al, em que as co- lunas séo nomeadas alfabeticamen- te eas linhas, numericamente (colu- na A, linha 1, por exemplo). E possi- vel, no entanto, mudar a referéncia para LIC1, estilo em que tanto as li- nhas como as colunas tém referén- cias numéricas (linha 1, coluna 1). Pa- raisso, basta marcar 0 item Estilo de Referéncia L1C1 na area Trabalhan- do Com Férmulas. Essa mesma area inclui outros trés itens muito Uteis que amaioria das pessoas deve pre- ferir deixd-los habilitados. 0 primei- ro 6 0 recurso AutoCompletar Fér- mula, que garante maior rapidez e correcao na entrada de formulas. Ou- tro @ a opcao Usar Nome de Tabelas em Formulas, uma forma de refe- réncia muito mais simples. A tercei- ra — Usar Fun¢ées GetPivotData pa- ra Referéncias de Tabela Dinamica — define 0 tipo de referéncia criada para um célula de tabela dinamica. Na categoria Formulas de Opcées do Excel é possivel ainda definir se o ond ema © Portas ep eg Sooo Le : es Menos erros: ganhe tempo coma autocorrecao e a autoformatacao COLEGAO INFO > 21Rides eeu rete Grom area Salvar: escolha um formato-padrao para 0 salvamento de documentos aplicativo deve fazer a verificagao de erros, a Cor que usara para indicar as incorrecées e os tipos de erros que devem ser relatados. TEXTOS PERFEITOS Vocé costuma digitar duas iniciais maiuisculas e quer que o programa corrija automaticamente? Quer ser avisado quando usar uma palavra repetida? Abra a categoria Revisao de Textos e marque as opgées cor- respondentes. Para definir autocor- regdo ao digitar, clique no botao Op- (Ges de AutoCorrecao e selecione os itens de seu interesse, estabele- Ga excecdes e crie suas regras. Apro- veite e abra as guias AutoFormata- cao ao Digitar e Marcas Inteligen- tes para definir outros comporta- mentos do programa. Por fim. de- fina o diciondrio que sera usadona verificagdo do texto. Se vocé vai es- crever em inglés, selecione uma op- ao desse idioma na lista Idioma do 22 < COLEGAO INFO Dicionario. Se traba- Iha em portugués, opte por Portugués (Brasil). TUDO SALVO O Excel 2007 salva arquivos no novo formato XLSX por padrao. Se as plani- Ihas que vocé cria _== Sd abertas em ver- s6es anteriores do programa. no en- tanto, convém alterar o formato ha- bitual pelo XLS, que mantém com- patibilidade com versdes 97 a 2003. Para fazer essa mudanga, abra a ca- tegoria Salvar da caixa de didlogo OpgGes Excel e escolha esse ou ou- tro formato na lista Salvar Arquivos Neste Formato. Nessa mesma jane- la pode-se habilitar ou desabilitar a opcao de auto-recuperacao de ar- quivos e, no primeiro caso, o inter- valo de tempo entre um salvamen- to e outro. Também é possivel defi- nir o local-padrao onde o Excel sal- va arquivos ou vai buscé-los quan- do recebe 0 comando Abrir. Por de- finigao, é na pasta Documentos. Se quiser mudar esse destino, escreva © novo endereco ou copie e cole o novo enderego no espaco Local Pa- drao de Arquivo. OPCGES AVANCADAS Opcées de edicao, colagem, recorte e cOpia, impressao, exibigao e for mulas, entre outros tipos de para- metro, estao reunidas na categoriaAvancado. Ha uma infinidade de con- figuracées. Vale a pena avaliar cada item dessa categoria para ver sea altera¢ao vai fazer diferenca em seu dia-a-dia. Exemplos? Vocé prefere ter todas as janelas na barra de ta- refas do Windows ou apenas uma? Quantos arquivos deseja manter na lista de documentos recentes? Essas definig6es estao na drea Exibir des- sa categoria. Pretende continuar com 9 sistema de data 1900 ou mudar para 0 1904, adotado pelo Excel pa- ra Mac? A alteracdo esta disponivel na drea Ao Calcular Essa Planilha de Trabalho. Quer ocultar as barras de COMO ERA ANTES Quer que a Barra de Ferra- mentas de Acesso Rapido vol- te a configuragao original? Cli- que em qualquer ferramenta dessa barra com o botao direi- to do mouse e selecione Pe! sonalizar Barra de Ferramen tas de Acesso Rapido. Se qui ser que a alteragdo se aplique_ a todos os arquivos, sele Para Todos os Documentos dro) no menu Personalizar Barra de Ferramentas de Aces: 50 Rapido no alto, a entao, escolha a planil a qual quer aplicar a (a. Em seguida, clique em Re- definir e, em seguida, em Sim Para confirmar a restauragao. ASC ia ass icdan Personalize Bara de Ferment de Acts Répiio ee al (Y) simae Eiar par cesar € tal somo ane Tepes Riles Vesnlizagio de npresste verter Onaga () ovataer [v]} Retae: Classtcagto cant Chssificacio Decescente Mals Commndos, (Mostrar Abaixo da Fates de OpgSes Migimizar a Fabee dt Opcée: Mais A mao: menu facilita alteracoes na Barra de Tarefas de Acesso Rapido rolagem e as guias para uma plani- Iha? E s6 desmarcar os itens corres- pondentes em Exibir Opcées Para Esta Planilha de Trabalho. Na cate- goria Avancado de Opcées de Excel ha varias outras definicées impor- tantes, como se o programa deve ou nao autocompletar valores em célu- las e se vai dar zoom quando se usa 0 botao de rolagem do mouse. ACESSO RAPIDO Anova Barra de Ferramentas de Aces- so Rapido do Excel vem com apenas trés botdes, mas pode ser incremen- tada com outros. O jeito mais simples de fazer isso € clicar no icone Perso- nalizar Barra de Acesso Rapido, re- presentado por uma pequena seta para baixo, e marcar ou desmarcar comandos na lista. Caso queira acres- centar um comando que nao esteja nessa relacdo, clique na opcao Mais Comandos para abrir a caixa de di COLECAO INFO> 23Errata - logo Opgées do Excel na categoria Personalizar. No menu Escolher Co- mandos Em, selecione um grupo ou subgrupo de tarefas para exibir os co- mandos correspondentes. Selecione um a um os comandos que deseja acrescentar a barra e clique em Adi- cionar. Para excluir um comando, se- lecione-o no painel direito dessa mes- ma janela e pressione Remover. Cli- que em OK quando terminar. Para deslocar a barra para baixo da Faixa de Opcées, marque a opcao corres- pondente. Hd umaterceira forma de personalizar a barra de acesso rapi- do. Basta clicar com o botao direito do mouse sobre a ferramenta de in- teresse na Faixa de Opcées e esco- ther Adicionar a Barra de Ferramen- tas de Acesso Rapido. SUPLEMENTOS Assim como outros componentes do Microsoft Office, o Excel preci- TUDO E: ADIN Reparou que alguns itens da caixa de dialogo Opgées do Ex- cel tém um pequeno circulo com aletrai ao lado? Sempre que vir esse simbolo, passe 0 mouse so- bre o item para visualizar uma dica de tela com informagées so- bre o que acontecera se vocé se- lecionar a op¢ao e para o que precisa estar atento ao selecio- nar a configura¢ao. 24 < COLECAO INFO sa de add-ins para executar algu- mas tarefas. Para formatar e con- verter valores para o Euro, por exemplo, é necessario ter ferra- mentas especificas. Alguns desses programas extras ja vem com o prd- prio Office. Outros podem ser bai- xados da internet. Vocé pode op- tar por executar os suplementos sempre que o Excel é carregado, mas essa decisdo nao é a mais in- dicada porque esses recursos con- somem memoria e podem tornar 0 processamento mais lento. Para executar ou parar alguns suplemen- tos, abra Opcées do Excel e va até a guia Suplementos, No menu Ge- renciar, selecione Suplementos do. Excel e pressione Ir. Na caixa de dialogo seguinte, marque os add- ins que deseja executar ou desmar- que aqueles que deseja interromper e clique em OK. Caso 0 add-in nao esteja instalado, o programa se ofe- recera para executar essa tarefa. STATUS CORRETO A barra de status do Excel pode exibir uma série de informacées enquanto vocé trabalha, além de deixar a disposicdo alguns recur- sos Uteis, como o controle desli- zante de zoom e as opgées de vi- sualizagao da planilha. Gerenciar 0 que a barra de status deve mos- trar 6 uma tarefa muito simples. Clique com 0 botdo direito do mou- se sobre ela e marque ou desmar- que os elementos de acordo com suas preferéncias.SAL IMPACTO NAS APRESENTACOES oTo ou ILUSTRACAO DE FUNDO PODEM DAR uM QUE A MAIS EM REPRESENTACAO GRAFICA POR MARIA ISABEL MOREIRA raficos por si sé ja fazem grande diferenca quan- do a idéia é mostrar re- sultados financeiros, sé- ries historicas e dados estatisticos. Pou- ca gente sabe, porém, que pode me- lhorar aeficiéncia na comunicagao se recorrer a uma imagem que adicione informacao aos numeros que estéo sendo exibidos. Esse novo elemento € particularmente util em apresenta- ¢6es, quando é importante atrair e re- ter a atencéo da audiéncia. 7 Adicionar uma fotografia ou ilus- tragdo a um grafico é mais facil do que se imagina. Uma vez que os dados fo- ram inseridos na planilha, crie o gra- fico que julgar mais conveniente pa- faa representacao numérica que tem a mostrar — no exemplo, elegemos 0 tipo Barras e selecionamos 0 subtipo Barras. Quando 0 grafico for criado, clique sobre seu fundo com o botao direito de mouse e escolha Formatar Area do Grafico. Selecione a catego- ria Preenchimento na caixa de didlo- Fundo em destaque: imagens enriquecem as representacoes eraficas COLECAO INFO> 25GRAFICOS/ILUSTRACAO em diferent nee go que surgird, se ela nao estiver aber- ta, € marque a opcao Preenchimen- to. com Margem ou Textura. Clique no . bot&o Arquivo, caso a imagem este- ja salva no disco rigido ou em outra unidade de armazenamento, Area de Transferéncia, caso tenha usado oco- mando Copiar e jogado a imagem pa- ra a Area de Transferéncia do Win- dows, ou Clipart, se esta interessado em usar uma ilustracao do banco de imagens do Office. FRENTE E FUNDO Depois que a imagem foi seleciona- da e adicionada ao grafico, faga os ajustes para que diagramae fundo fiquem em harmonia. Sem fechar a caixa de dialogo Formatar Area do Grafico, experimente. por exemplo, aumentar a porcentagem de trans- paréncia para suavizar a imagem de segundo plano, usando o controle deslizante, aumentando ponto por 26 < COLEGAO INFO ponto a por-* centagem ou, simplesmente, digitando um valor no campo corresponden- te. Desloque a caixa de dialo- go parao lado para poder ver 0 efeito das mudancgas no = mE prdprio grafico s facilitar sua escolha. Quando ti- ver do seu gosto, clique no botao. Fechar. Slee aot hy ean tones Aveo 8 COR CONTRASTANTE Em seguida, ajuste o formato das bar- ras e a cor de preenchimento para que se destaquem em relacdo ao fun- do. Clique nas barras com o botao di- reito do mouse e selecione Forma- FRR Freerinents s tests | Pomc ss nomte | snawe e (aa) Gemma Gan 2 papa sane k re Mustragbes: 0 Excel permite usar imagens de arquivos, area de transferéncia ou banco de clipartsNNN | crricos/usTrcKo_ tar Série de Dados. Para aumentar a largura das barras e aproximé-las, por exemplo, abra a categoria Op- cGes de Série e deslize o controle pa- ramais perto de Sem Intervalo — pa- rareduzir a largura e aumentar a dis- tancia, faga a operacao contraria. Na categoria Forma é possivel mudar o formato das barras. A categoria Preen- chimento, por sua vez, tem as opgdes necessarias para a aplicacdo de cor e efeitos de cor nas barras. Se quiser acrescentar ou alterar sombra, efei- to 3D, borda e estilo de borda, explo- re as categorias correlatas. FRENTE E FUNDO A legenda nao esta do seu gosto? Se preferir remové-la, simplesmente se- lecione-a e pressione Delete. Se qui- ser reposiciona-la. clique nelacomo botdo direito do mouse, escolha For- matar Legenda e marque uma das possibilidades apresentadas. Para acrescentar rdtulos ao grafico e tor- nais clara a identificagao dos ni- meros, clique nas barras com o bo- tao direito e selecione Adicionar R6- tulo de Daclos. Caso julgue convenien- te incluir a informacao da categoria em cada elemento do grafico, clique nele com 0 botao direito do mouse e selecione Formatar Rotulo de Dados. Em Opcées de Rotulo, marque Nome da Categoria. Para formatar essas in- formacées — alterar cor, fonte, tama- nho da fonte, preenchimento e esti- lo, clique em um rétulo para sele- Ciond-lo e use as ferramentas do gru- Po Fonte do menu Inicio. MONTE UMA PIZZA iis ‘preen himento do pi prio grafico? Para fazer isso, em Clicar no fundo e se- lecionar Formatar Area do Grafico, marque o grafico propriamente dito com 0 bo- tao direito do mouse e abra Formatar Série de Dados. Na categoria Preenchimento, proceda como indicado an- teriormente para a adigéo de fundo. Antes de sair dessa caixa de dialogo, no entanto, convém usar a opcao Linha S6lida na categoria Cor da Borda e uma cor bem con- trastante ja que, dependen- do da imagem selecionada, © contorno dos elementos nao ficara nitido. Desempenho das filiais cea. fa... Parte da composicao: imagens também podem ser usadas como elemento de preenchimento do grafico COLEGAO INFO > 27Eaten e Us TAREFAS DENTRO DO PRAZO AFICO DE GANTT DA A MAIOR FORCAT ACOMPANHAR O DESENVOLVIMENTO DE P POR MARIA ISABEL MOREIRA Grafico de Gantt: com um grafico de barras é possivel acompanhar tarefas de projetos ualquer gerente de projeto sabe como é arduo controlar prazos e recursos. O atraso em uma das etapas pode compro- meter todo o cronograma e im- pactar os custos. Se o projeto é vultoso, o uso de uma ferramen- ta como 0 Project pode ser indis- pensavel. Com trabalhos mais sim- ples, no entanto, o Excel da conta 28 < COLECAO INFO do recado, possibilitando a cria- cao de um grafico para acompa- nhar visualmente o andamento das tarefas de um projeto. 0 Excel nado dispde de um grafico especifico para esse trabalho, conhecido co- mo grafico de Gantt, mas é possi- vel simular uma representacao desse tipo usando um grafico de barras empilhadas e langando mao de alguns pequenos truques.Rea ENTRADA DE DADOS O primeiro passo para criar um grafico de Gantt é entrar com os dados corretamente na planilha. Ela devera conter trés colunas — descricao das tarefas, inicio pre- visto das atividades e tempo de duracao. A lista de tarefas fica na coluna A. Deixe a célula Al em branco para que 0 Excel reconhe- ¢a que a primeira linha contém os nomes das séries e a primeira co- luna as etiquetas de categoria. A partir da linha 2, liste as tarefas necessarias a execucao do proje- to. Na célula B1, escreva Inicio e, a partir da B2, insira as datas em que cada tarefa tem de comegar a ser desenvolvida. Na coluna C, escreva Duracao na primeira linha e, nas seguintes, indique o numero de dias estimado para a conclu- sao de cada etapa. PARTE OCULTA Concluido o preen- chimento da tabela, selecione todo o conjunto de células, abra a guia Inserir €. no grupo de fer- ramentas Grafico, tee. wn Ben ic ‘= 6 Selegto e convite 05 rentes 1092007 Glkweina opeao Bal- Eee eet Bie Tas para abrir a ga- | & Sowes-reda/seorni/ote ssnroor loons treoee comet Formato correto: orobe consent Oprimeiro cuidado | ie manveswtest € inserir as 36 events {7 sed pre informagdes na planitha corretamente p= ic te Grats tet Compete Macros face De bee ee a e onwneate Bi) sehen a iscmni@oaime | aese eee See | «ata dolce eaoserigoge ttt, 5 nbonsio dapeaase leria correspondente. Escolha a se- gunda opcao — Barras Empilhadas — para que o Excel monte o grafi- co. Clique sobre a legenda e dele- te-a, jd que ela mostrara as duas séries de dados e uma delas pre- cisa ser omitida. Em seguida, cli- que na categoria do eixo vertical — a lista de tarefas — com 0 botao direito do mouse e selecione For- matar Eixo. Marque o item Catego- rias Em Ordem Inversa para apre- sentar as tarefas em seqiiencia, co- mecando do topo. Na area Eixo Ho- rizontal Cruza Em, marque o item Na Categoria Maxima. Esse passo € necessario para que o Excel apre- sente as datas na parte inferior do grafico. Clique em Fechar. Feito isso, clique com 0 botao direito do mouse na série de da- dos Data de Inicio — é. a parte mais a esquerda das barras horizontais — e leve e solte 0 mouse até For- ee ee adrwostints Fixe Atooine nner * z6npn007 ‘ nner : manne 2 npr 3 ne? 18 COLEGAO INFO > 29areas -— matar Série de Dados. Nessa cai- xa de didlogo, defina a sobrepo- sigao de séries em 100%. Abra a categoria Preenchimento e mar- que a op¢do Sem Preenchimento. Na categoria Cor de Borda, esco- Iha Sem Linha. Todas essas defi- nicgdes fazem com que a série de dados Data do Inicio fique escon- dida no grafico e seja possivel si- mular o diagrama de Gantt. FORMATE AS DATAS Na seqtiéncia, selecione 0 eixo ho- rizontal (as datas de inicio propria- mente ditas) com o botao direito do mouse e escolha Formatar Ei- xo. Nos Campos Minimo e Maximo. vocé tera de informar as datas que deseja mostrar no grafico. 0 pro- blema aqui é que esses numeros precisam estar no formato de da- ta interpretado internamente pe- lo Excel (veja no quadro Qual é a. data? como descobrir a equivalén- cia numérica de uma data). No exemplo, digitamos 39085, que 30 31ee ee AVALIACOES COM UM SIMPLES CLIQUE EXPLORE AS TABELAS E OS GRAFICOS DINAMICOS PARA ESTUDAR RESULTADOS E TOMAR DECISOES 6) 49-8 GOs Ondo 2 = Wires WF Rerodehag oo] RinvondeCol. | Tabela dinAmica: relatorios interativos dos dados de origem srelatoriosgerados por _ageis e flexiveis, esses sistemas de sistemas de ERP nor- —_ gestao nao conseguem dar conta malmente témcomoal- _ eficientemente dos relatérios ge- vo os departamentos __renciais, que mudam com bastan- administrativo e contabil. Pouco __ te freqiiéncia em fungdo de novas 32 < COLEGAO INFOdemandas. Em um momento, po- de ser necessario um relatorio que aponte a participacdo da empresa no mercado nacional. Em outro, uma avaliacao regional. Em algu- mas situagdes, sera preciso con- frontar o desempenho de uma marca com concorrentes especifi- cos e, em outras ocasiées, avaliar a penetracao dos produtos em di- ferentes classes sociais nas varias regides do pais. Tudo em questao de meses ou de semanas. TABELA DINAMICA O Excel pode muito bem dar uma forca nessa tarefa. Em sua lista in- findavel de recursos, um dos des- taques do aplicativo da Microsoft sao as tabelas e os graficos dina- micos. Os relatorios gerados a par- tir dessas ferramentas permitem a apresentagdo de uma mesma base de informacao de diferentes formas e, 0 que é mais importan- te, em um nico documento. Uma tabela dinamica 6 uma ta- bela interativa, utilizada para resu- mir e analisar dados de uma lista ou tabela ja existente de forma ra- pida e surpreendente. Colunas ou linhas de sumarizacao de dados po- dem ser invertidas automaticamen- te, criando novas versées do rela- torio em fragdo de segundos. Um exemplo dessa funcionali- dade? Se vocé tem um relatorio de vendas por vendedor e por pro- duto, 0 maximo que consegue fa- zer em uma tabela tradicional é eared filtrar as colunas. Mas vocé nao obtém totais e subtotais nem con- segue uma organizacao mais cla- ra das informagées. Com uma ta- bela dinamica, precisa apenas in- verter a posi¢ao de colunas e |i- nhas com 0 auxilio do mouse e — voila! — 0 resultado desejado es- ta disponivel para consulta. Os da- dos de origem permanecem intac- tos, independentemente das alte- ragdes nas posicdes das colunas ou linhas realizadas no Relatério de Tabela Dinamica. DADOS DE ORIGEM A tabela dinamica pode ter como fonte dados que residam em uma lista do Excel, varios intervalos de consolidagao de dados em plani- lhas criadas no mesmo aplicativo ou outra tabela dinamica da mes- ma pasta de trabalho. Podem, ain- da, estar em uma tabela ou arqui- vo criado em outro aplicativo ou em um sistema de gerenciamen- to de banco de dados. como SQL Server, Access, Oracle e Sybase. A FONTES EXTERNAS Se vocé deseja criar uma ta- bela dinamica com dados exter- nos, utilize o Microsoft Query e 0s controladores de conectivi- dade de banco de dados (ODBC — Open Database Connectivity) adequados e defina as fontes de dados que deseja utilizar. COLEGAO INFO > 33Rae res vantagem é que é possivel atuali zar as informacées de um relato- rio de tabela dinamica sempre que forem feitas modificagées na fon- te dos dados. PLANILHA ORIGINAL Vamos a um exemplo concreto. Criamos uma planilha de vendas composta de oito colunas e 120 registros de dados (linhas). Para gerarmos um relatorio de tabela dinamica a partir desses dados 6 necessario que eles estejam for- matados como lis- ta, com os titulos das colunas na pri- meira linha eas res- tantes contendo itens similares. & importante também nao deixar nenhu- ma linha ou coluna Criagao: o Excel mostra como os dados serao dispostos 34 35ANALISE/TABELAS DINAMICAS namica. Do lado esquerdo dessa planilha vocé encontra uma refe- réncia ao local onde a Tabela Di- namica sera apresentada, e do la- do direito, em um painel de tare- fas, a lista de campos da tabela di- namica. Na parte superior desse painel de tarefas estao os campos da base de dados, que serao uti- lizados como chaves para 0 agru- pamento das informacées. um pouco mais abaixo ha quatro cai- xas que representam as quatro areas da tabela dinamica. CAMPOS E AREAS Paraa area Filtro de Relatdrio vocé ar- rastard todos os campos sobre os quais nao lhe inte- ressem os detalhes no momento, mas 36 < COLECAO INFO que podem ser Uteis posteriormen- te. Para a area R6- tulos de Linha deve ser arrastado o campo do relatorio que julgar relevan- te. Dica importante: evite iniciar 0 rela- torio com mais de um campo nes- ta area, pois isso poderd criar uma dificuldade inicial de interpreta- ¢ao do relatério. A area Rotulos de Coluna é similar 4 Rotulos de Linha. Nesse caso, é igualmente interessante que ela nao inclua muitos campos para que o relaté- rio nao fique largo e de dificil en- tendimento. Por fim, na area Va- lores, devem ficar os campos que podem ser somados no relatorio. Normalmente, sao os campos com numeros. Vocé pode arrastar pa-i: and etre sent eh et Layout Classico: campos movidos na propria tabela ra essa area um campo com tex- to, mas, nesse caso, a tabela dina- mica apenas contara as ocorrén- cias. No exemplo, arrastamos ini- cialmente o campo Servi¢o para Rotulos de Linhas, Faturamento para Valores e os demais campos para Filtro de Relatorio. Para fa- zer essa distribuicdo dos campos, simplesmente clique sobre seu no- me na parte superior do painel di- reito e, com o botao do mouse Pressionado, arraste-o até a area desejada na parte de baixo. PRIMEIROS TESTES Seu Relatério de Tabela Dinami- ca ja esta pronto para ser usado na area esquerda da tela do Ex- cel com todas as informacées re- sumidas e concentradas no mo- do solicitado. Observe os campos. de quebra de pagina Data, Super- visor, Cliente, Cidade, Realizado e Previsto. Eles apresentam a mes- ma funcionalidade que os botées drop-down do AutoFiltro. Teste as opcées disponiveis nesses menus para ver os resultados gerados na tabela dinamica. Vacé pode redefinir a distribui- ao dos campos na Tabela Dina- mica simplesmente arrastando os. indicativos de campos, no painel de tarefas, no lado direito da te- la, para outras areas, invertendo as posicoes de linhas, colunas e paginas. Deste modo, pode obter visualizag6es diferentes com a mesma tabela dinamica. Caso queria alterar as posicdes dos campos diretamente na tabe- la dinamica, alterne para o modo Layout Classico de Tabela Dinami- ca (Permite Arrastar Campos na Grade). Para habilitd-lo, clique com 0 botao direito do mouse sobre a Tabela Dinamica, selecione Op- ¢6es de Tabela Dinamica, abra a guia Exibicao da caixa de didlogo e marque o item. NOVAS DEFINICOES Quer tentar um novo relatorio com © layout classico? Clique sobre o campo Supervisor, que esta no canto superior esquerdo da pla- nilha e arraste-o até o lado direi- to do campo Servico. Ao soltar 0 botao esquerdo do mouse vocé tera o relatorio reorganizado. Vo- cé pode experimentar 0 tipo de arranjo que desejar. A cada mu- danga, tem um novo relatério em maos. Qualquer um dos campos da tabela dinamica, exceto os cam- pos definidos em Valores, pode COLECAO INFO > 37Iicerem: [12/11/2005 (Weinataar em: (21/12/21 Trimestres, Anos ser trocado de posicao entre as areas de Filtro de Relatdrio, Rotu- los de Linha e Rotulos de Coluna. Vamos organizar outro tipo de relatério. Devolva os campos de Su- pervisor e Servico para a area Fil- tro de Relatorio. Traga para a area de Rotulos de Linha da Tabela di- namica 0 campo Data. Podemos criar algumas visées de agrupamento de dados, mesmo aque- las que nao estavam previstas na base de dados. Selecione qualquer célula do campo de Data, por exemplo. e na guia 38 39Ear (Coneguagtes do Grip de Ver ae one dafotes Fatrerts thee Resende: Sara doFaomects Resin por | Moser venoms Resume cpa valor por sche tp decane ae sei pres CAlculo: altere a formula usada em campos de valores vendido por supervisor, por exem- plo, selecione uma das células que contenha essa informacao, clique com o botao direito do mouse e selecione Configuragées do Cam- po de valor. Na Caixa de didlogo seguinte, na guia Resumir Por, se- lecione a funcao desejada — no caso, Soma. Clique no botao For- mato do Numero se quiser alte- rar a forma como eles serdo apre- sentados — como moeda, por exemplo — e clique em OK. CRIE CAMPOS CALCULADOS Outro recurso dis- ponivel na tabela di- namica é a criagao de campos calcula- dos. Um campo cal- culado € 0 resulta- Desempenho: campo criado na propria tabela dinamica 40 < COLECAO INFO do de uma operacao que é feita com base nos valores de outros campos da tabela, por meio da apli- cacgao de formulas. Normalmente, esse tipo de informagio nao esta presente na base de dados e ne- cessitamos dessa informacao no relatorio. No nosso caso, gostaria- mos de apresentar 0 desempenho de vendas de cada supervisor, apre- sentando um resultado percentual de quanto cada um conseguiu cum- prir de sua meta. Na guia Opcées, no grupo Fer- ramentas, clique no botao Formu- las e, em seguida, na op¢ao Cam- po Calculado para exibir a caixa de dialogo Inserir Campo Calcula- do. Dé um nome para o novo cam- po — Desempenho, por exemplo. No campo Formula, digite a se- guinte expressao: =Realizado/Pre- visto. Para escrever a formula vo- cé pode utilizar o botao Inserir Campo para reduzir a possibilida- de de erros. Clique no botao OK e observe o resultado. Vocé acaboude criar um campo que indica 0. desempenho de vendas (realiza- do contra o previsto). Formate es- te campo como porcentagem com duas casas decimais. Se quiser, re- tire depois o campo calculado De- sempenho que acabou de criar. Basta arrastar a indicacdo de De- sempenho da area de Valores do painel direito da tela para a lista de campos na parte de cima. Abordamos apenas alguns dos intimeros recursos oferecidos pe- lo Excel para a geracao de relaté- rio de tabelas dinamicas. Uma in- finidade de outras possibilidades podem ser exploradas. Portanto, adica é experimentar. Nao se aca- nhe em clicar nos varios botées, redefinir a posigdes dos campose explorar os comandos que estaéo a vista. Se nao gostar do resulta- do, é sé partir para uma nova con- figuragao ou desfazer as mudan- Cas realizadas com as op¢ées Des- fazer e Refazer. Nao se esqueca de que os dados de origem conti- nuam intactos. Numero: selecione o tipo que sera exibido no campo calculado DINAMISMO DVL -Y Va (aes) Os resultados exibidos em tabelas dinamicas também po- dem ser apresentados grafi- camente. Para criar um grafi- co dinamico, abra a guia op- Goes da planilha onde esta criada a tabela dinamica e se- lecione Grafico Dinamico. Na seqiéncia, escolha 0 tipo de grafico mais conveniente pa- ra exibir os numeros que tem a apresentar e clique em OK. Assim como as tabelas dina- micas, os graficos dessa cate- goria sao interativos, mudan- do de acordo com as altera- G6es operadas no Painel Fil- tro de Tabela Dinamica. A for- matacao do grafico dinamico ésimilar a de um grafico con- vencional. Em outras palavras, é possivel aplicar neles, inclu- sive, todos os novos efeitos 3D e de sombreamento. Graficos dinamicos: interativos como as tabelas COLECAO INFO > 42ESTUDE AS POSSIBILIDADES EXPLORE AS FERRAMENTAS DE CENARIOS, ATINGIR METAS E SOLVER Wo Sele Producaoaise - Microsoft Excel | Insert | Layout oe Pgin|Rrmulas [Dados |Res¥a Ebi | Deiemehedor Suplementos WA = a Catibet ms Sees cen guiness EB ee ca NS S/R Kk) BBS Bw om Pew OB “y GS a) Ree) wa S° (Biromvar= | 2+ Hees detionstns Fonte Miohaners = Numeo ceuns |) Eacte a = Commmabal ¥ ri a 8 c ° e Ja Célculo de programacio de producso ProduteA | Produte B 12 Total produside 14 Custo unitaria IRS 2.12 RS 1.57 1S Custe varlével IRS - RS uste Fico IRS 4.500 R$ 5.000,00 otal de custos IRS 4.500,00__|R$ 5.000,00 (R$.4.500,00) _]{R$ 5.090,00) RS(14.000,00) Pe =] s planilhas eletrénicas Decisdo: ferramentas de andlise ajudam no planejamento das ac sao ideais para anélises simuladas. A idéia é sim- ples. Alteramos valores em células-chave e 0 programa re- 42 43kx 45eae a tando todos os numeros incluidos depois da virgula. Faca 0 mesmo nas células referentes a quantida- de de produgao do Produto B e do Produto C. Com essas mudangas, a linha Lucro Liquido nao apresenta- ra mais um valor igual a zero, mas algo proximo disso. © Salve o resultado - Em seguida, salve o resultado como cenario. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipd- teses e escolha Gerenciador de Ce- narios. Clique no botéo Adicionar e, na caixa de didlogo Adicionar Cena- rio, digite um nome para sua analise No campo correspondente — usamos oO nome Atingir Meta. Na caixa Valo- res de Cendrio, clique no botao OK para aceitar os valores. Na caixa Ge- renciador de Cenarios, escolha 0 ce- nario Inicial, clique no botao Mostrar e, em seguida, em Fechar. Nesse mo- mento, vocé tera alguns cenarios em sua planilha ativa. E possivel gravar quantos cendrios quiser na mesma pasta de trabalho. Mas, antes de ver um resumo do que foi feito, vamos tentar outra ferramenta. QUAL E A SOLUCAO? A ferramenta de analise Solver apre- senta algumas vantagens em rela- a0 ao Atingir Meta. Apesar de pra- tico e eficiente, 0 recurso Atingir Meta permite manipular apenas uma varidvel por vez, enquanto o Solver trabalha com mais de uma variavel. Essa ferramenta, disponi- 46 < COLECAO INFO vel para o Excel na forma de um add-in, nao foi desenvolvida pela Microsoft. Ela é um produto da em- presa Solver (www.solver.com). “Instale o add-in - Para saber se o Solver esta instalado em seu Excel, va até a guia Dados e, no grupo Ana- lise, verifique se existe a opcao Sol- ver. Em caso negativo, clique no bo- tao Office e em Op¢ées do Excel. Abra a categoria Suplementos. No menu Gerenciar, situado na parte inferior da tela, selecione Suple- mentos do Excel e pressione o bo- tao Ir. Marque a opcao Solver na caixa de dialogo seguinte para ati- va-la e clique em OK. “= Fornega os dados - E hora de vol- tar a planilha de producao. Clique no botdo Sdlver no grupo Andlise da guia Dados. Preencha 0 campo Definir Célula de Destino com a re- feréncia da célula que contera o re- sultado desejado para a formula — $B$21 no nosso exemplo, que éa célula que define o Lucro Bruto To- Suplementos: instale o Solverim Ean tal da empresa, incluindo os trés pro- dutos. Na caixa de opcées Igual A: no campo Valor De, digite 0 (vocé pode fazer uma simulagao para de- finir qual 0 lucro bruto maximo que podera conseguir, com as restricdes, selecionando 0 op¢ao Max). No cam- po Células Variaveis, entre com as células que serao modificadas — no Nosso Caso, $B$9, $C$9 e $D$9 — ou selecione naplanilha. Se vocé clicar em Estimar, 0 Solver insere todas as células fora da formula referencia- da pela formula da célula alvo. ~ Restrig6es - Agora vocé deve in- dicar ao Solver quais sao as restri- GGes de producao da empresa pa- ra que a simulacao possa apresen- tar dados mais proximos da reali- dade. Clique no botao Adicionar pa- ra abrir a caixa de dialogo Adicio- nar Restrigao. No campo Referén- cia de Célula, informe a célula que conterd,a restricao, em Restrigao, selecione a operacao desejada, e no campo seguinte, digite o valor. Mas, antes, vamos verificar as res- triges. Apesar de a produgao ma- xima individual de cada produto ex- ceder 8 000, a produgdo maxima da fabrica 6 de 8 000 unidades. Di- gite, entdo, $B$12 em Referéncia de Célula (na planilha, 6 a célula que exibira 0 Total Produzido), selecio- ne a opcao <= (menor ou igual) e di- gite 8 000 no campo Restricao. Fei- to isso, clique em Adicionar. Acaixa permanecera visivel para que vocé insira outras restrig6es. Co- mo a produgao também nao pode ser negativa, informe ao Solver que as células B9, C9 e D9 devem ser maior ou igual azero e clique em Adicionar. Por fim, restrinjaa produgao maxima por produto, comunicando ao Solver que 0 intervalo B9:D9 (Produgao) de- ve ser menor ou igual ao intervalo B6:D6 (Capacidade por produto). Cli- que em OK para concluir. © Resultados - Na caixa de didlogo Pardmetros do Solver, vocé notara também a existéncia do botéo Op- ces. Esse boto permite efetuar mo- dificagdes que afetarao a forma de calculo do Solver, além de gravar e recuperar modelos. Dessa forma, vo- Resultados: 0 Solver sugere a solucao COLECAO INFO > 47LR cé podera simular quantas alterna- tivas desejar. Clique no botao Resol- ver e observe como, rapidamente, o Excel encontra uma resposta satis- fatoria. A caixa Resultados do Solver informa que ele encontrou uma so- lugdo e vocé podera optar por acei- tar a resposta ou manter os valores originais. Clique no botao Salvar Ce- nario e, na caixa de didlogo, Salvar Cenario, digite Solver ou outro no- me que julgar conveniente e clique em OK. Dessa forma, tera mais um cendrio gravado. Depois de gravar 0 Ultimo cenario, clique no botéo OK para fechar a caixa de didlogo Re- sultados do Solver. RESUMO DOS CENARIOS Se vocé seguiu Os passos anterio- res criou uma série de cenarios em uma mesma planilha. Para obter um resumo de todas essas simula- ¢6es, ative a caixa de didlogo Ge- renciador de Cenarios e clique no botao Resumir. £m Resumo do Ce- nario, vocé podera obter o resumo do cenario ou um relatério de ta- bela dinamica. Selecione a primei- fa opcao e clique em OK. O Excel ira gerar um relatorio denominado Resumo do Cenario. A planilha Resumo do cenério exibe todos os cenarios gravados, Resumo: detalhes das simulagées 48 < COLECAO INFO apresentando os detalhes das si- mulacgées, como a data em que fo- ram criadas, os nomes dos usua- rios, os intervalos de células e os valores que foram usados em cada uma delas, além de uma observa- Cao. A planilha Resumo do Cenario é uma planilha como outra qual- quer. Se quiser, vocé podera somar as colunas de cada cenério. Faca is- so para observar 0s valores encon- trados em cada simulagao. ANALISES MAIS PNT Ce) 7.0) E possivel tornar o trabalho de andlise com o Excel ainda mais flexivel e pratico. Como? Use os controles de formulario (Guia Desenvolvedor/grupo Controles/Inserir/Controles de Formulario) para selecionar o objeto que deseja incluir na pla- nilha a fim de facilitar o pro- cesso de geracao dos mais di- ferentes cenarios. Outra op¢ao mais avancada é usar uma tabela de apoio com faixas de valores para precos @ custos. Essa tabela teria a va- riag&o em funcao da quantida- de produzida. Nelas, os valo- res poderiam ser flexibilizados com uma formula que utiliza Os recursos de pesquisa e re- ferencia do Excel, como as fun- Ges Indice/Corresp ou Desloc.DEPENDE DA CIRCUNSTANCIA ORMATACAO CONDICIONAL GAN NA'NOVA VERSAO DA PLANILHA POR MARIA ISABEL MOREIRA UPGRADE Forte OE, Drees cePesqdsnn Cooreenibo de Crptamart Series Comieo. qj) a2 8 wo: Pestad - Marovot sis se 7 ido | inset | Lyout da P| Formulas | Dados [Revibo | Exbigha | Deverwohed Suplemento: @ — > |] [ lb ~ Cieemaited ¥ a ® =. rot ¢ f Vendas no comércio varejista -dexembro de 2006 indice Variagi0 Unidade dafederesio gos 014 Monat 2) Rory caine outS nov dezA6 Hono axes qe 5858S 5 EE 616 © Ronnie mez 0m = 42h 397 387 ae Mm sm 0m Me 7 745 @ Ameronas SMart 1358 5m 6838s M135 3 Roraine NOS ws M76 92013 10 Ferd wey sare 574 11 Amend mis eH 258 12 Tecaring mI 6p 18S 1872 13 Macao (i ma 78 aa 16 Piaul 102 5p7 opt 1035 15 Cond mea 12178 oar 16 Rl0G 40 Nore me 48238 987 a7 Peribe Bi 78 8a 748 16 Pemnamooco jeps 777 t 523 19 Alagoas Mia x7 2s 1873 20 Serpe m3 3 a 453 a Bone ive oz 22 Mines Gere ors 1225 23. Exptto Sento ma 78 2: Rb sedaneie foie 759 25 Si Paulo cies «car 2 Pores GR «nm 27 Some Coaring saz 38 30 Ale Grende dees WBE 01 29, Mato Grose éo Sos a) 20 Mato Grosso tos 1 Golds W7enS 351 2 Dist Federal wor? 48 2 a Plana Pian2 —Pisn3 Pind Formatagao condicional: recursos griticos podem até dispensar 0 desenho de graticos COLEGAO INFO > a9einer s fas de carteirinha do Excel comemoraram quando a Microsoft in- corporou a formatagao condicional na versdo 97. Esse re- curso permite que o formato de uma Célula seja alterado de acordo com seu valor. Por meio dele, é possivel definir, por exemplo, que o numero de faturamento do ano aparecga em azul se for maior do que o resultado ve- rificado no ano anterior ou em vermelho se ficar abai- xo. Mas a formatagao con- dicional sempre teve restri- G6es. A mais séria delas 6 que seu uso estava limitado a trés regras por célula. Co- piar e colar por engano um Conjunto de células em ou- Bateman ft etree + seen remeron + Regras: sele: de regras de formatacac Por um menu tro com formatacao condicional? A caracterizacdo ia para o espago. No Excel 2007 esses e outros pontos negativos foram equacionados. A formatagao condicional na nova versao da planilha da Micro- soft foi totalmente revista e am- pliada. A restriga4o ao numero de regras desapareceu por completo e as visualiza- GOes baseadas em inter- valos de dados, que antes exigiam o uso de férmu- las, agora estao integra- das ao recurso. Além de permitir a formatacao por comparacao, é possivel usar regras de classifica- Gdo e recursos graficos co- mo barras de dados, ico- nes e escalas de cores. A wa Sa ee Eater omni ete a Ceemeteaor haere ess A) al rome Cweion> ebm maw pocontes [eearnlge ards ae Comparacdo: defina a regra, estabeleca o valor e escolha 0 formato 5O < COLECAO INFOPine aplicacao da formatacao condicio- nal € bastante simples. Uma vez selecionada a célula ou 0 conjun- to de células, abra a guia Inicio e selecione a opgao Formatagao Condicional no grupo Estilo. Em seguida, use 0 menu drop-down para selecionar a regra. compaRAcAo A primeira opgao do menu Forma- ta¢ao Condicional — Realgar Regras das Células — permite destacar cé- lulas com valores iguais, maiores ou menores do que um valor determi- nado ou que fiquem entre dois va- lores. Ealternativa ainda realgar uma seqiéncia de texto ou valores que sao duplicados. Uma vez escolhido O tipo de regra, é preciso informar acondicao e eleger um formato. Va- mos supor que 0 objetivo seja cha- mar a atencao para as vendas supe- riores a 500 mil reais. Deve-se se- lecionar Formatacgao Condicio- nal/Realcar Regras de Células/E Maior do Que e, na caixa de didlo- go, escrever 500000 no campo & esquerda. No menu a direita, sele- cionar a formatacao desejada. CLASSIFICACAO E MEDIA Se vocé selecionar Regras de Pri- meiros/Ultimos, por sua vez, tera, em seguida, as opcées de realcar os dez primeiros ou os dez ulti- mos itens, Os que estao abaixo ou acima da média ou os primeiros ou Ultimos valores a partir de uma determinada porcentagem. CORES, BARRAS OU ICONES A formatacao por meio de barras coloridas é ideal para a visualiza- COLEGAO INFO> 51Aa aol aCe b Grafico: barras, icones e escala de cores destacam resultados ao do valor de uma célula em re- lagao a outras. Quanto mais longa a barra, maior 0 valor. Esse tipo de formatacao condicional é uma al- ternativa interessante aos graficos. As escalas de cores, por sua vez, $a0 guias visuais para a interpre- 52 < COLECAO INFO tagdo da distribuigao e da variagao dos dados. Ja os conjuntos de ico- nes servem para marcar e classifi- car dados em trés ou cinco catego- rias diferentes separadas por um valor limite. Usar esses trés for- matos é ainda mais simples. Basta passar 0 mouse sobre o tipo e o estilo para ver instantaneamente sua aplicacdo na célula ou no intervalo de células selecionados. PERSONALIZADO Apesar da grande va- riedade de formatos Personalizado: regras prdprias em vez dascondicionais predefinidos, vocé pode preferir criar as suas regras. Sem problemas. Escolha a op¢o Nova Regra no menu drop-down do bo- 140 Formata¢ao Condicional. As re- gras pessoais podem ser de diferen- tes tipos, como a formatagao basea- da nos valores das células, em seu contetido, nos primeiros ou Ultimos valores ou que usem uma formula que determine quais células devem, ser destacadas. GERENCIAMENTO Quando aplica regras de formatagao condicional a uma célula ou conjun- to de células, o Excel armazena as informac6es sobre as regrase a for- matagao escolhida no Gerenciador de Regras de Formatacao Condicio- nal. E possivel usar essa ferramenta de gerenciamento, que pode ser acio- nada por meio do botao Formata- ao Condicional/Gerenciar Regras, para criar, editar, apagar ou visuali- zar todas as regras de formatacao a uteknn NAL CADE OS REALCES bey WNIT eg Em planilhas grandes e com layout mais poluido pode ser dificil localizar células que te- nham recebido formatacao condicional. Esse caminho po- de ser encurtado com o uso do botao Localizar e Selecio- nar/Formatacao Condicional, disponivel na faixa de opcées Inicio. Como seu nome indica, a ferramenta encontrae desta- Ca as células formatadas. condicional de uma planilha ou se- lego. Para excluir uma regra, ha um meio alternativo. Clique em Formta- a0 Condicional, selecione Limpar Regra e escolha a op¢do desejada células selecionadas, planilha intei- ra, tabela ou tabela dindmica. Gerenciador de Regras de Formatacle Condicional Mestrarrecras de fomatarloea: Seago Anal | peaarnege | [ Xenacaepe | [2] [+] order ostrads) Formato as Paras en Verdadeso. bade = =prso8n a Edietoeceses I -rerrscsr a txbeCreGeie: ED -ensei0 a Conjnko de feanes eaus =F & O ) | creel) [oka Gerenciamento: tarefas de criacdo, edigao e remocao de regras simplificadas COLEGAO INFO> 53eran = NAO SOBROU NADA OCULTO? VASCULHE O DOCUMENTO ATRAS DE ITENS QUE VOCE NAO QUER QUE SEJAM VISTOS PELOS OUTROS POR MARIA ISABEL MOREIRA Inspetor de Documento Para procurar o documento selecionade no documento, clique em Inspedonar. \V) Comentérios e Anotacées Yenfica se hé comentérios © anotagies atinta no dacumento, | Propriedades do Documento ¢ Informacées Pessoais | Yerfica se hi metadados ocuitos ou informasdes pessoais salvos com o documento, | Dados XML Personalizados ‘Yenfica se hé dados XML personalzados armazenados com este documento, | ¥| Cabegalhos e Rodapés ‘Yentica se ha nformagbes nos cabecathos e rodapés da pasta de trabaho. |) tinhas © Colunas Ocuttas \Venfica se hé Inhas e colunas oculkas na pasta de trabsho, | () Planithas Gcultas \Vorifica se hé planthae oaultac na pasta de trabalho. Y) Conteisdo Invisivel Verifica @ pasta de trabalho para determinar se hé objetas que no esto visivels porque forsm formatades como invisives. [ss0 nfo incki os objetos cobertos par outros abjetos, contece com os melho- Inspetor: varredura localiza metadados ocultos e | res profissionais. Vocé elabora cuidadosamen- te aplanilha, confere to- das as formulas, revisa os textos, mas, na hora de salvar e enviar oar- 54 < COLECAO INFO quivo por e-mail, deixa de eliminar alguns comentarios e colunas que estavam ocultas e nao deveriam ser do conhecimento de mais ninguém. ‘As chances de que isso ocorra fo- ram reduzidas no Excel 2007. Des-oo de que, é claro, vocé nao se esque- ca também de lancar mao do recur- so Inspetor de Documento. Essa nova funcionalidade da planilha da Microsoft faz uma var- redura na pasta de trabalho em busca de elementos ocultos e in- formacées pessoais que nao pre- cisam ou nado devem ser compar- tilhadas. A lista inclui comentarios e anotacao a tinta, marcas de re- visdo, versdes, conteudo invisivel, propriedades de documentos, ca- becalhos e rodapés, dados XML e linhas. colunas e planilhas ocultas. REMOGAO SEM VOLTA E bom lembrar, no entanto, que, uma vez removidos, esses elemen- tos nao serao recuperados, mes- mo que vocé use 0 comando Des- fazer. Portanto, se essas informa- Ges forem importantes, faga uma cépia do arquivo para guarda-lo in- tacto em seu com- putador. Feito isso, clique no botao Of- fice e selecione Pre- parar/Inspecionar Documento. Por pa- dro, todos os itens vém marcados na caixa de didlogo Ins- petor de Documen- tos. Se ndo quiser eliminar algum item, desmarque- 0, @ Clique no botdo Inspecionar. Quando conclui a verificagao, o Excel apresenta um relatorio na te- la. Nesse suméario, 0 programa mar- ca com um tique em azul os itens que nao encontrou e com uma ex- Clamagao em vermelho aqueles ele- mentos que estao a mostra e podem ser localizados por um destinatario mais curioso. O relatorio também traz informagGes um pouco mais de- talhadas sobre a ocorréncia. Em Pro- priedades do Documento, por exem- plo, pode informar que o caminho da impressora esta visivel. Ou apon- tar que rodapés estado a mostra na categoria correspondente. Para con- cluir 0 preparo do documento, cli- que no botio Remover Tudo ao la- do de cada categoria. Se quiser fa- zer uma nova inspe¢ao, pressione o botao Reinspecionar. COLEGAO INFO> 55etd NAO DIGITE, ESCOLHA DIGITE MENOS NO EXCEL ADICIONANDO LISTAS DE ITENS A CAIXAS DE COMBINACAO POR CARLOS MACHADO s caixas de combinacao yAN em planilhas do Excel constituem um recurso muito pratico que pou- cos usuarios utilizam. Essas caixas — que contém uma lista de opcdes — facilitam a elaboracao do docu- mento quando ha itens que se re- petem em determinados campos. Entao, em vez de digitar, escolhe- se uma op¢ao. Além disso, as cai- xas de combinacao do Excel sao fa- ceis de usar e nao exigem conhe- cimento avancado. Veja no passo- a-passo, a seguir, como utiliza-las em suas planilhas. LISTA DE PRODUTOS Vamos usar como exemplo uma pla- nilha para orgamento de vendacom as seguintes colunas: Produto, Prego Unitario, Quantidade e Total. As cai- xas de combinacao vdo ser usadas no campo Produto. A primeira tare- fa é definir 0 contetido dessas caixas, que sera alista de produtos disponi- veis. Para organizar o trabalho, crie essa lista numa planilha separada. Na coluna A da planilha Plan2, coloque © titulo: Produtos, na linha 1. Deixe 56 < COLECAO INFO em branco a linha seguinte e escre- va a especificagao de cada item. DESENHO DA CAIXA Volte para a planilha Planl. Nela, cons- trua 0 formulario de orcamento. Ago- ra, vamos incluir as caixas de combi- nagao nas células da coluna Produ- to. Abra a guia Desenvolvedor, clique no botao Inserir, selecione a ferra- menta Caixa de Combinacao e dese- nhe o objeto. Ajuste a caixa para que coincida com as dimensées da pri- meira célula da coluna Produto. CONTEUDO DA CAIxA A caixa de combinacao esta vazia. Vamos incluir nela a lista de produ- tos. Clique com 0 botao direito na caixa de combinacao e, no menu, escolha a op¢ao Formatar Controle — ou clique no icone Propriedades na faixa de opgdes Desenvolvedor. Na caixa Formatar Controle, abra a guia Controle, localize a linha Inter- valo de Entrada e clique no campo ao lado. Abra, entao, a Plan2 e se- lecione toda a lista, incluindo a li- nha em branco. 0 campo Intervalo de Entrada é automaticamenteEten Caixa de combinagao: recurso reduz trabalho de digitacao preenchido com as informagées ne- cessérias. No nosso caso, ficou Plan2!$ A$2: $A$24, jd que alista de produ- tos tinha 22 itens, a partir da linha 3. 0 objetivo da célula em branco é deixa-la como a primeira linha da lista. Assim, 0 usuario podera esco- Ihé-la quando quiser cancelar a in- clusao de uma linhano orgamento. COPIAR E COLAR Cada linha da coluna Produto deve conter uma caixa de combinacdocom © mesmo contetido. Entao, em vez de repetir 0 que foi feito no bloco an- terior, vamos por um atalho. Copie a caixa de combinac¢ao. Agora, selecio- ne acélula imediatamente abaixo e dé ocomando colar. Repita esse pro- cesso para todas as linhas. SALVAR COMO MODELO Falta, agora, adicionar formulas a coluna Valor e formatar os nume- ros. Além disso, se vocé quiser, po- de adicionar 0 logotipo da empre- sa, endereco etc. Um formulario pa- faa apresentagao de orgamentos é 0 tipo de documento para ser utili- zado muitas vezes. Portanto,em vez de armazena-lo como um arquivo comum (XLS, das vers6es antigas, ou XLSM, da versao atual), 0 me- Ihor é salva-lo como um modelo XLTX, XLT - se quiser manter a compatibilidade com versdes ante- riores do Excel — ou XLTM, se es- tiver usando uma macro. No Excel 2007 é necessario clicar no botao Office, selecionar Salvar Como/Ou- tros Formatos e escolher a opcao na lista Tipo. O modelo deve ser sal- vo na pasta correspondente. Assim, toda vez que vocé abrir o modelo, tera um formulario em branco, pron- to para ser preenchido. UM NOVO PROBLEMA A planilha ja esta pronta. Mas va- mos pensar um pouco. Cada caixa de combinacao contém a lista de produtos, que ocupa ointervalo de células A2:A24 no exemplo. E como ficardo as coisas se a lista incorpo- Lista: em planilha A parte, liste os itens precedidos de uma linha em branco COLECAO INFO > 57rar novos itens, nas células A25, A26 etc? Sempre que vocé aumentar a lista, sera obrigado a atualizar 0 en- dereco dela em cada uma das cai- xas. Que trabalhdo. 0 Excel tem uma funcaéo chamada DESLOC que pode ajudar a resolver o problema. A SOLUCAO, EM TESE O que faz a fungao DESLOC? Ela de- fine uma regiao da planilha de for- ma elastica. Vamos usd-la como re- curso de nomear a coluna A da Plan2. Batizaremos essa colunacom oO nome PRODUTOS. Mas, ao mes- mo tempo, vamos dizer ao Excel que PRODUTOS nao equivale a toda a coluna A, mas somente ao interva- lo que vai de A2 (a célula em bran- co) até onde a coluna estiver preen- chida. Desse modo, vai ser possivel aumentar a lista sem precisar me- xer nas caixas de combinacao. REGIAO AUTOMATICA A solucao é redefinir 0 intervalo da lista de produtos. Para isso,em Plan2, selecione toda a lista de produtos, incluindo a linha em branco, abra a guia Formulas e clique no botao De- finir Nomes. Na caixa Nome, digite 58 59CONFERINDO A COMPATIBILIDADE Como a nova versao da plani- lha da Microsoft apresenta uma série de novidades, é esperado que algumas funcionalidades de um arquivo criado com o Excel 2007 sejam perdidas quando ele é salvo no formato de pasta de trabalho antigo. Mas como sa- ber quando isso vai ocorrer? O proprio programa se encarrega de fazer a checagem por meio do Verificador de Compatibilida- de. Ele é acionado sempre que se tenta salvar uma planilha no formato XLS. Se estiver tudo bem com o arquivo, overificador nem aparece. Quando encontrauma ou mais incompatibilidades, ele exibe na tela um relatério com as possiveis perdas eo numero de ocorréncias. Dependendo do problema, mostra também 0 bo- tao Localizar para que seja pos- sivel encontrar onde esta o pro- blema na pasta de trabalho. Se a opcao Corrigir estiver disponi- vel, clique nela para tentar con- tornar possiveis perdas. A ferra- menta também pode ser acio- nada sempre que se desejacon- ferir a compatibilidade de um ar- quivo com versées anteriores. Clique no botao Office, selecio- ne Preparar/Executar Verifica- dor de Compatibilidade. 60 < COLECAO INFO O que isso muda? Os arquivos baseados em XML tém tamanhos bem mais reduzidos, podem ser re- cuperados sem tantos transtornos @ sao mais facilmente compartilha- dos, reutilizados e transportados. Um arquivo do Excel baseado em XML nada mais é do que uma pas- ta compactada contendo arquivos ndividuais e subpastas com os di- versos componentes de uma pla- nilha. Os formatos anteriores, por sua vez. reuniam todas essas in- formacgdes em um unico arquivo, dificultando seu reaproveitamen- to por outras aplicagées. Uma peculiaridade do novo for- mato XLSX é que, por questao de seguran¢a, ele nao aceita macros como 0 XLS. Se uma pasta de tra- balho criada no Excel 2007 con- tiver macros, ela deverd ser sal- Compartilhamento: arquivos nos formatos POIda Web apenas para visualizacao va em outro formato, também ba- seado em XML — 0 XLSM ou Pas- ta de Trabalho do Excel Habilita- da para Macros. VERSOES ANTIGAS O novo formato-padrao do Excel é compativel com as versées 2003, XP e 2000 por meio do uso de um pacote de compatibilidade. Ou se- Ja, quem tem as versGes antigas da planilha e de outros componentes do Office podera abrir arquivos no novo formato desde que tenha es- se pacote instalado em seu com- putador. Para baixa-lo. visite www.info.abril.com.br/down load/4718.shtml. Mas a melhor ap- ¢ao para abrir um arquivo criado no novo Excel em versées antigas 6 salva-lo como XLS. (Jeia quadro na pagina ao lado). Se, por outro Preece lado, vocé abrir um arquivo antigo do Excel na versdo 2007 esse ar- quivo sera executado em modo de compatibilidade até que seja salvo no novo formato-padrao. O modo especial desabilita novas funcdes que nao possam ser exibidas ou convertidas adequadamente para as versdes prévias, e é indicado na barra de titulo. A flexibilidade do Excel 2007 na hora de salvar arquivos nao para ai. Uma novidade é a possi- bilidade de salvar pastas de tra- balho como paginas da web para que possam ser distribuidas e vi- sualizadas em um browser. Um ar- quivo do Excel salvo para a web nao é editavel, mas deixa a mos- tra seu conteudo, incluindo a pos- sibilidade de navegacao pelas di- versas planilhas. Quando salva nes- se formato, 0 Excel criaum arqui- vo com extensao htm ou htm! com 0 conteUdo de texto e uma pasta com 0 mesmo nome do arquivo que retine as imagens. Portanto, para distribuir uma pasta de tra- balho é necessario enviar as duas partes. Talvez, neste caso, a op- Gao mais conveniente seja salvar O arquivo em PDF ou em XPS, dois formatos de layout fixo indicados para o compartilhamento de ar- quivos. Para poder usar esses dois formatos, no entanto, ¢ necessa- rio fazer 0 download de um suple- mento, que vocé encontra no en- dereco http://info.abril.com.br/ download/4719.shtml. COLEGAO INFO > 61a euied DE OLHO NO TRABALHO UM PLANILHA PARA CONTROLAR A ESCALA DE TRABALHO DOS FUNCIONARIOS wo. Bo 5 ST (OS eee ae ie aS) ee er va WiemiadeCetsen’ ote E keg 33 kano nes ee i Cee a Trabalho: planilha ajuda no controle de folgas, dias trabalhados e compensacoes ependendo da ativida- de de uma companhia, ela precisa organizar ro- tineiramente escalas de trabalho. Para isso, precisa saber exatamente em que dias cada fun- cionario vai fazer compensacao e em quais vai tirar folga, além de ano- tar os dias de trabalho normal. 62 < COLECAO INFO Essa tarefa simples, mas demora- da, pode ser feita com flexibilidade com a planilha que vamos apresen- tar. Ela é indicada para pequenas em- Presas que tenham um numero res- trito de funcionarios. A planilha pron- ta, oferecida pela Mondial, pode ser encontrada em www.info.abril.com. br/download/4760.shtml.Ente TABELA DE FERIADOS Para comecar, crie uma planilha de- nominada Feriados na sua pasta de trabalho e monte uma tabela com- posta de duas colunas — Feriado e Referéncia. Na primeira coluna, co- loque a data e o dia da semana em que caira — por exemplo, 01/mai/ 2007 — ter. Na segunda, o nome do. feriado — dia do Trabalho. Para que possa ser usada com referéncia de formula, sera necessario dar um no- me para esse intervalo de células. Para isso, selecione todo o contet- do da tabela, abra a guia Formulas e clique em Definir Nome no grupo Nomes Definidos. No campo Nome, digite Feriados e, no campo Refere- se A, digite =DESLOC(Feriados! $A$2; 0;0;CONT.VALORES(Feria dos! $A:$A)-1;1). Clique em OK pa- ra sair da caixa de didlogo. A fun- Gao DESLOC permite que feriados locais e outras datas comemorati- vas sejam inseridos posteriormen- te na lista e incorporados ao con- teido da formula. CALENDARIO Na segunda planilha da pasta de trabalho, denominada AgendaFol- gas, Clique em Ale escrevao titu- lo Agenda de Folgas de Funciona- rios. Na célula Nl vamos colocar um controle giratério para a esco- Iha do ano. No nosso caso, a tabe- la permite trabalhar de 2007 a 2020 — ja que nossa tabela de fe- riados contempla somente esses anos. Ao trocar o ano de referén- cia, toda a planilha é ajustada au- tomaticamente. Na Guia Desenvol- vedor, no grupo Controles, clique no icone inserir e localize 0 obje- to Botao de Rotacao (em Controle de Formulario, 6 0 quarto objeto na primeira linha). Na célula Nl, desenhe o botdo na dimensao que julgar conveniente. Feito isso, cli- que com 0 botdo direito do mou- se sobre esse objeto e acione a op- Gao Formatar Controle. Selecione a guia Controle nesta caixa de did- logo e, no campo Valor Minimo, in- dique 2007. Em Valor Maximo, d gite 2020 — caso queira indicar um intervalo de dados diferente do apresentado, nao se esqueca de incluir os feriados deste novo in- tervalo na planilha Feriados. Em Alterac4o Incremental, mantenha 0 valor 1 para indicar a variagao de ano toda vez que o botdo é clica- do. Em Vinculo de Célula, indique L1. Clique em OK. MESES DO ANO Apés 0 procedimento acima, selecio- ne as células Ll e Ml e abra a guia Inicio. No grupo Alinhamento, clique no botdo Mesclar e Centralizar. For- mate o texto como desejado. Agora, defina um nome para essa célula pa- ra facilitar sua identificacao. Na guia Formulas, no Grupo Nomes Defini- dos, clique no botao Gerenciador de Nomes. Na caixa de dialogo que se- ra exibida, clique no botao Novo e escreva AnoRef no campo Nome. Cli- que nos botdes OK e Fechar. COLEGAO INFO > 63| PROJETOS/FUNCIONARIOS | Os intervalos dos meses devem ser agrupados. e para cada més. vocé tem até 12 linhas disponiveis para lancar os nomes dos funcio- narios. O modelo aplicado para o més de janeiro 6 o mesmo que se- ra usado nos demais. Entao, nas células A3, A18, A33, A48, A63, A78, A93, A108, A123, A138, A153 e A168, clique com 0 botao direito do mou- se, selecione Formatar Células e, na guia Numero, escolha Persona- lizado em categoria e mmmm” de “aaaa, na lista Tipo. Se esse tipo. nao estiver disponivel, clique em uma das op¢ées, sobrescreva for- mato desejado e tecle Enter. Nas células que recebem o no- me do més, é necessario inserir uma formula para relaciond-las ao ano indicado no botao de rotacao. A formula é DATA(AnoRe! onde AnoRef é 0 ano de referén- cia que devemos tomar como pon- to de partida para a definicado da utilizagao do calendario, e que es- 64 < COLECAO INFO | Lista de feriados: ._|| relagdo traz todos os | feriados no periodo ta sendo alterado pelo botao de rota- (80; 1 indica o més de referéncia (para acélula A3, referen- te a janeiro, é 1. pa- fa Al8, fevereiro, é 2 assim sucessiva- mente) e o segundo numero indica o dia da data de re- feréncia. Para esta situacao, va- mos usar | em todas as formulas. LISTA DE FUNCIONARIOS Abaixo de cada més, escreva No- me do Funcionario para identifi- car 0 contetido da lista. Para que os nomes dos funcionarios sejam repetidos automaticamente e no- vos nomes possam ser inseridos quando houver uma substituigéo nos quadros da empresa, no pri- meiro campo de funcionario de fe- vereiro (A20), insira a formula =A5 para copiar o contetdo da célula AS do més de janeiro. Em marco, na célula A35, digite =A20 paraco- piar 0 contetido do més de feve- reiro e assim por diante. TRABALHO E FOLGA Nas colunas B, C e D ficarao os trés tipos de controle — T, que indica dia de trabalho normal: F que se refere a folgas; e C, compensacao.Dasa aon cued Para que sejam calculados os lan- camentos efetuados em cada dia, sera necessario aplicar uma for- mula em cada coluna. Comecemos pelo més de janeiro. Na célula BS, insira a formula CONT.SE ($F5$ AJ5;B$4). O que ela significa? O primeiro argumento indica 0 in- tervalo de células referentes aos dias do més nos quais serao pro- curadas as ocorréncias de T, ou se- ja. 0 evento indicado na célula B$4. Nas colunas C5 e D5 serdo inseri- das formulas similares para os eventos F e C. Na célula E5, por sua vez, sera apresentada a soma dos eventos T, F e Ccomo uso da formula =SOMA(B5:D5). Conclui- das essas operacées, copie o con- junto de formulas para as demais linhas do més de janeiro e para os demais meses do ano. Em ca- da més, na primeira linha de fun- cionario, comegando na coluna F, digite os dias do més. Selecione e copie esse conteudo e cole-o nas linhas reservadas aos demais funcionarios. Vamos colocar agora os dias da semana do més de janeiro. Em pri- meiro lugar, selecione o intervalo de células de F4 a AJ4 e mude o formato de numero, como indica- do anteriormente para as células que contém os nomes Controle: botao de rotagao para selecdo do ano dos meses, mas, agora, selecione a tipo ddd ou outro que julgar mais interessante. Feito isso, clique na célula F4 e insira a formula =$A3 para identificar o més correspon- dente. Na célula G4, digite =FS4-+1. Para aplicar essa formula aos ou- tros dias do més, copie o conteu- do da célula G4 e, mantendo a te- cla Shift pressionada, selecione as células de G4 a AJ4 usando a tecla de diregdo e cole o conteddo ar- mazenado na area de transferén- cia. Repita o procedimento nos de- mais periodos do ano, atualizan- do devidamente os enderecos das células referentes aos meses. For- matacao condicional. Em seguida, vamos usar 0 re- curso de formatagao condicional para indicar os fins de semana com fundo cinza e os feriados com ama- relo. Os dias titeis de trabalho per- manecerao com fundo branco. Pa- raestabelecer se um determinado dia do més é um feriado, utiliza-se a funcéo CORRESP para procura- lona tabela de feriados. Caso 0 lo- calize, a fungao dara como respos- taa linha da tabela na qual a data se encontra. Se nao existir, retor- nara #N/D. Por esse motivo, ado- tamos a fungdo EERROS. COLECAO INFO > #8EQ — Em cada més, selecione todo o conjunto de dias de todos os fun- cionarios. Abra a guia Inicio e, no grupo Estilo, clique em Formata- ¢a0 Condicional e em Nova Regra. Selecione a opcao Usar Uma Foér- mula para Determinar Quais Célu- las Devem Ser Formatadas e, no campo Formatar Valores Em Que Esta Formula E Verdadeira, escre- va =EERROS(CORRE SP(F$4;fe riado;0))=FALSO. Clique em For- matar e em Preenchimento e se- lecione uma cor — usamos ama- relo-claro. Se o resultado da pro- cura for positivo, a formatagao condi- cional aplicara nas células correspon- dentes a esse dia o formato solicitado. O mesmo proce- dimento aplica-se Para a segunda re- 66 < COLECAO INFO gra, que busca a localizagao dos fi- nais de semana. A formula para es- ta formatacao condicional é =OU (DIA.DA.SEMANA(F$4;1)=7; DIA.DA.SEMANA (F$4;1)=1). Nes- se caso, estamos tentando saber se 0 dia da semana € 1 (referente ao domingo) ou 7 (referente ao saba- do). Se o resultado for positivo, a formatagao condicional aplica o for- mato solicitado — no exemplo, o _ fundo cinza. Para facilitar a identi- ficagao das cores, colocamos uma legenda no topo da tabela. Nos me- ses seguintes, aplique as mesmas formulas, substituindo F$4 pelo en- dere¢o das celulas do primeiro dia de cada més. Em fevereiro é F$19. OCULTE COLUNAS Observe que, no topo da planilha, vo- cé encontra uma estrutura de tdpico, que foi aplicada para ocultar de for- ma rapida as trés colunas de contro- le, deixando somente a coluna de to- tal (E) visivel. Para usar 0 recurso, se- lecione as colunas em questao (no nos-Dias da semana: formato ddd 50 caso, de B aD) e, naguia Dados, no grupo Estrutura de Topicos, clique em Agrupar. O Excel encarrega-se de fa- Zer 0 restante. Vocé pode utilizar es- se recurso em qualquer planilha, prin- cipalmente aquelas que tenham uma estrutura de soma de valores bem de- finidos. O comando Agrupar pode ser usado varias vezes na mesma tabela, oque confere grande agilidade na con- sulta as informac6es. Para concluir o trabalho, aplique a formatacao de fon- te, tamanho de fonte e cor que julgar mais interessante nos varios elemen- tos que comp6em a tabela. ieaowcrete davon Fermitr valores eon que eta rma verdana tess comnesr¥e trata a rmntete [ows | IE Cal Coe Condicional: cor segundo a resposta aera cic aoe FUNCAO DESLOC A funcao DESLOC é de extrema importancia quando um interva- lo. de dados 6 usado em uma for- mula ea idéia é que ele possa ser fedimensionado automaticamente para ainclusdo de novos registros. E 0 que fizemos nesta planilha com alista de feriados para garan- tir a incluséo de datas comemo- fativas locais . Neste exemplo, usa- mos a formula =DESLOC(Feria dos! $A$2; 0;0;CONT.VALORES (Feriados!$A:$A)-1;1).Feria- dos!$A$2 é a referéncia que sera tomada como ponto de partida para a definicgao da area que va- mos utilizar. O primeiro O indica o numero de linhas de desloca- mento a partir da referencia cita- da e, 0 segundo 0, o de colunas de deslocamento a partir da refe- réncia citada. CONT.VALORES (Fe- riados! $4$A) é a altura indicada pelo ntimero de linhas que se pre- tenda que a referéncia fornecida apresente. Como o numero de li- nhas é variavel, utilizamos essa fungdo para calcular ontimero de células preenchidas na coluna A, que 6a coluna onde se encontram as datas. O ntimero refere-se a lar- gura indicada pelo numero de co- lunas que se deseja que a referén- cia fornecida apresente — 1, no exemplo, j4 que usamos apenas as informagées da coluna A. COLEGAO INFO > 67laa aeaeea aaa ey NO COMANDO DA OBRA MANTENDO O ORCAMENTO DA REFORMA OU CONSTRUCAO NA PONTA DO LAPIS ontoleObea i - Mic cel Feramertas ides Revista | Enbigde Desernelvedc|Suptementos |Oncies Design| - 9 X jem E pcos Sel Eltgmate- > rs surcore ao-c-a) ose] ta a em Aumsento 5 wanes 1 Se) Gaassenssse622% Mf frock Rat. 2) indore a. OE iow Obras em casa: registros rigorosos facilitam a geracao de relatérios de analise barulho da quebradeira controle das despesas. Dificilmente fi- incomodae abaguncair- — camosnos gastos previstos e nem sem- rita. Mas quando refor- —_ pre conseguimos saber com clareza mamos ou construimos —_quais itens consumiram mais dinhei- um imével, 0 ponto mais critico 60 ro. Coma planilhaque vamos criar no 68 < COLEGAO INFOGis aekusuus =ewe = a oa esaren JS Excel sera possivel obter dados deta- lhados de todas as despesas, incluin- do compra de material de constru- a0, pagamento de mao-de-obra, gas- tos com projeto e a propria compra do terreno. Mas fazer a planilhando basta. € preciso ter disciplina para o langamento de todas as despesas. Quanto mais sistematica e eficiente for a execucao dessa tarefa, melhor sera 0 resultado do relatorio de tabe- la dinamica que o Excel vai gerar. Se preferir fazer o download da planilha, elaborada pela Mondial Informatica, visite o endereco www.info.abril. com.br/download/4760.shtml. PLANILHA DE APOIO Neste projeto, vamos criar uma pas- ta de trabalho com quatro planilhas — Dados, Relatério, Grafico e Apoio. Vamos comecar pela planilha Apoio. Ela vai receber as listas que servi- rao de base para a planilha Dados. Dessa forma, a digitagao das infor- macées é padronizada, facilitando © processo de consolidagao. As lis- tas estdo dispostas lado a lado pa- ra simplificar sua manutengao. Na primeira linha estao as etapas do projeto — Terreno, Projeto, Casa, Edicula, Piscina e Jardim. A coluna G vai ficar em branco para que possa ser acrescentada uma nova etapa pos- teriormente se houver necessidade. Abaixo de cada um desses itens es- tao as fases ou atividades do proces- so de construcao. Na coluna A (Ter- reno), listamos quatro itens (Compra, Documentagao, Terraplanagem e To- pografia), na B; 5 itens; na Ce na D, 17;na E, 14, ena F, 8 (para ver a rela- cdo completa, faga o download da pla- nilha). Na coluna H fica a lista dos be- COLEGAO INFO > 69Gala! Nomes: depois de criar as listas, defina nomes para elas | ‘cnemascien [perenne etic | Ae eee ete dae rer ‘co fe] toro toe # (rea ine &) eee) Validagao de dados: recurso evita erros de preenchimento neficiados, ou seja, das pessoas para as quais efetuamos pagamentos. Comece dando um nome para as etapas. Seleciona as células Al:F1, abra © menu Formulas, selecione Definir Nome e, no campo Nome, digite Eta- pas. Em seguida, clique em Definir Nomes novamente, escreva Ativida- des no campo Nomee, no campo Re- fere-se A, digite a formula =DESLOC( Apoio! $4$1;1;CORRESP(Dados! B2;Eta pas;0)-1;CONT.VALORES(IN DIRETO(“Apoio!”&ESQUERDA(EN DERECO(1;CORRESP(Dados!B2;Eta pas;0));2)&”:”&ESQUERDA(ENDE RECO(1;CORRESP(Dados!B2;Eta pas;0));2)))-1;1). Essa formula é ne- cessaria para que novos itens sejam 70 71ea Contoetbraic- Maroc! 3 cabecaos Setnns =Prajeto = Aniv projets Ate projeto Tota Projeto exe ‘ealeuln | Fandacdes ticipagao porcentual no custo total. Coma aplicacao do recurso de Auto- Filtro vocé também pode acompa- nhar a evolucao do prego do saco de cimento ao longo do periodo. ~ Beneficiado - Aqui entram os fornecedores. Esses campos também sdo controlados pela validacao, e a lista esta na planilha de apoio. Subs- titua-os pelos nomes das pessoas e empresas com as quais trabalha. ‘Qt Anote nesses campos a quan- tidade do que esta pagando. Pode ser o numero de horas ou dias da mao- 72 < COLEGAO INFO Tabela dinamica: anilise dos gastos por etapa e por atividade num instante... de-obra do pedreiro, ou a quantida- de de sacos de cimento adquirida. "Pr Unitario - Espacos dedicados ao registro dos valores unitarios do que vocé esta pagando. ~ Valor - Esses campos tém uma formula que multiplica a informa- ao digitada nos campos Qt (Quan- tidade) e no campo Pr Unitario (Pre- G0 Unitario). Fica =G2*H2, por exem- plo. Use-a no primeiro campo e co- pie para os demais. © Valor Acum - Nesta coluna vamos97 ee 5) cs at a ems] =e [nese eat eee] ctethe | i ones 25 se OT: recta ContleObndhe- Merosot cel st Pojeto Total casa orgs pedreiro Sara Mat. Cont R$ 1.778,00 RS £89.00} RS £89.00) .= Nova anilise: e visualizacao por etapa e por fornecedor no momento seguinte inserir outra formula que acumula o valor total gasto na sua obra. Es- ta sendo utilizada a fungao Subto- tal e ndo a funcao Soma para apre- sentar 0 resultado. Caso fosse apli- cada a fungao Soma, ao ativar 0 re- curso do AutoFiltro, 0 calculo apre- sentado estaria errado, uma vez que a fungao soma faz a somatoria de todas as linhas do intervalo, inclu- sive das ocultas, enquanto a fungao Subtotal realiza o procedimento so- mente das linhas visiveis da plani- tha. Na célula J2, digitamos a formu- la =SUBTOTAL(9;$1$2:12) e aplica- Mos seu conteudo para as demais células da coluna. Nessa planilha, aplicamos a todas as colunas a op- Gao AutoFiltro, que permite a sele- ao de informagées especificas pa- ra consulta ou organizacao das in- formagées. Clique em uma célula da linha de titulo da tabela, abraa guia Dados e selecione Filtro. Como essa planilha tem de ser fle- xivel para receber quantas entradas de dados forem necessarias, vamos usar 0 conceito de area dindmica pa- raque seja redimensionada automa- ticamente. Na guia Formulas, clique em Definir Nome, dé o nome BcoDa- dos e, no campo Refere-se A, digite a COLEGAO INFO > 73Baas spe tiei AY cantar | 00 formula =DESLOC(Dados!$A$1;0;0; CONT.VALORES(Dados!$A:$A); CONT.VALORES(Dados!$1:$1)). Preen- cha a planilha com os desembolsos. que vocé ja realizou para poder pas- ‘sar para o passo seguinte. RELATORIO E GRAFICO A planilha Relatorio contém a ta- bela dindmica criada a partir dos dados da planilha Dados. & por meio dela que vocé tera uma sé- rie de informagées e relatorios so- bre as despesas da sua obra. Pa- ra criar essa tabela dinamica, se- lecione uma das células de dado preenchida e, na guia Inserir, no 74 € COLEGAO INFO Simon Grower) ad sql A civatese ona ’ & ede cies Graficos dindmicos: criados com um simples clique a partir da tabela dinamica grupo Tabelas, clique no botdo Ta- bela Dinamica. Siga as instrugdes Para para a criacao e 0 uso de ta- belas dinamicas na matéria Ava- liagdes com Um Simples Clique da Pagina 32. Nao se esquega de usar 0 BcoDados como intervalo das in- formacées que serao consolida- das. Os dados inseridos na plani- |ha Dados nao sao automaticamen- te atualizados no relatorio de tabela dinamica. A menos que vo- cé solicite. Quando concluir qual- quer alteracdo e quiser que ela se reflita no relatério, clique no bo- tao Atualizar Tudo do grupo Co- nexées da guia Formulas.HEnconoee Caso queira tornar a atualizagao automiatica, inclua uma pequena ro- tina VBA (VisualBasic for Applications) para executar esta acao todas as ve- zes que ativar a planilha. Para incluir o. codigo, tecle Alt + Fl para abrir o ambiente de desenvolvimento em VBA. No painel Projeto, localize a pas- ta de trabalho com suas planilhas e, na sequéncia, a planilha Relatorio. Com um duplo clique nesse indicati- vo, um novo painel sera aberto a di- reita. Nesse painel, digite: Private Sub Worksheet _Activate() PivotTables(“TabDin”).Refresh Table End Sub Com apenas esta linha de coman- do, todas as vezes que vocé ativar a planilha Relatorio. a tabela dinamica sera atualizada. Outro ponto impor- tante é que vocé deverd gravar esta pasta de trabalho com uma nova ex- tensdo para permitir a utilizagao de macros — no caso do Excel 2007 6 a extensdo XLSM. Para criar 0 grafico dinamico, bas- taclicar em uma das células de dados da tabela dindmica e teclar F1l. Auto- maticamente, o Excel abre outra pla- nilha para exibir o grafico. Vocé pode alterar o tipo de diagrama, abrindo a guia Design, e no grupo Tipo, clican- do no botao Alterar Tipo de Grafico. Thera a Te tin aces Praws eet fet Novos tipos: procure o grafico mais eficiente na apresentagao dos resultados COLECAO INFO > 75Siaieuer s = ATENTO AO ESTOQUE DOMESTICO CRIE UMA APLICACAO PARA ACOMPANHAR AS COMPRAS E © CONSUMO NA DESPENSA DE SUA CASA [UNM DAA ACM A AAA ALAD O Beeman isielsl=|s, Sa gE aw: irae | =| | =| = [05 | a le Estoque em dia: todas as compras e gastos devem ser devidamente anotados starefas de controlede — nesse caso, é acompanhar todas estoque sao realizadas, as movimentacées, determinando normalmente por um — quem solicitou o qué, quando che- aplicativo baseadoem —_gou nova quantidade de um deter- um banco de dados. O objetivo, _minado produto, em quanto se va- 76 < COLECAO INFOlorizou o estoque etc. Somente com a flexibilidade de uma apli- cacao baseada em banco de da- dos é possivel ter todo esse con- trole. No Excel é possivel criar con- troles de estoque mais simples, porém bastante eficientes. Neste tutorial vamos mostrar um controle de estoque domésti- co que inclui um recurso bastan- te util: a geracao de listas de com- pras para levar ao supermercado. Vamos usar a pasta de trabalho controle estoque.xIsx, que vocé po- de baixar no endereco www.info.. abril.com.br/download/4757. shtml. Ela foi elaborada pela Mon- dial Informatica. Com essa pasta de trabalho, vo- cé podera controlar 0 que consta no estoque da sua casa, 0 que foi comprado durante 0 més (com a possibilidade de langar até cinco novas compras ao longo do més) eo que foi gasto no periodo, in- dicando. dia a dia, os produtos re- tirados da despensa. Essa pasta de trabalho tem trés planilhas: Mo- vimentagao, Lista e Apoio. PLANILHA MOVIMENTACAO A planilha Movimentacao é a fo- |ha principal do projeto. Nela de- vem ser feitos os langamentos e o controle dos produtos. Contém os seguintes campos: _ Més Ref - Célula com recurso de validacao de dados para a se- legao do més de referéncia. Tam- aaa Mas ah bem vai indicar, na lista dos dias do més, na cor cinza (utilizando os recursos de formatacao condicio- nal da planilha), os finais de se- mana, para facilitar a sua referén- cia de langamento das informa- des de consumo. ‘Item - Indica o numero do item em questao. ~ Embl - Embalagem do produ- to: unidade, caixa, pacote, litro etc. Produto - Descri¢ao do item. Este campo, assim como os dois anteriores, pode ser alterado pe- lo usuario. Saldo Anterior - Aqui, vocé in- dica 0 saldo do més anterior. © Ent1...Ent5 ~ Campos para o re gistro de até cinco entradas de produtos ao longo do més. » Total Entradas - A planilha so- maas entradas feitas ao longo do més. A base é a funcao SOMA. Exemplo: SOMA(E3:13). Cuidado ao alterar essa formula. ma mu- danga indevida pode prejudicar completamente o funcionamento da pasta de trabalho. © 1...31 - Dias do més, nos quais vocé deve anotar as quantidades de produtos retirados da despen- sa. E importante ser sistematico nessa anotacao. COLEGAO INFO > 77waren - Sr Oe es Inimce = iter nae 5 ms) tomate ag anren sone Movimentagao: registro do consumo atualiza total de estoque na lista de mercado Total Utilizado - Esse campo so- ma todas as quantidades consumi- das de cada produto ao longo do més. A funcado é: SOMA(K3:A03), que acumula as retiradas do dia 1 ao dia 31. » Saldo Final - Este espaco mos- tra a condicao atual do estoque. Corresponde asoma do saldo ini- cial (Coluna D) com as entradas do més (Coluna J), menos os valores de saida (Coluna AP). A férmula fi- nal é =D3+J3-AP3. LISTA E APOIO A planilha Lista esta integrada a planilha Movimentagao. Ela exibe a lista de compras para ser leva- da ao supermercado. Apresenta 78 < COLECAO INFO uma lista de produtos, com o seu saldo atual, e indica, com base no estoque-padrdo, quantas unida- des vocé tera de comprar de ca- da produto. Caso vocé queira, po- dera utilizar as colunas a direita (a partir de G) para montar uma lista com os melhores precos dos produtos. Desta forma vocé pode fazer uma estimativa de gastos an- tes das compras. Por fim, vem a planilha Apoio. Ela é uma folha au- xiliar com a lista dos meses e ser- ve de base para a validacgao dos dados na planilha Movimentacao. O CONTROLE EM AcAO Vamos agora ver como funcionaa aplicacgao na pratica. Comecemos pela planilha Apoio porque delaneo Lista de Produtos para Supermercado Lista de compras: total do estoque e campo para orientar nova compra dependerdo alguns procedimen- tos em Movimentacao, a folha de calculo principal. Apoio contém uma lista de meses, de janeiro de 2007 a janeiro de 2020. As célu- las dessa coluna estao formatadas com o padrao personalizado “mmm/aa", que da as trés primei- ras letras do nome do més e 0 ano em dois digitos. Exemplo: jan/O7. Vamos chamar essa coluna de Lis- taMeses. Para isso, va a guia For- mula, no grupo Nomes Definidos e clique no botao Definir Nome. Em cima, escreva ListaMeses. Cli- que no botao Adicionar e, embai- xo, inclua a seguinte formu- la:=DESLOC(Apoio!$A$2;0;0; CONT.VALORES(Apoio!$A:$A)-1;1). Esta formula usa a fungao DES- LOC, que vai permitir a expansao ou reducao da lista de meses sem que vocé precise fazer mudancas na definigdo de ListaMeses. Na planilha Movimentacao, vo- cé indica o més de referéncia e di- gita todos os produtos que dese- ja controlar. A lista esta prepara- da para até 60 produtos. Caso sua lista seja maior, basta copiar as formulas e formatos para as célu- las abaixo. Veja agora como por 0 controle em acao. Passemos a planilha Movimen- tacao. Nessa planilha esta aplica- da, em duas regides, a estrutura de tdpicos do Excel, para ocultar ou exibir rapidamente as colunas de langamentos de compras do més (colunas de E até |) e os lan- COLECAO INFO > 79Gee es Gamentos das saidas (de K até AO). Para aplicar a estrutura de topi- cos, selecione as colunas que de- verao apresentar esse comporta- mento (clique na letra de primei- ra coluna e arraste até a ultima). €m seguida, abra a guia Dados e, no grupo Estrutura de Topicos, cli- que no botao Agrupar. A estrutu- ra de topicos é aplicada automa- ticamente. Para ocultar ou mostrar as colunas de entrada, simple- mente clique nos botdes - (menos) ou + (mais), respectivamente. VALIDACAO. A célula do més de referéncia (jan/O7. Validagao: se 0 més for digitado errado, © programa acusa da para mostrar o més eo ano. Para trocar 0 més, digi- te a data inicial do periodo desejado. Observe: se vocé : digitar 01/01/2000, a planilha vai apontar um erro. Is- so acontece porque jan/2000 nao. faz parte da lista de meses da pla- nilha Apoio, que comeca em 2007. Para obter essa valida¢ao, sele- cione C1 e passe a guia Dados. No bloco Ferramentas de Dados, cli- que em Validacao de Dados. Sur- ge uma Caixa de didlogo. No cam- po Permitir, escolha Lista. E em Fonte, digite =ListaMeses. Com isso, 0 Excel s6 vai aceitar a digi- tacgao de valores presentes em Lis- taMeses. ou seja. a coluna de da- dos da planilha Apoio. 1» Formator toch as ches com base er sous respeaves valarer 1» Fonmator soense céhles que cencenhar por exemplo, ) con- tém, na verdade, a data do primeiro dia do més (01/ 01/2007), formata- Finais de semana: dias realgados com formatacao condicional 80 > Formatar aoenae valores exchuawor ou duokcados > Usor uma Forms para determinar quale céllas dever ter ForakadoeComa mudanca do més, a pla- nilha Movimentagao indica os finais de semana em verde-claro. Para isso, selecione todas as células cor- respondentes a datas (o retangu- lo de K3:AO) e, na guia Inicio, gru- po Estilo, clique em Formatagao Condicional e selecione Nova Re- gra. Na lista Selecione um Tipo de Regra, escolha a ultima opcao — Usar Uma Formula Para Determi- nar Quais Células Devem Ser For- matadas. Em seguida, digite a se- guinte formula no campo que sur- gird: =OU(DIA.DA.SEMANA(K$2;1) =7;DIA.DA.SEMANA(K$2;1)=1). Cli- que em Formatar e selecione a cor de preenchimento de sua prefe- réncia. Assim, se a data correspon- der a um final de semana no més selecionado, a célula exibira a cor de fundo definida. VARIOS MESES Na mesma pasta de trabalho vocé podera ter diversos meses sob con- trole. Basta duplicar a planilha Mo- a RE aati ate vimentagao. Para fazer isso, man- tenha apertada a tecla Ctrl e, com © mouse, selecione a guia Movimen- tacao, na parte inferior datela, e ar- raste-a para a posicao que deseja- da. Tenha o cuidado de soltar pri- meiro 0 botao do mouse e depois a tecla Ctrl. Somente dessa forma a planilha sera copiada. Caso contra- rio, vocé vai mover a planilha. Falta apenas falar sobre a pla- nilha Lista. As colunas Itens, Embl. e Produto sao cépias, célula a cé- lula, do que existe na planilha Mo- vimentacao. Assim, a célula C3 con- tém a formula =Movimentacao!c3. Na coluna Estoque-Padrao, vocé deve indicar os valores que consi- dera ideais para manter na des- pensa. A coluna Estoque Atual traz os valores da coluna Saldo Final da planilha principal. Por fim, o campo Quantidade Para Comprar relaciona Estoque Atual e Estoque- Padrao. A diferenca entre os dois da 0 quanto de cada produto de- ve ser comprado. No caso de o Es- toque Atual ser maior que 0 Padrao, a quantidade a ser comprada 6, obvia- mente, zero. Basta imprimir a planilha Lista e leva-la ao su- permercado na pro- xima compra. Planilha Apoio: base para a validacao da entrada dos meses COLECAO INFO> B14vem FINANCAS SEMPRE EM DIA UMA PLANILHA FINANCEIRA AJUDA A MANTER O EQUILIBRIO ENTRE RECEITAS E DESPESAS POR MARIA ISABEL MOREIRA océ ja teve a impressdo V de que nao fez nenhum grande desembolso, mas seu salario mal chegou ao final do més? Quando isso acon- tece, a pergunta é inevitavel: onde foi que gastei meu dinheiro? Fre- qtentemente, 6 a soma de peque- nas despesas que da essa desequi- librada no orgamento. Quer ver so? Gastar 1,80 real em um cafezinho nao parece nada absurdo, mas se vocé tomar duas xicaras por dia, ao fim de um més tera gasto 108 reais 6 com esse item. E 0 mesmo com 0 chocolate depois do almoco, o choppinho no final do expediente, as idas ao cinema... Para saber com precisdo para onde esta indo seu sa- lario, a melhor saida é montar um controle financeiro. Comece abrindo o Excel para iniciar uma nova planilha. Clique na célula Al e digite um titulo que a descreva — Controle Financeiro 2007 ou Orgamento 2007, por exemplo. Formate o titulo de mo- do aconferir a ele um visual de destaque. No exemplo, clicamos no titulo, abrimos a guia Inicio e 82 < COLECAO INFO com preciso 0 fluxo do dinheiroBac selecionamos a fonte Arial Roun- ded MT Bold e 0 tamanho 16 no grupo de ferramentas Fontes. Na linha 3, partindo da coluna B, digite os meses do ano. Para fa- cilitar, use 0 recurso de autopreen- chimento do Excel. Digite Janeiro — ou Jan, se preferir —, posicione cursor no canto inferior direito da célula e, com o botéo do mouse Pressionado, arraste o cursor atéa célula M3. Para facilitar seu traba- ho durante a construcao da plani- Iha, faga uma formatagao basica do texto, colocando-o em negrito. RECEITAS LISTADAS Em seguida, comece a preencher a coluna A, onde ficarao as cate- gorias de receitas e despesas. Na célula A4, digite Receitas e desta- que esse texto, aumentando 0 ta- manho da fonte e aplicando ne- grito — usamos a fonte Calibri, ta- manho 14. Na seqtiéncia, liste os tipos de receita. Usamos apenas Salario e Outras Receitas, mas vo- cé pode incluir itens que tenham a ver com sua realidade, como di- videndos, aluguéis, prdo-labore, pensao ou outra fonte de rendi- mento. Para completar, reserve uma célula para Total de Receitas. RELACAO DE DESPESAS Em seguida, inclua um titulo Des- pesas e aplique nele a mesma for- matagao usada em Receitas. Divi- da as despesas em subcategorias, cada uma com seu respectivo to- tal. Essa é a forma mais facil de per- ceber quais despesas impactam mais seu orgamento. Neste exem- plo, vamos dividir os gastos em mo- radia, alimentacao, transporte, sau- de, educa¢ao, lazer, vestuario e cui- dados pessoais e obrigacées finan- ceiras. Inclua também a categoria Outras para registrar as despesas que naéo se enquadrem em nenhum: outro grupo. Digite, entao, Mora- dia logo abaixo de Despesas. Em seguida. relacione todos os itens referentes a essa subcategoria. Nes- te exemplo, incluimos aluguel, con- dominio, agua, energia elétrica, gas, telefone, internet, TV a cabo, ma- nutengao, seguro e impostos e ta- xas. Repetimos a mesma operagao para as demais subcategorias. Pa- ra realcar o titulo de cada subcate- goria, aplicamos negrito. Se 0 no- me de alguma categoria ficou maior que a largura da célula, clique na divisao das colunas na linha de re- feréncia para que ela se ajuste au- tomaticamente. RELACAO DE DESPESAS Como todas as células da planilha conterao valores monetarios, sele- cione a faixa de células dedicadas as receitas (de BS a M7 no exem- plo), clique com o botao direito do mouse sobre a selecao e escolha Formatar Células no menu de con- texto. Abra a guia Numeros e, na lista Categoria, selecione Moeda. No campo Simbolo, escolha a op- Gado Nenhuma. Repita a operacao COLECAO INFO> 83aren nue kc) para as células na area de Despe- sas — B10 a M60, no nosso caso. cALCULOS Listadas todas as categorias e sub- categorias de despesas e receitas, é hora de definir os totais parciais. Comecemos pelas receitas. Na cé- lula Total de Receitas referente ao primeiro més da sua planilha — B7 neste exemplo —, abraa guia For- mulas e clique no botao AutoSo- ma para que o Excel insira a fun- Gao =SOMA, seguida de um parén- tese. Mantendo o botao do mouse pressionado, selecione as células que vao conter os valores a serem somados — no caso, B5 e B6 — e pressione Enter. Outro jeito rapi- do de inserir uma fungao no Ex- cel 2007 é clicar na célula, digitar o simbolo = e as primeiras letras do nome da funcao. Feito isso, o Excel abre uma lista de fungées. Use as teclas de direcao do tecla- do para mover o cursor até a op- 84 < COLEGAO INFO cdo desejada, dé um duplo clique com o mouse para inserir a formula e complete como ex- plicado anterior- mente. Para repetir a formula nos de- mais meses, selecio- ne a célula que a contém, posicio- ne o mouse no canto inferior direi- to e, com o botao do mouse pres- sionado, arraste para as células se- guintes. Repita a operagao para criar a soma em cada total das subcate- gorias de despesas. Agora é 0 momento de definir a férmula para calcular adespesa total. No fim da lista de despesas, deixe uma linha em branco e repi- ta a seqiiéncia de meses para fa- cilitar a visualizagao das informa- ges. Na primeira coluna da linha de baixo, escreva Total de Despe- sas. Na célula ao lado, logo abaixo do més de janeiro, escreva a for- mula =SOMA e as referéncias de cada célula que contém os totais das subcategorias de despesas. Pa- ra nao correr o risco de errar na digitagao, selecione célula a célu- la e digite o sinal ; (ponto e virgu- la) apés cada selegao. Quando con- cluir, digite ) (simbolo de fecha- mento de paréntese) e pressioneRES a tecla Enter. Copie a formula pa- ra os demais meses como indica- do anteriormente. SALDO POSITIVO OU NEGATIVO Para saber se vocé terminou os me- ses no azul ou no vermelho e quan- to sobrou ou faltou em cada perio- do é preciso acrescentar um ultimo calculo. Logo abaixo da linha Total de Despesas, escreva Resultados. Na primeira célula a direita, refe- rente a janeiro, escreva o simbolo = (igual), seguido imediatamente da referéncia da célula em que esta 0 total de receitas, o simbolo - (me- Nos) e 0 total de despesas. Na pla- nilha de exemplo, a formula digita- da foi =B7-B63. Para concluir, use 0 recurso de formatacao condicional para mos- trar em vermelho os resultados ne- gativos e em azul os saldos positi- vos. Selecione as células que vao conter os valores de resultado, abra a guia Inicio e clique na op¢ao Formata- G40 Condicional no grupo de ferramen- tas Estilo. No menu que se abrira. sele- cione Realcar Re- gras de Células e, em seguida, E Me- nor Do Que. 0 pri- meiro campo deve conter o valor 0,00 e, no segundo, abra a lista, selecione a op¢ao Texto Vermelho e clique em OK. Em seguida, cli- que novamente em Formatacao Condicional, selecione novamen- te Realcar Regras de Células e es- colha, dessa vez, a opcao E Maior Do Que. Novamente, o primeiro. campo deve ter 0 valor 0,00. Co- mo no segundo nao existe a op¢ao. Texto Azul predefinida, selecione Formato Personalizado para abrir a caixa de didlogo Formatar Célu- las. Clique no menu Cor para abrir a galeria e selecionar o tom de azul de sua preferéncia. Clique em OK duas vezes para concluir. FORMATACAO Definida a formatacao condicional, sua planilha esta pronta para ser preenchida. Antes disso, porém, vo- cé pode melhorar o layout para tor- nar mais eficiente a visualizagao das COLECAO INFO >85| PROJETOS/ORCAMENTO | informagées. Uma boa pedida é usar uma cor de fundo diferente para ca- da categoria. Para comecar, sele- cione 0 conjunto de células da ca- tegoria Receitas, abra a guia Inicio, clique na pequena seta ao lado do botao Preenchimento para abrir a galeria de cores. Com o novo recur- so de pré-visualizagao de formata- Gao, 4 medida que vocé passa 0 mouse pelas cores pode avaliar 0 efeito na tabela. Escolha a cor de preenchimento que julgar mais con- veniente. Repita a operacao para cada categoria de despesas e para o quadro de resultados. Para inserir um contorno na pla- nilha eas linhas di- visorias, casosejado seu interesse, sele- cione atabela, abra a guia Inicio, clique or Cor de fundo: 0 uso de cores diferentes para cada categoria facilitaa visualizagao queta Alinhamento para abrir a caixa de dialogo Formatar Cé- lulas e abra a guia Borda. Em Predefini- Ges, selecione Con- torno, escolha um estilo de linha, uma cor e as bordas que pretenda adicionar. Em seguida, selecione In- terna em Predefinigées e faa os demais ajustes de acordo com seu gosto pessoal. Clique em OK para concluir. Para deixar a tabela mais limpa, 6 possivel também selecio- nar toda a linha que contém os no- mes das categorias e subcategorias, clicar no botéo Mesclar Células e selecionar uma op¢ao de alinha- mento — usamos 0 alinhamento a esquerda. Salve o trabalho. Se qui- ser economizar tempo, faga o down- load da planilha de exemplo em ftp.info.abril.com.br/4756.shtml. Ode (Penalty [Pode | no iniciador de cai- xa de didlogo na eti- 86 < COLECAO INFOoe i: eae FACULDADE GARANTIDA PLANEJE OS ESTUDOS DOS FILHOS COM ANTECEDENCIA E EVITE FUROS NO ORCAMENTO POR ERIC COSTA eid © w))* coed —_-[t_= as NG a cour Pisnsjemeata de ivertimertostie » Mierotett Excel Inkio| Insent Layout da Pigin. Férmulas |Dades Revisio Exbiefo | Deservobedor | Suplenentas |W ~ 7 % oy s precos das mensalida- des de faculdades po- dem fazer um furo mes- mo em orgamentos bem azeitados. Para quem ja quer plane- jar 0 pagamento da faculdade dos fi- |hos, montamos uma planilha simples que calcula o valor que deve ser pou- pado todo més, com base no tempo de faculdade e numa estimativa de gastos mensais com os estudos. Veja como montar e usar essa planilha. COLECAO INFO> 87FORMATACAO E FORMULA Abra o Excel e clique em B2. Digite 0 titulo Planejamento de Investimento para Faculdade. Selecione o interva- lo de células B2 a F2, clique nele com 0 botdo direito do mouse e escolha Formatar Células. Depois, passe a guia Alinhamento. Escolha, em Horizon- tal, a op¢do Centro e marque o item Mesclar Células. Depois, va a guia Fonte e escolha 14 na caixa Tama- nho. Por fim, na guia Borda, clique no botaa Contorno, Pressione OK pa- ra confirmar as alteracées. Selecione as células de B3 a F15. Abra a guia Inicio e, no grupo Fonte, clique na seta ao lado do botao Cor de Preenchimento para abrir a gale- ria e selecionar uma cor de fundo — usamos Verde-Agua, Enfase 5, Mais Claro 60%. Depois, clique na seta ao 88 < COLECAO INFO lado do botao Borda Inferior, selecio- ne a op¢ao Mais Bordas e clique no botao Contorno e em OK para con- firmar. Digite nas células C4, C6, C8, C10 e C13, respectivamente, Tempo. de Aplicagao (Anos), Rendimento Mé- dio, Tempo de Faculdade (Anos), Men- salidade Estimada e Investimento Mensal. Aplique negrito na célula C13. Ajuste a largura da coluna C. O préximo passo é formatar os campos de entrada. Clique em D6 com o botao direito do mouse e escolha Formatar Células. Abra a guia Numero, selecione a opcao Porcentagem e clique em OK. Fa- fa o mesmo na Célula D1O, mas, nesse caso, selecione a opcao Moe- da no menu Categoria. Para diferenciar o valor calculado do investimento mensal em nossaEamon planilha, vamos usar uma cor de fun- do diferente. Para isso, selecione as células C13 e D13 e, seguindo as ins- trucées anteriores para mudar a cor de fundo. selecione outra cor de preenchimento — escolhemos bran- co. Se preferir, clique no botéo Cor da Fonte para eleger uma cor dife- rente para esse intervalo de células. Aproveite para selecionar os interva- los C4 e D4, C6 e D6, C8e D8 e C10 € DIO e aplicar contorno como indi- cado anteriormente. Nossa planilha tem apenas uma formula, que é gran- dinha. Clique na célula D13 e tecle o texto =PPGTO(D6;1;D4*12;0;VP(D6; D8*12;D10;0;0)), seguido de Enter. A funcao PPGTO calcula o valor dos pagamentos mensais para atingir de- terminado montante num tempo de- finido. Associada a funcdo VP (valor presente), que calcula o montante para efetuar uma série de pagamen- tos de valor fixo durante um perio- do predefinido, temos a formula pa- fa estimar 0 investimento mensal. NA PRATICA Para estimar o investimento mensal, comece teclando, em D3, o tempo da aplicagao (em anos) antes do come- ¢o da faculdade. Por exemplo, se seu filho tem 3 anos, poderiamos consi- derar 0 tempo de investimento em 15 anos. Depois, indique, em D5, o rendimento médio da aplicagaéo. Aqui, vale a pena ser conservador e usar um indice um pouco abaixo do que é praticado no mercado para evitar surpresas. Em D8, escreva 0 tempo estimado para a conclusao da facul- dade. Por fim, em D10, digite a esti- eo oe Sapeja 2a S ser inca a COLECAO INFO > 89| PROJETOS/PLANEJAMENTO | mativa de gastos mensais. Aqui, po- de ser interessante incluir possiveis gastos com livros, transporte etc. Apds teclar tudo, 0 valor estimado de apli- cacao aparece no campo D13. O recurso Atingir Meta do Excel é uma mao na roda para fazer outros. calculos com a planilha. Um exem- plo é estimar quantos anos de apli- cacao serao necessarios com um in- vestimento fixo. Por exemplo, com uma aplicagao mensal de 1 COO reais, em quanto tempo sera acumulado dinheiro suficiente para financiar uma faculdade de 5 anos com custo de 2 000 reais por més? Para obter a resposta, escreva o rendimento em D6. 0 nimero 5 em D8 e 2000 em D10. Abra a guia Dados e, no grupo Ferramentas de Dados, clique no bo- tao Teste de Hipoteses e selecione Atingir Metas. Clique no campo ao la- 90 < COLEGAO INFO do de Definir Célula e depois em D13. Digite 0 numero 1000 em Para Va- lor. Clique em Alternando Célula e, depois, em D4. Pressione o botaéo OK e veja a resposta: cerca de 7 anos. Outra op¢do interessante de uso do recurso Atingir Meta é calcular 0 valor possivel da mensalidade com base em um investimento predefini- do. Por exemplo, investindo 1 000 reais durante 10 anos, quanto é pos- sivel gastar por més durante os cin- co anos de faculdade? Para isso, te- cle10 em D4, 0,5% em D6 eo ntime- ro5em D8. Abra a guia Dados nova- mente e selecione Atingir Metas. Cli- que no campo Definir Célula e depois em D13. Digite 1000 em Para Valor. Clique no campo Alternando Célula e, depois, em D10. Pressione 0 botao. OK e tenha o resultado. Poderao ser gastos R$ 3 168,25 por més.BEEcaee EMPRESTIMOS CONTROLADOS USE UMA PLANILHA PARA ESTIMAR O VALOR DE CADA PAGAMENTO E OS JUROS TOTAIS DE UM FINANCIAMENTO POR ERIC COSTA a 9-0 wD): aleve de emprestmeakr - Miroett el ‘Valor finansiado. Taxa de Juros Mensal Prazo (em meses, até 360) Data inicial (dd/mmn/ae) Célculo de financiamento R$ 20.000,00] 5,50% 10} 20/8/2007, Pagamento mensal Numero de pagamentos Total de juros Gusto total do finanaaments RS 2.653,36 10 R$ 6.533,60 m empréstimo pode ser uma boa para fugir dos juros pesados do cartao de crédito ou do cheque especial. Vocé vai pagar ju- ros muito altos, mas nao tao ater- rorizantes como nos outros casos. Para estimar o valor de cada paga- mento, elaboramos uma planilha que indica inclusive o montante de juros desembolsados. Vamos comecar a planilha crian- do seu titulo. Assim, digite na cé- lula Blo texto Calculo de Financia- mento, seguido de Enter. Depois, selecione novamente B1, abra a guia COLEGAO INFO> 91BEC E ae Inicio e clique na seta ao lado do botado Tamanho da Fonte, no gru- po Fonte, para selecionar uma fon- te maior — usamos tamanho 16. Se preferir, mude também a fonte ea cor da fonte e aplique negrito, usando outros comandos disponi- veis no mesmo grupo de ferramen- tas. Agora, selecione 0 intervalo de células que vai de Bl a Fl. No grupo Alinhamento, clique no bo- tao Mesclar e Centralizar. ENTRADAS E FORMATACAO Aseguir, vamos montar a segao da planilha que recebera os dados so- bre o empréstimo. Comece sele- cionando as células de B3 a F8. Cli- que no botao Mais Bordas no gru- po Fonte da faixa de opgées Inicio. Selecione um estilo de linha, uma cor e clique no botdo Contorno. Para confirmar todas as alteracdes no visual das células, clique em OK. E hora de digitar 0s campos de entrada. Tecle, ento, nas células de C4 a C7, os textos Valor Finan- ciado, Taxa de Juros Mensal, Pra- Zo (em meses, até 360) e Data Ini- cial (dd/mm/aaaa). Note que os. textos teclados vao ultrapassar as fronteiras das células. Para corri- gir isso, dé um duplo clique na se- paracao das colunas C e D na li- nha de referéncia de colunas para que a largura da co- luna se ajuste auto- maticamente. O préximo passo é formatar as célu- las que receberao os dados de entra- da do empréstimo. Para isso, selecione as células de D4 a ‘Os ermaon so un astra nbs sBe tas pls 92 93Pee Controle de nomes: definigdes reunidas no gerenciador mento também pa- ra 0s campos de re- sultados. Para as células de D12 a D14, dé os nomes Num_Pagamentos, Total_Juros e Cus- to_Total. Além de permi- tir a atribuicgdo de nomes para células, o Excel pode dar apelidos a formulas. Para criar 0 primeiro apelido, clique no bo- tao Definir Nome novamente. No campo Nome, digite Pagamen- to_Mensal. No campo Refere-se A, digite =-PGTO(Taxa_Juros; Num_ Pagamentos; Valor_Financiado). Pressione o botao OK para criar o apelido. Repita a mesma opera- Gao para cada um dos itens da ta- bela a seguir: 94 95EK iSis8205 ta With Activewindow.Selected Sheets For N=2 To .Count If .Item(N - 1).Index <> .Item(N).Index - 1 Then MsgBox “S6 se podem or- denar planilhas adjacentes” Exit Sub End If Next N FirstwSToSort = .Item(1).Index LastWSToSort = .Item(.Count). Index End with End if For M = FirstWSToSort To Lastw SToSort For N = M To LastwsToSort If SortDescending = True Then If UCase(Worksheets(N).Name) > UCase(Worksheets(M).Name) Then Worksheets(N).Move Be- fore:=Worksheets(M) End If Else If UCase(Worksheets(N).Name) 97ua ee Propriedades de VBAProjct. laser Importer arquivo. xportar equiv. algum motivo tera de recorrer a cria- Gao de uma macro, ja que o Excel nao oferece nenhum meio de con- trola-las (é possivel apenas oculta- las, marcando as opgées correspon- dentes na categoria Avancada de Opcées do Excel). A macro, a seguir, criada pela Oz- Grid.com, limitara a area de rolagem apenas as células que carregam da- dos, mais uma coluna e umalinhaem branco. Ou seja, se vocé precisar am- pliar a planilha nao tera nenhuma di- ficuldade. Clique com 0 botao direito do mouse na pasta para a qual dese- Ja restringir as barras de rolagem na barra de status do Excel e selecione Exibir Codigo. No janela em branco do painel a direita, digite as informa- GOes a seguir. Se preferir, visite o en- dereco www.info.abril.com.br/down load/4758.shtml para obter o texto 98 < COLECAO INFO que devera ser copiado e colado no editor do Visual Basic. Private Sub Worksheet SelectionChan- ge(ByVal Target As Range) Dim LastColumn As Integer Dim LastRow As Long If WorksheetFunction.countA(Cells) > OThen “Search for any entry, by searching backwards by Rows. LastRow = Cells.Find(What:="*”, After:=[Al], _ SearchOrdet SearchDirectiot Row If LastRow <> 65536 Then LastRow = LastRow +1 IByRows, _ =x|Previous). ‘Search for any entry, by searchinguaa! backwards by Columns. LastColumn = Cells.Find(what After:=[Al], _ jByColumns, _ SearchDirection:=xIPrevious). Column. If LastColumn <> 256 Then Last Column = LastColumn +1 Me.ScrollArea = Range(Cells(1, 1), Cells(LastRow, LastColumn)). Address Else Me.ScrollArea = “” End If End Sub RESTRICAO GERAL A macro apresentada anteriormen- te altera o comportamento das bar- ras de rolagem horizontal e vertical apenas na planilha selecionada. Se vocé quiser aplicar esse padrao a todas as planilhas de uma pasta de trabalho tera de proceder de modo um pouco diferente. Abra o editor do Visual Basic, clicando com 0 bo- tao direito em uma planitha e sele- cionando a opcao Exibir Codigo — ou, se preferir, abra a guia Desen- volvedor e pressione o botao Visual Basic. Clique com o botao direito do mouse no item EstaPasta de Traba- Iho no painel a esquerda (é 0 item com 0 icone do Excel) e selecione Exibir Codigo. Digite 0 codigo a se- guir ou copie o texto disponivel em www. info.abril.com.br/download/ 4759.shtml para a janela aberta no painel a direita. Saia do editor do Visual Basic quando concluir. Private Sub Workbook SheetSelection Change(ByVal Sh As Object, ByVal Tar- get As Range) Dim LastColumn As Integer Dim LastRow As Long Dim LastCell As Range If WorksheetFunction.CountA(Sh. Cells) > 0 Then ‘Search for any entry, by sear- ching backwards by Rows. LastRow Sh.Cells.Find( ="*", After:=Sh.Cells(1, 1), _ SearchOrder:=xIByRows, _ SearchDirection:=x|Pre- vious).Row If LastRow <> 65536 Then Last Row = LastRow +1 ‘Search for any entry, by sear- ching backwards by Columns. LastColumn = Sh.Cells.Find( ”, After:=Sh.Cells(1, 1), _ SearchOrder:=xIByColumns, _ SearchDirection:=xIPre- vious).Column If LastColumn <> 256 Then Last Column = LastColumn +1 Sh.ScrollArea = Range( Cells(1, 1), Cells(LastRow, LastColumn)). Address Else Sh.ScrollArea = “” End if End Sub COLEGAO INFO> 99PROTEGER E PRECISO VEJA COMO RESTRINGIR O ACESSO A PLANILHAS, PASTAS DE TRABALHO E MACROS POR MARIA ISABEL MOREIRA | prepara’ o documento para distribuicio % Proptiedades DE) trios e eaite propriedades da pasts de trabalho, cone Titulo, Autor e Palautas-chave ~. Inspecionar Documento SD) Veritique se hs metadados ocuttos ou Intormacbes pessoals na pasta de trabalho, C25) Criptogiatar Documento Ss Aumente a sequrance do pasta de trabalho adicionando | criptogratis, , Impinir >|) Sy Adictonar uma Assinatura Digtal _Q sarante a integridade da pasts de trabalho, adicionsndo uma assinatura digital invisivel. (AR oe tact Informe aos leitores que 2 pasta de trabalho é final ¢ torne-a somente leitura. [i] } Exceutar Veriticador de Compatibilidade Procure recursos ara 05 quals no hi suporte nas verstes anteriores do Excel. luas opcdes de seguranca que esto no menu Preparar Preocupacgao com a se- gurangca das informa- gdes nao passa longe do universo das plani- Ihas. A cada nova versdo, o Excel aprimora um pouco mais esses re- cursos. Na edi¢ao 2003, por exem- plo, incorporou o Gerenciamento de Direitos de Informacao, servico indicado ao uso corporativo que é 100 102| secunance Proteger Estrutura e Janelas Proteger pasta de trabalho para (V) Estrutura ‘| Janelas Senha (opcional): guia Revisao e selecione Proteger Pasta de Trabalho no grupo Alte- ragoes. Se vocé marcar Estrutura, impedira que outros usuarios exi- bam planilhas ocultas, movam, ex- cluam ou mudem os nomes de planilhas, insiram novas, pro- duzam graficos e movam plani- lhas para outras pastas de traba- lho, entre outras alteragdes. Para evitar que o tamanho e a posicao. da janela das pastas sejam alte- rados, selecione a opcao Janelas. A definigao de senha, nesse caso, Protege pists de tabula comparihade Proteger pasta de trabalho para F Compartir com akergies de contre aberogies sejaremevide, 102 < COLECAO INFO {Isto compattihe sue pasta de trebalhoe, em sequids, evita que o controle de Sedesejar, una senha deve ser escobida agora, antes de compartibar & pasta de trabaho. (oe) tai Pasta de trabalho: controle sobre a estrutura e as janelas 6 opcional, mas se vocé nao o fizer os usuarios poderdo alterar as configu- ragées de seguran- ¢a do arquivo. Se a pasta de tra- balho sera compar- tilhada, vocé pode acionar o co- mando Proteger e Compartilhar Pasta de Trabalho e marcar Com- partilhar com Alteracgdes de Con- trole. Essa opcao permite que a planilha fique disponivel para ou- tros membros do seu grupo de tra- balho e impede que 0 controle de alteragées seja removido. Ha outros meios de protecao de uma pasta de trabalho. uma delas é marcar o documento como final O que isso significa? Que a pasta de trabalho sé poderd ser lida, mas nao editada nem salva com.o mesmo nome (a op¢ao Sal- var Como, no en- tanto, continua ati- va). Ou seja, quan- do aberto, o Excel nao permitira a di- gitacao e desabilita- ra. amaioria dos co-Macros: codigos VBA livres da vista e de alteracées | etoqueer projato para extieSo mandos. Fica facil, Portanto, saber que o documento esta definido como final, mas caso precise de uma confirmacao, verifique se existe 0 icone Marcado Co- mo Final na barra de status. Para Marcar Como Final uma pasta de trabalho do Excel 2007, clique no botao Office/Preparar e selecione 0 item correspondente. No mesmo menu Preparar fi- cam outros dois recursos de segu- ranga. Um deles é a op¢ao Inspe- cionar Documento (/eia texto na pagina 54). Outro é Criptografar Documento, que permite definir uma senha de protecao usando criptografia de arquivos. Vocé sé nao podera esquecer 0 cédigo se- creto. Caso contrario, nao conse- guira abrir o arqui- vo novamente, A senha fica ativa de- pois que o docu- mento é fechado. = €ODIGO VBA Quando uma pasta de trabalho contém Proteger planilha |¥) Proteger a planiha © © conteddo de células bloqueadas: genha para desproteger a planiiha: Permitir que todos os ususrios decta planiha poseam: |¥} Selecionar células desbloqueadas __| Formatar célulaz uma macro também € possivel im- pedir que o projeto seja visto ou modificado por outros usuarios. Para isso. abra 0 editor do Visual Basic (guia Desenvolvedor, grupo Cédigo), localize o projeto no pai- nel correspondente, abrao menu Ferramentas e selecione Proprie- dades de VBA Project. Abra a guia Protecao e marque a opcao Blo- quear Projeto para Exibicao. Di- gite uma senha duas vezes e cli- que em OK. Pronto! Seu cédigo VBA esta livre da vista de tercei- ros e de qualquer alteracao. COLECAO INFO > 103Pers UNIVERSO DAS PLANILHAS FIQUE POR DENTRO DOS TERMOS RELACIONADOS A PLANILHAS EM GERAL E AO EXCEL EM PARTICULAR AL Referéncia-padrao usa- da pelo Excel para iden- tificar as células das pla- nilhas, A letra refere-se a coluna e o numero, a linha. AREA DE IMPRESSAO Um ou mais intervalos de células que selecionam partes especificas da planilha para envio para a im- pressora. AREA DE PLOTAGEM Refere-se ao espaco delimitado pe- los eixos nos graficos 2D e 3D. Po- de ser formatada com cores. pa- dr6es e bordas diferentes. AREA NOMEADA Intervalo de células para o qual foi associado um nome para facilitar a criagao de formulas. No lugar de usar uma formula como =SOMA (A1:A35), pode-se usar =SOMA(VEN- DAS). ARGUMENTO E uma das informacées que devem ser fornecidas a uma funcao para que ela realize os calculos. O ar- 104 < COLECAO INFO gumento pode ser valores numé- ricos, textos, referéncias de célu- las ou rétulos. Aparecem entre pa- rénteses e separados por ponto-e- virgula. ASSINATURA DIGITAL Usada para autenticar informacoes digitais a fim de garantir autentici- dade, integridade e nao-repudio. Com a versao 2007 € possivel inse- rir linhas de assinatura digital em planilhas do Excel. ATINGIR META Recurso de teste de hipdtese que calcula os valores de entrada para a formula de uma célula a fim de obter 0 resultado desejado. AUDITORIA DE FORMULAS Conjunto de ferramentas para diag- ndstico e correcdo de erros em for- mulas. Por meio de setas de rastrea- mento e quadros, indicam as rela- Ges existentes entre as células. AUTOCOMPLETAR FORMULAS Novidade do Excel 2007, listaem um menu suspenso um conjunto de fungées assim que se digita 0ELncrm simbolo = (igual) e a letra inicial de um formula em uma célula, além de apresentar uma breve descri- Gao de cada uma delas. 0 objetivo 6 facilitar a insergao de formulas e reduzir as chances de erros. AUTOFILTRO Recurso que consiste em inserir um menu no alto de cada coluna de uma tabela para filtrar seu con- teudo, exibindo apenas os dados que correspondam a uma deter- minada opcao. BARRA DE ERRO Comuns em dados es- tatisticos ou cientificos. indicam possivel erro ou grau de incerteza em relagao a uma série de dados. BARRA DE FORMULA E indicada para a edi¢ao de férmu- las complexas, que nao caberiam no espaco reduzido de uma célula. Quando aparente, fica localizada acima da area da planilha e abaixo da Faixa de Opcées. pacos na planilha usa- : do para a entrada de dados. As planilhas montadas no Excel 2007 podem conter mais de 17 bilhdes de células. Cada célula é identifica pela coluna e pela li- nha em que se situa, como D23 (coluna D, linha 23). CELULA Qualquer um dos es- CELULA MESCLADA Combinacdo de células contiguas exibidas como se fossem uma s6. CENARIO Recurso de gravacao dos dados de uma planilha usado em simu- lagdes de situagdes. COLAR ESPECIAL Recurso de colagem que permite executar operagdes ou escolher o que sera colado na planilha, incluin- do formatacao, valores, comenta- rios ou formulas. COLABORACAO Recursos que permitem o trabalho de varias pessoas em um mesmo documento Excel. COMENTARIO Anotacao adicionada a uma célula pa- ra informar a outros usuarios a utili- cade da formula ou de seu conteudo. COMPARTILHAMENTO Recursos que possibilitam a distri- bui¢do de planilhas de Excel, seja por e-mail, fax, impressao ou publi- cacao na web. CONGELAR PAINEIS Recurso que consiste em fixar cé- lulas que, normalmente, contenham titulos de coluna e de linhas para que fiquem sempre aparentes, fa- cilitando entradas de dados e con- sultas mesmo durante o trabalho em planilhas extensas. COLEGAO INFO > 105MRS Sse eT CONSOLIDAR Recurso que organiza e calcula valo- res idénticos em diferentes planilhas de mesma estrutura — por exemplo, 0 total de rendimentos anual tendo por base os resultados mensais. CONSULTA Também conhecida pela palavraem, inglés query, consiste em qualquer solicitagao de pesquisa em uma ba- se de dados. No Excel, geralmente refere-se ao acesso auma fonte de dados externa. CRITERIO condigao necessdaria para a filtra- gem de células ou registros de uma consulta a um banco de dados. DESLOCAR Indica o movimento de células, linhas ou colu- nas ao se apagar, recor- tar ou colar areas de uma planilha. DIAS 360 Fungao do Excel que trabalha com um ano comercial de apenas 12 meses de 30 dias. A funcao ajuda nos calculos para pagamentos, ca- so 0 sistema contabil baseie-se em meses de 30 dias. DIMENSGES Usuarios avangados classificam as dimens6es de uma planilha de acor- do com a complexidade dos cruza- mentos de dados. Um planilha sim- 106 < COLECAO INFO ples (2D) registra os gastos didrios de papel de um departamento, por exemplo, representadas pelos ei- x05 X (custo) e Y (dia). Uma plani- |ha 3D, tomando 0 mesmo exem- plo, envolveria as despesas totais dos diversos departamentos da em- presa (eixo Z). Planilhas multidimen- sionais, por sua vez, relacionam mais de trés dimensées. DRIVER ODBC Arquivo instalado e configurado em um programa de planilha que permite acessar um software de banco de dados, como o Oracle ou SQL Server. 7 para 0 posicionamen- to dos valores de da- dos em graficos. Nos graficos 2D sao dois os eixos — X, ou horizon- tal, e Y, ou vertical. Os graficos tri- dimensionais incluem o eixo de profundidade Z. EIXOS Linhas de referéncia EXPRESSAO BOOLEANA Expressdo cujo valor ldgico é ver- dadeiro ou falso e envolve opera- dores como E, OU e NAO. ferramentas das ver- sdes anteriores do Ex- cel e de outros programas da fami- lia Office. As ferramentas sao agru- padas por tarefas. FAIXA DE OPCOES Substitui as barras deLS es a FERRAMENTA DE ANALISE Recursos de andlise estatistica e de engenharia, fornecido com o Excel na forma de suplemento. FILTRO Ferramenta que faz a selecao de da- dos para exibigéo de acordo com cri- térios determinados pelo usuario. FONTE DE DADOS Conjunto de informagoes usado pa- rao estabelecimento de uma cone- x40 com um bando de dados. Pode incluir onome ea localizacao do ser- vidor. o nome do driver de banco de dados e as informagdes que 0 BD so- licita quando se faz o logon. Os da- dos sao configurados pelo Excel na criag&o de uma nova consulta. FORMATACAO CONDICIONAL Formatacao especial em que a aspec- to visual da célula varia em fungao do seu contetido — resultados negativos. podem aparecer em vermelho e po- sitivos, em azul, por exemplo. FORMATO DE VALORES Define como sera a exibigao de con- tetido numérico de uma célula ou conjunto de células. No caso de moeda, por exemplo, é possivel de- finir 0 numero de casas decimais, a exibigdo do simbolo que a repre- senta e como serao representados os valores negativos. FORMULA Equagao matematica com referén- cia de células, fungdes, operado- res ou valores que executam cal- culos. As formulas no Excel come- gam sempre com 0 sinal = (igual). FORMULARIO Planilha especialmente desenhada para que os dados sejam inseridos em campos especificos ou sejam in- seridas informacées determinadas. Pode incluir botdes como contro- les deslizantes, menus suspensos, caixas de combinacao, caixas de se- lecdo e botdes de rotacao. FUNCAO Formula predefinida que executa uma operacao e retorna um valor. tendo por base argumentos forne- cidos em uma determinada ordem. e reitos de Informagao (em inglés, IRM ou In- formation Rights Management), Re- curso que possibilita definir quem pode acessar e usar um determina- do documento e que operagées po- derdo ser feitas com ele. GDI Gerenciamento de Di- GRAFICO DINAMICO Grafico associado a uma tabela di- namica usado como ferramenta de analise. Podem ser alterados por meio de menus e deslocamen- to de rotulos de dados, permitin- do varias visualizagoes dos dados para extracao de informacées. Ve- ja Tabela Dinamica. COLECAO INFO > 107<== -=—Ss“‘“‘“s“ 109Cus vez definido, evita alteragdes nao autorizadas em planilhas, pastas de trabalhos ou macros. REFERENCIA 3D Define a mesma célu- la ou o mesmo inter- valo de células em va- rias planilhas diferentes. REFERENCIA ABSOLUTA Referéncia caracterizada pela pre- senca de cifrdes, esse endereca- mento de célula nao se altera quando ela é copiada ou movida. Se a posicao da célula que con- tém a formula muda, sua referén- cia permance a mesma. REFERENCIA CIRCULAR Ocorre quando uma formula refe- re-se, direta ou indiretamente, a propria célula que a contém, como em B34=SOMA(B22:B37). REFERENCIA RELATIVA Baseia-se na posicao relativa da célula que contém a formulae da célula a qual se refere. Quando se altera a posi¢ao da célula que con- tém a formula. a referéncia nao é alterada. ROTULO DE DADOS Recurso que fornece informacées sobre determinado ponto de um grafico, como porcentagem, nome ou valor numérico, e que tem por origem uma célula de uma plani- Iha eletrénica. 110 < COLEGAO INFO SEQUENCIA DE DADOS Nome dado ao interva- lo de células de uma pla- nilha utilizado para tragar graficos. SISTEMA DE DATAS 1904 Esquema de datas alternativo do Excel, que tem 2 de janeiro de 1904 como inicio do calendario. Esse sis- tema foi incluido para garantir com- patibilidade com o padrao do Excel Para 0 Macintosh. O inicio-padrao do calendario no Excel para Win- dows 61° de janeiro de 1900. SMARTARTS Elementos graficos usados na re- presentacao de idéias disponivel na versdo 2007 do Excel. SOLVER Ferramenta que ajusta valores re- lacionados com uma formula pa- ra que ela forneca o resultado de- sejado. Um exemplo seria deter- minar 0 prego de venda de um pro- duto para obter 0 maximo lucro possivel. Um prego alto demais re- duziria o volume de vendas e um baixo demais achataria a margem. O Solver analisa esses fatores pa- ra encontrar o preco ideal. SOMASE Fungo do Microsoft Excel que adi- ciona as células de um intervalo se elas atenderem ao critério defini- do pelo usuario. Ex.: =SOMASE(AL: Al10;">1000").SUPLEMENTOS Programas adicionais, também co- nhecidos como add-nos. Uma vez instalados ou habilitados no Excel, encarregam-se de algumas funcio- nalidades que nao sao oferecidas pelo programa. Podem ser da propria Microsoft ou de terceiros. Tr se a.uma seqiiéncia de células transformada para facilitar seu gerenciamento e aanalise de grupo de dados. TABELA No Excel 2007, refere- TABELA DINAMICA Tipo de tabela em que as informa- ¢des podem ser organizadas por meio de menus e operacées de ar- rastar dados com o mouse. Veja Grafico Dinamico. ¢ées ao tipo de dado que pode ser inserido num formulario. VALIDACAO Técnica de criar restri- VBA Iniciais do Visual Basic for Applica- tions, ferramenta de programacaéo. derivada do Visual Basic utilizada para criagéo de macros em progra- mas da familia Office, incluindo a planilha Excel vincuLo Também conhecido como referén- cia externa, indica que a origem En de um valor esta em outra(s) pla- nilha(s) ou pasta(s) de trabalho. Essa referéncia geralmente é in- dicada por um ponto de exclama- Gao. Como em Pedidos!J20. 4 minagéo dos nomes dos arquivos do Excel ado- tado como padrao até a versao 2003. XLS Excel Spreadsheet, ter- XLSM Formato de arquivo do Excel 2007 habilitado para macro, XLSX Formato de arquivos padrao do Ex: cel 2007, também baseado em XML. Nao armazena codigo de macro VBA. XLT Excel Template, extensdo dos nomes dos arquivos de modelos do Excel. XLTX Formato-padrao do Excel 2007 pa- ra modelos de planilha sem macros. XLTXM Outro formato novo do Excel 2007 baseado em XML, é usado para ar- quivos de modelos de documentos que contenham macros. XML Extensible Markup Language, lingua- gem que possibilita codificar docu- mentos, facilitando 0 intercambio de dados entre diferentes sistemas. COLEGAO INFO > 4h