Facturación Con Access PDF

2015
Microsoft Access 2013

Facturacin con Access
Con este tutorial realizado paso a paso vamos a realizar una

base de datos para la realizacin de las facturas de una tienda
que suministra material informtico y otras tecnologas.
Si eres novel con este programa te aconsejo que realices otros
tutoriales que encontrars en la siguiente pgina web:
http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tuto
riales.html
Si tienes un iPad o un Mac podrs descargar mis libros que ests
publicados en la App Store de Apple.
http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/P
ublicaciones.html
Si me quieres dar tu punto de vista sobre este tutorial te
adjunto mi correo electrnico: pereverdugo@gmail.com
Pere Manel Verdugo Zamora

Monitor de informtica y nuevas tecnologas
Autor: Pere Manel Verdugo Zamora
Web: www.peremanelv.com
Introduccin
Microsoft Access 2013 nos permite gestionar bases de datos y poderlos adaptar a las
necesidades de la empresa.
Antes de empezar a realizar un proyecto con Access es muy interesante haber realizado en
planteamiento del proyecto y los resultados que queremos obtener, ya que sin este
planteamiento realizado previamente el proyecto no obtendr su objetivo.
Entiendo que cuando ests con este tutorial ya te es familiar este programa y algunos
comentarios los dar por explicados.
Para este proyecto vamos a realizar las siguientes tablas:

Artculos: Para dar de alta todos los artculos que vamos a vender.
Cliente: Para dar de alta a todos los clientes que les hemos de facturar.
Cabecera factura y Detalle factura: Para el diseo de la factura.
Las siguientes consultas:
Consulta Cabecera y Consulta detalle: Estas consultas nos permitirn que al introducir el cdigo
del cliente se rellenen el resto de la informacin del cliente y al introducir el cdigo del artculo
se rellenen la descripcin y precio venta del artculo.
Tutorial: Facturacin con Access
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Vamos a crear los siguientes formularios.

Artculos: Para gestionar los artculos que estamos comprando para su posterior venta.
Clientes: Para gestionar los clientes que le vamos a realizar ventas.
Factura: Para realizar las correspondientes facturas, el detalle de las ventas est en el formulario
subformulario Consultas detalle.
Men: Es el formulario de navegacin que nos permitir acceder a todos los formularios.
Vamos a crear el siguiente informe.

Facturas: Con este informe podremos imprimir la factura que estamos viendo en el formulario
Factura.
Vamos a crear la Macro.
Autoexec: Macro que se ejecuta automticamente cuando accedemos a dicha base de datos.
Este ser el resultado final del proyecto:
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Crear base de datos

Lo primero que vamos a realizar es ejecutar Microsoft Access 2013.
Seleccionaremos Base de datos del escritorio en blanco.
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Como nombre a la base de datos Proyecto facturacin seguido del botn Crear.
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Crear la tabla Artculos

Cuando creamos una base de datos nueva aparece una tabla nueva para poder empezar a
disear la primera tabla.
Lo primero que vamos a realizar ser seleccionar el botn de guardar la tabla con el nombre de
Artculos, en la parte superior izquierda encontrars la siguiente barra de botones:
Escribiremos Artculos seguido del botn Aceptar.

Como podrs observar en la ventana de objetos ya tenemos la nueva tabla llamada Articulos.
A continuacin seleccionaremos Diseo.
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Vamos a disear la correspondiente tabla:
Cerramos la tabla y guardamos los cambios.

Ahora vamos a crear la tabla clientes, para ello seleccionaremos la pestaa CREAR y de este
Diseo de tabla.
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Disearemos la siguiente tabla:
Si seleccionamos el botn de guardar le pondremos el nombre de Clientes.
Seguido del botn Aceptar.
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Lo mismo con la tabla Cabecera factura.
Y por ltimo la tabla Detalle factura
En esta tabla la clave principal es
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Vamos a crear los correspondientes formularios

Partiendo de la tabla Artculos crearemos el correspondiente formulario.
Partiendo de la tabla Clientes crearemos el correspondiente formulario.
Nota:
En tutoriales anteriores explicamos cmo insertar los botones en los correspondientes
formularios.
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En el tutorial de Microsoft Access Cmo gestionar tu economa domstica? del siguiente enlace
http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tutoriales_files/Tutorial%20Acces
s%20gestionar%20tu%20economi%CC%81a.pdf
En la pgina 41 hasta la pgina 50.
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Relacionar tablas
Vamos a realizar las siguientes relaciones:
De la pestaa HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS y de este Relaciones
Agregamos las cuatro tablas.
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Seguido del botn Cerrar.
Las vamos a mover de la siguiente forma:
Cdigo Cliente de la tabla Clientes tiene que estar relacionada con el campo Cdigo Clientes de
la tabla Cabecera factura.
Para ello nos colocaremos encima del campo Cdigo Cliente de la tabla Clientes y seleccionando
el botn izquierdo del ratn nos situaremos en el campo Cdigo Clientes de la tabla Cabecera
factura.
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Activaremos la casilla Exigir integridad referencial seguido del botn Crear.
Esto lo repetiremos con el resto de relaciones.
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Vamos a cerrar la ventana de relaciones y guardaremos los cambios.
A lo que contestaremos que S.
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Crear consultas
Vamos a crear la consulta llamada Consulta Cabecera.
Cerramos la consulta y guardamos los cambios.
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Vamos a crear la consulta llamada Consulta detalle.
Cerramos la consulta y guardamos los cambios.
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Agregar registros
Abriremos el formulario Artculos para agregar los siguientes registros:
Abriremos el formulario Clientes y agrega a dos clientes.
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Crear otro formulario

Vamos a crear un formulario que a la vez har de subformulario de otro formulario.
Este formulario ha de partir de la Consulta detalle.
En el Pie de formulario hemos agregado los siguientes campos con sus correspondientes
formulas.
Suma
IVA
Total Fra.
=Suma([Total])
=Suma([Total])*21/100
=Suma([Total])*21/100 + (Suma([Total]))
Vamos a crear el formulario Factura.
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Ahora vamos a agregar el subformulario
Que dibujaremos en el formulario factura.
Observaremos el siguiente asistente.
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Seleccionaremos subformulario consulta detalle seguido del botn Siguiente.
Vincularemos los campos de los dos formularios, seguido del botn Siguiente.
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Escribiremos Detalle factura seguido del botn Finalizar.
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Este ser el resultado:
Podrs comprobar que al introducir el cdigo del cliente este se rellena automticamente, esto
es gracias a la consulta que hemos creado.
Para convertirlo a un cuadro combinado lo que hemos hecho ha sido eliminar un cuadro de texto
y agregar un cuadro combinado.
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Cambiar a cuadros combinados
Abrimos el subformulario Consulta detalle a vista de diseo, el campo Cdigo artculo lo vamos
a cambiar a cuadro combinado.
Lo primero que vamos a realizar ser eliminar dicho campo.
Seleccionamos cuadro combinado.
Que lo dibujaremos en el lugar donde eliminamos el cuadro de texto.
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Aparecer un asistente que nos ayudar para la configuracin del cuadro de dilogo, en nuestro
caso dejaremos activada la opcin que aparece por defecto, seguido del botn siguiente.
Dejaremos seleccionada la tabla Articulos seguido del botn Siguiente.
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Seleccionaremos los campos Cdigo articulo y Descripcin seguido del botn Siguiente.
Ordenaremos con Cdigo articulo seguido del botn Siguiente.
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Desactivaremos la casilla Ocultar la columna clave (se recomienda) ajustaremos las columnas
seguido del botn Siguiente.
Como campo disponible seleccionaremos Cdigo articulo seguido del botn Siguiente.
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Seleccionaremos en campo donde queremos almacenar el valor seguido del botn Siguiente.
Seguido del botn Finalizar.
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Al lado del cuadro combinado ha creado una etiqueta que tenemos que eliminar.
Cerraremos el formulario y guardaremos los cambios.
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Lo repetiremos con el campo Cdigo Cliente del formulario Factura.

Eliminamos el campo.
Seleccionaremos cuadro combinado y lo dibujaremos en el formulario.
Seleccionaremos la primera opcin seguido del botn Siguiente.
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Seleccionaremos la tabla Clientes seguido del botn Siguiente.
Seleccionaremos los campos Cdigo Cliente y Cliente seguido del botn Siguiente.
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Ordenado por Cdigo Cliente seguido del botn Siguiente.
Desactivaremos la opcin Ocultar la columna clave seguido del botn Siguiente.
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Seleccionaremos Cdigo Cliente seguido del botn Siguiente.
Seleccionaremos Almacenar el valor en el campo: se seleccionaremos Cdigo Cliente seguido

del botn Siguiente.
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En la etiqueta del cuadro combinado pondremos Cdigo Cliente, seguido del botn Finalizar.
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Crear informe factura

Partiendo de las dos consultas que hemos creado vamos a crear el informe de la factura.
Seleccionaremos la pestaa CREAR y de este Asistente para informes.
Seleccionamos la consulta Consulta Cabecera y agregamos todos los campos.
Seleccionamos la consulta Consulta detalle y agregamos todos los campos menos Nmero
factura que ya lo hemos agregado de la consulta anterior, a continuacin seleccionaremos el
botn Siguiente.
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Los datos los veremos por Consulta Cabecera seguido del botn Siguiente.
Agregamos un nivel de agrupamiento por Nmero de factura, seguido del botn Siguiente.
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No ordenamos por ningn campo, seguido del botn Siguiente.
Seleccionamos el botn Siguiente.
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Como nombre al informe Facturas, seleccionaremos Modificar el diseo del informe,

seguido del botn Finalizar.
A continuacin con el botn derecho del ratn seleccionaremos el Encabezado Nmero de

Factura, del men que aparece seleccionaremos Ordenar y agrupar.
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Observaremos el siguiente resultado:
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Seleccionamos Ms
Donde pone sin una seleccin de pie lo cambiamos por con una seleccin de pie.
Observaremos un nuevo apartado.
Tenemos que seleccionar con una seccin de encabezado y con una seccin de pie.
Ahora vamos a modificar los campos para que queden de la siguiente forma:
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Insertar botn para imprimir desde formulario Factura

Accedemos al formulario de factura en vista de edicin.
Desactivaremos Utilizar Asistente para controles recuerda que lo tendrs que activar luego.
Seleccionamos el botn y lo dibujamos en el formulario.
Cambiaremos el texto del botn por el de Imprimir Factura.
Seleccionamos el botn y mostramos las propiedades del botn.
De la ventana propiedades seleccionamos eventos.

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En el evento Al hacer clic seleccionamos los tres puntos
Seleccionaremos Generador de cdigo, seguido del botn Aceptar.

Private Sub Comando34_Click()
stDocName = "Facturas"
DoCmd.OpenReport stDocName, acViewPreview, , "[Facturas]![Nmero de Factura] = " &
[Nmero de Factura] & ""
DoCmd.PrintOut
DoCmd.Close acReport, "Facturas"
End Sub
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Con este cdigo generar un filtro y solo imprimir la factura que estamos viendo en el
formulario Factura.
Ya puedes imprimir una factura.
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Crear formulario de navegacin

El formulario de navegacin nos permite acceder a los formularios de una forma fcil e intuitiva,
de este modo lo pueden utilizar usuarios que tengan poco conocimiento de Access.
De la pestaa CREAR en el apartado de formularios, seleccionaremos Navegacin, y
seleccionaremos Pestaas verticales izquierda.
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Arrastraremos los formularios con se indica en la figura.
Cerraremos este formulario y lo guardaremos con el nombre de Menu.
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Cuando lo ejecutemos de nuevo este ser el resultado:
Podrs observar tres botones para acceder a los respectivos formularios.
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Crear una macro autoejecutable

Ahora como captulo final vamos a crear una macro que se ejecute automticamente cuando
llamemos a esta base de datos, la macro tiene que tener un determinado nombre Autoexec
esta macro se ejecuta automticamente.
De la pestaa CREAR seleccionaremos Macro.
Seleccionaremos AbrirFormulario
Como nombre del formulario seleccionaremos Menu
Cuando cerremos la macro la guardaremos con el nombre de Autoexec
Seguido del botn Aceptar.

Ahora para comprobar si funciona cerramos esta base de datos y la abrimos de nuevo.
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Espero que este tutorial te haya sido til, si en alguna parte del tutorial te ha faltado informacin
no dudes en descargarte mis tutoriales anteriores que encontrars en esta pgina web:
http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tutoriales.html
Contenido
Introduccin .................................................................................................................................. 1
Crear base de datos....................................................................................................................... 3
Crear la tabla Artculos .................................................................................................................. 5
Vamos a crear los correspondientes formularios ......................................................................... 9
Relacionar tablas ......................................................................................................................... 11
Crear consultas ............................................................................................................................ 15
Agregar registros ......................................................................................................................... 17
Crear otro formulario .................................................................................................................. 18
Cambiar a cuadros combinados .................................................................................................. 23
Crear informe factura .................................................................................................................. 34
Insertar botn para imprimir desde formulario Factura............................................................. 41
Crear formulario de navegacin.................................................................................................. 44
Crear una macro autoejecutable ................................................................................................ 47
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Con este tutorial realizado paso a paso vamos a realizar una

Pere Manel Verdugo Zamora

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Para este proyecto vamos a realizar las siguientes tablas:

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Vamos a crear los siguientes formularios.

Vamos a crear el siguiente informe.

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Crear base de datos

Seleccionaremos Base de datos del escritorio en blanco.

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Crear la tabla Artculos

Escribiremos Artculos seguido del botn Aceptar.

A continuacin seleccionaremos Diseo.

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Vamos a disear la correspondiente tabla:

Cerramos la tabla y guardamos los cambios.

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Disearemos la siguiente tabla:

Si seleccionamos el botn de guardar le pondremos el nombre de Clientes.

Seguido del botn Aceptar.

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Lo mismo con la tabla Cabecera factura.

Y por ltimo la tabla Detalle factura

En esta tabla la clave principal es

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Vamos a crear los correspondientes formularios

Partiendo de la tabla Clientes crearemos el correspondiente formulario.

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De la pestaa HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS y de este Relaciones

Agregamos las cuatro tablas.

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Seguido del botn Cerrar.

Las vamos a mover de la siguiente forma:

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Activaremos la casilla Exigir integridad referencial seguido del botn Crear.

Esto lo repetiremos con el resto de relaciones.

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Vamos a cerrar la ventana de relaciones y guardaremos los cambios.

A lo que contestaremos que S.

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Cerramos la consulta y guardamos los cambios.

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