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Aula 5 09/09/2016

CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTO


EMPRESARIAL
Disciplina : Organizao, sistemas e mtodos

Prof. Jos Marcelo Palma


jmarcelo.palma@gmail.com

Agenda Aula 5
5.1 Gesto por processos
5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas

Prof. Jos Marcelo Palma

5.1 Gesto por processos


5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Mtodos Administrativos:
So os meios manuais, mecnicos ou eletrnicos pelos quais as operaes
administrativas individuais e/ou das unidades organizacionais so
executadas.
Os mtodos:
So correlacionados com a maneira pela qual o trabalho executado; os
processos, com o tipo de trabalho feito.

O sistema corresponde a um conjunto de processos correlacionados.

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5.1 Gesto por processos


5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Os gestores das empresas devem estar cientes de que a maior rapidez no
circuito das informaes, economias de mo de obra e de material, maior
exatido etc., so obtidas pela simplificao dos mtodos administrativos.

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5.1 Gesto por processos


5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Fluxograma:
Procura apresentar um processo passo a passo, ao por ao.
Tambm chamado de: Grfico de Procedimentos, Grfico de Processos,
Fluxo de Pessoas, Fluxo de documentos, carta de fluxo de processo, grfico
de sequencia, grfico de processamento.
Importncia tcnica da representao grfica, que permite esquematizar e
visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu
entendimento geral por todos os envolvidos.

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5.1 Gesto por processos


5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Fluxograma:

Por meio de fluxograma a OSM, pode representar os vrios fatores e as


variveis que ocorreram no sistema, os circuitos de informaes
correlacionados ao processo decisrio, bem como as unidades
organizacionais envolvidas no processo.

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5.1 Gesto por processos


5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Fluxograma:

a representao grfica que apresenta a sequncia de um trabalho de


forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades
organizacionais envolvidos no processo.
OBJETIVO:
O fluxograma tem, entre outros, os seguintes objetivos:

Padronizar a representao
administrativos;

Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos;

Facilitar a leitura e o entendimento das atividades realizadas;

Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes nos


sistemas e mtodos administrativos;

Maior flexibilidade;

Melhor grau de anlise.

grfica

dos

mtodos

procedimentos

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5.1 Gesto por processos


5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas

Fluxograma:

Evidenciar a sequencia de um trabalho;

Permite a visualizao dos movimentos ilgicos e a


disperso de recursos materiais e humanos;

Constitu o fundamento bsico de todo trabalho


racionalizado;

No basta fazer sua diviso, necessrio disp-lo no


tempo e no espao de maneira adequada.

o meio pelo qual o gestor,


consegue articular as diversas
etapas de uma rotina, depois da
imprescindvel
diviso
e
distribuio das tarefas.

Por meio de uma completa,


ordenada, detalhada e fidedigna
disposio de fatores pertinentes
ao funcionamento de uma
empresa.

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas

FLUXOGRAMA

AUXILIAM A DESCOBRIR OS
PONTOS QUE, REPRESENTANDO
FALHAS DE NATUREZAS DIVERSAS,
PODEM
RESPONDER
PELAS
DEFICINCIAS CONSTATADAS NA
EXECUO DOS TRABALHOS.

Um fluxograma pronto abrange grande nmero de


operaes, em um espao relativamente pequeno.

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Necessidade
de se
simplificar o
trabalhos:

NECESSRIO
APONTAR
OS
INSTRUMENTOS CAPAZES
DE
OBTER
A
TO
DESEJADA
ELIMINAO DO SUPRFLUO.

PROCURA-SE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE E DIMINUIR OS


CUSTOS, ELIMINAR OS MOVIMENTOS INTEIS, COMBINAR
TAREFAS AFINS, ENCURTAR OS PERCURSOS, MAS NO
SABEM COMO ALCANAR O RESULTADO.

Procura mostrar o modo pelo


qual as coisas so feitas, e no
o modo pelo qual o chefe diz
aos funcionrios que as faam;

Mostra a forma pelo


qual elas realmente
so realizadas.

UMA
FOTOGRAFIA
EXATA DA SITUAO
REAL EM FOCO.

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Vantagens do Fluxograma:
As vantagens podem ser resumidas em:
Apresentao real do funcionamento de todos os componentes de um
mtodo administrativo. Esse aspecto proporciona e facilita a anlise da
eficincia do sistema;
Possibilidade da apresentao de uma filosofia de administrao,
atuando, principalmente, como fator psicolgico;
Possibilidade de visualizao integrada de um mtodo administrativo,
o que facilita o exame dos vrios componentes do sistema e de suas
possveis repercusses, tanto positivas quanto negativas;
Outros mtodos apresentam um mecanismo de leitura mais lento e
menos claro, o que pode dificultar sua anlise;

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Vantagens do Fluxograma:
As vantagens podem ser resumidas em:
Propiciar o uso de convenes de simbologias, o que possibilita uma
leitura mais simples e lgica do processo, tanto por parte dos especialistas
em mtodos administrativos, quanto por seus usurios;
Propiciar os adequados levantamento e anlise de qualquer mtodo
administrativo, desde o mais simples ao menos complexo, desde o mais
especfico ao de maior abrangncia;
Possibilidade de identificao mais fcil e rpida dos pontos fortes e
fracos do mtodo administrativo;
Propiciar a atualizao e manuteno do mtodo administrativo de
maneira mais adequada, pela melhor clareza das alteraes introduzidas,
incluindo suas causas e efeitos.
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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Informaes bsicas de um Fluxograma:
As informaes bsicas, representadas em um fluxograma, podem ser
relacionadas aos aspectos apresentados a seguir:
Os tipos de operaes ou trmites que integram o circuito de
informaes;
O sentido de circulao ou fluxo de informaes;
As unidades organizacionais em que se realiza cada operao;
O volume de operaes efetuadas;
Os nveis hierrquicos que intervm nas operaes do mtodo
administrativo representado pelo fluxograma.

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Anlise pelo Fluxograma:
Antes de iniciar o estudo do fluxograma, o gestor deve certificar-se de que todas
as fases foram relacionadas, bem como saber, exatamente, o que cada uma
significa:
Quem deve executar a fase?
H algum mais
bem
qualificado para execut-la?
Seria
mais
lgico
ou
conveniente que outra pessoa
realizasse essa fase?

O que feito? Para


que serve essa fase?

Por que essa fase

necessria? Tem ela alguma


influncia no resultado da
rotina
analisada?
H
necessidade absoluta desta
fase?

COLOCAR
ORIGINAL
SOBRE O VIDRO

FECHAR A
TAMPA

Onde esta fase deve ser feita? Ser


que a mudana desta do local
desta fase em que essa fase est
sendo realizada no permitir
maior simplificao da rotina?

AJUSTAR
OPES

Quando essa fase deve ser


feita? A sequencia est
corretamente fixada?

APERTAR
COPIAR

REMOVER
CPIAS E
ORIGINAIS

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas

Simbologia
Tm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informao escrita
e/ou verbal componente de um sistema ou mtodo administrativo.
Existe uma tendncia para a padronizao dos smbolos convencionais que
representam elementos ou situaes comuns nas empresas.

OPERAO
MOVIMENTAO / TRANSPORTE
VERIFICAO / CONTROLE
ESPERA
ESTOQUE / ARQUIVO PROVISRIO
ARQUIVO DEFINITIVO

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Tipos de Fluxograma
Os principais tipos de fluxograma so:
Fluxograma vertical
Fluxograma parcial ou descritivo; e
Fluxograma global ou de coluna.

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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas

Tipos de Fluxograma
Fluxograma vertical
Destinado representao de rotinas simples em seu processamento
analtico numa unidade organizacional especfica da empresa.

Principais vantagens
Pode ser impresso como formulrio padronizado;
Rapidez de preenchimento;
Maior clareza de apresentao.
Facilidade de leitura por parte dos usurios.

Como obter melhorias


Pode obter melhorias que resultam na eliminao, combinao,
reclassificao, redistribuio e simplificao dos detalhes e grupos de
detalhes.
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5.1.1 - Estudo convencional de processos: Fluxogramas
Tipos de Fluxograma
Fluxograma vertical
Como obter melhorias:
Por que esse sistema necessrio? Pode-se eliminar o sistema, o
processo, os passos?
O que feito? Quais os passos? Esto todos eles includos?
Onde isto deve ser feito? feito na referncia correta? Pode ser
combinado ou simplificado, movendo-o para frente ou para trs?
Quem deve executar a tarefa? Quem manipula a pessoa indicada? Outra
pessoa pode execut-la melhor?
Como est sendo executada a tarefa? Pode ser executada com
equipamento diferente? Com procedimento diferente?
Quanto de volume de trabalho est envolvido? Pode ser reduzido? Precisa
ser aumentado?
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Ex. Atendimento Hospitalar

WIP

MDICO
CONSULTA

WIP
ENFERMAGEM
(triagem)

WIP

RECEPO

LIBERADO/
TRATAMENTO
EM CASA
MEDICAO
ENFERMAGEM
(coleta)

EXAME
DIAGNOSTICO
POR IMAGEM

MDICO
DIAGNSTICO

INTERNADO

EXAME
LABORATORIAL

Fonte: COLLETTE, DUTRA, GODINHO, LIMA, PALMA, PIAGGE, 2016

RECEPO
sada

BITO
Burocraci
a bito

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240

225

210

195

180

165

150

135

120

105

90

75

60

45

30

15

0
min

Triagem

Consulta
mdica
Retorno na consulta
mdica

Ficha
Coleta para exame laboratorial

Medicao

Finalizao do
atendimento

Trabalho
Esperas
Fonte: COLLETTE, DUTRA, GODINHO, LIMA, PALMA, PIAGGE, 2016

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4.2- Etapas do estudo para gesto de processos

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4.2- Etapas do estudo para gesto de processos

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Bibliografia
Bibliografia Bsica:
ARAUJO, Luis Cesar. Organizao, Sistemas e Mtodos. Vol. 1. So Paulo:Atlas,2008
_______________. Organizao, Sistemas e Mtodos. Vol. 2. So Paulo:Atlas,2008
OLIVEIRA,Djalma de P. Rebouas. Sistemas, organizao e mtodos: Uma abordagem Gerencial.
Atlas, 2009.
Bibliografia Complementar:
CARREIRA, Dorival. Organizao, sistemas e Mtodos. Saraiva, 2008.
SEIFFERT, Peter Quadros Costa, Joo Alpio da Silva. Estruturao organizacional. Atlas, 2007.
Bibliografia referncia:
BALLESTERO, Maria E.A. Organizao, Sistemas e Mtodos. So Paulo:McGraw-Hill, v.1, 1990
CHIAVENATO, Idalberto. Administrao: teoria, processo e prtica. So Paulo: Makron , 2000.
MAXIMIANO, Antonio Cesar A. Teoria Geral da Administrao: da escola cientfica competitividade
na economia globalizada. 6ed., So Paulo: Atlas, 2006.

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0BRIGADO
Marcelo Palma
jmarcelo.palma@gmail.com

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