Cdigo: RSA-PG-01

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

Rev.: 00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Fecha: 05-11-2009
Pgina 1 de 13

CONTENIDOS:
1.0

Objetivo

2.0

Alcance

3.0

Responsables

4.0

Referencias

5.0

Definiciones

6.0

Descripcin de la Actividad

7.0

Registros

8.0

Anexos

Control de Modificaciones
Nmero
Nmero Nmero
Descripcin de la
Modificacin Pgina Seccin
Modificacin

Nombre:

Cargo :

Elaborado por: Alberto Soriano

Encargado del SG

Revisado por:

Robert Seplveda

Gerente

Aprobado por:

Robert Seplveda

Gerente

Fecha

Fecha :

Firma Aprob

Firma:

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 2 de 13

1. OBJETIVO
Establecer el dispositivo para controlar y estructurar la documentacin del Sistema de
Gestin de RSA, para asegurar que est completa, actualizada y disponible para aquellos
que la soliciten, as como, de lo registros.
2. ALCANCE

Este procedimiento abarca la creacin, distribucin y archivo de toda la documentacin

del Sistema de Gestin de RSA.

3. RESPONSABILIDADES
El Encargado del SG es responsable de:

Elaborar toda la documentacin del sistema de gestin, procedimientos e instructivos

generados por el Sistema de Gestin.
Controlar la documentacin y datos relacionados con el Sistema de Gestin.
Realizar las modificaciones de los documentos.
Distribuir los documentos confeccionados y retirar copias anteriores si existiesen.
Eliminar los documentos obsoletos.
Archivar la documentacin.

El Gerente es responsable de:

Aprobar toda la documentacin del sistema de gestin, procedimientos e instructivos
generados por el Sistema de Gestin.
Usuarios de documentacin controlada son responsable de:

Los usuarios de la documentacin del Sistema de Gestin, deben mantener en buen

estado de uso la copia asignada.

No reproducir total ni parcialmente el documento entregado, ni transferir su control.

Devolver la copia del documento cuando le sea solicitada por la Administracin

Informar inmediatamente, en caso de prdida de la documentacin.

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 3 de 13

4. REFERENCIAS

Norma NCh 2909:2004. Sistema de Gestin- Requisitos gestin PYME.

5. DEFINICIONES

SG: Sistema de Gestin.

Documento Controlado: Documento sometido a un procedimiento de distribucin

controlado, de modo que asegura, que en los puntos de uso estar disponible la ltima
versin y que se han eliminado los documentos obsoletos.

Documento Obsoleto: Es aquel documento que no tiene validez, y que se mantiene

slo como referencia.

Procedimientos: Corresponde a un documento que describe quien es responsable del

proceso, cuando se ejecuta, quien lo ejecuta y explicita fundamentalmente la gestin
asociada.

Instructivos o instruccin de trabajo: Es un Documento que detalla como se

desarrolla una tarea o trabajo especfico y son elaborados cuando la ausencia de este
documento afecta la calidad. Una lista de chequeo o un diagrama de flujo puede
sustituir a un instructivo, cuando sea necesario.

Almacenamiento: Indicar el lugar fsico donde se mantienen los registros. Por

ejemplo: oficina Administrador, encargado de calidad, etc.

Registros: Toda aquella informacin suficiente y necesaria para demostrar la ejecucin

de una actividad establecida en el Sistema de Gestin de Calidad. Los registros se
generan por la implementacin de la documentacin del sistema y pueden estar en
papel o medios electrnicos.

Identificacin: Es el mtodo de ordenamiento de los registros. Por ejemplo: por fecha,

por cliente, correlativo, etc.

Mantencin: Es el perodo de tiempo durante el cual se mantendr el registro.

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 4 de 13

Disposicin: Es la accin que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su
perodo de mantencin. Por ejemplo: destruccin, archivo en otro lugar, etc. Tambin
se refiere a las personas que tienen acceso a los registros.

6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
6.1 ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO OFICIAL
6.1.1 Contenidos del documento
Los procedimientos o instructivos, que sean generados bajo el marco del Sistema de
Gestin, deben contener los temas presentados a continuacin:
OBJETIVO
En este punto se entrega una clara definicin del propsito de la documentacin de la
actividad establecida, indicando adems QUE? se pretende con el desarrollo de la misma.
ALCANCE
En este tem se describe brevemente DONDE Y A QUE? es aplicable la actividad descrita,
considerando las restricciones establecidas.
RESPONSABILIDADES
Hace referencia a todos los cargos involucrados en la actividad documentada, especificando
y definiendo claramente sus responsabilidades en cuanto a la misma.
REFERENCIAS
Mencionar toda la documentacin de referencia, que presenta un aporte al tema
desarrollado.
DEFINICIONES
Establecer en forma clara el sentido de aquellos trminos o palabras que se requieran para
comprender el texto.
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD.
En este tema se describe la actividad en s, de manera clara, breve y precisa, por medio de
una secuencia lgica y ordenada, ya sea grfica o escrita, de las acciones que se efectan
durante su desarrollo. La descripcin de la actividad define el CMO?, CON QU?,
CUANDO? y DNDE? se realiza la actividad, haciendo referencia a los cargos
involucrados en ello (para el caso de procedimientos). Los nombres de equipos, formularios
y documentos citados dentro de este punto deben realizarse sealando el nmero de la
referencia.

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 5 de 13

REGISTROS
Listas los registros y/o documentos que demuestran objetivamente que la actividad descrita
en el modo operativo ha sido realizada, por ejemplo: planillas, informes, actas, hojas de
ruta, rdenes de compra, etc.
ANEXOS
Los anexos deben incluir cualquier tipo de informacin que facilite la aplicacin y
comprensin del documento, como por ejemplo: Formularios, planillas, esquemas,
diagramas, tablas, organigramas, flujogramas, grficos, principios tericos, definiciones,
generalidades, o actividades menores realizadas durante el desarrollo de las actividades,
tales como la preparacin de soluciones en el caso de instructivos de anlisis.
6.1.2 Rotulacin de la Documentacin
Los documentos elaborados bajo la estructura de un procedimiento o instructivo debe llevar
un rtulo de identificacin en todas sus hojas, el cual contiene la siguiente informacin
relativa a su desarrollo y necesaria para su control:
Figura N 1
Diseo del Encabezado de pgina para la Documentacin del Sistema de Gestin
SISTEMA DE GESTIN NCh 2909
Logo

Cdigo
Rev.

TITULO

Fecha
Pg. 1 de n

6.1.3 Codificacin de Documentos Controlados.

El nmero del documento es nico, tiene una estructura alfanumrica formada por 4
grupos de dgitos y no sufre variaciones, desde su inicio hasta que el documento sea
emitido en su versin final.
Los documentos se codifican de la siguiente manera:
CDIGO: Corresponde a la identificacin o Referencia del documento debe escribirse en
el encabezado ubicado en recuadro junto al titulo y tiene la siguiente estructura:
RSA- X- Y- ZZ

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 6 de 13

Donde:
X:

6.1.4

Indica el tipo de documento, el cual puede ser:

MAN :

Manual del Sistema de Gestin

PG

Procedimiento de Gestin

Procedimiento Tcnico u Operativo

Instructivo

Registro

MA

Matriz

MP

Mapa de procesos

Y:

Indica el Correlativo de los procedimientos, los cuales comienzan

con el 01 hasta nn.

ZZ:

Nmero correlativo de documento, va desde el 01 al 999.

Portada

La portada es la primera pgina del documento y debe poseer la siguiente informacin:

Encabezado de pgina: de acuerdo a lo establecido en el presente documento (ver 6.1.2).
Contenido: En esta seccin se debe escribir el listado de los puntos tratados en el
procedimiento. ste debe estar escrito en Times Roman, tamao 10.
Control de Modificaciones: se debe escribir todo cambio realizado en el documento, vale
decir: n de modificacin, fecha, firma de quien aprob.
Figura N 2:
Diseo de la Hoja de Control de Modificaciones establecida para la Documentacin
del Sistema de Gestin
Control de Modificaciones
Nmero
Nmero Nmero
Descripcin de la
Fecha
Firma Aprob
Modificacin Pgina Seccin
Modificacin

Cdigo: RSA-PG-01

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

Rev.: 00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Fecha: 05-11-2009
Pgina 7 de 13

Realizado por, Revisado por, Aprobado por: Se debe escribir bajo el formato de la Hoja
de Control de Modificaciones. Debe incorporar: nombre y apellido de la persona que
REALIZ, REVIS Y APROB el documento y la fecha (mes y ao) en que fue
realizado, adems se debe registrar la firma de cada uno de ellos.
Tabla N 2:
Contenido a especificar en cuadro de aprobacin
Nombre:

Cargo :

Fecha :

Firma:

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
El formato del texto es Times Roman, negrilla, tamao 10, con alineacin a la izquierda.
6.1.5 Formato Del Texto
Las especificaciones de pgina y texto de los documentos generados bajo la estructura
definida en este procedimiento, son las siguientes:

Tamao de papel
Mrgenes
Interlineado
Tipo letra
Encabezado
Ttulo
Subttulo
Contenido

: Carta (21,59 cm. x 27,94 cm.)

: Izquierdo 3, Derecho 2, Superior 2,5 e Inferior 2,5.
:1
: Times Roman 11
: Times Roman 11
: Mayscula, Times Roman 11 Negrilla y subrayado.
: Times Roman 11, negrilla
: Times Roman tamao 11.

6.2 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN

El Encargado del SG, elabora y emite el documento de acuerdo a las pautas establecidas en
el punto 6.1 de este procedimiento.
La revisin del documento la realiza el responsable del proceso respectivo, firmando en el
recuadro Revisado por.
La aprobacin del documento la realiza el Gerente, firmando en el recuadro Aprobado
Por.

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 8 de 13

Nota 1: Las firmas de revisin y aprobacin, slo deben registrarse en la portada del
documento.
El Encargado del SG es responsable del control de la documentacin del Sistema de
Gestin, hace distribucin de la misma a travs del registro Distribucin y Retiro de
Documentos VER ANEXO 2, los usuarios deben firmar el registro de distribucin y retiro
de documentos, respaldando la recepcin del documento. Este registro debe quedar
archivado en la oficina del Encargado del SG.
El Encargado del SG mantiene en formato electrnico y fsico, un Listado maestro de
control de documentos VER ANEXO 1 que incluye toda la documentacin vigente
utilizada en el Sistema de Gestin, identificando su ubicacin. Tambin mantiene los
documentos originales en formato electrnico y emite las copias a distribuir las cuales
identifica con la impresin:

COPIA CONTROLADA
N ____
ASIGNADA A: __________
FECHA: _________

Luego, confecciona el registro Distribucin y Retiro de Documentos, y entrega las copias

a los usuarios, quienes firman el listado respaldando la recepcin del documento.
El responsable de modificar los documentos es el Encargado del SG y de aprobar los
documentos es el Gerente. La modificacin de documentos sigue el mismo mecanismo
indicado para su revisin, aprobacin y distribucin.
La modificacin de un documento genera una nueva revisin, la cual se identifica en el
recuadro con la sigla REV: en todas las pginas del documento. La identificacin del
cambio se registra en el registro Hoja de Control de Modificaciones, identificando la
revisin anterior, prrafo modificado y las modificaciones realizadas.
Los documentos son examinados una vez al ao. Los documentos obsoletos se mantienen
hasta una nueva versin de ellos.
No obstante, cuando el Gerente decide mantener los documentos obsoletos originales, se
deben identificar con la siguiente impresin en todas sus hojas:

OBSOLETO
FECHA: _____/_____/_____

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 9 de 13

Nota 2: Todas las impresiones antes sealadas pueden ser por medio de un timbre o por
medio de impresiones electrnicas.
6.3

DOCUMENTOS EXTERNOS

El Encargado del SG debe revisar constantemente que la documentacin externa utilizada

para el desarrollo de las actividades de planificacin y ejecucin de los procesos
interesados, sea la pertinente a las actividades realizadas. En el caso que se utilice. El
tratamiento de estos documentos seguir la misma forma del 6.2.
El Encargado del SG debe llevar un control de todos los documentos externos utilizados en
el rea, a travs del Listado Maestro de Documentos.
6.4 CONTROL DE REGISTROS
El control de registros se registra por medio de la Lista Maestra de Control de Registros,
emitido por el Encargado del SG, el cual debe detallar el nombre del registro,
identificacin, almacenamiento, tiempo de mantencin, acceso y disposicin del registro
(VER Anexo 1).
Se encuentran identificados los registros en la Lista Maestra de Control de Registros
(Anexo 1), para demostrar que las actividades establecidas en el Sistema de Gestin son
efectivamente realizadas. Los archivos, tanto en soporte papel como informtico, deben
reunir condiciones tales que se minimice la posibilidad de prdida o deterioro por
accidente.
Se debe velar que se cumplan los siguientes requisitos para toda persona que tenga uno o
ms registros del Sistema de Gestin bajo su responsabilidad:

Completo: incluir toda la informacin sealada en el registro

Vigente: Al da
Disponibles: Fcilmente accesibles a quien los necesite
Buen estado: Protegerlos, evitando dao de riesgo o deterioro
Retencin: Permanecer como respaldo durante el tiempo definido.

Los registros del Sistema de Gestin deben ser legibles, identificables y permitir la
trazabilidad del producto.
Para el aseguramiento de que se mantengan al da la informacin, cada vez que se genere
un nuevo registro por actualizacin, y se deba dejar copia de este, debe ser debidamente
identificado como OBSOLETO.
Los perodos de mantencin establecidos para los registros, se entienden como perodos
vencidos, segn se indica en el formato del Anexo N 1.

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 10 de 13

Los registros al momento de su almacenamiento son depositados en archivadores en la

oficina del Encargado del SG.
7

REGISTROS

Nombre del Registro

Cdigo del Registro
Responsable
Almacenamiento
Mantencin (tiempo de
retencin)
Disposicin

Listado Maestro
de Control de
Documentos
R-01
Digital

Distribucin y Retiro
de Documentos
R-02
Encargado del SG
Archivador

Lista Maestra
Control de Registros
R-03
Digital

1 ao
Eliminar los fsicos, respaldar los digitales

ANEXOS
Anexo 1: Listado Maestro Control de Documentos
Anexo 2: Distribucin y Retiro de Documentos
Anexo 3: Lista Maestra Control de Registros

Cdigo: RSA-PG-01

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

Rev.: 00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Fecha: 05-11-2009
Pgina 11 de 13

ANEXO N 1: LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Nombre del
documento

Cdigo

SISTEMA GESTIN NCh 2909

Cdigo

R-01

LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS

Versin

00

Versin

Ubicacin

Vigencia

Responsable

Tipo de
Documento

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 12 de 13

ANEXO 2: REGISTRO DE DISTRIBUCIN Y RETIRO DE DOCUMENTOS

SISTEMA GESTIN NCh 2909

Cdigo

R-02

DISTRIBUCIN Y RETIRO DE
DOCUMENTOS

Versin

00

Nombre de Asignatario:
Cargo:
nombre documento

cdigo

Recepcin asignatario
cant

firma

fecha

copia N

Se retira
copia N

SISTEMA DE GESTIN NCh 2909

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cdigo

Nombre

Cdigo: RSA-PG-01
Rev.: 00
Fecha: 05-11-2009
Pgina 13 de 13

SISTEMA GESTIN NCh 2909

Cdigo

R-03

LISTA MAESTRA DE CONTROL DE

REGISTROS

Versin

00

Almacenamiento

Responsable

Tiempo
de Retencin

Disposicin