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DIAGNOSTICA - Medicamentos
Identifica problemas en el suministro de
medicamentos

Manual de
Usuario

Autor: Carlos Gazzo

Julio, 2015

Esta herramienta fue elaborada por el proyecto USAID |Polticas en Salud en estrecha colaboracin con instituciones pblicas,
su desarrollo recibi la asistencia tcnica y financiera de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID),
a travs de Abt Associates Inc. USAID entrega la versin para Internet de esta herramienta a la Facultad de Medicina de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos para su uso y actualizacin, en el entendido que mejorar la pertinencia formativa de
los estudiantes de pre y post grado de ciencias de la salud.
Las opiniones, ideas y contenidos expresados en esta herramienta no necesariamente reflejan las de USAID o sus empleados.

DIAGNOSTICA - Medicamentos

Contenido
1.

Inicio de la herramienta ....................................................................................................... 4

2.

Mdulo de Parmetros de Inventario ................................................................................. 5

3.

Mdulo de Ingreso de Datos ................................................................................................ 7

4.

Mdulo de Evaluacin de Gestin ....................................................................................... 9

5.

Tablero de Gestin ............................................................................................................. 10

Indicador de Disponibilidad ................................................................................................... 11
Grfico Para medicamentos ............................................................................................... 13
Grfico por establecimiento de salud I .................................................................................. 13
Grfico General ................................................................................................................... 14
Grfico por Establecimiento de Salud II................................................................................. 15
Grfico Evaluacin de la Gestin ........................................................................................... 16
Recomendaciones................................................................................................................... 16

Ilustracin 1 Mensaje de Bienvenida .......................................................................................... 4

Ilustracin 2 Ruta crtica de la Herramienta ................................................................................ 5
Ilustracin 3 Parmetro de Inventario ......................................................................................... 5
Ilustracin 4 Ingreso de Informacin ........................................................................................... 6
Ilustracin 5 Mdulo de Parmetro de Inventario Terminado ................................................... 6
Ilustracin 6 Mdulo de Ingreso de Datos................................................................................... 7
Ilustracin 7 Mdulo SISMED ....................................................................................................... 7
Ilustracin 8 Consulta SISMED .................................................................................................... 8
Ilustracin 9 Ingreso Informacin mdulo SISMED ..................................................................... 8
Ilustracin 10 Cuestionario de gestin ........................................................................................ 9
Ilustracin 11 Advertencia Disponibilidad Crtica ..................................................................... 10
Ilustracin 12 Detalle Disponibilidad Crtica ............................................................................. 10
Ilustracin 13 Indicador de Disponibilidad ................................................................................ 11
Ilustracin 14 Tablero de gestin para el diagnstico del suministro de medicamentos ....... 12
Ilustracin 15 Grfico "Para medicamentos" ............................................................................ 13
Ilustracin 16 Detalle Baja Disponibilidad ................................................................................. 13
Ilustracin 17 Grfico por establecimiento de salud I............................................................... 14
Ilustracin 18 Grfico "General" ............................................................................................... 14
Ilustracin 19 Grfico para establecimientos de salud II .......................................................... 15
Ilustracin 20 Distribucin de Sobre y Sub Inventario .............................................................. 15
Ilustracin 21 Evaluacin de la gestin...................................................................................... 16
Ilustracin 22 Recomendaciones ............................................................................................... 16

DIAGNOSTICA - Medicamentos

La herramienta para evaluar el suministro de medicamentos ha sido desarrollada con criterios

simples, pero que permitan obtener resultados muy rpidos, tiles y ajustados a la realidad.
Tiene bsicamente tres partes, la primera donde se introduce informacin sobre disponibilidad
de medicamentos del mdulo del SISMED, la segunda donde se debe responder un breve
cuestionario sobre gestin (diez preguntas) en compaa de los responsables de farmacias en
los establecimientos de salud de la microrred, y la ltima donde se presentan los resultados y
sugerencias para iniciar procesos de mejora.
No requiere avanzados conocimientos de logstica, de gestin de procesos o de informtica. El
objetivo es informarle -de manera rpida y simple- al jefe de una microrred, sobre el estado
del suministro de medicamentos en el mbito bajo su responsabilidad.
La herramienta consta de dos archivos en formato Excel, DIAGNOSTICA_MEDICAMENTOS.xls
y fuente.xls. Para que la herramienta funcione correctamente, se debe crear en la unidad C:/
un directorio llamado DIAGNOSTICA (C:/DIAGNOSTICA) donde sern guardados los archivos
mencionados.

1. Inicio de la herramienta
La herramienta se inicia abriendo el archivo matriz.xls. En primer lugar se mostrar el mensaje
de bienvenida:
Ilustracin 1 Mensaje de Bienvenida

Pulse el cono de ACEPTAR, y aparecer en el mdulo de introduccin, donde hay un

flujograma que explica los pasos que se seguirn. En primer lugar hay que definir los
parmetros de inventario (1), luego se ingresa informacin sobre stocks (2), se responde el
cuestionario sobre gestin (3), para luego pasar al tablero de control (3) donde se mostrarn
los resultados de la evaluacin del suministro de medicamentos (3.1) y las propuestas de
mejora (3.2).

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Ilustracin 2 Ruta crtica de la Herramienta

2. Mdulo de Parmetros de Inventario

Para establecer los parmetros de inventario, pulse la figura (valo) que contiene dicha frase, y
presentar la siguiente pantalla:
Ilustracin 3 Parmetro de Inventario

Ingrese el nombre de la Red o Micro Red que se est evaluando. A continuacin debe colocar
el periodo (en das) en que las farmacias de los establecimientos de salud son reabastecidas
usualmente. Se debe colocar el periodo real, no el que podra estar formalmente comunicado
por la DIRESA o la Red.
Luego ingrese el tiempo que tarda trasladarse desde un Establecimiento de Salud (por
ejemplo, el ms lejano) hasta el punto de reposicin (ida y vuelta). Asuma que tiene que
recoger de emergencia un medicamento, Cunto tiempo demorar eso? Esa cifra es la que
debe colocar en la celda en rojo, a la derecha de Tiempo de traslado punto de reposicin. El

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siguiente paso es evaluar la certeza de cumplimiento del periodo de reposicin. Elija del
bloque a la derecha (1) la opcin ms representativa y seleccinela.

Ilustracin 4 Ingreso de Informacin

A continuacin, se aprecia un ejemplo de esta parte, correctamente llenada:

Como lo recomendable es trabajar esta herramienta en compaa de los responsables de

farmacias de la Micro red (o un grupo representativo), lo siguiente es colocar la capacidad de
almacenamiento en una farmacia promedio de la microrred. Se debe estimar en das de
consumo. Luego al lado derecho, bloque (2), se debe seleccionar la opcin ms representativa
en cuanto a Riesgo de Prdida o Deterioro de los medicamentos almacenados en los
establecimientos de salud de la microrred.
Finalmente pulse el cono de guardar. La pantalla deber quedar como el ejemplo:
Ilustracin 5 Mdulo de Parmetro de Inventario Terminado

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3. Mdulo de Ingreso de Datos

Para iniciar el ingreso de informacin sobre disponibilidad de medicamentos en los
establecimientos de salud de la microred, puse el botn verde (Ir ingreso de datos).
Aparecer una pantalla en blanco con dos botones, tal como se muestra:

Ilustracin 6 Mdulo de Ingreso de Datos

En esta etapa, para iniciar el ingreso de datos, cada responsable de farmacia en los
establecimientos de salud de la Micro red, tiene que haber bajado a una hoja de clculo
(Excel), la informacin contenida en la consulta de Gestin de Stocks del Mdulo del SISMED:
Ilustracin 7 Mdulo SISMED

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Ilustracin 8 Consulta SISMED

Tal como se muestra. Se deben considerar seis meses para el anlisis.

De esta consulta debe ser copiada directamente en una hoja Excel los campos: cdigo del
medicamento, nombre del medicamento y disponibilidad calculada en das de consumo (se
debe multiplicar por 30 el indicador que arroja la consulta SISMED mencionada, donde la
unidad es meses).
Luego volviendo a la herramienta de diagnstico del suministro de medicamentos se debe
presionar el botn verde Abrir Fuente.
Aparecer la siguiente advertencia:
Ilustracin 9 Ingreso Informacin mdulo SISMED

Se debe presionar el cono de Aceptar y aparecer un archivo donde cargar la informacin.

Cada pestaa tendr el nombre de establecimiento seguido del nmero de orden
correspondiente. En cada hoja de este archivo, tomando como referencia la celda A1, se
deber copiar la informacin sobre disponibilidad de medicamentos obtenida desde el mdulo
del SISMED, explicado lneas atrs. Es una hoja por cada establecimiento evaluado

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Seguidamente se vuelve a la herramienta de diagnstico y se presiona el cono rojo de

Procesar.

4. Mdulo de Evaluacin de Gestin

Como ya se mencion, este mdulo contiene diez preguntas simples, nueve de las cuales
deberan poder responderse, de manera conjunta con los responsables de las farmacias de los
establecimientos de salud de la microrred, en no ms de 10 minutos. Se recomienda el
momento para tener una dialogo y tomar mayor conocimiento de cmo se maneja el
suministro de medicamentos en la micro red. La pregunta restante requiere visitar algn
establecimiento de salud representativo y hacer un muestreo estadstico.
Ilustracin 10 Cuestionario de gestin

Acabado el cuestionario, se recomienda guardar el avance (botn amarillo) y luego el de

procesar (botn plomo).

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5. Tablero de Gestin
Una vez completada toda la informacin requerida y resuelto el cuestionario de gestin,
aparecer en la pantalla el tablero de gestin, tal como se muestra en la ilustracin #.
Ilustracin 11 Advertencia
Disponibilidad Crtica

Hay que hacer la salvedad que en caso los resultados encuentren serios problemas en la
disponibilidad de medicamentos, aparecer la siguiente advertencia:

Al pulsar el cono ver se mostrar un mayor detalle:

Ilustracin 12 Detalle Disponibilidad Crtica

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Para cada establecimiento de salud, se presentar el cdigo de los medicamentos

comprometidos y la solucin propuesta. Luego de pulsar ACEPTAR, regresar al Tablero de
Gestin.
En este tablero se presentan grficamente 6 indicadores que permitirn al responsable de la
microred conocer la situacin del suministro de medicamentos en el mbito bajo su
responsabilidad.
Ilustracin 13 Indicador
de Disponibilidad

Indicador de Disponibilidad; Se refiere al inventario de

medicamentos en las farmacias de los establecimientos de salud,
medido en das de consumo. El primer paso en la utilizacin de esta
herramienta fue la definicin de los parmetros del inventario, de
acuerdo a caractersticas propias de la microrred (periodo de
reposicin, distancia al punto de almacenamiento, calidad y
seguridad de la infraestructura). Sobre esa base, la herramienta
estableci un nivel de disponibilidad promedio. El indicador, de
una manera grfica, muestra que tan cerca se encuentra la
microrred de este objetivo.

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Ilustracin 14 Tablero de gestin para el diagnstico del suministro de medicamentos

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Grfico Para medicamentos; Utilizando medidas de dispersin, representa la ubicacin

de cada medicamento en relacin a los
parmetros previamente establecidos. Permite
apreciar si se distribuyen dentro de los
niveles mnimos y mximos, esto es, que tan
dispersos se encuentran en torno al
intervalo
eficiente
establecido.
Adicionalmente indica la tendencia que hay
en esta distribucin: hacia el sub inventario
(la mayora de los medicamentos tienen una
disponibilidad por debajo de la media
establecida) o sobre inventario (a mayora
de los medicamentos tienen una
disponibilidad por encima de la media
establecida). En el primer caso el riesgo de desabastecimiento es mayor, en el segundo el
riesgo de prdida o deterioro de los medicamentos es mayor.
Ilustracin 15 Grfico "Para medicamentos"

Si se desea mayor detalle, se puede pulsar (dar click con el botn izquierdo del mouse) sobre el
Ilustracin 16 Detalle Baja Disponibilidad

mismo grfico, con lo que se obtendr lo siguiente:

Grfico por establecimiento de salud I; Expresa grficamente los establecimientos de

salud que tienen algn problema de sub y sobre inventario. Adicionalmente seala si alguno de
estos enfrente un problema crtico de desabastecimiento, indicando adems si es factible
redistribuir medicamentos en la microrred, para neutralizar temporalmente esta situacin.

Ilustracin 17 Grfico por establecimiento de salud I

Grfico General; considerando tres dimensiones, evala el estado general del suministro
de medicamentos en la microred. Utiliza medidas de tendencia central (promedio), asimetra
(diferencia respecto al promedio) y curtosis (concentracin cerca o lejos de la media).
Ilustracin 18 Grfico "General"

Desde la perspectiva de los medicamentos, este indicador le muestra al gestor alguna posible
debilidad o fortaleza, que pudiera estar afectando a la microred. Como se mencion lneas
arriba, se conocer como estn distribuidos los medicamentos en todos los establecimientos
de salud (por ejemplo: uniformemente alrededor del promedio, que adems se encuentra
dentro de los lmites establecidos al momento de fijar los parmetros de inventarios),
generando indicios sobre la orientacin de posibles medidas correctoras.
Desde la perspectiva de los Establecimientos de salud, muestra cmo estn distribuidos los
promedios de inventarios, en cada uno de estos. Puede ser el caso, que el promedio se
encuentre dentro de los parmetros fijados, sin embargo existe una peligrosa concentracin
hacia el sub inventario, que podra ser evidencia que pocos EE.SS. tienen exceso de inventario
(muy elevado) y varios tienen poco inventario.
Desde la perspectiva de mbito, se refiera ms a la gestin integral de la microred. En
condiciones normales, si desde el lado de la distribucin (estadstica) de medicamentos y de
los Establecimientos de Salud, los resultados son adecuados, este indicador debe ir en el

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mismo sentido. Sin embargo, muchas veces estos tres indicadores no se encuentran alineados,
por lo que conocer los resultados desde diferentes dimensiones facilitar un mayor
entendimiento del origen de una situacin no deseada.

Grfico por Establecimiento de Salud II; Nuevamente utilizando medidas de dispersin

sobre los inventarios, representa la ubicacin del que administra cada establecimiento de
salud en relacin a los parmetros previamente establecidos. Permite apreciar si se distribuyen
dentro de los niveles mnimos y mximos, esto es, que tan dispersos se encuentran en torno al
intervalo eficiente establecido. Adicionalmente seala si la tendencia que hay en esta
distribucin es hacia el sub inventario (la mayora de los establecimiento de salud en la
microred tienen una disponibilidad por debajo de la media establecida) o sobre inventario (a
mayora de los establecimiento de salud tienen una disponibilidad por encima de la media
establecida).

Ilustracin 19 Grfico para establecimientos de salud II

Si se desea mayor detalle, se puede pulsar (dar click con el botn izquierdo del mouse) sobre el
mismo grfico, con lo que se obtendr lo siguiente:
Ilustracin 20 Distribucin de Sobre y Sub Inventario

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Grfico Evaluacin de la Gestin; es la cuantificacin de la encuesta sobre gestin

presentada en esta herramienta. Los indicadores mostrados anteriormente eran resultado del
anlisis estadstico de la informacin contenida en el mdulo del SISMED. Ahora tenemos una
evaluacin cualitativa que debera estar razonablemente correlacionado, y ser causa, de los
otros resultados.
Ilustracin 21 Evaluacin
de la gestin

Recomendaciones; Finalmente presionando el botn rojo, propuestas de mejora, el

gestor recibir una serie de consejos o recomendaciones sobre medidas que podran tomarse
para mejorar el abastecimiento de medicamentos en su micro red.

Ilustracin 22 Recomendaciones

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Han sido divididas en dos categoras, decisiones que corresponden a la microred y decisiones
en el mbito de la Red o la Unidad Ejecutora. Las primeras implican medidas que pueden ser
implementadas tan pronto el jefe de la microred lo disponga, las segundas requieren de un
proceso de negociacin y probablemente ms tiempo.
Complementando a las dos categoras mencionadas, las medidas recomendadas se clasifican
de tres maneras: Sugerencia crtica (fondo rojo), que como su nombre lo sugiere debe ser
considerada a la brevedad posible; Propuesta de mejora (fondo amarillo), que seala que si
bien no existe alguna situacin que amerite una intervencin urgente, si hay posibilidades de
mejorar el abastecimiento de medicamentos en la microred; Conformidad (fondo verde), que
bsicamente refuerza positivamente la manera como se viene gestionando algn aspecto del
abastecimiento de medicamentos en la micro red.
Finalmente, con fondo blanco hay una sugerencia sobre las posibilidades de mejorar la
disponibilidad de medicamentos en la microrred redistribuyndolos entre los diversos
establecimientos de salud que la componen.

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