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Revista Cdice Vol.
4 N 2: 75-86 / Julio - diciembre de 2008
Modelo de un sistema de flujos de trabajo para la

automatizacin y gestin electrnica del proceso
de investigacin y generacin del conocimiento
de la Facultad de Sistemas de Informacin y
Documentacin de la Universidad de La Salle
Ana Mara Rendn Veloza* / Alba Fabiola Rincn Herrera**
RESUMEN
Los sistemas de flujos de trabajo se estn convirtiendo en una herramienta tecnolgica que permite automatizar y gestionar los documentos que se generan
electrnicamente permitiendo desarrollar soluciones
en los sistemas de informacin, otorgando beneficios
de Extensin y Proyeccin Social) que se realizan
y ventajas en el mejoramiento de control de procesos
dentro de la Facultad.
y actividades, ahorro de tiempo e incremento de la

productividad, mejor atencin y servicio al cliente,
Para la elaboracin del Modelo de Flujos de Trabajo
optimizacin de la circulacin de la informacin; de
fue necesario realizar una propuesta de Manual de
tal forma que se logre sacar el mayor provecho en la
Procesos y Procedimientos de la Facultad y modelar
difusin, almacenamiento y recuperacin del patri-
la herramienta tecnolgica KNOWLEWDGE TREE,
monio intelectual.
la cual permite la creacin de repositorio y flujos

de trabajo de documentos con auditoria y control
La elaboracin del modelo de sistema de flujos de
de versiones, el manejo de metadatos, la bsqueda
trabajo para la automatizacin y gestin electrnica
dentro del contenido de los documentos con tecno-
del proceso de investigacin y de generacin del co-
loga de texto completo, el acceso a la informacin
nocimiento de la Facultad de Sistemas de Informa-
de forma eficiente y la conectividad e integracin, al
cin y Documentacin de la Universidad de La Salle,
acceder en forma local o remota.
parti del anlisis de necesidades, deseos, expectativas y demandas de los procesos de la Facultad con el
Palabras clave: flujos de trabajo, automatizacin,
propsito de generar un arquetipo que sirviera como
gestin electrnica, Facultad de Sistemas de Infor-
pauta a seguir para el modelamiento de los otros pro-
macin y Documentacin, manual de procesos y
cesos (Proceso de Formacin Acadmica y Proceso
procedimientos.
Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de La Universidad de la Salle.

Correo electrnico: amariarendon@gmail.com
** Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de La Universidad de la Salle.
Correo electrnico: alfarinher@hotmail.com
Fecha de recepcin: 27 de mayo de 2008
Fecha de aprobacin: 19 de julio de 2008
75
Revista Cdice Vol. 4 N 2 / Julio - diciembre de 2008
MODEL
OF A WORKFLOW SYSTEM
FOR AUTOMATION ELECTRONIC

MANAGEMENT OF RESEARCH PROCESS
AND KNOWLEDGE GENERATION IN
THE FACULTY OF INFORMATION AND
DOCUMENTATION SYSTEMS AT LASALLE
UNIVERSITY
ABSTRACT
The workflow systems are becoming a technological
processes (Academic Formation Process and Exten-
tool that provides the possibility to automate and to
sion and Social Projection Process) that are develo-
manage electronically generated documents. It allows
ped in the Faculty.
the development of solutions in the information systems, granting benefits and advantages in the impro-
For the elaboration of the Workflow Model, it was
vement of control process and activities, saving time
necessary to make a proposal of a Manual of Processes
and productivity increase, a better attention and cus-
and Procedures of the Faculty, as well as modelling
tomer service, optimizing the information spreading.
the technological tool KNOWLEDGE TREE, which
All of it is done in such a way that it is possible to
allows the creation of a repository and workflows
take the highest advantage in the spreading, storage
of documents with audit and control of versions,
and recovery of the intellectual patrimony.
metadata management, search inside the content

of the documents with technology of complete text,
The elaboration of the model of a workflow system
access to the information in an efficient way and
for the automation and electronic management of the
the connectivity and integration in local or remote
research process and knowledge generation in the
accessing.
Faculty of Information and Documentation Systems

at La Salle University started with the analysis of
Key words (4-6): workflow, automation, electronic
needs, desires, expectations and demands of the Fa-
management,
culty processes in order to generate an archetype to
Documentation Systems, manual of processes and
be used as a guideline for the modelling of the other
procedures.
76 / Ana Mara Rendn Veloza / Alba Fabiola Rincn Herrera
Faculty
of
Information
and
INTRODUCCIN
en el diseo del modelo de flujos de trabajo, que ser
Las tendencias sociales y polticas, las transformacio-
tiempo real, la administracin eficiente y efectiva de
nes econmicas, el avance de los procesos cientfi-
su informacin y control de sus procesos.
la herramienta que facilite de manera integral y, en
cos, tecnolgicos y la dinmica de la sociedad frente
OBJETIVO
al cambio milenario, presupone que las institucio-
GENERAL
nes con una amplia visin de futuro, reconozcan el

valor de la informacin, de su aporte al desarrollo,
Elaborar un modelo de sistema de flujos de traba-
imprescindibles para la toma de decisiones basadas
jo para la automatizacin y gestin electrnica del
en antecedentes, herramientas indispensables para
proceso de investigacin y de generacin del conoci-
la gestin administrativa, fuentes de consulta e in-
miento de la Facultad de Sistemas de Informacin y
vestigacin cientfica, perpetuadores de hechos y
Documentacin de la Universidad de La Salle.
aconteceres que documentan a las personas, a sus

derechos, los procesos y a las instituciones.
OBJETIVOS
ESPECFICOS
La Facultad de Sistemas de Informacin y Docu-
Identificar las necesidades en el entorno del proce-
mentacin con el objetivo de gestionar, conservar y
so investigativo y generacin del conocimiento de
difundir el patrimonio intelectual bajo una estruc-
la Facultad para identificar las expectativas, deseos
tura normalizada que garantice la gestin, almace-
y demandas frente a la gestin de informacin.
namiento y difusin de informacin y con el inters

de estar a la vanguardia en la gestin electrnica do-
Modelar y/o documentar los procesos y procedi-
cumental, decide apoyar esta primera iniciativa de
mientos desarrollados en la Facultad, enfatizando
creacin de un modelo de un sistema de flujos de
en el investigativo y generacin del conocimien-
trabajo para la automatizacin y gestin electrnica
to, los cuales quedarn consignados en una pro-
del proceso de investigacin y generacin del cono-
puesta de Manual, el cual sirva como recurso de
cimiento, iniciativa que se convierte en referente
informacin para el planteamiento del modelo de
para la gestin de procesos y de informacin de las
flujos de trabajo y repositorio institucional.
dems reas de la Facultad. Se reconoce el proceso

investigativo como estratgico en la Facultad y uno
Disear el proceso de investigacin y generacin
de los pilares fundamentales de la Universidad, ya
del conocimiento en una herramienta tecnolgi-
que apoya la bsqueda, transmisin y desarrollo del
ca que permita la administracin de documentos,
saber humano, cientfico y tecnolgico, razn por la
configuracin y administracin de usuarios, mo-
cual se presenta como resultado tangible del presen-
delar flujos de trabajo y que sirva como reposito-
te trabajo de grado.
rio de informacin.
Para el desarrollo de ste proyecto se ha de tener en
DEFINICIN
cuenta la cultura de la facultad, hacer un estudio y
DE AUTOMATIZACIN Y
GESTIN ELECTRNICA DOCUMENTAL
aproximacin del proceso investigativo y su interrelacin con las diferentes reas de la Facultad, anali-
Dentro del ciclo vital documental la automatizacin
zar las distintas soluciones tecnolgicas y que todos
se crea desde la captura/creacin del documento,
estos conceptos estn alineados con la estrategia ins-
pasando por revisin, etc., hasta su disposicin fi-
titucional, ya que lo anterior ser la materia prima
nal, mediante la gestin de los procesos y tareas de
Modelo de un sistema de flujos de trabajo para la automatizacin y gestin electrnica del proceso de investigacion y generacion del conocimiento
de la Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin de la Universidad de La Salle / 77
REPOSITORIOS
negocio en los cuales est implicado con tecnologa

de flujos de trabajo; lo cual permite la agrupacin
lgica de documentos afines por diferentes caractersticas en un nico documento compuesto electrnico (expedientes) para diferentes fines: distribucin
por correo electrnico, publicacin en portales corporativos, servicios de alerta, DSI, etc., conservando
cada tem sus caractersticas de integridad y ciclo
de vida dentro del sistema (Garca, 1999) y la gestin electrnica de documentos es entendida como
un proceso documental integral, el cual controla la
produccin, circulacin, almacenamiento y recuperacin de cualquier tipo de informacin, todo tipo
de datos, documentos, conocimiento y habilidades
existentes en la organizacin (Garca, 1999) en la
que se aplica, gracias a herramientas informticas
Segn los creadores del Manual LEADIRS II: Como

crear un Repositorio Institucional, definen repositorio como una base de datos compuesta de un grupo
de servicios destinados a capturar, almacenar, ordenar, preservar y redistribuir la documentacin en
formato digital
Componentes esenciales de un repositorio: Interfaz
para aadir contenido al sistema, Interfaz para buscar/ comprobar/ recuperar contenido, Base de datos
para almacenar contenido e Interfaz administrativa
para apoyar la gestin de las colecciones y las actuaciones de conservacin.
que ayudan a mejorar notablemente los flujos de in-
BENEFICIOS
formacin y la gestin de sta que se produce dentro

de una organizacin.
BENEFICIOS
DIGITALES
DE LOS REPOSITORIOS
Reconocimiento como socio real en la investigacin.
DE LA GESTIN ELECTRNICA
Beneficios estratgicos: son aquellos que tienen

que ver con la labor cotidiana de produccin (mejora en los tiempos de produccin, incremento de
la ventaja competitiva de la organizacin, satisfaccin del personal, etc.)
Beneficios financieros: inciden directamente en
la reduccin de costes y aumentan la produccin
laboral (ahorro en espacio fsico y equipamiento
para el almacenamiento de documentos, reduccin de costes salariales, administrativos y de los
derivados del uso del papel, etc.)
Beneficios tcnicos: relacionados con la mejora
en los aspectos y procesos tecnolgicos que se
dan dentro de la organizacin (acceso centralizado y consulta distribuida, rpida localizacin de
los documentos por mltiples claves de acceso,
establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines, mejores niveles de seguridad en
el acceso a los documentos e informacin que se
transmite o intercambia rpidamente, etc.).
Preservacin de los resultados de la investigacin.

Construccin de una coleccin digital propia.
Preservacin de la produccin digital de la institucin, facilitando el acceso.
SISTEMA
DE FLUJOS DE TRABAJO
Un sistema de flujo de trabajo se conoce como la

sistematizacin de un proceso del negocio que describe y automatiza las transacciones del negocio o
secuencias de actividades, donde los documentos,
la informacin y las tareas son pasadas de un participante a otro de acuerdo a un conjunto de reglas
procedimentales (Gonzlez, 2006).
Esta tecnologa est siendo utilizada como herramienta de control-coordinacin porque su objetivo
es automatizar la secuencia o flujo de actividades
que forman un proceso, distribuyndolas junto con
los recursos necesarios hasta los usuarios y, todo
ello, sobre la base de un conjunto establecido de re-
conocimiento de los mismos, lo que a su vez con-
glas que dictan el procedimiento a seguir.
duce a obtener una mejor calidad de estos.

Control de los Procesos: utilizando los flujos de
A la hora de abordar la automatizacin de un proceso
trabajo es posible monitorear el estado actual de
mediante esta tecnologa, se debe considerar previa-
las tareas as como tambin observar como evolu-
mente el flujograma del proceso, que se compone de
cionan. Permite ver cules son las tareas o deci-
tres dimensiones o aspectos, cuya dinmica permite
siones que estn requiriendo de tiempo no plani-
conocer su esquema de funcionamiento:
ficado y se tornan en tareas o decisiones crticas.

Asignacin de tareas: se realiza mediante la defi-
El proceso qu se va a desarrollar, teniendo en
nicin de roles dentro de la empresa, eliminando
cuenta las actividades, las cuales constituyen la
la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por
unidad mnima de trabajo, aunque tambin pue-
caso.
de descomponerse a su vez en tareas especficas
Recursos disponibles: se asegura que los recursos
que complementadas en conjunto, dan lugar a su
de informacin (aplicaciones y datos) van a estar
consecucin.
disponibles para cuando se requieran.
La organizacin o quin desarrollar las actividades; hace referencia al personal que participar
CICLO
DE VIDA DE LOS FLUJOS DE TRABAJO
en la ejecucin de actividades; lo anterior facilita

la definicin de quin ha de realizar las activida-
Se compone de cuatro fases en torno al proceso: an-
des del proceso. Pueden aplicarse adems la fun-
lisis, desarrollo, ejecucin y administracin.
cin de roles para hacer ms flexible tanto esta

tarea especfica, como el desarrollo del proceso.
1. Fase de anlisis: es el anlisis de la situacin de
La infraestructura tecnolgica o cual de los recur-
la organizacin, se toma modelos de procesos con
sos ser utilizado; esto permite ofrecer informa-
el objetivo de identificar en los procesos sus com-
cin sobre los recursos informticos que servirn

de soporte a los participantes en su trabajo.
ponentes y sus comportamientos.

2. Fase de desarrollo: una vez se conoce la situacin,
componentes y comportamientos de los procesos
Siguiendo este enfoque, lo que se tratara de hacer
se procede a definir flujogramas de los procesos
es asociar un flujo de trabajo o modelo de proceso a
que se van a automatizar, estructurando las activi-
cada tipo de expediente o documento, con un prin-
dades y subprocesos en orden de sucesin.
cipio y un final, entre los cuales habr una serie de
3. Fase de ejecucin: tiene como fin la participacin
actividades conectadas mediante flujos que podrn
del personal que interviene en las actividades del
incluir condiciones de control. Cada actividad se
proceso, el cual debe seguir el orden de ejecu-
asignar a un sujeto (usuario, rol, o grupo de usua-
cin, respondiendo por las actividades que se le
rios) y podr tener un plazo establecido, una dura-
han asignado hasta la finalizacin del proceso.
cin estimada y una tarea (aplicacin informtica si
4. Fase de administracin: es velar por el correcto
se ha automatizado) para desarrollarla.
funcionamiento durante la fase de ejecucin, en

esta fase es necesario definir los datos de los roles,
BENEFICIOS
DE FLUJOS DE TRABAJOS
actividades y recursos implicados en el proceso.
Reduccin de costos de una empresa: la estandarizacin de los procesos lleva a tener un mayor
RESULTADOS
y de desarrollo del pensamiento, buscando soluciones
Dentro de los resultados obtenidos del trabajo de in-
tos de la Gestin de los Proyectos de Investigacin y
vestigacin se encuentran:
Propuesta Manual de Procesos
Diseo e implementacin del modelo de flujos de
trabajo a partir del proceso de investigacin y generacin del conocimiento.
Gua de configuracin del sistema de administra-
que coadyuven al mejoramiento en los procedimienlas Formas Organizativas de la Investigacin.
DISEO
E IMPLEMENTACIN DEL
MODELO DE FLUJOS DE TRABAJO
A PARTIR DEL PROCESO DE
INVESTIGACIN Y GENERACIN DEL
CONOCIMIENTO
cin de documentos (Knowledge Tree)
PROPUESTA
SELECCIN
DEL PROCESO
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Formacin Acadmica. A travs de estos

procesos la Universidad y como tal la Facultad define estrategias de los procesos pedaggicos, de enseanza y de aprendizaje en busca del desarrollo de
En caso de la Facultad de Sistemas de Informacin y

Documentacin se seleccion el proceso Investigacin y Generacin del Conocimiento; toda vez que
los procedimientos inmersos en l cumplen con las
siguientes especificaciones:
una capacidad de pensamiento autnomo y creativo, fundamentado en los componentes tecnolgico,

cientfico, tcnico, humanstico y filosfico.
En este se incluyen los procedimientos relacionados
con los estudiantes, profesores, programas acadmi-
En el procedimiento slo intervienen personas de

la Facultad, es decir no depende de otras reas
para su desarrollo.
En el desarrollo del procedimiento intervienen
pocas personas.
cos y bibliogrficos.
El procedimiento y los tiempos estn normados
Proceso de Extensin y Proyeccin Social. Define
El proceso investigativo y de generacin del co-
proyectos que impactan y contribuyen al mejoramiento de la sociedad. A travs de este proceso se

busca la interaccin con la sociedad en la bsqueda
de alternativas de solucin a sus problemas, incluyendo procedimientos para la ejecucin de programas de proyeccin social y el apoyo a los programas
por la Universidad.
nocimiento como estratgico debido a que es uno
de los pilares fundamentales de la Universidad,
ya que apoya la bsqueda, transmisin y desarrollo del saber humano, cientfico y tecnolgico.
A la luz de las necesidades de la Coordinacin de In-
de extensin que ofrece la Universidad,
vestigacin y Generacin del Conocimiento, se logr
Proceso de Investigacin y Generacin del Conoci-
cuanto a: el mejoramiento en el impacto de los trabajos
miento. El objeto principal de sta rea est orientado

a la produccin y difusin de conocimientos, con fundamentos de contribuir a los procesos de construccin
identificar plenamente las necesidades de la misma, en

investigativos, formacin a los estudiantes de primeros
semestres en los procesos de investigacin, creacin de
polticas para el rea, mayor seguimiento a los anteproyectos y los proyectos de investigacin formativa.
CUADRO 1. CATEGORIZACIN
DE PROCESOS, SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA
INFORMACIN
FACULTAD
DE
SISTEMAS
DE
DOCUMENTACIN.
PROCESO: Formacin Acadmica

SUBPROCESO
1. Gestin de Programas
Acadmicos
MANUAL
Gestin de Programas
Acadmicos
Matrcula Acadmica
Registros Academicos
2. Gestin de Actividades
Acadmicas
Ingreso y Segumiento de
Docentes
Gestin material
bibliogrfico
Apoyo a Estudiantes
PROCEDIMIENTOS
Diseo de currculo
Actualizacin de programas acadmicos (Aprobado USL)
Autoevaluacin Acreditacin de Programas Acadmicos
Seleccin de estudiantes
Induccin para estudiantes de I semestre (Aprobado ULS)
Programacin de horarios (Aprobado por ULS)
Reintegro para actualizacin (Aprobado ULS)
Reintegro para continuar plan de estudios (Aprobado ULS)
Registro de notas (Aprobado ULS)
Seleccin de docentes (Aprobado ULS)
Evaluacin de docentes (Aprobado ULS)
Capacitacin de docentes
Elaboracin de Syllabus
Creacin de Asignaturas Virtuales
Seleccin de material bibliogrfico (Aprobado ULS)
Intercambio de estudiantes
Transferencia y homologacin de estudiantes
PROCESO: Extensin y Proyeccin Social

SUBPROCESO
MANUAL
PROCEDIMIENTOS
Establecimiento de las Prctica de Grado para los estudiantes de
dcimo semestre
1. Proyeccin Social
Apoyo a programas de
extensin
Publicaciones
Establecimiento de programas de capacitacin y actualizacin, a travs

de los posgrados y los cursos de extensin
Organizacin de eventos acadmicos complementarios (Aprobado
ULS)
Elaboracin del Boletn Virtual INFOSID
Publicacin de la Revista Cdice
PROCESO: Investigacin y Generacin de Conocimiento

SUBPROCESO
MANUAL
1. Creacin de Formas
Organizativas de
Investigacin
Grupo de Investigacin
PROCEDIMIENTOS
Creacin de grupos o semilleros de investigacin
Programacin y realizacin del encuentro anual de investigacin
Convocatoria,
Presentacin y aprobacion de los anteproyectos de los estudiantes ante
2. Gestin de Proyectos de Presentacin, Evaluacin y el Comit de Investigacin de la Facultad (Aprobado ULS)
Investigacin
Seleccin de Proyectos de Otorgamiento de la calidad de meritorio o laureado a un trabajo
Investigacin
de grados (Aprobado ULS)
DISEO
DEL SISTEMA DE FLUJOS DE TRABAJO
El sistema que se utiliz para el diseo de flujos de

trabajo fue Knowledge Tree (KT), el cual es comple-
La finalidad de esta fase es disear el sistema de
tamente compatible con el servidor. Por tanto, es im-
flujos de trabajo adecuado para la automatizacin y
portante mencionar que no se realiz seleccin ni eva-
gestin electrnica del proceso investigativo y gene-
luacin de otros sistemas, ya que se pretenda hacer
racin del conocimiento, previendo las necesidades,
uso de las herramientas y recursos dispuestos por la
deseos, expectativas y demandas.
Facultad y, por otra parte, evitar entorpecer el correcto

funcionamiento de otras herramientas y aplicaciones
que se encuentran disponibles en el servidor.
Knowledge Tree (KT) se define como Sistema de Ges-
tes donde se encuentran las tipologas documen-
tin de Documentos comercial de cdigo abierto bajo
tales correspondientes dentro de las mismas.
plataforma web. Knowledge Tree (KT) por lo tanto
Creacin de tipos documentales. Se crearon los
posee la facultad de pasar de un sistema no contro-
tipos documentales que se generan en la ejecu-
lado, ni auditado de carpetas compartidas a un am-
cin del proceso. Igualmente se establecen las
biente que estimula compartir conocimiento.
pautas de normalizacin en la denominacin de

los documentos que se gestionan con el sistema.
CARACTERSTICAS DEL SISTEMA

KNOWLEDGE TREE
Crear repositorio central de documentos con au-
GUA DE CONFIGURACIN DEL

SISTEMAS DE ADMINISTRACIN
(KNOWLEDGE TREE)
ditoria y control de versiones.

Gestionar metadatos.
Para la configuracin del entorno del trabajo es ne-
Crear flujos de trabajo.
cesario planificar acciones de formacin que per-
Bsqueda dentro del contenido de los documen-
mitan llevar a cabo cada una de las fases de desa-
tos con tecnologa de texto completo.

Modelar grupos y roles, e integrar con directorios
rrollo del proyecto; por esta razn se realiz la Gua

de Configuracin del Sistema de Administracin de
Documentos, la cual contiene la metodologa que se
de servidor.
Controlar procedimientos
emple para la construccin del flujo de trabajo del
Disear de forma grfica y electrnica la secuen-
proceso investigativo y generacin del conocimiento,
cia de actividades que componen los procedi-
as como la creacin del repositorio de la Facultad.
mientos.
Actualizar automticamente el proceso.
La gua metodolgica permite:
Acceder a la informacin de forma eficiente.
Almacenar
Conectividad e integracin, al acceder en forma
los
documentos
los
tipos
documentales que se almacenarn en las carpetas

del repositorio.
local o remota.
Crear metadatos para cada tipo documental.
DESARROLLO
Y DOCUMENTACIN
KNOWLEDGE TREE
Crear grupos que tendrn acceso a las carpetas y

usuarios asociados a uno o ms grupos.
Crear flujos de trabajo para los tipos documen-
Para el modelamiento de la herramienta fue necesario:
tales de tal forma que permita controlar el documento en cada etapa del ciclo de vida.
Creacin del Repositorio, se estructur de acuerdo a las series, subseries y tipologas documenta-
CONCLUSIONES
les estipuladas en las Tablas de Retencin Documental de las Unidades de Pregrado las cuales se
Para la planeacin general de un Sistema de Flujos
encuentran debidamente aprobadas y adoptadas
de Trabajo y Gestin Electrnica Documental desde
por la Universidad de La Salle.
su fase de generacin, flujo, recuperacin y almace-
Creacin de Carpetas, se crearon carpetas para
namiento se deben prever los componentes organi-
cada una de las series documentales, indicando el
zacionales (misin, visin, objetivos, cultura orga-
nmero y el nombre completo, donde a su vez se
nizacional, estructura organizacional), de procesos
anidaron carpetas para las subseries y expedien-
(actividades, procedimientos, recursos, informacin,
responsables) y tecnolgicos. Ya que se debe partir
mentos investigativos y generacin del conocimien-
por un anlisis de necesidades y expectativas del
to que confluyen en la Facultad.
entorno el cual muestre la factibilidad del proyecto

desde su fase inicial, reconocer la tecnologa como
La propuesta de Modelo de Flujos de Trabajo para la
un medio ms no como un fin.
Automatizacin y Gestin Electrnica de los Procesos Inmersos en la Facultad de Sistemas de Informa-
A travs de herramientas administrativas y de
cin y Documentacin, contribuye al mejoramiento
informacin como lo son: manuales de procesos
en los flujos de informacin previendo el ciclo de
y procedimientos, sistemas de flujos de trabajo y
vida del documento, ya que desde la perspectiva de
repositorio institucional, se le otorg a la Facultad
gestin de procesos los Profesionales de Informacin
de Sistemas de Informacin y Documentacin un
y Documentacin pueden llegar a ejercer los contro-
instrumento que permite gestionar, centralizar y
les necesarios para poder contar con informacin
almacenar la informacin que produce y recibe en
unificada, normalizada, debidamente almacenada,
ejercicio de sus funciones, as como la estandarizacin
donde se pueda observar su trazabilidad, donde los
de procesos y responsables de los mismos, con el
gestores y personas involucradas en los procesos
fin de coadyuvar a la ejecucin de los lineamientos
puedan tener acceso y, as mismo, poder difundirla y
establecidos en el plan estratgico institucional el
garantizar verdaderamente la conservacin del patri-
cual se orienta a la consecucin de la misin y la
monio intelectual.
visin de la Universidad.
Una vez validados los resultados y conclusiones del
A pesar de los avances de la tecnologa, en la fase
presente trabajo de investigacin por el equipo de Ju-
inicial del proyecto se encontr en la Facultad, que
rados, se encontr que en la Universidad de La Salle
la administracin y ejecucin de sus procesos se lle-
existen Manuales de Procedimientos para todas las
vaban a cabo manualmente. La identificacin de ste
Unidades de Pregrado aprobados desde el ao 2002
tipo de procesos estructurados bajo flujos manuales
los cuales se encuentran actualizados a la fecha. Es
en la Facultad, su caracterstica preponderante fue la
importante enfatizar que si bien existen dichos Ma-
inconexin de sus elementos y la ausencia de dina-
nuales, en la fase de recoleccin de informacin el
mismo y automatizacin en su ejecucin. La causa
hallazgo principal por el 100% de la poblacin se-
es la inadecuada integracin de sus componentes, la
leccionada, fue el desconocimiento de la existencia
consecuencia es la incapacidad del sistema manual
de los mismos. Por lo anterior, se recomienda el esta-
para gestionar de forma eficiente los procesos y, por
blecimiento de acciones de comunicacin y difusin
ende, la informacin.
de informacin que redunden en la regulacin, parametrizacin, control y prctica de los procedimientos
Los sistemas de flujos de trabajo son el resultado de
establecidos para las Unidades de Pregrado y, as mis-
la evolucin de una serie de herramientas asociadas
mo, poder facilitar a los investigadores, docentes, es-
a la productividad del trabajo administrativo, como
tudiantes y dems usuarios, herramientas en las que
los sistemas de gestin electrnica documental, ges-
se puede sustentar la presentacin de este tipo de pro-
tin documental, repositorios digitales, mensajera
puestas con el fin de que sean elaborados a la luz de
electrnica, etc. La convergencia de las caractersti-
los lineamientos estipulados por la Universidad.
cas de estas aplicaciones permitieron establecer un

modelo en el cual el entorno tecnolgico posibilita
El presente trabajo de investigacin podra ser inter-
la gestin integral y eficiente de los procesos y docu-
pretado bajo la perspectiva de Ingeniera Industrial
o reas administrativas afines por cuanto se enfatiza
documentales (flujos de trabajo) que permita gestio-
en la gestin de informacin por procesos, adminis-
nar, acceder, recuperar y almacenar la informacin
tracin de recursos, estandarizacin de procedimien-
electrnica teniendo en cuenta el ciclo de vida de los
tos, etc., sin embargo, es importante mencionar que
documentos de tal forma que se adapte a un sistema
se trata del diseo de una arquitectura de informa-
de gestin documental.
cin a la luz de un proceso investigativo en el que
RECOMENDACIONES
confluyen elementos administrativos (procesos, procedimientos, funciones, plan estratgico), elementos

tecnolgicos (flujos de trabajo, repositorios institu-
Es necesario que la Facultad de Sistemas de Informa-
cionales, automatizacin) y elementos documentales
cin y Documentacin utilice herramientas tecnol-
(Tabla de Retencin Documental, Gestin Electrni-
gicas que le permitan controlar los documentos elec-
ca Documental) con miras a proveer a una comuni-
trnicos (por medio de flujos de trabajo) recuperar y
dad especfica una herramienta que permite alma-
utilizar la informacin que se genera dentro de ella
cenar, unificar, controlar, gestionar y administrar la
(repositorio institucional).
informacin generada y recibida en ejercicio de sus

funciones, siendo sta parte integral del patrimonio
Para la administracin y monitoreo del repositorio
intelectual de la Facultad.
y de otros flujos de trabajo que se implanten dentro

de la Facultad es necesario que el administrador del
Es importante precisar que el modelo presentado
sistema sea la persona encargada de tecnologa, para
en este trabajo, puede contribuir como herramienta
que desarrolle la configuracin de los nuevos proce-
para los profesionales de informacin que laboren en
sos que se necesiten modelar, teniendo como base la
entidades de distinto orden nacional, para disear
Gua de Configuracin del Sistema de Administra-
arquitecturas de informacin que propendan en la
cin de Documentos que se presenta como anexo a
gestin electrnica de documentos en servicios de
este trabajo de investigacin.
informacin analizando los diferentes elementos que

intervienen en su puesta en marcha y su integracin
Es necesario que los responsables del manejo de la
en la organizacin con los procesos habituales de un
informacin de la Facultad se sensibilicen respecto
servicio de informacin tradicional, siendo los profe-
al valor de la informacin y se familiaricen con la he-
sionales los encargados de gestionar el conocimiento
rramienta para darle continuidad al modelamiento
que se genera en dichos sistemas y siendo la infor-
de otros procesos que se encuentran inmersos en la
macin un elemento clave, estratgico y de competi-
Facultad y que tambin necesitan realizar la circula-
tividad para las organizaciones.
cin electrnica.
Uno de los retos de los profesionales en Sistemas
Sensibilizar a los usuarios de este sistema sobre las
de Informacin y Documentacin es el diseo, ela-
ventajas que ofrece esta herramienta tecnolgica para
boracin y utilizacin de herramientas tecnologas
controlar y gestionar los documentos electrnicos.
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Revista Cdice Vol.

4 N 2: 75-86 / Julio - diciembre de 2008

Modelo de un sistema de flujos de trabajo para la

de Extensin y Proyeccin Social) que se realizan

y ventajas en el mejoramiento de control de procesos

y actividades, ahorro de tiempo e incremento de la

Para la elaboracin del Modelo de Flujos de Trabajo

optimizacin de la circulacin de la informacin; de

fue necesario realizar una propuesta de Manual de

tal forma que se logre sacar el mayor provecho en la

Procesos y Procedimientos de la Facultad y modelar

difusin, almacenamiento y recuperacin del patri-

la herramienta tecnolgica KNOWLEWDGE TREE,

la cual permite la creacin de repositorio y flujos

La elaboracin del modelo de sistema de flujos de

de versiones, el manejo de metadatos, la bsqueda

trabajo para la automatizacin y gestin electrnica

dentro del contenido de los documentos con tecno-

del proceso de investigacin y de generacin del co-

loga de texto completo, el acceso a la informacin

nocimiento de la Facultad de Sistemas de Informa-

de forma eficiente y la conectividad e integracin, al

cin y Documentacin de la Universidad de La Salle,

acceder en forma local o remota.

Palabras clave: flujos de trabajo, automatizacin,

propsito de generar un arquetipo que sirviera como

gestin electrnica, Facultad de Sistemas de Infor-

pauta a seguir para el modelamiento de los otros pro-

macin y Documentacin, manual de procesos y

cesos (Proceso de Formacin Acadmica y Proceso

Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de La Universidad de la Salle.

Revista Cdice Vol. 4 N 2 / Julio - diciembre de 2008

FOR AUTOMATION ELECTRONIC

processes (Academic Formation Process and Exten-

tool that provides the possibility to automate and to

sion and Social Projection Process) that are develo-

manage electronically generated documents. It allows

ped in the Faculty.

For the elaboration of the Workflow Model, it was

vement of control process and activities, saving time

necessary to make a proposal of a Manual of Processes

and productivity increase, a better attention and cus-

and Procedures of the Faculty, as well as modelling

tomer service, optimizing the information spreading.

the technological tool KNOWLEDGE TREE, which

All of it is done in such a way that it is possible to

allows the creation of a repository and workflows

take the highest advantage in the spreading, storage

of documents with audit and control of versions,

and recovery of the intellectual patrimony.

metadata management, search inside the content

The elaboration of the model of a workflow system

access to the information in an efficient way and

for the automation and electronic management of the

the connectivity and integration in local or remote

research process and knowledge generation in the

Faculty of Information and Documentation Systems

Key words (4-6): workflow, automation, electronic

needs, desires, expectations and demands of the Fa-

culty processes in order to generate an archetype to

Documentation Systems, manual of processes and

be used as a guideline for the modelling of the other

76 / Ana Mara Rendn Veloza / Alba Fabiola Rincn Herrera