Curso: Gestin de los Recursos Humanos y las Comunicaciones del Proyecto

Plan de Gestin de las Comunicaciones:

<Nombre del Proyecto>

Elaborado por: Nombre de los Integrantes del Equipo de Trabajo

Fecha: <dd/mm/aaaa>

Nombre del proyecto

Plan de Gestin de las Comunicaciones

Tabla de Contenido
TABLA DE CONTENIDO.................................................................................................................................2
1

RESUMEN EJECUTIVO.........................................................................................................................3

DESCRIPCIN DEL PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES....................................4

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

DESCRIPCIN DEL PROYECTO.............................................................................................................4

GENERALIDADES DEL PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES.................................................4
OBJETIVOS DEL PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES..........................................................4
ALCANCE DEL PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES............................................................4
FACTORES CRITICOS DE XITO..................................................................................................4

ORGANIZACIN DEL PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES................................5

3.1
ORGANIGRAMA....................................................................................................................................5
3.2
CLASIFICACIN DE LOS INTERESADOS................................................................................................6
3.2.1 Listado de Interesados...................................................................................................................6
3.2.2 Clasificar los Interesados (Ejemplo)............................................................................................7

4.

ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES........................................................................10

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5

USO DE TCNICAS Y HERRAMIENTAS TECNOLGICAS.......................................................................10

MATRIZ DE COMUNICACIONES...........................................................................................................11
DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN.................................................................................................12
FORMATOS DE REPORTES...................................................................................................................12
GESTIN DEL COMPROMISO DE LOS INTERESADOS..........................................................................12

ANEXOS...................................................................................................................................................12

23 de noviembre de 2016

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1 Resumen Ejecutivo
<Escriba un resumen del documento, contiene una explicacin de alto nivel de los
objetivos, alcance, supuestos, riesgos, costos, enfoque y organizacin del Plan de
Gestin de las Comunicaciones>

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2 Descripcin del Plan de Gestin de las Comunicaciones

2.1 Descripcin del Proyecto
Describa en trminos generales el proyecto, de qu trata, cules son sus objetivos y su
importancia.

2.2 Generalidades del Plan de Gestin de las Comunicaciones

<Describir el contexto y el fondo del Plan de Gestin de las Comunicaciones y por
qu es importante desarrollarlo. Se especifica el valor desde el punto de vista del
proyecto. Brinda informacin para que el resto de los apartados tengan sentido>
El Plan de Gestin de Comunicaciones del Proyecto, es un componente del Plan de
Direccin del Proyecto este describe la forma en que se planificarn, estructurarn,
monitorearn y controlarn las comunicaciones del proyecto.

Los directores de proyectos pasan la mayor parte del tiempo comunicndose con los
miembros del equipo y otros interesados, tanto si son internos (en todos los niveles de la
organizacin) como externos a la misma.
Esta gestin busca que en todo momento se pueda desarrollar una comunicacin eficaz,
que cree puentes entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando
diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o resultado del proyecto.
Este

plan

se

desarrolla

basado

en

La gestin de las comunicaciones del proyecto incluye todos los procesos

requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generacin, recoleccin,
distribucin, almacenamiento, recuperacin, y destino final de la informacin
del proyecto.
1.

Identificar a los Interesados - este proceso identifica a todas las personas u organizaciones
impactadas por el proyecto.

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2.

Planificar las comunicaciones - este proceso determina cules sern las necesidades de
informacin del proyecto.
3.
Distribuir la informacin - este proceso coloca la informacin a disposicin de los interesados.
4.
Gestionar las expectativas de los interesados - satisface los requisitos de los interesados y
resolver los conflictos entre los recursos humanos.
5.
Informar el desempeo - comunicar el estado de avance del proyecto.

2.3 Objetivos del Plan de Gestin de las Comunicaciones

<Escriba el objetivo del Plan de Gestin de las Comunicaciones, se recomienda
que este no exceda las 26 palabras, "verbo en infinitivo + entrega principal,
indicando el fin o el para qu?".>
Planificar, estructurar, monitorear y controlar las comunicaciones del proyecto denominado
Expediente digital nico del rea de salud, para lograr una comunicacin eficaz entre todos
los involucrados de proyecto que permita el xito del mismo.

2.4 Alcance del Plan de Gestin de las Comunicaciones

<Escriba la declaracin del alcance, definiendo lo que se encuentra dentro de las
fronteras del plan y lo que est fuera de ellas. Es decir, definir claramente los
lmites lgicos del Plan de Gestin de las Comunicaciones.>
El plan lo que pretende es identificar a todos los interesados del proyecto tanto internos
como externos, determinar el papel que cada uno tiene dentro del proyecto, de manera
que se pueda planificar el manejo de la informacin y las formas de comunicacin entre
todos los involucrados, esto permitir a su vez monitorear las necesidades que surjan y
controlar la gestin que se realiza, generando a su vez informes de desempeo y avances
del proyecto.
SaberorganizarElplandeGestindelasComunicacionesdentrodeunproyectoesvitalparalacon
clusindelproyectoentiempoyforma,puesquefacilitamayoraccesibilidadymanejodeinformaci
nademsdeunaorganizacinadecuadaconlacualcadamiembrodelequiposolorecibirlainfor
macinquerequiereenelmomentoytiempopreciso

2.5 Factores Crticos de xito

Se han definido los siguientes elementos como factores crticos de xito:
1.

<Escribir los aspectos ms importantes que deben ocurrir o no para conseguir

el objetivo del Plan de Gestin de las Comunicaciones y que su cumplimiento
es absolutamente necesario.

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2. .
3. .

Se han definido los siguientes elementos como factores crticos de xito, necesarios
para conseguir el objetivo del Plan de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
Expediente Digital nico en el rea de Salud.
1.

Definir y clasificar claramente a todos los interesados del proyecto para la

implementacin del Expediente Digital nico en el rea de Salud.

2.

Definir con claridad, la forma en que se realizaran las comunicaciones, ya sea en

forma verbal, escrita, formal, informal, asimismo establecer los periodos y la
informacin que se le entregar a cada uno de los interesados del proyecto segn las
necesidades y requerimientos de estos.

3.

Conocer adecuadamente la estructura organizacional as como el organigrama del

Proyecto Expediente Digital nico en el rea de Salud, para poder establecer las
relaciones entre los miembros del equipo y su posicin dentro de la estructura.

4.

Recopilar y distribuir informacin sobre el rendimiento del proyecto y del equipo de

trabajo, esto incluye informes de estado, medicin del progreso y proyecciones.

5.

Establecer una la matriz de comunicacin que permita una visin grfica completa
de los eventos ms importantes a lo largo del calendario del proyecto, facilitando la
integracin de sus objetivos. Esta se utilizara para mantener informados a los
involucrados y asegurar una comunicacin efectiva.

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Organizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones

3.1 Organigrama
Organigrama del Equipo de Trabajo que llevar a cabo el proyecto
<Incluya un diagrama de la Estructura Organizacional del Equipo de Trabajo>

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3.2 Clasificacin de los Interesados

El Plan de Gestin de las Comunicaciones tiene el siguiente inventario de interesados, a diferentes niveles:

3.2.1 Listado de Interesados

Preparar una planilla con el siguiente formato, para registrar a todos los interesados y sus intereses, a favor o en contra del proyecto.
Ejemplo:

INTERESADO

INTERESES

Vecinos de bajos ingresos

En desacuerdo por el alto costo de la obra.

Cuerpo de Polica

Apoyo por mejor visibilidad y posible disminucin de delitos.

Comerciantes 1 (10%)

Apoyo por poder extender el horario de atencin.

Comerciantes 2 (55%)

En desacuerdo por el costo diferencial de la obra, para ellos.

Empresarios de buses

Apoyo por mayor seguridad ante posibles accidentes (ya ocurridos).

Vecinos de Barrio Cipreses

Se oponen por considerar que ellos tienen prioridad.

Etc

Etc

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3.2.2 Clasificar los Interesados (Ejemplo)

Interesado

POSICIN

PODER

INTERES

Cuerpo de Polica

Vecinos con bajos ingresos

Empresarios de buses

Ministro que vive en el barrio

Comerciantes que apoyan (10%)

Comerciantes que no apoyan (55%)

Vecinos de Barrio Cipreses

Poder: 1 Bajo, . . .
Inters: 1 Bajo, . . .
Posicin:

A favor,

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5 - Alto
5 Alto
En contra

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3.2.3 Mapeo de los Interesados (Ejemplo).

Utilizar los valores de la tabla de clasificacin anterior. Los nmeros corresponden al orden dentro de ella. Se han agregado otros
puntos para que resulte ms ilustrativo.

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3.2.4 Definir las estrategias (Ejemplo).

Aqu, las estrategias que se elaboren, deberan orientarse a lograr un control tal de los interesados, que permita mantener y
aumentar el inters de quienes estn de acuerdo con el proyecto y ganar, en lo posible, el apoyo de quienes se oponen o, al menos,
disminuir su impacto negativo.

INTERESADO

INTERESES

ESTRATEGIA

Cuerpo de Polica

Apoyo por mejor visibilidad y posible

disminucin de delitos.

Empresarios de Buses

Invitarlos especialmente a participar de las

Apoyo por mayor seguridad ante posibles
reuniones. Encontrar beneficios extras para ellos,
accidentes (ya ocurridos).
alrededor del proyecto.

Comerciantes 2 (55%)
(Se verific que se trata de
pequeos comercios como
kioscos y verduleras).

Informar sobre el diseo de planes especiales de

En desacuerdo por el costo diferencial de
pago para ellos, previa evaluacin de su situacin a
la obra, para ellos.
travs de Trabajadores Sociales.

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Otorgar un papel protagnico en las reuniones

pblicas de difusin.

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4. Administracin de las Comunicaciones

4.1 Uso de tcnicas y herramientas tecnolgicas.
Describir el uso de tcnicas y herramientas para la administracin de las
comunicaciones

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4.2 Matriz de comunicaciones.

Incluir la Matriz de Comunicaciones (Ver ejemplo).
Cuadro xx. Matriz de Comunicaciones del Proyecto XXXXXXXXXX.

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4.3 Distribucin de la informacin

<Describir como se va a poner a disposicin de los interesados la informacin del
proyecto>
4.4 Formatos de reportes
<Describir los formatos de los reportes semanales, quincenales, mensuales,
informes de desempeo del equipo, informes de avance, minutas de reuniones,
etc.>

4.5 Gestin del Compromiso de los Interesados

<Describir cules van a ser los procedimientos para las Solicitudes de Cambio al
proyecto y cmo se van a tramitar estas aprobaciones>

5 Anexos
Incluir formatos, documentos o cualquier informacin adicional que se considere
necesaria para completar el Plan de Gestin de las Comunicaciones.

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