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INTRODUO
Este manual foi desenvolvido pelo SESCON Sindicato das Empresas Contbeis e adaptado pela
SCARPEL SERVIOS EMPRESARIAIS, e tem como objetivo auxiliar nossos clientes na administrao
de suas empresas e sanar as dvidas mais comuns em relao aos assuntos burocrticos da
administrao e da contabilidade.
Este manual est dividido em 15 captulos, com a finalidade de proporcionar melhor visualizao dos
assuntos apresentados e, assim, facilitar o entendimento dos assuntos de departamento pessoal, fiscal e
contbil, respectivamente.
No Capitulo 1, apresentamos a nossa empresa, a nossa histria, a poltica da qualidade administrativa e
os departamentos funcionais, relacionando as atividades de cada um deles.
No Captulo 2, relacionamos os documentos que devem ser enviados nossa empresa para
contabilizao mensal e elaborao da folha de pagamento dos funcionrios.
No Captulo 3, esto relacionados os documentos que devem ficar na empresa disposio da
fiscalizao e, tambm, os documentos que devem ficar afixados em locais visveis aos clientes.
No Captulo 4, esclarecemos assuntos de departamento pessoal, os cuidados que devem ser tomados
na admisso e demisso de funcionrios, na preparao das frias, horas-extras, 13. salrio, etc.
No Captulo 5, apresentamos alguns cuidados que se deve ter na contratao de servios de terceiros,
sejam estes pessoas jurdica ou fsica.
Nos Captulos 6, 7, 8, 9, 10 e 11, esclarecemos dvidas sobre a contabilidade de custos relativas aos
documentos de movimentao bancria, de despesas, de estoques, de compras de produtos e de
mercadorias, de aquisio e venda de imobilizado, venda de mercadorias e prestao de servios.
No Captulo 12 e 13, relacionamos os tributos que devem ser pagos pelas empresas, as datas e a
apurao dos impostos e condies para enquadramento da empresa nos regimes de apurao.
No Captulo 14 e 15, apresentamos um resumo sobre arquivo de documentos e siglas usadas na
contabilidade.
Esperamos assim, auxili-los e estabelecer sempre uma relao de confiana, credibilidade e parceria
rumo ao sucesso e crescimento de nossas empresas.
C o n s e lh o
D ir e t o r
D ir e t o r
P r e s id e n te
S is t e m a d a
Q u a lid a d e
S e c r e ta r ia d a
Q u a lid a d e
A u d it o r ia d a
Q u a lid a d e
D ir e t o r ia A d m in is t r a t iv a
D e p a rta m e n to
A d m in is t r a t iv o
D e p a rta m e n to
P e s s o a l d a s E m p re s a s
D e p a rta m e n to d e A s s u n to s
F e d e r a is e M u n ic ip a is
D e p a rta m e n to d e
A s s u n t o s E s t a d u a is
D e p a rta m e n to d e
C o n d o m n io s
D e p a rta m e n to d e
R e c e b . D e s p . A r q u iv o
A d v o c a c ia
Website
e-mail
e-mail
1.2.8 ADVOCACIA
Contratos de Compra e Venda
Contratos de Locao
Contratos Pessoais
Assuntos Trabalhistas
Assuntos Cveis
Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos
obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor.
2.
Se os preos dos produtos estiverem marcados por cdigo de barras, estes devem estar
devidamente apresentados de forma que a identificao do preo e do produto fique de fcil
visualizao ao cliente.
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4.4 FRIAS
4.4.1 FRIAS NORMAIS E COLETIVAS
A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias, sem prejuzo de sua
remunerao. A Constituio de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salrio normal, a
ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio.
4.4.2 CONCESSO
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador. Contudo, se vencidos
2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, as
frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O
empregado, estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a frias coincidentes com as frias
escolares.
4.4.6 PAGAMENTO
O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo perodo.
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4.6 REMUNERAO
4.6.1 PAGAMENTO DOS SALRIOS
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4.6.4 GARANTIAS
A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no pode haver desigualdade
de salrios entre dois funcionrios com diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois
anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade. o
chamado paradigma.
4.6.5 VALE-TRANSPORTE
O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do custeio das despesas realizadas pelos
empregados para o deslocamento ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em geral.
custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve
ser comprovada atravs de recibo emitido pelas empresas autorizadas venda deste.
4.7 - 13 SALRIO
4.7.1 NORMAS GERAIS
A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de dezembro de cada
ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo terceiro salrio devido razo de 1/12 da remunerao do
ms de dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para este efeito, so considerados
como ms completo as fraes iguais ou superiores a quinze dias.
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4.10 PENALIDADES
As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre 7,5657 e
7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao, dependendo da infrao ocorrida.
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6.1 - PAGAMENTOS
Estas operaes compreendem todas as formas de pagamentos de qualquer natureza, realizados
atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde
um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home banking.
Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, a mesma
deve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico,
etc.) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de
recolhimento de impostos e contribuies, etc.).
6.2 - RECEBIMENTOS
Estas operaes compreendem todas as formas de recebimento de valores de qualquer natureza,
incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e
terceiros.
Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir
a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por
documento (nota fiscal fatura, duplicata, pedido, etc.).
Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado, de todas
informaes necessrias ao seu bom controle.
Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem
igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais valores a
identificar devem ser objeto de controles internos que definam em curto espao de tempo como tratlos nos registros financeiros e contbeis.
Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado nossa empresa para que
tenhamos subsdios adequados ao registro correto das operaes.
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8.2 INVENTRIO
Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os
de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime
tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade,
unidade, discriminao, preo unitrio e valor total.
Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao
federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo mdio
ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos
pela legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em situaes especificas. Consulte
nosso Departamento Fiscal Federal no caso de dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado de So Paulo concede prazo de 60 dias para a escriturao do estoque no Livro
de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga quando determina que o o inventrio
ser escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do
livro de Controle da Produo e do Estoque, sujeita o contribuinte a multa elevada.
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao
escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque
final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns
percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade
com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nosso Departamento Fiscal
Federal para maiores esclarecimentos.
A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve
ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra,
devero ser estornados.
As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio
seguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no
Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio.
Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veculos, etc., no
precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio.
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9.2 - CLASSIFICAO
A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio comprador, pois
este sabe para que e porqu a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo prprio para
este fim.
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10.2 - AQUISIO
Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.).
O original ou uma cpia dever ser enviado SCARPEL SERVIOS EMPRESARIAIS para registro
fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos scios.
Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal, e na compra de particular, tire
uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma
e antes de envia-lo para efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija, tambm, a nota
fiscal correspondente.
No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exija do
vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurana.
Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc., consulte um dos nossos
scios sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: a vista, a
prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio.
Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de diversas exigncias
burocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.).
No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), consulte-nos sobre as
implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao.
10.3 - VENDA
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter
sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes.
Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte.
Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de
transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou escritura para bens
imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para
determinadas operaes.
No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou
cpia do comprovante do valor recebido.
recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.
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CDIGO
2100
0115
6106
1097
2172
8109
1007
1097
1097
5993
2484
2089
2372
1708
8045
3208
0561
0588
VENCIMENTO
DIA 02
DIA 07
DIA 10
DIA 10
10 ou 15 de cada ms*
10 ou 15 de cada ms*
DIA 15
DIA 15
DIA 15
DIA 20
DIA 30
DIA 30
DIA 30
DIA 30
DIA 30
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Anual 31 de Janeiro
30 de Abril ou no ms seguinte ao
registro do funcionrio
OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento cai em feriado ou fim de
semana, EXCETO o SIMPLES; nestes casos PRORROGA-SE.
- Data definida pelo dissdio do Sindicato
TRIBUTOS ESTADUAIS
CDIGO
VENCIMENTO
*
ICMS - REGIME PERIDICO DE APURAO
046-2
#
ICMS - ESTIMATIVA
060-7
ICMS - SIMPLES (EPPA OU EPPB)
046-2
DIA 21
*
de acordo com CNAE-FISCAL + CPR (cdigo de prazo de recolhimento)
#
data vencimento est impressa no carn (normalmente dia 15 de cada ms)
TRIBUTOS MUNICIPAIS
PERODO
VENCIMENTO
ISS - SOBRE FATURAMENTO
MENSAL
DIA 09
LICENA DE FUNCIONAMENTO
ANUAL
DE JANEIRO A MARO*
LICENA DE LOCALIZAO
ANUAL
DE JANEIRO A MARO*
LICENA DE PUBLICIDADE
ANUAL
DE JANEIRO A MARO*
Data definida pela prefeitura e enviada via correio pela prpria Prefeitura.
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APURAO
DE
IMPOSTOS
FEDERAIS
CONDIES
PARA
ENQUADRAMENTO
13.1.1 OPTANTES PELO SIMPLES FEDERAL
13.1.1.1 CONDIES BSICAS PARA OPO PELO SIMPLES
No exercer atividades regulamentadas por conselhos;
Enquadrar-se como EPP ou ME;
No se dedique a compra, venda, loteamento, incorporao ou construo de imveis;
Nenhum scio seja estrangeiro residente no exterior;
Quando um ou mais scios participar de outras empresas a soma dos faturamentos de todas as
empresas no pode ultrapassar os limites do SIMPLES.
A partir da Lei 10034/2000 - DOU 25/10/2000, creches, pr-escolas e ensino fundamental podero
aderir ao Simples Federal, porm a alquota ser acrescida de 50%.
No permite a abertura de filiais da empresa, com exceo de Show-room.
13.1.1.2 ALQUOTAS DE APUTAO DO SIMPLES
Enquadramento
No contribuinte do
Contribuinte do IPI
IPI
At 60.000,00
3,0%
3,5%
De 60.000,01 at 90.000,00
4,0%
4,5%
De 90.000,01 at 120.000,00
5,0%
5,5%
De 120.000,01 at 240.000,00
5,4%
5,9%
De 240.000,01 at 360.000,00
5,8%
6,3%
De 360.000,01 at 480.000,00
6,2%
6,7%
De 480.000,01 at 600.000,00
Empresa de Pequeno
De 600.000,01 at 720.000,00
Porte (EPP)
De 720.000,01 at 840.000,00
6,6%
7,1%
7,0%
7,5%
7,4%
7,9%
De 840.000,01 at 960.000,00
7,8%
8,3%
De 960.000,01 at 1.080.000,00
8,2%
8,7%
De 1.080.000,01 at 1.200.000,00
8,6%
9,1%
Microempresa (ME)
OBS: As empresas optantes pelo Simples Federal, pagam para o INSS somente as contribuies que
so descontadas na folha de pagamento da empresa.
Exemplo: Salrio do funcionrio: R$ 300,00
Desconto de INSS do funcionrio: R$ 22,95
Salrio famlia pago ao funcionrio: R$ 10,31
A empresa pagar para o INSS: R$ 22,95- R$ 10,31 = R$ 12,64
Imposto
Percentuais aplicveis
Base de clculo
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IRPJ
CSLL
PIS
COFINS
IRPJ
CSLL
PIS
COFINS
Lucro Real
15%
12%
1,65%
3,0%
OBS: A empresa no optante pelo Simples Federal dever recolher em sua Guia de INSS o valor
descontado da folha de pagamento, acrescentando os 20% sobre a folha de pagamento, Seguro
Acidente de Trabalho (SAT), que varia de 1 a 3% e os descontos de terceiros, que varia de 3 a 5%.
13.2
APURAO
DE
IMPOSTOS
ESTADUAIS
CONDIES
PARA
ENQUADRAMENTO
13.2.1 - EMPRESAS OPTANTES PELO SIMPLES PAULISTA
Nenhum dos scios pode participar de outra empresa - mesmo que exclusivamente prestadora de
servios
Empresa no pode abrir filial
Deve operar exclusivamente com consumidor ou usurio final das mercadorias
Empresas estabelecidas em Shopping podem ser Microempresas no mbito estadual
Enquadramento
ME
EPP-A
De R$ 150.000,01 at R$ 720.000,00
EPP-B
De R$ 720.000,01 at R$ 1.200.000,00
RPA
Sem limite
ME - microempresa; EPP-A - empresa de pequeno porte classe A; EPP-B - empresa de pequeno porte
classe B.
RPA - regime peridico de apurao
Apurao do ICMS
Dedues
Microempresa
Iseno
* Observao
EPP-A
R$ 275,00
EPP-B
R$ 275,00 + 1% do faturamento
(limitado a R$ 600,00)
RPA
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13.3
APURAO
DE
IMPOSTOS
MUNICIPAIS
CONDIES
PARA
ENQUADRAMENTO
Os impostos municipais podem ser calculados mensalmente ou por estimativa, mas deve ser consultada
a prefeitura da cidade onde a empresa foi aberta para podermos informar corretamente qual a alquota e
regime de apurao corretos.
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14 ARQUIVO
14.1 PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS
A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais.
Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre
em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista,
previdencirio, etc).
Os documentos referentes aos funcionrios devem ser guardados por 30 anos, para efeito de
aposentadoria.
Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio na SCARPEL SERVIOS
EMPRESARIAIS.
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DESCRIO
Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
Comunicao de Dispensa
Companhia de Tecnologia de Saneamento Ambiental
Centro das Indstrias do Estado de So Paulo
Comisso Interna de Preveno de Acidentes
Consolidao das Leis Trabalhistas
Carteira Nacional de Habilitao
Cadastro Nacional das Pessoas Jurdicas
Contribuio de Financiamento da Seguridade Social
Cadastro de Pessoa Fsica
Certificado de Regularidade de Situao Jurdico-Fiscal
Contribuio Social Sobre Lucro Lquido
Carteira de Trabalho de Previdncia Social
Documento de Arrecadao de Receitas Federais
Documento de Cadastro no Programa de Integrao Social
Declarao de Contribuies e Tributos Federais
Declarao Cadastral Estadual
Declarao de Informaes Econmico-fiscais da Pessoa Jurdica
Declarao do Imposto de Renda Retido na Fonte
Demonstrativo de Movimento Econmico
Departamento Nacional de Estradas de Rodagem
Dirio Oficial da Unio
Emissor de Cupom Fiscal
Empresa de Pequeno Porte
Fundo de Garantia por Tempo de Servio
Federao das Indstrias do Estado de So Paulo
Guia de Arrecadao da Receita Estadual
Guia Recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia Social
Guia de Informao e Apurao do ICMS
Guia de Recolhimento da Previdncia Social
Guia de Recolhimento
Guia de Recolhimento de Contribuio Sindical
Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Contribuio Social
Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renovveis
Imposto Sobre Circulao de Mercadorias e Servios
Instituto Nacional da Seguridade Social
Instituto de Pesos e Medidas
Imposto Sobre Produtos Industrializados
Imposto de Renda
Imposto Sobre Servios de Qualquer Natureza
Junta Comercial do Estado de So Paulo
Limitada
Microempresa
Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico
Programa de Alimentao do Trabalhador
Programa de Integrao Social
Superintendncia de Proteo e Defesa do Consumidor
Relao Anual de Informaes Sociais
Registro Geral
Recursos Humanos
Registro Nacional de Estrangeiros
Recibo de Pagamento Autnomo
Sociedade Annima
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Sociedade Civil
Seguro de Acidente de Trabalho
Servio Brasileiro de Apoio as Micros e Pequenas Empresas
Servio Nacional de Aprendizagem do Comrcio
Servio Nacional de Aprendizagem Industrial
Servio Nacional de Aprendizagem do Transporte
Servio Social do Comrcio
Servio Social da Indstria
Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuies das Microempresas
e das Empresas de Pequeno Porte
Regime Tributrio Simplificado da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte
PAULISTA
no Estado de So Paulo.
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