Você está na página 1de 153

7

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
DIVISIN ACADMICA
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN
Y GESTIN MUNICIPAL
NCLEO COJEDES

ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DE LA FUNDACIN CENTRO DE SALUD COMUNAL Y DESARROLLO
INTEGRAL CESADE EN EL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO
CARABOBO.

TUTOR(a) ACADMICO(a):
Lcdo. Rafael Ramn Hernndez
C.I: v- 10.321.659

PASANTE:
Arangure Balladares
Mara Jos
C.I: v- 21.153.465
Administracin. Y Gestin. Municipal

Tinaquillo, Junio 2014


INTRODUCCION

Las prcticas profesionales forman parte de un requisito obligatorio


para optar por el ttulo de Licenciado (a) en Administracin y Gestin
Municipal en la universidad nacional experimental Politcnica de la Fuerza
Armada Nacional y de esta forma que los estudiantes desarrollen habilidades
y actitudes dentro de un mbito laboral, profesional, de esta manera
colaborar en la solucin de problemas que se deriven as como tambin
adquirir nuevas experiencias en el mbito de trabajo que coadyuven al
crecimiento del practicante.
El periodo de prcticas profesionales se llev a cabo en un periodo
comprendido en un lapso de diecisis (16) semanas consecutivas, estas
pasantas fueron realizadas en la Fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral CESADE, especficamente en la direccin de Recursos
Humanos, cumpliendo con el horario de oficina de 8:00 am a 4:00 pm con un
total de 8 horas diarias y 40 semanales.
Es importante resaltar que en la direccin de Recursos Humanos se
realizan actividades relacionas pagos a empleados, obreros, personal
contratado y alto nivel, se llevan a cabo los pagos correspondientes a farma
molino, sodexo, crepsculo, seguro social, elaboracin de documentos a los
empleados como, constancias de trabajo, notificacin de vacaciones clculo
de vacaciones, elaboracin de txt para nomina banavih, entre otras
actividades correspondientes al rea.

Actualmente La fundacin carece una problemtica que afecta el


rendimiento de las actividades la cual es la ausencia de actualizacin de los
manuales de normas y procedimientos administrativos en la direccin de
Recursos humanos. En la Direccin de Recursos Humanos se presenta el
recargo de funciones sobre las personas que all laboran debido a la usencia
temporal de empleados fijos que actualmente no asisten a sus funciones por
distintas razones esto produce un retardo en algunas de las actividades.
De esta manera se observa que la carencia de esta herramienta
expone de cierta forma a la direccin a situaciones que no son favorables,
ocasionadas por la evasin de responsabilidades, interrupcin en los
procesos las cuales producen errores a la hora de realizar las actividades.
La presente investigacin posee la estructura exigida por la
Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada
Nacional, para la elaboracin de informes de prcticas profesionales el
mismo consta de cuatro (4) captulos en las cuales se desglosa la siguiente
informacin:
Captulo I: En este primer captulo se da a conocer todos aquellos aspectos
relacionados con la institucin como su historia, misin, visin, objetivos,
estructura organizativa.
Captulo II: Se detalla el problema que afecta la direccin de Recursos
humanos, adems de esto tambin se desarrollan puntos relevantes como lo
son justificacin, objetivos generales, especficos y alcances esperados.
Captulo III: en este captulo se desarrollan las actividades desarrolladas en
el transcurso de las pasantas, compartiendo ancdotas y experiencias, se

10

explica el mtodo utilizado y las bases tericas que fundamentan el motivo


de presente investigacin, factibilidades; operativas, tcnicas, financiera,
legal, resultados e impacto generado en el ambiente de trabajo y por ltimo
pero no menos importante la vinculacin de los resultados con el perfil del
egresado.
Captulo

IV: En este

recomendaciones.

captulo

se

expresaran

las conclusiones y

11

CAPTULO I

En este captulo se dar inicio a la investigacin obteniendo


informacin general y bsica de la Fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral. Mostrando como est conformada de la manera
siguiente; resea histrica, descripcin de la institucin, misin y visin,
objetivos general y especficos as como tambin las metas y organigramas.
INFORMACIN GENERAL DE LA EMPRESA O INSTITUCIN
1.1.Resea Histrica
La Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral
CESADE del Municipio Libertador del Estado Carabobo, fue creada el 1505-1998, por medio del Decreto N 35 y registrado bajo el N 22 folio del 1 al
5 protocolo 1, tomo 3 de fecha 15-08-1198 y posteriormente reformado bajo
Decreto 41 de fecha 13-08-1999 bajo el N 37 protocolo 1 tomo 3 de fecha
13-08-1999; modificando sus estatutos el 31-10-2002, quedando registrado
bajo el N3 Folio del 1 al 5, protocolo 1 tomo 3. 23 de mayo del ao 2000, y
modificacin de fecha 16 de marzo del 2010, registrada bajo el n 25, folios
del 1 al 6 y le corresponde establecer y desarrollar acciones dirigidas a
solventar la problemtica social existente en nuestro municipio, en tal sentido
ha venido desarrollando una serie de programas y proyectos dirigidos a
contribuir y mejorar el nivel de vida de la poblacin en materia de salud y
bienestar social.

12

1.2.Descripcin de la Institucin
La fundacin CESADE est conformada por La Presidencia, quin
tiene como unidad de Apoyo a la Unidad de Auditora Interna y el Asesor
Jurdico, la Direccin de Salud el cual es uno de los tres programas que se
derivan de la fundacin, esta se encarga de asistir medico integral y
permanentemente a la poblacin ms necesitada del Municipio Libertador,
brindando tratamiento especializado con profesionales de la medicina
altamente calificada en pediatra, ginecologa, traumatologa, laser terapia,
medicina general, odontologa, odontopediatra, e inmunizacin y Servicio
Paramdico.

Adems de brindar asistencia y orientacin permanente en

planificacin familiar para la consecucin de este programa se efectu un


convenio con El Programa de Salud Sexual y Reproductiva (PROSARE) el
cual tiene como objetivo fundamental la Atencin materno infantil; donde se
brinda desde nuestra Fundacin la atencin a la embarazada y al nio o
nia; as como tambin Consultas de Planificacin Familiar, la cual es dotada
por PROSARE de tratamientos anticonceptivos y dispositivos intrauterinos
para las pacientes que son atendidas en la especialidad de ginecologa.
Cabe destacar tambin, que a travs del Proyecto CAREMT
(Cardiovascular, Cncer, Renal y endocrino metablico) el cual apoyamos en
cuanto a las enfermedades crnicas no transmisibles; Se realizan consultas
de enfermedades crnicas no transmisibles; teniendo en nuestro Centro un
rea de Consulta al Paciente Diabtico; donde se le realiza control y
seguimiento adems del suministro de medicamento hipoglucemiante y
equipo (glucmetro y cintas testigo) para el control personal del Paciente.

13

Adems de la organizacin y ejecucin de Jornadas Integrales de


salud en el municipio, con el apoyo de Barrio Adentro.

La Direccin de

Control y Seguimiento de programas Sociales la Direccin de Administracin


y

la

Direccin

de

Recursos

Humanos

que

todas

trabajan

mancomunadamente para la ejecucin de los proyectos de la fundacin que


son: el Programa de Don Pablo Natera Adulto y Adulta Mayor Discapacidad
e Indigencia, la fundacin se encarga bsicamente de

contribuir con el

bienestar social impartiendo actividades socio-recreativas, educativas,


culturales, religiosas destinadas al esparcimiento, tales como; viajes,
encuentros deportivos, festivales beneficiando a los

adultos y adultas

mayores pertenecientes al programa y el acompaamiento a los Consejos


Comunales para la organizacin de los Comits del Adulto y Adulta mayores.
El Programa Chamos

Libertador; quienes prestan apoyo para la

consecucin de los planes, actividades, metas y objetivos planteados; a


travs de una serie de actividades destinadas a nias, nios y adolescentes
que asisten al programa; atencin psicopedaggica; adems del suministr
de meriendas, clases de artes marciales, torneos de Artes Marciales, tareas
dirigidas, organizado conjuntamente con los Consejos Comunales, realizado
en las Instalaciones del Programa Chamos del Libertador y charlas
informativas y educativas.
La oficina de Atencin al Ciudadano para recibir las denuncias, quejas
y propuestas en materia de salud, la Oficina de Orientacin familiar dirigidas
a contribuir y mejorar el nivel de vida de la poblacin del municipio libertador,
es importante mencionar que en la misma se realizan; asesoras en cuanto a
la manutencin y convivencia, adems de la realizacin de talleres y charlas
a travs de las Jornadas de Operativos, notificaciones de incumplimiento de
acuerdos firmados, orientacin por maltrato a la mujer en materia legal,

14

apoyo a las misiones, todas estas realizadas en la sede principal de la


Fundacin CESADE.
1.3.

Misin y Visin de la Institucin

Misin.
Proporcionar atencin integral a la poblacin, desde una perspectiva
holstica

con nfasis en materia de salud a travs de la promocin,

prevencin o curacin; y en el rea social mediante programas de atencin a


nios(as) y adolescentes, atencin a la tercera edad y en general a todo el
mbito familiar.
Visin
Constituir la unidad pionera de polticas sociales del Municipio
Libertador, con proyeccin nacional enmarcada en la Normativa establecida
en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, dando prioridad
a las demandas de las comunidades en general e implementando acciones
que incentiven y promuevan la participacin ciudadana.

1.4.

Objetivos

Objetivo General
Promover el desarrollo integral de los habitantes del Municipio
Libertador del Estado Carabobo, desde el momento de su concepcin,
mediante la ejecucin de planes y programas en el campo mdico asistencial
y en el rea social en general, dirigidos a la internalizacin de nuevos valores
y esquemas de comportamiento tanto individuales como colectivos, elevando

15

as el nivel de calidad de vida en los sectores ms vulnerables de la


poblacin.
Objetivos Especficos

Generar mecanismos de asistencia y compensacin social, que

atenen los niveles deterioro social, presentes en la poblacin vulnerable del


Municipio Libertador.

Establecer

lneas

de

accin

estratgicos

que

coadyuven,

al

mejoramiento de la Atencin Primaria en Salud del Municipio Libertador.

Promover y consolidar procesos de co-gestin y corresponsabilidad de

las comunidades organizadas, en la implementacin y desarrollo de los


Programas Sociales.

Planificar,

dirigir,

supervisar

controlar

las

acciones

interinstitucionales; en funcin del cumplimiento de los objetivos y polticas


de accin de la Fundacin.

Estimular la inversin social y apuntalar las iniciativas destinadas a

propiciar el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin.

Ejecutar Proyectos y Programas, mediante la asistencia financiera y

tcnica para el desarrollo de los mismos, delineados por las polticas de


cambio socio-educativos.

Priorizar reas de atencin del Municipio Libertador.

16

Planificar y coordinar la adquisicin de bienes y servicios, para el

normal desenvolvimiento de los programas ejecutados por la Fundacin


CESADE.
Metas

Administrar eficaz y eficientemente los recursos fsicos y financieros

asignados por el Ejecutivo Municipal.

Elevar la capacidad de gestin de la Fundacin CESADE, mediante el

mejoramiento de las condiciones de ejecucin de los Programas.

Promover la activacin e integracin de las comunidades organizadas,

en el proceso de participacin y corresponsabilidad en la ejecucin de los


Programas Sociales, (Poder Popular).

Adecuar la toma de decisiones, a la realidad social existente,

(necesidades sentidas) de la problemtica local.

Elevar la capacidad de dotacin de ayudas sociales, cuyos montos

son el resultado de un estudio previo del caso, y la disponibilidad


presupuestaria y financiera.

Estimular

la

inversin

y/o

financiamiento

con

otros

entes

Institucionales, para el mejoramiento de la calidad de vida, de la poblacin


del Municipio Libertador.

17

Atender la situacin de emergencia social en el Municipio Libertador a

travs de la aplicacin de polticas pblicas, orientadas a generar cuotas de


bienestar social a las comunidades.

Fortalecer la asistencia tcnica vinculada a la ejecucin de los

Programas de la Institucin.

Promover y consolidar la suscripcin de convenios Interinstitucionales,

a fin de alcanzar mayor capacidad de respuesta e influencia, en la


transformacin de las condiciones de vida de la comunidad.

Cumplir con las normativas legales referentes a los Derechos Sociales

y de las Familias, establecidas en la Constitucin de la Repblica Bolivariana


de Venezuela; as como tambin, lo contemplado en la Ley Orgnica para la
Proteccin del Nio y Adolescente (LOPNA), Ley Orgnica de Violencia
contra la Mujer (LOVM), entre otras.

A travs de la Fundacin Centro de Atencin Medica Integral se

brindan asistencia social y de salud a los habitantes del Municipio Libertador.

18

1.5 Estructura Organizacional

FUNDACION CESADE
Presidente

Asesor Jurdico
Auditor Interno
Secretaria Ejecutiva
Presidencia

Direccin de Recursos
Humanos

Direccin de Administracin

Direccin de Salud

Direccin Social de Control


y Seguimiento

Atencin al
Ciudadano

Chamos
Libertador

Gestor
Social

Pablo
Natera

Orientacin
Familiar

18

Presidente.
Presidente de la Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo
Integral (CESADE) del Estado Carabobo, actuando en mi carcter de
Presidente de la Fundacin, tal como lo establece el Decreto N AML-DA001-2013, emanada por el Alcalde JUAN JOSPEROZO, Alcalde del
Municipio Libertador del Estado Carabobo, y en uso de todas las potestades
y atribuciones legales que le competen de las conferidas en la clausula
Vigsima, de los estatutos por los cuales se rige la Fundacin.
1. Que la actividad de la Fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral (CESADE) debe desarrollarse con base en los
principios de economa, celeridad, simplicidad administrativa, eficacia,
objetividad, imparcialidad, honestidad, transparencia, buena fe y
confianza.
2. Que le corresponde al Presidente ejercer la mxima autoridad en
materia de administracin de personal en su respectiva jurisdiccin y en
tal carcter ingresar, nombrar, remover, destituir y egresar a todos los
trabajadores de la Fundacin CESADE, de conformidad con las
disposiciones que establece los Estatutos de la Fundacin.
3. Que la Administracin Pblica debe estar al servicio del pueblo con
mecanismos eficaces, efectivos y dotados de recursos humanos
consustanciado con el proceso de cambio que vive el pas y
especialmente el Municipio Libertador del Estado Carabobo.

19

1.7. Organigrama del Departamento

DIRECTOR DE RECURSOS
HUMANO

ANALISTA DE RECURSOS
HUMANOS I

1.5.

ANALISTA DE RECURSOS
HUMANOS II

Descripcin del departamento


El departamento de Recursos Humanos est conformado por el

director de recurso humano, Analista de Recursos Humanos I, Analista de


Recursos Humanos II.
Funciones:
Director de Recursos Humanos
1.- Recluta, entrevista y selecciona personal para cubrir las posibles
vacantes.

20

2.- Planifica, ejecuta y mantiene un Programa de Orientacin a los nuevos


empleados para

crear una actitud positiva hacia los objetivos de la

Fundacin CESADE.
3.-

Establece

mantiene

procedimientos

operativos

para

control,

movimientos, contrataciones, promociones, ascensos, transferencias y retiros


de Personal
4.- Revisa y aprueba todos los movimientos que se generan en el Seguro
Social Obligatorio y la Ley Poltica Habitacional, realiza seguimiento en la
administracin para los pagos oportunos por este concepto.
5.- Junto a la presidenta establece los ingresos de Personal y delega en el
Analista de Recursos Humanos II, la elaboracin del contrato y su
incorporacin a la nmina de la Fundacin de acuerdo a su categora.
6.- Revisa y Firma las nminas de Personal Fijo, Contratado, Honorarios
Profesionales.
7.- Prepara informes y recomienda procedimientos a seguir para reducir el
ausentismo y la rotacin de personal.
8.- Determina o recomienda los procedimientos a seguir en los casos
presentados o reclamaciones de los trabajadores ante los Organismos
Competentes, prepara expedientes y custodia los mismos.
9.- Elabora y dirige el desarrollo - aplicacin del Plan de Capacitacin de
Personal

en la Institucin y mantiene su ejecucin de acuerdo con lo

establecido para cada

trabajador en el diagnostico

deteccin de

necesidades de adiestramiento.
10.- Establece convenios con proveedores externos para proporcionar a los
trabajadores servicios, adquisicin de artculos, listas escolares y otros,
fin de efectuar descuentos quincenales en las nminas.

21

11.- Elabora

anteproyecto de Presupuesto Gastos de Personal para el

ejercicio fiscal anual.


Analista De Recursos Humanos II
1.- Recibir y revisar las asistencias del personal del Programa Chamos del
Libertador, la Casa club Don Pablo Natera, CESADE Salud, y CESADE
Administrativo;

calcula

bonos

nocturnos,

das

feriados,

procesa

la

informacin y elabora e imprime las nminas para el pago de los


trabajadores.
2.- Analizar y calcular las vacaciones del personal, lleva los formatos,
presenta la informacin para la revisin y aprobacin de la Gerencia de
Recursos Humanos.
3.-

Elaborar e Imprimir los recibos de pago de Nminas del personal,

Vacaciones y Bonificacin de Fin de Ao.


4.- Recibir la documentacin relativa al rea de Personal, como solicitudes
de permisos y soportes exigidos en caso de ausencias de personal, entre
otros, a fin de ser procesadas.
5.- Recibir currculos de aspirantes a cargos, los archiva en archivo de
elegibles, presenta los mismos a la Gerencia en caso que se requiera para el
Reclutamiento y Seleccin.
6.- Transcribir e imprimir los contratos del personal, asignaciones de cargos,
constancias de trabajos, entre otros documentos, propios de la Gerencia.
7.- Elaborar y Redactar comunicaciones escritas, solicitados por el Gerente
de Recursos Humanos, as como tambin recibe la correspondencia dirigida
a esa Gerencia.

22

8.- Brindar apoyo en los operativos comunitarios y participa al personal


designado para actividades especiales.
Analista de Recursos Humanos I
1.- Elaborar las nminas correspondientes a los aportes que se realizan
ante

otras instituciones

pblicas

como el

T.U.I.N.A y el F.A.O,

consignar las nminas ante el Dpto. De administracin, y verificacin de


que los respectivos soportes de los pagos sean archivados en el Dpto.
2.- Analizar y calcular el bono de alimentacin de los trabajadores (Cesta
Tickets), lleva los formatos y presenta la informacin para la revisin y
aprobacin de la Gerencia de Recursos Humanos.
3.- Redaccin de oficios y memorando solicitados por el jefe inmediato.
4.- Llevar un control de los archivos del personal activo e inactivo de
la Fundacin C.E.S.A.D.E
5.- Actualizar la base de datos del Fidecomiso, y carga de la data
consignada ante la ONAPRE.
6.- Elaboracin
14-02, 14-03,

de las planillas de que se consignan ante el TIUNA


y 14-100

cualquier otra

documentacin referente

al

TIUNA.
7.- Realizar

tramite y enlace

con el INCE, y cualquier otra institucin

pblica para fines pertinentes al Departamento de Recursos Humanos.


8.- Analizar y calcular las liquidaciones de prestaciones sociales, presenta
la informacin para la revisin y aprobacin de la gerencia de Recursos
Humanos.
9.- Recibir , calcular

pasar

la

informacin

al

administracin los Anticipos de Prestaciones Sociales.

Departamento

de

23

1.6.

Objetivos del Departamento

Planificar, organizar, supervisar y controlar la gestin del Recurso

Humano de la Fundacin CESADE, en funcin del cumplimiento de los


objetivos y polticas de accin de la misma.

Elaborar, revisar y verificar los trmites necesarios para la realizacin

de los pagos correspondientes S.S.O., F.A.O.V y Fondo de Jubilacin


adems de los requerimientos del personal.

Realizar

y Ejecutar Instrumentos de Evaluacin que Permita el

Diagnostico y Desarrollo Integral del

Personal afn de aumentar la

productividad y disminuir el ausentismo.

CAPITULO II
En este captulo se desarrollara la situacin actual de la Fundacin
Centro de salud Comunal y Desarrollo Integral, el cual est integrado por el
planteamiento del problema, objetivos General y Especficos as como
tambin justificacin y los alcances que demostraran el desenvolvimiento de
esta investigacin y como se llevara a cabo.
2. SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA
2.1 Planteamiento de la Necesidad Detectada.
Es importante hacer mencin que los manuales administrativos tienen
su principal origen durante la segunda guerra mundial, debido a que por la
escases y urgencia de personal, fue necesario educarlos mediante manuales

24

administrativos ya que en toda empresa tanto pblica como privada


requieren de un instrumento de apoyo que ayuden a tener una comunicacin,
coordinacin y evaluacin para la eficiencia de una organizacin o institucin
permitiendo conocimientos claros y precisos del funcionamiento de las
actividades por parte del personal.
En Venezuela para las mayora de las empresas establecer manuales
administrativos se ha convertido en una necesidad, por tal razn se hace
imprescindible el uso de manuales ya que ayudara a tomar decisiones en un
momento oportuno y sin prdida de Recursos Materiales y Humanos. En tal
sentido las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con
esta herramienta de control la realizacin de sus labores. Ms aun en el
mbito del sector pblico en donde las medidas de control, tanto interno
como externo deben irse perfeccionndose da a da para evitar en la medida
de lo posible la corrupcin o mala administracin de los bienes de la nacin.
La fundacin centro de salud comunal y desarrollo integral (CESADE),
se encuentra ubicado en la regin centro-norte de Venezuela, al este de
Caracas ciudad capital, especficamente en el Municipio Libertador en la
regin sur-oeste del Estado. Sus oficinas administrativas; se encuentran
Ubicadas en la Urbanizacin Pocaterra, Manzana 29, ejido 11, teniendo
como principal objetivo promover el desarrollo integral de los habitantes del
Municipio Libertador del Estado Carabobo.
La fundacin carece en la actualidad una problemtica que afecta el
rendimiento de las actividades la cual es la ausencia de actualizacin de los
manuales de normas y procedimientos administrativos. En la Direccin de
Recursos Humanos se presenta el recargo de funciones sobre las personas
que all laboran debido a la usencia temporal de empleados fijos que
actualmente no asisten a sus funciones por razones establecidas en ley esto
produce un retardo en algunas de las actividades.

25

Por esta razn se toma la iniciativa de implementar nuevos


reglamentos sanciones, as como tambin eliminar figuras que ya nos existen
en la Direccin y hacer una nueva reestructuracin del manual y distribuir las
funciones entre las figuras

que existen actualmente en la misma. En

muchas ocasiones, se presentan tramites o procedimientos que no son


comunes o que no estn establecidos pero que exigen su pronta ejecucin
ante esta situacin, de la ausencia temporales de actualizacin del manual
de esta direccin

que regule estas fallas los responsables de la misma

deben solventar la situaciones de acuerdo a su propio criterio ya que no


existir ningn tipo de seguimiento y control.
Es evidente entonces que esta direccin est en busca de ser ms
efectiva, dinmica, y eficiente creando tcnicas distintas e innovadoras de
especializacin que les permita plasmar lneas que demuestren lo eficiente
que han sido en el cumplimiento de sus objetivos. El uniformar y controlar el
cumplimiento de las actividades y evitar su alteracin arbitraria, el cmo
determinar en forma ms sencillas las responsabilidades por fallas o errores
y as aumentar la eficiencia de los empleados.
Para que este sistema se cumpla a cabalidad, es importante el uso de
herramientas que permitan el control de las actividades que se ejecutan en la
empresa, entre las muchas existentes los manuales administrativos.
Segn Fincowsky 2009, Los manuales administrativos
son indispensables debido a lo complejidad de las
estructuras de las organizaciones, el volumen de sus
operaciones, el recurso que disponen, la demanda de
sus productos, servicios o ambos, y la adopcin de
tecnologa de informacin adecuadamente en estos
aspectos (pg. 244).

26

En conclusin el uso de manuales de normas y procedimientos es


fundamental para cualquier institucin, ya que facilita al personal informacin
bsica para ejecutar las labores que le corresponden. De igual forma permite
controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo sirve de base para la
capacitacin de nuevo personal, permite la optimizacin del tiempo de los
empleados, y asegura la uniformidad en los procedimientos de las
actividades del trabajo y la calidad esperada. Sin embargo los constantes
cambios originados y las muchas reas que conforman cada departamento
han dificultado las actualizaciones de estos manuales ya que carecen de
tiempo. Debido a esta realidad la Direccin de Recursos Humanos solo
cuenta con un manual que esta desactualizado e incompleto.
Cabe destacar que el propsito de este trabajo es la actualizacin de
un manual de normas y procedimientos administrativos el cual le servir de
apoyo y esquema practico a la fundacin (CESADE) para que las personas
que hagan uso del mismo puedan mejorar y perfeccionar las funciones que
all desempeen y que la presentacin de las actividades que estas realicen
sea el ms adecuado y as lograr los objetivos y metas fijados por la
Direccin.
2.2 Objetivo General
Ejecutar la actualizacin del manual de normas y procedimientos
administrativos del Departamento de Recursos Humanos de la Fundacin
Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral CESADE en el Municipio
Libertador del Estado Carabobo.
2.3 Objetivos Especficos

27

Diagnosticar la situacin actual que presenta el Manual de la Direccin


de Recursos Humanos de la fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral (CESADE).
Identificar los pasos que se deben seguir para la actualizacin del
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Direccin

de

Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo


Integral CESADE.
Actualizar el manual de normas y procedimientos administrativos de la
Direccin de Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud Comunal
y Desarrollo Integral CESADE.
2.4 Justificacin
La carencia de la actualizacin de un manual de procedimientos
especfico, fue lo que justifico la elaboracin de esta investigacin. La
ausencia de esta herramienta ha dejado a la direccin de cursos humanos
expuesta al incumplimiento uniforme de los procesos incertidumbre,
desperdicios, discusiones sobre las rutinas de trabajo y retrasos en las
actividades.
Por lo antes expuesto se plantea la actualizacin de un manual de
normas y procedimientos como proyecto de pasantas para la Direccin de
Recursos Humanos; con la actualizacin de este documento se pretende
dotar a la fundacin (CESADE) de un instrumento que permite controlar el
cumplimiento efectivo de las actividades que le corresponden. As tambin,
resulta de gran utilidad este manual, ya

que las personas directamente

involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido,

28

con el objeto de que tengan el conocimiento general de la accin institucional


o de lo contrario, podaran consultar dichos documentos siempre que sea
necesario.
A travs de esta investigacin se puede lograr resultados favorables
donde no solo el investigador obtenga prctica profesional; sino incluso le
sirva como aporte en el momento de la actualizacin del manual de normas y
procedimientos administrativos en la Fundacin centro de salud comunal y
desarrollo integral CESADE. Esta investigacin tambin da lugar a otros
procedimientos que podran evaluarse a medida que el proceso avanza y
constituirse en un antecedente para otras investigaciones relacionadas con el
tema.
2.5.

Alcances Esperados

Etapa 1.
Diagnosticar la situacin actual que presenta el Manual de la Direccin
de Recursos Humanos de la fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral (CESADE). Esto se llevara a cabo en un lapso estipulado
de tres semanas continuas. A partir del 17/03/2014 al

04/04/2014.

Donde se recabara informacin requerida.


Actividades realizadas:
Para dar cumplimiento de esta etapa fue necesario la observacin y
anlisis de la Direccin de Recursos. El cual permite conocer las tareas
especficas de cada uno de los empleados que all laboran. Dando inicio a la
primera semana de las prcticas profesionales; donde se pudiera

29

diagnosticar realmente la problemtica a tratar. Esto se le dio inicio a partir


del 17/03/2014, se logr por medio de un anlisis y comunicacin con los
directores y jefes de la fundacin centro de salud comunal y desarrollo
Integral CESADE.
Se culmin la etapa en la semana del 31 al 04 de abril se obtuvo
resultado con la observacin el cual se diagnostic que existe carencia en
cuanto al conocimiento de manuales de normas y procedimientos
administrativos tambin se evidencio falta de cumplimiento de los mismos
donde se requiere la actualizacin de un Manual de normas y procedimiento
administrativo en donde se describe las tareas rutinarias del trabajo, a travs
de la descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la Direccin
de Recursos Humanos y la secuencia lgica de cada una de sus actividades,
para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria.
La aplicacin de un manual de normas y procedimiento administrativo
en la Direccin de Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral CESADE del municipio Libertador Edo
Carabobo y que este a la vez sirva como aplicacin para lo dems
departamento de la Fundacin CESADE.
Etapa 2.
Identificar los pasos que se deben seguir para la actualizacin del
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Direccin

de

Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo


Integral CESADE. El desarrollo de esta etapa comenzara el 06/03/2014
teniendo una duracin de un mes y medio.

30

Esta etapa se llevara a cabo en un lapso correspondiente a 6


semanas consecutivas a partir de la fecha, 06/04/2014 al 16/05/2014 como
se menciona anteriormente,

en la cual se desarrollaran actividades

relacionadas con identificacin de pasos, los cuales deben seguir para la


actualizacin del manual de normas y procedimientos de la Direccin de
Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo
Integral.
Actividades realizadas:
Para dar cumplimiento a la etapa mencionada anteriormente, se
comenzara con la primera actividad; se llevaran a cabo reuniones con el
Director de

Recursos Humanos, teniendo

como

objetivo

conseguir

informacin sobre las posibles fallas que existe en el manual actual y


recomendaciones que pueda aportar como autor de dicho manual de normas
y procedimientos administrativos. Se recolectara informacin relacionada con
manuales ya existentes as como tambin se estudiaran los pasos que sean
necesarios de manera de adaptar la actualizacin al tipo de institucin.
Teniendo como resultados informacin bsica y recomendaciones
importantes para dar inicio a la actualizacin del manual de normas y
procedimientos de la Direccin de Recursos Humanos, el cual sera el
objetivo a seguir.
Etapa 3.
Actualizar el manual de normas y procedimientos administrativos de la
Direccin de Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud Comunal

31

y Desarrollo Integral CESADE. Este llevara a cabo en un periodo de un mes


y tres semanas, correspondientes dando inicio en la fecha 18/05/2014 y
culminara el 27/06/2014.
En esta periodo se realizara la actualizacin correspondiente de
acuerdo a las informaciones, recomendaciones y pasos obtenidos en el
desarrollo de la propuesta, utilizando herramientas y tcnicas necesarias que
permitan la elaboracin adecuada de la actualizacin del manual de la
Direccin de Recursos Humanos cumpliendo con el objetivo de maximizar la
eficiencia as como las normas que sean implementadas y que las mismas
coadyuven al desarrollo de esta fundacin que forma parte importante del
municipio Libertador.
Actividades realizadas:
Revisin y lectura del manual existente en la Direccin de recursos
Humanos detectando las fallas ms relevantes. Para dar

inicio a la

actualizacin se utilizaron tecnologas y herramientas fundamentales en el


desarrollo

de

la

etapa

como

internet,

computadoras,

bibliografas

relacionadas entre otros as como tambin la informacin recopilada


anteriormente.
Metodologa y Herramientas
La metodologa se refiere al conjunto de procesos que se colocan en
prctica para la realizacin de distintas actividades en esta investigacin se
lleva a cabo la observacin y el anlisis de las distintas actividades que son
asignadas en la institucin de esta forma se implementaran estas tcnicas en
el desarrollo de las actividades.

32

La observacin se realiza con el fin de adquirir conocimientos previos


con el fin de ejecutar y realizar las actividades, en este sentido el anlisis
permite tener una visin clara de cmo realizan el proceso de ejecucin de
las actividades asignadas por la institucin.
Por consiguiente para cumplir con el desarrollo de las diferentes
actividades a ejecutar se har uso de diferentes herramientas tales como;
computadora, grapadora, bolgrafos, impresoras formatos, documentos, entre
otras que sirvan como apoyo en la ejecucin de las mismas.
con referencia a lo antes expuesto es importante hacer buen uso de
las herramientas y tcnicas de manera que estas permitan el efectivo
desarrollo de las actividades y que estas a su vez sean realizadas y logradas
con eficiencia y eficacia que sirva de ayuda para el crecimiento de la
institucin y para el pasante y su crecimiento laboral.
CAPITULO III

En este captulo a desarrollar se describirn cada una de las


actividades realizadas en el transcursos de 16 semanas consecutivas
sealando los procedimientos, tcnicas y mtodos utilizados para alcanzar el
objetivo de las mismas as como tambin la importancia para el practicante y
la institucin donde se llevaron a cabo las prcticas profesionales.
3. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES.
3.1 Descripcin de Actividades ejecutadas, mtodos, herramientas y/o
recursos utilizados

33

Semana 1. (10/03/2014 al 14/03/2014).


Visita y presentacin del pasante a la institucin.
Para dar comienzo a las prcticas profesionales el pasante se
dirigi el primer da a la Alcalda Bolivariana del Libertador Del Estado
Carabobo donde le recibi el analista de talento humano para entregarle la
carta e informarle el lugar y departamento

donde le haba asignado las

prcticas profesionales.
Para la sorpresa del pasante lo enviaron a una fundacin, fue algo
inesperado ya que anteriormente le haban informado que realizara
prcticas profesionales
adolescentes

en el

las

consejo de proteccin de nios, nias y

y pues no esperaba que le cambiaran de lugar, en la

conversacin le informaron que buscara al Licenciado Johan Labrador quien


sera su tutor industrial, agradeciendo de ser aceptado como pasante de la
alcalda del libertador procedi a dirigirse hacia la fundacin la cual estaba en
tocuyito exactamente en la pocaterra, llegando a la misma, pregunto en
recepcin por el Licenciado Johan Labrador

el cual era el Director de

Recursos Humano la recepcionista le recibi y le instruyo el lugar del


Departamento donde se encontraba el tutor industrial.
Debidamente dando los buenos das explicando la procedencia y
diciendo que la alcalda lo haba asignado como pasante all, el tutor
correspondiente acepto la carta de designacin converso con el pasante
para estudiar su perfil, lo presento el departamento de administracin y a los
dems Departamentos que formaban parte de la Fundacin.

34

Esta actividad es importante ya que

permite la compenetracin y

comunicacin entre el pasante y la institucin as como las personas que


integran la misma, esto proporciona un buen clima organizacional para
ambas partes ya que mediante esta se forman buenas relaciones
interpersonales dentro de la institucin.
En el mismo orden de ideas como primera actividad se le asign al
pasante la actualizacin de los fidecomisos la cual comenzara a realizar a
partir de esa semana, en el transcurso de la misma el pasante mantuvo
conversacin con el Responsable de Bienes as como tambin con algunos
de los dems empleados la cual le dieron la oportunidad de observar e
instruirse de cmo se manejan los procesos administrativos. Para dar inicio a
la primera actividad la cual fue la de los fidecomisos el tutor me le asesoro
dando la primera leccin de cmo se iniciara la misma, se le dio la orden al
practicante de realizar la actualizacin de fidecomisos de los empleados de
la fundacin CESADE, lo cual contena, aportes presentacin de antigedad
e intereses, Nombres y Apellido del empleado, fecha de Ingreso, Numero de
Cedula de Identidad.
El desarrollo de esta actividad es importante para el Departamento, ya
que por medio de la misma se adelantara un trabajo atrasado que elevara la
eficiencia dentro del mismo.
Por otro lado esta primera semana en la institucin permiti observar y
conocer sobre la Fundacin donde continuara el pasante durante los cuatro
meses siguientes correspondientes a diecisis (16) semanas continuas de
pasantas, se propuso un acuerdo entre los directores ya que no saban si
dejar al pasante en RRHH o en otro Departamento debido al espacio
limitados con que contaban.

35

Para comenzar con el anlisis dicho pasante sostuvo conversacin con


algunos de los empleados de la direccin de administracin quienes
aportaron informacin sobre la Fundacin mencionando entre algunas cosas
que la misma es un ente descentralizado y con autonoma propia, pero que
dependa directamente de la alcalda del Libertador quienes aprueban o no
los presupuestos, esto permiti conocer de que la misma institucin llevaba
a cabo tres programas que forman parte importante del municipio libertador
como lo son Chamos libertador, Pablo Natera (casa de Abuelos), CESADE
Salud, que en la gestin anterior era CAMI un centro de salud del municipio.
En vista de que no tena actividades asignadas como tal me dieron una
breve explicacin de cmo se llevaban a cabo las rdenes de pago.

Situacin de Aprendizaje.
Esta primera semana de prcticas profesionales le permiti al pasante
conocer el funcionamiento de la institucin, sus empleados directores y
dems personas que forman parte y dan vida a la institucin, se dieron a
conocer como se llevan algunos de los procesos administrativos que
permiten elevar conocimientos

del

practicante

de

cmo

funciona

la

Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral.


Se obtuvo un aprendizaje significativo acerca de cmo funciona esta
institucin que trabaja para la mejora del municipio libertador donde se le dio
a conocer al pasante los programas que se llevan a cabo da a da chamos
Libertador es un espacio destinado a brindarle importancia a esos nios y

36

jvenes que se encontraban en situaciones difciles y precarias de la calle


ellos eran rescatados, se les brinda educacin, comida y prcticas de
deportes esto consiste en que estos muchachos tienen un espacio donde
gestionado por la fundacin conjuntamente con la Alcalda del Libertador del
Estado Carabobo les brinda desayunos, almuerzo y meriendas.
As como tambin todos los viticos e implementos utilizados para el
deporte que practican como lo es el Karate-do el cual cuentan con un
profesor preparado en esta materia, tambin cuentan con otro personal en
este espacio como lo son las docentes asignadas a impartir la educacin a
estos muchachos

tambin una aseadora quien se encarga de tener el

ambiente limpio y acorde con lo que se les ofrece en este espacio a estos
nios. Tambin del programa de indigencia casa de abuelos pablo Natera y
el centro de salud que funcionan actualmente en el municipio.

Semana 2 (17/03/2014 al 21/03/2014).


Actualizacin de los fidecomisos de los Empleados de la institucin.
En esta semana se coloc en prctica las explicaciones del director de
recursos Humanos con respecto a la actualizacin de los fidecomisos de los
empleados de la fundacin en la que se desarroll de la manera siguiente,
Primero se coloca el sueldo mensual del empleado, lo cual automticamente
arroja una alcuota por beneficio salariales y el salario promedio. Se
introduce el nmero de das los cuales era (5) cinco ya que es
trimestralmente segn la ley orgnica del trabajo, est a su vez arroja los
aportes del fidecomiso que aparece de manera automtica; As fui
desarrollando esta actividad.

37

Para la institucin es de suma importancia ya que mediante la


realizacin de esta actividad se obtiene un adelanto progresivo de esta
direccin pudiendo realizar trabajo o actividades que no estaban planificadas,
el pasante para la institucin se convierte en un personal de provecho que
puede ayudar a la eficiencia de la misma. Los fidecomisos son activos que
legalmente corresponden a los trabajadores que laboren en una institucin
u empresa tanto pblica como privada por concepto de prestaciones por
antigedad, esto se refiere a un cmulo de intereses que se generan cuando
la empresa le deposita una cantidad trimestral al banco que se le descuenta
al mismo trabajador esto le genera intereses y son a los que se le denominan
fidecomisos.
De esta manera tambin se realiz y se obtuvo conocimiento sobre de
cmo se realizan los inventarios en la fundacin centro de salud comunal y
desarrollo integral, en la que se realizan listados de los suministros y bebidas
que existen en la fundacin en este caso para ser distribuidos en los
programas que estn a cargo de esta institucin. De esta manera se vaci en
un formato los suministros que seran enviado a chamos libertador que es
uno de los programas, este formato se vacan los dados en forma
manuscrita, sin tachadura ni enmienda, esto se realiza para llevar un control
de cada uno de los gatos que se realizan en cuanto al suministro de comidas
y bebidas.
El inventario se define como el registro documental de los bienes y
dems cosas pertenecientes a En una entidad o empresa, es la relacin
ordenada de bienes y existencias, esto se realiza en una fecha determinada.
Contablemente, es una cuenta de activo circulante que representa el valor de
las mercancas existentes en un almacn. En contabilidad, el inventario es

38

una relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el


activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la
descripcin de los artculos, los precios unitarios, el importe de cada rengln,
las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

Situacin de Aprendizaje.
En el desarrollo de estas actividades se desempearon conocimientos
de forma prctica donde el pasante realizo actividades que lo hacen sentir
parte de la institucin, como inventarios as como tambin la ejecucin de la
actualizacin de los fidecomisos de los empleaos y trabajadores de la
fundacin. Esto es muy importante para la institucin ya que da a conocer un
estimado de qu cantidad de material y suministro tiene disponible en la
institucin y puede saber qu cantidad va a comprar de material mes
siguiente para llevar un control de los suministros.
Semana 3 (24/03/2014 al 28/03/2014)
Adiestramiento y ejecucin de actividades en el departamento de
atencin al ciudadano.
Los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento de
atencin al ciudadano de la fundacin CESADE son actividades de calle
donde se involucran promotoras sociales las cuales le dan vida al mismo.
En esta semana se llev a cabo la organizacin de los documentos
utilizados en el departamento, ordenar los oficios internos que son recibidos
y enviados a los dems departamentos o direcciones, verificar las fechas y

39

archivar en carpetas maykas por orden. Seguidamente se realiz el cambio y


sustitucin de carpetas que se encontraban en mal estado.
Esto permite al departamento manejar con orden cada uno de los
documentos, y que a la hora de necesitar algunos sea ms fcil y cmodo
para conseguir, tambin eleva la rapidez a la hora de realizar los informes
semanales que se le pasan a presidencia ya que se encuentran ordenados
por fechas.
Se realiz la recopilacin de todas las minutas de trabajo realizadas por
las promotoras sociales, las minutas se utilizan como herramienta de trabajo
obligatorio ya que mediante esta permite evidenciar si el promotor est
realizando su trabajo correctamente estas minutas se trabajos son formatos
realizados y distribuidos diariamente, el cual deben de llenar manuscrito, esta
involucra nombre del promotor o promotora, fecha, nombre de la comunidad
y consejos comunales, telfonos as como tambin el sello de cada una de
las comunidades visitadas.
El archivar diariamente estas minutas de trabajo, planificacin semanal,
informe de gestin semanal, cachivache, minuta administrativa entre otros,
as como la realizacin de carpetas individuales e identificadas para cada
una de las promotoras sociales.
Es importante este manejo de estas carpetas en el departamento ya
que mediante esta se evita el mal uso de las herramientas de trabajo as
como despilfarro desordenado de los mismos, tambin
inadecuado de hojas y

el desgate

tinta. El objetivo es mantener el departamento

ordenado y no malgastar los recursos que se utilizan en la fundacin.

40

Por otra parte se realizaron llamadas, donde se le dieron al pasante


recomendaciones de cmo y que le diaria a cada una de las personas que
iba a llamar, el motivo de la llamada era una reunin urgente y el objetivo que
se persegua era que los mismos confirmaran su asistencia a la fundacin ya
que este es el espacio que se utiliza para este tipo de reuniones.
La importancia de esta actividad es que ayuda al desenvolvimiento del
pasante y las relaciones de comunicacin entre el personal, para la
institucin ya que dicha actividad significaba obtener resultados rpidos del
estimado de personas que asistira a la reunin convocada.
Por otro lado el pasante se instruy de cmo eran manejados los
equipos de trabajo en este caso del departamento de atencin al ciudadano,
como por ejemplo como era el manejo adecuado de la impresora que se
tena a disposicin a manera de ahorrar material ya que por lo menos en este
departamento se utilizan a diario minutas y formatos de trabajo, en tal fin la
impresora utilizada es de cinta la cual es una tecnologa que al pasante le
pareci obsoleta y que no haba manejado antes, en este sentido el pasante
sera el encargado de imprimir, organizar y archivar la oficina diariamente.
Situacin de Aprendizaje.
En transcurso de esta semana de realizacin de actividades en la
oficina de atencin al ciudadano, se pudo observar que realmente esta
oficina no debera trabajar con estos mtodos de trabajo, es decir que no le
corresponden estas labores, pero por ser parte de una entidad pblica se
realizan lo que manden los encargados de niveles ms altos, a pesar de esta
situacin los trabajos en esta oficina se realizan de manera ptima ya que

41

esta persigue como fin el compenetrar la fundacin con las comunidades y el


objetivo que se persigue mayormente es alcanzado.
Se obtuvo conocimiento de cules son las actividades desarrolladas
por los promotores sociales, como abordajes en las comunidades, los cuales
son informaciones que se buscan en comunidades antes seleccionadas para
ejecutar la planificacin, para posteriormente conjuntamente con la
comunidad y los camiones

de la Alcalda socialista del libertador, para

realizar jornadas de cachivaches, a manera de prevenir criaderos y posibles


portadores de dengue.
Semana 4 (31/03/2014 al 04/04/2014)
Organizar y archivar expedientes por orden alfabtico.
Se realiza la organizacin y archivos de expedientes por orden
alfabtico, esta actividad se desarrolla, primero sacando todos los
expedientes de la primera gaveta la cual estn distribuidos por separadores
que no estaban utilizados de buena manera, revisando si cada uno de los
expedientes estaba en buen estado de manera de realizar una lista y
reordenarlos prximamente, de esta manera debera anexarle a cada uno
una de reposo anual que servira para llevar un orden de reposos del ao en
curso; este contena, los datos del trabajador, nombres apellidos, cedula y
cargo, tambin la fecha de inicio del reposo, y culminacin del mismo, por
consiguiente tena que organizar los expedientes en orden alfabtico y
colocarlos en los separadores correspondientes.
La finalidad de esta actividad es llevar de forma organizada la
documentacin de cada uno de los trabajadores, el cual es importante y

42

beneficioso a la hora de necesitar algn documento de algn trabajador, bien


sea obrero, empleado, alto nivel, personal contratado, Comisin de servicio
o por alguna razn se d presente algn inconveniente alguno de los
encargados en el departamento lo consiga de forma rpida.
En el mismo orden se realizara la entrega de recibos de pago a cada
uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin
as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y
responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo.
En vista de que en el departamento labora el Director de Recursos
Humanos analista I que esta de comisin de servicio y otra pasante de la
universidad de Carabobo, el pasante seria el responsable, de ordenar,
archivar, recibir reposos y recibos, as como atender a las personas que
lleguen en busca de informacin. Tambin recordar sobre alguna actividad
extra que all sido solicitada en el transcurso del da o de la semana y que
debera realizarse. Esto es importante ya que permite un orden adecuado del
departamento y la mejora del mismo para evitar posibles errores y fallas.
Por esta razn para que esta actividad se de manera positiva y eficaz
se debern verificar y revisar cada uno de los recibos de manera que estn
firmados como recibidos y de que tengan alguna observacin o error informar
al personal encargado de realizar los recibos de pago y de esta manera
ayudar a la buena gestin del departamento minimizando las fallas.

43

Por ende luego de realizar estas tareas se dar inicio a archivar los
recibos de pagos previamente

recibidos en la Direccin de Recursos

Humanos correspondientes al mes de febrero, estos se colocaran de menos


a mayor dependiendo la fecha ya que estos se distribuyen y se cancelan por
quincenas. En este caso se tiene que archivar las dos quincenas en cada
expediente.
Situacin de Aprendizaje.
En esta semana se probar la adaptacin, disciplina y orden a la hora
de realizar este tipo de actividad, ya que requieren de tiempo y dedicacin
para realizarlo de forma efectiva. Es decir es un trabajo tedioso y no
cualquier persona lo hace, el pasante en esta actividad coloco en prctica la
paciencia ya que a pesar de ser la oficina un espacio pequeo, adems de
tener un ventilador que hacia volar los recibos y documentos. Es importante
ya que permite saber que a pesar que sea y parezca una actividad fcil no
todas las personas la realizan con xito por la dedicacin que hay que
aplicarle.
Semana 5 (07/04/2014 al 11/04/2014)
Realizacin de notificacin de vacaciones.
En esta actividad se utiliza un formato previamente realizado en la
direccin de recurso humanos, donde se vaca cuidadosamente los datos de
la persona que se va de disfrute de vacaciones, el nombre completo y
apellidos, cedula de identidad, la fecha de Ingreso, la fecha en que sale de
vacaciones se le anexa la fecha en la se le culminan as como tambin la
fecha en la que reintegrara a sus labores, esta notificacin de vacaciones

44

deber ir firmada por el Director de Recursos Humanos y sellada por el


departamento.
Es de suma importancia que el trabajador est en la obligacin de
retirar esta notificacin antes de irse de disfrute de vacaciones lo cual tendr
que firmar con fecha del da en que la reciba.
La realizacin de esta actividad es importante para la institucin, para
llevar un control y seguimiento de los trabajadores, as como tambin el
cumplimiento de la ley orgnica del trabajo que es por las cuales se rige esta
institucin pblica.
Por otro lado se realiz la actividad de archivar las conciliaciones
bancarias en las cuentas correspondientes, ya que existen cuentas
diferentes de cada partida, la de nmina donde se le deposita a cada
empleado, tambin la de los proveedores entre otras. Esta actividad forma
parte importante de la institucin ya que mediante esta se puede llevar el
control y seguimiento de las cinco cuentas que se utilizan en la misma.
De la manera siguiente se organiz y reviso todos los documentos
relacionados con los proveedores, requisiciones, control perceptivo facturas,
copia de cedula de identidad, cheques y dems documentos que sean
utilizados. Se revisa y se organiza por fecha y por cada cuenta esta se deben
archivar en las carpetas correspondientes.
Por otro lado, Se realiz la asistencia a un taller en la contralora
municipal del libertador del Estado Carabobo

donde el tema central fue

supuestos generadores de responsabilidad administrativa. En este taller se


trataron puntos importantes dedicados a las personas que hacen vida
administrativamente en las instituciones pblicas de manera que no existan

45

procedimientos ilcitos el objetivo de taller es influir de manera positiva en la


conciencia y decisiones de directores, administradores, contadores, y
encargados de manejar recursos y bienes del estado de manera que exista
una buena administracin de los mismos, este obtuvo una duracin seis
horas, dictado por el abogado juan Runque.
Estas actividades son de suma importancia ya que por medio de estas
existe una preparacin para el personal administrativo no solo de una
institucin sino de todas las instituciones que hacen vida dentro del municipio
pudiendo ser preparados como buenos gestores administrativos sabiendo
que de manera legal existen tipos de procedimientos que son negativos es
decir, que no son adecuados y que van desmejorando la entidades pblicas,
en el mismo se mostraron cada uno de los artculos y leyes en las que se
basan los supuestos generadores de responsabilidad administrativos. Se
entiende como responsabilidad: una obligacin de lo que se debe y no se
debe hacer.

Situacin de Aprendizaje.
En la ejecucin de las actividades realizadas en este periodo, se pudo
adquirir un conocimiento previo de cmo realizar las notificaciones de
vacaciones donde el practicante recibi informacin de la razn de ser de los
das que le corresponden a cada trabajador Contando a partir de quince das
en el primer ao y luego se suma un da por ao de antigedad, el trabajador
deber notificar que se ira de disfrute al departamento para pagarle las
vacaciones. Este tipo de actividades son importantes para la institucin
porque por medio de estas se prepara al personal para su beneficio y al

46

practicante se le da la oportunidad de aumentar conocimientos y de crecer


dentro de la institucin.
Semana 6. (14/04/2014 al 16/04/2014)
Organizar

los

documentos

formatos

que

se

utilizan

en

el

departamento de atencin al ciudadano.


En esta semana se llev a cabo la organizacin de los documentos
utilizados en el departamento, ordenar los oficios internos que son recibidos
y enviados a los dems departamentos o direcciones, verificar las fechas y
archivar en carpetas maykas por orden. Seguidamente se realiz el cambio y
sustitucin de carpetas que se encontraban en mal estado.
Esto permite al departamento manejar con orden cada uno de los
documentos, y que a la hora de necesitar algunos sea ms fcil y cmodo
para conseguir, tambin eleva la rapidez a la hora de realizar los informes
semanales que se le pasan a presidencia ya que se encuentran ordenados
por fechas.
Se realiz la recopilacin de todas las minutas de trabajo realizadas por
las promotoras sociales, las minutas se utilizan como herramienta de trabajo
obligatorio ya que mediante esta permite evidenciar si el promotor est
realizando su trabajo correctamente estas minutas se trabajos son formatos
realizados y distribuidos diariamente, el cual deben de llenar manuscrito, esta
involucra nombre del promotor o promotora, fecha, nombre de la comunidad
y consejos comunales, telfonos as como tambin el sello de cada una de
las comunidades visitadas.

47

El archivar diariamente estas minutas de trabajo, planificacin semanal,


informe de gestin semanal, cachivache, minuta administrativa entre otros,
as como la realizacin de carpetas individuales e identificadas para cada
una de las promotoras sociales.
Es importante este manejo de estas carpetas en el departamento ya
que mediante esta se evita el mal uso de las herramientas de trabajo as
como despilfarro desordenado de los mismos, tambin
inadecuado de hojas y

el desgate

tinta. El objetivo es mantener el departamento

ordenado y no malgastar los recursos que se utilizan en la fundacin.


Es importante este manejo de estas carpetas en el departamento ya
que mediante esta se evita el mal uso de las herramientas de trabajo as
como despilfarro desordenado de los mismos, tambin
inadecuado de hojas y

el desgate

tinta. El objetivo es mantener el departamento

ordenado y no malgastar los recursos que se utilizan en la fundacin.


Seguidamente se realizaron actividades varias en el departamento
como impresiones de documentos para licencias de vacaciones, realizacin
de las partidas 14-100 y 14-03 para una seora que haba trabajado en la
fundacin haca ya varios aos ella necesitaba este documento fue llenado a
computadora y manuscrito donde le coincidieran las fechas de sus trabajos
posteriores y lo q le solicitaban en el seguro social obligatorio para poder
optar por la pensin, este documento llevaba nombres de la beneficiaria,
cedula de identidad, Rif de la institucin, nombres de la institucin fecha de
ingreso, fecha de egreso, la fecha de liquidacin, y otros datos importantes.
La 14-03 la cual es el retiro del trabajador del seguro social por parte
de la institucin, esta se llev a cabo en forma digitalizada y con la presencia

48

del trabajador ya que esta se le haba realizado anteriormente por una


analista y le presentaba inconvenientes ante el seguro social obligatorio.
Para darle continuidad a las actividades se procedi a recibir reposos
emanados por el seguro social, as como tambin justificativos; con la
recepcin de estos documentos se llevaba a cabo la relacin de reposos
anual que presenta cada trabajador ante la direccin de Recursos Humanos
que se encuentran en cada uno de los expedientes de los empleados
trabajadores, obreros y personal contratado de la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral.
Estas actividades son importantes realizarlas en la direccin

manera de organizacin y control en los archivos, y de obtener aprendizajes


con el fin de minimizar errores.
Situacin de Aprendizaje.
Brevemente en la puesta en prctica de estas actividades se
obtuvieron nuevos conocimientos que contribuyen de forma idnea para el
crecimiento del aprendizaje del pasante ya que es importante conocer sobre
la ejecucin de estas partidas que se llevan a cabo en las organizaciones,
as como tambin la adaptacin a todas las actividades que se realizan en la
fundacin que le ayudan a familiarizarse con las mismas.
Semana 7. (21/04/2014 al 25/04/2014)
Verificacin de facturas y rdenes de pago.

49

Para dar inicio a la descripcin de esta semana es importante hacer


mencin de que es una Factura, la cual es el documento tributario de compra
y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley.
Por esta razn, es necesario que las facturas se realicen de forma
cronolgica y en secuencia con el nmero de requisicin. Esta se llena y
deben coincidir todos los datos de forma exacta de otra manera estara mala
la factura o la requisicin, en la factura se deben llenar los datos
cuidadosamente, la fecha, el estado, la direccin, numero de Rif, cantidad,
concepto, descripcin, precio unitario, cantidad total, monto total, de tener
IVA se le suma dependiendo el porcentaje, monto bruto y total. Realizar estos
procedimientos de forma correcta arrojara buenos resultados, minimizando
posibles errores.
Para explicar con ms detalle la actividad realizada es bueno
mencionar los procedimientos de cmo y que contiene la factura de manera
exacta el cual debe cumplir con las especificaciones siguientes:
Nombre completo, domicilio fiscal, y telfono del emisor en caso de
tratarse de una persona natural, en caso de que el emisor sea una persona
jurdica, se debe indicar la denominacin o razn social y domicilio fiscal,
comunidad consorcio u otro ente jurdico o econmico.
seguidamente se debe colocar el nmero de la factura, numero de
control y fecha, nombre completo de la persona que adquiere el bien o en
todo caso la persona que recibir el servicio, numero de inscripcin en el
registro de Informacin Fiscal

(Rif) , telfono y la condicin de pago.

Tambin deber incluirse como se mencion anteriormente el concepto,


cantidad, precio unitario, y valor de venta.

50

Se colocara la especificacin del monto del monto del impuesto segn


la alcuota aplicable en forma separada del precio o remuneracin de la
operacin. Los datos de la impresin del talonario de facturas, identificadas
con la serie de nmero de control y detalles de su autorizacin. Es
importante que coincida el monto en nmero y en letra en la factura, orden
de pago, cheque y Boucher.
As mismo se realizaron rdenes de pago las cuales son un requisito
indispensable para la administracin pblica, se realizan para emitir pagos a
proveedores, nomina a empleados, o pago de algn servicio.
Para verificar que este correctamente la orden de pago se revisa que
la misma contenga sellos, firmas y fecha esta debe ser la misma que tenga el
control perceptivo y la facturas, luego de este proceso se comienza a
archivar los documentos mencionados en orden.
De este modo, para continuar con el cumplimiento de las actividades
pautadas en el cronograma se procedi a realizar el inventario de equipos de
la fundacin, donde se tomaron cada uno de los factores importantes
relacionados con los equipos destinados a la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral, como seriales, marca, cantidad, cdigo, as
como tambin la descripcin del equipo o bien, dicha actividad se realiz
conjuntamente y en apoyo al responsable de bienes muebles de la
fundacin, quien a porto al pasante la informacin necesaria sobre la
realizacin y el procedimiento, este tipo de inventario se realiza
peridicamente a fin de resguardas los bienes de la institucin y que estos se
mantengan en buen estado. Los resultados arrogados en el inventario se
comparan con uno anterior, esto es importante para la institucin ya que

51

permite y asegura la salvaguarda del patrimonio de la institucin antes


mencionada.
Por otra parte se realiz el folio de documentos varios de la direccin
de administracin, a fin de evitar la prdida de documentos importantes,
sabiendo que los trabajadores que tengan acceso a los documentos lleven
cuidadosamente la utilizacin de los mismos, la mencionada actividad se
realiz de forma cronolgica, y manual utilizando como herramienta
bolgrafos, cuando se lleva a la prctica esta actividad debe de ser tambin
de forma cuidadosa para evitar errores en los documentos.
Sin ms que agregar con respecto a la actividad antes mencionada
precedi el pasante a la oficina de atencin al ciudadano donde debera
cumplir con sus actividades diarias el cual era la impresin de documentos y
formatos para el trabajo diario que ejercen las promotoras sociales.
Este tipo de actividades ayudan tanto al pasante a obtener el equilibrio
entre las diferentes actividades que tiene que realizar diariamente ya la
adaptacin al sector pblico ya que en este mbito suelen cambiar de
actividades arbitrariamente siguiendo con las rdenes del jefe superior o jefe
inmediato.
Situacin de Aprendizaje.
La elaboracin de diferentes actividades permite al pasante adaptarse
a la realizacin de varias actividades que coadyuven a su crecimiento
profesional y personal. En la ejecucin de las actividades realizadas en esta
semana, se pudo adquirir un conocimiento significativo de cmo realizar
inventarios, realizacin de facturas entre otras que forman parte de la

52

formacin profesional del egresado realizando las mismas de forma


disciplinaria colocando en prctica conocimientos previos aprendidos.
Semana 8. (28/04/2014 al 02/05/2014)
Inventario de mercanca Mdica de la fundacin
De este modo, para continuar con el cumplimiento de las actividades
se procedi a realizar el inventario de mercanca medica de la fundacin,
donde se tomaron cada uno de los factores importantes relacionados con los
medicamentos destinados a la Fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral, como nombres, tipo, cantidad, fecha de vencimiento, as
como tambin la descripcin del medicamento o materiales que se utilizan en
el centro de salud, dicha actividad se realiz conjuntamente y en apoyo al
responsable de bienes muebles de la fundacin, quien a porto al pasante la
informacin necesaria sobre la realizacin y el procedimiento, este tipo de
inventario se realiza peridicamente a fin de resguardas los materiales
mdicos y suministros de la institucin y que estos se mantengan en buen
estado. Los resultados arrogados en el inventario se comparan con uno
anterior, esto es importante para la institucin ya que permite y asegura la
salvaguarda del patrimonio de la institucin antes mencionada.
Esta actividad forma parte importante de la institucin ya que mediante
esta es que se puede garantizar el buen estado de los medicamentos los
cuales son distribuidos en los diferentes ambulatorios, jornadas y centros de
salud ubicados en todo el Municipio Libertador del estado Carabobo, lo cual
ante la poblacin evita que esta se convierta en una mala gestin, al
contrario esto ayuda al desarrollo tanto del municipio como del surgimiento
de la fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral.

53

De este modo se archivaron

las conciliaciones bancarias en las

cuentas correspondientes, ya que existen cuentas diferentes de cada partida,


la de nmina donde se le deposita a cada empleado, tambin la de los
proveedores entre otras. Esta actividad forma parte importante de la
institucin ya que mediante esta se puede llevar el control y seguimiento de
las cinco cuentas que se utilizan en la misma.
En el mismo orden se realizara la entrega de recibos de pago a cada
uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin
as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y
responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo.
En vista de que en el departamento labora el Director de Recursos
Humanos, analista I que esta de comisin de servicio, el pasante seria el
responsable, de ordenar, archivar, recibir reposos y recibos, as como
atender a las personas que lleguen en busca de informacin. Tambin
recordar sobre alguna actividad extra que all sido solicitada en el transcurso
del da o de la semana y que debera realizarse adems de las actividades
previamente asignadas.
Esto es importante ya que permite un orden adecuado del
departamento y la mejora del mismo para evitar posibles errores y fallas.

54

Por esta razn para que esta actividad se de manera positiva y eficaz
se debern verificar y revisar cada uno de los recibos de manera que estn
firmados como recibidos y de que tengan alguna observacin o error informar
al personal encargado de realizar los recibos de pago y de esta manera
ayudar a la buena gestin del departamento minimizando las fallas.
Por ende luego de realizar estas tareas se dar inicio a archivar los
recibos de pagos previamente

recibidos en la Direccin de Recursos

Humanos correspondientes al mes de marzo, estos se colocaran de menos


a mayor dependiendo la fecha ya que estos se distribuyen y se cancelan por
quincenas. En este caso se tiene que archivar las dos quincenas en cada
expediente.
Por otro lado se le permiti al pasante la entrega de cheque a los
proveedores y a los trabajadores de la fundacin que poseen cuentas en los
bancos correspondientes donde se realizan los depsitos. En este proceso
se debera hacer firmar bien sea al proveedor o al trabajador involucrado se
le entregaba el cheque y se preceda a archivar la orden de pago la cedula
de identidad y la copia del cheque.
Situacin de Aprendizaje.
En el transcurso de esta semana se lograron obtener conocimientos
acerca de los inventarios por que se realizan y la finalidad de los mismos, en
este caso el inventario se realiz con el fin de conseguir como resultado el
nmeros de medicamentos existentes y as poder tomar medidas para
suministrar los mismos al almacn para luego ser distribuidos al centro de
salud. Se reforzaron conocimientos en cuanto al archivar, organizar cada
uno de los documentos asignados, conocer tambin los procedimientos de

55

entrega de cheques a los proveedores y personal de la fundacin que no


posea la cuenta requerida y manejada por la institucin para los deposito del
pago.
Semana 9. (05/04/2014 al 09/05/2014)
Realizacin de TXT para la nmina banavih de mes de febrero.
Aprobadas las nminas se elaboran los archivos TXT, de acuerdo a las
especificaciones suministradas por el Banco asignado. Para lograr realizar
con efectividad y sin errores el txt se debe cumplir estrictamente con cada
uno de los requisitos solicitados en la pgina del banco correspondiente.
En este caso se debe realizar de esta forma: el nombre del archivo
debe cumplir con el siguiente formato; N + Nmero de afiliacin de nmina +
mes de la Nmina (en formato MM) + Ao de la nmina (en formato AAAA)
+

.txt

en

el

caso

de

este

archivo

debe

llevar

el

nombre

N03210005098222305052014. Txt, la cual se realiza en un formato tipo blog


en el contenido de este archivo se agrega un aportante por cada line, es
decir, un trabajador por cada lnea, en este sentido los datos de cada a
portante deben ser:
1. Nacionalidad: V o E.
2. Cedula: sin puntos ni ningn otro tipo de separador, debe ser numrico entre
5 y 8 caracteres.
3. Primer nombre: solo caracteres alfabticos (sin espacios en blanco) entre 2 y
25 caracteres.

56

4. Segundo nombre es opcional y en caso de que se coloque este debe ser


solo caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
5. Primer apellido; solo caracteres, solo caracteres alfabticos sin espacios en
blanco) entre 2 y 25 caracteres.
6. Segundo apellido; opcional, y en caso de que se coloque este debe ser solo
caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
7. Salario integral: sin puntos ni ningn otro tipo de separador. los ltimos
dgitos se toman como decimales. debe ser numricos. mximo 16
caracteres.
8. Fecha de ingreso: sin barras, guiones ni ningn otro tipo de separador. debe
ser numrico en formato DDMMAAAA.
9. Fecha de ingreso es opcional y sin barras ni ningn otro tipo de separador.
debe ser numrico en formato DDMMAAAA. Esta fecha no puede ser mayor
a la fecha de ingreso.

De esta manera se deben de llevar a cabo cada uno de estor tems


que son obligatorios, en caso de los opcionales por ejemplo en caso del
segundo nombre se escribe el primero y seguidamente sin espacio se
colocan dos comas y sigue con el resto para que esta actividad sede de
forma eficaz y eficientemente. El monto de la nmina debe concordar con el
que arroje en el sistema con el TXT.
Para darle continuidad a la semana se realiz la revisin exhaustiva
de todos y cada uno de los documentos de la quincena como nminas,
rdenes de pago, facturas entre otras con el fin de que a ninguno de los

57

requisitos le hagan falta sello ni firmas por ninguna de las direcciones, esto
es importante para la institucin ya que a la hora de que la auditoria interna y
la contralora auditen la fundacin se encuentren los documentos en regla.
En efecto se culmin de archivar los recibos de pagos previamente
recibidos en la Direccin de Recursos Humanos correspondientes al mes de
marzo, estos se colocaran de menos a mayor dependiendo la fecha ya que
estos se distribuyen y se cancelan por quincenas. En este caso se tiene que
archivar las dos quincenas en cada expediente.
Para darle continuidad a las actividades se procedi a recibir reposos
que da el seguro social a los empleados, as como tambin justificativos; con
la recepcin de estos documentos se llevaba a cabo la relacin de reposos
anual que presenta cada trabajador ante la direccin de Recursos Humanos
que se encuentran en cada uno de los expedientes de los empleados
trabajadores, obreros y personal contratado de la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral.
Situacin de Aprendizaje.
Con relacin a lo que se ha mencionado se involucr al pasante en
otras actividades que no haba realizado durante la estada en la institucin
como lo fue la realizacin y ejecucin del nomina txt para banavih al sistema,
por la cual el conocimiento resulto significativo para sus prcticas y
preparacin personal a fin de desenvolverse ms en el rea.

As como

tambin seguir llevando de manera organizada la relacin de los recibos en


lo que va de ao para luego al momento de que la auditoria solicite los
expedientes se encuentre en el orden adecuado de manera que no falten en
los expedientes.

58

Semana 10. (12/04/2014 al 16/05/2014)


Elaboracin de facturas.
Para dar inicio a esta semana el pasante se present a la Direccion de
administracin ya que el asistente administrativo le haba pedido su
colaboracin para la realizacin de unas facturas que los proveedores de la
parada del burro haban pasado con los motos malos y haba que elaborarlas
de panera que concordaran con la

requisicin, en este caso estas eran

solicitado bebidas, alimentos, como: quesos, aceite, pasta harina, atn,


pescado y otras ya que eran varias facturas estas no deberan llevar ningn
tipo de enmienda, tachadura, ni enmendadura por lo que el pasante deba
hacerlo de forma cuidadosa ya que las ordenes tanto como el talonario de
facturas tena que tener el mismo nmero en forma continua por ende es
obvio que el talonario no contiene nmeros repetidos, por esa razn no tena
que ocurrir ningn error.
Reunin con el asesor institucional
Cabe agregar, que en esta semana el pasante junto con el tutor
tuvieron una reunin donde el asesor industrial le reviso al pasante todos los
captulos y las correcciones que le haba realizado el tutor acadmico, de
manera de estar al tanto de cmo era el progreso del pasante con el informe
de pasantas, en esta sesin el tutor institucional le realizo al informe del
pasante algunas correcciones necesaria as como tambin le dio al pasante
algunas recomendaciones, sobre que debera hacer para minimizar las fallas,
en este sentido el pasante le informo y le suministro la hoja de evaluacin
que debera utilizar para evaluar su desempeo en la institucin, el tutor la

59

iba a realizar de inmediato y fue cuando el pasante le dijo que no que eso se
realizara posteriormente y que solo era para que estudiara el instrumento y
tuviese conocimiento de l.
En tal sentido se realiz la revisin de existencia de insumos y
medicamentos de la fundacin. Se procedi a realizar el inventario de
mercanca medica de la fundacin, donde se tomaron cada uno de los
factores importantes relacionados con los medicamentos destinados a la
Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral, como nombres,
tipo, cantidad, fecha de vencimiento, as como tambin la descripcin del
medicamento o materiales que se utilizan en el centro de salud, dicha
actividad se realiz conjuntamente y en apoyo al responsable de bienes
muebles de la fundacin, quien a porto al pasante la informacin necesaria
sobre la realizacin y el procedimiento, este tipo de inventario se realiza
peridicamente a fin de resguardas los materiales mdicos y suministros de
la institucin y que estos se mantengan en buen estado. Los resultados
arrogados en el inventario se comparan con uno anterior, esto es importante
para la institucin ya que permite y asegura la salvaguarda del patrimonio de
la institucin antes mencionada.
A su vez se deban revisar las nminas correspondientes de los
empleados, obreros y personal de alto nivel y proceder a archivarlas en la
carpeta maykas, esta actividad se realiz con el fin de tener soporte de las
nminas.
Situacin de Aprendizaje.
En esta semana de ejecucin de actividades, como parte de la labor
del pasante se obtuvieron conocimientos bsicos e importantes para el

60

desarrollo como profesional ya que se practic la funcin de personal


analista de la direccin, el refuerzo de los conocimientos de cmo realizar las
correcciones y que debe implementar la investigacin como modo de
aprendizaje as mismo se procedi a archivar y organizar otros documentos
emitidos dentro de la organizacin.
Semana 11. (19/05/2014 al 23/05/2014)
Induccin en la realizacin del clculo de vacaciones
Como parte de ampliar el conocimiento del practicante el analista de
recursos humanos le explico la forma como debera realizar el clculo para la
licencia de vacaciones lo cual era importante que el aprendiera a realizar; en
este sentido le explico que se le realizaba cuando los trabajadores ya haban
cumplido el ao de labores y notificaban que se iran de disfrute, de tal
manera que se le realizaba el clculo, en el desarrollo de esta actividad se
tena que introducir el nombre y apellido, numero de cedula, el cargo que
ocupa, la fecha de ingreso de la cual depende el nmero de das que le
corresponden al trabajador de disfrute, el cual consiste el a partir de que el
trabajador cumpla un ao le corresponden quince (15) das, cuando cumpla
dos aos diecisis (16) y as sucesivamente se le suma un (1) da por cada
ao.
Se toman solo los das de lunes a viernes si se presenta un da feriado
ese no se cuenta, dentro del clculo se cuentan los lunes que contenga el
mes as como tambin los sbados y domingos para realizar el clculo
correspondiente. Luego de esto se imprime y se baja a administracin para
que le hagan efectivo el dinero para el disfrute del trabajador, es bueno

61

resaltar que cuando llegue el da de comienzo de disfrute ya el empleado


debe tener el pago en su cuenta para ser uso del mismo.
En relacin con la realizacin de las actividades, tambin se hizo la
recepcin de requisiciones de insumos de las distintas direcciones y
programas donde va incluido todos los materiales, equipos, suministros,
papelera, artculos de oficina que cada uno necesitan para el uso interno,
estas se quedan en la direccin de administracin y se archivan.
En el mismo orden se realizara la entrega de recibos de pago del mes
abril a cada uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la
Fundacin as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado
y responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo.
Como parte de sus responsabilidades el practicante deber imprimir
diariamente las minutas y formatos, nominas, constancias de trabajo y a
cualquier tipo de documento que requiera la direccin, es decir, que el
pasante deber estar a disposicin de las personas que requieran su ayuda,
y as incrementara sus habilidades y destrezas a nivel de trabajo.
Adaptndose a cualquier tipo de clima laboral ya que todas las direcciones
no trabajan de la misma forma.
Atendiendo a las actividades asignadas el pasante elaboro y redacto
oficios requeridos para solicitar donaciones para la fundacin, ya que no
cuentan con todos los equipos necesarios. Por otra parte el mismo realizo el

62

archivo de todos los recibos recibidos de forma tal de llevar el control de


estos, como se mencion en semanas anteriores el archivo de estas se
realiza revisando las quincenas a las que corresponde a manera de
colocarlos de menor a mayor dependiendo las fechas, estos se archivan en
cada expediente, el otro juego de recibos se ordena y se lleva a la direccin
de administracin.
Como actividad adicional el pasante realizo la bsqueda de
expedientes de trabajadores del ao 2013 como fin de tenerlos en los
archivos, ya que la contralora municipal haba avisado que se radicara en
las instalaciones de la fundacin como fin de revisar la administracin de la
gestin anterior.

Situacin de Aprendizaje.
Las actividades en esta semana fueron realizadas en su totalidad de
acuerdo al cronograma de actividades, el pasante visualizo como son los
preparativos para recibir a la contralora y que se debe estar a la disposicin
de cualquier cosa que necesiten a fin de que los procesos realizados en la
gestin anterior no afecten la institucin. Por esta razn se debe tener
cuidado de cmo se manejan los procesos administrativos ya que cada falla
tiene consecuencia a la hora de que auditen la empresa o institucin.
En el mismo orden de ideas se reforzaron conocimientos con respecto
a las actividades mencionadas sabiendo que cada da es diferente y que
siempre se aprende algo nuevo y diferente queda de parte de cada uno
tomarla positivamente sacando siempre lo bueno de las cosas que ocurren.

63

Semana 12. (26/05/2014 al 30/05/2014)


Elaboracin de rdenes de compras.
Dando inicio a esta semana de actividades, como primera asignacin
el pasante debera realizar rdenes de compra

lo cual de llenarse

primeramente el nombre del proveedor, direccin, Rif, telfono, condicin de


pago, numero de cotizacin, descripcin, lugar de entrega, fecha y unidad
que solita la compra, se deben llenar los reglones que especifican el cdigo,
cantidad, unidad o medida, descripcin del producto o servicio, precio por
unidad, total general, esto arroja el monto neto, monto bruto, I.V.A y el monto
total de la compra, para llevar a cabo la misma esto se le pasa al
responsable de bienes y el almacenista junto con la factura y la requisito del
bien o servicio, luego de esta ser aceptada y procesada se procede a
archivarla para llevar un orden y control de este proceso.
Para darle inicio a esta actividad como lo es el caculo para la licencia
de vacaciones; se colocan en prctica todas las explicaciones y
recomendaciones realizadas anteriormente, principalmente se introduce el
nombre y apellido, numero de cedula, el cargo que ocupa, la fecha de
ingreso de la cual depende el nmero de das que le corresponden al
trabajador de disfrute, el cual consiste el a partir de que el trabajador cumpla
un ao le corresponden quince (15) das, cuando cumpla dos aos diecisis
(16) y as sucesivamente se le suma un (1) da por cada ao.
Se toman solo los das de lunes a viernes si se presenta un da
feriado ese no se cuenta, dentro del clculo se cuentan los lunes que
contenga el mes as como tambin los sbados y domingos para realizar el

64

clculo correspondiente, Luego de esto se imprime y se baja a


administracin para que procesen el pago de las mismas.
siguiendo con las actividades que se realizaron en el transcurso de la
semana, se realiz la entrega de recibos de pago a cada uno de los
trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin as como
tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y responsable de los
programas, Chamos Libertador, programa de indigencia Pablo Natera, y
Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables de hacer firmar
cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y hacerlo llegar
al departamento en la brevedad posible para proceder a archivarlo.
En este sentido y para que esta actividad se de manera positiva y
eficaz se debern verificar y revisar cada uno de los recibos de manera que
estn firmados como recibidos y de que tengan alguna observacin o error
informar al personal encargado de realizar los recibos de pago y de esta
manera ayudar a la buena gestin del departamento minimizando las fallas.
Por ende luego de realizar esta tarea se dar inicio a archivar los
recibos de pagos previamente

recibidos en la Direccin de Recursos

Humanos correspondientes al mes de abril y mayo, estos se colocaran de


menos a mayor dependiendo la fecha ya que estos se distribuyen y se
cancelan por quincenas. En este caso se tiene que archivar los dos meses
con el fin de adelantar y dejar esa tarea en orden.
En otro sentido, el pasante participo en la realizacin de una cruz roja
que estaba planificada por el departamento de RRHH y que debera ser
realizada, se procedi a buscar los materiales necesarios para llevar a cabo
la misma.

65

Situacin de Aprendizaje.
En el transcurso de esta semana se llevaron a cabo actividades
nuevas para el pasante como elaboracin de rdenes de compra, se
elaboraron tambin clculo de vacaciones que debe arrojar el monto total
que se le cancelara al empleado y que es el mismo que aparecer en la
factura que tiene que ser firmada por la persona que le recibe, es decir, el
trabajador donde quedara certificado y contara el monto que se le cancelara,
aparte de llevar a cabo las dems actividades asignadas y que sirven de
experiencia laboral del practicante.
Semana 13. (02/06/2014 al 06/06/2014)
Realizacin de llamadas para solicitar documentos para los expedientes
En este sentido, la finalidad que tiene esta actividad mantener los
expediente organizados, y con la documentacin requerida, currculo vitae,
tres fotos carnet, Rif actualizado o vigente, inscripcin militar, copias de
cedula de identidad, esto se realiz ms que todo con el personal que estaba
nuevo ingreso es decir que haban entrado con la nueva gestin. As mismo
se le realizo la apertura de expediente al personal de nuevo ingreso con
todos los requisitos solicitados con anterioridad.
En el transcurso de esta semana se present el requerimiento del
personal contratado del ao 2013 como parte de la solicitud de la contralora
municipal. Esta actividad forma parte importante de la fundacin y sobre todo
de la direccin ya que la mayora de los directivos eran nuevos en sus
puestos, pero el director de Recursos Humanos si pertenece desde la

66

gestin pasada y el responsable de entregar y suministrar la documentacin


requerida por la auditoria.
Por otra parte en esa misma semana comenz la auditoria interna a
solicitar documentos a la direccin de Recursos Humanos, como recibos
desde la primera quincena del mes de enero hasta la ltima quincena del
mes de abril donde se tenan que realizar una respectiva relacin, tambin
constancias de vacaciones, resumen de las personal que se le haban dado
licencias para el disfrute de sus vacaciones durante el transcurso del nuevo
ao, y dems documentos solicitados, en realidad con esta autora todo el
departamento estaba trabajando en pro de suministrar los documentos
requeridos trabajando conjuntamente para que todo saliera bien.
En el mismo orden de actividades, se elabor la planificacin semanal
de la direccin de Recursos Humanos donde se especificara que haran
todos los empleados incluyendo el pasante que forma parte actualmente del
departamento, la misma se llenara con relacin a que se efectuara tanto en
horas de la maana como en horas de la tarde.
Ahora bien, se procedi a recibir en la recepcin a todas las personas
que acudieran a la institucin a pedir asesoramiento bien sea jurdico,
crediticio ya que en la fundacin funciona una oficina llamada funda pueblo la
cual, otorga crditos a nuevos emprendedores que lo ameriten para su
propio desarrollo de autogestin, o que se dirigieran a alguna de las
direcciones bien fuera; Administracin, Recurso Humano, Atencin al
ciudadano, presidencia, control y seguimiento que son los que conforman y
dan vida a esta institucin.

67

Despus de lo anterior expuesto cada persona que visite las


instalaciones de la institucin as como tambin los empleados de la misma
deber firmar un libro de actas donde diariamente donde se colocara
nombres y apellidos, cedula, hacia donde se dirige, la procedencia esto para
las personas que vienen de fuera, y para los empleados y obreros deben
colocar la hora, as como tambin firmar asistencia diaria la cual es
suministrada por Recursos Humanos a fin de controlar la hora de llegada de
los empleados o su asistencia al da de trabajo.
Situacin de Aprendizaje.
En el transcurso de esta semana se llevaron la continuidad de las
actividades asignadas por el tutor, la realizacin de las mismas son las que
garantizan el conocimiento significativo que obtiene el pasante al llevarlas a
cabalidad.
Semana 14. (09/06/2014 al 13/06/2014)
Elaboracin de TXT para nomina banavih.
En inicio a esta semana se comienza elaborando el txt, siendo
aprobadas las nminas se elaboran los archivos TXT, de acuerdo a las
especificaciones suministradas por el Banco asignado. Para lograr realizar
con efectividad y sin errores el txt se debe cumplir estrictamente con cada
uno de los requisitos solicitados en la pgina del banco correspondiente en
este caso se debe realizar de esta forma: el nombre del archivo debe cumplir
con el siguiente formato; N + Nmero de afiliacin de nmina + mes de la
Nmina (en formato MM) + Ao de la nmina (en formato AAAA) + .txt en el
caso de este archivo debe llevar el nombre N03210005098222305052014.

68

Txt, la cual se realiza en un formato tipo blog en el contenido de este archivo


se agrega un aportante por cada line, es decir, un trabajador por cada lnea,
en este sentido los datos de cada aportante deben ser:
10. Nacionalidad: V o E.
11. Cedula: sin puntos ni ningn otro tipo de separador, debe ser numrico entre
5 y 8 caracteres.
12. Primer nombre: solo caracteres alfabticos (sin espacios en blanco) entre 2 y
25 caracteres.
13. Segundo nombre es opcional y en caso de que se coloque este debe ser
solo caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
14. Primer apellido; solo caracteres, solo caracteres alfabticos sin espacios en
blanco) entre 2 y 25 caracteres.
15. Segundo apellido; opcional, y en caso de que se coloque este debe ser solo
caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
16. Salario integral: sin puntos ni ningn otro tipo de separador. los ltimos
dgitos se toman como decimales. debe ser numricos. mximo 16
caracteres.
17. Fecha de ingreso: sin barras, guiones ni ningn otro tipo de separador. debe
ser numrico en formato DDMMAAAA.
18. Fecha de ingreso es opcional y sin barras ni ningn otro tipo de separador.
debe ser numrico en formato DDMMAAAA. Esta fecha no puede ser mayor
a la fecha de ingreso.

69

De esta manera se deben de llevar a cabo cada uno de estor tems


que son obligatorios, en caso de los opcionales por ejemplo en caso del
segundo nombre se escribe el primero y seguidamente sin espacio se
colocan dos comas y sigue con el resto para que esta actividad sede de
forma eficaz y eficientemente. El monto de la nmina debe concordar con el
que arroje en el sistema con el TXT.
En el mismo orden, se realiz la entrega de recibos de pago de a cada
uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin
as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y
responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo .
Con el fin de mejorar la organizacin de los archivos, se precedi a
realizar una reordenacin de todos los expedientes por medio de una lista
enumerada suministrada por el director de Recursos Humanos, en este caso
sera por jerarqua de acuerdo a los cargos que ocupan cada trabajador,
cabe resaltar que ya no seran ordenados por orden alfabtico sino por
enumeracin que tendra que realizar el pasante para colocarlo en cada
separador, para el fin de esta actividad se tuvieron que extraer todos los
expedientes para ser ordenados posteriormente, de acuerdo a cada nmero
ya establecido.
Para dar comienzo a otro da de labores en la fundacin Centro de
salud comunal y desarrollo integral Cesade, se continu con las relaciones
que abra que entregarle a auditoria interna y que ya haca varios das haba
solicitado. Cabe resaltar que esta actividad ayuda a mejorar y a minimizar
errores dentro de la direccin.

70

Se llevaba tambin el control y seguimiento de los documentos, oficios


internos, informes, circulares, memorndum y se procede a archivarlos en las
maykas correspondientes segn su fecha.
Situacin de Aprendizaje.
Cabe mencionar, que el desarrollo de estas actividades como lo fue la
realizacin y ejecucin del nomina txt para banavih al sistema, por la cual el
conocimiento resulto significativo para sus prcticas y preparacin personal a
fin de desenvolverse ms en el rea. As como tambin seguir llevando de
manera organizada la relacin de los recibos en lo que va de ao para luego
al momento de que la auditoria solicite los expedientes se encuentre en el
orden adecuado de manera que no falten en los expedientes.
Semana 15. (16/06/2014 al 20/06/2014)
Elaboracin Requisicin de materiales para la direccin de RRHH
para llevar a cabalidad esta actividad, fue necesario hacer uso de una
herramienta ya establecida en la institucin como lo es la requisicin de
materiales y otros, en este formato se anotan cada uno de los artculos de
oficina y papelera que son requeridos por la direccin de Recursos
Humanos, en este caso se solicit, tijeras, grapadora, cinta plstica,
resaltador, hojas blancas tamao car y oficio, esto con el fin de cumplir cada
una de las actividades con toda las herramientas necesarias.
por otra parte se realiz un inventario de alimentos y bebidas, esta
actividad fue llevada a cabo conjuntamente con el responsable de bienes, a
fin de revisar y llevar un control de con que alimentos y suministraos contaba

71

la fundacin para distribuir en los programas, este era para especficamente


el programa chamos libertador en el cual se asisten a los adolescentes y
nios con meriendas y otros, esto se lleva a cabo mediante la requisicin que
suministra el responsable de este programa al responsable de bienes.
En este inventario que se realiz se coloc el concepto, es decir, el
nombre la cantidad y la especificacin si es kilogramos, cajas o cualquier otra
especificacin, este documento queda como respaldo dentro de la fundacin,
con el objeto de llevar un control
Se logr culminar de manera efectiva con la reordenacin de los
expedientes para as cumplir con el objetivo planteado dentro del
departamento esto ayudara a implementar la rapidez y eficacia a la hora de
realizar la bsqueda de un expediente, el orden se encontrara en una lista
que fue suministrada por el director, la cual se coloc en un costado del
archivador de los expedientes.
Seguidamente se dar inicio a archivar los recibos de pagos
previamente

recibidos

en

la

Direccin

de

Recursos

Humanos

correspondientes a la primera quincena de junio, como se explic


anteriormente estos se colocaran de menos a mayor dependiendo la fecha
ya que estos se distribuyen y se cancelan por quincenas.
De la misma manera se realizaron las organizaciones de las licencias
de vacaciones previamente firmadas y entregadas al trabajador, as como
tambin se archiv las nminas y asistencias correspondientes a la quincena
en las maykas correspondientes.

72

Cabe resaltar que adicionalmente el pasante asisti a una


actividad de campo donde el ira conjuntamente con otros empleados en
representacin de la fundacin y sus directores.

Situacin de Aprendizaje.
En la presente semana de actividades, como todas las dems fue
significativa y provechosa ya que dio lugar a todas las asignaciones que
ayudan al crecimiento personal y profesional del pasante dentro de la
institucin, as como tambin aumentan el sentido de responsabilidad, ya
que al mismo se le asignan distintas actividades.
Semana 15. (22/06/2014 al 27/06/2014)
Organizar

los

documentos

formatos

que

se

utilizan

en

el

departamento de atencin al ciudadano.


En esta semana se llev a cabo la organizacin de los documentos
utilizados en el departamento, ordenar los oficios internos que son recibidos
y enviados a los dems departamentos o direcciones, verificar las fechas y
archivar en carpetas maykas por orden. Seguidamente se realiz el cambio y
sustitucin de carpetas que se encontraban en mal estado.
Esto permite al departamento manejar con orden cada uno de los
documentos, y que a la hora de necesitar algunos sea ms fcil y cmodo
para conseguir, tambin eleva la rapidez a la hora de realizar los informes

73

semanales que se le pasan a presidencia ya que se encuentran ordenados


por fechas.
Se realiz la recopilacin de todas las minutas de trabajo realizadas por
las promotoras sociales, las minutas se utilizan como herramienta de trabajo
obligatorio ya que mediante esta permite evidenciar si el promotor est
realizando su trabajo correctamente estas minutas se trabajos son formatos
realizados y distribuidos diariamente, el cual deben de llenar manuscrito, esta
involucra nombre del promotor o promotora, fecha, nombre de la comunidad
y consejos comunales, telfonos as como tambin el sello de cada una de
las comunidades visitadas.
El archivar diariamente estas minutas de trabajo, planificacin semanal,
informe de gestin semanal, cachivache, minuta administrativa entre otros,
as como la realizacin de carpetas individuales e identificadas para cada
una de las promotoras sociales.
Para darle continuidad a las actividades se procedi a recibir reposos
emanados por el seguro social, as como tambin justificativos; con la
recepcin de estos documentos se llevaba a cabo la relacin de reposos
anual que presenta cada trabajador ante la direccin de Recursos Humanos
que se encuentran en cada uno de los expedientes de los empleados
trabajadores, obreros y personal contratado de la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral.
Estas actividades son importantes realizarlas en la direccin

manera de organizacin y control en los archivos, y de obtener aprendizajes


con el fin de minimizar errores.

74

En el mismo orden de actividades, se elabor la planificacin semanal


de la direccin de Recursos Humanos donde se especificara que haran
todos los empleados incluyendo el pasante que forma parte actualmente del
departamento, la misma se llenara con relacin a que se efectuara tanto en
horas de la maana como en horas de la tarde.
Con el fin de llevar a cabalidad el clculo de vacaciones como se ha
venido realizando anteriormente se introduce el nombre y apellido, numero
de cedula, el cargo que ocupa, la fecha de ingreso de la cual depende el
nmero de das que le corresponden al trabajador de disfrute, el cual
consiste el a partir de que el trabajador cumpla un ao le corresponden
quince (15) das, cuando cumpla dos aos diecisis (16) y as sucesivamente
se le suma un (1) da por cada ao.
Se toman solo los das de lunes a viernes si se presenta un da feriado
ese no se cuenta, dentro del clculo se cuentan los lunes que contenga el
mes as como tambin los sbados y domingos para realizar el clculo
correspondiente, Luego de esto se imprime y se baja a administracin para
que procesen el pago de las mismas.
Situacin de aprendizaje.
Para concluir con las asignaciones en esta semana de igual manera se
ejecutaron todas las distintas

actividades, de manera de aumentar la

prctica de las actividades anteriormente explicadas y que eran realizadas


frecuentemente por el pasante.

75

3.2 Bases Tericas


Actualizacin:
Segn Carlos Roberto (2011), muchas empresas
crean documentos para determinar cmo se ejecuta una
tarea concreta o para la puesta en marcha de una
aplicacin o proyecto. Se trata de definir un documento
marco que ayude a la realizacin de dicha tarea a la hora
de ejecutarla. Pero si no queremos que dichos
documentos sean intiles tenemos que definir la
frecuencia de actualizacin de procedimientos.
Pongamos el caso de una nueva aplicacin que debe implantarse en
las distintas sedes de una empresa. Se crea el procedimiento de actuacin
para su puesta en marcha, pero a la vez de se van recogiendo los
inconvenientes y las soluciones a los mismos durante su ejecucin. Lo
normal sera sacar una versin nueva del procedimiento corrigiendo o
anotando los inconvenientes que surgen.
Por eso es fundamental que en todo procedimiento figure la fecha de
creacin y su mbito de actuacin. De esta manera sabemos a qu
atenernos cuando cogemos un documento antiguo y estamos prevenidos
ante los posibles cambios que puedan surgir en el mismo. Se deben crear

76

tantas versiones como cambios efectuemos, de manera que el procedimiento


est siempre vigente y sea actual.
Definicin Del Manual:
Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las
actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en
que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta separadamente.
Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, citados algunos
conceptos de diferentes autores.
Duhaltk Miguel (1977), Lo define como: "Un documento que contiene,
en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo".
De igual forma, Mara Del C. Vsquez (2008), afirma que El manual
de procedimientos ayuda en gran medida, a llevar un control estricto de las
actividades y procedimientos que se realizan en las distintas reas de la
empresa; muestra de manera sistemtica los pasos a seguir en las funciones
diarias del personal. En este tipo de manual, se describen, adems de los
procesos que realiza una empresa, los diferentes puestos o unidades
administrativas que intervienen en los procedimientos

especificando su

responsabilidad y participacin.
De igual forma el IAIM (2009), indico que Es el documento que
contiene el detalle de las actividades y las normas que deben cumplir los
responsables de los procedimientos que se realizan en la organizacin.
(p.23)

77

Por otra parte segn Amaya (2003), Especifican de manera formal


cuales son las actividades que se deben seguir para llevar a cabo un flujo de
trabajo contundente a un resultado para la organizacin. Por lo tanto, los
manuales de procesos son herramientas de primera mano para saber en
detalle que es lo que se quiere sistematizar .No todas las empresas poseen
manuales de procesos actualizados, lo cual no quiere decir que en ellas no
existan procesos .De todos modos con y sin manuales de procesos, el
analista debe intentar obtenerlos para tener claro que es lo que se va hacer.
(p.108)26.
Objetivos de los Manuales:
Considerando que los manuales administrativos son un medio de
comunicacin de las polticas, decisiones y estrategias de los niveles
directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de
especializacin del manual.
1. Asegurar adecuada comprensin de funciones, propsitos y expectativas de
organizacin y de actividades que realiza.
2. Lograr y mantener slida visin orgnica de toda la entidad.
3. Facilitar estudio de la organizacin.
4. Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las
mates.
5. Conocimiento de la estructura y valoracin de cargos que la integran.
6. Establecer canales de comunicacin y de relaciones funcionales.

78

7. Proporcionar una visin global de la organizacin, conocimiento de roles y


medio que facilite formacin tcnico - profesional al orientarle en las
actividades a desarrollar.

Tcnicas de Elaboracin de los Manuales:


Existen tres tcnicas para la elaboracin de los manuales, los cuales
son descritos a Continuacin:
1. Verificar los puntos o asuntos que sern abordados:
En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia
que debe contar el manual.
2. Detallar cada uno de los asuntos:
En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va
a tratar mediante el hecho de observar cmo se realiza el trabajo aclarando
la forma en que el servicio es realizado.
3. Elaborar una norma de servicio que deber ser incluida en el manual:
Esta ltima tcnica deber explicar l porque, el cmo, quien lo hace, para
qu deber ser redactado en forma clara y sencilla.
Tipos de Manuales:
1. Manual de Organizacin: El manual de organizacin describe la organizacin
formal, mencionada, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.

79

2. Manual de Polticas: El manual de polticas contiene los principios bsicos


que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
3. Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas
describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las
normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con
dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin
4.

Manual del especialista: El manual para especialistas contiene normas o


indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u
oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los
empleados que cumplen iguales funciones.

5. Manual del empleado: El manual del empleado contiene aquella informacin


que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa
sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en
el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin
de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
6. Manual de Propsito mltiple: El manual de propsitos mltiples reemplaza
total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en
los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique
su confeccin y mantenimiento.
Clasificacin de los Manuales
Por su contenido
De historia: Proporciona informacin acerca de los comienzos, crecimiento,
logros y posicin actual de la organizacin. Cuando es bien elaborado y

80

aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organizacin y a


sentirse parte de ella.
De organizacin: Expone de forma detallada la estructura de la
organizacin formal a travs de dar a conocer los objetivos, funciones,
autoridades y responsables de distintos puestos.
De polticas: Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado
permitir agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitar la
descentralizacin.
De procedimientos: Expresa los procedimientos administrativos a travs de
los cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. Tambin le explica
al personal cmo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos
administrativos prescritos.
De contenido mltiple: Es cuando la cantidad de personal o actividades no
sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean
manuales donde se combinen dos o ms categoras como polticas y
procedimiento.
Por su mbito de Aplicacin
General: Tambin reglamentos internos, se refieren a estructura global de la
organizacin, sus polticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son
de propsito mltiple.

81

De organizacin y funciones: Establece estructura orgnica de la entidad y


funciones que cumplen diferentes rganos internos, las relaciones formales
necesarias en el cumplimiento de sus tareas.
De procedimiento: Su objetivo es establecer los procedimientos de todas
las unidades que conforman un organismo con el fin de unificarlas.
De polticas: Direccin fija orientaciones y directrices que deben ser
adoptadas por los miembros de la organizacin. Facilita cumplimiento de
objetivos aprobados tratando de dar armona, consistencia y solidez a
entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes, con los
proveedores y con otras organizaciones.
Especfico: Estos manuales contienen informacin de una unidad orgnica.
De reclutamiento y seleccin: Se refiere al rea del personal y su objetivo
es establecer pautas de cmo reclutar y seleccionar.
De auditora interna: Agrupa lineamientos e instrucciones que se aplican a
actividades de la auditora interna.
De polticas de personal: Su objetivo es definir polticas, as como sealar
guas respecto a temas de contratacin, permisos, entre otros.
De procedimiento de tesorera: Su objetivo es establecer procesos a seguir
en el rea de tesorera, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan
al seguir una secuencia en el trabajo.

82

Por Funcin Especfica


De Produccin: Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los
procesos de fabricacin, es decir la inspeccin y control de produccin.
De Compras: Define las actividades que se relacionan con las compras, es
una til fuente de referencia para los compradores.
De Ventas: Su objetivo es sealar los aspectos esenciales del trabajo de
ventas como son las polticas de ventas, procedimientos, controles, entre
otros.
De Finanzas: Determina responsabilidades financieras en todos los niveles
de administracin y contiene instrucciones especficas dirigidas al personal
que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccin de bienes.
De Contabilidad: Seala los principios y tcnicas de la contabilidad que
debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene
estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable,
manejo de registros, entre otras.
De Crdito y Cobranzas: Son los procedimientos y normas por escrito que
determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crdito y
cobranza, control y cobro de las operaciones de crdito, entre otros.
De Personal: Su objetivo es comunicar las actividades y polticas de la
direccin superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y
seleccin, administracin de personal, polticas de personal, capacitacin.

83

Tcnico: Contiene los principios y tcnicas de una funcin operacional


determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y
procedimientos.
De Adiestramiento: Su objetivo es explicar de forma detallada las labores,
los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Tambin incluye
tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluacin para
el usuario.
Ventajas de los Manuales:
Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las
siguientes:
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera
difcil reunir.
2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a

improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada


momento.
3. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.

84

6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso


del tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir
Ventajas y desventajas en el uso de los manuales
Confeccionar un Manual y mantenerlo actualizado, es una tarea que
consume tiempo y no resulta fcil, debemos tener en claro, antes de
emprender la confeccin de un Manual, cules son los beneficios y las
limitaciones de su uso, para ello Gabriela Pintos (1998), expone los
siguientes aspectos:
Los Manuales facilitan la compresin de la estructura, las funciones y
los procedimientos
Los Manuales facilitan la compresin de la estructura, las funciones y
los procedimientos; los manuales tienden a uniformizar y normalizar las
pautas de accin, los procedimientos y asignacin de actividades dentro de
una empresa. Al disponer de manuales se facilitan los procesos de control,
ya que establecen claramente cules son los puntos a controlar, y quines
son los responsables de ejercer dichos controles.
Los manuales garantizan que todos los empleados conozcan las normas
en uso, las funciones y actividades a desempear por cada uno, mejorando
la comunicacin y la coordinacin.

85

Los procedimientos podrn ser complejos, largos, o de difcil


realizacin, pero son conocidos por todos, constituyen instrumentos para la
mejora de las comunicaciones en las organizaciones.
El uso de manuales facilita el proceso de adiestramiento y
capacitacin de los empleados, debido a que son un instrumento de consulta
para todo aqul que necesite familiarizarse con una determinada rea de la
organizacin, y constituyen por lo tanto un instrumento til en el proceso de
adiestramiento y capacitacin de los funcionarios. No obstante esto, no son
un sustituto a un sistema de capacitacin y adiestramiento, sino que
simplemente constituyen un instrumento ms en ese proceso. Leer la
descripcin de un procedimiento indudablemente facilita el aprendizaje del
mismo, pero no es razonable pensar que con la sola lectura se sustituya al
entrenamiento.
Por otra parte, los manuales facilitan la toma de decisiones al
establecer claramente los niveles de autoridad y responsabilidad, permiten
determinar claramente quin es el responsable de tomar una decisin
determinada.
El tamao de las empresas incide en la utilidad de los manuales, la
estructura organizacional de una pequea empresa es sencilla, y muy
flexible; y se caracterizan por gran fluidez de comunicaciones, tanto a nivel
horizontal como vertical.
Los manuales facilitan muchos aspectos referentes a la gestin de
Recursos Humanos

86

Los

manuales

establecen

claramente

los

requisitos

para

el

desempeo de un cargo, sus responsabilidades y sus medidas de


performance; determinan las normas disciplinarias, las obligaciones de los
empleados y de los empleadores; dejan constancia firme de las pautas de
evaluacin de cargos, dentro de otros aspectos de la gestin de recursos
humanos.
Su existencia facilita entonces aspectos muy importantes: la seleccin
del personal, el desarrollo de sistemas objetivos de evaluacin y de medicin
del trabajo, el marco disciplinario y reglamentario dentro del que se
desarrollar el trabajo.
El Nivel ptimo de Sntesis
Si el manual no tiene el nivel ptimo de sntesis y de detalle, su lectura
indudablemente se dificulta, y se pierden as los beneficios que generan.
Si un manual tiene 1000 hojas, difcilmente encontremos quien lo lea;
perder as toda su utilidad. Para ser tiles, tiene que tener un tamao
razonable que permita su lectura, y reunir la cantidad de informacin
necesaria. Encontrar el nivel ptimo entre la cantidad de informacin a reunir
y volumen que facilite el uso y la lectura no es fcil. La solucin pasa muchas
veces por realizar manuales por reas, o por usuarios. Y un manual slo ser
til si es claro y conciso. La redaccin confusa, larga, o con trminos
inadecuados dificultan la lectura e impiden cumplir con uno de los objetivos
bsicos: la mejora en la informacin y las comunicaciones.
La descripcin ms detallada de un cargo no puede abarcar todas las
tareas a realizar, ni el anlisis ms profundo de un procedimiento puede
estudiar todas las posibilidades de variacin que el mismo implique: la

87

realidad es siempre mucho ms rica. Pero muchas veces ocurre que los
encargados de la redaccin del manual no comprenden esto, y buscan
agotar todas las posibilidades y particularidades de cada situacin. Esto no
es lo correcto: el manual debe ser flexible, y debe constituirse en una gua y
no en un elemento restrictivo, Pero a menudo ocurre que los funcionarios
buscan ceirse estrictamente a lo establecido por el manual, y el mismo
termina causando ms perjuicios que beneficios.
Las causas de esto residen tanto la propia redaccin del manual,
como la forma en la cual se explique al personal su uso.
Procedimientos:
Segn Mara del Pilar Hernndez Gonzlez (2013) El Procedimiento
administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la
actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene
por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo.
A diferencia de la actividad privada, la actuacin pblica requiere
seguir unos cauces formales, ms o menos estrictos, que constituyen la
garanta de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuacin es
conforme con el ordenamiento jurdico y que sta puede ser conocida y
fiscalizada por los ciudadanos.
El procedimiento administrativo se configura como una garanta que
tiene el ciudadano de que la Administracin no va a actuar de un modo
arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento, que por
otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar
indefensin.

88

Normas:
Una norma es una gua de acciones impuesta por una direccin
estratgica para ajustar el comportamiento de los empleados en el
cumplimiento de sus actividades. Segn el (IAIM, 2009) Las normas son una
regla a seguir para ejecutar un procedimiento. Son de carcter imperativo y
obligatorio. Estas reglamentan el comportamiento de los procesos y
procedimientos de una organizacin. (p.24) Con la implementacin de estas
normas se espera controlar las tareas que realizan los empleados de una
organizacin e institucin, a fin de lograr un grado ptimo de orden en la
calidad de los productos y servicios que ofrecen las mismas.
Normas generales
Las normas generales reglamentan las acciones de cada unidad
responsable en el cumplimiento de sus funciones.
Segn el (IAIM, 2009) las normas generales Son pautas que regulan
y establecen a nivel macro, involucra en su cumplimiento todas las unidades
participantes en el proceso. (p.24)
Normas especficas
Son las reglas que deben ser acatadas por una unidad administrativa
o cargo especfico en la elaboracin de las actividades que le corresponden.
Segn el (IAIM, 2009) las normas especficas Son pautas asignadas
de forma convenida a una unidad o cargo en particular, a fin de que ejecute
las acciones correspondientes, como parte de su aporte y participacin en el
proceso. (p.24).

89

En los manual administrativos estas normas son redactadas para cada


procedimiento descrito con el fin de que los empleados responsables las
sigan para lleva a cabo las funciones que le corresponden.
Objetivos de los Procedimientos:
Gmez F. (1993) seala que: " El principal objetivo del procedimiento
es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando
los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).
Importancia De Los Procedimientos:
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo
de una organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez
ms rigurosos en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un
control riguroso para detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener
una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.
Segn Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa
de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su
mejor funcin en cuanto a las actividades dentro de la organizacin". (p.54)

Caractersticas de los Procedimientos:


Mellinkoff (1990),
procedimientos:

describe

las siguientes

caractersticas

de

90

1. No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada


situacin en particular.
2. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita
la aplicacin continua y sistemtica.
3. Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes
s caractersticas de procedimientos
1. Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo fin se conoce como un sistema.
2. Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere
especficamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en
su trabajo.
3. Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que
realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53).

Beneficios de los Procedimientos:


Para Melinkoff,

conceptualiza que: "El aumento del rendimiento

laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y


contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la
organizacin". (p.30)
Procedimiento Metodolgico Empleado

91

Hace referencia a la clase de medios utilizados para obtener los datos


necesarios para la realizacin del proyecto planteado, particularmente para
fines de este informe se realiz una investigacin de campo la cual se refiere
a el anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con los propsito bien
sea de entender su naturaleza y factores contribuyentes, explica sus causas
y efectos, haciendo uso de mtodos caractersticos de cualquiera de los
paradigmas o enfoque de investigacin conocidos en desarrollo los datos de
inters son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata
de investigaciones a partir de datos originales o primarios.
La presente investigacin es de campo ya que se bas en la obtencin
de informacin de fuentes primarias, con el fin de actualizar un Manual de
Normas y Procedimientos de la Direccin de Recursos Humanos.
La presente investigacin se ajust al problema identificado a travs
de la investigacin de campo, por la cual se determin la falta de la
actualizacin del manual de normas y procedimientos en la Direccin
Recursos Humanos de la fundacin centro de Salud Comunal y Desarrollo
Integral CESADE.
Para la realizacin de cualquier investigacin es muy importante
contar con tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos que ayuden a
identificar las posibles necesidades que puedan surgir. Particularmente para
lograr la elaboracin del presente informe se utilizaron las siguientes
tcnicas:
Entrevista:

92

La entrevista fue la principal tcnica utilizada en el transcurso de las


pasantas con ella se busc obtener informacin de primera mano sobre los
procedimientos que se llevan a cabo en la Direccin de Recursos Humanos
de la fundacin Centro de Salud.
Mediante esta tcnica utilizada se permite entablar una comunicacin
cara a cara entre dos o ms personas entre las que se da una determinada
interaccin verbal y no verbal, con el propsito de obtener informacin
detallada acerca de un aspecto concreto que tiene que ver con la
investigacin emprendida.
Es importante resaltar que Particularmente para esta investigacin las
entrevistas realizadas para actualizacin del Manual de Normas y
Procedimientos fueron de tipo no estructuradas ya que se mantena una
conversacin informal sin preguntas formuladas por medio de un
instrumento, con el director de Recursos Humanos del mencionado
departamento.
Las entrevistas pueden ser estructuradas, semiestructuradas, y no
estructuradas las primeras constituyen un cuestionario ledo , es decir se
trata de una serie de preguntas establecidas previamente que no
experimenta ninguna variacin .En la entrevista semiestructuradas se parte
de un guion de preguntas que puede ser modificadas durante el transcurso
de la misma .La entrevista no estructurad se realiza, al igual que el resto ,
con una intencin determinada , hay un tema a tratar pero no preguntas
formuladas con anterioridad. (Garca y Martnez, 2012, p.138)
Observacin directa:

93

Esta tcnica fue utilizada de forma constante y como medida de apoyo


durante todo el periodo de investigacin en la fundacin, con ella se busc
contemplar en un tiempo real la ejecucin de los procedimientos que se
realizan en el departamento, para as poder obtener informacin acerca de
aquellas partes de los procesos que no fueron nombrados por el Director de
Recurso humano a la hora de la entrevista y que son de vital importancia.
Factibilidad Tcnica
Esta investigacin es factible tcnicamente porque cuenta con la
disponibilidad necesaria para la realizacin de la misma, es decir tiene a
disposicin los equipos y herramientas necesaria; entre ellos se puede
mencionar computadoras para transcribir, internet para investigar e indagar,
tambin cuenta con impresoras, papelera y artculos de oficina.
Factibilidad Operativa
Esta investigacin es factible operativamente ya que el Director de
Recurso Humano garantiza que se colocara en prctica la actualizacin del
manual de esta Direccin.
Factibilidad Financiera
La

posibilidad

de

que

esta

investigacin

sea

ejecutada

financieramente es netamente real, debido a que solo incluye costos de


impresin de las cuales se har cargo el pasante.
Factibilidad Legal

94

Segn la ley orgnica de la Contralora General de la Repblica en


sus artculos 37 y 39 se basa en que cada empresa, institucin y
organizacin tienen la potestad y el deber de elaborar manuales
administrativos, de procesos y normas que regulen las actividades y
procesos llevados a cabo por las personas que integran las mismas, por esta
razn la investigacin planteada y ejecutada es legalmente factible.
Resultados e Impacto Generado en el Ambiente de Trabajo
El estudio de la situacin permite conocer que la realizacin de la
actualizacin del manual de normas y procedimientos administrativos de la
direccin de Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral CESADE, obtuvo un impacto positivo debido a que los
funcionarios pblicos que laboran dentro del departamento mostraron
receptividad e inters con respecto a la propuesta ejecutada, puesto que la
actualizacin del manual era necesaria que se llevara a cabo con el fin de
identificar y actualizar todos y cada uno de los procedimientos que se llevan
a cabo a raz de esta actividad se detect que existan procedimientos y
normas que no se encontraban establecidas en el manual anterior.
Del mismo modo se pretende regular y controlar las actividades
correspondientes a cada cargo, as como tambin normas que se anexaron
al manual esto a manera de ampliar y mejorar el desarrollo y funcionamiento
de la direccin de Recursos Humanos. Las actividades ejecutadas por el
pasante en el transcurso de las pasantas fueron elaboradas con precisin,
responsabilidad, compromiso, implementando tcnicas y herramientas
necesarias para llevarlas a cabo de manera satisfactoria.
Vinculacin de los Resultados con el Perfil del Egresado.

95

Un licenciado en administracin y gestin municipal est en la


capacidad promover recursos humanos para la correcta interpretacin de los
requerimientos del estado y de la sociedad en el mbito municipal, mediante
el desarrollo de competencias y habilidades administrativas, suministrndole
herramientas, tcnicas

jurdicas para generar respuestas oportunas y

eficaces; todo ello en pro de fortalecer los vnculos municipalidad-comunidad.


En ese mismo sentido
habilidades

el pasante demostr que

tiene y posee

tcnicas, conocimientos necesarios para desenvolver y

desempear roles administrativos dentro de la direccin de Recursos


Humanos y en otras reas donde se le asignen actividades sirvindole para
su experiencia laboral y profesional. En fin un licenciado en Administracin
tiene la potestad de analizar e investigar una problemtica bien sea local,
estada y nacional con el objetivo de tomar decisiones que ayuden al
desarrollo de la institucin, organizacin o empresas.
CAPITULO III

En este captulo a desarrollar se describirn cada una de las


actividades realizadas en el transcursos de 16 semanas consecutivas
sealando los procedimientos, tcnicas y mtodos utilizados para alcanzar el
objetivo de las mismas as como tambin la importancia para el practicante y
la institucin donde se llevaron a cabo las prcticas profesionales.
3. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES.

96

3.1 Descripcin de Actividades ejecutadas, mtodos, herramientas y/o


recursos utilizados
Semana 1. (10/03/2014 al 14/03/2014).
Visita y presentacin del pasante a la institucin.
Para dar comienzo a las prcticas profesionales el pasante se
dirigi el primer da a la Alcalda Bolivariana del Libertador Del Estado
Carabobo donde le recibi el analista de talento humano para entregarle la
carta e informarle el lugar y departamento

donde le haba asignado las

prcticas profesionales.
Para la sorpresa del pasante lo enviaron a una fundacin, fue algo
inesperado ya que anteriormente le haban informado que realizara
prcticas profesionales
adolescentes

en el

las

consejo de proteccin de nios, nias y

y pues no esperaba que le cambiaran de lugar, en la

conversacin le informaron que buscara al Licenciado Johan Labrador quien


sera su tutor industrial, agradeciendo de ser aceptado como pasante de la
alcalda del libertador procedi a dirigirse hacia la fundacin la cual estaba en
tocuyito exactamente en la pocaterra, llegando a la misma, pregunto en
recepcin por el Licenciado Johan Labrador

el cual era el Director de

Recursos Humano la recepcionista le recibi y le instruyo el lugar del


Departamento donde se encontraba el tutor industrial.
Debidamente dando los buenos das explicando la procedencia y
diciendo que la alcalda lo haba asignado como pasante all, el tutor
correspondiente acepto la carta de designacin converso con el pasante

97

para estudiar su perfil, lo presento el departamento de administracin y a los


dems Departamentos que formaban parte de la Fundacin.
Esta actividad es importante ya que

permite la compenetracin y

comunicacin entre el pasante y la institucin as como las personas que


integran la misma, esto proporciona un buen clima organizacional para
ambas partes ya que mediante esta se forman buenas relaciones
interpersonales dentro de la institucin.
En el mismo orden de ideas como primera actividad se le asign al
pasante la actualizacin de los fidecomisos la cual comenzara a realizar a
partir de esa semana, en el transcurso de la misma el pasante mantuvo
conversacin con el Responsable de Bienes as como tambin con algunos
de los dems empleados la cual le dieron la oportunidad de observar e
instruirse de cmo se manejan los procesos administrativos. Para dar inicio a
la primera actividad la cual fue la de los fidecomisos el tutor me le asesoro
dando la primera leccin de cmo se iniciara la misma, se le dio la orden al
practicante de realizar la actualizacin de fidecomisos de los empleados de
la fundacin CESADE, lo cual contena, aportes presentacin de antigedad
e intereses, Nombres y Apellido del empleado, fecha de Ingreso, Numero de
Cedula de Identidad.
El desarrollo de esta actividad es importante para el Departamento, ya
que por medio de la misma se adelantara un trabajo atrasado que elevara la
eficiencia dentro del mismo.
Por otro lado esta primera semana en la institucin permiti observar y
conocer sobre la Fundacin donde continuara el pasante durante los cuatro
meses siguientes correspondientes a diecisis (16) semanas continuas de

98

pasantas, se propuso un acuerdo entre los directores ya que no saban si


dejar al pasante en RRHH o en otro Departamento debido al espacio
limitados con que contaban.
Para comenzar con el anlisis dicho pasante sostuvo conversacin con
algunos de los empleados de la direccin de administracin quienes
aportaron informacin sobre la Fundacin mencionando entre algunas cosas
que la misma es un ente descentralizado y con autonoma propia, pero que
dependa directamente de la alcalda del Libertador quienes aprueban o no
los presupuestos, esto permiti conocer de que la misma institucin llevaba
a cabo tres programas que forman parte importante del municipio libertador
como lo son Chamos libertador, Pablo Natera (casa de Abuelos), CESADE
Salud, que en la gestin anterior era CAMI un centro de salud del municipio.
En vista de que no tena actividades asignadas como tal me dieron una
breve explicacin de cmo se llevaban a cabo las rdenes de pago.

Situacin de Aprendizaje.
Esta primera semana de prcticas profesionales le permiti al pasante
conocer el funcionamiento de la institucin, sus empleados directores y
dems personas que forman parte y dan vida a la institucin, se dieron a
conocer como se llevan algunos de los procesos administrativos que
permiten elevar conocimientos

del

practicante

de

cmo

Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral.

funciona

la

99

Se obtuvo un aprendizaje significativo acerca de cmo funciona esta


institucin que trabaja para la mejora del municipio libertador donde se le dio
a conocer al pasante los programas que se llevan a cabo da a da chamos
Libertador es un espacio destinado a brindarle importancia a esos nios y
jvenes que se encontraban en situaciones difciles y precarias de la calle
ellos eran rescatados, se les brinda educacin, comida y prcticas de
deportes esto consiste en que estos muchachos tienen un espacio donde
gestionado por la fundacin conjuntamente con la Alcalda del Libertador del
Estado Carabobo les brinda desayunos, almuerzo y meriendas.
As como tambin todos los viticos e implementos utilizados para el
deporte que practican como lo es el Karate-do el cual cuentan con un
profesor preparado en esta materia, tambin cuentan con otro personal en
este espacio como lo son las docentes asignadas a impartir la educacin a
estos muchachos

tambin una aseadora quien se encarga de tener el

ambiente limpio y acorde con lo que se les ofrece en este espacio a estos
nios. Tambin del programa de indigencia casa de abuelos pablo Natera y
el centro de salud que funcionan actualmente en el municipio.

Semana 2 (17/03/2014 al 21/03/2014).


Actualizacin de los fidecomisos de los Empleados de la institucin.
En esta semana se coloc en prctica las explicaciones del director de
recursos Humanos con respecto a la actualizacin de los fidecomisos de los
empleados de la fundacin en la que se desarroll de la manera siguiente,
Primero se coloca el sueldo mensual del empleado, lo cual automticamente
arroja una alcuota por beneficio salariales y el salario promedio. Se

100

introduce el nmero de das los cuales era (5) cinco ya que es


trimestralmente segn la ley orgnica del trabajo, est a su vez arroja los
aportes del fidecomiso que aparece de manera automtica; As fui
desarrollando esta actividad.
Para la institucin es de suma importancia ya que mediante la
realizacin de esta actividad se obtiene un adelanto progresivo de esta
direccin pudiendo realizar trabajo o actividades que no estaban planificadas,
el pasante para la institucin se convierte en un personal de provecho que
puede ayudar a la eficiencia de la misma. Los fidecomisos son activos que
legalmente corresponden a los trabajadores que laboren en una institucin
u empresa tanto pblica como privada por concepto de prestaciones por
antigedad, esto se refiere a un cmulo de intereses que se generan cuando
la empresa le deposita una cantidad trimestral al banco que se le descuenta
al mismo trabajador esto le genera intereses y son a los que se le denominan
fidecomisos.
De esta manera tambin se realiz y se obtuvo conocimiento sobre de
cmo se realizan los inventarios en la fundacin centro de salud comunal y
desarrollo integral, en la que se realizan listados de los suministros y bebidas
que existen en la fundacin en este caso para ser distribuidos en los
programas que estn a cargo de esta institucin. De esta manera se vaci en
un formato los suministros que seran enviado a chamos libertador que es
uno de los programas, este formato se vacan los dados en forma
manuscrita, sin tachadura ni enmienda, esto se realiza para llevar un control
de cada uno de los gatos que se realizan en cuanto al suministro de comidas
y bebidas.

101

El inventario se define como el registro documental de los bienes y


dems cosas pertenecientes a En una entidad o empresa, es la relacin
ordenada de bienes y existencias, esto se realiza en una fecha determinada.
Contablemente, es una cuenta de activo circulante que representa el valor de
las mercancas existentes en un almacn. En contabilidad, el inventario es
una relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el
activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la
descripcin de los artculos, los precios unitarios, el importe de cada rengln,
las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

Situacin de Aprendizaje.
En el desarrollo de estas actividades se desempearon conocimientos
de forma prctica donde el pasante realizo actividades que lo hacen sentir
parte de la institucin, como inventarios as como tambin la ejecucin de la
actualizacin de los fidecomisos de los empleaos y trabajadores de la
fundacin. Esto es muy importante para la institucin ya que da a conocer un
estimado de qu cantidad de material y suministro tiene disponible en la
institucin y puede saber qu cantidad va a comprar de material mes
siguiente para llevar un control de los suministros.
Semana 3 (24/03/2014 al 28/03/2014)
Adiestramiento y ejecucin de actividades en el departamento de
atencin al ciudadano.
Los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento de
atencin al ciudadano de la fundacin CESADE son actividades de calle
donde se involucran promotoras sociales las cuales le dan vida al mismo.

102

En esta semana se llev a cabo la organizacin de los documentos


utilizados en el departamento, ordenar los oficios internos que son recibidos
y enviados a los dems departamentos o direcciones, verificar las fechas y
archivar en carpetas maykas por orden. Seguidamente se realiz el cambio y
sustitucin de carpetas que se encontraban en mal estado.
Esto permite al departamento manejar con orden cada uno de los
documentos, y que a la hora de necesitar algunos sea ms fcil y cmodo
para conseguir, tambin eleva la rapidez a la hora de realizar los informes
semanales que se le pasan a presidencia ya que se encuentran ordenados
por fechas.
Se realiz la recopilacin de todas las minutas de trabajo realizadas por
las promotoras sociales, las minutas se utilizan como herramienta de trabajo
obligatorio ya que mediante esta permite evidenciar si el promotor est
realizando su trabajo correctamente estas minutas se trabajos son formatos
realizados y distribuidos diariamente, el cual deben de llenar manuscrito, esta
involucra nombre del promotor o promotora, fecha, nombre de la comunidad
y consejos comunales, telfonos as como tambin el sello de cada una de
las comunidades visitadas.
El archivar diariamente estas minutas de trabajo, planificacin semanal,
informe de gestin semanal, cachivache, minuta administrativa entre otros,
as como la realizacin de carpetas individuales e identificadas para cada
una de las promotoras sociales.
Es importante este manejo de estas carpetas en el departamento ya
que mediante esta se evita el mal uso de las herramientas de trabajo as
como despilfarro desordenado de los mismos, tambin

el desgate

103

inadecuado de hojas y

tinta. El objetivo es mantener el departamento

ordenado y no malgastar los recursos que se utilizan en la fundacin.


Por otra parte se realizaron llamadas, donde se le dieron al pasante
recomendaciones de cmo y que le diaria a cada una de las personas que
iba a llamar, el motivo de la llamada era una reunin urgente y el objetivo que
se persegua era que los mismos confirmaran su asistencia a la fundacin ya
que este es el espacio que se utiliza para este tipo de reuniones.
La importancia de esta actividad es que ayuda al desenvolvimiento del
pasante y las relaciones de comunicacin entre el personal, para la
institucin ya que dicha actividad significaba obtener resultados rpidos del
estimado de personas que asistira a la reunin convocada.
Por otro lado el pasante se instruy de cmo eran manejados los
equipos de trabajo en este caso del departamento de atencin al ciudadano,
como por ejemplo como era el manejo adecuado de la impresora que se
tena a disposicin a manera de ahorrar material ya que por lo menos en este
departamento se utilizan a diario minutas y formatos de trabajo, en tal fin la
impresora utilizada es de cinta la cual es una tecnologa que al pasante le
pareci obsoleta y que no haba manejado antes, en este sentido el pasante
sera el encargado de imprimir, organizar y archivar la oficina diariamente.
Situacin de Aprendizaje.
En transcurso de esta semana de realizacin de actividades en la
oficina de atencin al ciudadano, se pudo observar que realmente esta
oficina no debera trabajar con estos mtodos de trabajo, es decir que no le
corresponden estas labores, pero por ser parte de una entidad pblica se

104

realizan lo que manden los encargados de niveles ms altos, a pesar de esta


situacin los trabajos en esta oficina se realizan de manera ptima ya que
esta persigue como fin el compenetrar la fundacin con las comunidades y el
objetivo que se persigue mayormente es alcanzado.
Se obtuvo conocimiento de cules son las actividades desarrolladas
por los promotores sociales, como abordajes en las comunidades, los cuales
son informaciones que se buscan en comunidades antes seleccionadas para
ejecutar la planificacin, para posteriormente conjuntamente con la
comunidad y los camiones

de la Alcalda socialista del libertador, para

realizar jornadas de cachivaches, a manera de prevenir criaderos y posibles


portadores de dengue.
Semana 4 (31/03/2014 al 04/04/2014)
Organizar y archivar expedientes por orden alfabtico.
Se realiza la organizacin y archivos de expedientes por orden
alfabtico, esta actividad se desarrolla, primero sacando todos los
expedientes de la primera gaveta la cual estn distribuidos por separadores
que no estaban utilizados de buena manera, revisando si cada uno de los
expedientes estaba en buen estado de manera de realizar una lista y
reordenarlos prximamente, de esta manera debera anexarle a cada uno
una de reposo anual que servira para llevar un orden de reposos del ao en
curso; este contena, los datos del trabajador, nombres apellidos, cedula y
cargo, tambin la fecha de inicio del reposo, y culminacin del mismo, por
consiguiente tena que organizar los expedientes en orden alfabtico y
colocarlos en los separadores correspondientes.

105

La finalidad de esta actividad es llevar de forma organizada la


documentacin de cada uno de los trabajadores, el cual es importante y
beneficioso a la hora de necesitar algn documento de algn trabajador, bien
sea obrero, empleado, alto nivel, personal contratado, Comisin de servicio
o por alguna razn se d presente algn inconveniente alguno de los
encargados en el departamento lo consiga de forma rpida.
En el mismo orden se realizara la entrega de recibos de pago a cada
uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin
as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y
responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo.
En vista de que en el departamento labora el Director de Recursos
Humanos analista I que esta de comisin de servicio y otra pasante de la
universidad de Carabobo, el pasante seria el responsable, de ordenar,
archivar, recibir reposos y recibos, as como atender a las personas que
lleguen en busca de informacin. Tambin recordar sobre alguna actividad
extra que all sido solicitada en el transcurso del da o de la semana y que
debera realizarse. Esto es importante ya que permite un orden adecuado del
departamento y la mejora del mismo para evitar posibles errores y fallas.
Por esta razn para que esta actividad se de manera positiva y eficaz
se debern verificar y revisar cada uno de los recibos de manera que estn
firmados como recibidos y de que tengan alguna observacin o error informar

106

al personal encargado de realizar los recibos de pago y de esta manera


ayudar a la buena gestin del departamento minimizando las fallas.
Por ende luego de realizar estas tareas se dar inicio a archivar los
recibos de pagos previamente

recibidos en la Direccin de Recursos

Humanos correspondientes al mes de febrero, estos se colocaran de menos


a mayor dependiendo la fecha ya que estos se distribuyen y se cancelan por
quincenas. En este caso se tiene que archivar las dos quincenas en cada
expediente.
Situacin de Aprendizaje.
En esta semana se probar la adaptacin, disciplina y orden a la hora
de realizar este tipo de actividad, ya que requieren de tiempo y dedicacin
para realizarlo de forma efectiva. Es decir es un trabajo tedioso y no
cualquier persona lo hace, el pasante en esta actividad coloco en prctica la
paciencia ya que a pesar de ser la oficina un espacio pequeo, adems de
tener un ventilador que hacia volar los recibos y documentos. Es importante
ya que permite saber que a pesar que sea y parezca una actividad fcil no
todas las personas la realizan con xito por la dedicacin que hay que
aplicarle.
Semana 5 (07/04/2014 al 11/04/2014)
Realizacin de notificacin de vacaciones.
En esta actividad se utiliza un formato previamente realizado en la
direccin de recurso humanos, donde se vaca cuidadosamente los datos de
la persona que se va de disfrute de vacaciones, el nombre completo y
apellidos, cedula de identidad, la fecha de Ingreso, la fecha en que sale de

107

vacaciones se le anexa la fecha en la se le culminan as como tambin la


fecha en la que reintegrara a sus labores, esta notificacin de vacaciones
deber ir firmada por el Director de Recursos Humanos y sellada por el
departamento.
Es de suma importancia que el trabajador est en la obligacin de
retirar esta notificacin antes de irse de disfrute de vacaciones lo cual tendr
que firmar con fecha del da en que la reciba.
La realizacin de esta actividad es importante para la institucin, para
llevar un control y seguimiento de los trabajadores, as como tambin el
cumplimiento de la ley orgnica del trabajo que es por las cuales se rige esta
institucin pblica.
Por otro lado se realiz la actividad de archivar las conciliaciones
bancarias en las cuentas correspondientes, ya que existen cuentas
diferentes de cada partida, la de nmina donde se le deposita a cada
empleado, tambin la de los proveedores entre otras. Esta actividad forma
parte importante de la institucin ya que mediante esta se puede llevar el
control y seguimiento de las cinco cuentas que se utilizan en la misma.
De la manera siguiente se organiz y reviso todos los documentos
relacionados con los proveedores, requisiciones, control perceptivo facturas,
copia de cedula de identidad, cheques y dems documentos que sean
utilizados. Se revisa y se organiza por fecha y por cada cuenta esta se deben
archivar en las carpetas correspondientes.
Por otro lado, Se realiz la asistencia a un taller en la contralora
municipal del libertador del Estado Carabobo

donde el tema central fue

supuestos generadores de responsabilidad administrativa. En este taller se

108

trataron puntos importantes dedicados a las personas que hacen vida


administrativamente en las instituciones pblicas de manera que no existan
procedimientos ilcitos el objetivo de taller es influir de manera positiva en la
conciencia y decisiones de directores, administradores, contadores, y
encargados de manejar recursos y bienes del estado de manera que exista
una buena administracin de los mismos, este obtuvo una duracin seis
horas, dictado por el abogado juan Runque.
Estas actividades son de suma importancia ya que por medio de estas
existe una preparacin para el personal administrativo no solo de una
institucin sino de todas las instituciones que hacen vida dentro del municipio
pudiendo ser preparados como buenos gestores administrativos sabiendo
que de manera legal existen tipos de procedimientos que son negativos es
decir, que no son adecuados y que van desmejorando la entidades pblicas,
en el mismo se mostraron cada uno de los artculos y leyes en las que se
basan los supuestos generadores de responsabilidad administrativos. Se
entiende como responsabilidad: una obligacin de lo que se debe y no se
debe hacer.

Situacin de Aprendizaje.
En la ejecucin de las actividades realizadas en este periodo, se pudo
adquirir un conocimiento previo de cmo realizar las notificaciones de
vacaciones donde el practicante recibi informacin de la razn de ser de los
das que le corresponden a cada trabajador Contando a partir de quince das
en el primer ao y luego se suma un da por ao de antigedad, el trabajador
deber notificar que se ira de disfrute al departamento para pagarle las
vacaciones. Este tipo de actividades son importantes para la institucin

109

porque por medio de estas se prepara al personal para su beneficio y al


practicante se le da la oportunidad de aumentar conocimientos y de crecer
dentro de la institucin.
Semana 6. (14/04/2014 al 16/04/2014)
Organizar

los

documentos

formatos

que

se

utilizan

en

el

departamento de atencin al ciudadano.


En esta semana se llev a cabo la organizacin de los documentos
utilizados en el departamento, ordenar los oficios internos que son recibidos
y enviados a los dems departamentos o direcciones, verificar las fechas y
archivar en carpetas maykas por orden. Seguidamente se realiz el cambio y
sustitucin de carpetas que se encontraban en mal estado.
Esto permite al departamento manejar con orden cada uno de los
documentos, y que a la hora de necesitar algunos sea ms fcil y cmodo
para conseguir, tambin eleva la rapidez a la hora de realizar los informes
semanales que se le pasan a presidencia ya que se encuentran ordenados
por fechas.
Se realiz la recopilacin de todas las minutas de trabajo realizadas por
las promotoras sociales, las minutas se utilizan como herramienta de trabajo
obligatorio ya que mediante esta permite evidenciar si el promotor est
realizando su trabajo correctamente estas minutas se trabajos son formatos
realizados y distribuidos diariamente, el cual deben de llenar manuscrito, esta
involucra nombre del promotor o promotora, fecha, nombre de la comunidad
y consejos comunales, telfonos as como tambin el sello de cada una de
las comunidades visitadas.

110

El archivar diariamente estas minutas de trabajo, planificacin semanal,


informe de gestin semanal, cachivache, minuta administrativa entre otros,
as como la realizacin de carpetas individuales e identificadas para cada
una de las promotoras sociales.
Es importante este manejo de estas carpetas en el departamento ya
que mediante esta se evita el mal uso de las herramientas de trabajo as
como despilfarro desordenado de los mismos, tambin
inadecuado de hojas y

el desgate

tinta. El objetivo es mantener el departamento

ordenado y no malgastar los recursos que se utilizan en la fundacin.


Es importante este manejo de estas carpetas en el departamento ya
que mediante esta se evita el mal uso de las herramientas de trabajo as
como despilfarro desordenado de los mismos, tambin
inadecuado de hojas y

el desgate

tinta. El objetivo es mantener el departamento

ordenado y no malgastar los recursos que se utilizan en la fundacin.


Seguidamente se realizaron actividades varias en el departamento
como impresiones de documentos para licencias de vacaciones, realizacin
de las partidas 14-100 y 14-03 para una seora que haba trabajado en la
fundacin haca ya varios aos ella necesitaba este documento fue llenado a
computadora y manuscrito donde le coincidieran las fechas de sus trabajos
posteriores y lo q le solicitaban en el seguro social obligatorio para poder
optar por la pensin, este documento llevaba nombres de la beneficiaria,
cedula de identidad, Rif de la institucin, nombres de la institucin fecha de
ingreso, fecha de egreso, la fecha de liquidacin, y otros datos importantes.
La 14-03 la cual es el retiro del trabajador del seguro social por parte
de la institucin, esta se llev a cabo en forma digitalizada y con la presencia

111

del trabajador ya que esta se le haba realizado anteriormente por una


analista y le presentaba inconvenientes ante el seguro social obligatorio.
Para darle continuidad a las actividades se procedi a recibir reposos
emanados por el seguro social, as como tambin justificativos; con la
recepcin de estos documentos se llevaba a cabo la relacin de reposos
anual que presenta cada trabajador ante la direccin de Recursos Humanos
que se encuentran en cada uno de los expedientes de los empleados
trabajadores, obreros y personal contratado de la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral.
Estas actividades son importantes realizarlas en la direccin

manera de organizacin y control en los archivos, y de obtener aprendizajes


con el fin de minimizar errores.
Situacin de Aprendizaje.
Brevemente en la puesta en prctica de estas actividades se
obtuvieron nuevos conocimientos que contribuyen de forma idnea para el
crecimiento del aprendizaje del pasante ya que es importante conocer sobre
la ejecucin de estas partidas que se llevan a cabo en las organizaciones,
as como tambin la adaptacin a todas las actividades que se realizan en la
fundacin que le ayudan a familiarizarse con las mismas.
Semana 7. (21/04/2014 al 25/04/2014)
Verificacin de facturas y rdenes de pago.

112

Para dar inicio a la descripcin de esta semana es importante hacer


mencin de que es una Factura, la cual es el documento tributario de compra
y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley.
Por esta razn, es necesario que las facturas se realicen de forma
cronolgica y en secuencia con el nmero de requisicin. Esta se llena y
deben coincidir todos los datos de forma exacta de otra manera estara mala
la factura o la requisicin, en la factura se deben llenar los datos
cuidadosamente, la fecha, el estado, la direccin, numero de Rif, cantidad,
concepto, descripcin, precio unitario, cantidad total, monto total, de tener
IVA se le suma dependiendo el porcentaje, monto bruto y total. Realizar estos
procedimientos de forma correcta arrojara buenos resultados, minimizando
posibles errores.
Para explicar con ms detalle la actividad realizada es bueno
mencionar los procedimientos de cmo y que contiene la factura de manera
exacta el cual debe cumplir con las especificaciones siguientes:
Nombre completo, domicilio fiscal, y telfono del emisor en caso de
tratarse de una persona natural, en caso de que el emisor sea una persona
jurdica, se debe indicar la denominacin o razn social y domicilio fiscal,
comunidad consorcio u otro ente jurdico o econmico.
seguidamente se debe colocar el nmero de la factura, numero de
control y fecha, nombre completo de la persona que adquiere el bien o en
todo caso la persona que recibir el servicio, numero de inscripcin en el
registro de Informacin Fiscal

(Rif) , telfono y la condicin de pago.

Tambin deber incluirse como se mencion anteriormente el concepto,


cantidad, precio unitario, y valor de venta.

113

Se colocara la especificacin del monto del monto del impuesto segn


la alcuota aplicable en forma separada del precio o remuneracin de la
operacin. Los datos de la impresin del talonario de facturas, identificadas
con la serie de nmero de control y detalles de su autorizacin. Es
importante que coincida el monto en nmero y en letra en la factura, orden
de pago, cheque y Boucher.
As mismo se realizaron rdenes de pago las cuales son un requisito
indispensable para la administracin pblica, se realizan para emitir pagos a
proveedores, nomina a empleados, o pago de algn servicio.
Para verificar que este correctamente la orden de pago se revisa que
la misma contenga sellos, firmas y fecha esta debe ser la misma que tenga el
control perceptivo y la facturas, luego de este proceso se comienza a
archivar los documentos mencionados en orden.
De este modo, para continuar con el cumplimiento de las actividades
pautadas en el cronograma se procedi a realizar el inventario de equipos de
la fundacin, donde se tomaron cada uno de los factores importantes
relacionados con los equipos destinados a la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral, como seriales, marca, cantidad, cdigo, as
como tambin la descripcin del equipo o bien, dicha actividad se realiz
conjuntamente y en apoyo al responsable de bienes muebles de la
fundacin, quien a porto al pasante la informacin necesaria sobre la
realizacin y el procedimiento, este tipo de inventario se realiza
peridicamente a fin de resguardas los bienes de la institucin y que estos se
mantengan en buen estado. Los resultados arrogados en el inventario se
comparan con uno anterior, esto es importante para la institucin ya que

114

permite y asegura la salvaguarda del patrimonio de la institucin antes


mencionada.
Por otra parte se realiz el folio de documentos varios de la direccin
de administracin, a fin de evitar la prdida de documentos importantes,
sabiendo que los trabajadores que tengan acceso a los documentos lleven
cuidadosamente la utilizacin de los mismos, la mencionada actividad se
realiz de forma cronolgica, y manual utilizando como herramienta
bolgrafos, cuando se lleva a la prctica esta actividad debe de ser tambin
de forma cuidadosa para evitar errores en los documentos.
Sin ms que agregar con respecto a la actividad antes mencionada
precedi el pasante a la oficina de atencin al ciudadano donde debera
cumplir con sus actividades diarias el cual era la impresin de documentos y
formatos para el trabajo diario que ejercen las promotoras sociales.
Este tipo de actividades ayudan tanto al pasante a obtener el equilibrio
entre las diferentes actividades que tiene que realizar diariamente ya la
adaptacin al sector pblico ya que en este mbito suelen cambiar de
actividades arbitrariamente siguiendo con las rdenes del jefe superior o jefe
inmediato.
Situacin de Aprendizaje.
La elaboracin de diferentes actividades permite al pasante adaptarse
a la realizacin de varias actividades que coadyuven a su crecimiento
profesional y personal. En la ejecucin de las actividades realizadas en esta
semana, se pudo adquirir un conocimiento significativo de cmo realizar
inventarios, realizacin de facturas entre otras que forman parte de la

115

formacin profesional del egresado realizando las mismas de forma


disciplinaria colocando en prctica conocimientos previos aprendidos.
Semana 8. (28/04/2014 al 02/05/2014)
Inventario de mercanca Mdica de la fundacin
De este modo, para continuar con el cumplimiento de las actividades
se procedi a realizar el inventario de mercanca medica de la fundacin,
donde se tomaron cada uno de los factores importantes relacionados con los
medicamentos destinados a la Fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral, como nombres, tipo, cantidad, fecha de vencimiento, as
como tambin la descripcin del medicamento o materiales que se utilizan en
el centro de salud, dicha actividad se realiz conjuntamente y en apoyo al
responsable de bienes muebles de la fundacin, quien a porto al pasante la
informacin necesaria sobre la realizacin y el procedimiento, este tipo de
inventario se realiza peridicamente a fin de resguardas los materiales
mdicos y suministros de la institucin y que estos se mantengan en buen
estado. Los resultados arrogados en el inventario se comparan con uno
anterior, esto es importante para la institucin ya que permite y asegura la
salvaguarda del patrimonio de la institucin antes mencionada.
Esta actividad forma parte importante de la institucin ya que mediante
esta es que se puede garantizar el buen estado de los medicamentos los
cuales son distribuidos en los diferentes ambulatorios, jornadas y centros de
salud ubicados en todo el Municipio Libertador del estado Carabobo, lo cual
ante la poblacin evita que esta se convierta en una mala gestin, al
contrario esto ayuda al desarrollo tanto del municipio como del surgimiento
de la fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral.

116

De este modo se archivaron

las conciliaciones bancarias en las

cuentas correspondientes, ya que existen cuentas diferentes de cada partida,


la de nmina donde se le deposita a cada empleado, tambin la de los
proveedores entre otras. Esta actividad forma parte importante de la
institucin ya que mediante esta se puede llevar el control y seguimiento de
las cinco cuentas que se utilizan en la misma.
En el mismo orden se realizara la entrega de recibos de pago a cada
uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin
as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y
responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo.
En vista de que en el departamento labora el Director de Recursos
Humanos, analista I que esta de comisin de servicio, el pasante seria el
responsable, de ordenar, archivar, recibir reposos y recibos, as como
atender a las personas que lleguen en busca de informacin. Tambin
recordar sobre alguna actividad extra que all sido solicitada en el transcurso
del da o de la semana y que debera realizarse adems de las actividades
previamente asignadas.
Esto es importante ya que permite un orden adecuado del
departamento y la mejora del mismo para evitar posibles errores y fallas.

117

Por esta razn para que esta actividad se de manera positiva y eficaz
se debern verificar y revisar cada uno de los recibos de manera que estn
firmados como recibidos y de que tengan alguna observacin o error informar
al personal encargado de realizar los recibos de pago y de esta manera
ayudar a la buena gestin del departamento minimizando las fallas.
Por ende luego de realizar estas tareas se dar inicio a archivar los
recibos de pagos previamente

recibidos en la Direccin de Recursos

Humanos correspondientes al mes de marzo, estos se colocaran de menos


a mayor dependiendo la fecha ya que estos se distribuyen y se cancelan por
quincenas. En este caso se tiene que archivar las dos quincenas en cada
expediente.
Por otro lado se le permiti al pasante la entrega de cheque a los
proveedores y a los trabajadores de la fundacin que poseen cuentas en los
bancos correspondientes donde se realizan los depsitos. En este proceso
se debera hacer firmar bien sea al proveedor o al trabajador involucrado se
le entregaba el cheque y se preceda a archivar la orden de pago la cedula
de identidad y la copia del cheque.
Situacin de Aprendizaje.
En el transcurso de esta semana se lograron obtener conocimientos
acerca de los inventarios por que se realizan y la finalidad de los mismos, en
este caso el inventario se realiz con el fin de conseguir como resultado el
nmeros de medicamentos existentes y as poder tomar medidas para
suministrar los mismos al almacn para luego ser distribuidos al centro de
salud. Se reforzaron conocimientos en cuanto al archivar, organizar cada
uno de los documentos asignados, conocer tambin los procedimientos de

118

entrega de cheques a los proveedores y personal de la fundacin que no


posea la cuenta requerida y manejada por la institucin para los deposito del
pago.
Semana 9. (05/04/2014 al 09/05/2014)
Realizacin de TXT para la nmina banavih de mes de febrero.
Aprobadas las nminas se elaboran los archivos TXT, de acuerdo a las
especificaciones suministradas por el Banco asignado. Para lograr realizar
con efectividad y sin errores el txt se debe cumplir estrictamente con cada
uno de los requisitos solicitados en la pgina del banco correspondiente.
En este caso se debe realizar de esta forma: el nombre del archivo
debe cumplir con el siguiente formato; N + Nmero de afiliacin de nmina +
mes de la Nmina (en formato MM) + Ao de la nmina (en formato AAAA)
+

.txt

en

el

caso

de

este

archivo

debe

llevar

el

nombre

N03210005098222305052014. Txt, la cual se realiza en un formato tipo blog


en el contenido de este archivo se agrega un aportante por cada line, es
decir, un trabajador por cada lnea, en este sentido los datos de cada a
portante deben ser:
19. Nacionalidad: V o E.
20. Cedula: sin puntos ni ningn otro tipo de separador, debe ser numrico entre
5 y 8 caracteres.
21. Primer nombre: solo caracteres alfabticos (sin espacios en blanco) entre 2 y
25 caracteres.

119

22. Segundo nombre es opcional y en caso de que se coloque este debe ser
solo caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
23. Primer apellido; solo caracteres, solo caracteres alfabticos sin espacios en
blanco) entre 2 y 25 caracteres.
24. Segundo apellido; opcional, y en caso de que se coloque este debe ser solo
caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
25. Salario integral: sin puntos ni ningn otro tipo de separador. los ltimos
dgitos se toman como decimales. debe ser numricos. mximo 16
caracteres.
26. Fecha de ingreso: sin barras, guiones ni ningn otro tipo de separador. debe
ser numrico en formato DDMMAAAA.
27. Fecha de ingreso es opcional y sin barras ni ningn otro tipo de separador.
debe ser numrico en formato DDMMAAAA. Esta fecha no puede ser mayor
a la fecha de ingreso.

De esta manera se deben de llevar a cabo cada uno de estor tems


que son obligatorios, en caso de los opcionales por ejemplo en caso del
segundo nombre se escribe el primero y seguidamente sin espacio se
colocan dos comas y sigue con el resto para que esta actividad sede de
forma eficaz y eficientemente. El monto de la nmina debe concordar con el
que arroje en el sistema con el TXT.
Para darle continuidad a la semana se realiz la revisin exhaustiva
de todos y cada uno de los documentos de la quincena como nminas,
rdenes de pago, facturas entre otras con el fin de que a ninguno de los

120

requisitos le hagan falta sello ni firmas por ninguna de las direcciones, esto
es importante para la institucin ya que a la hora de que la auditoria interna y
la contralora auditen la fundacin se encuentren los documentos en regla.
En efecto se culmin de archivar los recibos de pagos previamente
recibidos en la Direccin de Recursos Humanos correspondientes al mes de
marzo, estos se colocaran de menos a mayor dependiendo la fecha ya que
estos se distribuyen y se cancelan por quincenas. En este caso se tiene que
archivar las dos quincenas en cada expediente.
Para darle continuidad a las actividades se procedi a recibir reposos
que da el seguro social a los empleados, as como tambin justificativos; con
la recepcin de estos documentos se llevaba a cabo la relacin de reposos
anual que presenta cada trabajador ante la direccin de Recursos Humanos
que se encuentran en cada uno de los expedientes de los empleados
trabajadores, obreros y personal contratado de la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral.
Situacin de Aprendizaje.
Con relacin a lo que se ha mencionado se involucr al pasante en
otras actividades que no haba realizado durante la estada en la institucin
como lo fue la realizacin y ejecucin del nomina txt para banavih al sistema,
por la cual el conocimiento resulto significativo para sus prcticas y
preparacin personal a fin de desenvolverse ms en el rea.

As como

tambin seguir llevando de manera organizada la relacin de los recibos en


lo que va de ao para luego al momento de que la auditoria solicite los
expedientes se encuentre en el orden adecuado de manera que no falten en
los expedientes.

121

Semana 10. (12/04/2014 al 16/05/2014)


Elaboracin de facturas.
Para dar inicio a esta semana el pasante se present a la Direccion de
administracin ya que el asistente administrativo le haba pedido su
colaboracin para la realizacin de unas facturas que los proveedores de la
parada del burro haban pasado con los motos malos y haba que elaborarlas
de panera que concordaran con la

requisicin, en este caso estas eran

solicitado bebidas, alimentos, como: quesos, aceite, pasta harina, atn,


pescado y otras ya que eran varias facturas estas no deberan llevar ningn
tipo de enmienda, tachadura, ni enmendadura por lo que el pasante deba
hacerlo de forma cuidadosa ya que las ordenes tanto como el talonario de
facturas tena que tener el mismo nmero en forma continua por ende es
obvio que el talonario no contiene nmeros repetidos, por esa razn no tena
que ocurrir ningn error.
Reunin con el asesor institucional
Cabe agregar, que en esta semana el pasante junto con el tutor
tuvieron una reunin donde el asesor industrial le reviso al pasante todos los
captulos y las correcciones que le haba realizado el tutor acadmico, de
manera de estar al tanto de cmo era el progreso del pasante con el informe
de pasantas, en esta sesin el tutor institucional le realizo al informe del
pasante algunas correcciones necesaria as como tambin le dio al pasante
algunas recomendaciones, sobre que debera hacer para minimizar las fallas,
en este sentido el pasante le informo y le suministro la hoja de evaluacin
que debera utilizar para evaluar su desempeo en la institucin, el tutor la

122

iba a realizar de inmediato y fue cuando el pasante le dijo que no que eso se
realizara posteriormente y que solo era para que estudiara el instrumento y
tuviese conocimiento de l.
En tal sentido se realiz la revisin de existencia de insumos y
medicamentos de la fundacin. Se procedi a realizar el inventario de
mercanca medica de la fundacin, donde se tomaron cada uno de los
factores importantes relacionados con los medicamentos destinados a la
Fundacin Centro de Salud Comunal y Desarrollo Integral, como nombres,
tipo, cantidad, fecha de vencimiento, as como tambin la descripcin del
medicamento o materiales que se utilizan en el centro de salud, dicha
actividad se realiz conjuntamente y en apoyo al responsable de bienes
muebles de la fundacin, quien a porto al pasante la informacin necesaria
sobre la realizacin y el procedimiento, este tipo de inventario se realiza
peridicamente a fin de resguardas los materiales mdicos y suministros de
la institucin y que estos se mantengan en buen estado. Los resultados
arrogados en el inventario se comparan con uno anterior, esto es importante
para la institucin ya que permite y asegura la salvaguarda del patrimonio de
la institucin antes mencionada.
A su vez se deban revisar las nminas correspondientes de los
empleados, obreros y personal de alto nivel y proceder a archivarlas en la
carpeta maykas, esta actividad se realiz con el fin de tener soporte de las
nminas.
Situacin de Aprendizaje.
En esta semana de ejecucin de actividades, como parte de la labor
del pasante se obtuvieron conocimientos bsicos e importantes para el

123

desarrollo como profesional ya que se practic la funcin de personal


analista de la direccin, el refuerzo de los conocimientos de cmo realizar las
correcciones y que debe implementar la investigacin como modo de
aprendizaje as mismo se procedi a archivar y organizar otros documentos
emitidos dentro de la organizacin.
Semana 11. (19/05/2014 al 23/05/2014)
Induccin en la realizacin del clculo de vacaciones
Como parte de ampliar el conocimiento del practicante el analista de
recursos humanos le explico la forma como debera realizar el clculo para la
licencia de vacaciones lo cual era importante que el aprendiera a realizar; en
este sentido le explico que se le realizaba cuando los trabajadores ya haban
cumplido el ao de labores y notificaban que se iran de disfrute, de tal
manera que se le realizaba el clculo, en el desarrollo de esta actividad se
tena que introducir el nombre y apellido, numero de cedula, el cargo que
ocupa, la fecha de ingreso de la cual depende el nmero de das que le
corresponden al trabajador de disfrute, el cual consiste el a partir de que el
trabajador cumpla un ao le corresponden quince (15) das, cuando cumpla
dos aos diecisis (16) y as sucesivamente se le suma un (1) da por cada
ao.
Se toman solo los das de lunes a viernes si se presenta un da feriado
ese no se cuenta, dentro del clculo se cuentan los lunes que contenga el
mes as como tambin los sbados y domingos para realizar el clculo
correspondiente. Luego de esto se imprime y se baja a administracin para
que le hagan efectivo el dinero para el disfrute del trabajador, es bueno

124

resaltar que cuando llegue el da de comienzo de disfrute ya el empleado


debe tener el pago en su cuenta para ser uso del mismo.
En relacin con la realizacin de las actividades, tambin se hizo la
recepcin de requisiciones de insumos de las distintas direcciones y
programas donde va incluido todos los materiales, equipos, suministros,
papelera, artculos de oficina que cada uno necesitan para el uso interno,
estas se quedan en la direccin de administracin y se archivan.
En el mismo orden se realizara la entrega de recibos de pago del mes
abril a cada uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la
Fundacin as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado
y responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo.
Como parte de sus responsabilidades el practicante deber imprimir
diariamente las minutas y formatos, nominas, constancias de trabajo y a
cualquier tipo de documento que requiera la direccin, es decir, que el
pasante deber estar a disposicin de las personas que requieran su ayuda,
y as incrementara sus habilidades y destrezas a nivel de trabajo.
Adaptndose a cualquier tipo de clima laboral ya que todas las direcciones
no trabajan de la misma forma.
Atendiendo a las actividades asignadas el pasante elaboro y redacto
oficios requeridos para solicitar donaciones para la fundacin, ya que no
cuentan con todos los equipos necesarios. Por otra parte el mismo realizo el

125

archivo de todos los recibos recibidos de forma tal de llevar el control de


estos, como se mencion en semanas anteriores el archivo de estas se
realiza revisando las quincenas a las que corresponde a manera de
colocarlos de menor a mayor dependiendo las fechas, estos se archivan en
cada expediente, el otro juego de recibos se ordena y se lleva a la direccin
de administracin.
Como actividad adicional el pasante realizo la bsqueda de
expedientes de trabajadores del ao 2013 como fin de tenerlos en los
archivos, ya que la contralora municipal haba avisado que se radicara en
las instalaciones de la fundacin como fin de revisar la administracin de la
gestin anterior.

Situacin de Aprendizaje.
Las actividades en esta semana fueron realizadas en su totalidad de
acuerdo al cronograma de actividades, el pasante visualizo como son los
preparativos para recibir a la contralora y que se debe estar a la disposicin
de cualquier cosa que necesiten a fin de que los procesos realizados en la
gestin anterior no afecten la institucin. Por esta razn se debe tener
cuidado de cmo se manejan los procesos administrativos ya que cada falla
tiene consecuencia a la hora de que auditen la empresa o institucin.
En el mismo orden de ideas se reforzaron conocimientos con respecto
a las actividades mencionadas sabiendo que cada da es diferente y que
siempre se aprende algo nuevo y diferente queda de parte de cada uno
tomarla positivamente sacando siempre lo bueno de las cosas que ocurren.

126

Semana 12. (26/05/2014 al 30/05/2014)


Elaboracin de rdenes de compras.
Dando inicio a esta semana de actividades, como primera asignacin
el pasante debera realizar rdenes de compra

lo cual de llenarse

primeramente el nombre del proveedor, direccin, Rif, telfono, condicin de


pago, numero de cotizacin, descripcin, lugar de entrega, fecha y unidad
que solita la compra, se deben llenar los reglones que especifican el cdigo,
cantidad, unidad o medida, descripcin del producto o servicio, precio por
unidad, total general, esto arroja el monto neto, monto bruto, I.V.A y el monto
total de la compra, para llevar a cabo la misma esto se le pasa al
responsable de bienes y el almacenista junto con la factura y la requisito del
bien o servicio, luego de esta ser aceptada y procesada se procede a
archivarla para llevar un orden y control de este proceso.
Para darle inicio a esta actividad como lo es el caculo para la licencia
de vacaciones; se colocan en prctica todas las explicaciones y
recomendaciones realizadas anteriormente, principalmente se introduce el
nombre y apellido, numero de cedula, el cargo que ocupa, la fecha de
ingreso de la cual depende el nmero de das que le corresponden al
trabajador de disfrute, el cual consiste el a partir de que el trabajador cumpla
un ao le corresponden quince (15) das, cuando cumpla dos aos diecisis
(16) y as sucesivamente se le suma un (1) da por cada ao.
Se toman solo los das de lunes a viernes si se presenta un da
feriado ese no se cuenta, dentro del clculo se cuentan los lunes que
contenga el mes as como tambin los sbados y domingos para realizar el

127

clculo correspondiente, Luego de esto se imprime y se baja a


administracin para que procesen el pago de las mismas.
siguiendo con las actividades que se realizaron en el transcurso de la
semana, se realiz la entrega de recibos de pago a cada uno de los
trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin as como
tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y responsable de los
programas, Chamos Libertador, programa de indigencia Pablo Natera, y
Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables de hacer firmar
cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y hacerlo llegar
al departamento en la brevedad posible para proceder a archivarlo.
En este sentido y para que esta actividad se de manera positiva y
eficaz se debern verificar y revisar cada uno de los recibos de manera que
estn firmados como recibidos y de que tengan alguna observacin o error
informar al personal encargado de realizar los recibos de pago y de esta
manera ayudar a la buena gestin del departamento minimizando las fallas.
Por ende luego de realizar esta tarea se dar inicio a archivar los
recibos de pagos previamente

recibidos en la Direccin de Recursos

Humanos correspondientes al mes de abril y mayo, estos se colocaran de


menos a mayor dependiendo la fecha ya que estos se distribuyen y se
cancelan por quincenas. En este caso se tiene que archivar los dos meses
con el fin de adelantar y dejar esa tarea en orden.
En otro sentido, el pasante participo en la realizacin de una cruz roja
que estaba planificada por el departamento de RRHH y que debera ser
realizada, se procedi a buscar los materiales necesarios para llevar a cabo
la misma.

128

Situacin de Aprendizaje.
En el transcurso de esta semana se llevaron a cabo actividades
nuevas para el pasante como elaboracin de rdenes de compra, se
elaboraron tambin clculo de vacaciones que debe arrojar el monto total
que se le cancelara al empleado y que es el mismo que aparecer en la
factura que tiene que ser firmada por la persona que le recibe, es decir, el
trabajador donde quedara certificado y contara el monto que se le cancelara,
aparte de llevar a cabo las dems actividades asignadas y que sirven de
experiencia laboral del practicante.
Semana 13. (02/06/2014 al 06/06/2014)
Realizacin de llamadas para solicitar documentos para los expedientes
En este sentido, la finalidad que tiene esta actividad mantener los
expediente organizados, y con la documentacin requerida, currculo vitae,
tres fotos carnet, Rif actualizado o vigente, inscripcin militar, copias de
cedula de identidad, esto se realiz ms que todo con el personal que estaba
nuevo ingreso es decir que haban entrado con la nueva gestin. As mismo
se le realizo la apertura de expediente al personal de nuevo ingreso con
todos los requisitos solicitados con anterioridad.
En el transcurso de esta semana se present el requerimiento del
personal contratado del ao 2013 como parte de la solicitud de la contralora
municipal. Esta actividad forma parte importante de la fundacin y sobre todo
de la direccin ya que la mayora de los directivos eran nuevos en sus
puestos, pero el director de Recursos Humanos si pertenece desde la

129

gestin pasada y el responsable de entregar y suministrar la documentacin


requerida por la auditoria.
Por otra parte en esa misma semana comenz la auditoria interna a
solicitar documentos a la direccin de Recursos Humanos, como recibos
desde la primera quincena del mes de enero hasta la ltima quincena del
mes de abril donde se tenan que realizar una respectiva relacin, tambin
constancias de vacaciones, resumen de las personal que se le haban dado
licencias para el disfrute de sus vacaciones durante el transcurso del nuevo
ao, y dems documentos solicitados, en realidad con esta autora todo el
departamento estaba trabajando en pro de suministrar los documentos
requeridos trabajando conjuntamente para que todo saliera bien.
En el mismo orden de actividades, se elabor la planificacin semanal
de la direccin de Recursos Humanos donde se especificara que haran
todos los empleados incluyendo el pasante que forma parte actualmente del
departamento, la misma se llenara con relacin a que se efectuara tanto en
horas de la maana como en horas de la tarde.
Ahora bien, se procedi a recibir en la recepcin a todas las personas
que acudieran a la institucin a pedir asesoramiento bien sea jurdico,
crediticio ya que en la fundacin funciona una oficina llamada funda pueblo la
cual, otorga crditos a nuevos emprendedores que lo ameriten para su
propio desarrollo de autogestin, o que se dirigieran a alguna de las
direcciones bien fuera; Administracin, Recurso Humano, Atencin al
ciudadano, presidencia, control y seguimiento que son los que conforman y
dan vida a esta institucin.

130

Despus de lo anterior expuesto cada persona que visite las


instalaciones de la institucin as como tambin los empleados de la misma
deber firmar un libro de actas donde diariamente donde se colocara
nombres y apellidos, cedula, hacia donde se dirige, la procedencia esto para
las personas que vienen de fuera, y para los empleados y obreros deben
colocar la hora, as como tambin firmar asistencia diaria la cual es
suministrada por Recursos Humanos a fin de controlar la hora de llegada de
los empleados o su asistencia al da de trabajo.
Situacin de Aprendizaje.
En el transcurso de esta semana se llevaron la continuidad de las
actividades asignadas por el tutor, la realizacin de las mismas son las que
garantizan el conocimiento significativo que obtiene el pasante al llevarlas a
cabalidad.
Semana 14. (09/06/2014 al 13/06/2014)
Elaboracin de TXT para nomina banavih.
En inicio a esta semana se comienza elaborando el txt, siendo
aprobadas las nminas se elaboran los archivos TXT, de acuerdo a las
especificaciones suministradas por el Banco asignado. Para lograr realizar
con efectividad y sin errores el txt se debe cumplir estrictamente con cada
uno de los requisitos solicitados en la pgina del banco correspondiente en
este caso se debe realizar de esta forma: el nombre del archivo debe cumplir
con el siguiente formato; N + Nmero de afiliacin de nmina + mes de la
Nmina (en formato MM) + Ao de la nmina (en formato AAAA) + .txt en el
caso de este archivo debe llevar el nombre N03210005098222305052014.

131

Txt, la cual se realiza en un formato tipo blog en el contenido de este archivo


se agrega un aportante por cada line, es decir, un trabajador por cada lnea,
en este sentido los datos de cada aportante deben ser:
28. Nacionalidad: V o E.
29. Cedula: sin puntos ni ningn otro tipo de separador, debe ser numrico entre
5 y 8 caracteres.
30. Primer nombre: solo caracteres alfabticos (sin espacios en blanco) entre 2 y
25 caracteres.
31. Segundo nombre es opcional y en caso de que se coloque este debe ser
solo caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
32. Primer apellido; solo caracteres, solo caracteres alfabticos sin espacios en
blanco) entre 2 y 25 caracteres.
33. Segundo apellido; opcional, y en caso de que se coloque este debe ser solo
caracteres alfabticos (sin espacios en blancos) en un mximo de 25
caracteres.
34. Salario integral: sin puntos ni ningn otro tipo de separador. los ltimos
dgitos se toman como decimales. debe ser numricos. mximo 16
caracteres.
35. Fecha de ingreso: sin barras, guiones ni ningn otro tipo de separador. debe
ser numrico en formato DDMMAAAA.
36. Fecha de ingreso es opcional y sin barras ni ningn otro tipo de separador.
debe ser numrico en formato DDMMAAAA. Esta fecha no puede ser mayor
a la fecha de ingreso.

132

De esta manera se deben de llevar a cabo cada uno de estor tems


que son obligatorios, en caso de los opcionales por ejemplo en caso del
segundo nombre se escribe el primero y seguidamente sin espacio se
colocan dos comas y sigue con el resto para que esta actividad sede de
forma eficaz y eficientemente. El monto de la nmina debe concordar con el
que arroje en el sistema con el TXT.
En el mismo orden, se realiz la entrega de recibos de pago de a cada
uno de los trabajadores que se encuentren en las oficinas de la Fundacin
as como tambin entregar por lote y en orden a cada encargado y
responsable de los programas, Chamos Libertador, programa de indigencia
Pablo Natera, y Cesade salud (centro de salud) siendo ellos lo responsables
de hacer firmar cada uno de los recibos correspondientes a cada trabajador y
hacerlo llegar al departamento en la brevedad posible para proceder a
archivarlo .
Con el fin de mejorar la organizacin de los archivos, se precedi a
realizar una reordenacin de todos los expedientes por medio de una lista
enumerada suministrada por el director de Recursos Humanos, en este caso
sera por jerarqua de acuerdo a los cargos que ocupan cada trabajador,
cabe resaltar que ya no seran ordenados por orden alfabtico sino por
enumeracin que tendra que realizar el pasante para colocarlo en cada
separador, para el fin de esta actividad se tuvieron que extraer todos los
expedientes para ser ordenados posteriormente, de acuerdo a cada nmero
ya establecido.
Para dar comienzo a otro da de labores en la fundacin Centro de
salud comunal y desarrollo integral Cesade, se continu con las relaciones
que abra que entregarle a auditoria interna y que ya haca varios das haba
solicitado. Cabe resaltar que esta actividad ayuda a mejorar y a minimizar
errores dentro de la direccin.

133

Se llevaba tambin el control y seguimiento de los documentos, oficios


internos, informes, circulares, memorndum y se procede a archivarlos en las
maykas correspondientes segn su fecha.
Situacin de Aprendizaje.
Cabe mencionar, que el desarrollo de estas actividades como lo fue la
realizacin y ejecucin del nomina txt para banavih al sistema, por la cual el
conocimiento resulto significativo para sus prcticas y preparacin personal a
fin de desenvolverse ms en el rea. As como tambin seguir llevando de
manera organizada la relacin de los recibos en lo que va de ao para luego
al momento de que la auditoria solicite los expedientes se encuentre en el
orden adecuado de manera que no falten en los expedientes.
Semana 15. (16/06/2014 al 20/06/2014)
Elaboracin Requisicin de materiales para la direccin de RRHH
para llevar a cabalidad esta actividad, fue necesario hacer uso de una
herramienta ya establecida en la institucin como lo es la requisicin de
materiales y otros, en este formato se anotan cada uno de los artculos de
oficina y papelera que son requeridos por la direccin de Recursos
Humanos, en este caso se solicit, tijeras, grapadora, cinta plstica,
resaltador, hojas blancas tamao car y oficio, esto con el fin de cumplir cada
una de las actividades con toda las herramientas necesarias.
por otra parte se realiz un inventario de alimentos y bebidas, esta
actividad fue llevada a cabo conjuntamente con el responsable de bienes, a
fin de revisar y llevar un control de con que alimentos y suministraos contaba

134

la fundacin para distribuir en los programas, este era para especficamente


el programa chamos libertador en el cual se asisten a los adolescentes y
nios con meriendas y otros, esto se lleva a cabo mediante la requisicin que
suministra el responsable de este programa al responsable de bienes.
En este inventario que se realiz se coloc el concepto, es decir, el
nombre la cantidad y la especificacin si es kilogramos, cajas o cualquier otra
especificacin, este documento queda como respaldo dentro de la fundacin,
con el objeto de llevar un control
Se logr culminar de manera efectiva con la reordenacin de los
expedientes para as cumplir con el objetivo planteado dentro del
departamento esto ayudara a implementar la rapidez y eficacia a la hora de
realizar la bsqueda de un expediente, el orden se encontrara en una lista
que fue suministrada por el director, la cual se coloc en un costado del
archivador de los expedientes.
Seguidamente se dar inicio a archivar los recibos de pagos
previamente

recibidos

en

la

Direccin

de

Recursos

Humanos

correspondientes a la primera quincena de junio, como se explic


anteriormente estos se colocaran de menos a mayor dependiendo la fecha
ya que estos se distribuyen y se cancelan por quincenas.
De la misma manera se realizaron las organizaciones de las licencias
de vacaciones previamente firmadas y entregadas al trabajador, as como
tambin se archiv las nminas y asistencias correspondientes a la quincena
en las maykas correspondientes.

135

Cabe resaltar que adicionalmente el pasante asisti a una


actividad de campo donde el ira conjuntamente con otros empleados en
representacin de la fundacin y sus directores.

Situacin de Aprendizaje.
En la presente semana de actividades, como todas las dems fue
significativa y provechosa ya que dio lugar a todas las asignaciones que
ayudan al crecimiento personal y profesional del pasante dentro de la
institucin, as como tambin aumentan el sentido de responsabilidad, ya
que al mismo se le asignan distintas actividades.
Semana 15. (22/06/2014 al 27/06/2014)
Organizar

los

documentos

formatos

que

se

utilizan

en

el

departamento de atencin al ciudadano.


En esta semana se llev a cabo la organizacin de los documentos
utilizados en el departamento, ordenar los oficios internos que son recibidos
y enviados a los dems departamentos o direcciones, verificar las fechas y
archivar en carpetas maykas por orden. Seguidamente se realiz el cambio y
sustitucin de carpetas que se encontraban en mal estado.
Esto permite al departamento manejar con orden cada uno de los
documentos, y que a la hora de necesitar algunos sea ms fcil y cmodo
para conseguir, tambin eleva la rapidez a la hora de realizar los informes

136

semanales que se le pasan a presidencia ya que se encuentran ordenados


por fechas.
Se realiz la recopilacin de todas las minutas de trabajo realizadas por
las promotoras sociales, las minutas se utilizan como herramienta de trabajo
obligatorio ya que mediante esta permite evidenciar si el promotor est
realizando su trabajo correctamente estas minutas se trabajos son formatos
realizados y distribuidos diariamente, el cual deben de llenar manuscrito, esta
involucra nombre del promotor o promotora, fecha, nombre de la comunidad
y consejos comunales, telfonos as como tambin el sello de cada una de
las comunidades visitadas.
El archivar diariamente estas minutas de trabajo, planificacin semanal,
informe de gestin semanal, cachivache, minuta administrativa entre otros,
as como la realizacin de carpetas individuales e identificadas para cada
una de las promotoras sociales.
Para darle continuidad a las actividades se procedi a recibir reposos
emanados por el seguro social, as como tambin justificativos; con la
recepcin de estos documentos se llevaba a cabo la relacin de reposos
anual que presenta cada trabajador ante la direccin de Recursos Humanos
que se encuentran en cada uno de los expedientes de los empleados
trabajadores, obreros y personal contratado de la Fundacin Centro de Salud
Comunal y Desarrollo Integral.
Estas actividades son importantes realizarlas en la direccin

manera de organizacin y control en los archivos, y de obtener aprendizajes


con el fin de minimizar errores.

137

En el mismo orden de actividades, se elabor la planificacin semanal


de la direccin de Recursos Humanos donde se especificara que haran
todos los empleados incluyendo el pasante que forma parte actualmente del
departamento, la misma se llenara con relacin a que se efectuara tanto en
horas de la maana como en horas de la tarde.
Con el fin de llevar a cabalidad el clculo de vacaciones como se ha
venido realizando anteriormente se introduce el nombre y apellido, numero
de cedula, el cargo que ocupa, la fecha de ingreso de la cual depende el
nmero de das que le corresponden al trabajador de disfrute, el cual
consiste el a partir de que el trabajador cumpla un ao le corresponden
quince (15) das, cuando cumpla dos aos diecisis (16) y as sucesivamente
se le suma un (1) da por cada ao.
Se toman solo los das de lunes a viernes si se presenta un da feriado
ese no se cuenta, dentro del clculo se cuentan los lunes que contenga el
mes as como tambin los sbados y domingos para realizar el clculo
correspondiente, Luego de esto se imprime y se baja a administracin para
que procesen el pago de las mismas.
Situacin de aprendizaje.
Para concluir con las asignaciones en esta semana de igual manera se
ejecutaron todas las distintas

actividades, de manera de aumentar la

prctica de las actividades anteriormente explicadas y que eran realizadas


frecuentemente por el pasante.

138

3.2 Bases Tericas


Actualizacin:
Segn Carlos Roberto (2011), muchas empresas
crean documentos para determinar cmo se ejecuta una
tarea concreta o para la puesta en marcha de una
aplicacin o proyecto. Se trata de definir un documento
marco que ayude a la realizacin de dicha tarea a la hora
de ejecutarla. Pero si no queremos que dichos
documentos sean intiles tenemos que definir la
frecuencia de actualizacin de procedimientos.
Pongamos el caso de una nueva aplicacin que debe implantarse en
las distintas sedes de una empresa. Se crea el procedimiento de actuacin
para su puesta en marcha, pero a la vez de se van recogiendo los
inconvenientes y las soluciones a los mismos durante su ejecucin. Lo
normal sera sacar una versin nueva del procedimiento corrigiendo o
anotando los inconvenientes que surgen.
Por eso es fundamental que en todo procedimiento figure la fecha de
creacin y su mbito de actuacin. De esta manera sabemos a qu
atenernos cuando cogemos un documento antiguo y estamos prevenidos
ante los posibles cambios que puedan surgir en el mismo. Se deben crear

139

tantas versiones como cambios efectuemos, de manera que el procedimiento


est siempre vigente y sea actual.
Definicin Del Manual:
Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las
actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en
que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta separadamente.
Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, citados algunos
conceptos de diferentes autores.
Duhaltk Miguel (1977), Lo define como: "Un documento que contiene,
en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo".
De igual forma, Mara Del C. Vsquez (2008), afirma que El manual
de procedimientos ayuda en gran medida, a llevar un control estricto de las
actividades y procedimientos que se realizan en las distintas reas de la
empresa; muestra de manera sistemtica los pasos a seguir en las funciones
diarias del personal. En este tipo de manual, se describen, adems de los
procesos que realiza una empresa, los diferentes puestos o unidades
administrativas que intervienen en los procedimientos

especificando su

responsabilidad y participacin.
De igual forma el IAIM (2009), indico que Es el documento que
contiene el detalle de las actividades y las normas que deben cumplir los
responsables de los procedimientos que se realizan en la organizacin.
(p.23)

140

Por otra parte segn Amaya (2003), Especifican de manera formal


cuales son las actividades que se deben seguir para llevar a cabo un flujo de
trabajo contundente a un resultado para la organizacin. Por lo tanto, los
manuales de procesos son herramientas de primera mano para saber en
detalle que es lo que se quiere sistematizar .No todas las empresas poseen
manuales de procesos actualizados, lo cual no quiere decir que en ellas no
existan procesos .De todos modos con y sin manuales de procesos, el
analista debe intentar obtenerlos para tener claro que es lo que se va hacer.
(p.108)26.
Objetivos de los Manuales:
Considerando que los manuales administrativos son un medio de
comunicacin de las polticas, decisiones y estrategias de los niveles
directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de
especializacin del manual.
8. Asegurar adecuada comprensin de funciones, propsitos y expectativas de
organizacin y de actividades que realiza.
9. Lograr y mantener slida visin orgnica de toda la entidad.
10. Facilitar estudio de la organizacin.
11. Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las
mates.
12. Conocimiento de la estructura y valoracin de cargos que la integran.
13. Establecer canales de comunicacin y de relaciones funcionales.

141

14. Proporcionar una visin global de la organizacin, conocimiento de roles y


medio que facilite formacin tcnico - profesional al orientarle en las
actividades a desarrollar.

Tcnicas de Elaboracin de los Manuales:


Existen tres tcnicas para la elaboracin de los manuales, los cuales
son descritos a Continuacin:
4. Verificar los puntos o asuntos que sern abordados:
En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia
que debe contar el manual.
5. Detallar cada uno de los asuntos:
En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va
a tratar mediante el hecho de observar cmo se realiza el trabajo aclarando
la forma en que el servicio es realizado.
6. Elaborar una norma de servicio que deber ser incluida en el manual:
Esta ltima tcnica deber explicar l porque, el cmo, quien lo hace, para
qu deber ser redactado en forma clara y sencilla.
Tipos de Manuales:
7. Manual de Organizacin: El manual de organizacin describe la organizacin
formal, mencionada, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.

142

8. Manual de Polticas: El manual de polticas contiene los principios bsicos


que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
9. Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas
describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las
normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con
dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin
10. Manual del especialista: El manual para especialistas contiene normas o
indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u
oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los
empleados que cumplen iguales funciones.
11. Manual del empleado: El manual del empleado contiene aquella informacin
que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa
sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en
el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin
de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
12. Manual de Propsito mltiple: El manual de propsitos mltiples reemplaza
total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en
los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique
su confeccin y mantenimiento.
Clasificacin de los Manuales
Por su contenido
De historia: Proporciona informacin acerca de los comienzos, crecimiento,
logros y posicin actual de la organizacin. Cuando es bien elaborado y

143

aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organizacin y a


sentirse parte de ella.
De organizacin: Expone de forma detallada la estructura de la
organizacin formal a travs de dar a conocer los objetivos, funciones,
autoridades y responsables de distintos puestos.
De polticas: Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado
permitir agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitar la
descentralizacin.
De procedimientos: Expresa los procedimientos administrativos a travs de
los cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. Tambin le explica
al personal cmo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos
administrativos prescritos.
De contenido mltiple: Es cuando la cantidad de personal o actividades no
sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean
manuales donde se combinen dos o ms categoras como polticas y
procedimiento.
Por su mbito de Aplicacin
General: Tambin reglamentos internos, se refieren a estructura global de la
organizacin, sus polticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son
de propsito mltiple.

144

De organizacin y funciones: Establece estructura orgnica de la entidad y


funciones que cumplen diferentes rganos internos, las relaciones formales
necesarias en el cumplimiento de sus tareas.
De procedimiento: Su objetivo es establecer los procedimientos de todas
las unidades que conforman un organismo con el fin de unificarlas.
De polticas: Direccin fija orientaciones y directrices que deben ser
adoptadas por los miembros de la organizacin. Facilita cumplimiento de
objetivos aprobados tratando de dar armona, consistencia y solidez a
entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes, con los
proveedores y con otras organizaciones.
Especfico: Estos manuales contienen informacin de una unidad orgnica.
De reclutamiento y seleccin: Se refiere al rea del personal y su objetivo
es establecer pautas de cmo reclutar y seleccionar.
De auditora interna: Agrupa lineamientos e instrucciones que se aplican a
actividades de la auditora interna.
De polticas de personal: Su objetivo es definir polticas, as como sealar
guas respecto a temas de contratacin, permisos, entre otros.
De procedimiento de tesorera: Su objetivo es establecer procesos a seguir
en el rea de tesorera, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan
al seguir una secuencia en el trabajo.

145

Por Funcin Especfica


De Produccin: Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los
procesos de fabricacin, es decir la inspeccin y control de produccin.
De Compras: Define las actividades que se relacionan con las compras, es
una til fuente de referencia para los compradores.
De Ventas: Su objetivo es sealar los aspectos esenciales del trabajo de
ventas como son las polticas de ventas, procedimientos, controles, entre
otros.
De Finanzas: Determina responsabilidades financieras en todos los niveles
de administracin y contiene instrucciones especficas dirigidas al personal
que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccin de bienes.
De Contabilidad: Seala los principios y tcnicas de la contabilidad que
debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene
estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable,
manejo de registros, entre otras.
De Crdito y Cobranzas: Son los procedimientos y normas por escrito que
determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crdito y
cobranza, control y cobro de las operaciones de crdito, entre otros.
De Personal: Su objetivo es comunicar las actividades y polticas de la
direccin superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y
seleccin, administracin de personal, polticas de personal, capacitacin.

146

Tcnico: Contiene los principios y tcnicas de una funcin operacional


determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y
procedimientos.
De Adiestramiento: Su objetivo es explicar de forma detallada las labores,
los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Tambin incluye
tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluacin para
el usuario.
Ventajas de los Manuales:
Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las
siguientes:
8. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera
difcil reunir.
9. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a

improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada


momento.
10. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
11. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
12. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.

147

13. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso


del tiempo.
14. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir
Ventajas y desventajas en el uso de los manuales
Confeccionar un Manual y mantenerlo actualizado, es una tarea que
consume tiempo y no resulta fcil, debemos tener en claro, antes de
emprender la confeccin de un Manual, cules son los beneficios y las
limitaciones de su uso, para ello Gabriela Pintos (1998), expone los
siguientes aspectos:
Los Manuales facilitan la compresin de la estructura, las funciones y
los procedimientos
Los Manuales facilitan la compresin de la estructura, las funciones y
los procedimientos; los manuales tienden a uniformizar y normalizar las
pautas de accin, los procedimientos y asignacin de actividades dentro de
una empresa. Al disponer de manuales se facilitan los procesos de control,
ya que establecen claramente cules son los puntos a controlar, y quines
son los responsables de ejercer dichos controles.
Los manuales garantizan que todos los empleados conozcan las normas
en uso, las funciones y actividades a desempear por cada uno, mejorando
la comunicacin y la coordinacin.

148

Los procedimientos podrn ser complejos, largos, o de difcil


realizacin, pero son conocidos por todos, constituyen instrumentos para la
mejora de las comunicaciones en las organizaciones.
El uso de manuales facilita el proceso de adiestramiento y
capacitacin de los empleados, debido a que son un instrumento de consulta
para todo aqul que necesite familiarizarse con una determinada rea de la
organizacin, y constituyen por lo tanto un instrumento til en el proceso de
adiestramiento y capacitacin de los funcionarios. No obstante esto, no son
un sustituto a un sistema de capacitacin y adiestramiento, sino que
simplemente constituyen un instrumento ms en ese proceso. Leer la
descripcin de un procedimiento indudablemente facilita el aprendizaje del
mismo, pero no es razonable pensar que con la sola lectura se sustituya al
entrenamiento.
Por otra parte, los manuales facilitan la toma de decisiones al
establecer claramente los niveles de autoridad y responsabilidad, permiten
determinar claramente quin es el responsable de tomar una decisin
determinada.
El tamao de las empresas incide en la utilidad de los manuales, la
estructura organizacional de una pequea empresa es sencilla, y muy
flexible; y se caracterizan por gran fluidez de comunicaciones, tanto a nivel
horizontal como vertical.
Los manuales facilitan muchos aspectos referentes a la gestin de
Recursos Humanos

149

Los

manuales

establecen

claramente

los

requisitos

para

el

desempeo de un cargo, sus responsabilidades y sus medidas de


performance; determinan las normas disciplinarias, las obligaciones de los
empleados y de los empleadores; dejan constancia firme de las pautas de
evaluacin de cargos, dentro de otros aspectos de la gestin de recursos
humanos.
Su existencia facilita entonces aspectos muy importantes: la seleccin
del personal, el desarrollo de sistemas objetivos de evaluacin y de medicin
del trabajo, el marco disciplinario y reglamentario dentro del que se
desarrollar el trabajo.
El Nivel ptimo de Sntesis
Si el manual no tiene el nivel ptimo de sntesis y de detalle, su lectura
indudablemente se dificulta, y se pierden as los beneficios que generan.
Si un manual tiene 1000 hojas, difcilmente encontremos quien lo lea;
perder as toda su utilidad. Para ser tiles, tiene que tener un tamao
razonable que permita su lectura, y reunir la cantidad de informacin
necesaria. Encontrar el nivel ptimo entre la cantidad de informacin a reunir
y volumen que facilite el uso y la lectura no es fcil. La solucin pasa muchas
veces por realizar manuales por reas, o por usuarios. Y un manual slo ser
til si es claro y conciso. La redaccin confusa, larga, o con trminos
inadecuados dificultan la lectura e impiden cumplir con uno de los objetivos
bsicos: la mejora en la informacin y las comunicaciones.
La descripcin ms detallada de un cargo no puede abarcar todas las
tareas a realizar, ni el anlisis ms profundo de un procedimiento puede
estudiar todas las posibilidades de variacin que el mismo implique: la

150

realidad es siempre mucho ms rica. Pero muchas veces ocurre que los
encargados de la redaccin del manual no comprenden esto, y buscan
agotar todas las posibilidades y particularidades de cada situacin. Esto no
es lo correcto: el manual debe ser flexible, y debe constituirse en una gua y
no en un elemento restrictivo, Pero a menudo ocurre que los funcionarios
buscan ceirse estrictamente a lo establecido por el manual, y el mismo
termina causando ms perjuicios que beneficios.
Las causas de esto residen tanto la propia redaccin del manual,
como la forma en la cual se explique al personal su uso.
Procedimientos:
Segn Mara del Pilar Hernndez Gonzlez (2013) El Procedimiento
administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la
actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene
por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo.
A diferencia de la actividad privada, la actuacin pblica requiere
seguir unos cauces formales, ms o menos estrictos, que constituyen la
garanta de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuacin es
conforme con el ordenamiento jurdico y que sta puede ser conocida y
fiscalizada por los ciudadanos.
El procedimiento administrativo se configura como una garanta que
tiene el ciudadano de que la Administracin no va a actuar de un modo
arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento, que por
otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar
indefensin.

151

Normas:
Una norma es una gua de acciones impuesta por una direccin
estratgica para ajustar el comportamiento de los empleados en el
cumplimiento de sus actividades. Segn el (IAIM, 2009) Las normas son una
regla a seguir para ejecutar un procedimiento. Son de carcter imperativo y
obligatorio. Estas reglamentan el comportamiento de los procesos y
procedimientos de una organizacin. (p.24) Con la implementacin de estas
normas se espera controlar las tareas que realizan los empleados de una
organizacin e institucin, a fin de lograr un grado ptimo de orden en la
calidad de los productos y servicios que ofrecen las mismas.
Normas generales
Las normas generales reglamentan las acciones de cada unidad
responsable en el cumplimiento de sus funciones.
Segn el (IAIM, 2009) las normas generales Son pautas que regulan
y establecen a nivel macro, involucra en su cumplimiento todas las unidades
participantes en el proceso. (p.24)
Normas especficas
Son las reglas que deben ser acatadas por una unidad administrativa
o cargo especfico en la elaboracin de las actividades que le corresponden.
Segn el (IAIM, 2009) las normas especficas Son pautas asignadas
de forma convenida a una unidad o cargo en particular, a fin de que ejecute
las acciones correspondientes, como parte de su aporte y participacin en el
proceso. (p.24).

152

En los manual administrativos estas normas son redactadas para cada


procedimiento descrito con el fin de que los empleados responsables las
sigan para lleva a cabo las funciones que le corresponden.
Objetivos de los Procedimientos:
Gmez F. (1993) seala que: " El principal objetivo del procedimiento
es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando
los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).
Importancia De Los Procedimientos:
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo
de una organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez
ms rigurosos en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un
control riguroso para detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener
una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.
Segn Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa
de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su
mejor funcin en cuanto a las actividades dentro de la organizacin". (p.54)

Caractersticas de los Procedimientos:


Mellinkoff (1990),
procedimientos:

describe

las siguientes

caractersticas

de

153

4. No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada


situacin en particular.
5. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita
la aplicacin continua y sistemtica.
6. Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes
s caractersticas de procedimientos
4. Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo fin se conoce como un sistema.
5. Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere
especficamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en
su trabajo.
6. Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que
realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53).

Beneficios de los Procedimientos:


Para Melinkoff,

conceptualiza que: "El aumento del rendimiento

laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y


contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la
organizacin". (p.30)
Procedimiento Metodolgico Empleado

154

Hace referencia a la clase de medios utilizados para obtener los datos


necesarios para la realizacin del proyecto planteado, particularmente para
fines de este informe se realiz una investigacin de campo la cual se refiere
a el anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con los propsito bien
sea de entender su naturaleza y factores contribuyentes, explica sus causas
y efectos, haciendo uso de mtodos caractersticos de cualquiera de los
paradigmas o enfoque de investigacin conocidos en desarrollo los datos de
inters son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata
de investigaciones a partir de datos originales o primarios.
La presente investigacin es de campo ya que se bas en la obtencin
de informacin de fuentes primarias, con el fin de actualizar un Manual de
Normas y Procedimientos de la Direccin de Recursos Humanos.
La presente investigacin se ajust al problema identificado a travs
de la investigacin de campo, por la cual se determin la falta de la
actualizacin del manual de normas y procedimientos en la Direccin
Recursos Humanos de la fundacin centro de Salud Comunal y Desarrollo
Integral CESADE.
Para la realizacin de cualquier investigacin es muy importante
contar con tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos que ayuden a
identificar las posibles necesidades que puedan surgir. Particularmente para
lograr la elaboracin del presente informe se utilizaron las siguientes
tcnicas:
Entrevista:

155

La entrevista fue la principal tcnica utilizada en el transcurso de las


pasantas con ella se busc obtener informacin de primera mano sobre los
procedimientos que se llevan a cabo en la Direccin de Recursos Humanos
de la fundacin Centro de Salud.
Mediante esta tcnica utilizada se permite entablar una comunicacin
cara a cara entre dos o ms personas entre las que se da una determinada
interaccin verbal y no verbal, con el propsito de obtener informacin
detallada acerca de un aspecto concreto que tiene que ver con la
investigacin emprendida.
Es importante resaltar que Particularmente para esta investigacin las
entrevistas realizadas para actualizacin del Manual de Normas y
Procedimientos fueron de tipo no estructuradas ya que se mantena una
conversacin informal sin preguntas formuladas por medio de un
instrumento, con el director de Recursos Humanos del mencionado
departamento.
Las entrevistas pueden ser estructuradas, semiestructuradas, y no
estructuradas las primeras constituyen un cuestionario ledo , es decir se
trata de una serie de preguntas establecidas previamente que no
experimenta ninguna variacin .En la entrevista semiestructuradas se parte
de un guion de preguntas que puede ser modificadas durante el transcurso
de la misma .La entrevista no estructurad se realiza, al igual que el resto ,
con una intencin determinada , hay un tema a tratar pero no preguntas
formuladas con anterioridad. (Garca y Martnez, 2012, p.138)
Observacin directa:

156

Esta tcnica fue utilizada de forma constante y como medida de apoyo


durante todo el periodo de investigacin en la fundacin, con ella se busc
contemplar en un tiempo real la ejecucin de los procedimientos que se
realizan en el departamento, para as poder obtener informacin acerca de
aquellas partes de los procesos que no fueron nombrados por el Director de
Recurso humano a la hora de la entrevista y que son de vital importancia.
Factibilidad Tcnica
Esta investigacin es factible tcnicamente porque cuenta con la
disponibilidad necesaria para la realizacin de la misma, es decir tiene a
disposicin los equipos y herramientas necesaria; entre ellos se puede
mencionar computadoras para transcribir, internet para investigar e indagar,
tambin cuenta con impresoras, papelera y artculos de oficina.
Factibilidad Operativa
Esta investigacin es factible operativamente ya que el Director de
Recurso Humano garantiza que se colocara en prctica la actualizacin del
manual de esta Direccin.
Factibilidad Financiera
La

posibilidad

de

que

esta

investigacin

sea

ejecutada

financieramente es netamente real, debido a que solo incluye costos de


impresin de las cuales se har cargo el pasante.
Factibilidad Legal

157

Segn la ley orgnica de la Contralora General de la Repblica en


sus artculos 37 y 39 se basa en que cada empresa, institucin y
organizacin tienen la potestad y el deber de elaborar manuales
administrativos, de procesos y normas que regulen las actividades y
procesos llevados a cabo por las personas que integran las mismas, por esta
razn la investigacin planteada y ejecutada es legalmente factible.
Resultados e Impacto Generado en el Ambiente de Trabajo
El estudio de la situacin permite conocer que la realizacin de la
actualizacin del manual de normas y procedimientos administrativos de la
direccin de Recursos Humanos de la Fundacin Centro de Salud Comunal y
Desarrollo Integral CESADE, obtuvo un impacto positivo debido a que los
funcionarios pblicos que laboran dentro del departamento mostraron
receptividad e inters con respecto a la propuesta ejecutada, puesto que la
actualizacin del manual era necesaria que se llevara a cabo con el fin de
identificar y actualizar todos y cada uno de los procedimientos que se llevan
a cabo a raz de esta actividad se detect que existan procedimientos y
normas que no se encontraban establecidas en el manual anterior.
Del mismo modo se pretende regular y controlar las actividades
correspondientes a cada cargo, as como tambin normas que se anexaron
al manual esto a manera de ampliar y mejorar el desarrollo y funcionamiento
de la direccin de Recursos Humanos. Las actividades ejecutadas por el
pasante en el transcurso de las pasantas fueron elaboradas con precisin,
responsabilidad, compromiso, implementando tcnicas y herramientas
necesarias para llevarlas a cabo de manera satisfactoria.
Vinculacin de los Resultados con el Perfil del Egresado.

158

Un licenciado en administracin y gestin municipal est en la


capacidad promover recursos humanos para la correcta interpretacin de los
requerimientos del estado y de la sociedad en el mbito municipal, mediante
el desarrollo de competencias y habilidades administrativas, suministrndole
herramientas, tcnicas

jurdicas para generar respuestas oportunas y

eficaces; todo ello en pro de fortalecer los vnculos municipalidad-comunidad.


En ese mismo sentido
habilidades

el pasante demostr que

tiene y posee

tcnicas, conocimientos necesarios para desenvolver y

desempear roles administrativos dentro de la direccin de Recursos


Humanos y en otras reas donde se le asignen actividades sirvindole para
su experiencia laboral y profesional. En fin un licenciado en Administracin
tiene la potestad de analizar e investigar una problemtica bien sea local,
estada y nacional con el objetivo de tomar decisiones que ayuden al
desarrollo de la institucin, organizacin o empresas.